Планирането на ресурсите и управлението на проекти са двете страни на една и съща монета. 🪙
Ето краткото резюме: планът за ресурсите очертава точно какво трябва да се управлява за даден проект. Просто, нали?
Е, не точно. Ресурсът може да бъде много неща, като хора, технологии, суровини и оборудване – само за да споменем някои от тях. Освен това, всеки ресурс има свои собствени разходи, набор от зависимости, процеси и ограничения.
Като се има предвид, че трябва да се съобразявате с мултифункционални екипи, висшестоящи и заинтересовани страни по проекта, вашите реални човешки ресурси вероятно са разпръснати в различни отдели или нива. А какво да кажем за технологията, необходима за завършване на проекта? Може би вече я притежавате, а може би трябва да бъде създадена или закупена.
И точно така планирането на ресурсите се усложнява. 😳
Въпреки че всеки проект е уникален, има общи модели, които могат и трябва да се повтарят. Ето защо шаблоните за планиране на ресурсите са толкова важни за проектните мениджъри. Планирането на ресурсите може би никога няма да бъде лесно, но със сигурност може да бъде много по-лесно. И ние ще ви покажем как! 🙌🏼
Считайте тази статия за вашата система за подкрепа при планирането на ресурсите, в която се обяснява какво точно представлява шаблонът за планиране на ресурсите, какво трябва да включва и, като гранд финал, 10 чудесни примера, които ще ви помогнат да започнете.
Какво е шаблон за планиране на ресурсите?
Планът за ресурсите ви помага да управлявате и разпределяте ресурсите, необходими за завършване на даден проект. Той може също така да гарантира най-ефективните и ефикасни практики за управление на ресурсите в цялата организация! Тези ресурси включват физическите помещения, оборудването, активите и др.
И ако това не е достатъчно, ето и най-трудната част: вашият план за ресурсите трябва да е в пълно съответствие с графика и бюджета ви, за да се избегнат преразходи по време на фазата на изпълнение.
Общо казано, има два вида ресурси:
- Съхраняем
- Не се съхранява
Съхраняемите ресурси са на разположение, докато не се изчерпят, докато несъхраняемите ресурси трябва да се попълват периодично или да се използват само в определени периоди.
Въпреки това, важно е да запомните, че всичко, от което се нуждаете за изпълнението на проекта си, е ресурс. Това включва материали, инструменти, оборудване и дори вашия екип! Това е много информация, която трябва да се следи, и затова е толкова важно да организирате ресурсите си предварително с помощта на специален инструмент за управление на ресурсите, ERP или шаблон за планиране на ресурсите на проекта.
Шаблонът за планиране на ресурсите е план за отговорите на онези наболели въпроси, които всеки проектен мениджър си задава:
- Как да се уверя, че проектът ще бъде завършен, без да претоварвам екипа си?
- Как можем да изпълним това навреме и в рамките на бюджета?
В зависимост от предпочитания от вашия екип софтуер за управление на проекти, вашият шаблон за планиране на ресурсите може да включва формули, предварително създадени таблици, изгледи на проекти или табла за управление, за да ускори процеса на настройка и да предостави информация по време на работа.
10 безплатни шаблона за планиране на ресурсите в Excel и ClickUp
Трудно е да изберете само един шаблон за планиране на ресурсите, когато има толкова много откъде да избирате, но тези 10 ще покрият всички функции, от които бихте могли да се нуждаете!
Особено ако вашата компания вече е инвестирала в продукти на Microsoft или Google за създаване на работни процеси, ние ви предлагаме няколко опции, които ще ви помогнат да намерите най-подходящата за вас! Но не се притеснявайте само от цената – някои от най-ценните шаблони в този списък са толкова мощни, колкото и икономични! Или с други думи, безплатни. 😎
Достъп до всеки от тези 10 шаблона директно от тази публикация, за да подобрите процесите си на планиране и да видите как ресурсите започват да се разпределят! 🤩
1. Шаблон за планиране на ресурсите в ClickUp
Правилното управление на натоварването трябва да гарантира, че както клиентът, така и проектният екип са наясно с обхвата и отговорностите си, както и да предостави ясен график за това кога трябва да бъдат изпълнени задачите, за да бъдат спазени крайните срокове!
Универсалният шаблон за планиране на ресурсите на ClickUp е създаден, за да ви помогне да оптимизирате разпределението на ресурсите и управлението на задачите, като ви предоставя стандартизирана структура за цялата ви работа. Функцията „Персонализирани полета“ на ClickUp организира най-важните детайли, така че всеки да има достъп до една и съща информация:
- Разпределени бюджети, оставащи бюджети и действителни разходи: изберете предпочитаната от вас валута.
- Екипи: Поддържайте ясни отговорности с разпределени екипи по марка, група или отдел.
- Продължителност на проекта (дни): Добавете общия брой дни, отредени за проекта.
- Бележки за ресурсите: Проследявайте важни подробности за всичките си ресурси.
- Клиенти: Следете различни клиенти
- Координатор на проекта: Назначете координатора, който ще наблюдава проекта от начало до край*.
*Ако имате екип от координатори на проекти, имаме проектен изглед, създаден специално за вас. Разгледайте шаблон № 4!
Искате да се отървете от натоварената работа? Автоматизирайте повтарящите се задачи! Научете как. 👇🏼
2. Шаблон за планиране на ресурсите и натоварването в ClickUp
Ако вашият екип преживява период на неравномерно разпределение на натоварването, има начин да проясните ситуацията. И всичко, което трябва да направите, е еднократна настройка. (Но ние вече сме го направили за вас. ) 😉
Като вземат предвид способностите и уменията на всеки служител или екип, проектните мениджъри могат да създават графици, които максимизират ефективността и същевременно минимизират рисковите фактори по време на работа. С този подход екипите ще бъдат по-добре подготвени да спазват сроковете, като същевременно продължават да постигат висококачествени резултати през целия жизнен цикъл на проекта.
Гледката на Гант в този шаблон на ClickUp ви позволява да визуализирате различни проекти, за да можете да видите как една промяна може да се отрази на други графици. Това не само ще ви помогне да сведете до минимум прекъсванията, но и ще гарантира, че проектите остават в график.
Съвет от професионалист: Пренесете планирането на ресурсите на следващото ниво, като използвате функциите Профили и Моята работа в ClickUp! Профилите ви дават възможност да видите отговорностите на всеки човек, така че можете да добавяте напомняния, да правите корекции или да виждате върху какво работят в момента.
3. Шаблон за график за планиране на ресурсите в ClickUp
За да се гарантира успешното завършване на даден проект, е важно ръководителят на екипа да вземе предвид потенциалните рискове при изготвянето на плановете за ресурсите. Това включва:
- Оценяване на наличността на ресурсите в различни моменти във времето
- Разбиране и справяне с ограниченията на ресурсите
- Предвиждане на потенциални прекъсвания или забавяния
Всяка промяна, направена в проектите и задачите директно от изгледа „Времева линия“ на ClickUp, ще изпрати актуализации до всички участници. След като работата е възложена, членовете на екипа могат лесно да я следят по дни или седмици, за да проверяват наличността на ресурсите.
Изгледът „Времева линия“ визуализира обема работа, възложен на всеки член на екипа за избран период от време – една седмица, две седмици или един месец. Освен това този шаблон ще ви помогне да прецените дали определени задачи биха спечелили от разпределянето им между няколко служители или дали трябва да бъдат възложени на един човек. Това е полезно и за решенията за аутсорсинг на агенцията, защото ще ви даде по-добра представа за наличните ресурси.
Научете разликата между диаграмите на Гант и времевите графики!
4. Шаблон за планиране на ресурсите на координатора на проекти в ClickUp
Координаторите на проекти имат свои собствени задачи и ангажименти, които са отделни от проектите. Този шаблон е чудесен инструмент за планиране на ресурсите за екип от координатори на проекти, за да се съгласуват взаимно работата си.
Например, координаторът на проекта организира план за ресурсите за актуализация на продукт с висок приоритет, който включва конкретни разработчици, системни архитекти, маркетинг и други членове на екипа за целия месец юли.
С тази информация на разположение, екипите ще бъдат по-добре подготвени да коригират бързо плановете си, ако е необходимо, без да компрометират сроковете си или да добавяте допълнителни срещи.
Разгледайте нашия списък с инструменти за управление на натоварването , за да повишите производителността на екипа!
5. Шаблон за натоварване на служителите в ClickUp
Когато разпределят работата на проектните екипи, мениджърите трябва да вземат предвид както броя на наличните ресурси, така и нуждите на проекта. Важно е да се уверите, че екипите не са претоварени с работа или им не са възложени задачи, които надхвърлят възможностите им.
Въведете шаблона за натоварване на служителите в ClickUp! Управлявайте натоварването на екипа си и планирайте бъдещи проекти, като задавате капацитета на членовете на екипа си на седмична база.
Този шаблон включва два вида изгледи на работната натовареност – Индивидуален и Екипен – заедно с персонализирани полета, за да започнете с най-важното:
- Отговорен: Отговорен член на екипа за задачата
- Приоритет: индикатор за спешен, висок и нормален приоритет
- Оценка на времето: Отделено време за всяка задача или подзадача
- Екип: Екип, към който принадлежат задачата и отговорното лице
- Краен срок: Дата на завършване
6. Шаблон за обратно планиране на ресурсите в ClickUp
Обратното планиране на ресурсите е подход за управление на проекти, който започва от крайната цел и работи обратно, за да идентифицира и разпредели ресурсите за всяка задача, необходима за постигане на желания резултат.
Този метод е ефективен начин за екипите да поддържат организация, като същевременно гарантират, че разполагат с всичко необходимо, когато им е нужно. Работейки в обратен ред, екипите могат бързо да идентифицират потенциалните рискове.
Създайте ефективен план за проекта си и визуализирайте работата в шаблона за обратно планиране на ресурсите на ClickUp. Ако този подход е нов за вас, не се притеснявайте! Шаблонът включва ръководство за начало с практически стъпки и подробни инструкции за това как да го пуснете в действие. ⚒️
7. Шаблон за планиране на акаунт в ClickUp
Планирането на сметките е основна стратегия за управление на ресурсите на проекта, която гарантира, че компаниите разполагат с необходимите ресурси за постигане на конкретните си цели и задачи. Този тип планиране на ресурсите включва:
- Вземане на решения за най-доброто разпределение или преразпределение на ресурсите с цел максимална ефективност и оптимизиране на производителността
- Проучване на текущата ресурсна база на компанията
- Оценяване на силни и слаби страни
Шаблонът за планиране на акаунти в ClickUp е идеалният шаблон за управление, който ви е необходим за видимост на заинтересованите страни и пряко ангажираните екипи. Той разполага с предварително създадени изгледи и персонализирани полета, за да получите пълна картина на всеки акаунт, включително:
- Персонализирани полета: Стадий на сметката, Месечен приход, Състояние на сметката, Контакт и Екип
- Изглед на счетоводните сметки по етапи: Всички счетоводни сметки, организирани по етапи
- Изглед на списъка с акаунти: Всички акаунти, групирани по статус
8. Шаблон за разпределение на ресурси в ClickUp
Шаблонът за разпределение на ресурси на ClickUp е стратегически инструмент за маркетингови и творчески екипи за разпределяне на средства, назначаване на членове на екипа, намиране на материали или услуги, необходими за даден проект, и гарантиране, че бюджетите се спазват, без да се жертва качеството. ✨
Той съдържа различни изгледи, които позволяват да разгледате ресурсите от различни ъгли без допълнителна административна работа:
- Изглед на таблото за процеса на доставка: проекти, групирани по етапи на проекта
- По списък с клиенти: проекти, групирани по име на клиент
- По списък с проекти: проекти, групирани по Тип резултат
- Изглед на натоварването на екипа: натоварването на всеки екип за определен период от време.
- Изглед на натоварването на ръководителите на екипи: натоварването на всеки ръководител на екип за даден период
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение.
Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен. Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно преобразуване на разговорите в задачи, така че вашият екип да може да действа бързо и да остане съгласуван.
9. Шаблон за планиране на ресурсите в Excel
Този шаблон на Microsoft Excel за планиране на ресурсите предлага добре организиран формат за разделяне на ресурсите на екипа. Този стандартен шаблон обхваща необходимите подробности, за да започнете да прогнозирате точно необходимите ресурси за предстоящи задачи, което позволява по-добро управление на времето и спестяване на разходи в дългосрочен план.
Ако търсите нещо повече от самостоятелна електронна таблица, опитайте други безплатни шаблони за планиране на ресурси от ClickUp, за да можете да си сътрудничите с екипите на едно място!
10. Шаблон за планиране на ресурсите в Google Sheets
Шаблоните за планиране на ресурсите в Google Sheets са още една чудесна опция за екипи, които използват Google Workspace. Този шаблон помага за изграждането на многостепенна структура за разпределение на работата, която обхваща всички аспекти на управлението на ресурсите. Ако сте запознати с диаграмите на Гант, ще оцените ясната навигация и началната настройка, които ви позволяват да започнете веднага.
Съвет от професионалист: Интегрирайте Google Drive с ClickUp, за да разглеждате личните си и екипните си дискове, без да напускате работната си среда в ClickUp! Имате също така възможност да вграждате Sheets в задачи, коментари, документи, изгледи и джаджи в таблото на ClickUp! 🤩
Бонус: Софтуер за разбивка на работата!
Необходими функции във вашия шаблон за списък с ресурси
Честно казано, много зависи от успеха на вашия шаблон за планиране на ресурсите. 👀
Вашият шаблон поставя основите за точно планиране на ресурсите преди и по време на проекта. Най-полезните шаблони са лесно персонализируеми и разширяеми, така че можете да добавяте подробности за по-сложни проекти или да премахвате някои слоеве за по-прости задачи. Освен това, те ще бъдат съвместими с любимите инструменти и техники на вашия проектен мениджър, включително диаграми на Гант, календар, график, зависимости между задачите, планиране на капацитета, изравняване на ресурсите и др. 😮
С безкрайния брой шаблони, които заливат всяко търсене в Google, е от решаващо значение да имате представа за това, което търсите, преди да започнете процеса на проучване. Вместо да сравнявате списъците с функции на всеки друг шаблон, придържайте се към тези четири задължителни фактора и няма да останете разочаровани!
- Множество изгледи: Различните проекти изискват различни начини за визуализиране на работните процеси и управление на ресурсите. Множеството изгледи на проектите, които ви позволяват да структурирате задачите си като списък, календар на ресурсите, диаграма или Kanban табло, са безценен актив – особено за членовете на екипа, които структурират работната си натовареност по по-специфични начини.
- Отчети и анализи: Макар че е важно да започнете планирането на ресурсите преди стартирането на проекта, подробните табла и функции за отчети ще ви помогнат да поддържате контрол през целия проект! Търсете ключови думи като незабавен и в реално време, за да сте сигурни, че вашият шаблон ще ви предостави актуални и надеждни данни.
- Персонализиране: Шаблонът за планиране на капацитета на ресурсите може да ви даде основната структура, но вие трябва да можете да го адаптирате към вашите нужди. Няма два еднакви екипа и не трябва да бъдете принудени да следвате различен процес заради стила на избрания от вас шаблон. Освен това, има толкова много шаблони, че не трябва да правите компромиси с вече установените процеси – това е загуба на ценно време!
- Интеграции: Множеството интеграции ще ви помогнат да възприемете по-бързо шаблона за планиране на ресурсите и да откриете по-голяма полза от него в дългосрочен план. Интеграциите разширяват функционалността на всеки инструмент или софтуер. Проверете дали приложенията, които вече използвате, ще съвпадат с новия ви шаблон.
Започнете планирането на ресурсите с персонализирани шаблони
Ах, не правят ли шаблоните трудните неща да изглеждат малко по-лесни? 🥰
А шаблонът за ClickUp? Ами, всъщност е много по-лесен!
ClickUp е единствената платформа за продуктивност, която е достатъчно мощна, за да предостави цялостни решения за екипи от различни индустрии – сбъдната мечта за проектните мениджъри, натоварени с планирането на ресурси, работни процеси и резултати за проекти от всякакъв мащаб!
Независимо дали контролирате натоварването на екипа или разработвате нови проекти на съвместната дъска ClickUp Whiteboard, ClickUp разполага с всички необходими функции, за да подобрите процесите си на планиране без усилие.
Достъп до множество функции за планиране на разпределението на ресурсите, обширна библиотека с шаблони, над 1000 интеграции и неограничен брой задачи, когато се регистрирате за безплатния план на ClickUp.
А когато сте готови да разгледате още повече функции, отключете изгледа „Работна натовареност“, персонализирани отчети и много други с платени опции за само 5 долара! 💸
Регистрирайте се в ClickUp още днес и започнете да планирате предварително. ✅