Антонио е магьосник на думите в Tribal Credit, финансовата компания, създадена специално за стартиращи фирми. Той има над 5 години опит в разказването на истории за лица, вземащи решения в областта на публичните дела, а сега и във финансите и предприемачеството. Когато не е на работа, тествайки своята толерантност към кофеина, той може да се занимава с муай тай или да чете художествена литература.
Балансирането на бързото темпо на компанията с задача, която изисква прецизност, като управлението на разходите, става все по-голямо предизвикателство за производителността.
Доклад на SAP Concur показва, че 6 от всеки 10 служители са подали поне един неточен отчет за разходи, а поне 33% са подали документи с пет или повече грешки.
За да открият тези неточности, сътрудниците трябва да сканират всеки запис, без да имат гаранция, че ще го открият. Това може да доведе до високи разходи и рискове, свързани с несъответствието с нормативните изисквания.
Днес разполагаме с инструменти за управление, предназначени за решаване на тези проблеми и измерване на производителността, за да открием областите, в които имаме възможност за подобрение.
Защо това все още е актуално?
Предизвикателството не е липсата на налични инструменти, а тяхното нарастващо количество. Финансовите лидери трябва да изберат кои инструменти и услуги са оптимални за работата на екипа, а често тази задача сама по себе си е трудна.
Ако вашият екип се нуждае от малко подкрепа, ние сме тук, за да ви помогнем.
Ето пет трика за повишаване на производителността и прецизността на екипа ви за управление на разходите.
Но нека започнем отначало.
С какво се занимава екипът за управление на разходите?
Помните ли първото си бизнес пътуване? Ние го помним, а също и че загубихме и двете си разписки за самолетни билети, така че не можахме да ги представим на счетоводния екип. Неизбежно получихме класическия разочарован поглед.
За да се предотвратят проблеми като споменатите по-горе, екипът за управление на разходите проверява дали всеки разход е оправдан и попада в бюджета на проекта, като използва всички билети, фактури или ваучери, които сте събрали по време на пътуването си, за да гарантира отчетността в дейността на компанията. По същество те са пазители на паричния поток на компанията и тяхната работа е от решаващо значение за финансовото здраве!
Без екип за управление на разходите с такава важна функция, това може да бъде вредно за цялата дейност. Защото никоя компания в света не иска да остане без пари, нали?
Представете си следното: CB Insights твърди, че изчерпването на паричните средства е първата причина за провала на стартиращите компании. След анализ на над 100 постмортем доклада, те стигат до заключението, че неточната прогноза за разходите е една от основните причини, поради които не са успели да си осигурят участието на инвеститори в по-нататъшни кръгове.
Ето защо точното съчетание от инструменти и услуги, които могат да повишат производителността на екипа за управление на разходите, може да бъде от полза за цялата организация.
Съвет № 1: Проследяване в реално време
В дните, когато разходите се отчитаха на хартия, устройство, което можеше да покаже в реално време кога, къде и как се изразходват паричните средства, беше свещеният Граал на счетоводните отдели.
Компаниите се нуждаят от екипи за разходи, които да предвидят потенциални аномалии, тъй като винаги е по-добре да се действа проактивно и да се предприемат мерки възможно най-скоро.
Въз основа на равновесната точка за всеки оперативен период, екипите могат да определят таван на разходите и да използват табло, което им позволява да проследяват в реално време движението на паричните потоци и да виждат евентуални проблеми.
Съвет № 2: Създайте отчет с няколко кликвания
Aberdeen Group изчислява, че обработката на един отчет за разходи струва на малките и средни предприятия средно 35 щатски долара.
Не мислите ли, че е по-евтино да проверите два пъти, отколкото да правите нещо отново?
Отделете по-малко време за изготвяне на отчети и дайте възможност на екипа си да провери несъответствията.
Използването на софтуерни решения като Dashboard на ClickUp и техните инструменти за създаване на отчети позволява на екипа да оптимизира производителността си, като намалява необходимото време за изготвянето им.
Освен това можете да създадете свой собствен център за контрол на мисиите за целия си екип. По този начин можете да получите ценна информация за работата на екипа си и да определите къде можете да подобрите процеса на отчитане на разходите, за да намалите разходите.
📌 Съвет от професионалист: Гледайте ClickUp University: Използвайте отчетите с табла
Съвет № 3: Разкажете историята и изградете мостове
Не е необичайно финансовите екипи (и финансовите специалисти като цяло) да се мъчат да предадат своите знания и прозрения по достъпен и убедителен начин—поне за непосветените.
Когато го попитали защо графиките и диаграмите са просто сухи компилации от скучни статистики, Едуард Туфте (човекът, наречен от Bloomberg „Галилео на диаграмите“ ) отговорил:
Ако статистиките са скучни, значи сте избрали грешните числа.
Избягвайте докладите ви да бъдат скучни, не само за да бъдат по-забавни, а преди всичко за да бъдат по-ясни.
Включете визуални помощни средства и техники за разказване на истории в работния си процес и ще видите колко можете да подобрите комуникацията между екипите.
Хак № 4: Лесно вземане на решения
Финансовите лидери и бизнес мениджърите могат да се фокусират почти изцяло върху планирането и стратегията, ако екипът може да генерира информация с качествени данни в реално време—благодарение на инструменти като табло за управление и отчети с едно кликване.
Според годишното проучване на Gartner сред финансовите директори, основният приоритет за финансовите лидери през 2021 г. е усъвършенстваният анализ на данни.
Значението и сложността на усъвършенстваните анализи на данни и цифровите инструменти в трансформацията на финансовите отдели ще бъдат от основно значение за заинтересованите страни, за да преминат работата си на следващото ниво.
Изключително важно е да разполагате с подходящи доставчици на услуги, които да улеснят процеса на преход.
Бонус: Шаблони за главна книга
Съвет № 5: Инвестирайте в екипа си
Проучване на AMI-Partners установи, че финансовият екип може да спести до 500 часа годишно на сътрудник, като използва интегрирано решение за разходи, пътувания и фактури.
Интегрираните услуги, предназначени за управление на разходите, им позволяват да реинвестират спестеното време в решаващи дейности, като например:
- Анализ на тенденциите в разходите
- Намиране на възможности за спестяване на разходи
- Обучение и прилагане на нови функции на дадено решение
Всяко средство, в което инвестирате, за да дадете на екипа си време да се съсредоточи върху важните неща, а не върху спешните, прави разликата между управление, което повишава производителността, и такова, което не го прави.
И всъщност, за да увеличи шансовете на компанията да бъде финансово стабилна.
Успешното управление на разходите започва оттук
Мостът, изграден между методологиите за управление на проекти и практичните трикове с екипите за финанси и управление на разходите, има за цел да оптимизира работните процеси.
Събирайки данните и разполагайки с тях на едно място, те ще имат всичко необходимо, за да предприемат действия, без да се борят с пренасищане.
Необходимо е да поставите екипа за управление на разходите на челно място по отношение на производителността с подходящите инструменти и най-съвременни иновации.
Забравете за разочарованите погледи на колегите ви, защото сте изгубили самолетните билети.