Знаете ли, че незаинтересованите служители струват на американската икономика колосалната сума от 1,9 трилиона долара загуба на производителност годишно?
Производителните служители са ценен актив за всяка компания. Те правят повече за по-малко време, увеличавайки приходите на бизнеса, без да се налага разширяване на работната сила.
Организациите инвестират значително време, инструменти и ресурси в измерването на производителността на служителите. Тези усилия не само помагат да се идентифицират високопроизводителните служители и да се планират бонуси и стимули. Те също така позволяват на компаниите да установят пречките и неефективните процеси, които оказват влияние върху колективната производителност на служителите.
Но първо, какво е производителност? Броят на изпълнените задачи, отработените часове или постигнатите цели? За повечето компании това е комбинация от всички тези елементи и още много други.
В тази публикация в блога ще разгледаме различни показатели за производителност, които фирмите могат да използват, за да оценят както индивидуалните, така и колективните нива на производителност сред служителите.
Разбиране на производителността
Производителността означава да получите най-ценния резултат от ресурсите, които инвестирате. Следователно, производителността и икономическият растеж са тясно свързани. Бизнес циклите, рецесиите и инфлационните проценти оказват голямо влияние върху производителността. Например, рецесиите могат да доведат до съкращения, което може да намали производителността на работната сила.
По същия начин стабилната макроикономическа среда подобрява увереността на служителите и сигурността на работните места. Вашите служители ще са по-склонни да се концентрират върху задачите си с по-голяма отдаденост и ангажираност. Освен това, тъй като „стабилна макроикономическа среда“ обикновено означава „стабилни бизнес условия“, компаниите поддържат постоянни операции и избягват мерки за съкращаване на разходите.
Една рамка, която анализира въздействието на икономическите условия върху производителността на работната сила, е Solow Residual, наричана още Total Factor Productivity (TFP).
В рамката на Solow Residual „продуктивност“ се отнася до необяснимия фактор в сравнението между продукция и вложени ресурси. Този необясним ръст на продукцията се приписва на повишената ефективност в резултат на технологичния напредък и производителността на служителите.
Какви фактори влияят върху производителността
Ето някои често срещани фактори, които оказват влияние върху производителността на служителите:
- Динамика на екипа: Напрегнатите отношения между колегите и мениджърите могат да доведат до конфликти и понижаване на морала, което в крайна сметка пречи на производителността в екипа.
- Организационни процеси: Неефективните работни процеси и тромавите процедури също могат да доведат до грешки и забавяния, което да предизвика неудовлетвореност у служителите и да намали тяхната производителност.
- Комуникация: Друг фактор, който може да понижи нивото на производителност, са лошите комуникационни практики, като неясни указания, микромениджмънт или чести срещи, които отнемат от работното време.
- Технологична инфраструктура: Липсата на подходящо оборудване и софтуер също може да има голямо значение. Остарелите компютри, бавният интернет или неподходящият софтуер могат да окажат негативно влияние върху ефективността.
- Работна натовареност: Нереалистичните срокове и недостатъчните ресурси са други важни елементи, които оказват влияние не само върху нивото на производителност на служителите, но и върху тяхното общо благосъстояние.
Производителността е функция на много взаимосвързани фактори. Ето защо измерването на правилното ниво на производителност става важно за една организация, която се стреми сериозно да подобри своите процеси и да поддържа здравето и удовлетворението на своите служители.
Как да измервате производителността
Съществуват различни методи и рамки за количествено измерване на производителността. Тези измервания на производителността вземат предвид множество елементи, показатели и основни формули, за да се стигне до оценка на производителността на всеки служител, отдел и функция в организацията (и дали има възможност за подобряване на резултатите).
Различните нива на измерване на производителността
За да измерите производителността в дадена компания, трябва да вземете предвид различни нива – от отделните служители до цялата организация. Всяко ниво ви дава различна представа за дейността на компанията, като например резултатите на един човек, резултатите на екипа или общата производителност на компанията.
Индивидуални лица
Личните отчети за производителност са чудесен начин да анализирате индивидуалната ефективност. За щастие, повечето инструменти за управление на проекти или производителност предлагат вградени отчети за индивидуалните резултати и производителност.
Например, шаблона за отчет за личната продуктивност на ClickUp позволява на служителите да проследяват времето, което отделят за различни седмични и месечни задачи.
Шаблонът показва данни като:
- Колко време прекарва един служител в задачи с различна степен на приоритет
- Как те могат да подобрят нивото си на производителност и да работят по-бързо
- Общият напредък, който са постигнали по отношение на целите си
Потребителите могат да използват и персонализирани атрибути като Фактуриране, Тип задача, Напредък и Време за изпълнение, за да съхраняват важни подробности за задачите и да визуализират данните за производителността си по-подробно.
Екипи
Измерването на производителността на екипите започва с хармонизиране на индивидуалните усилия с общите цели. Това включва определяне на ясни и измерими цели за екипа и проследяване на напредъка към постигането им. По този начин се гарантира, че членовете на екипа работят за постигане на общи цели и се дава възможност за оценка на резултатите въз основа на колективното постигане на целите.
Това може да се превърне в цели като броя на квалифицираните потенциални клиенти за маркетинговите екипи и приходите на потребител за екипите по продажбите. И тук можете да се възползвате от функциите за проследяване на целите на вашия инструмент за управление на проекти.
С ClickUp Goals, например, можете да зададете различни видове цели, за да измервате напредъка и производителността, като например:
- Цели за броя: Да проследите колко квалифицирани потенциални клиенти са били генерирани за един месец.
- Да/не цели: За да проверите дали дадена функция или поправка на бъг е пусната в експлоатация според плана
- Цели на задачата: Да се преброи колко заявки за поддръжка затваря един служител от отдела за обслужване на клиенти всяка седмица.
Чрез поставянето на SMART (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времеви рамки) цели и редовното проследяване на напредъка към тях, можете ефективно да измервате колективната продуктивност на екипа си и да гарантирате, че постигате целите си всяка седмица, месец и тримесечие.
Организации
Повечето организации определят индекса на производителността си, като анализират показатели като темповете на растеж на приходите, маржовете на печалбата и възвръщаемостта на инвестициите (ROI).
В този случай различни отдели, като маркетинг, продажби и успех на клиентите, се съгласуват и работят за постигането на няколко стратегически цели, като генериране на потенциални клиенти, ангажираност на клиентите и годишни повтарящи се приходи (ARR).
Ето два начина да измерите производителността в цялата организация:
- Приход на служител: Просто разделете общия си приход на общия брой служители, за да получите прихода на служител. Така че, ако имате 20 служители и приходът ви е 100 000 долара за една седмица, всеки служител ще генерира средно 5000 долара.
- Коефициент на ефективност на екипа: Първо, изчислете брутната си печалба (приходи минус всички разходи). След това разделете печалбата на разходите за заплати на служителите си. Ако брутната ви печалба е 50 000 долара, а общата инвестиция в служителите ви е 5000 долара, тогава коефициентът на ефективност на екипа ви е 10:1.
Хубавото на коефициента на ефективност на екипа е, че не е необходимо да се придържате само към приходите или печалбите. Можете да използвате и други показатели за ефективност, като Net Promoter Score (NPS) и процент на завършени спринтове.
Трите формули за измерване на производителността
Ето някои често използвани формули, с които можете да измервате индекса на производителността в различни отрасли.
1. Производителност на труда
Това е най-простата от всички формули – всичко, което трябва да направите, е да разделите продукцията си на вложените ресурси.
Ако една производствена компания произвежда 1000 единици от даден продукт за една седмица, за производството им са необходими 100 часа труд. Тогава производителността ще бъде 1000/100, което е 10 единици на час.
2. Изчисление на базата на цели
Този подход се фокусира върху оценяването на представянето спрямо предварително определени цели или задачи. Тук ясно се посочва дали дадена цел е била постигната, надмината или не е била постигната. След това можете да преоцените стратегията си и да планирате бъдещия успех.
Например, ако целта ви е да увеличите месечния приход с 20%, производителността ви се измерва според това дали:
- Постигнахте тази цел и увеличихте приходите си с 20% (100% производителност)
- Надхвърлете го и увеличете приходите си с 25% (125% производителност)
- Не достигнахте целта си и увеличихте приходите си с 15% (75% производителност)
3. 360-градусова обратна връзка
При този метод събирате обратна информация от различни източници, като колеги, ръководители, клиенти и служители, за да оцените изчерпателно представянето на даден индивид или екип.
Можете да събирате обратна връзка чрез анкети и интервюта или чрез оценяване на отделни лица или екипи по предварително определени критерии. За разлика от другите два метода, 360-градусовата обратна връзка е по-скоро качествена, отколкото количествена, и може да ви даде по-нюансирана информация за представянето на отделни лица или екипи.
Изчисляване на производителността и ефективността
Продуктивността често се използва като синоним на ефективност, но двете понятия се различават, когато се използват в конкретни контексти.
- Производителността анализира връзката между продукция и вложени ресурси – количеството или качеството на продукцията, генерирана на единица вложени ресурси. Така че формулата би била мярка за продукция / вложени ресурси.
- Ефективността, от друга страна, оценява колко добре се използват ресурсите за постигане на желаните резултати. Така че формулата ще бъде мярка за (Производство / Вложени ресурси) x 100%
Макар и двата показателя да са важни за организационната ефективност, те предоставят различни гледни точки за оперативната ефективност.
Измерване на производителността: примери от реалния живот
Ето как можете да измервате производителността в различни отрасли:
- Производство: Проследяване на произведените единици на час на поточната линия
- Услуга: Преброяване на клиентските обаждания, обработени от всеки агент на ден в кол център
- Търговия на дребно: Изчисляване на приходите от продажби на един служител в магазин за търговия на дребно
- Технология: Измерване на новите функции, доставяни във всеки спринт цикъл
- Хотелиерство: Измерване на заетостта на стаите или приходите на налична стая в хотел
Ето някои KPI, които можете да използвате за различни екипи или длъжности:
- Маркетинг: Постъпващи лийдове, посещения на уебсайта, конверсии на реклами
- Продажби: нови клиенти, генерирани приходи, процент на конверсия
- Продукт и инженеринг: Нови функции, корекции, време за пускане на пазара
- Успех на клиентите: NPS резултат, брой отговори, клиентски отзиви
Накрая, когато измервате производителността, се уверете, че не преувеличавате нито един фактор – било то индивидуалния пред екипния или количеството пред качеството. Не става въпрос само за цифри; трябва да вземете предвид качеството, контекста и други нюанси.
Измерването на производителността включва използването на комбинация от количествени и качествени показатели, поставянето на реалистични цели и насърчаването на култура на непрекъснато усъвършенстване.
Също толкова важно е да измервате производителността на вашите отдалечени екипи.
Измерване на производителността при дистанционна работа
Четвъртата индустриална революция, характеризираща се с технологични постижения – изкуствен интелект (AI), блокчейн, виртуална реалност (VR) и автоматизация – фундаментално промени начина, по който работим.
Не само че компаниите се включват в тенденцията за хибридна и дистанционна работа, но и постоянно си сътрудничат с подизпълнители, агенции и свободни професионалисти. Тази глобално разпръсната работна сила прави прилагането на правилни мерки за производителност истинско предизвикателство.
Тук на помощ идват инструменти за управление на работната среда и проследяване на производителността като ClickUp. С цялостен набор от инструменти – управление на проекти, вътрешна комуникация, документи и дори автоматизация – ClickUp може да помогне на организациите да проследяват както индивидуалната, така и екипната производителност.
Освен това, неговите асинхронни и реално време комуникационни инструменти, възможности за автоматизация и други функции могат да помогнат за оптимизиране на комуникациите и намаляване на натовареността. Ето как:
Следете напредъка по проектите
С ClickUp можете да създавате отделни проекти (с задачи, подзадачи и действия), да ги възлагате на членовете на екипа и да обсъждате актуализациите на статуса на едно място. Освен това можете да използвате ClickUp Board View, за да организирате (и да премествате задачите с плъзгане и пускане) и да актуализирате бързо статуса им.
Измервайте производителността, като присвоявате Sprint точки и нива на приоритет за всяка задача или действие в ClickUp. Това може да ви помогне да количествено измерите работата, която всеки служител (и екип) извършва във всеки спринт цикъл.
Като допълнителна полза, спринт точките могат да ви помогнат да оцените времето и усилията, необходими за изпълнението на всяка задача, като по този начин гарантирате, че разпределяте задачите ефективно, без да претоварвате екипа си.
Измервайте напредъка с диаграми за представянето
Друг чудесен начин да измерите производителността си е като поставите цели за всеки спринт или проект. ClickUp ви дава достъп до много отчети за производителността, с които можете да анализирате напредъка на екипа си, да идентифицирате пречките и да модифицирате плановете си за производителност. Някои от графиките включват:
- Диаграми за изразходване и изчерпване: Те показват количеството извършена работа и оставащата работа.
- Кумулативен поток: Тези диаграми ви помагат да визуализирате как вашите задачи преминават през различни етапи, като например забавени, в процес на изпълнение и тестване, така че да можете да определите колко време отнема всяка задача на всеки етап.
- Скорост: Показва колко време отнема на служителите да изпълнят дадена задача, за да можете да планирате по-добре бъдещите спринтове.
Изчислете производителността с отчитане на работното време
Видяхме, че най-лесният начин да проследите производителността е да сравните вложените ресурси с резултатите. За работниците, занимаващи се с интелектуална дейност, това е времето, прекарано в изпълнение на задача, спрямо изпълнените задачи.
Ако имате свободни професионалисти или служители на непълно работно време, които се заплащат на час, можете да използвате софтуер за отчитане на работното време, за да получите представа за техните отработени часове.
ClickUp, например, предлага вградена функция за отчитане на времето, която позволява на отделните служители да добавят времеви записи за всяка задача, заедно с бележка, описваща какво са направили.
Мениджърите имат достъп до работните графици на отделните служители и могат да оценяват тяхната производителност и ниво на ефективност. Те могат също да използват кумулативно отчитане на работното време, за да разберат колко време отнема на всеки член на екипа изпълнението на различни групи задачи.
Прочетете също: 8 цели за повишаване на производителността през 2024 г.
Измерете производителността на екипа си с ClickUp
Повишаването на нивото на производителност на вашия екип е важно за постигането на целите ви и увеличаването на приходите и рентабилността на вашата компания. Приоритизирането на измерването на производителността е от съществено значение за стимулиране на растежа, иновациите и успеха.
Ако сте част от Четвъртата индустриална революция, ви препоръчваме да опитате ClickUp. То не само ви помага да проследявате индивидуалните и колективните нива на производителност във вашата организация, но и предлага набор от инструменти, които могат да повишат производителността на вашия екип.
Не ни вярвате? Ето какво казва един от клиентите на ClickUp:
Вашата агенция губи много от производителността си, ако не използвате ClickUp! Без Clickup бих трябвало да наема още 3 души, за да свърша същите неща.
Вашата агенция губи много от производителността си, ако не използвате ClickUp! Без Clickup бих трябвало да наема още 3 души, за да свърша същите неща.
Вашият екип може да намали повтарящата се работа с автоматизацията на работния процес на ClickUp, да намира информация бързо с ClickUp Brain (неговият genAI асистент) и да оптимизира комуникацията с видеоклипове, чатове и бели дъски.
Просто казано, получавате универсален инструмент, който както увеличава производителността, така и я измерва, за да можете да се усъвършенствате непрекъснато.
Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес и разберете как той може да ви помогне да следите тенденциите в производителността на вашата компания.
Често задавани въпроси (FAQ)
1. Какво е най-доброто измерване на производителността?
Макар да няма един единствен най-добър начин за измерване на производителността, специфичните за проекта KPI могат да се окажат полезни. Те предоставят ясни данни, които проследяват напредъка към конкретни цели. Освен това, те могат да бъдат персонализирани за различни отдели, като например разработка, маркетинг и продажби.
2. Как се изчислява производителността?
Най-лесният начин да изчислите производителността е да разделите произведеното на общото използвано.
Например, ако търговски представител направи 20 обаждания на клиенти за 5 часа, неговата производителност е:
20 обаждания / 5 часа = 2 обаждания на час
3. Кои са трите показателя за производителност?
Трите обичайни мерки за производителност са:
- Производителност на вложените ресурси: Изчислете общата производителност (произведени стоки или услуги), разделена на общата стойност на вложените ресурси (използвани ресурси, като работни часове или инвестиран капитал).
- Цели: Проследявайте напредъка към конкретни цели за производителност, за да видите дали ресурсите се използват ефективно.
- Време: Измерете колко време отнемат задачите (например, циклично време), за да идентифицирате пречките в работния процес.