Показателите за производителност са концепции, които служат като точки за данни за измерване, анализ и представяне на работата на служителите или отделите. С други думи, те измерват производителността на служителите и показват как всеки екип допринася за постигането на бизнес целите.
Проучването на показателите за производителност, като използване на активи, отработени часове или извънредни часове, създава прозрачност в производителността на вашия екип. То помага да се определи кои ресурси забавят или ускоряват вашите проекти.
Това е проста връзка между вложените ресурси и резултатите, която показва как вложените ресурси влияят върху резултатите на вашата компания.
Създадохме ръководство, което обяснява влиянието на показателите за производителност и ключовите показатели за ефективност (KPI) върху вашите вътрешни и външни бизнес процеси. 👇
Какво представляват показателите за производителност?
Показателите за производителност са количествено измерими мерки, които оценяват представянето на служителите в конкретни области и как техните дейности допринасят за постигането на целите на организацията.
Тези показатели предлагат лесно разбираеми цифрови и визуални данни за областите, които се нуждаят от подобрение или пълна промяна.
Например, да предположим, че екип А отдели 30 часа за тридневен проект с 12 служители. Екип Б завършва същия проект за два дни с двама служители по-малко. Разбивката на показателите за производителност на служителите дава на бизнес лидерите различна представа за това как и защо екип Б постига по-високи резултати от екип А.
Защо показателите за производителност са важни?
Трябва да измервате производителността, за да прегледате напредъка на екипа си спрямо бизнес целите ви. От произведените единици и генерираните приходи до задачите, свързани с доставките, тези основни показатели предоставят точна информация, за да насочат екипите далеч от провала и по-близо до качествено обслужване, удовлетвореност на клиентите и подобрени маржове на печалбата.
Връзката между показателите за производителност и индикаторите за ефективност може да доведе до редица данни, свързани с ефективността. Те могат да интегрират количествени и качествени данни и да допринесат за цялостната оценка на ефективността на дадена компания.
Непрекъснатото наблюдение и действията за повишаване на производителността спомагат за подобряване на общите резултати на екипа, което помага за подобряване на бизнес резултатите.
Сега разгледайте някои от най-важните показатели за производителност и ключови показатели за ефективност, които ви помагат да измервате напредъка.
15 примера за показатели за производителност и KPI
Дългата поредица от показатели за производителност и KPI може да бъде прекалено обемна. Отделете време, за да решите кои от тези често използвани показатели за производителност могат да изведат вашия бизнес на по-високо ниво. 👇
1. Коефициент на текучество на персонала (ETR)
Коефициентът на текучество на персонала измерва процента на служителите, напускащи организацията в рамките на определен период. Той се изразява като процент от броя на персонала. Този показател също така измерва качеството на вашите политики за набиране на персонал и нивото на удовлетвореност на служителите.
Докладите сочат, че процентът на текучеството на служителите е бил с 20% по-висок след пандемията.
Докато процент на текучество под 10% се счита за разумен, по-висок процент на текучество отразява негативно впечатление за корпоративната култура и може да е признак за демотивирана и непродуктивна работна сила.
👉 Ето как можете да изчислите ETR:
Коефициент на текучество на персонала = [T /{(B+E)/2}] X100
Тук,
T е броят на прекратените договори през даден период
B е броят на служителите в началото на периода.
E е броят на служителите в края на периода
2. Приходи на търговски представител
Този показател за производителност изчислява колко приходи на служител носят членовете на екипа по продажбите.
Екипите по продажбите са конкурентни по природа. Ето защо използването на показатели за производителност на продажбите може да спомогне за насърчаване на здравословна конкуренция в екипа ви.
Определете обаче амбициозни, но реалистични цели за продажбите, за да насърчите екипа си да положи допълнителни усилия за генериране на приходи.
Сравняването на представянето на всеки търговски представител въз основа на параметри като стаж и постигнати цели ви поставя в позиция да направите справедлива оценка.
👉 Ето една бърза формула за изчисляване на този показател:
3. Точност на запасите
Показателят за точност на запасите измерва нивото на несъответствие между действителните и регистрираните запаси. Проследяването и подобряването на този показател засилва впечатлението за вас като надежден доставчик.
По-високата точност на запасите е резултат от прецизни счетоводни практики и ефективно управление на склада. Тя също така показва ефективността на вашия екип на място, отговорен за управлението на запасите.
Трябва да поддържате висок резултат в такива показатели за качество, за да постигнете скок в удовлетвореността на клиентите и продажбите.
👉 Ето формула за изчисляване на точността на запасите:
4. Средно време за обработка (AHT)
Средното време за обработка измерва средното време, необходимо за разрешаване на чакащо запитване от клиент или проблем, свързан с поддръжката.
AHT се използва често за измерване на производителността в екипите за обслужване и поддръжка на клиенти. Има четири основни цели:
- Открийте най-добре представящите се или проактивните членове на вашия екип
- Идентифицирайте членовете с ниска производителност и им помогнете да се подобрят чрез обучения.
- Разберете колебанията в AHT като сигнали за стрес в екипа или претоварване с работа.
- Осигурете висока отзивчивост към клиентите, за да поддържате тяхното удовлетворение.
Просто казано, този показател за производителността на служителите измерва колко ефективно вашият екип разрешава запитвания на клиенти, без да жертва качеството на обслужването (QoS).
👉 Изчислете AHT, като използвате тази формула:
5. Степен на изпълнение на задачите
Процентът на изпълнени задачи измерва процента на изпълнените задачи спрямо зададените в даден период от време.
Този показател за измерване на производителността е лакмус за оперативната ефективност. Той помага да се открият прекъсвания в работните процеси и пропуски в капацитета на екипа.
Ако се борите с натрупани задачи, е време да преразпределите натоварването или да проучите по-дълбоки проблеми като неясна приоритизация на задачите, неефективно използване на служителите, претоварване с работа или недостатъчни ресурси.
👉 Ето как да изчислите степента на изпълнение на задачите:
Един гъвкав начин за справяне с по-ниската степен на изпълнение на задачите е да се присвоят точки за всяка задача. Точките са тежест, присвоена на всяка задача въз основа на трудността и очакваното време за изпълнение.
С помощта на точките за история можете да анализирате предварително колко време ще отнеме всяка задача. Най-важното е, че това ви дава обща представа за натовареността и нивото на производителност на отделните членове на екипа.
Използвайте ClickUp за оперативни екипи, за да отговорите на нуждите си от управление на задачите. То улеснява управлението на задачите чрез персонализирани изгледи и табла. Освен това можете да използвате изкуствен интелект, за да присвоявате автоматично подзадачи и да генерирате обобщения за комуникационни низове, за да намалите ръчната работа на екипа ви.
🎁Бонус: Обмислете създаването на план за производителност, използвайки персонализирани шаблони, и наблюдавайте как ClickUp автоматично попълва полетата, за да въведете целия напредък с едно кликване.
6. Извънредни часове
Извънредните часове са допълнителните часове, които служителят инвестира извън стандартното си работно време.
По-дългите извънредни часове са признак за лошо разпределение на натоварването, нездравословна работна култура и неефективно управление на екипа. Дори един от тези фактори е достатъчен, за да доведе до спад в общата продуктивност на служителите.
Проследявайте този показател, за да идентифицирате недостига на ресурси и нуждите от наемане на персонал. Например, повечето извънредни часове във вашия маркетингов отдел могат да означават, че се нуждаете от повече работна ръка там.
По същия начин можете да използвате този показател, за да проследявате производителността на служителите и да разпределяте натоварването въз основа на капацитета на всеки служител.
👉 Можете да изчислите извънредните часове, като разделите броя на извънредните часове на броя на редовните работни часове.
7. Ръст на продажбите
Растежът на продажбите измерва способността на вашия екип по продажбите да увеличи месечните, тримесечните или годишните ви продажби.
Този показател дава информация за темпа на растеж на приходите на вашата компания. Помислете за добавяне на филтри за месечни периоди, за да получите достъп до данни на микрониво. Това може да ви даде информация за представянето на отделните търговски представители в различни периоди от време.
Използвайте този показател, за да определите кои продажбени канали генерират най-високи конверсии.
👉 Ето как можете да изчислите ръста на продажбите:
8. Степен на иновативност
Въпреки че не е ключов показател за ефективността, степента на иновативност говори много за креативността на вашия екип. Тя ви позволява да изчислите честотата на новите идеи, възникнали в даден период, в сравнение с тези, които са били успешно реализирани.
По-високите нива на иновативност са признак за динамичен екип, който е в авангарда с поемането на рискове и иновациите. Не забравяйте, че по-високите нива не винаги означават по-висока продуктивност на екипа. Все пак превръщането на идеите в реалност или процеси е уникален показател за продуктивността.
👉 Ето една проста формула за измерване на степента на иновативност на вашия екип:
💡Съвет: Използвайте ClickUp Brain и ClickUp Whiteboards, за да провеждате сесии за генериране на идеи и мозъчна атака в екипа и да постигнете по-висока степен на иновативност.
ClickUp Brain действа като ваш AI асистент за генериране на идеи. А ClickUp Whiteboards преодолява разликата между генерирането на идеи и изпълнението на задачите.
Използвайте ги, за да генерирате нови идеи, а след това планирайте как да ги реализирате чрез интуитивни мисловни карти и диаграми.
9. Решаване при първи контакт (FCR)
Този показател за производителност се нарича още „решаване при първото обаждане“ и работи най-добре за екипите за ИТ поддръжка и кол центрове. Той анализира броя на запитванията на клиенти, разрешени от служител на обслужване на клиенти при първоначалното взаимодействие с клиента. Целта тук е да се избегне времето, прекарано в последващи действия, и вместо това да се работи по разрешаването на по-сериозни запитвания и проблеми на клиенти.
Да наблюдавате как вашият екип се занимава с ненужни допълнителни обаждания и ескалира прекалено много билети може да бъде стресиращо. Проследявайте производителността с този показател, за да балансирате използването на служителите и бизнес резултатите.
👉 Ето как можете да изчислите FCR:
Висок FCR показва, че екипът ви за обслужване на клиенти може бързо да разрешава запитвания на клиенти, веднага щом постъпят. Това се случва, когато можете да увеличите правомощията или правото на вземане на решения, дадени на отделни служители в екипите, които работят с клиенти.
10. Съотношение между трафика на уебсайта и потенциалните клиенти
Съотношението между трафика на уебсайта и потенциалните клиенти проследява колко посетители предприемат желаното от вас действие след посещението на уебсайта. Тези действия могат да бъдат всичко – регистрации, покупки, запитвания, пренасочвания и т.н.
Показатели за ефективност и метрики като тези дават информация за онлайн трафика на вашата марка и ефективността на маркетинговите стратегии на вашия уебсайт.
Увеличението или намалението на конверсионните проценти през различни периоди от време също обяснява какво работи и какво не.
👉Изчислете съотношението между трафика на уебсайта и потенциалните клиенти, като разделите броя на посещенията на уебсайта на броя на потенциалните клиенти, генерирани за определен период:
11. Производителност на непълно работно време спрямо пълно работно време
Този показател измерва нивото на производителност на вашите служители на непълно работно време в сравнение с тези на пълно работно време.
Въпреки че може да наемете служители на непълен работен ден за договорни проекти или за да запълните празнини, те може да не са толкова продуктивни, колкото служителите на пълен работен ден. Липсата на подходящи инструменти или предизвикателствата, свързани с приспособяването към културата на вашата марка, могат да компрометират тяхната непосредствена продуктивност. С течение на времето това се утежнява и може да загубите хиляди долари от потенциални печалби.
Чрез измерване на този показател можете да проследявате представянето на служителите в класифицирани групи и да идентифицирате кои членове на екипа допринасят за постигането на целите на вашата организация.
👉 Забележка: Този показател няма конкретна формула. Въпреки това, тясно свързан показател е еквивалентът на пълно работно време (FTE).
12. Коефициент на реализация на целите
Коефициентът на реализация на целите измерва процента на желаните цели на проекта, които са постигнати според графика.
По-високите проценти на реализация на целите показват, че вашите инструменти и методологии за планиране на проекти работят отлично. И обратно, по-ниските проценти разкриват нереалистични срокове за проектите и отклонения от обхвата.
Имайте предвид, че тези цели са с много различен характер. И че този показател е напълно различен от „Процент на изпълнени задачи“. Въпреки това, способността на вашия екип да постигне тези предварително зададени цели определя тяхната работна етика.
👉 Ето една проста формула за измерване на степента на реализация на целите:
13. Съотношение между потенциални клиенти и MQL
Маркетингово квалифицираните лийдове (MQL) са потенциални клиенти, проверени от маркетинговия екип, за да се потвърди интереса им към даден продукт или услуга. След това тези потенциални клиенти се прехвърлят към екипа по продажбите, който ги води през целия процес на покупка.
Започнете с натрупване на потенциални клиенти чрез социални медийни акаунти, начални страници на уебсайтове, имейл маркетинг и платени реклами. Щом вашият маркетинг екип съпостави профилите на потенциалните клиенти с вашата целева аудитория, те се превръщат в MQL.
По-високите MQL съотношения са зелена светлина за вашите отдели за генериране на лийдове!
👉 Изчислете съотношението между потенциални клиенти и MQL с тази проста формула:
14. Коефициент на конверсия при набирането на персонал
Този показател определя процента на потенциалните кандидати, които стават служители на вашата организация.
Конверсионният коефициент при набирането на персонал дава по-широка представа за реакцията на вашия талантлив екип към обявата за работа. Например, той доказва дали инвестициите в оборудването на екипа ви за набиране на персонал значително надвишават доходите от кандидатите, които наемат.
👉 Ето формула за изчисляване на коефициента на конверсия на набирането на персонал от вашия екип по наемане.
💡Съвет: Можете да очаквате по-висок процент на превръщане на кандидатите в наети служители, ако предлаганите от вас допълнителни придобивки надхвърлят средните пазарни предложения. Напротив, по-ниският процент на превръщане на кандидатите в наети служители обикновено се дължи на лоши отзиви за компанията или невъзможност да се отговори на средните очаквания за заплата.
15. Средна инвестиция в обучение на всеки служител
Този показател измерва средните разходи, които вашата организация понася за обучението на нови или съществуващи служители. Това включва разходите за разработване и администриране на различни програми за обучение, като работни срещи, семинари, сертифициране и други инициативи за развитие на служителите.
С помощта на този показател можете да оцените ефективността и ефикасността на инициативите за повишаване на квалификацията на вашите служители. И дали те са от полза за производителността на служителите във времето.
👉 Използвайте тази формула, за да изчислите средната си инвестиция в обучението на служителите:
Средна инвестиция в обучение на всеки служител = (Обща инвестиция в обучение / Брой обучени служители)
Как да зададете и измервате показателите за производителност
Измерването на целите за производителност включва няколко променливи, като време, хора от цялата йерархия на служителите и резултатите от различни действия. Трябва да започнете с избора на показатели, които влияят на успеха на вашия бизнес.
1. Отчитане на всички показатели за производителност
Започнете с цялостна оценка на производителността. Разгледайте термина от гледна точка на оперативната ефективност. Някои примери за тези показатели са процентът на завършени проекти или производителността на седмица.
След това използвайте гледната точка на ангажираността на клиентите и служителите. Това включва показатели като процент на задържане, които определят успеха на вашите стратегии за ангажираност.
2. Съгласуваност с бизнес целите
Изберете показатели за производителност, които съответстват на целите и мисията на вашата компания. Това ще ви помогне да идентифицирате значими примери за показатели за производителност, които са важни за вашия бизнес.
Освен това, съпоставяйте процесите и показателите с конкретни цели. В процеса на това, комуникирайте тази съгласуваност на всички членове на екипа, за да им обясните как тяхната работа трябва да подкрепя целите на организацията.
Шаблонът за показатели на проекта ClickUp има напълно персонализируем формат, за да следите целите на проекта си и да подобрите съгласуваността относно състоянието на проекта ви между екипите. Можете да зададете персонализирани показатели, като използвате персонализирани полета и персонализирани статуси, да получите достъп до категориите данни на проекта и да анализирате резултатите, за да тествате производителността на екипа си.
Шаблонът се предлага с четири изгледа в различни конфигурации, за да ви даде гъвкавост да преглеждате данните си по предпочитания от вас начин. Етикетите за приоритет, таговете и вложените подзадачи улесняват проследяването на показателите.
3. Определяне на производителността във вашия екип или организация
Терминът може да се различава за различните отдели, членове на екипа и индустрии. Трябва да дефинирате вашата перспектива в подходящ контекст, за да определите подходящи и постижими показатели.
Например, производителността на екипа за маркетинг на резултатите може да се измерва по броя на генерираните потенциални клиенти. За разлика от това, производителността на ИТ екипа може да се изчисли по броя на техническите ъпгрейди и новите функции, добавени за определен период от време.
Определете ясни дефиниции за различните екипи, за да се уверите, че техният фокус е синхронизиран с желаните от вас резултати.
4. Използване на табло с KPI за проследяване на напредъка ви
Използвайте персонализиран KPI табло, за да наблюдавате и визуализирате показателите за производителност в рамките на минути. KPI таблата ви позволяват да проучите представянето на вашия екип в конкретни периоди и на базата на отделни проекти.
Освен това, това е удобен инструмент за визуализация, с който можете да представяте данни по заявка на съответните заинтересовани страни в лесноразбираем формат. Не забравяйте да добавите комбинация от водещи и изоставащи показатели, за да получите цялостна представа за бъдещите и историческите параметри на производителността.
SaaS продукти като ClickUp ви предоставят напълно персонализируем ClickUp Reporting Dashboard. Чрез този интуитивен табло можете да проследявате всичко – от статуса на подзадачите до напредъка на текущите задачи.
Показатели за производителност и поставяне на цели
Двете неща вървят ръка за ръка, тъй като вашите цели трябва да бъдат реалистични и проследими на всеки етап от задачата или проекта.
Използвайте данни за миналите резултати като еталони и възприемете рамката за SMART (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето) цели за специфичността, необходима в този подход.
Възприемете като навик да преглеждате тези показатели от време на време, тъй като поставянето на цели обикновено е повтарящ се процес. Освен това, разберете колко важни са стимулите за лидерство и работната среда за по-добра производителност и поставяне на постижими цели.
Докато стимулите за лидерство могат да мотивират служителите и да увеличат процента на задържане, качествената работна среда предотвратява изчерпването. Тези фактори са от решаващо значение за високите показатели за производителност, тъй като вие проактивно поддържате фокуса на екипа си върху подобряването на резултатите.
ClickUp Goals ви позволява да разпределяте и наблюдавате взаимосвързани задачи. То предлага над 15 персонализируеми изгледа и параметри за проследяване на важни показатели за производителност за различни екипи и проекти.
Показателите за производителност ще оптимизират бъдещите ви работни процеси
Ясно е как разпределянето на показателите за производителност може да понижи или да повиши резултатите на вашия бизнес.
Не забравяйте да преразгледате и усъвършенствате тези показатели в зависимост от променящата се динамика в бранша и вътрешния растеж.
Мотивирайте служителите си да подобрят уменията си в областта на аналитиката, за да могат и те да започнат да разглеждат индивидуалните си резултати от аналитична гледна точка, като по този начин допринесат за колективните усилия на компанията за организационно развитие.
В бъдеще измерването на производителността ще бъде доминирано от подходи, базирани на данни и подкрепени от изкуствен интелект. ClickUp, с неговите инструменти за управление на проекти, подпомагани от изкуствен интелект, и интуитивни табла, ви помага да направите това, като ви предоставя достъп до всички ваши данни с един поглед.
Опитайте ClickUp безплатно и започнете да измервате производителността още днес.
Често задавани въпроси
1. Какво представляват показателите за производителност?
Показателите за производителност са числа и данни, които измерват колко добре вашата организация превръща вложените ресурси като труд, материали и капитал в продукти или услуги. Показателите за производителност са по-скоро количествени мерки, които оценяват оперативната ефективност на различните екипи.
2. Какви са трите начина за измерване на производителността?
За да измерите производителността, първо определете показателите, които най-добре оценяват производителността за вас. Уверете се, че списъкът е ограничен и дава приоритет на крайните ви бизнес цели. Второ, не се фокусирайте само върху показателите за производителност на труда. Трето, използвайте инструменти за управление на проекти и производителност, за да събирате първични данни относно финансите, работното време, напредъка на проектите и т.н.
3. Какво е KPI за производителността на труда?
Средната производителност е отличен KPI или показател за производителност, с който да измерите дали работните часове на служителите отговарят на резултатите, които постигат. Можете да използвате инструмент за управление на проекти, за да съберете цифрови и визуални данни за различните дейности на служителите.