Независимо дали подавате заявление за възстановяване на разходи или управлявате бюджета на проект, отчетите за разходите са неразделна част от всеки тип бизнес.
Все пак, изготвянето им не е особено забавно.
Всъщност това може да бъде досаден и отнемащ време процес, особено ако ги създавате от нулата всеки път. За щастие, има лесно и безплатно решение, към което всеки екип може да се обърне!
Шаблоните за отчети за разходи правят процеса на подаване на отчетите ви по-бърз, по-гладък и без грешки, благодарение на предварително изготвените професионални шаблони. Освен това, можете да получите достъп до редица персонализирани и подробни шаблони безплатно.
В чест на шаблоните за отчети за разходи, нека обсъдим най-важните качества, които да търсите в следващия си шаблон за отчет за разходи, и да разгледаме 10 от любимите ни шаблони за Excel, Google Sheets и ClickUp. Ще разгледаме най-добрите им характеристики и ще ви покажем как да ги използвате по най-добрия начин, за да сте готови за следващия си голям разход. ?
Какво е шаблон за отчет за разходи?
⭐ Представен шаблон
Потъвате в разписки и хаотични таблици? Опростете проследяването на разходите си с безплатния шаблон за отчет за разходи на ClickUp – без хаос, само яснота.
Отчетът за разходите е документ, който фирмите използват, за да следят разходите си. Шаблонът за отчет за разходите е предварително създаден формуляр, който улеснява процеса на изготвяне на отчети във фирмата. ?️
Отчетите за разходи най-често се създават, когато служител прави разходи от името на компанията. В тях се посочва цената на всеки артикул или услуга, за да се гарантира точното възстановяване на разходите. Но те могат да служат и за други цели! Много екипи използват отчети за разходи при попълване на данъчни декларации, оценяване на въздействието на проекти или за просто контролиране на бюджета.
Някои от предимствата на използването на шаблон за отчет за разходите включват:
- Ефективност: Тъй като трябва само да въведете стойностите за всеки нов разход, можете да създавате отчети бързо и ефективно.
- Професионални резултати: Шаблонът ви покрива в това отношение, така че единственото, за което трябва да се притеснявате, са цифрите. Имате възможност да изберете шаблона за отчет за разходи, който най-добре съответства на вашата марка и предпочитаното ниво на формалност на вашия бизнес.
- Насоки: Ако никога преди не сте писали отчет за разходи, шаблонът ще ви гарантира, че няма да пропуснете никаква важна информация.
- Подобрена комуникация: С подробен отчет за разходите, рецензентите и другите заинтересовани страни получават яснота за това къде realmente се изразходва одобреният бюджет.
- Допълнителни функции: Дигиталните шаблони имат различни функции за вграждане, интеграции и функции за прикачване на разписки и други полезни медии към отчетите ви.
Какво да търсите в шаблон за отчет за разходи
Един висококачествен шаблон за отчет за разходи трябва да...
- Имайте ясен план: той трябва да е ясен, организиран и лесен за четене.
- Включете всички необходими раздели: Трябва да има достатъчно място и раздели, за да добавите всички важни подробности.
- Предоставете достатъчно инструкции: Трябва да определите точно къде да се съхранява информацията ви и кои файлове да прикачите.
- Позволете си известна гъвкавост: трябва да можете да персонализирате шаблона, за да отразява вашите практики, политики и брандинг.
- Достъпни на различни устройства: Трябва да можете да редактирате шаблона, докато сте в движение, чрез лаптопа или телефона си.
- Подобрете сътрудничеството в екипа : Независимо дали става дума за коментари или просто споделяне на файлове, висококачественият шаблон трябва да ви позволява да комуникирате с колегите си.
10 шаблона за отчети за разходи, които можете да използвате
Отчитането на разходите е лесно, когато имате подходящия шаблон, който да ви насочва. С добре структурирана рамка и предварително определени категории можете да документирате разходите си и да се уверите, че всички сметки са напълно балансирани.
Имате нужда от помощ при избора? Ние сме тук, за да ви помогнем.
Следете ни, докато разглеждаме 10-те най-добри шаблона за отчети за разходи за ClickUp, Excel, Word и Google Sheets.
А най-хубавото е, че всички са безплатни! Така можете да управлявате разходите на бизнеса си, без да се налага да харчите много пари. ?
1. Шаблон за отчет за разходи от ClickUp
Нека започнем с нещо просто, но ефективно. Шаблонът за отчет за разходите на ClickUp събира цялата ключова информация за всеки разход в изчистен и цветен формат. ?
Този подходящ за начинаещи шаблон е създаден в ClickUp Docs — динамичния и вграден инструмент за редактиране на документи на ClickUp, който е различен от всичко, което сте използвали досега. В този готов документ ще намерите предварително зададени формати, банери и стилове, които правят процесите по попълване и споделяне на отчетите за разходи по-лесни от всякога.
С подробни раздели за определяне на участващия член, бюджета, разходите и др., този шаблон съдържа всичко необходимо, за да документирате правилно всички разходи, свързани с даден екип или проект. Разделът Разбивка на разходите включва таблица, в която можете да изброите всички разходи заедно с датата, описанието и подкатегориите, като например храна и пътувания.
След като изброите бизнес разходите и изчислите общата сума, подателят може да добави снимки на разписките си и да ги опише директно в шаблона. Когато стигнете до края на шаблона, ще видите място за рецензентите да одобрят и подпишат отчета. Освен това, както при всеки шаблон на ClickUp, можете да персонализирате всички части на документа, за да ги съобразите с вашата марка и процеси.
2. Шаблон за месечен отчет за разходи от ClickUp
Шаблонът за месечен отчет за разходите на ClickUp има много общи черти с предишния шаблон на ClickUp Doc, но е предназначен за отчитане на разходите на служителите, свързани с работата, за период от един месец, като предоставя удобно решение за редовно и систематично отчитане.
В горната част на този шаблон ще видите специални секции, в които можете да добавите логото, името и контактната информация на вашата компания. По-надолу в страницата ще видите секции за определяне на целта и периода на разходите. След това подателят може да посочи своето име, длъжност, личен номер, номер на социална осигуровка и други подробности в секцията „Информация за служителя“, за да се гарантира правилното възстановяване на разходите.
Има две таблици, в които можете да впишете разходите си. Първата е общо резюме с общите разходи за всяка категория, включително транспорт, настаняване и храна. Втората и последна таблица ви позволява да разделите разходите по-подробно. Ако разходът е свързан с определена бизнес сметка, в тази секция имате място да го посочите.
3. Шаблон за отчет за разходите на служителите от ClickUp
Ако често организирате фирмени пътувания, шаблонът за отчет за разходите на служителите от ClickUp ще улесни значително процеса с предварително форматиран документ, с който да следите разходите, свързани с пътуванията на всеки служител. ?
Този шаблон се състои от общо осем страници. Първата и основна страница съдържа основна информация за организацията, подателя и получателя. Следващите пет страници представят различни видове разходи, включително:
- Настаняване
- Транспорт и гориво
- Храна
- Развлечения
- Разнообразни
Всяка страница съдържа таблици, в които можете да впишете всички разходи и да предоставите подробна информация за всяка транзакция. Оттам служителят може да премине към предварително създадената подстраница Прикачени разписки , за да подкрепи разходите си с подходяща документация.
Накрая, на страницата „Обобщение на разходите за пътуването“ можете да намерите окончателния списък с разходите по вид и общата сума на възстановяването, дължима на вашия служител.
За още по-гладко преживяване използвайте съдържанието в лявата част на документа. Активирайте залепеното съдържание, за да видите съдържанието на страницата вдясно.
4. Шаблон за бизнес разходи и отчети от ClickUp
Макар шаблоните в Doc формат да са определено популярни сред шаблоните за отчети за разходи, това не е единственият начин да създадете такъв! Нека разгледаме как можете да организирате по-сложни разходи и бюджети, използвайки шаблона за бизнес разходи и отчети на ClickUp. Този шаблон на ниво списък е пълен с множество готови за употреба функции, включително персонализирани полета, предварително създадени задачи и множество изгледи, които да ви помогнат да управлявате отчетите си за разходи от всеки ъгъл.
Събирайте и съхранявайте данни в работната си среда, като същевременно получавате ценна информация за разходните навици на вашата компания или екип с помощта на този персонализиран шаблон. Този шаблон съдържа различни ресурси за управление на разходите от приемането до изпълнението, включително:
- Формуляр за преглед: Формуляр за отчитане на разходи, който можете да споделите със служителите си чрез прост URL адрес, за да съберете информация за техните разходи. След попълването му, формулярът автоматично създава задача.
- Списък изглед: Интерактивен основен списък с разходи, организиран по подразбиране по вид разход. Можете да намерите важната информация за всеки разход в колоните вдясно.
- Табло преглед: Табло за разходи в стил Kanban, организирано по статус. Плъзгайте и пускайте задачите по таблото, за да промените статуса им по пътя към одобрение.
- Документи: Документ за отчет за бизнес разходи, подобен на предишните шаблони, които се намират в списъка.
Можете да персонализирате всички аспекти на този шаблон, за да съответстват на стъпките във вашия процес, да прилагате филтри и да променяте критериите за групиране или сортиране.
Разгледайте тези шаблони за бюджетни предложения!
5. Шаблон за отчет за разходите на малкия бизнес от ClickUp
Макар че множеството изгледи, персонализираните полета и настройваемите статуси на задачите изглеждат впечатляващи за всеки отчет за разходи, вашият малък бизнес може би не се нуждае от тези екстри, за да остане ефективен. Следващият шаблон разбира това и поддържа нещата кратки и ясни, за да улесни точното и навременно отчитане. ?
Този шаблон за отчет за разходите на малкия бизнес от ClickUp е удобен инструмент, създаден точно за тази цел. Той е лесен за използване от всеки, дори ако сте нови в ClickUp или не сте особено запознати с технологиите.
Друг шаблон в стил Doc, този ресурс има позната структура. Започва с името на компанията, логото и Общ преглед на докладчика, раздел, посветен на информацията за подателя. В раздела Подробности за разходите ще разделите всеки разход, кога е възникнал и колко е струвал на компанията.
След определената секция за разписки следва финалният сегмент „Оторизация“. Лицето, което одобрява транзакцията, попълва тези полета и предоставя своето име, дата, подпис и др.
6. Шаблон за управление на финансите и отчет за разходите от ClickUp
Шаблонът за финансово управление на ClickUp е вашето едно гише за всичко, свързано с финансите. Той централизира финансовите данни, осигурявайки лесен достъп до критична информация и документация по проекти в организирано пространство в рамките на платформата. Той ви позволява също да възлагате задачи и да проследявате напредъка им, използвайки множество изгледи, персонализирани полета и персонализирани статуси на задачите.
В този шаблон на ниво Space ще намерите отделни папки, в които да организирате разходите, свързани с продажби, разходи, продукти и услуги. Във всяка папка ще намерите отделни списъци с различни изгледи за свързани възстановявания, календар с графика за плащания, ценови листи и др.
Този шаблон включва и четири предварително създадени автоматизации, които елиминират безсмислената работа, свързана с процеса на възстановяване на разходите. Например, когато се промени дадено потребителско поле, статуса на задачата се актуализира автоматично. Можете също да въведете персонализирани автоматизации, които да отговарят на вашия конкретен работен процес и зависимости между задачите.
? Научете повече: Какво е автоматизация на работния процес и как да я приложите с помощта на ClickUp?
7. Шаблон за списък с пътни разходи в Excel от Vertex42
Ако предпочитате да се придържате към изпитаните и доказани таблици, ние сме се погрижили за вас! Този шаблон за отчет за пътни разходи в Excel е надежден и познат вариант за управление на разходите, свързани с пътувания. ?️
Започнете с отчетния период и въведете цялата необходима информация в определените клетки, като цел, име и отдел. В следващите раздели са изброени всички дати на пътуването и сумата на всеки разход за всеки ден. Има и раздел, посветен на подробното изброяване на разходите.
Не забравяйте да прикачите разписките като доказателство, тъй като шаблонът не разполага с раздел за тях. ?
Тъй като това е Excel документ, този шаблон не поддържа сътрудничество в реално време или мобилен достъп. Докато ClickUp предлага унифицирана платформа, която надхвърля проследяването на разходите, Excel е самостоятелен инструмент за работа с електронни таблици.
8. Шаблон за годишен отчет за разходи в Word от ExcelTemplates
Много неща могат да се случат за една година – бизнес пътувания, вечери с клиенти, събития за сплотяване на екипа. ?
Солидна система за проследяване на годишните разходи е от първостепенно значение, ако искате да сте изчерпателни и ясни относно това къде отиват годишните ви разходи.
Точно за това е предназначен шаблона за годишен отчет за разходите за Word. Той е прост, но безценен инструмент за поддържане на точни годишни отчети за разходите.
Както бихте направили във всеки Word документ, въведете и форматирайте желания текст. Първо, посочете името, длъжността, идентификационния номер и отдела си в горната част. Изчислете разходите си за всеки месец от годината, след което ги сумирайте по тримесечия. Въведете цифрите в предоставената таблица, сортирайки ги по вид разход.
За специални бележки или пояснения, вижте раздела Допълнителни коментари. Завършете с името, датата и подписа на одобряващия, за да валидирате документа. ✒️
Ако все пак предпочитате да използвате Word, този основен шаблон за отчет за разходи ще ви свърши работа. Все пак, тъй като е предназначен предимно за редактиране на текст, този програмата предлага ограничена функционалност в сравнение с Excel и ClickUp.
9. Шаблон за отчет за разходите на служителите в Excel от ExcelTemplates
Шаблонът за отчет за разходите на служителите за Excel е лесен начин да документирате, категоризирате и анализирате месечните си приходи и разходи. ?
Той е предназначен главно за лична употреба. Включва категории разходи като жилище и комунални услуги, които обикновено не се покриват от работодателя. Въпреки това, благодарение на гъвкавия си характер, можете да адаптирате шаблона към различни бизнес контексти. Заместващият текст предлага солидна отправна точка за създаване на собствено съдържание.
В основния раздел „Обобщение“ служителят трябва да посочи източниците си на доходи в зелената секция и разходите в синята секция. Колоните представляват месеците. Шаблонът разполага и с отделни раздели за всеки месец, което ви позволява да влезете в по-голяма дълбочина. Всяка категория доходи или разходи може да има няколко подкатегории.
10. Шаблон за отчет за разходи в Google Sheets
В днешно време всички знаят за какво се използва шаблон за отчет за разходи. Затова нека преминем направо към същността – какво прави този прост шаблон за отчет за разходи за Google Sheets уникален?
За начало, това е може би най-подробният шаблон за седмичен отчет за разходи в този списък. Той предлага множество примери за всяка категория, което ви позволява да опишете точно седмичните разходи. Благодарение на предварително създадените формули, всички суми се изчисляват автоматично. Не само че спестявате време и усилия, но и не се налага да правите математика, което винаги е плюс! ?
Подобно на ClickUp, Google Sheets е платформа, базирана в облака, която автоматично запазва напредъка ви и го съхранява безопасно онлайн в облака. Можете да получите достъп до документа от всяко устройство и дори да редактирате отчета заедно с други хора в реално време.
10 най-добри шаблона за разходи – общ преглед
Знаем, че сте много заети, затова сме обобщили основните точки за вас в таблицата по-долу:
| Шаблон | Какво предлага |
| Шаблон за отчет за разходи на ClickUp | Опростява проследяването на разходите с изчистен и ярък дизайн. |
| Шаблон за месечен отчет за разходите на ClickUp | Помага ви да отчитате месечните разходи на вашия бизнес. |
| Шаблон за отчет за разходите на служителите на ClickUp | Гарантира справедливо възстановяване на разходите на всеки служител във вашата организация. |
| ClickUp Шаблон за бизнес разходи и отчети | Предоставя цялостна рамка за управление на разходите и свързаната с тях работа. |
| Шаблон за отчет за разходите на малкия бизнес от ClickUp | Предоставя на малките предприятия лесен начин да документират разходите, свързани с бизнеса. |
| Шаблон за управление на финансите на ClickUp | Централизирайте цялата си финансова информация, което ви позволява да я управлявате с лекота. |
| Шаблон за отчет за пътни разходи в Excel от Vertex42 | Позволява ви да записвате разходите за бизнес пътувания в табличен формат. |
| Шаблон за годишен отчет за разходите в Word от ExcelTemplates | Улеснява създаването на отчет за разходите в края на годината, независимо от обема на данните. |
| Шаблон за отчет за разходите на служителите в Excel от ExcelTemplates | Позволява на служителите безпроблемно да документират месечните си приходи и разходи. |
| Шаблон за отчет за разходи в Google Sheets | Съхранява цялата ви работа в облак и ви позволява да създавате отчети за разходите съвместно с другите. |
Включването на тези шаблони във вашия работен процес също така гарантира гладък процес на приключване на проекта. Това ви позволява да приключите финансовите отчети и одобренията бързо и точно. ?
Опростете проследяването на разходите с шаблони от ClickUp
Възползвайте се от многото предимства, които предлагат тези шаблони за отчети за разходи. Документирайте всичките си разходи и други финансови данни на едно място, анализирайте ги и получите систематичен преглед на финансовото състояние на вашия бизнес.
За да разберете напълно разходите, свързани с вашия бизнес и проекти, можете да разчитате на всеки шаблон за отчет за разходи на ClickUp. Не само ще имате достъп до множество богати и динамични функции напълно безплатно, но и ще можете да разширите значително шаблона си с повече от 1000 интеграции и обширна библиотека с шаблони за всякакви случаи на употреба.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да издигнете отчетите си за разходи на ново ниво. ⛰️