Триъгълникът на управлението на проекти – балансиране на обхвата, времето и разходите

Очакванията на клиентите, непредсказуемата природа на съвременната работна среда и ограничените ресурси правят управлението на клиентите, екипа и проектите предизвикателство.

Така проектните мениджъри са се превърнали в съществена част от почти всеки бизнес, независимо от неговия размер или сектор, с цел да управляват проектите и да улесняват комуникацията между клиента и екипа.

В тази статия ще ви разясним какво е триъгълникът на управлението на проекти, как работи, защо работи и как можете да използвате инструменти за управление на проекти, за да приложите този триъгълник в ролята си на проектен мениджър.

Какво е триъгълникът на управлението на проекти и как работи?

След десетилетия на целенасочени изследвания в областта на най-добрите практики за управление на проекти, един от основните стълбове на тази работа стана известен като триъгълник на управлението на проекти (PMT).

PMT, известен още като Златният триъгълник, Железният триъгълник и Триъгълникът на тройните ограничения, е тайното оръжие в арсенала на проектния мениджър, тъй като предоставя визуална помощ и концептуална и практическа рамка за успешно управление.

Триъгълникът на управлението на проекти съществува от 50-те години на миналия век и продължава да се развива. Днес има британска версия, както и американска версия (на която се фокусираме), а също и нещо, наречено Agile Triangle, преработено специално за Agile екипи. Въпреки това, 70 години по-късно основните принципи на Iron Triangle остават същите и са толкова ефективни днес, колкото и в началото.

Сега нека разгледаме как работи.

Златният триъгълник на управлението на проекти е визуална помощ с триъгълник, чиито три страни представляват трите основни ограничения, които влияят върху цялостното качество на крайния продукт на проекта (представен от плоското пространство в средата на триъгълника).

Ето трите елемента на триъгълника на проекта:

Задачата на проектния мениджър е да управлява тези три фактора, тъй като те оказват влияние върху проектния екип, качеството на крайния продукт и в крайна сметка върху успеха на проекта.

ПМТ работи, защото показва как тези три фактора са свързани с простота, което го прави идеален за комуникация с клиенти. Всеки проект се създава с бюджет (разходи), краен срок (разходи) и крайна цел с различен размер, мащаб и сложност ( обхват на проекта ).

Този триъгълник също така представлява баланса, който трябва да се поддържа между трите ограничения. С други думи, ако една променлива се промени, трябва да се направят корекции в другите две, за да се възстанови балансът.

Например, ако крайният срок бъде удължен и това намали наличното време, тогава разходите трябва да бъдат увеличени или обхватът да бъде намален, за да се гарантира, че новият краен срок ще бъде спазен и продуктът ще запази качеството си.

Тройните ограничения на триъгълника на управлението на проекти

PMT се нарича още „железен триъгълник“, защото трите различни страни (време, разходи по проекта, обхват) могат да се разглеждат като противоположни сили, които действат една срещу друга.

С други думи, върховете на PMT естествено ще се отдалечават един от друг. Например, ако се появи отклонение от обхвата или разходите започнат да се повишават, триъгълникът ще стане непропорционален и ще се разпадне, а качеството, съдържащо се в него, ще се загуби.

За успешното изпълнение на проекта, проектният мениджър трябва внимателно да преговаря за взаимоотношенията между трите ограничения, за да поддържа силен и стабилен триъгълник. Съществуват обаче специфични видове взаимоотношения между определени ограничения, които не могат да бъдат променени:

Важно е да знаете разликата между двете.

Връзката между обхвата и разходите и времето е пряко пропорционална. Ако увеличите обхвата на проекта, разходите и/или времето също ще трябва да се увеличат. По същия начин, ако решите да намалите обхвата на проекта, ще има възможност за паралелно намаляване на разходите и/или времето.

Връзката между разходите и времето обаче е обратно пропорционална. Тези две ограничения трябва да бъдат балансирани, като се движат в противоположни посоки.

Например, ако намалите бюджета на проекта, ще трябва да удължите (увеличите) крайния срок. По същия начин, ако изведнъж се сблъскате с недостиг на време, ще трябва да увеличите разходите, за да отговорите на новите изисквания.

Нека разгледаме по-подробно всяко едно от ограниченията.

1. Време

Времевите ограничения, наложени върху един проект, често са едни от най-трудните за контролиране и може дори да са извън вашия контрол от самото начало. Времето в триъгълника на проекта почти винаги се отнася предимно до крайния срок, определен от клиента. Това е датата, на която те искат да получат готовите резултати от проекта.

Въпреки това, има много други елементи, които също оказват влияние върху времевите ограничения, с които проектният мениджър трябва да е запознат.

Времето включва и следното:

Фактори като времето за доставка на ресурси и материали влияят върху управлението на първото ограничение на Железния триъгълник.

Дори ако определеният краен срок остане фиксиран, закъсненията или промените в други елементи в рамките на времевото ограничение ще изискват корекции в разходите или обхвата, за да се възстанови балансът на проекта и да се гарантира неговият успех.

Ето кратък преглед на някои от най-често срещаните събития, които могат да повлияят на времевите ограничения на един проект:

Макар че PMT изисква от проектните мениджъри да балансират трите ограничения, за да работят успешно, важно е да помните, че има неща, които можете да направите проактивно, за да минимизирате прекъсванията във времето и да управлявате времето по-добре. Те включват:

2. Разходи

Почти всеки проект има определен бюджет в началото на работата. Като проектен мениджър, често ще бъдете отговорен за определянето на този бюджет въз основа на вашите възприемани и очаквани разходи, свързани с редица различни фактори, включително суровини, съоръжения, инвентар, оборудване, инструменти и таланти (персонал).

Добрият бюджет е реалистичен и отчита финансовите възможности на клиента, докато лошият бюджет не отчита финансовите показатели за ефективност и се превишава при първите промени във времето и/или обхвата.

Въпреки това, не винаги е ваша работа като проектен мениджър да предлагате бюджет. Често клиентът определя бюджета.

Например, клиент, който се обръща към автосервиз за персонализирани автомобили, за да обнови старата кола на баща си, може да е готов да похарчи само 20 000 долара. Това оставя на проектния мениджър на сервиза да манипулира обхвата и крайния срок на проекта, за да отговори на бюджетните изисквания на клиента.

Ако в този сценарий клиентът също определи краен срок (и да приемем, че този краен срок е кратък), тогава проектният мениджър трябва да наложи строги ограничения върху общия обхват на преустройството, за да постигне баланс между времето и разходите.

За съжаление, има и други фактори, които могат да повлияят на разходите и успеха на проекта. Ето списък с често срещани фактори, които оказват негативно влияние върху ограниченията на разходите по проекта:

Ето някои неща, които можете да направите като проектен мениджър, за да управлявате по-добре разходите:

Използвайте тези шаблони за бюджетни предложения!

3. Обхват

Обхватът се отнася до общия размер на проекта. Това е ограничението, което е по-трудно да се дефинира, но може да се разглежда просто като крайната визия на клиента.

Много различни фактори влияят върху обхвата или размера на един проект. Те включват следното:

По същество, колкото по-сложен и обширен е един проект (да речем, изстрелването на нов спътник в космоса), толкова по-голям е неговият обхват и толкова повече време и ресурси трябва да бъдат отделени за него, за да се поддържа балансът на триъгълника на проекта.

За разлика от това, колкото по-прост, ясен и изпитан е един проект (да речем, изграждането на модел на спътник за филм, чието действие се развива в космоса), толкова по-малък е неговият обхват и толкова по-малко време и ресурси ще са необходими за успешното му изпълнение.

Често обхватът е променливата, която може да се коригира най-гъвкаво, за да се отчете непредвидени и неизбежни промени, направени от клиента или трета страна.

Обхватът на ограничението на триъгълника на управлението на проекти може да бъде повлиян от много фактори, включително:

Някои от методите, които можете да използвате като проектен мениджър, за да поддържате обхвата на проекта, са:

Предимствата от използването на триъгълника на управлението на проекти

Триъгълникът на управлението на проекти не е просто начин да мислите за планирането и управлението на проекти; той е доказано полезен инструмент, с който можете да станете по-успешен проектен мениджър.

Красотата на триъгълника на проекта е, че той предлага гъвкавост, наред с други предимства, включително:

1. Комуникация с клиента

Клиентите може да дойдат при вас с достатъчно ясна визия в главите си, но това не означава, че те непременно ще са наясно с безбройните сложности, като например вашата верига за доставки или специфичните изисквания за обучение. Можете да използвате триъгълника на управлението на проекти като ясно и кратко визуално средство, за да помогнете на клиентите да се ориентират и да оценят по-добре взаимодействието между бюджета, обхвата и крайния срок.

2. Управление на промените

Проектният триъгълник ви позволява да виждате и да реагирате ефективно на всяка промяна в едно от трите ограничения на проекта. Използването на PMT в управлението на проекти ви позволява да създавате всеобхватни планове за управление на промените, като гарантирате, че вашият екип е подготвен и устойчив на промени.

3. Изясняване на приоритетите

Осъзнаването на взаимодействието между трите ограничения – разходи, време и обхват – ви позволява бързо да определите ключовите приоритети на всеки даден проект. По този начин ще можете веднага да разпознаете вашите KPI или етапи, което ще ви помогне да разберете ясно какво трябва да постигнете вие и всеки член на екипа, за да поддържате качеството на крайния продукт и да гарантирате успеха на проекта.

4. Намаляване на риска

Триъгълникът на управлението на проекти намалява общия риск от провал на проекта. Чрез управление на очакванията на клиентите, гарантиране, че неочаквани промени в основните ограничения могат лесно да бъдат абсорбирани, и определяне на ясни приоритети за обхвата на проекта с PMT, проектните мениджъри могат по-добре да контролират проекта и да го коригират съответно.

Какво е триъгълникът на Agile?

Подобно на дизайна и функцията на триъгълника на управлението на проекти, гъвкавите екипи и професионалисти са разработили своя собствена версия, която наричат гъвкав триъгълник.

Мотивацията за създаването на Agile Triangle беше да се постигне по-голяма гъвкавост. Традиционният триъгълник на управлението на проекти беше твърде строг и можеше да бъде чувствителен към промени в рамките на тройните ограничения.

В Agile Triangle трите страни (или точки) са обозначени като: стойност, качество и ограничения. Забележете, че тук целият триъгълник на управлението на проекти е ограничен до само една страна или ъгъл на Agile Triangle.

Предимството на Agile Triangle е, че той поставя по-голям акцент върху качеството на проекта и стойността на крайния продукт на проекта за клиента. Ограниченията, макар и да остават три на брой, се превръщат в единствен фактор в цялостното управление на проекта.

Например, ако екип разработва приложение, използвайки Agile Triangle за управление на проекти, а клиентът иска да увеличи броя на функциите, които крайният потребител може да изпълнява с приложението (т.е. да увеличи стойността), тогава проектният мениджър ще трябва да понижи общото качество на приложението и/или да увеличи някои или всички ограничения (повече пари, повече време, по-голям обхват).

Прилагане на триъгълника на управлението на проекти

Е, стигнахте дотук. Но да познавате теорията зад триъгълника на управлението на проекти и да можете да приложите тази теория на практика са две различни неща.

Овладяването на PMT и всички свързани с него предимства може да отнеме години и е нещо, което много хора изучават в университета или колежа, за да получат диплома по бизнес, мениджмънт, предприемачество и финанси.

В тази секция ще обсъдим как можете да приложите новопридобитите теоретични знания в реалния свят на бизнеса и управлението на проекти. Първо обаче е важно да споменем, че не е нужно да се справяте сами. Днес проектните мениджъри и клиентите имат достъп до някои наистина впечатляващи и изключително полезни онлайн инструменти за дигитален бизнес.

Един от най-популярните софтуери за управление на цифрови проекти е ClickUp, който предлага на потребителите различни функции, необходими за ефективно балансиране на ограниченията, управление на промените и организация на екипа.

Проектните мениджъри могат да разчитат на ClickUp, за да им помогне да планират, управляват и проследяват своите проекти. И тъй като цялата платформа е персонализирана, екипите могат да я конфигурират, за да поддържат своите предпочитания за работния процес, независимо дали става въпрос за традиционен или гъвкав подход към управлението на проекти или някакъв друг.

Ето някои от най-забележителните функции, които ClickUp предлага:

Нека разгледаме как ClickUp може да ви помогне да приложите ученията на триъгълника на управлението на проекти в редица сценарии.

1. Управление на разходите

Във всеки проект голяма част от първоначалния бюджет бързо се изчерпва поради неефективност. Независимо дали става въпрос за прекалено много време, прекарано в работа по задачи с ниска приоритетност, или за ефективно разпределяне на ресурсите и намаляване на разходите чрез рационализиране на дейността на екипа, управлението на разходите е ключово за поддържането на балансиран проектен триъгълник.

Функциите за управление на ресурсите на ClickUp са специално разработени, за да повишат ефективността на екипи от всякакъв размер, особено на тези, които работят дистанционно. Те предлагат функции, които ви помагат да визуализирате ресурсите с един поглед, да подобрите комуникацията и сътрудничеството в екипа и да проследявате напредъка.

2. Управление на времето

Не винаги можете да промените определения краен срок или да ускорите процесите на трети страни, като например доставката на материали. Някои неща просто не зависят от вас. Ето защо, като проектен мениджър, е от решаващо значение да управлявате внимателно времето си, общия график на проекта и времето на вашия екип.

ClickUp предлага две уникални функции, които позволяват на проектните мениджъри да се отличат в управлението на времето. Вие и вашият екип можете да използвате глобалния тракер за време на ClickUp, който работи както активно, така и със задна дата. Тяхната система за проследяване на времето е достъпна на всички устройства, включително смартфони, което означава, че вашият екип може да следи работата си, независимо къде се намира, като по този начин се максимизира ефективността и се минимизират прекъсванията в графика на проекта ви.

Освен това можете да използвате техните шаблони за натоварване на служителите, за да управлявате времето на екипа си, да разпределяте ресурсите и да преоценявате капацитета на отделните членове на екипа да поемат нови задачи на седмична база. Наблюдението на натоварването на екипа ви може да ви помогне да възлагате нови или по-сложни задачи на членовете на екипа или да прецените кои от тях изостават или са претоварени със задачи.

Бонус: Шаблони за планиране на капацитета

3. Управление на обхвата

Накрая, за да бъдете успешен проектен мениджър, трябва да можете да преговаряте за баланса между разходите и времето, като също така манипулирате и управлявате цялостния обхват на проекта си. Това може да означава разширяване на обхвата, ако разполагате с повече време и пари, отколкото сте предполагали, или намаляване на обхвата в определени ключови области, ако сте ограничени от ресурси или крайният срок наближава.

ClickUp ви помага значително в управлението на обхвата с шаблона ClickUp Scope of Work Template. Можете да използвате този ресурс като ръководство при събирането и документирането на обхвата на проекта, резултатите, етапите и др.

Освен това, можете да използвате шаблона за разбивка на обхвата на работата на ClickUp, който ви позволява да разделите макро версията на резултатите от вашия проект на микро задачи и етапи и да проследявате напредъка на вашия екип по всеки от тях.

Бонус: Софтуер за структура на разбивка на работата ( WBS )

Започнете да използвате триъгълника на проекта и ClickUp, за да управлявате вашите проекти

Без ефективен проектен мениджър дори и най-простите проекти ще се провалят; провалът се измерва според степента, в която проектът е изпълнил или не е изпълнил бюджета, сроковете и обхвата си. Интересното е, че докато по-големите компании и корпорации имат специални проектни мениджъри с такава длъжност, всъщност всяка компания има такъв.

Дори ако малкото, независимо кафене на ъгъла на вашата улица има само трима служители, един от тях ще работи като проектен мениджър, вероятно без дори да го осъзнава.

И тъй като всеки бизнес се нуждае от проектен мениджър (и то добър), е от първостепенно значение всеки проектен мениджър да има достъп до подходящите инструменти за работата си. Триъгълникът на управлението на проекти, съчетан с софтуер за управление като ClickUp, е печеливша комбинация. 🤝

Гост автор:

Веселин Младенов е мениджър съдържание в ThriveMyWay.

Той има повече от 10 години опит в корпоративния маркетинг и продажбите и реши да следва страстта си към дигиталния маркетинг и създаването на съдържание.