За да бъде успешен, един бизнес трябва да се развива с времето. Това може да означава организационни промени, промени в бизнес процесите или дигитална трансформация. Независимо от вида на промяната, ефективното управление на промените е от решаващо значение за успеха.
Управлението на промените означава, че дадена организация трябва да вземе решение за план и след това да го приложи, което води до някаква трансформация.
Редовното управление на проекти може да се погрижи за внедряването на системи, процеси и нови софтуерни решения, но това е само една част от уравнението.
Наистина успешното управление на промените включва и получаване на подкрепа от всички заинтересовани страни, включително цялата структура за управление на проекта, и управление на ангажираността на служителите през целия процес. Без тази подкрепа и ангажираност може да се окажете отново в изходна позиция. ?
Ефективното управление на екипа, ресурсите и процеса обаче не означава, че трябва да изобретявате колелото отначало. Първоначалните модели за управление на промените вече са превърнати в софтуер за управление на промените, който може да ви помогне да оптимизирате процеса на управление на промените, спестявайки ви време, усилия и пари.
Как да разберете коя система за управление на промените да изберете? Идеалната за вас система ще зависи от конкретните ви обстоятелства, но има някои ключови характеристики, които трябва да вземете под внимание.
Какво е софтуер за управление на промените?
Софтуерът за управление на промените е специализиран инструмент или система, който помага на организациите ефективно да управляват и навигират промените в своите процеси, системи или технологии. Той спомага за оптимизиране на процеса на управление на промените, като осигурява плавен преход и минимизира прекъсванията. Този софтуер обикновено включва функции като проследяване на заявки за промени, планиране, внедряване и оценка на промените.
Какво трябва да търсите в софтуера за управление на промените?
Инструментите за управление на промените помагат да се създаде структура за процеса на промяна. Независимо дали търсите управление на промените в организацията или в ИТ, ще ви е необходима комбинация от някои или всички от тези ключови функции в софтуера за управление на промените:
- Интуитивен потребителски интерфейс (UI), който не отнема много време за усвояване; това от своя страна увеличава приемането му.
- Безпроблемна интеграция с други свързани инструменти, като софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и канали за сътрудничество.
- Инструмент за картографиране на процесите, който ви дава ясна представа за това къде се намирате в момента, накъде се движите и защо, както и всички стъпки, които трябва да предприемете, за да стигнете дотам.
- Структура, която изяснява ролите и отговорностите на всички заинтересовани страни, включително проектните мениджъри, спонсорите на проекта, контролния съвет за промени или консултативния съвет за промени и крайните потребители.
- График, който показва задачите, важните етапи и всички зависимости, които могат да причинят затруднения, особено ако работите с мултифункционални екипи (Полезен съвет: Уставът на екипа – документ, който ясно определя целите, ролите и отговорностите, както и очакванията – може да бъде полезен, за да се уверите, че всички членове на екипа са на една и съща страница).
- Ясна комуникационна стратегия, която очертава ключовите послания и начина, по който те ще бъдат предадени.
- План за обучение и развитие, за да се уверите, че всеки разполага с необходимите знания и умения, за да се справи с промяната.
- План за оценка и управление на риска, който да подчертава всички потенциални рискове и стратегиите за справяне с тях.
- Ясни показатели за измерване на успеха на инициативата за управление на промените, например ключови показатели за ефективност (KPI) или цели и ключови резултати (OKR), както и план за събиране на обратна връзка, необходима за измерване на ефективността на членовете на вашия екип.
Разгледайте тези шаблони за устав на екипа!
10-те най-добри софтуера за управление на промените, които можете да използвате
Когато избирате най-доброто решение за управление на промените за вашия бизнес, имайте предвид вида промени, които искате да направите, дали те са само вътрешни или засягат и клиентите, и какъв вид отчети трябва да предоставяте на заинтересованите страни. ?
Всяка от тези опции за софтуер за управление на промените има специфични функции, които могат да ви бъдат полезни за вашата инициатива за управление на промените.
1. ClickUp
ClickUp е всеобхватно решение и инструмент за управление на проекти, който поддържа всеки аспект от вашия бизнес, от бизнес управлението до управлението на промените и отвъд тях. ClickUp може да бъде ценен актив в управлението на промените, като предоставя централизирана платформа за организиране и проследяване на всички задачи, свързани с промените.
Неговите функции, като определяне на цели, проследяване на времето, възлагане на задачи и инструменти за сътрудничество, спомагат за осигуряване на плавен преход. А възможностите за отчитане на ClickUp ви позволяват да следите напредъка и да коригирате стратегиите според нуждите, което улеснява по-ефективния и ефикасен процес на промяна.
С нашия софтуер за управление на промените, включващ лесни за употреба шаблони, които ви помагат да планирате, проследявате и реализирате проекта си, управлението на промените никога не е било по-лесно. ?
Най-добрите функции на ClickUp:
- Предлага план за управление на промените с проследяване на времето на работния процес, статуси и четири различни типа изгледи, за да ви помогне да започнете с планирането на промените.
- Използвайте ClickUp Mind Maps, за да визуализирате по-ясно как всичко работи заедно.
- Изберете от 10 различни шаблона за управление на промените, включително контролни списъци и диаграми на Гант за различни сценарии на употреба, като управление на ИТ услуги (ITSM), SaaS проекти и планове за работа от дома.
- Създайте процеси за управление на промените, които ви водят през стъпките за действие, улеснявайки управлението на задачите през целия жизнен цикъл на проекта.
- Лесно идентифицирайте приоритетите и всички зависимости, които може да се наложи да бъдат коригирани.
- Управлявайте своя ИТ екип и ИТ инфраструктура, за да напредвате постоянно с проекта.
- Създайте табло на високо ниво, за да можете бързо да видите какво се случва с всеки аспект от проекта.
- Сътрудничество с екипа ви с помощта на чат в реално време, коментари и документирани процеси.
Ограничения на ClickUp:
- С множеството налични функции, има нужда от време, за да се запознаете с всички тях.
- Времето за реакция на системата понякога може да бъде малко бавно.
Цени на ClickUp:
- Безплатно завинаги
- Без ограничения: 5 USD/месец на потребител
- Бизнес: 12 USD/месец на потребител
- Business Plus: 19 $/месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 8000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3700 отзива)
2. Freshservice
Софтуерът за управление на промените на Freshservice е част от по-широката платформа Freshworks. Той е насочен към управлението на ИТ услугите и промените в ИТ операциите. ?️
Най-добрите функции на Freshservice:
- Използвайте данните от вашия сервизен център, за да информирате за всички необходими промени.
- Създайте шаблони за нови проекти от съществуващи билети или проблеми или започнете от нулата.
- Използвайте Workflow Automator, за да създадете проект или задача, когато се задействат определени условия.
- Изберете дали да използвате водопаден, гъвкав или хибриден модел.
- Множеството опции за преглед ви помагат лесно да визуализирате всеки етап от проекта си за управление на промените.
- Персонализирайте отчетите си, за да получите информацията, от която се нуждаете, за да вземете правилни решения.
Ограничения на Freshservice:
- Някои потребители смятат, че потребителският интерфейс е малко остарял и може да бъде подобрен.
- Ограниченията на функцията за отчитане могат да бъдат разочароващи.
Цени на Freshservice:
- Безплатна пробна версия: за 21 дни
- Стартово ниво: 15 USD/месец на агент
- Растеж: 40 $/месец на агент
- Предимство: 80 долара на месец за агент
- Enterprise: 105 $/месец на агент
Оценки и рецензии за Freshservice:
- G2: 4,6/5 (над 900 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 500 отзива)
3. Whatfix
Whatfix е платформа за цифрово внедряване (DAP), която помага на вашия екип да се запознае с новите технологии и го обучава как да ги използва. ?
Най-добрите функции на Whatfix:
- Ускорено въвеждане на клиенти и служители, тъй като потребителите бързо се запознават с новата система чрез съвети, обиколки на продукта, изскачащи прозорци, менюта за самопомощ и инструкции.
- Използва съществуващите работни процеси, за да подобри знанията и да развие експертизата
- Насърчава самопомощта, когато потребителите се сблъскат с проблем, като по този начин намалява натоварването на вашия ИТ отдел за поддръжка.
- Не е необходимо кодиране за създаване на съдържание като интерактивни ръководства, така че всеки може да използва системата.
- Съвместим с много различни браузъри
- Този инструмент за управление на промените предоставя достъпна технология, която отговаря на нуждите на хората с увреждания.
Ограничения на Whatfix:
- Интеграцията с CRM все още не е перфектна и се нуждае от допълнителна работа.
- Някои потребители предпочитат малко повече гъвкавост в начина, по който се изпълняват задачите.
Цени на Whatfix:
- Безплатна пробна версия
- Web–Standard, Premium или Pro: Свържете се с нас за цени
- Desktop–Premium: Свържете се с нас за цени
- Mobile–Standard или Pro: Свържете се с нас за цени
- Enterprise–Standard или Premium: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Whatfix:
- G2: 4,6/5 (над 250 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 70 отзива)
4. Gensuite
Софтуерът Gensuite Management of Change (MOC) е част от по-широката Benchmark Gensuite, облачно базирано решение, което има за цел да оптимизира бизнес процесите и да подобри ангажираността, отчетността и вземането на решения.
Най-добрите функции на Gensuite:
- Създаден, за да управлява по-добре промените в процесите, оборудването и съоръженията.
- Регистрирайте, проследявайте и оценявайте заявките за промени.
- Той отчита рисковете, свързани с безопасността, функционалността и съответствието.
- Улеснява лесното преглеждане и одобряване на предложените промени.
- Помага ви да управлявате изпълнението и последващите действия, като държите екипа си информиран по време на целия процес.
Ограничения на Gensuite:
- Някои потребители са съобщили, че системата не е достатъчно гъвкава и биха искали да имат възможност за по-голяма персонализация.
- Кривата на обучение може да бъде стръмна, особено за да разберете как различните модули взаимодействат помежду си.
Цени на Gensuite:
- Всички планове: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Gensuite (не е специфичен за софтуера MOC):
- G2: 4. 2/5 (11+ отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (70+ отзива)
5. WalkMe
Инструментите за управление на промените на WalkMe са предназначени да управляват промените както за вашите клиенти, така и за вашия екип, като насочват потребителите през бизнес работните процеси. ?
Най-добрите функции на WalkMe:
- Улеснява въвеждането в работата с помощта на списък за въвеждане в работата, който може да се изпълнява по собствен темп.
- Той помага на потребителите да постигнат целите си, като насърчава желаното поведение, използвайки информация за цифровото поведение и персонализирани известия на работния плот.
- Намалява броя на заявките за поддръжка от клиенти и служители, подобрява удовлетвореността на клиентите и спестява часове на вашия сервизен център.
- Предлага въвеждане в работата с редица софтуери, включително Salesforce, Talentsoft, Workday и Jira.
Ограничения на WalkMe:
- Ако вашият бизнес е доста сложен, може да отнеме известно време, за да се запознаете със системата и да я настроите според вашите нужди.
- Отделът им за обслужване на клиенти може да отговаря бавно на запитвания.
Цени на WalkMe:
- Всички планове: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за WalkMe:
- G2: 4,5/5 (над 250 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (над 60 отзива)
6. SysAid
SysAid е инструмент за управление на ИТ услуги (ITSM), който помага да управлявате заявките за промени от начало до край. ?️
Най-добрите функции на SysAid:
- Предлага автоматизация на процесите на сервизния център, за да подобри ефективността от първоначалното запитване до всяка работа, извършена от вашия екип за разработка.
- Въз основа на най-добрите практики на ITIL (IT Infrastructure Library)
- Включва функция за управление на конфигурацията (CMDB), която гарантира, че всички ИТ активи са конфигурирани правилно, за да предоставят вашите услуги.
- Шаблоните за работни процеси са предварително конфигурирани за различни сценарии на промени или могат да бъдат персонализирани според нуждите на потребителя.
- Потребителите могат да оценят риска от всяка предложена промяна, като при необходимост включват външни заинтересовани страни.
- След това се извършва процес на одобрение на различни нива, за да се гарантира, че предложените решения са в съответствие с политиките на компанията, преди да пристъпите към внедряване на промените.
Ограничения на SysAid:
- Някои потребители смятат, че персонализирането е по-сложно от необходимото и не винаги работи добре.
- Потребителският интерфейс би могъл да бъде актуализиран.
Цени на SysAid:
- Безплатна пробна версия
- Всички планове: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за SysAid:
- G2: 4,5/5 (над 600 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 400 отзива)
7. ChangeGear
ChangeGear е платформа за изкуствен интелект (AI) с машинно обучение, която използва исторически данни, за да препоръчва решения и да ускорява вземането на решения. ?
Най-добрите функции на ChangeGear:
- Създайте централно хранилище, в което да се съхраняват всички промени, направени в цялата компания от екипа на DevOps.
- Предлага различни изгледи в зависимост от нуждите на потребителя.
- Автоматизация на работния процес, която намалява повтарящите се задачи, минимизира риска и оптимизира процесите на управление на промените и пускането на нови версии.
- Създайте портал за самообслужване за вашия бизнес, за да се справяте с често задаваните въпроси и заявки за услуги.
- Тези инструменти за управление на промените улесняват одита и отчитането на съответствието.
Ограничения на ChangeGear:
- Някои потребители се оплакват, че няма достатъчно обучение за работа със системата.
- Конфигурацията на бекенда не е толкова удобна за ползване, колкото би могла да бъде.
Цени на ChangeGear:
- Всички планове: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за ChangeGear:
- G2: 3,8/5 (над 80 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (50 отзива)
8. Магазинът за промени
Те твърдят, че са „най-използваемата платформа за управление на промените на работното място на планетата“. Този софтуер за управление на промените се състои от шест различни инструмента, предназначени за събиране на обратна връзка, оценка на готовността за промяна и след това предприемане на необходимите действия.
Най-добрите функции на Change Shop:
- Инструментът „Организация“ ви помага да прецените дали вашият бизнес е готов за следващата промяна и ви напомня за най-добрите практики за управление на промените.
- Инструментът „Екип“ улеснява обратната връзка между екипите.
- Change Simulator ви помага да прегледате различни сценарии и да оцените възможните рискове.
- Change Leader събира обратна информация от мениджърите за това как протича промяната и генерира персонализирани отчети.
- Личният инструмент позволява на мениджъра на проекта за промяна да оцени напредъка по промяната.
- Таблото за ангажираност към промяната ви дава обща представа за процеса на управление на промяната и как протича той.
Ограниченията на Change Shop:
- Все още не е определено
Цени на Change Shop:
- Change Leader: Безплатен за до 2500 членове на екипа
- Enterprise: 180 $/месец за до 10 000 членове на екипа
- Големи предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Change Shop:
- G2: Все още няма отзиви
- Capterra: Все още няма отзиви
9. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus е платформа за управление на ИТ услуги, която ви помага да визуализирате процеса на управление на промените. ✨
Най-добрите функции на ServiceDesk Plus:
- Вградената база данни за управление на ИТ активи (ITAM) и конфигурации (CMDB) оценява риска и ви помага да планирате промените.
- Използвайте визуален дизайнер на работни процеси, който да ви помогне да проектирате процесите на промяна, да автоматизирате работните процеси и да конфигурирате известията, така че всички да са в течение.
- Помага за автоматизиране на процесите по преглед и одобрение на управлението на ИТ услугите.
- Персонализирани роли и статуси, за да можете да проектирате процеса според нуждите на вашия бизнес.
- Регистрирайте и проследявайте промените и получавайте мнения и одобрения за вашите планове.
- Събира обратна информация за удовлетвореността на клиентите и помага да се идентифицират областите, в които е необходимо обучение, и начините за подобряване на поддръжката.
Ограничения на ServiceDesk Plus:
- Той не е много гъвкав и някои потребители биха искали да имат възможност за по-голяма персонализация.
- Обслужването на клиенти може да бъде бавно, когато се нуждаете от помощ
Цени на ServiceDesk Plus:
- Стандартен: Започва от 10 USD/месец на техник
- Професионален: Започва от 21 $/месец на техник
- Enterprise: Започва от 50 $/месец на техник
Оценки и рецензии за ServiceDesk Plus:
- G2: 4. 2/5 (над 200 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (190+ отзива)
10. Howspace
Howspace е инструмент, който помага на екипите да си сътрудничат чрез процеси за управление на промените, подкрепени от AI функционалност.
Най-добрите функции на Howspace:
- Използвайте работното пространство, за да получите мнението на всички заинтересовани страни, преди да започне процесът на управление на промените.
- Super Chat позволява на много участници да обсъждат идеи едновременно, независимо къде се намират по света.
- Използвайте шаблони за процеси като мозъчна атака, планиране и управление на работния поток.
- Всички идеи на заинтересованите страни са централизирани на едно място, за да могат всички да ги видят.
- Интегрирайте го с други инструменти като MS Teams, Zapier, Miro whiteboards и Google Sheets.
Ограничения на пространството:
- Платформата за виртуални срещи все още не работи перфектно.
- Няма каталог с шаблони, така че можете лесно да видите какво е налично.
Цени на Howspace:
- Безплатно завинаги: За 20 потребители и три работни пространства
- Неограничен: 13 USD/месец на потребител за неограничени работни пространства
- Екип: 400 $/месец за 50 потребители
- Бизнес: 700 $/месец за 100 потребители
- По поръчка: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Howspace:
- G2: 4,9/5 (5 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (9 отзива)
Често задавани въпроси за софтуера за управление на промените
Какви са основните предимства на използването на софтуер за управление на промените?
Софтуерът за управление на промените предлага предимства като оптимизирани процеси на промяна, подобрено сътрудничество, по-добра видимост на промените, намалени прекъсвания и съответствие с регулаторните стандарти.
Как софтуерът за управление на промените улеснява комуникацията по време на процеса на управление на промените?
Софтуерът за управление на промените улеснява комуникацията чрез инструменти за сътрудничество, известия и предупреждения, актуализации в реално време, възлагане и проследяване на задачи, както и функции за отчитане и анализ.
Софтуерът за управление на промените подходящ ли е за всички видове организации?
Да, софтуерът за управление на промените е подходящ за организации от всички размери и индустрии. Той опростява сложните процеси, подобрява сътрудничеството, повишава ефективността, гарантира съответствие и е мащабируем и адаптируем, за да отговори на различни организационни нужди.
Най-добрите инструменти за управление на промените, които помагат за успешното осъществяване на организационните промени
В днешния бързо променящ се свят, компаниите трябва да се развиват непрекъснато, ако искат да останат конкурентоспособни, което означава да се справят с непрекъснатото управление на промените.
Макар че управлението на проекти може да се погрижи за практическата страна на управлението на промените, има и човешки елемент. Трябва да обмислите как ще включите екипа си и клиентите си в процеса на промяна.
Използването на готово софтуерно решение за управление на промените може да ви спести много време и усилия. Може да намерите такова, което отговаря на вашите нужди веднага, но ако не, много от тях са силно персонализируеми.
ClickUp предлага множество персонализирани шаблони, които отговарят на всички ваши нужди, лесни за използване и изключително ефективни. ?
Направете проучване, за да определите най-подходящия за вас софтуер за управление на промените, а след това го използвайте, за да управлявате промените безпроблемно, където е необходимо. Финансовите ви резултати ще ви бъдат благодарни.