Много съвременни компании застъпват плоска йерархия. И макар че това звучи почти като че ли няма такава, организациите и проектите винаги имат някаква йерархия.
Когато разкриете различните стилове и начини за структуриране на проекти, вие предотвратявате превръщането им в хаос. С подходящата структура за управление на проекти всеки в екипа ви – и екипите около вас – ще знае точно кой какво прави.
Така ще бъде много по-лесно да контролирате работата и да вземате най-добрите решения за проекта и, в крайна сметка, за бизнеса.
В тази статия ще научите какво определя структурата на управление на проекти и как да изберете такава. Но по-важното е, че ще ви дадем указания как лесно да създадете тези структури в ClickUp!
Продължавайте да четете!
За какво се използват структурите за управление на проекти?
Структурата за управление на проекти се използва за изясняване на йерархията и, съответно, на отчетните линии в даден проект. Структурата очертава функциите и правомощията на всеки участник в проекта за надзор и вземане на решения.
Тези организационни структури са представени под формата на диаграми. Тяхната стойност се състои в това, че служат като референция, към която членовете на екипа могат да се връщат по време на изпълнението на проекта.
В края на краищата, с отлива и теку чеството на служители, структурите за управление на проекти се променят. Същото може да се случи и по време на празници, както и когато наемате много нови работници.
Но проектът може да е току-що започнал, което изисква дефиниране на неговата организационна структура. Или може да е толкова стар, че организационната му структура се е променила с времето.
По-бързо и по-удобно е да проверите диаграма в достъпно хранилище, отколкото да тормозите (понякога различни) колеги, питайки с кого да говорите, за да решите спешен въпрос.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ ИЛИ ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА НА ПРОЕКТА? Някои наричат тези структури „организационни структури на проекта“, а не „структури за управление на проекти“. Това е така, защото те представляват организацията на хората около даден проект. И в зависимост от структурата, стилът на координиране и управление на работата и комуникацията на екипа по проекта се променя.
Въпреки това, всяка структура за управление на проекти служи като основа за:
- Ясна комуникация: Координирайте всички членове на екипа преди и по време на проекта относно очаквания принос на всеки един от тях, за да сведете до минимум конфликтите.
- Ефективно сътрудничество в екипа: ясно определени роли, отговорности и връзки между тях
- Оптимизиране на работните процеси : Персоналът, технологичните системи и материалите в рамките на проектите и между тях са ясно определени.
- Премахване на възможни пречки: Те могат да съществуват поради прекомерно или недостатъчно разпределение на ресурсите и натоварването с работа.
И всички горепосочени характеристики са по някакъв начин принципи на управление на проекти.
Различни видове организационни структури на проекти
Нека разгледаме трите основни типа структури за управление на проекти. Всяка от тях има различна конфигурация на ролите на членовете на екипа в рамките на проектите и компанията.
Това определя отговорностите и правомощията на всеки индивид в контекста на даден проект или компания. Имайте предвид, че ще ви покажем шаблони, които може да се наложи да адаптирате към вашата реалност.
Но междувременно проверете разликите между типовете структури на тези нива:
- Ролята на проектния мениджър
- Координацията на работата и хората, която е вертикална или хоризонтална
- Линейни срещу щатни позиции, като се има предвид, че линейната позиция представлява член на екипа, пряко ангажиран с продукта. Щатната позиция представлява човек, който подкрепя работата на тези на линейни позиции, без да се ангажира пряко с продукта.
- Линейната позиция представлява член на екипа, който е пряко ангажиран с продукта.
- Служебната позиция представлява човек, който подкрепя работата на тези, които заемат линейни позиции, без да се ангажира пряко с продукта.
- Концентрацията на вземането на решения, което е или в ръцете на няколко членове на екипа, или разпределено в цялата компания.
- Линейната позиция представлява член на екипа, който е пряко ангажиран с продукта.
- Служебната позиция представлява човек, който подкрепя работата на тези, които заемат линейни позиции, без да се ангажира пряко с продукта.
Функционална организационна структура
Функционалната организационна структура за управление на проекти организира членовете на персонала в отдели. Всеки един от тези отдели представлява функционална област в рамките на компанията, като например човешки ресурси, финанси или маркетинг.
Функционалният мениджър отговаря за всеки един от отделите. А изпълнителният директор контролира тяхната работа.
Функционалните мениджъри са органите, които вземат решения и координират проектите хоризонтално. За всеки проект те подбират членове на екипа от персонала на съответния отдел. Тези членове на екипа съчетават своите отговорности в рамките на отдела – например обработката на заплатите – с работата по проекта.
Препоръчва се за: Мултифункционални проекти, които персоналът може да съчетава с отговорностите си в отдела.
Проектна организационна структура
В организационната структура на управлението на проекти, най-големите подразделения на хората в компанията са проекти (а не отдели). По същия начин координацията на работата е ориентирана към проектите, т.е. вертикална.
Освен това, правомощията за надзор на работата принадлежат на проектните мениджъри – по един за всеки проект. Те разпределят членовете на екипа по проекти, което означава, че тези членове са посветени на проектите (а не на отделите).
Препоръчва се за: Малки агенции и млади стартиращи компании
Матрична организационна структура
Матричната структура е мрежа, в която членовете на проектния екип имат две йерархични линии. Има различни варианти на тази структура, които включват:
Слаба структура
На пръв поглед тази матрична организационна структура за управление на проекти изглежда същата като функционалната организационна структура. Но има разлика: в тази матрична структура членовете на екипа координират работата по проекта между отделните отдели (вместо функционален мениджър).
Балансирана структура
Балансираните матрични структури не разполагат с проектни мениджъри на пълно работно време. Вместо това, проектният мениджър е и член на персонала и натрупва работа в отдела с отговорностите на координатор на проекта на непълно работно време. Освен това, функционалният мениджър все още е този, който взема решения относно бюджетите на проектите, разпределението на ресурсите и други аспекти.
Силна структура
Силната матрична структура включва специален отдел, посветен изцяло на управлението на проекти. Членовете на този отдел са пълноценни, мултифункционални мениджъри на проекти (ръководени от функционален мениджър).
Ръководител на отдела за управление на проекти е мениджърът на всички проектни мениджъри. Всеки проектен мениджър има власт над собствените си проекти.
Как да изберете най-подходящата организационна структура за вашия екип
Не знаете коя организационна структура за управление на проекти е най-подходяща за вас? Няма проблем! Ето няколко съображения и насоки, които ще ви помогнат да разберете:
Анализирайте ограниченията си за разпределение на ресурсите
Когато обмисляте ограниченията на ресурсите си, помислете за персонала и труда, но също така е добре да оцените ресурси като софтуер, инструменти и други разходи на екипа.
Вашият бюджет за наемане на персонал влияе върху разпределението на човешките ресурси. Той определя и функциите, които всеки служител поема. Освен това бюджетът влияе върху времето, с което разполага всеки член на екипа за работа по проекта.
- Функционалната организационна структура е подходяща за персонал, който трябва да съчетава работата по проекти с отговорностите си в отдела.
- В слабите матрични структури членовете на екипа координират проекта успоредно с работата на отдела.
- Структурите с балансирана матрица изискват от някои членове на персонала да съчетават координацията на проекти с работата в отдела.
- Проектните структури изискват да планирате да имате проектен мениджър, който да се занимава само с надзора на работата по проекта.
- Силните матрични структури изискват достатъчен бюджет за проектен мениджър на пълно работно време и отдел за управление на проекти с отделен ръководител.
Осъзнайте каква власт се изисква от вашите проектни мениджъри
Това е тяхната автономност при вземането на решения, която до голяма степен зависи от избраната от вас структура за управление на проекти. Но правомощията за вземане на решения зависят и от наличието на функционални мениджъри в допълнение към проектния мениджър.
Освен това организационната структура на проекта оказва влияние върху комуникацията между персонала и проектните мениджъри. С други думи, тя определя йерархията в рамките на проектите.
- В балансирана матрична структура проектният мениджър не взема решения относно бюджета или наемането на персонал.
- Проектният мениджър в проектни структури не споделя властта в проектите.
- Матричните структури изискват членовете на проектния екип да се отчитат както пред проектния, така и пред функционалния мениджър.
Оценете размера и сложността на вашите проекти
Когато проектът е по-малко сложен или по-малък, проектният мениджър може да има и други функции освен координирането на работата по проекта. Той може да съчетава координирането на проекта с работата по проекта и/или отдела.
По-малките проекти работят най-добре с функционални, слабоматрични и балансирани матрични структури.
От друга страна, по-големите или по-сложни проекти се вписват в организационни структури с проектни мениджъри, които не извършват работа в отдел или по проект. Организационната структура, която работи най-добре в този случай, включва проектни и силно матрични структури.
Оценете зрелостта на вашата компания
Ако дадена организация все още не е узряла, може да няма отдели. А това означава, че задълженията на отделите са остатъчни, така че персоналът се посвещава на работата по проекти почти през цялото време. Това работи най-добре за млади стартиращи компании.
5 примера и шаблони за структури за управление на проекти за различни екипи
След като изберете организационна структура за управление на проекти, може да се наложи да я персонализирате за вашия екип. Но ние сме една крачка напред и имаме няколко примера, които ще ви спестят време. Разгледайте петте различни примера за структури за управление на проекти, с които може да се сблъскате:
1. Структура за управление на проекти на маркетинговия екип
Този прост пример за организационна структура се отнася за екипите за съдържателен маркетинг. В примера блог мениджърът е проектен мениджър. Блоговете са задачи в проекта, а членовете на екипа са стратезите по съдържанието, авторите на блогове и илюстраторите, участващи в създаването на публикации.
Илюстраторите се отчитат не само пред мениджъра на блога, но и пред креативния мениджър. Последният взема решенията относно бюджета и разпределението на илюстраторите и другите креативни позиции към проекта на блога и други проекти, като например кампании в социалните медии.
Обикновено мениджърът на блога, а понякога и креативният мениджър, се отчитат пред директора по съдържанието (или креативния директор). А този директор се отчита пред вицепрезидента по маркетинг или главния маркетинг директор.
2. Структура за управление на проекти на дизайнерския екип
Една организационна структура може да работи по-добре за един екип, отколкото за друг – ето защо функционалната организационна структура е важна за дизайнерските екипи. Но ние ви показахме само една от възможностите, която включва дизайнерски ръководител сред членовете на проектния екип.
В този пример за структура всеки проектен мениджър ръководи проектен екип. Координатор на проектните мениджъри е продуктовият мениджър, който определя пътната карта за всички проекти, свързани с даден продукт.
Проектният екип 1 разработва уебсайта. Екип 2 създава дизайнерските компоненти, които се появяват на уебсайта. А екип 3 създава софтуерните компоненти, които компютърният програмист от екип 1 използва.
Това означава, че екипите могат да бъдат мултидисциплинарни, но да имат свой собствен визуален дизайнер. Но след това ръководител на дизайна координира работата на тези дизайнери, така че тя да съответства на едни и същи насоки за дизайн.
3. Структура за управление на проекти на екипа по продажбите
Често се случва продажбените екипи и проекти да се организират географски, тъй като директорът по продажбите често ръководи няколко регионални мениджъри по продажбите, а всеки от последните ръководи мениджърите по продажбите в района.
В зависимост от големината на района, всеки районен мениджър по продажбите координира работата на един или повече екипа от търговски представители. Целта на всеки екип е да разшири клиентската база и да увеличи приходите в съответния район.
4. Структура за управление на проекти на екипа по човешки ресурси
За екипите по човешки ресурси проектът се състои от голяма или сложна работа в областта на човешките ресурси, която изисква надзор от страна на проектен мениджър. Примери за такива проекти са създаването на програма за въвеждане на нови служители, наръчник или разработване на програма за прекратяване на трудовите правоотношения.
Конфигурация на отдел „Човешки ресурси“ с директор по човешките ресурси, който супервизира мениджър по човешките ресурси, може да бъде функционална организационна структура, използвана в бизнеса. Понякога мениджърите по човешките ресурси отговарят за собствените си екипи, организирани според естеството на тяхната работа – набиране на персонал, възнаграждения, социални придобивки, обучение и развитие (L&D).
Например, за да разработи обучителен курс за новопостъпили служители, инструкторът може да поеме ролята на проектен мениджър, освен да разработи самия курс. Той ще разчита на съдействието на членовете на другите два екипа за създаването на курса, при условие че последните ще продължат да изпълняват своите текущи задължения, като провеждане на интервюта или обработка на заплатите.
Бонус: Софтуер за наръчник на служителите!
5. Структура за управление на проекти на строителния екип
Строителните екипи могат да имат доста сложни проектни структури. И за да създадете структура, трябва да разберете какво означава всяка роля в рамките на един строителен проект:
- Старшият проектен мениджър контролира работата на проектните мениджъри и супервайзорите.
- Проектните мениджъри остават в офиса, планират целите на проекта заедно с старшия мениджър и гарантират, че екипът ще постигне тези цели. Те супервизират както супервайзорите – поне един на проект, така и проектните администратори – обикновено един на проект, ако проектът е достатъчно голям.
- Надзорниците са мениджъри на строителната площадка, отговорни за определянето на графиците и надзора на главния бригадир.
- Генералният бригадир – по един на всеки строителен обект – контролира бригадирите и изпълнението на работата от всички останали работници на място, като дърводелци, бояджии, специалисти по гипсокартон, електротехници и водопроводчици.
- Администраторите на проекти се грижат за цялата документация, необходима за гладкото протичане на проекта. Това може да бъде, например, изискване и проследяване на плащания към доставчици и подизпълнители.
Как да създадете организационна структура в ClickUp
Двата най-лесни начина за създаване на структура за управление на проекти в ClickUp са чрез нашите функции ClickUp Mind Map и ClickUp Whiteboards.
Използване на ClickUp Mind Maps за дефиниране на проектни структури
Първо, какво е мисловна карта? В контекста на тази статия мисловната карта е визуално представяне на вътрешната структура на вашата организация.
Това е диаграма, която изобразява взаимоотношенията и разпределението на правомощията между членовете на екипа, мениджърите и другите ръководители. Можете да я използвате, за да планирате и организирате проекта си и да запознаете заинтересованите страни със структурата на управление на проекта.
Сега в ClickUp можете да създадете свободна мисловна карта в изглед „Мисловна карта“ или на бяла дъска. В първия случай добавете изглед „Мисловна карта“ към работното си пространство в ClickUp. Във втория случай добавете мисловна карта към бяла дъска.
Забележка: Можете да преобразувате елементите на мисловното карта в задачи в ClickUp. Но ако работите с мисловното карта за първи път, ви препоръчваме да изберете празния режим (вместо режима на задачите).
Нека разгледаме стъпките, които трябва да следвате, за да създадете мисловна карта в режим на мисловна карта или на бяла дъска.
Стъпка 1: Определете най-висшата инстанция
Тъй като мисловните карти са йерархични структури, започнете с представянето на най-високата позиция на власт във вашия проект. Тази позиция е коренният възел в диаграмата.
Стъпка 2: Представете първото ниво на подвъзли
В зависимост от типа на организационната структура на проекта, която сте избрали, начертайте подвъзлите на кореновия възел. Те могат да бъдат функционални мениджъри, проектни мениджъри или мениджъри на проектни мениджъри. Ако е полезно, наименувайте всяка позиция с името на съответното лице.
Стъпка 3: Разклонени подвъзли
В този момент, в зависимост от структурата на управление на проекти, изпълнете едно от следните действия:
- Добавете членове на персонала и проектни мениджъри към функционалните отдели, като ги отделете от функционалните мениджъри.
- Добавете членове на персонала към проектните екипи, като ги отделяте от проектните мениджъри.
А ако имате отдел за управление на проекти, добавете проектни мениджъри към този отдел, като ги отделите от мениджъра на проектните мениджъри.
Стъпка 4: Изтъкнете проектните екипи
Ограничете всеки проектен екип. Можете да го направите, например, като използвате различни цветове за отделните проектни екипи. Има и други начини в Whiteboards да обозначите с форми или цветове.
Стъпка 5: Маркирайте проектните мениджъри
Отбележете проектните мениджъри на пълно и непълно работно време. Например, маркирайте възлите със символи, за да направите това разграничение.
Искате по-бърз начин да започнете? Използвайте шаблона Simple Mind Map на ClickUp, за да създадете структура за управление на проекти.
А ако не сте сигурни дали ClickUp е подходящият инструмент за създаване на мисловни карти, прочетете нашата статия за най-добрите софтуерни опции за мисловни карти, налични на пазара!
Използване на ClickUp Whiteboards за дефиниране на проектни структури
Белите дъски са особено подходящи за дистанционно сътрудничество в реално време с мениджъри и други ръководители при определяне на структура за управление на проекти.
Стъпките за създаване на мисловни карти все още важат за проектирането на организационни структури на бели дъски. Вместо да създавате мисловна карта на бяла дъска, можете да разнообразите структурите си с други визуални елементи и ограничения за диаграми.
В ClickUp Whiteboards можете да рисувате фигури и да ги свързвате с конектори. Можете също да добавяте лепящи се бележки и текст към структурите за управление на проекти и да качвате файлове с изображения, като например снимки или символи, за да разграничавате позициите.
Съвет от професионалист: Използвайте шаблона „Въведение в белите дъски“ на ClickUp, за да започнете.
Мисли, които трябва да имате предвид
Когато изберете най-подходящата организационна структура за вашия проект, вие оптимизирате таланта и ресурсите. И поставяте основите за ефективно управление на работния процес и високопроизводителни екипи.
Защото без тези два компонента – ясни цели на проекта и визия – няма как да постигнете желаните резултати и качество.
Свържете се с нас! Ние ще ви помогнем да създадете структура за управление на проекти, която ще има най-добър ефект върху вашите проекти.