Създаването на наръчник за служителите е задължително за всеки бизнес.
Той служи като отправна точка както за работодателите, така и за служителите, като помага да се гарантира, че всички разбират своите права, отговорности и очаквания на работното място. Ефективният наръчник за служители трябва да бъде изчерпателен, но и кратък, и да обхваща теми като приемливо поведение, процедури за безопасност, насоки за компенсации и политики за отпуски.
Макар че тези документи са от решаващо значение за управлението на бизнеса, може да е трудно да се определи какво трябва да включват и откъде да се започне. За щастие за вас, ние вече сме свършили цялата тежка работа.
В тази публикация ще обсъдим какво представлява шаблонът за наръчник за служители и какво го прави добър. След това ще споделим 10-те ни любими шаблона за наръчник за служители, за да можете веднага да започнете да създавате свой собствен.
Какво е шаблон за наръчник за служители?
Преди да говорим за шаблоните, нека се уверим, че сме на едно мнение за това какво представлява наръчникът за служители.
Наръчниците за служители са документи, които предоставят на служителите важна информация за политиките и процедурите на организацията, както и за техните права и отговорности на работното място.
Те служат като ръководства за всички служители, за да разберат ролята си в работата и да спазват правилата на компанията, като обхващат теми като организационна структура, стандартни оперативни процедури, кодекс за поведение, отпуск, болнични и други придобивки за служителите, дисциплинарни процедури и др.
Ефективният наръчник за служители е от съществено значение за създаването на здравословна и продуктивна работна среда, тъй като помага да се определят очакванията, да се изгради доверие между служителите и техните работодатели, да се осигури яснота относно ролите и отговорностите, да се изгради култура на уважение и да се гарантира спазването на съответните закони. Служителите трябва да бъдат запознати със съдържанието на наръчника в началото на своето наемане, за да се гарантира, че разбират политиките и процедурите на компанията, а всякакви промени трябва да се съобщават незабавно, за да се избегне объркване.
С изчерпателен и актуален наръчник за служителите, фирмите могат да гарантират, че техните служители се чувстват информирани и уважавани, докато работят заедно за постигане на успех.
Създаването на наръчник за служителите с помощта на шаблон е най-лесният начин да започнете.
Шаблоните са просто предварително изготвени пътни карти, които очертават какво трябва да включва наръчникът за служителите ви. Шаблонът обикновено има раздели като организационна структура, управление на производителността, планове за възнаграждения, политика за социални придобивки, протоколи за безопасност и дисциплинарни процедури. Освен това, той може да бъде персонализиран, за да включва информация, специфична за всеки бизнес, като мисия и ценности, насоки за обслужване на клиенти и инициативи за разнообразие.
Какво прави един добър шаблон за наръчник за служители?
Добрият шаблон за наръчник за служители е изчерпателен, лесен за разбиране и съответства на културата и ценностите на вашата компания. Ето някои основни характеристики на добрия шаблон:
- Подробно: Един добър шаблон трябва да включва всички раздели, които са от съществено значение за наръчника за служители. Винаги можете да премахнете разделите, които не се отнасят за вашия бизнес, но е по-добре да имате шаблон, който е прекалено подробен, отколкото такъв, в който липсва важна информация.
- Настройваеми: Добрият шаблон за наръчник за служители трябва да е настройваем, като ви позволява да добавяте или премахвате политики според вашите конкретни нужди. Той трябва също така да ви позволява да адаптирате езика и тона, за да съответстват на културата и ценностите на вашата компания, и да е лесен за актуализиране, за да гарантирате, че остава точен и съответстващ.
- Достъпност: Добрият шаблон за наръчник трябва да води до краен продукт, който е лесно достъпен за всички служители, както в офиса, така и дистанционно. Той трябва да е наличен както в печатен, така и в цифров формат, и да е лесен за достъп и навигация.
- Последователност: Добрият шаблон трябва да бъде последователен по отношение на форматиране, дизайн, език и тон. Това помага да се гарантира, че всички служители получават една и съща информация и че няма объркване или недоразумения.
Когато избирате шаблон, имайте предвид следните съображения. В крайна сметка, вие искате да изберете шаблона, който най-добре отговаря на нуждите на вашия бизнес и служители, в формат, който е подходящ за вашия персонал.
10 шаблона за наръчник за служители в Word и ClickUp
Събрахме десет от любимите ни шаблони за наръчници за служители, за да ви помогнем да създадете бързо и лесно изчерпателен, добре написан и съответстващ на законовите изисквания наръчник. Тези шаблони ще ви спестят усилия и време, като същевременно гарантират, че вашите служители разполагат с цялата информация, от която се нуждаят, за да успеят в работата си.
1. Шаблон за напреднали за наръчник за служители на ClickUp
Понякога наръчникът за служители на високо ниво, фокусиран само върху най-важната информация, не е достатъчен. Ако вашата компания се нуждае от по-изчерпателен наръчник, който да обхваща всичко, шаблоните за наръчник за служители на ClickUp са точно за вас.
Този шаблон за наръчник за служители включва:
- Подробно ръководство за начало , което определя всяка секция и предлага съвети и ресурси за събиране и написване на информацията11 секции с информация, включително секции за назначаване, култура, политики на работното място (като дрескод, платен отпуск и конфликти на интереси), за вашата компания, политики за дистанционна работа, стандартен кодекс за поведение, бизнес практики, политики за присъствие, оценки на представянето, фирмени придобивки и процедури за напускане.
Този шаблон е проектиран с оглед на потребителското преживяване и предоставя почти всичко, което един нов служител би искал (или се нуждае) да знае за вашата компания, от първия до последния си работен ден.
2. Шаблон за наръчник за служители на ClickUp
Не правете грешката да съставите скучен наръчник. Не е тайна, че основните наръчници за служители могат да бъдат скучни и новите ви служители бързо ще загубят интерес. Вместо това, нашият шаблон за наръчник за служители на ClickUp ви показва как да придадете индивидуалност на наръчника си и да го направите забавен, като използвате графики, емотикони или дори GIF файлове.
Този шаблон за наръчник за служители включва:
- 8 раздела с информация, включително историята на компанията, стандартите за поведение, политиките за комуникация, социалните придобивки и здравната застраховка, политиките за екипа, политиките за офиса, политиките за възнаграждения и оценка на представянето, както и политиките за прекратяване на трудовите правоотношения Напълно персонализируем цифров макет, който може да бъде актуализиран и допълван по всяко време Съвети и предложения как да направите наръчника си по-забавен и интересен за четене от служителите.
Не забравяйте, че наръчникът за служители е чудесен начин да съобщите важна информация и политики на членовете на екипа си. Затова отделете малко време, за да го направите уникален и интересен, и новите ви служители ще ви бъдат благодарни за това!
3. Шаблон за корпоративна култура на ClickUp
Корпоративната култура е начинът, по който вашият бизнес и неговите служители действат и се държат.
Това е начинът, по който служителите се отнасят един към друг, моралните ценности, които ценят, и решенията, които вземат. Ако искате да създадете силна фирмена култура, шаблонът за фирмена култура на ClickUp може да ви бъде полезен. Тези страници предоставят насоки и вдъхновение за изграждането на вашата бизнес идентичност.
Този шаблон за фирмена култура включва:
- 4 основни раздела с 12 подраздела , които описват подробно кои сте като компания (включително история, екип, награди и медийно присъствие), вашата мисия, ценности и обещание на марката, ценностите и стратегическите императиви на вашата компания, както и решенията и услугите, които предлагате.
Използвайте този шаблон, за да напишете раздела за корпоративната култура в по-обширния наръчник за служителите или го оставете като самостоятелно ръководство.
4. Шаблон за наръчник за служители и политики на ClickUp
Ако се нуждаете от по-професионален наръчник, който се фокусира главно върху политиките за наемане на работа, процедурите, управленските структури и кодекса за поведение на вашата компания, обмислете шаблона на ClickUp за наръчници, политики и процедури за служители .
Този шаблон за наръчник за служители включва:
- 17 раздела с информация, включително приветствено писмо, описание на „идеалния член на екипа“, информация за назначаване на работа, раздел за корпоративната култура, отговори на въпроси, политики на работното място, всичко за вашата компания, политика за дистанционна работа, как работим, политика за присъствие, план за действие при извънредни ситуации, стандартен кодекс за поведение, бизнес практики, политики и процедури, оценки на представянето, бонуси на компанията и практики при напускане.
- Персонализирана корица , за да можете лесно да отпечатате или запазите наръчника в PDF формат.
- Табло на началната страница, което показва всички подстраници и ви дава възможност да назначите собственици и сътрудници за всяка секция.
Този шаблон е разделен на 4 основни раздела (Всичко за нас, Как работим, Стандартен кодекс за поведение и Политики и процедури) с подраздели във всеки от тях, за да се гарантира, че няма пропуснати политики.
5. Шаблон за наръчник за служители на ClickUp
Ако стартирате бизнес, но все още нямате наръчник за обучение на служителите, трябва да създадете такъв. И този шаблон за наръчник за служители от ClickUp е идеалното място да започнете. Попълнете този шаблон, за да покажете на служителите си как да успеят и да се развиват в ролята си.
Този шаблон за наръчник за служители включва:
- Начален наръчник , който обяснява какво е наръчник за служители, защо е полезно да имате такъв и как да използвате шаблона за наръчник за служители на ClickUp.
- 2 основни раздела с 19 подраздела включително информация за вашата компания, подробности за конкретната роля на служителя и политики и процедури като отчитане на работното време, право на извънреден труд, дни за изплащане на заплати, почивки, удръжки от заплатата, графици, социални придобивки, празници, отпуски, дисциплинарни мерки, ограничения във връзка с COVID, хигиена и безопасност.
- Бележки, подсказки за писане, насочващи въпроси и съвети във всяка секция, които да ви помогнат при създаването на наръчника и да ви подскажат какво да напишете.
Имайте предвид, че наръчниците за служители и ръководствата за служители не са едно и също нещо. Макар и двата документа да предоставят важна информация за служителите, ръководството за служители обхваща общите политики и очаквания на компанията, докато наръчникът за служители се фокусира върху конкретни процедури и задачи за определена длъжност или отдел.
6. Шаблон за наръчник за човешки ресурси на ClickUp
Някои шаблони за наръчник за служители може да включват раздел за наръчника за човешки ресурси, но в определени ситуации може да искате да запазите двата документа отделно. В такива случаи използвайте шаблона за наръчник за човешки ресурси на ClickUp.
Наръчниците за човешки ресурси могат да бъдат в два вида. Те са или наръчници за отдела, с информация за екипа, целите на екипа по човешки ресурси, политиките, процедурите и очакванията, или наръчници за всичко, свързано с човешките ресурси, които цялата компания може да използва за справка.
Нашият шаблон е предназначен за създаване на наръчник, който обхваща всички аспекти на човешките ресурси. Наръчниците за човешки ресурси обикновено обхващат трудовото право, трудовите договори по взаимно съгласие и информация за равните възможности за заетост, информация за спазването на нормативните изисквания, като обезщетения за работници, класификация на пълно работно време и непълно работно време, политики за борба с тормоза и дискриминацията, както и специфични за компанията политики за отпуски, като задължения на съдебен заседател, платен отпуск, отпуск по повод смърт в семейството и закон за отпуск по семейни причини (FMLA).
Този шаблон за наръчник за човешки ресурси включва:
- 3 основни раздела с 12 подраздела, обхващащи мисията и ценностите на компанията, информация за компанията като история, услуги, структура, ръководство и култура, както и политики на човешките ресурси, свързани с назначаване и напускане, поведение на работното място, присъствие и бонуси на компанията.
Възможно е да има известно припокриване между наръчника за служителите и наръчниците за човешките ресурси, например в разделите с информация за компанията или основните ценности. Няма проблем! Повтарянето на същото послание в няколко документа гарантира, че всички ваши политики и послания са съгласувани.
7. Шаблон за оперативно споразумение на ClickUp
Стартирате своя собствена компания с ограничена отговорност (LLC)? Ще ви е необходимо оперативно споразумение, за да спазите закона, а шаблонът за оперативно споразумение на ClickUp може да ви помогне да започнете.
Оперативното споразумение е важен правен документ, който потвърждава организационната структура на бизнеса, структурата на собствеността, задълженията на членовете, стандартните оперативни процедури и др. За собствениците на фирми, които оперират като LLC, този документ е от съществено значение и се изисква в повечето страни при учредяването на вашата компания.
Този шаблон за оперативно споразумение включва:
- 11 раздела с информация за компанията включително информация за организацията, дефиниции, капитал и финансиране, разпределение на нетните приходи и загуби, разпределения, разходи на компанията, правомощия и отговорности на членовете, прехвърляне на дялове на членовете, записи, одити и отчети, разпускане и прекратяване на компанията, както и раздел „Разнообразни“.
- Правни формулировки, съответстващи на типичните договори във всяка секция, които ви предоставят базов договор, от който да започнете работа.
Имайте предвид, че макар това да е чудесен шаблон, с който да започнете работа по оперативното споразумение на вашата LLC, винаги когато използвате документ за юридически цели, трябва да се консултирате с вашия бизнес адвокат, преди да го подадете.
8. Шаблон за меморандум за политиката на ClickUp
Възможността да комуникирате ефективно промените в политиките на вашите служители е от жизненоважно значение за успеха на вашия бизнес. Шаблонът за меморандум за политиките на ClickUp ви помага да разработите последователен формат и организация за меморандумите за политиките, за да сте сигурни, че всички членове на вашия екип са информирани и в крак с последните промени.
Този шаблон за меморандум за политиката включва:
- Въвеждащо ръководство, което обяснява какво е меморандум за политиката, какво прави меморандума ефективен и кои раздели трябва да включва меморандумът (т.е. заглавие, резюме, контекст, препоръки и призив за действие).
- Допълнителни съвети и ресурси, които ще ви помогнат да попълните информацията във всяка секция и да научите повече за изготвянето на ефективни меморандуми.
Използването на този прост шаблон за меморандум за политиката помага да се гарантира, че всички ваши служители разбират очакванията и правилата на вашата компания.
Бонус: Разгледайте 10 безплатни шаблона за бележки в Word и ClickUp
9. ClickUp Дневен отчет за дейността на служителите
Управлението на производителността на служителите е ключов аспект от управлението на компанията, а един от начините да го контролирате е чрез водене на ежедневен отчет за дейността. Тук на помощ идва шаблона за ежедневен отчет за дейността на служителите на ClickUp. Той е като мини ежедневен отчет за производителността на всеки член от екипа ви.
Този шаблон за дневен отчет за дейността на служителите включва:
- 3 основни раздела , които служителите да попълват ежедневно, включително постижения (завършени проекти и колко време е отнел всеки от тях), текущи дейности (проекти, които все още са в процес на изпълнение) и предстоящи дейности (приоритети за следващите дни или седмица, както и всякаква помощ, от която се нуждаете).
Този шаблон предоставя ценна информация за ежедневните работни навици на вашия екип. Използвайте го, за да идентифицирате успехите, трудностите и областите за подобрение, като същевременно всички са на една и съща страница.
10. Шаблон на Microsoft за наръчник за служители от TemplateLab
Макар че ние предпочитаме широката гама от примери и шаблони за наръчници за служители на ClickUp, знаем, че понякога вашата организация изисква да използвате инструменти от конкретна компания или пакет.
Потребителите на Microsoft могат да използват шаблона за наръчник за служители на Template Lab, за да създадат бързо наръчник за служители. Този пример за наръчник за служители очертава раздели за политики, свързани с теми като технологии, социални придобивки, здравно осигуряване и др.
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение.
Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен. Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно преобразуване на разговорите в задачи, така че вашият екип да може да действа бързо и да остане съгласуван.
Как да напишете наръчници за служители
Сега, когато имате няколко шаблона за наръчник за служители, от които да избирате, е време да започнете да пишете свой собствен. Но откъде да започнете? Ето някои съвети и най-добри практики за създаване на изчерпателен и ефективен наръчник за служители:
1. Започнете с основите
Първата стъпка при изготвянето на наръчник за служителите е да съберете цялата необходима информация за вашата компания и нейните политики. Това включва мисията и ценностите на вашата компания, организационната структура, социалните придобивки на служителите, здравната застраховка, стандартния кодекс за поведение и важна правна информация. Не забравяйте да се консултирате с съответните отдели (ЧР, правния отдел и др.), за да гарантирате точността на информацията.
2. Следвайте шаблона
Както споменахме по-рано, използването на шаблон за наръчник за служители може да ви спести време и усилия при създаването на собствен документ. Шаблоните осигуряват структура и организация на наръчника ви, което улеснява включването на цялата необходима информация.
3. Бъдете ясни и кратки
Наръчникът за служителите трябва да е лесен за четене и разбиране за всички служители. Използвайте ясен език и избягвайте жаргон или технически термини, които може да не са познати на всички. Освен това, всяка секция от политиката трябва да е кратка и точна.
4. Включете визуални елементи и примери
Добавянето на подходящи изображения, диаграми или таблици може да направи наръчника за служителите по-интересен и по-лесен за обработка. Освен това, включването на примери или сценарии от реалния живот може да помогне на служителите да разберат по-добре политиките и как те се прилагат в различни ситуации.
5. Поддържайте го актуален
С разрастването и развитието на вашата компания трябва да се развива и наръчникът за служителите. Не забравяйте да преглеждате и актуализирате наръчника си редовно, за да сте сигурни, че той отразява вашите текущи политики и процедури. Това ще ви помогне да избегнете евентуални правни проблеми.
6. Направете го достъпен
Наръчникът за служителите е ресурс за всички служители, затова се уверете, че е лесно достъпен за тях. Помислете за създаване на дигитална версия, достъпна на фирмените устройства или чрез защитен онлайн портал.
7. Консултирайте се с юридически и HR специалисти
Както бе споменато по-рано, важно е наръчникът за служителите да бъде прегледан от съответните отдели, по-специално от отдел „Човешки ресурси“ и правния отдел. Това ще помогне да се гарантира, че всички политики са в съответствие със законите и разпоредбите в областта на трудовото право.
Раздели, които да включите в наръчника за служителите
Въпреки че всяка компания може да има специфични политики и процедури, уникални за нейната организация, има някои общи раздели, които трябва да бъдат включени във всеки наръчник за служители. Те включват:
1. Празници на компанията
Наръчникът за служителите трябва да съдържа изчерпателен списък на признатите празници в компанията. В него трябва да се посочи дали се очаква служителите да работят по време на тези празници и, ако да, на какъв вид компенсация или почивен ден имат право.
2. Здравна застраховка
Опишете подробно здравната застраховка на вашата компания, включително обхвата на покритието, опциите, които са на разположение на служителите, техния принос и процеса за получаване на обезщетения. В тази секция трябва да се обясни и как служителите могат да добавят зависими лица, както и последствията от евентуални промени в трудовия им статус върху обезщетенията им.
3. Политика за отсъствие по болест
Очертайте политиката на вашата компания относно отпуските по болест, включително колко дни са разрешени, процеса за уведомяване за отсъствие по болест и необходимата документация. Политиката трябва да обхваща и дългосрочните заболявания и подкрепата, която компанията може да предостави в такива случаи. Посочете всички приложими закони или разпоредби, регулиращи отпуските по болест, и уточнете дали те са платени или неплатени.
4. Отпуск и почивни дни
Обяснете политиката на компанията си относно отпуските и почивните дни, включително колко дни годишен отпуск имат право да ползват служителите, процеса за подаване на заявление за отпуск и евентуалните ограничения. Можете да включите и информация за други видове отпуски, като отпуск по повод смърт в семейството или отпуск по семейни причини.
5. Кодекс за поведение
Тази секция задава тон на поведението и очакванията на работното място. Тя трябва да обхваща теми като дрескод, професионализъм, политики за борба с дискриминацията, процедури за разрешаване на конфликти и други правила или разпоредби, специфични за компанията.
6. Оценки на представянето
Обяснете процеса на оценяване на работата в компанията и как служителите могат да очакват да получат обратна връзка за работата си. Тази секция може да включва и информация за повишения, увеличения на заплатите и бонуси.
7. Политика за прекратяване на трудовите правоотношения
Макар и да не е приятно да се мисли за това, важно е да очертаете политиката на вашата компания по отношение на уволненията. Тази секция трябва да обхваща причините за уволнение, процеса на уволнение и всички приложими закони или разпоредби, регулиращи уволненията на служители.
8. Споразумение за неразкриване на информация (NDA)
Ако вашата компания борави с чувствителна информация или поверителни данни, може да искате да включите споразумение за неразкриване в наръчника за служителите. Този правно обвързващ документ очертава очакванията за поверителност към служителите и последствията при нарушаването им.
9. Потвърждение за получаване
Като последна стъпка, помолете служителите да подпишат потвърждение за получаване, за да потвърдят, че са получили и прочели наръчника за служители. Това може да послужи като доказателство, че служителите са били запознати с политиките, описани в наръчника, в случай на спорове.
10. Информация за служители, които не са освободени от задължения
Ако вашата компания има служители, които не са освободени от задължения (на почасова заплата), е важно да информирате служителите за политиките за извънреден труд, почивките за хранене и почивките за отдих, както и за всички други правила, които могат да се отнасят за тях. Това ще ви помогне да гарантирате спазването на трудовото законодателство.
Кой има полза от използването на шаблон за наръчник за служители?
Мениджъри: Наръчникът за служители предоставя на мениджърите ясна структура и насоки за управление на екипа им. Той също така спомага за осигуряване на последователност в политиките и процедурите в цялата организация. Ето няколко шаблона, които могат да бъдат полезни за мениджърите:
Малки предприятия: Малките предприятия често не разполагат с ресурсите за създаване на обширни политики и процедури в областта на човешките ресурси. Шаблонът за наръчник за служители може да предостави рамка на собствениците на малки предприятия, за да създадат свой собствен наръчник, без да се налага да започват от нулата. Ето няколко шаблона, които могат да бъдат полезни за малките предприятия:
Оптимизирайте наръчника за служителите си още днес
Макар че създаването на наръчник за служителите може да не е любимата ви задача като собственик на бизнес или специалист по човешки ресурси, документирането на всички вътрешни и фирмени политики за вашите служители по ясен и подробен начин е от решаващо значение за спазването на правилата. Използването на шаблони може да улесни значително създаването на този документ – и може би дори да го направи забавно, ако изберете да използвате решението ClickUp!
ClickUp е вашето едно гише за организиране на фирмените документи, планове за проекти, работни процеси и, да, дори наръчника за служителите.
Нашата обширна библиотека с шаблони може да ви помогне да създадете, редактирате и актуализирате почти всеки вид документ, от който се нуждаете, а нашите шаблони за наръчници добавят малко цвят към иначе скучната задача. След като приключите с създаването на наръчника за служителите, можете лесно да използвате ClickUp, за да го споделите с екипа си и да го актуализирате при необходимост.
Започнете да използвате ClickUp безплатно, опитайте ни още днес .