Помните ли първия си ден на работа? Неудобните разговори, колебанието дали да задавате въпроси или да се преструвате, че всичко ви е ясно?
Новите ви служители се чувстват по същия начин. Те влизат в офиса, надявайки се на топло посрещане, но тихо се чудят: „Дали ще се впиша тук?“
Тази статия ви предоставя подробен план за това как да посрещнете нов служител и да го накарате да си помисли: „Направих правилния избор!“
Освен това ще споделим над 20 примера за съобщения за добре дошли в екипа (от приятелски до професионални), за да накараме новите служители да се чувстват подкрепени и ентусиазирани да бъдат част от вашия екип.
Защо е важно да посрещнете новия служител по подходящ начин?
Едно чудесно посрещане е това, което дава силен старт на вашите цели за въвеждане в работата. Ето защо:
🌼 Хората запомнят как сте ги накарали да се почувстват: Дълго след като са забравили паролата за Wi-Fi или къде да намерят документа с политиката на HR, новите служители ще запомнят внимателното представяне, малкия подарък или дори топлото приветствие „Много се радваме, че сте тук“.
🌼 Безопасната среда насърчава задаването на въпроси: С добре написано приветствено съобщение служителите са по-склонни да изразяват мнението си, да задават въпроси, да предлагат нови идеи и да признават, когато се затрудняват. Тази отвореност е безценна в началото.
🌼 Вашата култура говори по-силно от страницата ви за кариери: Когато целият екип отделя време да поздрави новия служител или да обядва с него, това показва, че това е група от хора, които се грижат един за друг; с други думи, това отразява културата на вашата компания.
🌼 Инерцията е важна:
🌼 Изчезването започва с мълчание: Понякога новоназначените служители приемат офертата и след това изчезват, което показва, че има липса на връзка между офертата и датата на започване на работа. Кратко съобщение за новите служители преди започването на работа може да запълни тази празнина и да създаде очакване, вместо съмнение.
👀 Знаете ли, че според SHRM структурираното въвеждане в работата подобрява задържането на новоназначените служители и вероятността те да останат в компанията за три години се увеличава с 69%. То спомага за яснота, увереност, ангажираност и производителност.
Топлото и персонализирано приветствено съобщение задава тона, уверява новите колеги, че са взели правилното решение да се присъединят към екипа, и показва искрена признателност.
⭐ Представен шаблон
Шаблонът за списък за въвеждане в работата на ClickUp предоставя пълен списък със задачи, който можете да използвате повторно и да адаптирате за различни роли и отдели, когато приемате нови членове в екипа. Защо да го използвате? Защото стандартизирането на HR процесите намалява вероятността да пропуснете важни стъпки и спестява време на мениджърите по наемане на персонал.
Да предположим, че въвеждате двама нови служители: един в маркетинга и друг в инженерния отдел. С помощта на персонализирани полета можете да запишете длъжността им (например „специалист по съдържание“ или „разработчик на бекенд“), отдела, служебния имейл и официалната дата на започване на работа. Или включете предпочитано име за таг, като „Джес“ вместо „Джесика“, за да направите комуникацията по-лична.
Как да посрещнете нов служител в екипа?
Приветстването на нов служител се състои в правилната организация на малките детайли. Нека разгледаме по-подробно.
1. Изпратете имейл преди стартирането
Помислете за имейла преди старта като първото приветствено съобщение, което изпращате няколко дни (или седмица) преди новият член на екипа официално да започне своето вълнуващо пътуване. То служи за няколко цели: показва им, че сте развълнувани от тяхното пристигане, помага им да се подготвят за успешното пътуване, което ги очаква, и облекчава тревожността от първия ден.
📩 Какво да включите в имейла за добре дошли преди стартирането:
- Дата и час на присъединяване
- Адрес на офиса, подробности за паркиране/транспорт, дрескод и инструкции за първия ден
- Документи, които трябва да носят (лична карта, формуляри), данни за вход и инструменти/софтуер, които ще използват
- Програма за първия ден или график за ориентация на новоназначените служители
- Общ преглед на ролята, отговорностите и пряк ръководител
- Представяне на екипа и обобщение на корпоративната култура, наръчник, политики и ценности
💭 Запомнете: Едно внимателно съобщение след приемането на предложението за работа може да даде старт на ангажираността на служителя много преди първия му работен ден.
2. Подгответе работното им място и инструменти
Новият ви служител влиза, готов за работа, но в крайна сметка чака ИТ отдела, търси пароли или не е сигурен къде да седне. Ето защо предварителното подготвяне на работното му място му помага да се настани бързо и да се съсредоточи върху общуването с екипа.
💼 Ето какво трябва да подготвите предварително:
- Подгответе бюрото или дистанционната настройка (чисто, организирано и с етикети, ако сте в офиса)
- Лаптоп или настолен компютър, конфигуриран с всички необходими инструменти и софтуер за обучение
- Достъп до електронна поща, софтуер за комуникация, календари и ключови вътрешни инструменти
- Изграждане на VPN достъп и разрешения за вътрешни системи
- Фирмени артикули (комплект за добре дошли, тетрадки, тениски, бутилки за вода)
- Достъп до споделени дискове, папки и връзки към документация
- Поздравителна картичка, подписана от екипа, или банер на работното им място с надпис „Добре дошъл, [Име]!“
Ключово предизвикателство при въвеждането, което трябва да избегнете на този етап, е претоварването с информация през първите няколко дни.
Естествено, искате да им предоставите необходимата информация, за да започнат работа, но последното, което искате, е да ги претоварите с прекалено много информация. Едно от решенията е да се вдъхновите от Nordstorm. Те споделят 30-страничен PDF файл, в който цялата информация е разбита в детайли.
3. Представете ги на екипа
Не оставяйте представянето на случайността. Поемете инициативата и запознайте новия си служител с ключови членове на екипа, като преки колеги, партньори от други отдели, мениджъра му и изпълнителния директор (ако е приложимо).
Това им дава яснота за това кой какво прави и с кого да се свържат, и изгражда ранни взаимоотношения с хората, с които ще взаимодействат най-много.
🤝 Съвети за смислени представяния:
- Планирайте кратка среща за запознаване с екипа или сутрешна среща в първия ден.
- Направете кръг от представяния, в който всеки член на екипа споделя своята роля и интересен факт за себе си.
- Споделете кратка биография за новия служител в чата или по имейл, включително и нещо забавно. Това може да бъде добър повод за разговор, който колегите да обсъдят.
- Разведете ги из целия офис или ги свържете с колега, който може да ги представи небрежно по време на обяд или разговор.
🎨 Креативна искра: Опитайте креативни идеи като персонализирани GIF-ове за добре дошли, ръчно написани бележки или плейлисти за приветстване, за да направите положително впечатление, което те няма да забравят.
Ето шаблон, който ще ви помогне да го направите забавно и внимателно! 👇🏼
4. Определете приятел или ментор
Приятелят е доброволец от персонала, който подкрепя новия служител през първите му седмици.
Обикновено те са от същия екип или заемат същата длъжност, или са от друг отдел, ако искате да предложите междуфункционална експозиция. Освен това, те познават работните процеси в екипа, вътрешните инструменти и неформалното ноу-хау, което помага на новоназначеният служител да се адаптира по-бързо.
🫂 Съвети за създаване на ефективна система за наставничество:
- Планирайте редовни срещи: Организирайте кратки ежедневни разговори през първата седмица, а след това на всеки две седмици или според нуждите, за да откривате проблемите навреме.
- Насърчавайте наблюдението: Позволете на новоназначения служител да наблюдава срещите или задачите, с които се занимава неговият наставник. Ако ролите са различни, наставникът все пак може да го запознае с типичния работен ден, за да му покаже как функционира компанията.
- Социална интеграция: Приятелите трябва да ги канят да се включат в групови разговори и да се уверят, че не ядат сами, освен ако не искат.
- Менторство (ако е приложимо): Ако действате като ментор, помагайте на служителите да поставят професионални цели, давайте ранна обратна връзка и ги свързвайте с ключови заинтересовани страни извън техния екип.
🧠 Интересен факт: Netflix е чудесен пример за това. Сесили Рийд, който се присъедини към Netflix като софтуерен инженер, споделя своя процес на въвеждане в компанията в личен пост в Medium:
„Когато отворих имейла си на първия ден, получих план за въвеждане от моя наставник. Наставникът е специално назначено лице от екипа ми, което показва на новите служители как работят нещата, докато се въвеждат в работата. Планът за въвеждане беше персонализиран за мен и екипа ми и се състоеше от материали, които трябваше да прочета, или необходими неща, които трябваше да направя, за да получа своите идентификационни данни и да настроя работната си среда, или предложения за по-гладко въвеждане в работата. Работих по плана в свободното си време между екипните срещи или сесиите за въвеждане и се срещах ежедневно с моя наставник. Наставникът и планът бяха от съществено значение, за да ми помогнат да реша на какво наистина трябва да се съсредоточа по време на въвеждането си.”
🎯 Трик за продуктивност: Оптимизирайте процеса на обучение, като подготвите предварително система за наставничество и комплект за добре дошли. Това гарантира плавен преход и позволява на екипа да се съсредоточи върху постигането на невероятни резултати.
Но приятелят не трябва да е човек. 😉Можете също да настроите агент за автоматични отговори за новите служители, който може да бъде специално конфигуриран, за да им помага с въпроси, свързани с въвеждането в работата.
5. Споделете план за 30-60-90 дни
Планът за 30-60-90 дни е документ, който разделя въвеждането на нов служител в три фази: първите 30, 60 и 90 дни.
Този план се създава от мениджъра по наемане на персонал и помага за:
- Определете ясни очаквания за всеки етап
- Определете измерими етапи, за да проследявате напредъка
- Съгласувайте усилията на служителя с целите на екипа и компанията
| Времева рамка | Фокус | Цели |
| Дни 1-30 | Научете и наблюдавайте | – Завършете модулите за обучение и курсовете за съответствие – Прочетете и потвърдете, че сте запознати с политиките на компанията – Настройте акаунти, инструменти и система за въвеждане в работата – Насрочете индивидуални срещи с мениджъра и колегите си – Присъствайте на разговорите на екипа и документирайте ключовите процеси – Изпълнете задача с ниска степен на риск (например актуализиране на вътрешен документ, последващ имейл) |
| Дни 31-60 | Започнете да допринасяте | – Самостоятелно да се справяте с основни задачи или взаимодействия с клиенти – Да поемете отговорност за малък проект или част от по-голям проект – Да постигнете 50–70% от целевите KPI (например брой разрешени заявки за поддръжка) – Да участвате в екипни срещи с предложения или актуална информация |
| Дни 61-90 | Поемете отговорност | – Управлявайте цял проект от начало до край – Постигнете 100% от очакванията за производителност – Документирайте и споделяйте наученото или подобренията с екипа – Водете среща, презентация или вътрешно обучение |
За да създадете този план, можете да използвате шаблона за 30-60-90-дневен план на ClickUp, за да очертаете целите, резултатите и етапите за всяка фаза. Той свързва планирането с изпълнението – възлагайте задачи на конкретен член на екипа, като използвате персонализираното поле „Кой отговаря“ и категоризирайте всяка задача въз основа на времевата рамка, като използвате „Етап на въвеждане“.
Шаблонът има изглед на табло, който превръща всички задачи по въвеждането в работния процес в стил Kanban.
Съхранявайте всички документи за въвеждане в Референтен изглед за лесен достъп. Има примерни документи, като договор, полезни връзки, фирмени празници и др., които ще ви помогнат да започнете, а при необходимост можете да добавите и други, като материали за обучение и фирмени политики.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за график за ориентация на служителите
6. Организирайте обяд или кафе за добре дошли
Планирайте обяд или кафе с екипа в първия ден на новия служител или в първия петък в любимия местен ресторант. Освен това, покрийте разходите за храната им или изберете вариант, при който всеки плаща за себе си, в зависимост от вашата работна култура.
🍕 Съвети, за да бъде лесно и приятно:
- Запазете време в календара на всички през първата седмица на новия служител.
- Изберете място, където хората могат да разговарят (избягвайте много шумни или претъпкани места). Ако знаете какви са предпочитанията им по отношение на храната, вземете това предвид.
- Не можете да излезете? Поръчайте пица или донесете обяд в офиса.
- Ако обядът не е възможен, вземете сладкиши и кафе и се съберете в салона или конферентната зала за 30 минути неформален разговор.
- За отдалечени екипи организирайте виртуална кафе-разговор в Zoom или Teams. Всеки носи напитка и се включва в разговора. Бонус точки, ако им изпратите кутия с закуски или подаръчна карта Uber Eats.
⚡ Архив с шаблони: Ако искате да създадете повтаряеми HR процеси, ви препоръчваме да използвате готови HR шаблони и формуляри за тази цел. Просто се уверете, че те могат да бъдат персонализирани според вашите нужди, процеси и документи.
7. Добавете ги към специално работно пространство за въвеждане в работата
Започнете с създаването на централизирано работно пространство за въвеждане, което включва:
Започването на нова работа е достатъчно объркващо. Не карайте новите служители да търсят информация за въвеждането в работата в имейли и случайни папки в Google Drive, за да започнат.
- Ключови документи: Създайте и съхранявайте ключови документи като наръчник за служителите, ръководства за обучение, инструкции за настройка на ИТ, обзор на проекти, политики на компанията, често задавани въпроси и речник на вътрешни инструменти и съкращения.
- Задачи за обучение: Възлагайте модули за обучение, като обучение за спазване на правилата, електронно обучение, базирано на роли, или сесии за сигурност, като индивидуални задачи с ясни инструкции и крайни срокове.
- Чеклисти за новоназначените служители : Добавете чеклист за основни неща като попълване на формуляри за човешки ресурси, настройка на директен депозит, завършване на обучение по безопасност или среща с главния изпълнителен директор. Новоназначените служители могат да отбелязват всеки елемент от списъка, докато го изпълняват.
- Календар: Отбележете важни дати като ориентационни сесии, крайни срокове за обучение, обяди за добре дошли и проверки на 30, 60 и 90 дни. Добавете и повтарящи се събития, като седмични разговори за въвеждане в работата или месечни срещи за запознаване.
Ето как го правим в Clickup:
Като ръководител на инженерния екип в ClickUp, едно от най-големите предизвикателства, пред които съм се изправил, е да направя процеса на въвеждане по-бърз, по-интуитивен и по-ценен (както за мениджърите, така и за новоназначените служители). В продължение на години въвеждането на нови инженери беше бавно и често неефективно, но ClickUp AI промени това напълно. Ето как революционизирахме въвеждането в ClickUp:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI събира цялата необходима документация, чатове и ретроспективи, свързани с въвеждането в работата, като по този начин гарантира, че новите служители имат всичко необходимо на разположение.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: Вместо да претърсват остарели документи, новите инженери могат да задават въпроси в ClickUp и да получават незабавно отговори, базирани на изкуствен интелект и съобразени с контекста.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: AI предоставя обобщения на ключови компоненти на кода и архитектурни прегледи, което намалява времето, което инженерите прекарват в опит да разберат структурата на кода.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: С ClickUp AI създаваме персонализирани програми за въвеждане в работата, базирани на ролята на всеки инженер, като по този начин им помагаме да дадат своя принос още през първата седмица.
Като инженер-ръководител в ClickUp, едно от най-големите предизвикателства, с които се сблъсках, беше да направя процеса на въвеждане по-бърз, по-интуитивен и по-ценен (както за мениджърите, така и за новоназначените служители). В продължение на години въвеждането на нови инженери беше бавно и често неефективно, но ClickUp AI промени това напълно. Ето как революционизирахме въвеждането в ClickUp:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI събира цялата необходима документация, чатове и ретроспективи, свързани с въвеждането в работата, като по този начин гарантира, че новите служители имат всичко необходимо на разположение.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: Вместо да претърсват остарели документи, новите инженери могат да задават въпроси в ClickUp и да получават незабавно отговори, базирани на изкуствен интелект и съобразени с контекста.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: AI предоставя обобщения на ключови компоненти на кода и архитектурни прегледи, което намалява времето, което инженерите прекарват в опит да разберат структурата на кода.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: С ClickUp AI създаваме персонализирани програми за въвеждане в работата, базирани на ролята на всеки инженер, като по този начин им помагаме да допринесат още през първата си седмица.
❗️Готови ли сте да се отървете от хаоса при въвеждането с милион различни приложения?
С ClickUp Brain MAX можете да посрещате новите членове на екипа като професионалист – всичко това от едно мощно приложение за настолен компютър. Няма повече да ги изпращате на безсмислено търсене в безкрайни папки, Slack низове или разпръснати документи.
Brain MAX обединява всичко: материали за обучение, чатове на екипа, информация за проекти и списъци за въвеждане в работата са на разстояние само от една гласова команда или бързо търсене. Новите служители могат да задават въпроси на глас, да получават незабавни отговори и дори да генерират свои собствени отчети за въвеждане в работата – без технически главоболия и объркване.
Това е въвеждане в работата, но по-умно, по-бързо и много по-човечно. Дайте на новите си колеги увереността да се заемат веднага с работата и дайте на компанията си предимство с Brain MAX – единственият инструмент, от който се нуждаете, за да направите въвеждането в работата безпроблемно и наистина впечатляващо.
📚 Прочетете още: Как нашият екип за въвеждане в работата използва ClickUp
Над 20 приветствени съобщения за нови служители
Идеалните приветствени съобщения успокояват нервите на първия ден, повишават ангажираността на служителите и напомнят на новите ви служители, че са направили правилния избор. За да ви помогнем, съставихме примери за съобщения „Добре дошли в екипа“, които можете да персонализирате според тона и подробностите на вашата компания.
А най-хубавото е, че тези съобщения могат да бъдат изпратени по различни канали – в чат, по имейл, на картичка за добре дошъл или лично.
Приятелски и неформално
1. Здравей, [Име]! Добре дошъл в екипа! 🎉 Много се радваме, че си тук. Кажи ми, ако имаш нужда от нещо, докато се настаняваш; всички сме били „новите“ някога, така че сме тук, за да ти помогнем. Нямаме търпение да започнем да работим с теб!
💡 Професионален съвет: Ако търсите вдъхновение, можете да използвате ClickUp Brain, за да напишете добро приветствено съобщение. Brain е вграденият AI асистент за писане на ClickUp, който може да бъде интегриран директно в работната ви среда ClickUp.
2. Добре дошъл, [Име]! Много се радвам, че се присъединяваш към нас. Имаме традиция да пием кафе на първия ден, така че ела до бюрото ми около 10 сутринта и ще те почерпим с напитка по твой избор. Наздраве за новото ти приключение с [Компания]! ☕️
3. Здравей, [Име], днес е първият ти ден! 😁 Добре дошъл в [Компания]. Радваме се да видим твоите уникални умения в действие и се надяваме, че ще ти хареса тук. Работното ти място е подготвено и дори сме ти подготвили малка изненада. Наслаждавай се и не се колебай да се обърнеш към нас за каквото и да е!
4. „Ура, [Име] е тук! 🎉 Добре дошъл в нашия луд и забавен екип. Ние сме много общителни и вероятно ще те затрупаме с информация и лоши вицове през първата седмица, но ти обещавам, че всичко това е от любов. Много се радвам, че си с нас; нека заедно постигнем успех!“
5. „Нова работа, ново бюро, нови колеги и много добре дошъл! [Име], радваме се, че се присъединяваш към екипа ни. Чували сме чудесни неща за теб и сме поласкани, че си избрал да донесеш таланта си в [Компания]. Потопи се, задавай въпроси и нека заедно свършим чудесна работа. Добре дошъл!“
6. „Здравей и добре дошъл, [Име]! Исках лично да ти кажа колко се радвам, че се присъединяваш към екипа ни. Спомням си първия си ден тук и колко много съкращения не разбирах – не се притеснявай, скоро ще свикнеш. 😅 Ако ти трябва декодер или нещо друго, аз съм на разположение. Добре дошъл в екипа!“
7. „Добре дошъл, [Име]. Отброявахме дните, за да се присъединиш към нас! Твоята роля е много важна за нашата мисия и сме развълнувани, че човек с твоите качества се присъединява към нас. Но първо най-важното: поеми дълбоко дъх, наслади се на процеса на въвеждане и се забавлявай, докато се запознаваш с всички. Всички сме нетърпеливи да те опознаем!“
🌸 Приятелско напомняне: Използвайте добре формулирано съобщение с положителен тон, за да подготвите почвата за пътуването на новия служител – това е малък усилие, което прави голяма разлика.
Топло и професионално
9. Добре дошъл в [Компания], [Име]! Радваме се, че се присъединяваш към нас като наш нов [Длъжност]. Твоите умения и перспектива ще бъдат ценен принос и очакваме с нетърпение да видим как ще се развиваш в новата си роля.
10. Здравей, [Име], и добре дошъл в екипа! Започването на нова работа може да бъде стресиращо, но ние сме тук, за да ти окажем подкрепа на всеки етап. Не се колебай да се свържеш с нас – радваме се, че си тук.
11. Радваме се, че се присъединявате към нас, [Име]. Тази седмица ще се запознаете с динамичния екип и ще започнете своето въвеждане в работата. Уверени сме, че ще се справите отлично и ще допринесете значително.
12. Добре дошъл, [Име]! Присъедини се към екип, който цени сътрудничеството, растежа и отворената комуникация. Радваме се да работим с теб и очакваме с нетърпение това, което ще постигнем заедно.
13. Добре дошъл в екипа, [Име]. Предстои ни дълго и успешно пътуване и се радваме, че си тук, за да бъдеш част от него. Не се колебай да задаваш въпроси, да споделяш иновативни идеи и да се настаниш на свое собствено темпо.
14. Радвам се да те посрещна, [Име]! Радваме се, че се присъединяваш към нас и нямаме търпение да видим как твоите свежи идеи и принос ще оформят бъдещето на нашия екип.
15. Добре дошъл, [Име]! Твоето пристигане бележи началото на нова глава както за теб, така и за нашия екип. Радваме се да научим от твоята свежа перспектива и да си сътрудничим за бъдещите ни проекти. Нека постигнем невероятни неща заедно.
🌸 Приятелско напомняне: Включете поздравление в чата на екипа или в бюлетина, за да изпратите най-добри пожелания и да подчертаете колко вълнуващ момент е това както за компанията, така и за новия служител.
Съобщения за целия екип
16. Добре дошъл/а, [Име], в [Компания]! 👏 [Име] постъпва на длъжността [Длъжност] и носи със себе си богат опит в [конкретна област]. Интересен факт: [той/тя/те] обича/т [хоби]! Нека всички заедно го/я накараме да се почувства като у дома си.
17. Добре дошъл, [Име]! Той/тя е нов/нова в [Компания], но носи ценен опит в [индустрия/инструмент/роля]. Ако имате възможност, споделете вашите съвети за приобщаване или любима традиция на екипа – той/тя ще оцени подкрепата ви.
18. Екип, запознайте се с [Име]! От днес [Име] започва работа като [Длъжност] и носи със себе си солиден опит в [област или проект]. Не забравяйте да го поздравите и да му помогнете да се настани!
19. Присъединете се към мен, за да посрещнем [Име] в екипа! 🎉 [Той/Тя/Те] се намира в [Местоположение] и ще работи по [Проект или екип]. Не се колебайте да се свържете с него/нея, да го/я поздравите или да го/я поканите на кратък разговор!
20. Добре дошъл, [Име]! Днес той се присъединява към нас като наш нов [Длъжност] и ще присъства на няколко срещи тази седмица. Ако го видите, не забравяйте да му махнете с ръка и да го поздравите. Радваме се, че се присъединява към нас!
21. Запознайте се с [Име], нашият най-нов [Длъжност], който се присъединява към нас тази седмица! Първите му дни ще бъдат посветени на опознаването на работата, така че ако го видите наоколо, представете се накратко или отговорете на всякакви въпроси, които може да има. Нека му помогнем да започне гладко и приятно.
🌸 Приятелско напомняне: Уверете се, че целият офис посреща новия член на екипа с еднакъв ентусиазъм. Групови съобщения, кратки запознавателни срещи или обяд с екипа могат да накарат новите служители да се почувстват ценени веднага.
Как ClickUp може да оптимизира процеса на въвеждане в работата?
Съвременните HR платформи имат вградени функции за въвеждане в работата, като списъци за проверка, формуляри за електронен подпис и модули за обучение. Но те могат да изглеждат тромави, трудни за персонализиране и да не са свързани с инструментите, които вашият екип вече използва.
ClickUp ви позволява да създадете специални пространства за въвеждане в работата и работни процеси, които са ясни, лесни за управление и готови за използване всеки път, когато посрещате нов член на екипа. Предимствата са две: новите служители знаят точно откъде да започнат и какво да правят, а мениджърите по човешки ресурси могат да автоматизират документите, графиците за обучение и имейлите за добре дошли, така че новите служители да могат да започнат работа с по-малко затруднения.
Платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp помага на мениджърите по човешки ресурси да създават структурирани работни процеси за въвеждане в работата. Можете да създадете работно пространство, което може да се повтаря – след като го настроите за един нает служител, използвайте го за следващия и т.н.
Ето как работи:
Създайте централизирано хранилище
Избягвайте да изпращате десетки PDF прикачени файлове (по имейл или Slack) и използвайте ClickUp Docs, за да създавате, съхранявате и управлявате подходящи ресурси за въвеждане в работата, които са лесно достъпни на едно място.
Например, поддържайте „Наръчник за въвеждане на нови служители“ с представяне на компанията, основни ценности, обобщение на политиките, връзки към пълните документи с политиките и т.н., или документ „Често задавани въпроси за новоназначените служители“, в който се отговаря на често задаваните въпроси.
Можете също да маркирате колеги, за да помогнете на новия служител директно в документа. Например, ако има въпрос относно достъпа до VPN в документа „Ръководство за настройка на ИТ“, той може да маркира ИТ мениджъра и да получи отговор на същото място.
Не сте сигурни какво да включите в документите си за въвеждане в работата? ClickUp Brain може да ви помогне да започнете. Например, той може да генерира подробен списък за първия ден, който обхваща всичко, което новоназначеният служител трябва да направи през първия си ден. Или ако имате нужда от културен наръчник, помолете AI да изготви раздели за ценностите на вашата компания, как се вземат решения и как се споделя обратна връзка.
Искате да извлечете максимума от ClickUp Brain? Гледайте това видео!
💡 Съвет от професионалист: Използвайте шаблони за наръчник за служители, за да получите готова структура за ключови раздели като работно време, политика за отпуски, норми за комуникация и очаквания на екипа. Просто персонализирайте подробностите за вашата компания и ги споделете в работната среда за въвеждане в работата.
Задайте задачи за въвеждане в работата
Въвеждането в работата не е задача на един човек – в него участват отдел „Човешки ресурси“, отдел „ИТ“, мениджърът по наемането, наставникът и новоназначеният служител.
С ClickUp Tasks можете да възлагате задачи на подходящите хора и да включвате няколко колеги, ако е необходимо. Можете също да добавите наблюдатели, които да следят задачата, без да са нейни изпълнители. И да зададете крайни срокове за всеки, за да спазвате графика.
А за задачи с няколко стъпки можете да добавите списък за проверка в самата задача. Това дава на новите служители ясни, лесни за изпълнение стъпки, които могат да отбелязват по време на процеса на въвеждане.
Да предположим, че задачата е „Настройка на устройството и достъп до системата“. Ето как изглежда списъкът за проверка:
⚒️ Бърз трик: Ако дадена задача е просрочена, използвайте напомнянията на ClickUp, за да изпратите бързо съобщение на отговорното лице. По този начин няма да се налага да изпращате последващи съобщения или да се чудите дали е пропуснато.
Проследявайте напредъка на въвеждането
Лесно е да се загубиш, когато няколко души се присъединяват едновременно. ClickUp Dashboard предоставя цялостен поглед върху програмата ти за въвеждане, като извлича данни от задачите ти. Можеш да видиш:
- Кой е в седмица 1, седмица 2 или 30-60-90 проверки
- Кои задачи са просрочени, изпълнени или изложени на риск
- Какво все още предстои да се направи от HR, IT или мениджърите
- Сравнение на графиците за въвеждане в работата за различните роли
📚 Прочетете още: Най-добрите шаблони за оценка на представянето, които стимулират растежа на служителите
Планирайте безпроблемна комуникация
Обучението без ясен график води до объркване и забавяния. ClickUp Calendar решава този проблем, като организира всички събития, свързани с обучението, и крайните срокове в споделен изглед. Ако плановете се променят, просто плъзнете и пуснете, за да пренасрочите, и ClickUp актуализира всичко незабавно – без ръчно проследяване.
Освен това, ClickUp Chat е мястото, където екипите могат да провеждат бързи и целенасочени дискусии директно в рамките на задачите за въвеждане, документи и графици.
Можете също да маркирате колеги, за да отговорят на въпросите на служителите, да добавите преки връзки към задачи или документи и дори да превърнете съобщения (като „Можеш ли да насрочиш 30-дневната проверка на Джейн?“) в задача с едно кликване. А ако чатът се превърне в по-дълъг разговор, можете незабавно да стартирате Zoom разговор от същия поток.
📮 ClickUp Insight: 92% от специалистите рискуват да загубят важни решения, разпръснати в чатове, имейли и таблици.
Без унифицирана система за записване и проследяване на решенията, важните бизнес прозрения се губят в цифровия шум. С функциите за управление на задачите на ClickUp никога няма да се налага да се притеснявате за това. Създавайте задачи от чат, коментари към задачи, документи и имейли с едно кликване!
Автоматизирайте и персонализирайте с готови шаблони
ClickUp предлага и шаблони за въвеждане, с които можете да стартирате процеса на въвеждане, без да започвате от нулата.
Шаблонът за въвеждане на нови служители в ClickUp очертава работния процес за въвеждане на новите служители през първия ден, първата седмица и първите 90 дни. Получавате структуриран списък за проследяване на задачите и съвместен документ за споделяне на ресурси за въвеждане, като политики, списъци за проверка и топли послания за добре дошли.
Шаблонът включва осем статуса на задачите, като „Завърши“, „В процес“, „Нужна помощ“ и „Готов за преглед“. Лесно проследявайте дали новоназначеният служител е започнал настройката на ИТ оборудването си, забавил се е с подаването на формулярите за човешки ресурси или чака обратна връзка за завършено обучение.
А персонализираното поле „Седмица на въвеждането“ ви информира дали те трябва да завършат задачата си за седмица 1, свързана с настройването на инструментите, преди да преминат към модулите за обучение на седмица 2.
Създайте повторяем начин за въвеждане на нови служители с ClickUp
Неорганизираното въвеждане в работата може да накара новите служители да се чувстват изгубени и незаинтересовани, още преди да са започнали. ClickUp помага да се опрости процесът, като събира всичко в едно организирано пространство.
Можете да споделяте материали за въвеждане чрез Docs, да разпределяте отговорности и да проверявате напредъка с Tasks, да провеждате бързи разговори с членовете на екипа в Chat и да поддържате последователност, като използвате предварително създадени шаблони за въвеждане. Можете също да използвате Dashboards, за да получите информация в реално време за това кои задачи за въвеждане са изпълнени, кои са просрочени и къде някой може да е заседнал.
Искате да създадете последователни и организирани преживявания при назначаването на нови служители? Регистрирайте се в ClickUp още днес! 🙌