Необходими документи за назначаване на работа, за да се гарантира безпроблемна интеграция на новите служители

Процесът на назначаване може да определи успеха на новия служител в неговата длъжност.

В проучването си от 2023 г. консултантската фирма Korn Ferry анкетира служители, които са напуснали работата си в рамките на шест до дванадесет месеца. Като причини за решението си анкетираните посочват фактори като чувство на откъснатост от корпоративната култура и лошо преживяване при назначаването.

Документацията за назначаване може да ви помогне да бъдете изчерпателни и прозрачни с новите си служители от първия ден. Освен задължителните данъчни формуляри и трудови договори, има много други полезни документи за назначаване, които трябва да се вземат под внимание. Ако са подготвени и организирани внимателно, те могат да помогнат на служителите да се ориентират безпроблемно в новата работна среда. 🧭

В тази статия ще обсъдим различните видове документи, които трябва да включите в процеса на назначаване, от правни и данъчни формуляри до организационни диаграми, наръчници за процеси и споразумения за неразкриване на информация. Ще представим и цялостна платформа за продуктивност и управление на проекти, която прави създаването и организирането на документи за назначаване на работа лесно като детска игра.

Значението на документите за назначаване на служители

Подобно на въвеждането на клиенти, въвеждането на служители е процесът на асимилиране на нов служител в организацията. То помага на служителя да се подготви за работата и го запознава с културата на компанията.

Гладкото назначаване на служители може да повиши мотивацията, производителността и удовлетворението от работата. Освен това компаниите, които имат добре обмислени процеси за назначаване на служители, обикновено имат по-ниски нива на текучество.

Документацията играе ключова роля в процеса на назначаване. Обикновено тя се подготвя от специалист по човешки ресурси (HR), мениджър или собственик на бизнеса.

Освен че са законово изискване, документите за назначаване могат да направят интеграцията по-ефективна. Те помагат на служителя да се запознае с компанията и ролята си по бърз и достъпен начин, като го подкрепят по време на и след назначаването. 📃

Правни и данъчни документи за назначаване на работа

Правните формуляри трябва да бъдат първи в списъка ви с документи за назначаване на нови служители. Попълнете ги в рамките на няколко дни от датата на започване на работа на служителя, за да избегнете правни проблеми и глоби.

Данъчна декларация W-4

Служителят трябва да попълни федерална данъчна декларация, наречена W-4. По този начин той определя статуса си по отношение на удържането на данъци, което влияе върху вноските за социално осигуряване и здравно осигуряване.

Формулярът W-4 информира Данъчната служба (IRS) колко да удържи от заплатата на служителя. Той също така ви информира как да разпределите облагаемата сума. 💵

Прегледайте най-актуалния формуляр W-4 преди всяка заплата, за да се уверите, че той съответства на избора на служителя. Също така трябва да съхранявате данъчните документи на всички служители в архива си в продължение на най-малко четири години след крайния срок за плащане или плащането на последната данъчна сума (което от двете настъпи по-късно).

Държавен данъчен формуляр W-4

Повечето щати налагат данък върху доходите. Следващите девет щати изискват от новите ви служители да попълнят сертификат за удържане на данък от щата:

Формуляр I-9 и документи за право на работа

Формулярът I-9 потвърждава правото на новия служител да работи в САЩ, което зависи от неговото гражданство, местожителство, виза и имиграционен статус.

Служителят трябва да попълни формуляра и да ви го върне в рамките на три дни от датата на започване на работа.

Освен това, те трябва да ви предоставят документи за право на работа, като например:

Прегледайте формуляра и документите, за да видите дали отговарят на всички изисквания. Не е необходимо да ги подавате, но трябва да ги съхранявате в архива си, в случай че имиграционен служител ги поиска.

Документи за назначаване, специфични за компанията

Следните документи позволяват на новите служители да се запознаят с политиките, културата, хората, събитията и марката на компанията.

Наръчник за служители

Наръчникът за служителите служи като енциклопедия с основна информация за компанията. Бъдете изчерпателни и използвайте ясен език при създаването му, но не претоварвайте служителите с информация.

Някои от най-често срещаните елементи в наръчника за служители са:

След като служителят прочете наръчника, той трябва да подпише формуляра за съгласие. ✍️

Организационна структура

Организационната структура запознава служителя със структурата на компанията. Структурата трябва да представя имената на служителите, техните задължения и на кого се отчитат. Тя може да улесни вътрешната и междуфункционалната комуникация. Ако новият служител има въпрос, той ще знае към кого да се обърне, като погледне структурата. 👥

Насоки за бранда

Всяка компания има уникален и последователен начин да се представя. 🖼️

Документът с указания за бранда инструктира новите служители за правилното използване на лога, одобрени шрифтове и цветови схеми, както и за стила на писане, който трябва да използват в маркетинговите материали или външната комуникация.

Календар на компанията

От важни срещи и срокове до почивни дни и събития за сплотяване на екипа, календарът на компанията позволява на новите служители да се запознаят с ежедневните дейности. Той им дава възможност да планират предварително и да синхронизират личния си график с този на компанията. 🗓️

Документи за назначаване на работа, специфични за дадена длъжност

Използвайте изброените по-долу документи за назначаване, за да помогнете на служителя да се подготви за новата си длъжност.

Писмо с предложение за работа и трудов договор

По време на окончателното интервю за работа можете да предложите позицията на кандидата, но трябва да го потвърдите писмено.

В писмото с предложение за работа се съдържа информация за длъжността на новия служител, като например длъжност, начална дата, очаквания, възнаграждение и допълнителни придобивки. Служителят трябва да го прочете внимателно и да го подпише, за да официално приеме условията.

Договорите с работниците обикновено са по-подробни. Те могат да включват информация за работното време, задълженията, политиките, поверителността и условията за прекратяване на трудовото правоотношение. Те са подобни на наръчниците за работниците, но са по-кратки и по-конкретни по отношение на ролята на работника.

Наръчници за процесите

Друг важен елемент от списъка ви за назначаване на служители е документацията на процеса.

В зависимост от естеството на длъжността, наръчниците за процесите могат да изглеждат като общи насоки или подробни стандартни оперативни процедури (SOP). Последните са стъпка по стъпка инструкции за това как да се изпълняват повтарящи се процеси и да се решават проблеми.

Значението на тези документи за служителите не може да бъде подценявано. С подходяща документация за процесите, както новите, така и настоящите служители разполагат с база от знания, към която могат да се обърнат, ако имат въпроси. Това може да намали необходимостта от телефонни разговори и срещи, което прави работата по-целенасочена и ефективна.

За новите служители обмислете изготвянето на отделни планове за обучение. Тези документи трябва да обясняват какво може да очаква служителят през първите няколко месеца в новата си длъжност. Те трябва също да определят как задълженията могат да се променят с натрупването на опит от страна на служителя и критериите за напредък към по-високи длъжности. Докато новият служител е в процес на обучение, осигурете му подкрепата на колега или ментор. 👐

Документи за заплати и социални придобивки

Подгответе тези документи, за да осигурите безпроблемно изплащане на възнагражденията и да насърчите прозрачността по отношение на допълнителните придобивки.

Формуляр за директно депозиране

Ако ще плащате на служителя чрез директно превеждане на средства в банковата му сметка, той трябва да попълни формуляр за директно превеждане. Той ви позволява да съберете информацията, необходима за обработката на плащанията, като например данните за банковата сметка на служителя и неговите предпочитания. 🏦

Уверете се, че сте събрали тези данни достатъчно рано преди първата заплата, за да могат да бъдат обработени навреме.

Обобщение на ползите

Макар че трябва да сте наясно с предимствата, които компанията предлага от самото начало, най-добре е да създадете документ, който да служи като обща отправна точка. В този документ включете информация като:

Различни формуляри и споразумения

В зависимост от политиките на вашата компания, може да искате да включите тези допълнителни документи в процеса на назначаване.

Формуляр за контакти в случай на спешност

Формулярът за контакти в случай на спешност е незаменим за стратегията за управление на риска на всяка компания. Той ви информира с кого да се свържете в случай на инцидент. Формулярът е особено важен, ако работата на служителя включва потенциално опасни дейности.

Помолете новия служител да посочи най-малко две лица във формуляра и да включи техните телефонни номера и имейл адреси.

Споразумение за неразкриване на информация (NDA)

Ако вашата компания борави с поверителна информация, трябва да подготвите споразумение за неразкриване на информация (NDA), независимо дали назначавате клиенти или служители.

С подписването на този документ служителят се задължава да пази поверителността на данните, с които работи. При нарушаване на споразумението за поверителност компанията може да предприеме правни действия. 🔏

Договор за неконкуренция

Подписаното споразумение за неконкуренция предотвратява участието на служителя в дейности, които могат да попречат на конкурентното предимство на компанията за определен период след прекратяване на трудовото правоотношение. Такива дейности могат да включват работа за конкурент или стартиране на конкурентен бизнес.

Споразумението или клаузата за неконкуренция е от решаващо значение, когато компанията е разработила собствени знания, връзки или технологии. То гарантира, че служителят не може да използва опита си в компанията в полза на конкурент.

Политика за тестове за наркотици и проверка на миналото

Ако работата изисква тестове за наркотици или проверка на криминално минало, включете подробно описание на изискванията в документацията за назначаване. След като служителят представи документите или резултатите от тестовете, съхранявайте ги на разположение за евентуални бъдещи проверки за съответствие. Уверете се, че достъпът до тези чувствителни данни е ограничен.

Документ за съгласие на служителя

Документът за съгласие на служителя може да има много приложения. Той гарантира, че служителят разбира и е съгласен с конкретно действие, като например:

Създаване и организиране на документи за назначаване на работа

Документацията трябва да бъде изчерпателна, но не трябва да претоварва новия служител. Ето защо е важно да създадете план за постепенно въвеждане на документите за назначаване, като спазвате нормативните изисквания.

Например, раздел 2 от формуляр I-9 трябва да бъде попълнен до края на третия ден от наемането, така че това трябва да бъде един от вашите основни приоритети. От друга страна, календарът на компанията не е нито законово изискване, нито е от решаващо значение за процеса на интегриране на служителя, така че можете да се заемете с него няколко седмици след началото на работа.

При подготовката, разпространението и организирането на документацията подходящ инструмент за продуктивност може да ви бъде от голяма полза. Това може да бъде всичко – от система за управление на човешките ресурси (HRMS) и софтуер за назначаване на нови служители до софтуер за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp. 🛠️

ClickUp е мощна платформа за обработка на кадрови въпроси и документация. Открийте някои от начините, по които можете да се възползвате от HR Suite, по-долу.

Създавайте ефективно привлекателни документи

ClickUp Docs ви позволява да създавате интересни наръчници, уикита и други документи за назначаване на работа. Той функционира като стандартен текстов редактор, но разполага с многобройни опции за форматиране. Можете да добавите следните елементи, за да направите текста си по-интересен:

След като текстът ви е готов, изпратете го на другите за преглед. Създайте линк за споделяне, като настроите разрешенията за различни нива на достъп. Вие и вашите колеги можете да редактирате документа съвместно в реално време.

Имате творчески блок? Възползвайте се от мощността на ClickUp AI, удобен AI асистент за писане. Той може да ви даде идеи, да ви помогне да създадете документи по-бързо и да гарантира, че те са професионални и организирани.

Организирайте документите до съвършенство

Назначаването на нови служители е свързано с много документи. Можете да улесните процеса с помощта на Project Hierarchy на ClickUp, като създадете структурирана и мащабируема база данни.

Добавете работно пространство на компанията, разделете го на специални пространства за различни отдели или екипи и настройте разрешенията за всяко едно от тях.

Превърнете документите в задачи и подзадачи. Организирайте ги в списъци и папки за различни проекти, длъжности, географски региони и други релевантни фактори. Можете да възлагате и планирате задачи, както и да добавяте описания, статуси, етикети за приоритет, списъци за проверка и коментари.

С такава изчерпателна, но добре организирана база от знания, новите служители могат бързо да получат достъп до всякаква информация. Те няма да имат никакви съмнения относно това, какво трябва да правят, кога да го правят и как да го правят.

Планирайте и проследявайте целия процес на наемане

С възможностите за управление на задачите на ClickUp можете да планирате и контролирате повечето HR процеси. ClickUp може да бъде вашата база данни с кандидати и служители, позволявайки ви да извличате всякаква информация или документ с няколко кликвания. 🖱️

Когато наемате нови служители, добавете кандидатите към вашия Space. Въведете персонализирани полета, за да видите бързо статуса на кандидатурата им, диапазона на заплатата, автобиографията, правните документи и други елементи.

Използвайте над 15-те изгледа на ClickUp, за да управлявате различни аспекти на набирането и назначаването на персонал. Например, можете:

Не знаете как да започнете да организирате работното си пространство? ClickUp разполага с над 1000 шаблона за бърза и лесна настройка.

Шаблонът за списък за назначаване на ClickUp може да ви напомни за важните документи, които трябва да съберете и раздадете. Други, по-общи шаблони, включват шаблона за назначаване на служители на ClickUp и шаблона за назначаване на нови служители на ClickUp. Можете да ги персонализирате според нуждите на вашата компания. 💖

Управлявайте документите и процесите за назначаване без усилие с ClickUp

Документите за назначаване са важна част от ориентацията на служителите. Когато документите ви са подредени, останалата част от процеса на назначаване и назначаване ще се нареди. Ще гарантирате спазването на закона и ще предоставите на новите служители единен източник на информация, към който да се обръщат, когато имат съмнения, като по този начин ще предотвратите недоразумения и ще насърчите прозрачността.

С помощта на всеобхватен инструмент като ClickUp можете да организирате документацията, да планирате и оптимизирате целия процес на назначаване и да дадете на новите си служители най-добрия шанс за успех в предстоящите им роли – регистрирайте се още днес. 🌟