12 примера за въвеждане на нови служители за вашите новопостъпили служители

Няма съмнение, че начинът, по който се справяте с въвеждането на нови служители, може да определи тяхното преживяване. Той поставя основата за тяхното отношение в бъдеще.

Поставете се за минута на мястото на новоназначения служител. 👀

Току-що сте преминали през дълъг процес на търсене на работа и сте издържали редица интервюта, за да докажете, че сте най-подходящият кандидат. След като сте предоставили препоръки, проверили сте миналото си, обсъдили сте възнаграждението и сте преминали няколко интервюта, най-накрая сте получили работата! 🎉

С блестящи очи и нетърпение да започнете, се явявате на ориентацията за нови служители, за да се запознаете най-накрая с екипа и да разгледате новия офис. Но вместо това получавате купчина документи, остарели фирмени видеоклипове и дълъг списък с административни задачи, без инструкции как да процедирате или към кого да се обърнете за отговори.

Всички сме преживели нещо подобно или познаваме някой, който го е преживял. Всъщност 88% от организациите не са успели да отговорят на очакванията на новите си служители по време на процеса на въвеждане в работата. А това има отрицателен ефект върху настроението, производителността и ефективността на служителите.

Ако сте специалист по човешки ресурси или имате възможност да правите промени, можете да предприемете стъпки за създаване на по-ефективна програма за въвеждане в работата, която да остави трайно впечатление и след първите няколко седмици. 🙌

Ние сме тук, за да ви покажем примери за въвеждане на нови служители и да ви научим как да използвате инструменти за въвеждане, за да оптимизирате, проследявате и прилагате вашата програма. Ето 12 реални примера за въвеждане на нови служители от професионалисти от различни индустрии, включително и от нашия собствен екип в ClickUp!

Защо въвеждането на нови служители е важно?

Процесите по въвеждане на нови служители позволяват на компаниите да споделят своята философия, ценности, мисия и траектория на развитие. Това е решаващ период за растежа и бъдещето както на компанията, така и на новите служители, тъй като тогава новите служители научават повече за организацията и как могат да допринесат за нейния успех, както и да си представят бъдещето си в компанията, което им дава пътна карта, която да следват по време на своето пътуване.

Добре организираните, функционални и ангажиращи програми за въвеждане на нови служители могат да осигурят съгласуваност между организацията и новите служители, а от своя страна да подобрят процента на задържане на служителите с 82%, да повишат производителността с над 70% и да увеличат желанието на членовете на екипа да препоръчат компанията на други кандидати до 93%.

📌TL;DR—В днешния свят, в който служителите ценят културното съответствие и съгласуваност повече от всякога, ефективната, персонализирана и ангажираща програма за въвеждане в работата е един от основните показатели за вашата корпоративна култура и е от съществено значение за привличането, задържането и спечелването на сърцата на най-добрите ви таланти.

Какво да имате предвид при изготвянето на програма за въвеждане на нови служители

Ефективната стратегия за въвеждане в работата не трябва да е сложна – просто трябва да е целенасочена, систематична и с доза персонализация. В крайна сметка, това е шансът на вашата компания да посрещне новите служители в своя свят. Това е възможност да им покажете какво можете да им предложите като компания и как можете да работите и да се развивате заедно. 🌱

Ефективната програма за въвеждане на нови служители започва с вътрешен одит. Започнете с оценка на текущите си процеси, разбиране на работната култура и ценностите на компанията си и съгласуване на целите на организацията си с целите на набирането на персонал и човешките ресурси. 🎯

5 въпроса към вашия HR екип при оценяване на текущите процеси

1. Съответстват ли настоящите процеси и практики за въвеждане на нови служители на нашите текущи корпоративни ценности? Съобразени ли са те с кариерното развитие и удовлетворението от работата на служителите?

📌 Защо е важно: Над 56% от талантите споделят, че не биха обмислили работа в компания, чиито ценности не съответстват на техните, а около 46% от служителите в САЩ и Великобритания разкриват, че обмислят да напуснат настоящия си работодател поради несъответствие в ценностите.

2. Имате ли обратна връзка от бивши и настоящи служители, която да прегледате?

📌 Защо е важно: Обратната връзка е от съществено значение за успешното въвеждане в работата. Честната обратна връзка от служителите ще ви даде по-добра представа за областите, в които имате възможност да работите и да се адаптирате, за да подобрявате непрекъснато опита на служителите си.

3. Какви са силните и слабите страни, възможностите и заплахите (SWOT) на настоящата ви програма за въвеждане в работата?*

📌 Защо е важно: Извършете SWOT анализ, за да помогнете на организацията си да идентифицира всяка област. В замяна ще откриете необходимите прозрения, за да коригирате подхода си, както и да създадете свежи идеи за подобряване на цялостното преживяване на служителите и да поставите по-ценни инициативи и цели.

Научете повече за SWOT анализа и вижте пример, който ще ви помогне да започнете тук .

4. Има ли вашият HR екип стандартна оперативна процедура (SOP), която описва подробно процеса на въвеждане на нови служители?

📌 Защо е важно: Наличието на ясно дефинирани правила и действия, документирани и лесно достъпни за вашия екип и новите служители, може да помогне за стандартизиране на процесите, намаляване на кривата на обучение и времето за обучение, както и за създаване на съгласуваност между новите служители и работодателите.

⭐️ Съвет от професионалист: Въведете стандартните оперативни процедури (SOP) за човешките ресурси възможно най-скоро. Този шаблон за SOP за човешките ресурси ще ви помогне да организирате и установите задачите на отдела за човешки ресурси и да гарантирате, че вашите служители спазват процедурите на компанията.

5. Какви са текущите цели на вашата организация за 30, 60 и 90 дни за програмата за въвеждане на нови служители?

📌 Защо е важно: След като сте направили цялостен преглед на настоящия си процес на въвеждане в работата, изберете област с потенциал и определете конкретни и свързани цели. Използвайте SMART цели, за да определите вашите HR KPI и показатели. Изготвянето на 30-60-90-дневен план за вашите HR и екипи за развитие на таланти помага за ясното планиране, дефиниране и съгласуване на целите. Това също така осигурява редовни проверки за всички, така че е по-лесно да поддържате темпото на новите служители и да видите ефективността на вашата програма за въвеждане в работата.

Търсите примери за KPI за вашия HR екип? Тази статия подробно описва 10 HR KPI и показатели , от които се нуждаете, и как да ги проследявате. Щом сте готови да ги документирате официално, приложете готовия за употреба шаблон за SMART цели на ClickUp, за да получите организирана система за определяне и проследяване на вашите цели в ClickUp.

След като приключите с вътрешния одит, е време да изработите стратегия и да започнете да планирате как да създадете най-доброто въвеждане на нови служители!

Събрахме 12 примера и идеи за въвеждане на нови служители от реалния живот, за да видите какво можете да включите, за да направите вашата програма за обучение по-запомняща се и въздействаща. ✨

12 реални примера за практики за въвеждане на нови служители

Помолихме изпълнителни директори, мениджъри на персонал и лидери на компании да споделят своите идеи за най-добрите практики за въвеждане на нови служители и посрещане на новопостъпилите. От ръчно написани писма за добре дошли до комплекти за добре дошли, тези реални примери за въвеждане на нови служители могат да ви вдъхновят да подобрите цялостното преживяване за новите служители.

Бонус: Шаблони за интервюта

Пример 1: Предоставете обучителни материали и назначете ментор преди датата на започване на работа

Предимства

Как го правят другите

Наличието на ментор, на когото новите членове на екипа могат да задават основни въпроси за културата на нашата организация, веригата на комуникация или дори ритъма на ежедневната работа, помага на новите служители да се интегрират постепенно в новата рутина.

Това помага да се намали объркването и тревожността, като ни позволява да получим много по-добра представа за уменията и напредъка на новия служител, след като започне реалното въвеждане в работата.

Пример 2: Изпратете подарък с комплект за добре дошли

Предимства

Как го правят другите

Добре дошли комплектите са от съществено значение! Те позволяват на новите служители да се вълнуват и да се чувстват специални и комфортни, докато се вписват в ролята си.

Ние им позволяваме да поръчат свои собствени кутии с подаръци, които съдържат тениски, пуловери, чорапи, стикери и AirPods с логото на компанията. Изпращаме им и „Наръчник за оцеляване през първия ден“ по имейл, в който е описано всичко, което могат да очакват до първия си работен ден.

Всичко това заедно създава безопасна среда, която намалява тревожността им в първия ден и ги кара да се чувстват подготвени и готови.

Веднага след назначаването им, новите служители получават пакет за добре дошли, който включва брошури, визитки, план на офиса, писмо за добре дошли и шоколадови бонбони, за да започнат своето пътуване с нещо сладко.

Пример 3: Създайте забавен, интересен и информативен наръчник за служителите

Предимства

Как го правят другите

Започването на нова работа може да бъде стресиращо, затова забавният наръчник помага да се облекчи тревогата от първия ден и да се покаже културата на компанията. Искаме новите служители да разберат, че обичаме да се забавляваме, докато поставяме очаквания към тях.

За да направим обучението по-приятно, създадохме наръчник за служители, пълен с абсурден хумор и полезна информация, който помага на новите служители да се приспособят към ролята си, да се справят с екипа и да отговорят на очакванията на мениджърите. Според резултатите от проучването ни след въвеждането в работата, наръчниците са голям хит! Много служители ги споменават като любимата си част от процеса.

📌 Съвет от професионалист

За да улесни първите стъпки на новите служители, всяка компания се нуждае от наръчник за служители. А за да опростите сложната задача по създаването на този наръчник, възползвайте се от шаблона за наръчник за служители на ClickUp!

Лесният за редактиране и подробен шаблон за наръчник за служители на ClickUp помага на мениджърите по човешки ресурси и ръководителите на компании:

Пример 4: Споделете видеоклип с „добре дошли“ от ръководителите на вашата компания

Предимства

Как го правят другите

Зеб, нашият главен изпълнителен директор и основател, създаде страхотно видео, което новите ни служители могат да гледат на първия си работен ден. Целта е да ги мотивира за работата, която ще вършат, и за компанията, в която работят. Той ги насърчава да се развиват, да учат и да вършат страхотна работа, каквото и да са дошли да правят в ClickUp!

Не е тайна, че въвеждането на нови служители е от решаващо значение и насърчава ангажираността и чувството за принадлежност на хората. Осъзнахме, че една от най-големите пречки за успешното въвеждане е, че новите служители не знаят какво да очакват, което поражда определен вид тревога, която може да наруши целия процес. Имайки това предвид, решихме да въведем мерки за минимизиране на напрежението през първия ден.

Затова в Talentify каним лидерите и екипите да запишат кратко видео, в което се представят и разказват за компанията и работата, и да го изпратят на новия колега няколко дни преди започването на работа.

Установихме, че новите ни служители подхождат към процеса с много по-голяма увереност, знаейки какво да очакват, и са изключително мотивирани.

Пример 5: Разделете процеса на въвеждане в работата на фази

Предимства

Как ClickUp разделя въвеждането в работата

Процесът на въвеждане на нови служители в ClickUp е разделен на три фази: предварително въвеждане, ориентация и обучение, специфично за длъжността.

Фазата на предварителното въвеждане се ръководи от екипа по управление на човешките ресурси, който се грижи за подписването на правните документи и завършването на всички административни задачи преди деня на ориентацията.

Фазата на ориентация се управлява от екипа за развитие на таланти, който предоставя на новите служители обща информация за компанията, процесите и политиката, за да се увери, че те знаят върху какво трябва да работят и да ги подготви за успех.

Обучението за конкретна длъжност е последната фаза от първоначалния процес на въвеждане в работата. Тогава новите членове на екипа се запознават със задачите и информацията, специфични за техните длъжности и екипи.

Това прави първите няколко седмици наистина целенасочени, което позволява на новите служители да се приспособят към ролята си, вместо да се чувстват претоварени от всичко, което им се възлага!

Как го правят другите

Рамката за въвеждане на нови служители на Proofhub също е разделена на три фази. Първите три седмици от въвеждането са посветени на това да се помогне на служителя и организацията да се опознаят.

Новите служители получават и поредица от въвеждащи видеоклипове и демонстрации на продукти, за да придобият основни познания за компанията и нашите продукти. Втората фаза на въвеждането включва набор от основни задачи, които новите членове на екипа трябва да изпълнят, за да се оцени тяхната работна ефективност и умения.

Последната фаза позволява на новите служители да споделят своите уникални гледни точки по задачите и по време на седмичните стратегически сесии.

Разделянето на процеса на въвеждане на нови служители на фази и въвеждането на конкретни задачи и информация позволи на нашите нови служители да усвоят новата информация по-ефективно, да се свържат с екипите си и да се чувстват комфортно в новата среда.

📌 Съвет от професионалист

Новите ви служители работят дистанционно или хибридно?

Дигитализирайте програмата си за въвеждане в работата в ClickUp и управлявайте въвеждането на служителите от всяко място! ClickUp ви позволява лесно да създавате задачи за въвеждане в работата, да възлагате проекти на новите служители и дори да създавате персонализирани статуси, за да покажете ясно всяка фаза от въвеждането на новите служители. Използвайте този готов за употреба и редактируем шаблон за въвеждане в работата на дистанционни служители, за да започнете веднага!

Пример 6: Възложете кратък първоначален проект, за да проучите стила на работа

Предимства

📌 Съвет от професионалист

Всеки човек има различни силни страни, различни предизвикателства и различни стилове на работа и учене – тези разлики правят всеки човек уникален и ценен за организацията. Създайте най-доброто въвеждане на нови служители, подходящо за всеки индивид, като подкрепяте техните стилове на учене и работа и като използвате HR инструменти с възможности за персонализиране, за да позволите на всеки член на екипа да персонализира своето работно място и работния процес, така че да отговарят най-добре на неговите нужди и предпочитания. Това ще даде възможност на всеки нов служител да създаде работния процес, който му позволява да работи възможно най-ефективно и ефикасно, а от своя страна ще бъде от полза и за вашия екип. 🧠✨

Как го правят другите

Създадохме доста стандартизирана система за въвеждане в работата, която използваме за всички наши служители през последната година и половина. Този процес на въвеждане в работата улеснява започването и поддържането на темпото.

Стъпки:

1. Провеждайте седмични брифинги лично или по телефона за това, което се случва в компанията

2. Възложете им първия им проект, за да разберете стила им на работа – нещо просто като имейл кампания или преработване на уебсайт, което може да се направи за седмица-две и ще ни помогне да се запознаем с техния стил на работа.

3. Оставете ги да работят по свои собствени проекти! Те получават пълна автономия по отношение на това, което правят, колко време им отнема и кога да предадат работата си. Ние също така се грижим да ги държим в течение през целия процес, за да знаят дали има промени в резултатите и изискванията.

С тази система за въвеждане в работата наблюдаваме скок от 28% в годишните ни нива на задържане на персонала, което ни помага значително да смекчим ефектите от „Голямото напускане“.

Пример 7: Изпратете искрено ръчно написано или дигитално писмо за добре дошли

Предимства

📌 Съвет от професионалист

Макар че писането на писмо за добре дошли до всеки служител може да отнеме много време, възвръщаемостта на инвестицията е наистина безценна. Това не само създава положително начало с вашите служители, но и им помага да се чувстват ценени и мотивирани да дават най-доброто от себе си на работа.

Ето 30 от най-добрите приветствени съобщения за нови служители, които ще ви помогнат да се вдъхновите как да започнете писмото си. А когато сте готови да напишете персонализирано съобщение, използвайте ClickUp Docs, където можете да персонализирате писмото си, като променяте цветовете на шрифта, добавяте изображения, вграждате видеоклипове и др.! Щом сте готови да го споделите с новия си служител, просто изпратете публичен или частен линк.

Как го правят другите

Ние вярваме, че въвеждането в работата трябва да бъде цялостно и продължително преживяване, а не еднократно събитие. Ключова част от нашата програма за въвеждане в работата е ръчно написаното писмо за добре дошли. Всеки нов служител получава персонализирано писмо от своя мениджър в първия си работен ден, в което се приветства с добре дошъл в екипа и се подчертават някои от нещата, които може да очаква в новата си роля.

Установихме, че този прост жест помага да се създаде топла и подкрепяща работна среда и показва на членовете на екипа ни, че са ценени от самото начало. Освен това, това е просто мил жест, който кара хората да се чувстват специални!

Пример 8: Споделяйте Loom или Clip видеоклипове за сложни обяснения

Предимства

Loom дава на нашата компания предимството да записва споделен екран, за да обясни прости задачи, процеси и необходима информация, като същевременно показва лицето на говорещия и записва гласа му, за да го направи по-лично и ангажиращо за новия служител.

С видеоклиповете на Loom можем да разделим важната информация на видеоклипове с максимална продължителност 2 минути, които са много конкретни за всяка задача, което улеснява кандидатите да се връщат към тях и да ги гледат отново, когато е необходимо. Това позволява също така ускоряване на видеоклипа, за да се приспособи към предпочитанията на слушателя.

📌 Съвет от професионалист

Записвайте, изпращайте и възпроизвеждайте клип видеоклипове в рамките на задача в ClickUp. Заснемете незабавно целия си екран, прозореца на приложението и раздела на браузъра, добавете и запишете гласа си, докато създавате видеоклип с инструкции. Когато приключите със записването, споделете клип видеоклипа си с екипа си или с всеки нов служител чрез линк за споделяне или пуснете линка в задача в ClickUp.

Пример 9: Създайте ръководства за употреба за мениджърите и всички членове на екипа

Предимства

📌 Съвет от професионалист

Създайте документ „Работа с мен“ в ClickUp и го споделете с членовете на екипа си. Включете полезна информация като тип личност, стил и философия на управление, стилове на комуникация, цели, хобита и неща, които ви дразнят!

Молим всички нови служители да създадат „ръководство за употреба“ за себе си, което е кратък документ, включващ малко информация за тяхното възпитание, професионален път, стил на учене, предпочитания за комуникация и хобита. Тези нови служители имат достъп и до ръководствата за употреба на всички останали служители в организацията.

Това е невероятен начин да човекоподобните колегите си, особено в разпределена работна среда, и помага на новите служители бързо да се приспособят към своите колеги и корпоративната култура.

Пример 10: Създайте програма за наставничество при въвеждането в работата

Предимства

Как го правят другите

Един стимул за въвеждане в работата, който наистина работи в реалния живот, е програмата „Onboarding Buddy”. Тя включва определянето на опитен служител, който да се грижи за всеки нов служител през първите няколко седмици на новата работа.

Наставникът за въвеждане в работата служи като първа точка за контакт, подпомага и насочва новите служители. Той предоставя подкрепа и информация за културата на компанията и отговаря на въпроси. Той улеснява процеса на въвеждане в работата, като прави преживяването от смяната на работа възможно най-безболезнено.

Пример 11: Предлагайте менторски програми, индивидуални срещи и образователни семинари

Предимства

Как го правят другите

За да интегрираме новите служители и да разкрием мощните възможности на ClickUp, екипът ни за продуктово и системно подпомагане организира 4-дневно обучение чрез лекции, практически експерименти, истории на клиенти и групови дискусии в програма, наречена Product Lab.

По време на тези интерактивни сесии ние ангажираме новите членове на екипа с персонажи, за да мислят с empatiя за нашите клиенти, и с приложения, за да мислят критично за това как нашата платформа решава предизвикателствата на клиентите.

Неведнъж сме чували колко важно е било това преживяване за членовете на екипа, за да се убедят в качествата на продукта. 💡

Осъзнахме, че тази фаза на наставничество позволява на новите ни служители да се адаптират по-бързо, да се приспособят към нашата култура и процеси, а на нас да им предоставим подходящата среда, инструменти и система за подкрепа, за да се представят отлично в ролята си от самото начало.

Това ни позволява да се свържем с новите си служители възможно най-рано в процеса на наемане, да развием отношения с тях, още преди да започнат да работят за нас, и да разберем по-добре силните и слабите страни на всеки служител.

Пример 12: Поискайте непрекъснато и честно обратно мнение

Предимства

Как го правят другите

Професионалното развитие, фокусирано върху психологическата сигурност, емпатията и радикалната откровеност, са някои от важните инициативи, които значително са повишили ангажираността на служителите в ClickUp.

Когато служителите наистина чувстват, че са част от нещо по-голямо от самите тях, това се отразява в компанията. Когато чувстват, че техните мисли, идеи и обратна връзка се ценят, те се стараят да предлагат решения. Когато всички хора, независимо от ролята си, осъзнаят, че допринасят за психологическата сигурност на организацията, всички работят усилено, за да я поддържат.

С това приключваме с примерите за въвеждане на нови служители! Сега е време да ви дадем съвети как ефективно да създадете и проследите програмата и усилията си за въвеждане на нови служители. 🎯

Бързи съвети за поставяне на цели и проследяване на успеха

Надявам се, че досега сме ви помогнали да се вдъхновите за някои страхотни идеи за вашата програма за въвеждане в работата! Но за да сте сигурни, че тя ще бъде успешна, трябва да си поставите цели и да измервате напредъка си. Ето нашите съвети за поставяне на цели и проследяване на успеха:

Подгответе новите си служители за успех и се погрижете за доброто им въвеждане в работата

Служителите са най-ценният актив, който компаниите могат да имат. Именно техният опит, способности, умения, знания и перспективи помагат да се оформи бъдещето на вашия бизнес.

Точно както те инвестират своето време и енергия във вашата организация, направете същото за тях и ги третирайте като бизнес партньори. 🤝

Привлечете и задръжте най-добрите таланти, като разберете важността на солидна програма за въвеждане в работата. Опитайте някои от примерите за въвеждане в работата на служители, споделени от други професионалисти от различни индустрии.

Създайте силно първо впечатление, изградете добри отношения, предоставете им всички инструменти, от които се нуждаят, за да успеят в работата си, и им позволете да се развиват в кариерата си във вашата организация. В края на краищата, те познават бизнеса най-добре.

Тези хора са гласовете и лицата на компанията и мозъците зад много от вашите блестящи кампании, проекти и инициативи.

Време е да подготвите въвеждането на нови служители за бъдещето и да използвате работен инструмент, създаден за цялата ви организация – организирайте се, подобрете сътрудничеството в екипа, систематизирайте процесите си и оптимизирайте програмите си за въвеждане на нови служители и развитие на таланти с ClickUp. 🚀