Топлото посрещане има голямо значение!
Проучванията показват, че първото впечатление може наистина да убеди новите служители да останат (или не) в организацията за дългосрочен период.
Ефективният процес на въвеждане на нови служители говори много за организацията и мениджмънта и задава тон за следващите дни, месеци и години. Той показва, че ви е грижа за новите ви служители и искате те да процъфтяват. В края на краищата, днешните нови служители са утрешните звезди!
Но при въвеждането в работата в голям мащаб възникват някои неизбежни предизвикателства. Като ръководител на отдел „Човешки ресурси“ или мениджър по наемането на персонал, вие трябва да се борите с препятствията и да поддържате последователност при въвеждането в работата.
Ние сме тук, за да ви помогнем да идентифицирате тези предизвикателства и да ви предложим възможни решения.
10 предизвикателства при въвеждането в работата и решенията им
Нека разгледаме по-подробно 10-те предизвикателства при въвеждането на нови служители, с които се сблъскват компаниите, и начините за справяне с тях.
1. Неправилно описание на длъжността
Най-голямата грешка при назначаването на нови служители е тази, която можете да елиминирате в основата си – публикуването на неясни описания на длъжностите. Преизползването на стари обяви за работа не е добра идея, защото вероятно много неща са се променили от последния ви наем.
Без достатъчна яснота относно това, какво включва ролята, необходимите умения и квалификации, както и възнаграждението, може да привлечете неподходящи кандидати. В такива случаи ще трябва да започнете процеса на наемане отначало, което е скъпо и отнема много време.
Решение
- Сътрудничество с висшето ръководство: Ръководителите на човешките ресурси или мениджърите по наемането могат да сътрудничат с ръководителите на отдели, за да очертаят какво търси компанията в потенциалните кандидати и да разработят съответно описание на длъжността.
- Включете цялата необходима информация: Уверете се, че обявата за работа включва следното: ясно определено длъжностно наименование, отговорности и очаквания, задължителни и желателни умения, квалификации, заплата и допълнителни придобивки, начин на работа и кратко представяне на компанията.
- Актуализирайте документите: ако трябва да използвате старо описание на длъжността, актуализирайте го изцяло, за да отговаря на настоящата визия и нужди на организацията.
2. Прекомерна ръчна документация
Когато се присъедини нов служител, стандартната програма за въвеждане в работата го запознава с системите, правилата, инструментите, правната документация, методите на работа и социалните придобивки на компанията.
Често това включва прекалено много ръчна работа с документи, което води до лошо преживяване при назначаването. Защото, да бъдем реалисти, никой не обича да бъде засипан с купчини документи в първия си работен ден – това е прекалено много и оказва ненужен натиск върху служителя.
Решение
- Преминаване към безхартиена работа: Намалете хаоса с документи и преминете към цифрова работа с софтуер за въвеждане на нови служители както за дистанционни, така и за офис позиции. Съберете всички документи за въвеждане в сигурно, централизирано хранилище и ги споделяйте с новите служители, когато е необходимо.
- Започнете рано: Не чакайте деня на постъпване на работа – изпратете необходимите документи за въвеждане в работата ден или два по-рано като част от пакета за добре дошли. Новият служител ще има време да прегледа документите, да разбере по-добре ролята си и да изясни всички въпроси предварително.
- Споделяйте документи, специфични за дадена длъжност: Вместо да споделяте целия списък с документи по време на предварителното въвеждане, предоставяйте само релевантна информация (като инструменти, специфични за отдела, модули за обучение, стандартни оперативни процедури и структура на екипа), за да поддържате организация от самото начало и да създадете положително преживяване за новите служители.
Netflix е чудесен пример за това. Сесили Рийд, който се присъедини към Netflix като софтуерен инженер, споделя своя процес на адаптация в компанията в личен пост в Medium:
„Когато отворих електронната си поща на първия ден, получих план за адаптация от моя наставник. Наставникът е специално назначено лице от екипа ми, което показва на новите служители как да се справят с работата си, докато се адаптират. Планът за въвеждане в работата беше съобразен с нуждите на екипа ми и мен и се състоеше от материали, които трябваше да прочета, или необходими неща, които трябваше да направя, за да получа своите идентификационни данни и да настроя работната си среда, както и предложения за по-гладко въвеждане в работата. Изпълних плана в свободното си време между екипните срещи или сесиите за въвеждане в работата и се срещах ежедневно с моя наставник.
Моят приятел и планът ми бяха от съществено значение, за да реша на какво наистина трябва да се фокусирам при адаптирането си. ”
3. Не обясняване на софтуера за въвеждане в работата
Софтуерът за въвеждане на нови служители обединява различните елементи на процеса на въвеждане. Той премахва „тревогата от първия ден“, с която служителите могат да се сблъскат, помага им да се приспособят към новата си роля и позволява на мениджърите по наемане да следят напредъка.
Ръководителите на човешки ресурси често приемат, че служителите са запознати с инструмента за въвеждане в работата, но това не винаги е вярно. Без указания за използването на софтуера служителите се чувстват объркани и не успяват да го използват пълноценно, а мениджърите по наемането не могат да получат ясна представа за напредъка на новопостъпилите.
Решение
- Осигурете обучение: Предложете предварително записани материали или лично обучение, за да запознаете служителите си с софтуера за въвеждане в работата. Дайте им време да се запознаят с инструмента.
- Обяснете подробностите: Разгледайте инструмента в дълбочина и обяснете всеки малък детайл. Уверете се, че всички – независимо от техническите си познания – разбират софтуера като петте си пръста.
- Справяне с предизвикателствата: Насърчавайте новите служители да задават въпроси относно инструмента, ако имат такива, и им помагайте, когато се сблъскат с проблем.
4. Претоварване с информация през първите няколко дни
Ръководителите на човешки ресурси могат да претоварват новите служители с информация по време на процеса на адаптация, без дори да го осъзнават. Това се случва през първите няколко дни или седмици след постъпването на работа. С прекалено много информация, новите служители имат затруднения да усвоят това, което им се предоставя.
Макар че е важно да предоставите ключова информация, която ще помогне на служителите да разберат и изпълняват своите задължения, претоварването им с информация само ще усложни прехода.
Решения
- Наръчник за служителите: Създайте наръчник за служителите (документ, съдържащ политиките и насоките на компанията), за да комуникирате какво е приемливо на работното място и какво не е. Той трябва да служи като основен източник за отговори на въпроси, свързани с комуникацията в екипа, безопасността на работното място, използването на ресурсите/имуществото на компанията, дрескода и дисциплинарните правила.
Ако сте склонни към приключения, опитайте подхода на Nordstorm – наръчникът за служителите им е философия на компанията, обобщена в едно-единствено, силно изречение: „Използвайте здравия разум във всички ситуации. Няма да има допълнителни правила.“
Въпреки че пълното им ръководство е с дължина около 7500 думи, те успяват да предадат основната си философия с остроумие и краткост.
- Чеклист за въвеждане в работата: Дръжте чеклист за въвеждане в работата под ръка, когато посрещате нови служители в компанията. Този чеклист ще гарантира последователно въвеждане в работата, ще елиминира грешките и ще осигури гладкото протичане на процеса. Можете също да използвате шаблони за въвеждане в работата, за да опростите този процес.
- Дайте им време: Споделете наръчника за служители няколко дни преди датата на постъпване на работа (заедно с документацията за въвеждането в работата) и дайте на новите служители време да се запознаят с етиката на компанията. В деня, в който постъпят на работа, можете да преминете директно към ориентацията и да ги запознаете с колегите им.
5. Не събиране на обратна връзка
Вероятно не всички служители имат едно и също мнение за процеса на адаптация. Един от най-добрите начини да предотвратите първоначалните затруднения е да попитате новите служители за техния опит с адаптацията.
Новите служители са най-ангажирани през първите няколко седмици и са по-склонни да дават откровена обратна връзка. Събирането и съпоставянето на обратната връзка във времето може да ви даде точна представа за това, което служителите ценят и какво можете да подобрите. Това може да ви помогне да усъвършенствате процеса на адаптация.
Решение
- Успокойте ги: Служителите, които се чувстват добре дошли и грижени, намират удовлетворение в работата си. Създайте атмосфера, в която конструктивната обратна връзка се цени и се работи върху нея, така че служителите да знаят, че мнението им е важно.
- Провеждайте индивидуални срещи: Можете да опитате по-персонализиран подход, като провеждате индивидуални срещи с новите служители. Това позволява на екипите по човешки ресурси да задават конкретни въпроси и да използват обратната връзка, за да подобрят процеса на адаптация.
- Провеждайте проучвания и анкети: Количествените проучвания ви дават цялостна представа за опита при въвеждането в работата в голям мащаб. Задавайте въпроси за ресурсите и важните етапи, за да разберете какво е важно за служителите, и провеждайте кратки анкети, за да разберете как се адаптират към работата си.
В ClickUp се стремим да подобряваме постоянно процесите си по въвеждане в работата с полезна обратна връзка от новоназначените служители. Новоназначените служители попълват специални анкетни формуляри, за да споделят как се чувстват по време на въвеждането в работата. Те споделят и своите предложения за подобрения в програмата. Използваме и табла за визуализиране на тези данни и проследяване на областите, които трябва да бъдат усъвършенствани, за да създадем по-добро цялостно преживяване при въвеждането в работата.
6. Липса на ясни очаквания
Присъединяването на нов служител към екипа ви носи много промени – както за служителя, така и за компанията. Една от най-големите грешки, които HR екипите могат да направят, е да не определят ясни очаквания в самото начало.
Яснотата относно работата, очакванията и ежедневните операции може да направи огромна разлика в опита при въвеждането в работата.
Решение
- Създайте очаквания: Преди да съобщите очакванията си на новоназначения служител, създайте и усъвършенствайте списък с очаквания. Това предотвратява недоразуменията и улеснява наемането. Списъкът трябва да включва ценностите и резултатите, които се очакват от служителя като индивид и член на екипа, както и ресурсите, които новоназначеният служител може да очаква от компанията.
- Комуникирайте очакванията: Дайте пример, като уведомите кандидата кога да очаква отговор от вас. По време на фазата на наемане, отделете няколко минути, за да обясните какво се очаква от служителите.
- Управлявайте и проследявайте очакванията: Не е лесно да наложите очакванията и да проверите дали са изпълнени. За да помогнете на служителите да се чувстват комфортно в ролята си и да проследявате напредъка им, можете да създадете план за 30-60-90 дни, в който да подчертаете целите и очакванията за въвеждането в работата, разбити на по-малки етапи.
7. Липса на контекстуализация на въвеждането в работата
В сложни организации новите служители често се чувстват като риба на сухо. Нещата се развиват прекалено бързо за тях и те се чувстват объркани.
Проблемът става още по-голям, ако използвате стандартен подход към въвеждането в работата, който не отчита уменията и очакванията на новия служител.
Решение
- Изхвърлете въведението: Контекстуализираните преживявания при наемането са ангажиращи, което е обратното на гледането на въвеждащо видео. То губи време и противоречи на следващата стъпка в процеса.
Reid подчертава, че нито една от сесиите за въвеждане в работата в Netflix не е била скучна.
„Никой не иска да седи в стая (или в моя случай пред компютър) в продължение на час или два и да гледа как някой чете от слайдове. Всяка презентация беше интерактивна по някакъв начин и свързана с много интересни концепции или теми от Netflix, което беше освежаващо. Например, една презентация включваше игра с Kahoot!, за да тестваме знанията си.“
- Създайте контекстуален процес на наемане: Най-добрият начин да се уверите, че новите служители се чувстват свързани с ролята си, е да им предложите интерактивен процес на адаптация, който е съобразен с техния отдел и профил.
- Обяснете процеса: Контекстуализираният процес на въвеждане е най-ефективен, когато новият служител знае как да го използва. Екипите по човешки ресурси трябва да обяснят предварително как работи, за да могат служителите да се възползват максимално от него.
8. Ниска ангажираност на служителите
Според Gallup само 23% от служителите по света са ангажирани с работата си. Липсата на ангажираност се дължи на неяснота относно работата и кариерата, лоши преживявания с мениджърите и липса на чувство за принадлежност към компанията.
HR екипите трябва да положат повече усилия за съживяване на показателите за ангажираност. И какъв по-добър начин да го направят от това да създадат трайно първо впечатление?
Решение
- Създайте силна вътрешна култура: Новите служители наблюдават как работят другите служители и си представят себе си на техните позиции. Ако успеете да създадете сътрудническа и насърчаваща вътрешна среда за служителите, новите служители ще се чувстват по-ангажирани в работата си.
- Оценявайте успехите: Новите служители ценят, когато колегите и мениджърите оценяват тяхната работа. Това значително повишава самочувствието им и ги насърчава да полагат повече усилия в работата си.
- Проверявайте често: Когато мениджърът или някой от отдел „Човешки ресурси” отскача от време на време, това показва, че хората се интересуват от новия служител. Всички тези малки усилия допринасят значително за насърчаване на ангажираността на служителите.
9. Необръщане на внимание на различията
Може да забележите някои явни различия в мненията между новите и старите служители. Те могат да произтичат от поколенчески, културни или темпераментни различия. Нормално е да има противоречиви мнения, но трябва да има определено ниво на съгласуваност между служителите.
Без инициатива от страна на ръководителя на отдел „Човешки ресурси“ или мениджъра по наемането, може да бъде трудно да се поддържа екипът на една вълна и да се работи за постигане на общи цели.
Решение
- Давайте пример: Отнасяйте се с еднакво уважение към всеки служител по време на процеса на адаптация. Вместо да се опитвате да приспособите всички към една и съща форма, оставете място за празнуване на различията.
- Създайте пространство за сътрудничество: Насърчавайте както новите, така и старите служители да си сътрудничат, да се опознават, да разрешават конфликти по конструктивен начин и да работят като екип.
- Създайте програми за наставничество: Старшите членове на екипа могат да бъдат наставници на новопостъпилите служители за определен период, за да им помогнат да разберат своите отговорности. Тези програми позволяват на новите служители да се учат и да създадат връзки с по-висшестоящите в екипа.
10. Неизползване на система за наставничество
Присъединяването към нова организация е огромна промяна. Независимо колко гладко протича процесът на адаптиране, той изглежда плашещ. Ако служителят намира за трудно да се приспособи към новото си работно място, мотивацията му намалява и той може дори да обмисли да смени работата си.
Освен ментор, те ще се нуждаят и от подкрепата на колега, който ще ги запознае (виртуално или лично) с новото им работно място. Това ще им помогне да разберат нюансите на ролята си. Без това цялата система за въвеждане в работата ще пропусне съществения човешки фактор.
Решение
- Предложете наставник за адаптация: Направете стандартна практика да сдвоявате новите си служители с наставник за адаптация – приятел, който ще направи първите дни на работното място по-малко плашещи (и по-продуктивни!).
Според Microsoft честотата на срещите между наставниците и новопостъпилите служители оказва значително влияние върху възприятието на новопостъпилите за тяхната продуктивност.
Сред тези, които са се срещнали с своя наставник поне веднъж през първите 90 дни, 56% са почувствали, че наставникът е ускорил напредъка им към постигане на продуктивност в работата им. Този процент се е увеличавал с увеличаването на честотата на срещите. За тези, които са се срещнали два до три пъти, процентът е достигнал 73%, а за тези с четири до осем срещи – 86%.
Забележително е, че 97% от новоназначените служители, които са се срещали с своя наставник повече от осем пъти през първите 90 дни, приписват на наставника си заслугата за постигането на бърза продуктивност.
- Повишете увереността: Наставникът за адаптация ще бъде подкрепа за служителя, ще го запознае с процесите в компанията и ще поддържа увереността му.
- Насърчавайте създаването на нови връзки: Наставникът може да запознае служителя с други членове на екипа. Това ги кара да се чувстват комфортно да се отворят и да създадат връзки на работното място.
Инструменти за справяне с предизвикателствата при въвеждането на нови служители
Ако не бъдат решени, предизвикателствата при назначаването на нови служители водят до ниска удовлетвореност на служителите. Съветите, които обсъдихме в тази публикация в блога, ще ви позволят да опростите процеса на назначаване на нови служители.
От момента, в който публикувате обява за работа, до момента, в който служителят се присъедини към екипа и се адаптира, въвеждането на малки промени ще има по-голямо въздействие в дългосрочен план.
За да обедините всички стъпки в един централизиран център, се нуждаете от всеобхватен инструмент за управление на човешките ресурси. Какво по-добро решение от платформата за човешки ресурси на ClickUp?
Подобрете процеса на въвеждане в работата с платформата ClickUp HR.
- Бъдете в течение с представянето, ангажираността и развитието на служителите с персонализираните табла за управление на ClickUp.
- Събирайте обратна връзка чрез анкети, проучвания и запитвания с помощта на персонализирани формуляри ClickUp. Те ви помагат да проследявате данните за отговорите на служителите и да събирате информация за подобряване на процеса на адаптация.
- Създайте фирмени уикита, за да запознаете новите служители с работата, като използвате ClickUp Docs. Добавяйте вложени страници, редактирайте в реално време и поддържайте информацията актуална. Добавяйте и коментари, за да накарате екипите от отделните отдели да се включат, когато е необходимо.
- Създайте отворени канали за комуникация между ръководството, мениджърите и новоназначените служители с ClickUp Comments и ClickUp Tags.
ClickUp ви позволява да персонализирате вашата HR система, като създавате персонализирани статуси и полета. Можете да създадете последователно въвеждане в работата, като добавите елементи, специфични за ролята, за да контекстуализирате процеса.
Справяйте се с предизвикателствата при назначаването на нови служители с шаблоните на ClickUp.
Шаблоните на ClickUp предлагат мощно решение за справяне с няколко предизвикателства при въвеждането на нови членове в екипа, включително претоварване с информация, пропуски в знанията, прекомерна зависимост от индивидуални ментори и разбирането на работните потоци, системи и процеси.
Използването на следните шаблони ще ви помогне да се справите с тези проблеми.
1. Шаблон за списък за въвеждане в работата на ClickUp
Въвеждането в работата е дълъг и сложен процес. Когато наемате голям брой служители, трябва да се уверите, че изпълнявате всички стъпки – от записване на личните данни на служителя и обсъждане на заплатата и допълнителните придобивки до събиране на обратна връзка след въвеждането в работата.
Шаблонът за списък с задачи за въвеждане в работата на ClickUp ви предлага готов за употреба списък със задачи, който ще ви помогне да се справите. Той включва:
- Стъпка по стъпка инструкции за изпълнение на задачите по въвеждането в работата
- Актуализации в реално време за състоянието и напредъка на задачите
- Възможност за определяне на крайни срокове и приоритети
Това е спасително средство за заетите мениджъри по наемане на персонал, които искат да бъдат по-организирани и да поддържат еднообразно въвеждане в работата. Ръководството също може да използва този шаблон, за да следи как протича процесът на въвеждане в работата.
2. Шаблон за въвеждане на нови служители в ClickUp
С шаблона за въвеждане на нови служители на ClickUp можете да предоставите на новите си служители пътна карта за това, което се очаква от тях през първите няколко седмици и как могат да изпълнят своите роли в рамките на първите 90 дни от присъединяването си към организацията.
Това дава на служителите яснота при ориентирането в новата им роля, без да им отнема автономността. Те могат лесно да проследяват напредъка си с измерими цели и да потърсят помощ от по-опитни колеги или колеги, ако е необходимо.
Шаблонът обединява всички малки детайли, които служителят трябва да запомни, за да изпълнява работата си. Те не трябва да преминават от един документ в друг, за да разберат ролята си – могат да се заемат веднага с работата!
3. Шаблон за въвеждане на нови служители в ClickUp (90 дни)
Ако следвате рамката за въвеждане в работата 30-60-90, шаблонът за въвеждане в работата на служителите на ClickUp ще се впише идеално във вашия работен процес.
Той ви помага да изготвите план за действие за новия служител, в който се очертава какво трябва да постигне и какъв вид обучение трябва да получи в рамките на първите 30, 60 и 90 дни след постъпването си на работа.
Използвайте шаблона, за да разгледате подробно мисията и визията на ролята, конкретните описания на ролята, областите на отговорност, ключовите отговорности, ключовите заинтересовани страни и измеримите цели.
Нека разберем по-добре този подход с един пример за въвеждане в работата.
Ако трябва да създадем план 30-60-90 за нов маркетингов анализатор в маркетингова агенция, той ще изглежда нещо като това:
Първите 30 дни
- Ориентация и адаптация: Запознайте се с корпоративната култура, политиките и процедурите. Срещнете се с ключови членове на екипа и заинтересовани страни.
- Научете се да използвате инструменти и системи: Разберете маркетинговите аналитични инструменти и платформи, използвани от агенцията.
- Проучете минали кампании: Прегледайте предишни маркетингови кампании, за да разберете подхода на агенцията, успехите и областите, които могат да бъдат подобрени.
- Следете членовете на екипа: Прекарвайте време в наблюдение на старшите анализатори и други членове на екипа, за да разберете работните процеси и процедури.
- Започнете анализ на данните: Започнете да анализирате данните от последните кампании, за да идентифицирате тенденции, модели и прозрения.
Дни 31-60
- Задълбочете се в данните: Продължете да анализирате данните от минали кампании, като се фокусирате върху по-нюансирани и контекстуални техники за анализ.
- Разработване на шаблони за отчети: Създайте стандартизирани шаблони за отчитане на резултатите от кампаниите пред клиенти и вътрешни заинтересовани страни.
- Участвайте в обсъжданията на стратегиите: Участвайте в стратегическите срещи, като предлагате идеи въз основа на анализ на данни и проучвания.
- Започнете независими проекти: Поемете по-малки проекти самостоятелно, под ръководството на по-опитни членове на екипа.
- Работете върху обратната връзка: Получавайте обратна връзка от колеги и ръководители и идентифицирайте областите, които се нуждаят от подобрение и усъвършенстване.
Дни 61-90
- Ръководи малки проекти: Поемете ръководството на малки проекти за маркетингова аналитика, от събирането на данни до анализа и отчитането.
- Представяне на резултати: Представяйте резултатите от независими проекти пред екипа и евентуално пред клиенти, демонстрирайки способността си да извличате полезни заключения.
- Усъвършенствайте уменията: Фокусирайте се върху усъвършенстването на конкретни умения въз основа на обратна връзка и самооценка. Това може да включва подобряване на уменията за визуализация на данни, изучаване на напреднали статистически техники или овладяване на нови аналитични инструменти.
- Допринесете за разработването на стратегии: Допринесете активно за разработването на маркетингови стратегии за предстоящи кампании.
- Подгответе се за следващата фаза: Обмислете постиженията и предизвикателствата от първите 90 дни и приложете наученото в следващата фаза от работата си в агенцията.
Можете също да промените шаблона, за да отговаря на изискванията на различни роли и индустрии.
Улеснете процеса на адаптация с ClickUp
Справянето с често срещаните предизвикателства при назначаването на нови служители зависи от това да се започне с правилния подход. Приоритизирането на положителните първи впечатления повишава лоялността и удовлетвореността и създава култура, която казва: „Ти си у дома!“
С платформата за управление на проекти и човешки ресурси „всичко в едно“ на ClickUp можете да опростите документацията, комуникацията, събирането на обратна връзка и проследяването на напредъка. Това прави въвеждането в работата лесно!
Започнете с ClickUp и се убедете сами!