Наръчникът за служители е изчерпателен справочник, в който са описани политиките, процедурите и очакванията към служителите на вашата компания. Той гарантира, че всички служители, независимо от мястото, на което работят, разбират правилата за неща като интелектуална собственост и протоколи за безопасност.
Това е споразумение, чрез което вашият HR екип установява процеси или „основни правила“ за продуктивна и позитивна работна среда. Както новоназначените, така и настоящите служители могат да използват този наръчник като основен ресурс.
Наръчникът обяснява целта на тяхната работа, като им предоставя необходимата информация за това как да се държат и как да се справят с ежедневната си работа. Много наръчници съдържат и стандартни оперативни процедури (SOP), които предоставят конкретни инструкции за ефективното изпълнение на задачите.
Макар че може би не са най-завладяващото четиво, те играят ключова роля в определянето на тона и културата на работното място.
Освен това, добре изготвеното ръководство може да помогне за намаляване на недоразуменията и потенциалните правни проблеми. Ясното очертаване на политиките на компанията може да предотврати объркване относно правата на служителите и очакванията на компанията, като по този начин се насърчава хармонична работна среда.
Тази статия има за цел да ви насочи в създаването на отлично ръководство за служители, което предоставя ясни указания, съчетани с малко характер и топлота. Ще разгледаме творчески примери за ръководства за служители, които можете да адаптирате към вашата организация.
Да започнем!
Какво прави наръчника за служители отличен?
Лесно е да си представим наръчника за служители като скучен сборник от правила. Но той е много повече от това. Това е основен документ, който задава тона на корпоративната култура и информира служителите за техните роли и отговорности, като по този начин гарантира по-малко хаос и по-голяма сплотеност в организацията.
Основни характеристики на идеалното наръчник за служители
Един добър наръчник за служители започва с представяне на мисията, визията и ценностите на компанията, като помага на служителите да разберат целта на тяхната работа.
Наръчникът на вашата компания трябва да обхваща всички необходими политики на работното място по ясен и кратък начин, включително теми като работно време, възнаграждения и социални придобивки, политики за отпуски, кодекс за поведение и политики за борба с дискриминацията.
То трябва да бъде прозрачно по отношение на очакванията и процедурите, като същевременно гарантира спазването на съответните трудови закони и разпоредби.
Качествата на едно добро наръчник
Цялостното ръководство гарантира, че вашите служители разполагат с цялата необходима информация на едно място, което намалява объркването и оптимизира комуникацията.
Следващите са задължителни елементи за наръчник за служители:
- Изчерпателност: Уверете се, че наръчникът обхваща всички важни теми, без да пропуска никаква информация.
- Яснота: Избягвайте жаргона и използвайте ясен, кратък език, който е лесен за разбиране от всички.
- Прозрачност: Създайте отворена комуникация, за да изградите доверие сред вашите служители.
- Достъпност: Организирайте информацията логично, осигурете съдържание и индекс за лесна навигация и направете цифровите копия лесно достъпни.
- Непрекъснати актуализации: Преглеждайте и актуализирайте наръчника редовно, за да отразявате промените в политиките на компанията, социалните придобивки или законовите изисквания.
- Практична информация: Фокусирайте се върху включването на практична, ежедневна информация, която служителите могат да използват в работата си и в процеса на вземане на решения.
Тези функции правят наръчника за служители ценен, като помагат на служителите да разберат своите роли и да допринесат за успеха на вашата компания.
Сега нека разгледаме основните компоненти, без които наръчникът за служители остава непълен.
Ключови компоненти на наръчника за служители
Не е ли досадно, когато четете добър трилър и откривате, че последните няколко страници са изкъсани? Незавършените, неразрешени загадки ви оставят с разочароващи, без отговор въпроси.
Наръчникът за служителите не трябва да бъде такава загадка. Имате нужда от изчерпателен документ, който да насочва правилно персонала на вашата компания. А за това е необходимо да разберете ключовите компоненти на един добър наръчник.
Ето аспектите, които не можете да пренебрегнете при изготвянето на наръчник за служители.
Процес на въвеждане в работата
Първото впечатление, което оставяте на новите служители, зависи от това колко добре сте дефинирали процеса на въвеждане в наръчника за служители.
Разделянето на процеса на въвеждане в работата на прости, изпълними стъпки помага на новоназначените служители да разберат своите ежедневни или седмични задължения. Въвеждането в работата на служителите може да включва среща с колеги, участие в обучения за служители, запознаване с инструментите и процедурите на компанията и разбиране на техните роли.
Кратък съвет: Не се ограничавайте само с изброяване на задачите; обяснете целта на различните дейности и ги свържете с цялостното разбиране за мисията и целите на компанията.
Освен това, подчертайте ресурсите на компанията, създайте системи за наставничество и предлагайте подкрепа от HR, за да се уверите, че новите служители знаят към кого да се обърнат с въпроси или притеснения. Това кара новите служители да се чувстват подкрепени от първия ден.
Подробности за заетостта
Наръчникът за служители трябва да обхваща всички аспекти на трудовото правоотношение. Обикновено наръчникът за служители съдържа информация като процедури за оценка на работата и прекратяване на трудовото правоотношение.
Можете също да включите процеса на оценка на представянето и да обясните цикъла на оценяване, като по този начин помогнете на служителите си да разберат важността на ангажираността на служителите и кариерното развитие.
Кратък съвет: Ако вашата компания използва договорни работници, опишете конкретните условия на тяхното наемане, включително продължителността на договора и процедурите за подновяване.
Можете да добавите обяснение за концепцията за свободно наемане на работа (ако е приложимо във вашия регион) и правата както на работодателя, така и на служителя да прекратят трудовото правоотношение по всяко време.
Тези ключови детайли гарантират, че вашите служители разбират ясно своите права и отговорности.
Здраве и безопасност
Основната функция на наръчника за служители е да създаде безопасна работна среда за вашите служители. Това се постига, като покажете ангажираността си към благосъстоянието на служителите и очертаете ключовите протоколи за здраве и безопасност.
Опишете всички аспекти на правилата за безопасност и здраве при работа в наръчника си. Споменете конкретни процедури за безопасност, които са приложими за вашия бранш, и подчертайте ангажимента на компанията ви да ги спазва.
Освен това, предоставянето на ясни указания за предотвратяване и докладване на инциденти на работното място помага на вашите служители да разберат процедурите за действие при извънредни ситуации.
В тази част от наръчника можете да установите и политика на нулева толерантност към насилието и тормоза на работното място. Очертайте процедурите за докладване и наличните ресурси, за да сведете до минимум появата на такива инциденти.
Обезщетения и възнаграждения
Какви награди могат да очакват служителите в замяна на упоритата си работа? Наръчникът за служители трябва да предоставя ясен преглед на пакета от възнаграждения и допълнителни придобивки, предлагани от компанията.
Това ви помага да обясните как вашата компания се справя с заплащането. Това може да включва съответните закони, които регулират заплатите и възнагражденията, включително структурата на всички бонуси или комисионни, които се предлагат във вашата организация.
Можете също да добавите политики за заплащане на извънреден труд, включително изисквания за допустимост, методи за изчисление и процедури за одобрение.
Освен това, включването на подробно резюме на предлаганите от вашата компания социални придобивки за служителите изяснява неяснотите и кара вашите служители да се чувстват ценени. Тези подробности обикновено включват информация за видовете отпуски (като родителски, ваканционни и болнични), здравна застраховка, зъболекарска застраховка, пенсионни планове и допълнителни придобивки. Не забравяйте да споменете ресурсите, които вашите служители могат да използват, за да получат повече информация.
Предоставете пълна информация за всяка придобивка, като критериите за допустимост и методите за натрупване за всеки вид отпуск, който предлагате.
Политики на работното място
Трябва да определите ясни очаквания за професионалното поведение в компанията си. Започнете с очертаване на различни политики, които ръководят ежедневните операции. След това потвърдете ангажимента на компанията си към разнообразна, приобщаваща култура на работното място и политики за недискриминация.
Ако вашата компания има дистанционни служители, отделете част, в която да опишете очакванията и насоките за дистанционна работа. Те обикновено включват протоколи за комуникация, ИТ протоколи и спазване на ежедневните работни часове.
За да намалите конфликтите на интереси, дайте ясни инструкции на служителите си относно ситуации, които могат да компрометират професионалната им преценка.
Един добър наръчник за служители също така подчертава важността на сигурността на данните и спазването на правилата. Определете подходящи правила, за да предотвратите нарушения на сигурността или злоупотреба с оборудването на компанията.
В допълнение към тези общи раздели, можете да подчертаете политиките за обучение и развитие, правилата за облекло, политиките за използване на интернет и социални медии, както и правилата за поверителност на служителите, защита на личните данни и разглеждане на жалби.
Не забравяйте, че наръчникът трябва да бъде съобразен с конкретните нужди и култура на вашата организация и да се преразглежда и актуализира редовно, за да се гарантира съответствие с приложимите закони и регламенти.
Примери за наръчници за служители, от които да се вдъхновите
Сега, когато знаем какво е необходимо за създаването на добър наръчник за служители, нека разгледаме някои творчески примери за наръчници за служители.
1. Nordstrom
Това не е типичен наръчник с правила. Наръчникът за служители на Nordstrom е философията на компанията, обобщена в едно-единствено, силно изречение: „Използвайте здравия разум във всички ситуации. Няма да има допълнителни правила.“
Звучи ли прекалено хубаво, за да е истина? Разбира се, има и допълнителни правила, но правилото за добра преценка има предимство. Този основен принцип дава възможност на служителите да решават проблеми и да създават положително преживяване за клиентите.
Например, служителите се насърчават да използват собствената си преценка, вместо да следват строг протокол, ако се сблъскат с необичайна заявка от клиент. Тази гъвкавост е допринесла за създаването на истории за изключително обслужване на клиентите в Nordstrom.
Макар пълното ръководство да е с дължина около 7500 думи, подходът на Nordstrom към работата показва, че ефективната комуникация не трябва да е сложна или затрупана с подробности – стига да предадете правилно най-важното.
2. Meta (по-рано известна като Facebook)
Meta предлага типичен пример за това как трябва да изглежда наръчник, в който културата е на първо място; следователно, той може да бъде чудесен източник на вдъхновение за вашия наръчник.
Всичко започва с топлото посрещане от самия главен изпълнителен директор Марк Цукерберг. Това задава приятелски тон на наръчника и кара служителите да се чувстват ценени.
Наръчникът след това кратко определя мисията, основните принципи и очакванията. Тук няма прекалено много информация!
Той засяга и всички важни теми, като спазване на протоколите за сигурност, защита на поверителна информация, приемане на разнообразието и включването, както и подходящо отношение и нагласа към работата.
Това, което прави наръчника на Meta наистина забележителен, е, че той е план не само за политики, но и за изграждане на цяла общност.
3. Valve
Наръчникът за служители на Valve е по-скоро революция в областта на наръчниците! Той отхвърля правилата и ги заменя с рецепта за автономност и иновации на служителите.
Наръчникът предлага насоки за това как служителите трябва да избират проекти, като ги насърчава да обмислят къде могат да добавят стойност и да съобразят своите интереси.
Забравете за строгите йерархии. Valve работи с напълно плоска структура. Това означава, че няма мениджъри и длъжности, а служителите могат да избират проектите, по които искат да работят.
Илюстративен пример е разделът за вземането на решения, където наръчникът обяснява как се вземат решения, като се търсят най-добре информираните колеги, вместо да се разчита на мениджъри или супервайзори.
Наръчникът за служители на Valve предлага интересен поглед върху корпоративната култура, която нарушава много традиционни корпоративни норми, като набляга на автономността, обратната връзка между колегите и гъвкавостта.
4. HubSpot
Наръчникът „Culture Code“ на HubSpot е дълбоко персонализирана версия на културата и ценностите на компанията. Той не само очертава политиките, но и разказва историята на компанията. За разлика от традиционните наръчници, наръчникът за служители на HubSpot е визуално привлекателен и написан в разговорна форма.
Наръчникът ясно изразява ценностите на компанията, помагайки на служителите да съобразят действията си с общите цели на компанията. Тези основни ценности са обобщени като HEART, което означава „Скромност, Емпатия, Адаптивност, Изключителност и Прозрачност“. Тези ценности ръководят поведението и вземането на решения от страна на служителите.
Създадено като поредица от 152 слайда, то представя ключови факти за мисията, визията, целите и принципите на HubSpot по забавен и увлекателен начин.
5. Netflix
Търсите наръчник, който отива направо на същността? Не търсете повече – наръчникът за служители на Netflix е точно това, от което се нуждаете.
Често наричана „Netflix Culture Deck“, тя е известна с акцента си върху свободата, отговорността и културата на висока производителност.
Доверието е много важно за Netflix. Наръчникът им насърчава това, като дава на служителите голяма автономия. Има минимални правила за разходи, отпуски и работно време.
Наръчникът не се фокусира върху това как да си вършите работата, а върху постигането на отлични резултати. Това дава свобода на служителите да бъдат креативни и да намерят най-добрия начин да се справят с предизвикателствата.
Наръчникът на Netflix е чудесен пример за създаване на силна и положителна корпоративна култура.
Прочетете нататък, ако искате да почерпите вдъхновение от тези наръчници и да създадете подобен за вашите служители.
Как да направите наръчника за служителите си да изглежда професионален
Наръчникът за служители трябва да изглежда професионално и да предава ефективно посланието си за прозрачност и подкрепа.
Ето няколко съвета, за да се уверите, че наръчникът ви изглежда толкова добре, колкото и корпоративната ви култура:
- Чист и организиран дизайн: Изберете ясен и лесен за навигация дизайн и използвайте заглавия, подзаглавия и точки, за да разделите текста за по-лесно четене.
- Професионален език: Поддържайте професионален тон в цялото ръководство. Избягвайте жаргона и използвайте ясни изречения за по-лесно разбиране.
- Подходящи визуални елементи: Включете прости икони, диаграми или инфографики, за да разчупите текста и да представите визуално ключовата информация.
Можете да създадете професионално ръководство с помощта на ClickUp. Нека ви покажем как!
ClickUp: Вашият комплект от инструменти за наръчници „всичко в едно“
Използвайте ClickUp Docs, за да създадете най-доброто наръчник за служители!
В съчетание с мощния софтуер за наръчници за служители, можете да планирате целия процес на създаване на наръчника в ClickUp, от изготвянето на черновата до разпространението.
Инструментът ви позволява да сътрудничите с екипа си при изготвянето на наръчника. Членовете на екипа могат да изготвят чернови на раздели, да предлагат редакции и да оставят коментари директно в същия документ. Можете да добавяте джаджи, за да актуализирате работните процеси, да променяте статуса на проектите и да възлагате задачи – всичко това в редактора на Docs.
ClickUp Docs предоставя централизирано място за създаване, редактиране и съхранение на наръчника за служители. Това гарантира, че всеки има достъп до най-актуалната версия на наръчника. С усъвършенствания контрол на версиите можете да контролирате кой има достъп до преглед, редактиране или коментиране на наръчника за служители, като по този начин гарантирате, че чувствителната информация е достъпна само за упълномощени лица.
Множеството изгледи в ClickUp Docs ви дават по-голям контрол над съдържанието. Можете да избирате между изглед „Списък“ за ясен обзор, изглед „Табло“ за визуално представяне на напредъка или изглед „Работна натовареност“, за да проследявате индивидуалния и екипния принос към създаването на наръчника.
А най-хубавото е, че не е нужно да правите всичко сами. Използвайте ClickUp Brain, за да генерирате няколко варианта на наръчника, преди да изберете най-добрия.
Помолете ClickUp Brain да предложи теми или раздели, които трябва да бъдат включени в наръчника за служители. Неговите способности за обработка на естествен език му позволяват да разбере контекста и да предостави подходящи идеи, базирани на най-добрите практики и индустриалните стандарти.
За конкретни раздели или теми можете да помолите ClickUp Brain да генерира първоначални чернови или конспекти на съдържанието. Това може да ви спести време и да ви предостави солидна основа, върху която да надграждате, вместо да започвате от нулата.
Използвайки възможностите на ClickUp Brain, можете да оптимизирате процеса на създаване на съдържание за наръчника за служители, като се уверите, че той е изчерпателен, точен и съобразен с нуждите и културата на вашата организация. Важно е обаче да прегледате и усъвършенствате генерираното съдържание, за да се уверите, че отговаря на вашите специфични изисквания и тон.
ClickUp Brain може дори да се интегрира с ClickUp Docs, което ви позволява да създадете база от знания с възможност за търсене за наръчника за служители. Това улеснява служителите да намират бързо необходимата информация.
Освен това можете да използвате функцията „Йерархия“ на ClickUp, за да организирате съдържанието на наръчника по логичен начин, което ще улесни служителите ви да намерят нужната им информация.
Още не сме приключили! Изпробвайте шаблона за наръчник за служители на ClickUp, за да започнете да създавате изпипан и професионален наръчник.
Този подробен шаблон за фирмена политика е предварително създаден ClickUp Doc. Той е проектиран, за да даде възможност на HR екипите да въвеждат важна фирмена информация в професионален ресурс, който да споделят със своите служители.
Този шаблон включва разделите „Стандарти за поведение“, „Политики за екипа“ и „Дрескод“. Освен това съдържа раздели като „Работно време“, „Настаняване съгласно ADA (Закон за американците с увреждания)“ и „Политики за комуникация“, които често се пренебрегват в повечето наръчници за служители.
Дайте възможност на вашите служители с наръчник за служители
За да гарантирате, че наръчникът за служителите ви остава актуален и ефективен, той трябва да обяснява ясно политиките, очакванията и ползите на компанията за новоназначените и опитни служители.
Актуализирайте редовно наръчника си. Добавяйте или променяйте информация, за да отразите промени в политиките на компанията, предлаганите предимства или правните разпоредби.
Можете да разчитате на ClickUp Docs, за да проследявате ревизиите и актуализациите си, което улеснява поддържането на динамичен наръчник с правила за мисията и визията на вашата компания. Използвайте ClickUp Brain, за да създадете автентично съдържание за наръчника си.
Регистрирайте се в ClickUp и започнете да създавате наръчника, който вашите служители заслужават!
Често задавани въпроси
1. Как се структурира наръчник за служители?
Един добър наръчник за служители трябва да съдържа следните компоненти:
- Мисията, визията и ценностите на компанията
- Политики, свързани с работното време, социални придобивки, дрескод и др.
- Ясни обяснения и процедури
- Кратък език с подходящи заглавия, подзаглавия и точки
2. Как се пише добро ръководство?
Докато пишете наръчника за служителите:
- Използвайте ясен, кратък и професионален език.
- Поддържайте последователен и организиран формат
- Включете стратегически визуални елементи, като икони и диаграми.
- Съсредоточете се върху предоставянето на съществена информация за служителите.
3. Какво трябва да се включва в наръчника за служители?
Наръчникът за служители трябва да включва:
- Политики на компанията (като работно време, отпуски и отсъствия)
- Политики за обезщетения и възнаграждения
- Кодекс за поведение и насоки за борба с тормоза
- Управление на представянето и дисциплинарни процедури
- Протоколи за безопасност и процедури за извънредни ситуации