Чудили ли сте се някога как някои компании привличат най-добрите таланти, докато други се борят да запълнят свободни позиции? Или как един екип може да се чувства енергичен и продуктивен, докато други се мъчат да прекарат деня си? Отговорът може да ви изненада: всичко е въпрос на добре дефинирани HR процеси.
Процесите по управление на човешките ресурси са систематични рамки, които гарантират, че работната сила на организацията е здрава и щастлива и е в съответствие с нейната мисия. Те са жизнената сила на всяка организация, като помагат на работодателите да се справят с всичко – от намирането на идеалните таланти до поддържането на просперитета на служителите.
Без подходящи HR процедури може да се окажете с неквалифицирани служители, разочаровани служители поради неясни очаквания или дори правни проблеми в случаи, когато не се спазва правилният протокол за разглеждане на жалби или уволнения.
Силните процеси в областта на човешките ресурси гарантират гладка работа, положителна работна среда и екип, готов да даде най-доброто от себе си.
В тази статия се разглежда как да се създадат ясни HR процеси, да се изгради отличен HR отдел и да се използват инструменти за оптимизиране на работните процеси от начало до край.
Кои са ключовите HR процеси?
HR процесите са градивните елементи на успешна и здрава работна среда. Те обхващат всичко – от намирането на подходящите хора (набиране на персонал) до поддържането на тяхната ангажираност и удовлетвореност (управление на представянето, взаимоотношения с служителите).
Нека разгледаме основните HR процеси.
1. Набиране на персонал
Набирането на персонал е основата на доброто планиране на човешките ресурси и е вратата към изграждането на талантлив и успешен екип. Това е първата стъпка в HR пътуването, където идентифицирате нуждата от таланти в компанията и се заемате да намерите идеалния човек, който да я запълни.
За тази цел можете да използвате и софтуер за управление на таланти.
Набирането на персонал включва задачи като:
- Създаване на длъжностна характеристика: Изготвяне на ясна и убедителна характеристика, която очертава отговорностите на длъжността, необходимите умения и корпоративната култура.
- Набиране на кадри: Обаждане на потенциални кандидати чрез борси за работа, социални медии или препоръки от служители
- Подбор: Преглед на автобиографии и провеждане на първоначални интервюта за подбор на квалифицирани кандидати
- Подбор: Провеждане на задълбочени интервюта, технически оценки или проверки на препоръки на кандидатите, които са преминали първия етап, за да се намери най-подходящият кандидат.
Добре дефинираният процес на набиране на персонал може да привлече най-добрите таланти, да съкрати времето за наемане и да създаде солидна основа за успеха на вашата компания.
ClickUp, ефективен инструмент за управление на човешките ресурси, може да ви помогне в тези стъпки. Например, той предлага безплатен ресурс, който може да ви помогне в процеса на набиране на персонал – шаблона „План за внедряване на ClickUp за набиране на персонал“.
Имате затруднения да намерите идеалния кандидат? Изграждането на силен екип започва с опростен процес на набиране на персонал.
Ето как можете да използвате шаблона в пълна степен:
- Персонализирани статуси на задачите: Персонализирани статуси като „Завърши“, „В процес“, „Нуждае се от информация“, „В процес“ и „Завършено“ ви помагат да проследявате визуално напредъка на всяка задача в процеса на набиране на персонал. С лесно видимите статуси целият ви екип има незабавно разбиране за това къде се намира всеки кандидат в процеса.
- Потребителски полета: Всяка задача може да бъде допълнена с потребителски полета, в които да се съхранява важна информация, като „Документи“ (автобиографии, мотивационни писма), „Етап на набиране“ (преглед, интервю и т.н.), „Екип“ (мениджър по набиране, HR), „Напредък“ (бележки, обратна връзка от интервюто) и „Усилие“ (очаквано необходимо време). Този персонализиран подход гарантира, че цялата релевантна информация е лесно достъпна за всеки кандидат и позиция.
- Персонализирани изгледи: Създайте четири различни изгледа, за да визуализирате процеса на набиране на персонал: График на набирането на персонал: Получете изчерпателен визуален график на целия процес на набиране на персонал, като се уверите, че всички стъпки са изпълнени в желания срок Оценка на усилията: Оценявайте и проследявайте времето, необходимо за всяка задача, което улеснява по-доброто разпределение на ресурсите. Ръководство за начало: Обединете всички материали и ресурси за въвеждане в работата на едно място, което е лесно достъпно за новоназначените служители. Напредък в набирането на персонал: Следете цялостния напредък в усилията си за набиране на персонал с ясен поглед върху движението на кандидатите през процеса.
- График на набирането на персонал: Получете изчерпателен визуален график на целия процес на набиране на персонал, който гарантира, че всички стъпки са изпълнени в желания срок.
- Оценка на усилията: Оценявайте и проследявайте времето, необходимо за всяка задача, като улеснявате по-доброто разпределение на ресурсите.
- Ръководство за начало: Консолидирайте всички материали и ресурси за въвеждане в работата на едно място, което е лесно достъпно за новоназначените служители.
- Напредък в набирането на персонал: Следете цялостния напредък в усилията си за набиране на персонал с ясна представа за движението на кандидатите през процеса.
- График на набирането на персонал: Получете изчерпателен визуален график на целия процес на набиране на персонал, който гарантира, че всички стъпки са изпълнени в желания срок.
- Оценка на усилията: Оценявайте и проследявайте времето, необходимо за всяка задача, като улеснявате по-доброто разпределение на ресурсите.
- Ръководство за начало: Консолидирайте всички материали и ресурси за въвеждане в работата на едно място, което е лесно достъпно за новоназначените служители.
- Напредък в набирането на персонал: Следете цялостния напредък в усилията си за набиране на персонал с ясна представа за движението на кандидатите през процеса.
2. Приемане на нови служители
След фазата на набиране на персонал идва фазата на въвеждане в работата – процесът на човешките ресурси, който осигурява плавен преход на новоназначените служители към културата и ролята на вашата компания. Представете си го като посрещане на нов играч в отбора – не бихте го хвърлили в играта без никакво обяснение, нали? Въвеждането в работата се състои в предоставянето на новоназначените служители на знанията, ресурсите и подкрепата, от които се нуждаят, за да успеят от първия ден.
Ето някои ключови примери за това, какво може да включва въвеждането в работата:
- Изпращане на приветствено имейл с основна информация и определяне на очакванията за първия ден
- Топло посрещане, представяне на колегите, подреждане на работното място и предоставяне на обща информация за компанията и ролята
- Предоставяне на всеобхватни програми за обучение по политиките, инструментите и процедурите на компанията, специфични за тяхната роля
- Назначаване на ментор, който да отговаря на въпроси, да дава насоки и да помага за ориентирането в корпоративната култура
- Преминаване през KPI, които трябва да постигнат за представянето на новоназначените служители
Например, опитът на Google с назначаването на нови служители се счита за толкова невероятен, че 77% от новоназначените споделят , че имат положително преживяване. Google постига това чрез щателен процес, фокусиран върху предварителното назначаване, системи за наставничество и структурирана ориентационна програма.
Сундас Халид, шампион по набиране на кадри в Google, подчертава важността на предварителното набиране.
„В момента, в който казах „да“, екипът на Google ме засипа с топли имейли – от интервюиращите до бъдещите мениджъри и дори колегите! Беше невероятно“, сподели той. Това задава тона за приветливо и положително преживяване от самото начало.
Google свързва новите служители, или Nooglers, с приятели за въвеждане в работата още преди първия им ден. Тези „приятели на работното място“ предлагат приятелско лице и познат глас в нова среда. На първия ден приятелят действа като водач, показва им работното място и ги запознава с културата на компанията. Като дава приоритет на предварителното въвеждане в работата, изграждането на връзки чрез приятели и предлагането на цялостна ориентация, Google подготвя Nooglers за успех.
Ако ръчното управление на цялата гама от задачи по назначаването ви се струва прекалено обременяващо, опитайте да използвате безплатни шаблони за управление на човешките ресурси, за да оптимизирате процеса.
3. Обучение и развитие
Обучението и развитието (T&D) е основен процес в управлението на човешките ресурси, който отива отвъд простото предоставяне на умения на служителите, необходими за изпълнението на текущата им работа. Става въпрос за инвестиране в дългосрочното им развитие и потенциал.
Обучение:
- Специфични за работата умения: Предоставяне на новоназначените или съществуващите служители на специфичните знания и умения, необходими за ефективното изпълнение на техните роли. Това може да включва обучение по софтуер, семинари за познаване на продуктите или протоколи за безопасност.
- Обучение по съответствие: Обучавайте служителите относно политиките на компанията, правните разпоредби и етичните насоки, които са свързани с тяхната работа.
Развитие:
- Обучение за лидерство: Обучаване на служители с висок потенциал на умения за ръководене и мотивиране на екипи
- Развитие на меки умения: Помагане на служителите да развият умения за комуникация, работа в екип, решаване на проблеми и управление на времето
- Планиране на кариерното развитие: Работа с служителите за определяне на техните кариерни цели и предоставяне на възможности за напредък в компанията
Чрез инвестиране в цялостна програма за обучение и развитие можете да повишите морала на служителите, да подобрите работните им резултати, да насърчите иновациите и да увеличите задържането на служителите.
Unilever се е ангажирала да повиши квалификацията на всички свои служители с умения, подходящи за бъдещето, до 2025 г. като част от програмата си Unilever Compass. Проучването им установи, че участниците в семинарите са подобрили общата си продуктивност с 41%.
Патрик Хъл, вицепрезидент на Future of Work Unilever, каза:
Още в началото ние идентифицирахме нуждата от по-голяма мобилност на талантите, по-голяма гъвкавост и непрекъснато учене. Всички говореха за важността на ученето през целия живот, затова решихме, че е време да проучим пазара за инструменти и идеи, които бихме могли да приложим, за да окажем влияние в нашата организация.
Още в началото ние идентифицирахме нуждата от по-голяма мобилност на талантите, по-голяма гъвкавост и непрекъснато учене. Всички говореха за важността на ученето през целия живот, затова решихме, че е време да проучим пазара за инструменти и идеи, които бихме могли да приложим, за да окажем влияние в нашата организация.
Unilever създаде вътрешна програма за гъвкаво работно време, за да съпостави хората с възможности за проекти в други бизнес области. Тази инициатива ще бъде разширена с платформа за изкуствен интелект, която да помогне на лидерите да набират бързо ресурси за проектите.
Осъзнавайки разнообразните начини, по които хората определят смислената работа, Unilever даде приоритет на прозрачността по отношение на вътрешните възможности. Създавайки равни условия с еднаква видимост за всички членове на екипа, те гарантираха, че задачите по проектите съответстват на стремежите и силните страни на идеалния кандидат. Този подход насърчава култура, в която служителите могат активно да търсят работа, която съответства на тяхното определение за цел.
4. Задържане
Ангажираните служители са в играта заради самата игра; те вярват в каузата на организацията. *
Ангажираните служители са в играта заради самата игра; те вярват в каузата на организацията. *
Задържането е HR процес, който се фокусира върху това да се поддържат талантливите служители доволни и ангажирани и в крайна сметка да се насърчат да останат в компанията.
Ето как HR използва стратегии за задържане на персонала в полза както на организацията, така и на нейните служители:
- Конкурентно възнаграждение и допълнителни придобивки: Предлагане на конкурентни заплати, бонуси, здравна застраховка и други допълнителни придобивки, за да се демонстрира ценността на приноса на служителите.
- Баланс между работата и личния живот : Насърчаване на гъвкави условия на работа, политики за отпуски и инициативи, които помагат на служителите да управляват ефективно личния си и професионалния си живот.
- Признание за постигнатите резултати: Публично и лично признаване и награждаване на постиженията на служителите, за да се повиши моралът и чувството за удовлетворение.
- Възможности за кариерно развитие: Предоставяне на непрекъснато обучение, менторски програми и възможности за вътрешно развитие, за да се поддържат мотивацията и ангажираността на служителите.
- Позитивна работна култура: Насърчаване на култура на сътрудничество, отворена комуникация, уважение и психологическа сигурност, в която служителите се чувстват ценени и подкрепяни.
ConocoPhillips се гордее със средна продължителност на трудовия стаж на служителите от 10,6 години, което е възможно благодарение на безупречните социални придобивки и бонуси, които компанията предлага. Някои от придобивките са годишни парични бонуси, здравна застраховка, застраховка „Живот“ и фирмена спестовна програма в размер на 6% от заплатата, която понякога се увеличава над 6%.
5. Взаимоотношения с служителите
Взаимоотношенията с служителите, които са в основата на добрите практики в областта на човешките ресурси, се фокусират върху поддържането на положителни и продуктивни отношения между работодатели и служители.
Ето как специалистите по човешки ресурси се справят с този важен процес:
- Канали за комуникация: Създаване на ясни и последователни канали за комуникация, където служителите се чувстват комфортно да изразяват своите опасения, да предлагат предложения или да търсят насоки.
- Решаване на конфликти: Улесняване на справедливото и ефективно решаване на конфликти на работното място, независимо дали са между колеги, мениджъри или екипи.
- Ангажираност на служителите: Въвеждане на инициативи, които насърчават участието, отговорността и чувството за принадлежност на служителите към корпоративната култура.
- Управление на представянето: Предоставяне на постоянна обратна връзка, прегледи на представянето и възможности за растеж, за да се поддържа мотивацията на служителите и да се съобразяват с целите на компанията.
- Процедури за подаване на жалби: Създаване на ясни и достъпни процедури за служителите, за да могат да отправят своите жалби или опасения, като се гарантира справедлив и уважителен процес.
6. Искания на служителите
Исканията на служителите са жизненоважен, но често пренебрегван процес в областта на човешките ресурси, който улеснява запитванията, исканията и промените на служителите, свързани с тяхната работа.
Ето как функционират заявките на служителите в добре дефиниран HR процес:
- Централизирана система: Въвеждане на лесна за ползване система (онлайн портал, имейл адрес, специален формуляр) за подаване на заявки от служителите.
- Ясна категоризация: Създаване на ясни категории за често срещани заявки, като отпуск, почивка, промяна на оборудване или актуализиране на социални придобивки.
- Определени процеси за одобрение: Очертаване на ясни процеси за одобрение за различни видове заявки
- Комуникация и проследяване: Осигуряване на ясна комуникация относно статуса на заявките на служителите, като ги държите информирани през целия процес.
7. Управление на представянето
Управлението на представянето, основен процес в областта на човешките ресурси, е систематичният начин, по който оценяваме, развиваме и мотивираме служителите да реализират пълния си потенциал и да допринесат за постигането на целите на компанията.
Това е непрекъсната обратна връзка – двупосочна улица, в която служителите получават ясни очаквания, постоянна подкрепа и възможности за растеж, докато техните приноси се признават и съгласуват със стратегическата посока на компанията.
Ето как професионалистите в областта на човешките ресурси използват управлението на представянето, за да постигнат оптимални резултати:
- Поставяне на цели: Съвместно поставяне на цели в областта на човешките ресурси между служители и мениджъри, което гарантира, че индивидуалните цели са съгласувани с целите на отдела и компанията.
- Редовна обратна връзка: Предоставяне на постоянна обратна връзка за представянето, както положителна, така и конструктивна, през цялата година.
- Оценки на представянето: Провеждане на редовни оценки на представянето, съобразени с ключовите показатели за ефективност на човешките ресурси, за да се оцени официално напредъка на служителите спрямо договорените цели.
- Възможности за развитие: Идентифициране на индивидуалните силни и слаби страни и създаване на възможности за растеж чрез програми за обучение, менторство или развитие на умения.
- Признание за постигнати резултати: Публично и лично признаване и награждаване на изключителни постижения
8. Администриране на възнагражденията и социалните придобивки
Възнагражденията и допълнителните придобивки, които са основен процес в управлението на човешките ресурси, помагат за привличането, задържането и мотивирането на талантливи служители. Те представляват цялостния пакет, който предлагате на служителите си, и включват както финансови възнаграждения, така и ценни допълнителни придобивки.
Нека разгледаме един растящ софтуерен стартъп. Мениджърите по човешки ресурси могат да предложат конкурентни заплати, изчерпателни здравноосигурителни планове с ниски самоучастия, щедри платен отпуск за почивка и психично здраве, както и гъвкави условия на работа, за да привлекат и задържат млади таланти в конкурентен технологичен пазар. Те могат да въведат планове за опции за акции, за да мотивират служителите и да насърчат чувството за принадлежност към успеха на компанията.
9. Спазване на нормативните изисквания
Спазването на нормативните изисквания гарантира, че вашата организация се придържа към всички приложими закони и разпоредби в областта на трудовото право. Мислете за това като за невидимо силово поле, което предпазва вашата компания от правни последствия.
Например, ако дадена компания не спазва изискванията за минимална работна заплата, като плаща по-ниски заплати на своите служители, отделът по човешки ресурси може да се сблъска с оплаквания от недоволни работници, потенциални глоби от държавни агенции и дори увреждане на репутацията.
Като дава приоритет на спазването на нормативните изисквания, HR защитава организацията от правни проблеми, улеснява създаването на справедлива и етична работна среда и изгражда доверие сред служителите.
10. Напускане
Въпреки че често остава в сянката на набирането и назначаването на персонал, напускането е ключов процес в управлението на човешките ресурси, който гарантира плавно и професионално раздяла между служителя и компанията.
Да предположим, че Сара, маркетинг мениджър в технологичен стартъп, е решила да се възползва от нова възможност. Ето как би могъл да протече добре дефиниран процес на напускане за нея:
- Две седмици преди последния ден: Мениджърът на Сара, Дейвид, насрочва среща, за да обсъдят напускането й. Те преглеждат предстоящите й задачи и проекти, като определят какво трябва да бъде приоритетно за завършване или предаване.
- Една седмица преди последния ден: HR се среща със Сара, за да започне процеса на напускане. Това включва събиране на имуществото на компанията, като лаптопа и баджа й, преглед на опциите й за обезщетения съгласно Закона за консолидирано общо бюджетно съгласуване (COBRA, програма за продължаване на здравната застраховка в САЩ) и настройка на директен депозит за последната заплата.
- Последният ден: Сара прекарва сутринта в довършване на спешни задачи и провеждане на срещи с колеги за предаване на задълженията си, за да гарантира плавен преход. Тя също така присъства на прощален обяд, организиран от екипа, който е възможност за неформално сбогуване и пожелания за успех.
- Една седмица след последния ден: HR провежда изходно интервю със Сара. Тук тя може да сподели честното си мнение за опита си в компанията, както положителното, така и отрицателното.
- Един месец след последния ден: Сара получава последната си заплата и всички неизплатени обезщетения, както е договорено по време на срещата с отдел „Човешки ресурси“. Компанията й изпраща и официално препоръчително писмо по нейно искане, в което се подчертават нейните умения и принос.
Този пример показва гладък процес на напускане, от който се възползват както Сара, така и компанията.
11. Планиране на човешките ресурси
Планирането на човешките ресурси е стратегически процес на предвиждане на бъдещите нужди от работна сила и разработване на инициативи за тяхното задоволяване. Представете си го като пътна карта – HR анализира настоящите таланти, прогнозира бъдещите нужди въз основа на бизнес целите и създава планове за преодоляване на евентуални пропуски. Това може да включва целенасочено набиране на персонал, програми за обучение или планиране на приемствеността за ключови роли.
Например, една растяща технологична компания може да използва софтуер за управление на човешките ресурси за планиране, за да определи нуждата от допълнителни софтуерни разработчици през следващата година. След това ръководителите на човешките ресурси ще разработят стратегия за набиране на кадри, за да привлекат най-добрите таланти, като същевременно проучат вътрешни програми за обучение, за да повишат квалификацията на съществуващите служители.
Сега, когато вече знаете какво включва списъкът за задълбочен HR процес, нека разгледаме неговата важност.
Значението на HR процесите
Организация без добре управлявани HR процеси е просто сбор от талантливи индивиди, които се борят да постигнат обща цел.
Ефективните HR процеси гарантират, че всеки играе своята роля в създаването на процъфтяваща компания. Нека разгледаме конкретните начини, по които стабилните HR процеси организират една наистина изключителна организация.
HR процеси и съвременни бизнеси
HR процесите са гръбнакът на всеки модерен бизнес. Те осигуряват гладкото протичане на талантите, от привличането на най-добрите кандидати до поддържането на щастливи и ангажирани служители. Мислете за тях като за рецепта за изграждане на високопроизводителен екип. Силната система за управление на човешките ресурси води до:
- По-добро наемане: Намиране на подходящите таланти за работата
- Намалена текучество: Задържане на най-добрите служители
- Повишена продуктивност: Ангажиране на служителите, за да работят по-добре
- Позитивна работна култура: Насърчаване на иновациите чрез щастливо работно място
Как HR процесите влияят върху задържането на служителите, удовлетвореността от работата и производителността
Оптимизираните HR процеси са градивните елементи за силно преживяване на служителите. Те оказват пряко влияние върху задържането, удовлетвореността и продуктивността в логична верига:
- Ефективните HR процеси (набиране на персонал, въвеждане в работата, обучение) водят до по-добри решения за наемане и дават на служителите уменията, от които се нуждаят, за да успеят.
- Служителите, които се чувстват ценени и подготвени, са по-склонни да бъдат доволни от работата си.
- Доволните служители са по-ангажирани и продуктивни, като дават най-доброто от себе си в работата си.
- Високата производителност води до положителни бизнес резултати, което засилва значението на силни HR процеси.
Добре управляваните практики в областта на човешките ресурси създават щастлива и продуктивна работна сила, която подхранва успеха на организацията. Доклад на McKinsey от 2024 г. посочва, че премахването на припокривания, намаляването на броя на нивата и коригирането на обхвата на контрол може да има ефект от 5 до 10 процента при създаването на ефективност, която пряко влияе на производителността на служителите.
Ефектът на HR процесите върху дистанционната работа, ангажираността на служителите и динамиката в екипа
В постпандемичната среда на дистанционна работа HR процесите са по-важни от всякога. Те действат като мост, преодоляващ физическото разстояние, и оказват влияние върху ангажираността на служителите и динамиката на екипа. Ето как:
- Структурирано въвеждане в работата: Представете си новоназначен служител, който е хвърлен в виртуален екип без подходящо представяне или обучение. Добре дефиниран процес на въвеждане в работата (например онлайн модули за обучение, виртуални срещи за запознаване) помага на дистанционните служители да се чувстват добре дошли, подготвени и свързани с екипа от първия ден.
- Ясни канали за комуникация: Дистанционната работа може да предизвика чувство на изолация. HR насърчава ангажираността, като създава ясни канали за комуникация (например: специални канали в Slack, редовни видеоразговори), където служителите се чувстват комфортно да изразяват идеите или притесненията си.
- Управление на представянето: Оценките на представянето не могат да бъдат еднократна годишна процедура. HR насърчава силна динамика в екипа, като стимулира редовни сесии за обратна връзка, като например видеоразговори между мениджърите и отдалечените служители. Това поддържа всички в синхрон и мотивирани.
Става въпрос за създаване на виртуална среда, в която всеки се чувства ценен, свързан и готов да даде най-доброто от себе си.
Влиянието на HR процесите върху „войната за таланти”
McKinsey измисли израза „Война за таланти“ през 1997 г., за да опише трудностите, с които се сблъскват фирмите при намирането и наемането на квалифицирани работници. С ограничен брой квалифицирани кандидати, компаниите са въвлечени в ожесточена битка за привличане и задържане на най-добрите кадри.
Това не е временна тенденция – това е новото нормално състояние. И в тази война неефективните HR процеси са вашият враг. Те ви костват ценно време, ресурси и в крайна сметка шанса да привлечете талантите, от които се нуждаете, за да спечелите.
HR процесите играят решаваща роля в тази война:
- Спечелете битката за набиране на кадри: Силни процеси за набиране на кадри с ясни длъжностни характеристики, целенасочено общуване и гладко протичане на процеса на наемане могат да привлекат най-добрите таланти.
- Изграждане на лоялност у служителите: Инвестирането в програми за ангажираност, обучение и развитие на служителите създава чувство за ценност и поддържа мотивацията на служителите да останат в компанията.
- Овластяване на мениджърите: HR предоставя на мениджърите уменията и ресурсите, необходими за създаване на положителна работна култура, предоставяне на ефективна обратна връзка и разрешаване на проблемите на служителите.
Чрез прилагането на стабилни HR процеси компаниите могат да се превърнат от бойно поле в магнит, привличащ и задържащ най-добрите таланти в борбата за бъдещето.
Управление на HR процесите от начало до край
Цялостното управление на HR процесите (E2E HRM) се отнася до управлението на целия цикъл на живот на служителите, от момента, в който потенциален кандидат попадне в полезрението ви, до евентуалното му напускане.
Това помага за създаването на безпроблемно и стратегическо пътуване, от което се възползват както служителите, така и организацията. Някои от предимствата му са:
- Подобрено преживяване за кандидатите: Гладък и ефективен процес на набиране на персонал привлича най-добрите таланти и изгражда положителна репутация на работодателя – дори в случаите, когато кандидатът в крайна сметка не бъде нает.
Един потребител в Reddit описа своя опит с отхвърляне : „Мениджър от KPMG ми се обади след интервюто, тъй като се разбирахме много добре по време на него. Той се извини, че не съм получил позицията, и ми обясни защо съм бил отхвърлен (GPA). Аз оцених обаждането и ще поддържаме професионални контакти.“
- Повишена ангажираност на служителите: Опростеното въвеждане в работата, постоянните възможности за развитие и ясното управление на представянето създават чувство за ценност и мотивация у служителите.
- Повишена лоялност: Положителният опит на служителите намалява текучеството и задържа най-добрите ви кадри.
- По-добро вземане на решения: Информацията, базирана на данни от E2E процесите, подпомага стратегическите решения в областта на човешките ресурси.
- Намалени разходи: Автоматизацията и опростените процеси спестяват време и ресурси на HR екипите. Според доклад на Gartner, 38% от HR лидерите са проучили или внедрили AI решения за подобряване на ефективността на процесите в рамките на своята организация.
Ефективните HR процеси са нещо повече от просто изпълнение на задачи. Те допринасят за цялостния успех на организацията.
Ето някои ключови показатели за измерване на ефективността на вашите HR процеси:
- Време за наемане: Измерва колко време отнема запълването на свободна позиция. По-краткото време за наемане показва ефективен процес на набиране на персонал.
- Процент на задържане на новоназначените служители: Проследява процента на новоназначените служители, които остават в компанията след определен период (например една година). Високият процент на задържане е показател за силна програма за въвеждане и развитие.
- Удовлетвореност на служителите: Анкетите и механизмите за обратна връзка могат да разкрият нагласите на служителите относно тяхното преживяване. Високата удовлетвореност е показател за положителна работна култура и ефективни практики в областта на човешките ресурси.
- Възвръщаемост на инвестициите в обучение (ROI): Измерва финансовите ползи от програмите за обучение в сравнение с техните разходи. Показва стойността на инвестициите в развитието на служителите.
- Процент на отсъствия: Проследява честотата на отсъствията на служителите. Ниският процент на отсъствия предполага здрав и ангажиран персонал.
Имате затруднения с установяването на цялостни HR процеси или не знаете откъде да започнете? Нека платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp ви насочи и ви помогне.
Тази всеобхватна платформа разполага с множество инструменти и шаблони, които ще ви помогнат на всеки етап от цялостното управление на процесите по управление на човешките ресурси:
Управление на задачите
ClickUp Tasks в комбинация с над 15 гъвкави ClickUp Views позволяват на вашия HR екип да създава различни изгледи на задачите, съобразени с техните нужди.
Можете да създадете визуален поток за процеса на набиране на персонал, с функция за преместване с плъзгане и пускане, за да премествате кандидатите през различните етапи (например, подбор, пресяване, интервюта).
Разработете списъци за назначаване на нови служители, за да осигурите плавен преход към новите им роли. Настройте повтарящи се задачи и напомняния за оценки на представянето, за да поддържате мениджърите в правилната посока и да предоставяте навременна обратна връзка на служителите.
Сътрудничество в реално време
Централизирайте всички документи на служителите с ClickUp Docs , като създадете сигурно и лесно достъпно хранилище.
Съхранявайте автобиографии, оценки на представянето, материали за обучение и други relevante документи в определени папки или работни пространства. Улеснете безпроблемното сътрудничество по документи с функции за съвместно редактиране в реално време и коментари в низове, като по този начин гарантирате, че всички са на една и съща страница.
Можете също да използвате шаблона на ClickUp за база от знания в областта на човешките ресурси, за да опростите съхранението на информация за човешките ресурси.
Вашите служители могат лесно да получат достъп до важната информация, използвайки базата знания за човешките ресурси на ClickUp. Това централизирано хранилище гарантира, че вашият персонал по човешките ресурси прекарва по-малко време в отговаряне на запитвания и повече време в стратегически задачи.
Ето как този шаблон може да бъде от полза за вашия екип:
- Създайте изчерпателна база от знания, която е лесна за навигация
- Организирайте и съхранявайте важни документи, свързани с човешките ресурси, на едно удобно място
- Следете промените в политиките и актуализациите на документите във времето
Последваща комуникация
Използвайте формулярите на ClickUp, за да опростите събирането на данни и работните процеси. Създавайте онлайн формуляри за различни HR процеси, включително назначаване на нови служители, оценки на представянето, интервюта при напускане или заявки за отпуск.
Създавайте формуляри с лесен за ползване интерфейс, за да събирате необходимата информация ефективно. ClickUp автоматично попълва данните в съответните полета, което намалява ръчното въвеждане и спестява ценно време на HR екипите.
Например, можете да използвате шаблона за обратна връзка на ClickUp, за да получите преднина при обратната връзка от служителите.
Този шаблон може да бъде изключително ценен за събиране и управление на обратна връзка от служителите. Ето как някои ключови функции могат да бъдат приложени към HR процесите:
- Персонализирайте шаблона, за да опростите процеса на събиране на обратна връзка от служителите. Създайте въпроси, съобразени с конкретни нужди, като например опит с въвеждането в работата, оценки на представянето или корпоративна култура
- Проследявайте ефективно обратната връзка от служителите с помощта на персонализирани статуси като „Необходимо е да се обърне внимание“ или „Приложено“. Използвайте персонализирани полета, за да категоризирате обратната връзка по отдел, група служители или тип (например предложение, загриженост).
- Организирайте обратната връзка от служителите за лесен анализ. Създайте специални изгледи като „Приложими предложения“ или „Проблеми в отдела“, за да идентифицирате тенденции и да определите приоритетите за подобрения.
- Използвайте инструментите за управление на проекти на ClickUp, за да проследявате напредъка в прилагането на обратната връзка. Разпределяйте задачи на съответните екипи, определяйте срокове за разрешаване на проблемите и използвайте функции като известия по имейл и предупреждения за зависимости, за да гарантирате отчетност и навременни действия.
Ускорени повтарящи се HR процеси
Използвайте безплатни шаблони за човешки ресурси, за да получите преднина в процесите си за управление на човешките ресурси.
Например, екипите за набиране на нови служители могат да използват шаблона за набиране на служители на ClickUp, за да преминат бързо през различните етапи на този процес.
Първото впечатление е важно, особено когато става въпрос за посрещане на нови служители. Този шаблон ви позволява да създадете безпроблемно и ангажиращо преживяване при назначаването, което поставя основите за успех. Използвайте този шаблон, за да:
- Разработете стъпка по стъпка списък за проверка , който гарантира, че всеки аспект от назначаването е обхванат, от документите преди назначаването до представянето и обученията. Поддържайте всичко организирано и в ред, като елиминирате стреса от пропуснати задачи.
- Планирайте важни срещи и задачи в шаблона, като се уверите, че всички страни (нови служители, мениджъри, членове на екипа) са информирани и подготвени. Това осигурява ясна комуникация и плавен преход за новия служител.
- Улеснете сътрудничеството между новоназначените служители и колегите им. Организирайте обяди или кафе паузи за екипа, като насърчавате ранното създаване на връзки и създавате чувство за принадлежност към корпоративната култура.
Ако се затруднявате с процеса на назначаване на нови служители, шаблонът за списък за назначаване на нови служители на ClickUp може да ви помогне.
Въведете новите служители в техните роли и ги подгответе да просперират. Този шаблон превръща въвеждането в стратегическо предимство.
Ето как това допринася за по-бързо и по-ефективно въвеждане в работата:
- Създайте персонализирани списъци, адаптирани към всяка позиция. Това гарантира целенасочено и подходящо въвеждане в работата, като предоставя на новите служители конкретните знания и инструменти, от които се нуждаят, за да се представят отлично.
- Разделете задачите по въвеждането в работата на ясни, изпълними стъпки. Новите служители получават ясни инструкции, което намалява объркването и увеличава производителността им от първия ден.
- Следете напредъка на въвеждането в работата в реално време. ClickUp осигурява ясна видимост на изпълнението на задачите, гарантирайки, че всички аспекти на въвеждането в работата са наред. Това позволява на мениджърите да идентифицират потенциални пречки и да се намесват проактивно.
HR процеси и HR системи
HR процесите направляват и координират дейностите, докато HR системите или HRMS софтуерът привеждат тези процеси в действие.
Нека разгледаме основните разлики между тези два ключови елемента в изграждането на успешна стратегия за управление на човешките ресурси:
| Характеристика | HR процеси | Системи за управление на човешките ресурси |
| Определение | Определените стъпки, дейности и методологии, използвани за управление на жизнения цикъл на служителите, от набирането до напускането | Софтуерни приложения и технологични платформи, които автоматизират, опростяват и подпомагат HR процесите |
| Фокус | Стратегически: Определяне на „какво” и „защо” зад дейностите по управление на човешките ресурси | Оперативни: Предоставяне на инструменти и технологии за ефективно изпълнение на HR процесите |
| Гъвкавост | Могат да бъдат адаптирани и персонализирани, за да отговарят на конкретните нужди на компанията | По-малко гъвкави, с предварително дефинирани характеристики и функционалности |
| Примери | – Процес на набиране на персонал (подбор, интервюта) – Управление на представянето (поставяне на цели, обратна връзка) – Програми за обучение и развитие | – Система за проследяване на кандидати (ATS) – Система за управление на обучението (LMS) – Софтуер за заплати и социални придобивки |
| Еволюция | Могат да се развиват и променят с времето в зависимост от нуждите на бизнеса | Изисква ъпгрейди и актуализации, за да бъде в крак с технологичните постижения |
HR процесите и HR системите работят ръка за ръка. Добре дефинираните процеси осигуряват ясна пътна карта за управление на работната сила, докато HR системите предоставят технологията за ефективно и ефикасно изпълнение на тези процеси.
Нека разгледаме ключовите роли, които HR системите играят в управлението на HR процесите:
- Опростяване на работните процеси: HR процесите могат да включват повтарящи се задачи като планиране на интервюта, изпращане на писма с оферти или управление на материали за обучение. HR системите автоматизират тези задачи, освобождавайки HR специалистите да се фокусират върху по-стратегически инициативи.
- Повишаване на точността: Ръчното въвеждане на данни може да доведе до грешки. HR системите минимизират този риск, като осигуряват централизирано съхранение на данни и автоматизиран трансфер на данни между различни функционалности.
- Подобряване на комуникацията: HR системите улесняват комуникацията в цялата организация. Служителите могат да имат достъп до фишове за заплати, да подават заявки за отпуск или да изпращат обратна връзка по електронен път, докато мениджърите могат да предоставят обратна връзка и да проследяват показателите за ефективност.
- Повишаване на самообслужването на служителите: HR системите позволяват на служителите да управляват аспекти от собствения си HR опит. Те могат да актуализират личната си информация, да се запишат в програми за социални придобивки или да имат достъп до модули за обучение по свое желание.
- Вземане на решения въз основа на данни: HR системите събират и анализират огромни количества данни за набирането на персонал, производителността, задържането на служителите и други ключови области. Тези данни предоставят ценна информация, която HR специалистите могат да използват, за да вземат информирани решения и да оптимизират HR стратегиите.
Кара Смит, мениджър оперативни програми в Instant Teams, оценява ClickUp за това, че създава ефективност във всеки отдел:
Платформата ни предостави едно място за създаване на ефективни процеси. Екипът на ClickUp се състои от отлични членове, които винаги са отворени за обратна връзка и работят усилено, за да внесат промени въз основа на тази обратна връзка. Това е система за поддръжка, каквато никога не съм виждал. Всички екипи могат да се възползват от автоматизацията, а ClickUp я предлага за буквално всеки сценарий, с който съм се сблъсквал. Големият плюс на ClickUp обаче е опростяването на процесите и инструментите в една работна зона. ”
Платформата ни предостави едно място за създаване на ефективни процеси. Екипът на ClickUp се състои от отлични членове, които винаги са отворени за обратна връзка и работят усилено, за да внесат промени въз основа на тази обратна връзка. Това е система за поддръжка, каквато никога не съм виждал. Всички екипи могат да се възползват от автоматизацията, а ClickUp я предлага за буквално всеки сценарий, с който съм се сблъсквал. Големият плюс на ClickUp обаче е опростяването на процесите и инструментите в една работна зона. ”
Автоматизация на HR процесите
Екипите по човешки ресурси изпълняват много функции. Представете си, че се занимавате с набиране на персонал, въвеждане в работата, обучение и много други неща, като същевременно гарантирате точност и ефективност. Автоматизацията на процесите по човешките ресурси се включва като ваш супергеройски помощник, предлагайки редица предимства:
- Повишаване на ефективността: Автоматизацията спестява време при повтарящи се задачи, освобождавайки HR отдела за стратегическа работа.
- Точност и бързина: Автоматизираните процеси гарантират точността на данните и опростяват работните потоци.
- Овластени служители: Опциите за самообслужване подобряват преживяването на служителите
- Решения, основани на данни: Автоматизацията на HR предоставя информация за оптимизиране на HR стратегиите
- Икономия на разходи: Автоматизацията намалява ръчния труд и административната тежест
- Съответствие и ангажираност: Автоматизираните работни процеси гарантират съответствие и освобождават HR отдела, за да се фокусира върху ангажираността на служителите.
Връзката между автоматизацията на човешките ресурси и иновациите и управлението на бизнес процесите
Автоматизацията на HR процесите свързва иновациите и управлението на бизнес процесите (BPM):
Иновации
- Освобождава HR от творчеството и иновациите, базирани на данни
- Пилотира нови технологии, проправяйки пътя за по-широки иновации
BPM
- Опростява работните процеси и подобрява интеграцията на данните, в съответствие с целите на BPM
- Стандартизира HR практиките за ефективно BPM
Ролята на автоматизацията за намаляване на текучеството на персонала
Флуктуацията на персонала е тежест за бизнеса. Автоматизацията на човешките ресурси се бори с това чрез многостранен подход:
- Автоматизацията опростява набирането, назначаването и обучението на персонал, създавайки положителни преживявания за служителите от първия ден.
- Автоматизираното обучение поддържа ангажираността на служителите и развива техните умения
- Редовната обратна връзка и признание чрез автоматизация карат служителите да се чувстват ценени
- Автоматизацията на HR освобождава HR да се свърже със служителите и да отговори на техните притеснения
Използване на ClickUp Automation
Можете да комбинирате автоматизациите на ClickUp в платформата за управление на проекти. Изберете от над 100 автоматизации и ги адаптирайте към вашите уникални HR процеси с персонализирани полета и статуси за задачите.
Свържете ClickUp с други HR инструменти и платформи, за да автоматизирате прехвърлянето на данни и да опростите още повече работните процеси. Задействайте анкети и проверки на настроенията на редовни интервали, за да събирате обратна връзка от служителите.
Автоматично изпращайте съобщения за рождени дни или годишнини от работа на служителите. Проследявайте програмите за признание на служителите с автоматизирани точки или значки. Задавайте повтарящи се задачи за прегледи на представянето и сесии за обратна връзка.
Автоматично уведомявайте мениджърите, когато наближава срокът за прегледи. Проследявайте напредъка по отношение на целите и задачите за производителност с автоматизирани отчети. Чрез творческо използване на автоматизацията, екипите по човешки ресурси могат да превърнат досадните задачи в безпроблемни процеси по човешки ресурси.
Ключови развития и бъдещи тенденции в HR процесите
Ето разбивка на ключовите тенденции в автоматизацията на човешките ресурси, включващи разширени анализи:
- AI инструменти за HR: Автоматизират подбора, предоставят персонализирани преживявания (чатботове), предлагат обучение (препоръки за пътя на обучение) и помагат при вземането на сложни решения (например, подбор на кандидати).
- Роботизирана автоматизация на процесите: Извършва повтарящи се задачи (въвеждане на данни, планиране), подобрява точността и гарантира съответствие с изискванията.
- Самообслужване: Предоставя на служителите портали за самообслужване и мобилен достъп (фишове, регистрация за социални придобивки, заявки за отпуск)
- Решения, основани на данни (с разширени анализи): Предоставя данни и анализи в лесно разбираем формат (визуализации, отчети) за информирани решения в областта на човешките ресурси. Разширените анализи използват изкуствен интелект, за да разкрият по-задълбочени прозрения и да автоматизират отчитането, което позволява на специалистите по човешки ресурси да се съсредоточат върху стратегическите инициативи.
- Човешкото докосване: Прехвърля фокуса на HR към стратегията, взаимоотношенията и работната култура, като използва данни и автоматизация, за да освободи време за тези важни области.
Подобряване на HR процесите за по-голямо задържане на служителите
Основните процеси в областта на човешките ресурси не само запълват позиции – те изграждат силна корпоративна култура, стимулират ангажираността на служителите, подпомагат постигането на организационните цели и в крайна сметка допринасят за успеха.
За да бъдете винаги една крачка напред, са ви необходими подходящите инструменти. Помислете за ClickUp – мощна платформа, която се интегрира безпроблемно с вашите HR процеси. Тя опростява назначаването на нови служители с персонализирани чеклисти, автоматизира задачите с напомняния и използва анализи на данни, за да проследява ангажираността на служителите – всичко това в една единствена, лесна за използване платформа.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да позволите на вашите HR специалисти да станат стратегически партньори и да се фокусират върху най-важното – изграждането на щастлив, продуктивен и подготвен за бъдещето персонал!