Никой не е съвършен. Но представете си каква разлика биха могли да направят всички в организацията, ако се стремят усърдно да се доближат до съвършенството.
Разбира се, това все още може да е преувеличена или нереалистична цел. Все пак организациите процъфтяват, когато има структурирани планове, които позволяват на всеки да се усъвършенства в работата си с течение на времето, помагайки на бизнеса и максимизирайки производителността си.
За да постигнете това, се нуждаете от структуриран план за управление и подобряване на производителността на всеки член от екипа.
Като мениджър, вие искате да помогнете на вашите екипи да успеят. Вдигащата се приливна вълна повдига всички лодки и, както всеки, който е участвал в групови проекти още в училище, знае, екипът може да стигне само до нивото на най-слабото си звено.
Но може да бъде трудно да помогнете на екипа си да се подобри и да проследявате производителността на служителите, докато работите по своя списък със задачи и ежедневни задачи. Колкото повече можете да стандартизирате процеса, толкова по-добре. И тук влизат в игра шаблоните за планове за подобряване на производителността.
⏰ 60-секундно резюме
Ето 11-те най-добри шаблона за план за подобряване на производителността (PIP), които ще ви помогнат да създадете структуриран и ефективен подход за повишаване на производителността на служителите:
- Шаблони за план за подобряване на производителността на ClickUp
- Шаблон за план за коригиращи действия на ClickUp
- Шаблон за план за действие на служителите на ClickUp
- Шаблон за план за развитие на служителите на ClickUp
- Шаблон за оценка на производителността на ClickUp
- Шаблон за отчет за производителността на ClickUp
- Шаблон за тримесечен преглед на производителността на ClickUp
- Шаблон за план за 30-60-90 дни на ClickUp
- Шаблон за кариерно развитие на ClickUp
- Шаблон за формуляр за оценка на служители на ClickUp
- Шаблон за план за подобряване на производителността в Microsoft Word от Template.net
Какво е шаблон за план за подобряване на производителността (PIP)?
Шаблонът за план за подобряване на производителността е стандартизиран документ, който помага на вас и на всички, които управлявате, да изработите стратегия за развитие на техните умения и повишаване на производителността им. Тъй като е стандартизиран, той е чудесен шаблон за управление и човешки ресурси, с който можете да управлявате екипите си, без да отнема прекалено много от времето ви.
Например, можете да управлявате екипа си според метода OKR за определяне на организационни цели. Подходящият шаблон за план за подобряване на производителността ви помага да създадете подобни планове за всеки член на екипа си, което им позволява да работят за постигането на общи цели.
Какво прави един шаблон за план за подобряване на производителността добър?
Няма един-единствен „най-добър“ шаблон за план за подобряване на производителността, просто защото „най-добър“ зависи изцяло от това, което търсите. Например, може да ви е необходим шаблон, който да проследява редовните прегледи на производителността. Или може да ви е необходим план за подобряване на производителността, който да ви помогне за по-добро разпределение на ресурсите.
Може би искате да подобрите управлението на натоварването в целия си екип, но във всеки случай планът трябва да има измерими цели и ясно да очертава или обсъжда проблемите, свързани с производителността. Като се има предвид това, най-добрите шаблони за планове за подобряване на производителността имат няколко общи характеристики, на които можете да обърнете внимание:
- Прост преглед: Това позволява докладът, който съставяте, да бъде лесен за преглед, което дава възможност на всеки да вземе веднага това, което е необходимо за оценка на плановете за подобряване на производителността.
- Визуален акцент. Никой не харесва дългите параграфи или списъци с много изречения (иронично, знаем), така че колкото по-визуален направите отчета за напредъка на служителя, толкова по-добре ще определите ясни очаквания.
- Взаимноизгодно заключение. Има ли планът за подобряване на производителността раздел с заключения, който показва точно какво трябва да се случи след това? Това е най-добрият начин да се уверите, че препоръките в плана за подобряване на производителността действително се изпълняват, така че да отговарят на очакванията.
- Интуитивно цветово кодиране. Може да се изненадате колко голяма разлика може да направи едно просто цветово кодиране. Червеният цвят може да означава слабо представяне, жълтият – отговарящо на очакванията, а зеленият – високо или приемливо представяне. Подходящите цветове помагат да се намали объркването и да се определят ясни очаквания.
- Лесно коригиране с течение на времето. Никой не харесва план за подобряване на работните резултати, който, веднъж създаден, никога не може да се променя. В края на краищата, вие искате да проследявате реално подобренията в резултатите на служителите и всяка обратна връзка, която препоръчвате! Колкото по-гъвкав е шаблона, толкова по-добре.
Няма значение какъв точно шаблон търсите. Докато планът за подобряване на производителността притежава тези характеристики, вие сте на прав път.
11 шаблона за план за подобряване на производителността
Без да се бавим повече, ще преминем направо към същината. Подобно на шаблоните за стъпки за действие, тези шаблони за планове за подобряване на производителността се отличават с това, че са приложими, като същевременно следват всички горепосочени най-добри практики.
Нека да се запознаем с нашите фаворити.
1. Шаблони за план за подобряване на производителността на ClickUp
Подобрявайте производителността на персонала си чрез шаблона за план за подобряване на производителността (PIP) на ClickUp. Създаден с цел да създаде по-ефективни работни процеси, този PIP шаблон е проектиран да помага на мениджърите и служителите да идентифицират проблеми с производителността и да измислят решения, които водят до подобрения.
В шаблона ще намерите раздели, посветени на очертаването на конкретни цели на PIP, включително идентифициране на области, които се нуждаят от развитие, предложени стратегии за подобрение, конкретни срокове за постигане на целите и измерими показатели за ефективност.
Изпълнението на тези цели на PIP насърчава ефективна и продуктивна работна среда, стимулира развитието на отделните служители и спомага за постигането на стандартите и целите на компанията. Тези съществени компоненти осигуряват структуриран начин за справяне с ниската производителност и позволяват контролирана и организирана проверка на напредъка.
Този шаблон на ClickUp PIP е създаден с цел да спести време и да насърчи ефективния работен процес. Изтеглете този шаблон на PIP още днес, за да оптимизирате операциите и да създадете оптимални условия за подобряване на производителността на служителите.
2. Шаблон за план за коригиращи действия на ClickUp
Създаден във формат на бяла дъска, този шаблон за коригиращи действия на ClickUp е нашият фаворит сред PIP поради визуалния си и пространствен характер. Той включва шест внимателно кодирани с цветове секции, подредени в колони, които имат интуитивен смисъл, когато се четат от ляво на дясно:
- Области за подобрение: Идентифицирайте общи категории, в които отделните членове на екипа могат да се подобрят.
- Проблеми и основни причини: Възможности във всяка област да се идентифицира точно какво не е наред или проблемите с лошата производителност, които трябва да бъдат подобрени, и защо.
- Възможни решения: Разгледайте директно идентифицираните проблеми с производителността, като предложите на служителя или задачата начини за подобряване на работната производителност.
- Мярка за успех: Добавете отчетност и оценка към уравнението, за да улесните проследяването на напредъка по отношение на набелязаните решения и да създадете измерими цели.
- Отговорници за задачите: Идентифицирайте областите за подобрение в рамките на проектите и задачите с няколко отговорници.
- График: Крайни срокове и потенциални етапи, за да се поддържа ангажираността на всички към изпълнението на набелязаните решения.
Комбинирайте колоните и този шаблон ще се приведе в съответствие с подхода на ClickUp за SMART цели при управлението на проекти и хора. И все пак нещата остават достатъчно прости, за да създадете бързи планове за подобряване дори и за най-сложните проблеми.
3. Шаблон за план за действие на служителите на ClickUp
Шаблонът за план за действие на служителите на ClickUp използва подход, различен от споменатия по-горе шаблон за действие на бяла дъска. Този структуриран план за действие е по-линеен и включва ясен и прост преглед, в който се посочват името на служителя, длъжността и ръководителят, както и поле за дата за бъдеща справка.
Оттам преминавате директно към доклада за инцидент за конкретен елемент, който се нуждае от подобряване на производителността. Докладът за инцидент позволява на мениджъра да включи няколко подробности за конкретен фактор, който води до необходимостта от подобряване на производителността на служителя, като например неспазване на продажбените цели или неспазване на протоколите.
Следва раздел с констатации, в който се предоставя повече информация за резултатите от по-нататъшното разследване на инцидента и коригиращите инициативи за постигане на очакванията.
Накрая, докладът включва раздел, предназначен за мениджърите, за да се актуализира на постоянна основа, наречен „показатели за напредък“. Докато служителят работи по плана за подобряване на производителността, това е разделът, в който мениджърите и служителите могат да отпразнуват успехите.
4. Шаблон за план за развитие на служителите на ClickUp
Не всеки план за подобряване на производителността трябва да бъде предизвикан от негативен инцидент. Проактивното управление означава да помагате на служителите да станат по-успешни с течение на времето, независимо от настоящата им производителност. Това е, което шаблонът за план за развитие на служителите на ClickUp помага да проследите.
В стандартния изглед всеки член на екипа получава ред, който идентифицира състоянието на плана за подобряване на производителността, основната информация за него и възможностите за професионално развитие, които са били определени за него.
Това помага да се намери основната причина за конкретни проблеми и ще спести време, като очертае ясен път за постигане на очакваните етапи на напредък.
Разделите от „Завършено“ до „В процес“ помагат на мениджъра да проследява точно къде се намира всеки в даден момент за конкретен служител. Но това е само началото. Шаблонът включва и план за отдела, който достига по-високо ниво на целите за подобряване и проследяване на тези цели.
Междувременно, персонализираните полета като изисквания за персонал, срокове и придобити умения помагат на мениджърите да са винаги в течение с положението на екипа си и кои членове се нуждаят най-много от продължително развитие.
5. Шаблон за оценка на производителността на ClickUp
Изглежда като обикновена програма, но този шаблон за оценка на производителността от ClickUp крие изненада. Освен лесните за преглед раздели като „Теми за обсъждане“ и „Обратна връзка“, този документ за подобряване на производителността позволява на мениджърите да очертаят точно кои инициативи и кои приоритети са най-важни за членовете на екипа им, докато се стремят да оптимизират производителността на екипа с течение на времето.
И това е само началото. Частта „Управление на производителността“ от този шаблон включва диаграма, която може да се използва от служителите и техните колеги, за да се оценяват себе си и един друг по категории като разбиране на работата, професионални умения и др. Кодовете за оценка от U за незадоволително до E за отлично правят попълването на тази секция лесно и ясно за всички участници.
Накрая, този шаблон включва раздел, който трябва да бъде част от оценката на производителността на всеки служител: постижения. Макар че всеки се нуждае от подобрение в някои области, фокусирането върху необходимите подобрения може да доведе до пренебрегване на факта, че този служител вероятно е постигнал значителни постижения и успехи в други области.
Включването на такава секция в шаблона за план за подобряване на производителността създава по-позитивна, ориентирана към успеха работна култура, като балансира лошото с доброто.
6. Шаблон за отчет за производителността на ClickUp
Както показва този шаблон за отчет за производителността на ClickUp, не всеки план за подобряване на производителността трябва да е свързан с производителността на отделен служител. Вместо това, той подчертава подход, фокусиран върху проекта, който помага на екипа, който управлявате, да остане на път и да изпълнява задачите си в срок и с очакваните резултати.
Самият шаблон за оценка на производителността включва лесен преглед на множество проекти, което е особено полезно за мениджърите, които трябва да документират напредъка на проектите на различни нива. Освен общ преглед на очакванията на компанията, той включва и кратка информация за всеки проект, за който се докладва, включваща процента от изразходваното време и бюджет, както и постигнатия напредък.
Визуалният характер на тези числа в този шаблон го прави полезен доклад за мениджърите, които искат да представят обща картина на цялата извършена работа. Тъй като остава обща картина на високо ниво, този шаблон работи особено добре, когато се комбинира с други доклади за ефективността на проектите.
Например, той може да се използва за поддържане на обща картина на множество гъвкави проекти за заинтересовани страни на високо ниво, докато по-подробни отчети, като ретроспективи на спринтове, могат да предоставят по-подробна информация за всеки от тези проекти и очаквания напредък по тях.
7. Шаблон за тримесечен преглед на производителността на ClickUp
Макар че шаблонът за тримесечен преглед на производителността на ClickUp се фокусира предимно върху ретроспективната оценка на служителя, той съдържа и примери за планове за подобряване на производителността, насочени към бъдещето.
Документирайте как се е представил член на вашия екип, какво е постигнал и как тези наблюдения могат да доведат до план за подобрение преди следващата тримесечна оценка на производителността.
8. Шаблон за план за 30-60-90 дни на ClickUp
Новите служители се нуждаят от план за адаптация, който да им помогне да се усъвършенстват през първите няколко месеца в организацията. Шаблонът за 30-60-90-дневен план на ClickUp ви помага в това, като ви позволява да определите реалистични цели и да документирате напредъка на новите членове на екипа към постигането на тези цели.
Създаването на план за 30-60-90 дни и измерването на напредъка са лесни, както и споделянето на плана с новоназначения служител. Това е особено важно за поддържането и планирането на редовни проверки. Също така ще ви помогне да поддържате положително отношение към служителите.
9. Шаблон за кариерно развитие на ClickUp
Ако сте ментор на членове на вашия екип, шаблонът за кариерно развитие на ClickUp е идеалният инструмент. Той е по-качествен инструмент за оценка на производителността в сравнение с повечето други шаблони, споменати в това ръководство, и ви позволява да работите с вашия ментор, за да изготвите кариерни цели и измерим план за постигането им.
Всичко това се случва в лесна за разбиране, цветно кодирана диаграма, която отговаря напълно на очакванията на компанията – дори на пръв поглед.
10. Шаблон за формуляр за оценка на служители на ClickUp
Създаден като интерактивна форма, шаблонът за оценка на служителите на ClickUp работи благодарение на своята простота. Попълвате формуляра, който попълва списък, който служи като оценка.
Междувременно, персонализирани полета като получени награди и постижения, способност за работа в екип, технически умения и други персонализирани полета ви помагат да определите точно къде служителят е постигнал успех, къде са необходими подобрения и общите очаквания на компанията за работната производителност.
11. Шаблон за план за подобряване на производителността в Microsoft Word от Template.net
Този шаблон за план за подобряване на производителността (PIP) в Microsoft Word от Template.net е изчерпателен, редактируем и подходящ за печат документ, създаден да помогне на бизнеса и организациите да подобрят производителността на служителите си. Този шаблон служи като структурирано ръководство за мениджърите, за да очертаят областите за подобрение, да определят ясни очаквания и да дефинират измерими цели за служителите с ниска производителност.
Предимства на шаблоните за планове за подобряване на производителността за екипите по човешки ресурси
Плановете за подобряване на производителността (PIP) са ефективен начин да се гарантира, че служителите отговарят на очакванията и целите, поставени от организацията. Те са съществена част от инструментариума на всеки HR екип. Добре изработен шаблон за PIP може да подпомогне успешния процес на подобряване на производителността, като предоставя последователен формат и структура, с които екипите да работят.
Използването на шаблон за PIP улеснява процеса на разработване, внедряване и управление на план за подобряване на производителността. Като предоставя цялостна рамка, към която персоналът може да се обърне при създаването на свой собствен план, той опростява стъпките, необходими за максимизиране на ефективността на PIP. Достъпът до актуален шаблон за PIP гарантира, че персоналът отговаря на очакванията и целите на организацията, като същевременно позволява гъвкавост.
Когато използвате шаблон за PIP, е важно да се уверите, че всички необходими елементи са включени. Освен определянето на очакванията и очертаването на конкретни цели, той трябва да включва и информация относно сроковете, отговорностите и последствията.
Как да създадете план за подобряване на производителността
- Определете очакванията: Това е първата стъпка при създаването на PIP и е от съществено значение да се гарантира, че очакванията са ясни и конкретни.
- Поставете цели: Определянето на измерими цели помага да се фокусирате върху плана и може да се използва като ориентир през целия процес.
- Определете срокове: Очертайте колко време ще отнеме процесът на PIP, както и кога и как трябва да се преразглежда напредъкът.
- Разпределете ресурсите: Уверете се, че има достатъчно ресурси за подкрепа на целите на плана, като например допълнително обучение или коучинг.
- Разпределете отговорностите: Ясно очертайте кой отговаря за кои задачи в рамките на процеса на PIP.
- Проследявайте напредъка: Проследявайте напредъка и давайте обратна връзка, за да се уверите, че целите се постигат.
- Преразгледайте плана: Редовно проверявайте процеса на PIP, за да прецените дали е необходимо да се направят промени.
- Определете последствия: Ако целите не бъдат постигнати, е важно да имате система за отчетност с ясно определени последствия за неспазване.
Примери за планове за подобряване на производителността
Плановете за подобряване на производителността (PIP) са мощен инструмент, който екипите по човешки ресурси могат да използват за справяне с ниската производителност и отсъствията. Шаблонът за PIP е чудесен начин да започнете, когато не знаете откъде да тръгнете. Ето няколко ситуации, в които си заслужава да създадете свой собствен шаблон за PIP:
- Когато даден служител е бил предупреждаван многократно за лошите си резултати
- Когато производителността на служителя е под очакванията
- Когато служител не спазва сроковете или не постига целите
- Когато има разлика между очакваната и действителната производителност
- Когато има оплаквания от клиенти или колеги относно поведението или отношението на служителя
Кога да избягвате използването на планове за подобряване на производителността
Макар шаблоните за PIP да са ценен ресурс за екипите по човешки ресурси, има определени ситуации, в които е най-добре да се избягва използването им:
- Когато производителността на служителя се дължи на проблем, който е извън неговия контрол.
- Ако коренът на проблема се крие в недоразумения или липса на ресурси.
- Когато напредъкът на служителя изисква допълнително обучение, наставничество или коучинг, преди да може да подобри производителността си.
- Ако отговорностите на служителя са се променили и вече не са
Повишете производителността на екипа си с шаблони за PIP
Кой мениджър не би искал да има екип, който функционира като добре смазана машина? Разбира се, постигането на това е трудна работа. Всяка помощ, която можете да получите за максимизиране на производителността и ефективността на всеки член от екипа ви, е от жизненоважно значение. Това е, което прави шаблона за план за подобряване на производителността толкова важен инструмент в арсенала на всеки мениджър.
Можете да използвате шаблони за план за действие за подобряване на производителността, за да коригирате конкретна грешка или да изготвите по-общ и ясен план за развитие. Той е подходящ както за въвеждане на нови служители, така и за свързване на производителността с текущи проекти.
Трябва само да знаете какъв шаблон да използвате, а този избор може да ви помогне да го направите.
Говорейки за управлението на екипа ви като добре смазана машина: правилният инструмент за управление на проекти и производителност може да ви помогне да постигнете това, особено ако е безплатен завинаги. Готови ли сте да научите повече за ClickUp и да започнете да използвате горните шаблони?