Ако се затруднявате с управлението на няколко екипа и проекта, матричната организационна структура може да направи голяма разлика. С прости думи, матричната организационна структура е просто начин за предаване на информация между всички членове на екипа в различни отдели.
Например, членовете на различни екипи се отчитат пред проектни и функционални мениджъри (маркетинг, финанси, производствени мениджъри и т.н.), които от своя страна се отчитат пред главния изпълнителен директор.
Това подобрява комуникацията между екипите и елиминира необходимостта членовете на екипа да се съгласуват или пресъгласуват при стартирането на всеки нов проект.
Така че, ако искате да знаете следното:
- Какво е матрична организационна структура
- Различните видове матрични структури
- Защо това е по-добър начин за управление на проекти
- Как да създадете своя собствена матрица
- Някои важни примери от известни компании
Тогава ще харесате този подробен наръчник.
Готови ли сте да влезете в матрицата? Да започнем.
Какво е матрична организационна структура?
В класическата йерархична организационна структура главният изпълнителен директор заема най-високата позиция, а след него се нареждат главният оперативен директор, главният финансов директор и мениджърите на отделите.
В хоризонтална структура копирайтърите се отчитат пред креативния директор, който се отчита пред CMO, който от своя страна се отчита пред CEO. Разбирате идеята. Отчитането е линейно и всички от маркетинга, продажбите, дизайна и разработката до финансовите и HR екипи следват една и съща структура на отчитане.
Традиционната йерархична структура е по-малко сложна от матричната организационна структура. От една страна, матричната организационна структура може да включва членове на екипа, които се отчитат както пред своя отдел и функционален мениджър, така и пред проектни мениджъри, които също се отчитат пред мениджърите на своите отдели.
Ето защо организационната структура отгоре-надолу е подобна на дърво, докато матричната организационна структура има правоъгълна форма.
Струва си да се спомене, че матричната организационна структура обединява и балансира няколко вида организационни структури. Тя въвежда за проектните мениджъри нова йерархична верига, освен функционалните мениджъри, поради което някои я наричат матрица с двама шефове.
Работейки по мащабни проекти, в които участват разнообразни таланти, проектните мениджъри:
- Управлявайте талантите в различните отдели и създавайте стабилни и разнообразни проектни екипи.
- Максимизирайте ресурсите, с които вече разполагате,
- Помогнете на всички да осъзнаят колко важна е работата в екип и насърчете членовете на екипа да си сътрудничат, да комуникират и да изпълняват задачите си навреме и в рамките на бюджета.
В крайна сметка това допринася за създаването на по-добри текстове, продукти и клиентско преживяване. 🤝
Видове матрични организационни структури
Матричните организационни структури могат да бъдат слаби, балансирани или силни, в зависимост от това как се разпределя властта между проектните и функционалните мениджъри.
Не се водете обаче от имената, тъй като слабата матрица не е непременно по-лоша от силната, която се различава от проект до проект, от компания до компания, а тези роли са доста променливи.
Проектните мениджъри имат много малка власт и правомощия за вземане на решения в слаба матрица. Този вид матрица се нарича слаба, защото функционалните мениджъри отговарят за бюджета и графика на проекта, а властта на проектните мениджъри е изключително ограничена.
В балансираните матрични структури членовете на екипа се отчитат пред мениджърите на отдели и проекти с еднакви правомощия и власт. Балансираната матрица може да е най-добрата, тъй като елиминира потенциалните конфликти между лидерите, поддържа отворена комуникация и улеснява успешното изпълнение на проектите.
Както вече можете да заключите, в една силна матрица проектните мениджъри имат повече правомощия от функционалните мениджъри да разпределят ресурсите по подходящ начин и да планират бюджетите свободно.
Как функционира матричната организационна структура и какви са ползите от нея?
Някои хора намират матричната структура за объркваща или прекалено сложна, просто защото тя обикновено включва няколко вериги от команди и множество структури за отчитане. Истината е, че тя е много по-малко сложна, отколкото изглежда на пръв поглед!
Ако създадете добре обмислен план за проекта, разпределите и управлявате ресурсите по най-ефективния начин и разработите план за комуникация, ще се справите добре. 👌
Сътрудничеството в екипа и между екипите и съвместното планиране на ресурсите водят до по-висока производителност в повечето матрични организации. Матричната структура компенсира слабостите на структурата с един шеф, а тази двойственост на властта може да допринесе за по-добри продукти или услуги.
Сега нека разгледаме някои от предимствата на внедряването на матрична организационна структура!
Насърчава междуотделната комуникация
За разлика от йерархичните организации, матричната структура насърчава комуникацията между членовете на екипа и съответните им функции и проектни мениджъри.
Знаем, че работата с двама (а понякога и повече) мениджъри и отчитането пред тях може да звучи малко странно. Всъщност обаче взаимодействието с ключови лица, вземащи решения, може да улесни обмена на информация и опит и да подобри взаимоотношенията в цялата организация.
Редовното планиране на срещи е чудесна възможност да подобрите значително процеса на координация.
Подобрява ангажираността на служителите
Участието в няколко екипа и отчитането пред няколко мениджъри повишава ангажираността на служителите. Причината за това е проста. Това ги кара да се чувстват като активна част от всеки проект. Служителите обичат, когато могат да променят нещата и да допринесат за реализирането на проекта от начало до край.
Освен това, чрез вътрешно набиране на персонал ще спестите пари, които иначе бихте похарчили за режийни разходи, ако наемате нови служители всеки път, когато работите по нов продукт или услуга.
Това също така дава възможност на вашите служители да прекъснат монотонността на работната си рутина, помага им да разширят набора си от умения, да постигат целите си по-бързо и да реализират проектите си по-бързо.
Позволява на лидерите да поставят ясни цели на проекта
Докладването на напредъка на ръководителите на отдели и проектните мениджъри, както и докладването на висшето ръководство, допринася за постигането на по-голяма яснота по отношение на целите, укрепването на проектните цели и по-бързото им изпълнение.
Укрепва екипната работа
Матрицата позволява на членовете на екипа да установят динамични връзки помежду си и стимулира развитието на творчески идеи, което води до подобрено и безпроблемно сътрудничество в екипа.
4 примера за употреба и примери за матрични организационни структури
В тази секция ще разгледаме четири примера за употреба и примери за матрични организации, за да видим как други успешни компании са приложили този подход. Всички тези примери са създадени с помощта на функцията ClickUp Whiteboard , където можете да започнете с празно платно или да използвате един от шаблоните на ClickUp, за да започнете по-бързо!
1. Примерът с Philips
Този пример визуално обяснява нещо, което вече споменахме в една от предишните секции. Матричната организация има по-скоро триъгълна форма, докато организацията отгоре-надолу има дървовидна форма.
Така, в първия пример можете да видите, че екипите по продажби, финанси и ИТ се отчитат пред търговските, финансовите и технологичните мениджъри, които от своя страна се отчитат както пред националната организация, така и пред продуктовия отдел (PD). Това обяснява двете вериги на командване, които бяха споменати няколко пъти в статията.
Вторият пример показва отчитане пред един-единствен орган. Екипите по продажби, финанси и ИТ се отчитат пред търговските, финансовите и технологичните мениджъри, които се отчитат пред националната организация, която се отчита пред продуктовия отдел.
2. Примерът със Starbucks
Ето един пример за това как Starbucks прилага матричната организационна структура. Използвахме Whiteboard, за да визуализираме структурата на отчетността, която най-популярната верига кафенета прилага в своя бизнес. ☕
Да си представим, че тези четири географски подразделения (Северна Америка, Азия, Латинска Америка и EMEA) са проектни мениджъри.
Имаме старши вицепрезиденти, които се отчитат пред изпълнителни вицепрезиденти, които се отчитат пред президенти на групи, които от своя страна се отчитат пред някое от споменатите по-горе подразделения. Накрая, всяко подразделение се отчита пред глобалната структура, която от своя страна се отчита пред главния изпълнителен директор.
3. Инженерно и маркетингово отделение
Отново, изгледът „Бяла дъска“ се оказа полезен и искахме да покажем как маркетинговите отдели могат да прилагат матричната организация. Накратко – можете лесно да разграничите проектните мениджъри от директора по съдържание, креативния директор, директора по генериране на търсене и директора по продуктов маркетинг.
Членовете на екипа работят заедно по задачите и се отчитат пред проектните мениджъри и директорите, споменати по-горе. Проектните мениджъри се отчитат пред директора на проектния мениджър, а директорът на проектния мениджър и другите директори се отчитат пред ръководителя на маркетинга (CMO), който се отчита пред главния изпълнителен директор.
Можем да приложим този вид организационна структура към други отдели на всяка инженерна компания (финанси, операции и др.), а използването на софтуер за кол център също се оказва ценен съвет за подобряване на комуникационните канали.
4. Пример за рекламна агенция
И накрая, ето как рекламна агенция може да приложи матричната структура в своя бизнес.
Можете да видите, че различни членове на екипа (специалист по бранда, мениджър на блог, продуцент на видео и др.) се отчитат пред мениджърите на отдели (мениджъри по маркетинг, производство, творчество и съдържание) и двама мениджъри на проекти.
Проектният мениджър 2 се отчита пред проектния мениджър 1, който се отчита пред ръководителя на PM. Функционалните мениджъри се отчитат пред ръководителя на маркетинга, производството и редакционния директор, докато ръководителят на PM и ръководителят на маркетинга, производството и редакционния директор се отчитат пред президента на агенцията.
Това са само няколко примера за матрици, които можете да използвате като вдъхновение; има различни начини за структуриране на балансирана матрична организация. Ако искате да създадете своя собствена матрична организация, можете лесно да го направите с функцията „Whiteboard“ на ClickUp, както направих аз, за да създам примерите по-горе.
Можете да започнете с празно платно и да използвате функцията „плъзгане и пускане“, за да създадете лесно идеалните си организационни структури. А ако се нуждаете от помощ, за да започнете, или просто искате да получите солидна рамка, от която да тръгнете, обърнете се към шаблона „Организационна диаграма на бяла дъска“, който ще ви помогне!
Ваш ред е да създадете своя собствена матрична организационна структура
Ние ви разяснихме матричната организационна структура и се опитахме да ви обясним как можете да я използвате ефективно при работа по сложни проекти.
По желание можете да вградите диаграмата на вашата компания в уебсайта си, за да запознаете клиентите с начина на работа на вашия бизнес.
Идеята за отчитане пред няколко лидери подобрява сътрудничеството, повишава ангажираността на служителите, стимулира креативността, елиминира режийните разходи и води до по-добри решения. За да можете да приложите матричната структура обаче, трябва да работите с инструмент, който е толкова мощен, колкото самата структура – ClickUp!
Започнете да го използвате още днес, за да получите достъп до стотици функции, които ще помогнат на цялата ви организация да управлява и реализира проекти ефективно, както и до инструменти, които ще ви помогнат да създадете ефективна матрична организация. 🚀
Гост автор:
Аладин Джаидани е дигитален маркетинг специалист и основател на HustlerEthos.com