Как да създадете страхотен план за проекта за по-добро сътрудничество в екипа

Искате да създадете план за проекта за вашия екип?

Не търсете повече!

Независимо колко сложен е вашият проект, ние сме насреща!

В тази статия ще ви помогнем да изготвите изчерпателен план за проекта за по-добро сътрудничество в екипа. Ще ви предоставим подробни инструкции за това, което трябва да направите. Ще получите и няколко полезни шаблона за план на проекта, за да можете веднага да започнете с модел на план на проекта.

Да започваме...

Какво е план за проект?

Планът за проекта очертава необходимите стъпки за завършване на проекта. Той определя обхвата, резултатите, целите и крайните срокове на вашия проект.

Без план за проекта няма да имате яснота относно:

Добре изготвеният план за проекта ще ви спести много време и пари. Това е най-надеждният начин да постигнете целите на проекта си в срок.

Ключови компоненти на успешен план за проект

1. Бюджет

Един добър план за проекта винаги включва препоръчителен бюджет. Това е лесен начин да поддържате разходните си процеси под контрол и да запазите рентабилността на проекта.

2. Подробни работни задачи

Вашият план за проекта трябва да включва разбивка на всяка задача и подзадача, свързана с проекта.

3. График на проекта

Планът за проекта трябва да включва график, за да се гарантира гладкото протичане на проекта. Трябва да изготвите график за проекта, за да сте сигурни, че ще спазите сроковете.

4. Управление на ресурсите

Вашият план за проекта трябва да отчита наличните ресурси, за да ги управлява ефективно. Тези ресурси могат да бъдат човешки ресурси, софтуер, хардуер или време.

5. Системи за комуникация

Вашият план за проекта трябва да комуникира ясно целите и очакванията на проекта. Освен това трябва да има софтуер и системи, които да позволяват на екипа по проекта да комуникира лесно.

6. Обхват на проекта

Успешният план за проекта ясно очертава неговия обхват. Той определя целите и какво попада в неговата компетентност. Това ви помага да избегнете разширяване на обхвата, което може драстично да забави напредъка ви.

7. Резултати от проекта

Проектният мениджър може да използва плановете за проекта, за да определи целите, етапите на проекта и резултатите, свързани с всеки етап от проекта.

Как да създадете страхотен план за проекта

Успешното планиране на проекти не е трудно, но може да отнеме много време, ако не сте наясно как да подходите към процеса на планиране. За да ви спестим време, разделихме процеса на планиране на девет прости стъпки, които можете лесно да следвате.

Стъпка 1: Направете проучване

Преди да създадете план за проекта, трябва да прегледате цялата налична информация. Трябва да разберете какво иска клиентът (вътрешен или външен) и какво иска да постигне.

Прегледайте внимателно всички важни документи и комуникации, свързани с проекта. Това могат да бъдат дискусии, които сте провели с клиента, идеи, които сте записали, предварителни данни, които сте събрали – всичко.

Използването на Wiki или инструмент за управление на документи като ClickUp docs е най-лесният начин да съхраните цялата тази информация в организирано пространство.

Едва когато имате задълбочено разбиране за това, върху което ще работите, ще можете да изготвите модел на план за проекта.

Стъпка 2: Задайте си правилните въпроси

След като имате цялата необходима информация, е време да започнете да работите по плана за проекта. Преди да започнете проект, винаги е важно да се запознаете добре с него.

Задайте си следните въпроси:

Отговарянето на тези въпроси в ранния етап намалява вероятността от появата на неочаквани проблеми по-късно. Вие сте направили необходимата подготовка и сега сте готови да започнете работа по проекта си.

Стъпка 3: Сътрудничество с екипа ви

Повечето проектни мениджъри не включват екипа си в цялата фаза на планиране на проекта. Екипът е отговорен за изпълнението на плана, а не за изработването на стратегията, нали?

Това води до сериозни проблеми в структурата на разпределението на работата ви.

Тъй като никога не сте взели предвид мнението на екипа си, те може да имат проблеми с определени цели, резултати или етапи на проекта. Сега сте затънали в проектен план, който не съответства на възможностите или амбициите на екипа ви. Можете или да започнете отначало и да измислите нов план, или да продължите с настоящия план, който със сигурност ще пропусне крайните срокове или няма да отговори на очакванията ви.

Нито един от двата варианта не е идеален.

Проектните мениджъри могат да избегнат този дилема, като включат екипа си в процеса на планиране на проекта още в началото. Например, те могат да насрочат среща за стартиране на проекта. Това е проста стъпка, която може значително да намали вероятността проектът ви да надхвърли бюджета и крайния срок.

Стъпка 4: Задайте цели, резултати и приоритети

След като съберете екипа си, можете да започнете да обсъждате обхвата на проекта. Обхватът на проекта включва вашите цели, приоритети и резултати от проекта.

Нека разгледаме всеки от тези елементи.

А) Цели

Първата стъпка в този процес е да определите целите на проекта. Освен основните цели на проекта, като завършване и стартиране, трябва да следите и по-малките цели. Те могат да включват цели, свързани с:

Не забравяйте, че тези по-малки цели са от жизненоважно значение в голямата картина и ще играят огромна роля за успеха на вашия проект. Когато екипът ви има ясна представа за това, което трябва да направи, той може да се задейства незабавно.

Б) Резултати

Всяка цел, поставена от проектния мениджър, трябва да има приложен резултат. Важно е да дефинирате ясно тези резултати пред екипа си, преди да започнат проекта. Това им дава конкретна представа за това, което се очаква от тях и как могат да напредват.

Резултатите от проекта не трябва да бъдат само материални елементи като доклади и файлове. Например, когато работите със софтуер, разработването на цветова схема може да се счита за резултат.

Всичко, което трябва да направите, е да покажете доказателство за напредъка на проекта през даден етап. Щом имате това, екипът ви ще може да се справи с работните си задачи безпроблемно.

В) Приоритети

Определянето на приоритети за целите на проекта е друга важна част от процеса на планиране на проекта. Приоритизирането на целите помага на екипа ви да разбере кои задачи са важни в даден момент.

Например, по-важно е да се уверите, че формулярът за регистрация събира данните във вашата CRM система, отколкото да измислите перфектната цветова схема на формуляра.

Стъпка 5: Делегирайте

„Ако наистина искате да се развивате като предприемач, трябва да се научите да делегирате.“

– Ричард Брансън, британски предприемач

За проектния мениджър е разбираемо изкушението да контролира всеки работен процес. Той иска нещата да вървят гладко и да се предотвратят пречките, нали?

Проблемът с този подход е, че ще забавите всичко. Като правите всичко да минава през вас, създавате огромни затруднения в работния процес на екипа си.

Делегирането е съществена част от планирането на проекти. Трябва да се доверите на екипа си, че ще свърши работата, иначе никога няма да постигнете напредък като компания.

Включването на екипа ви в процеса на планиране може да бъде изключително полезно в този случай. Тъй като те познават своите възможности, те ще са в по-добра позиция да преценят дали могат да се справят с дадена задача. Това ще превърне процеса на делегиране в съвместно усилие, при което никой не поема повече, отколкото може да изпълни.

Стъпка 6: Планирайте проекта си в диаграма на Гант

След като сте определили целите, резултатите и персонала, можете да започнете да изготвяте графика на проекта си в диаграма на Гант.

Смятате, че диаграмите на Гант са остарели?

Всъщност, те са се развили доста! Ако използвате диаграмите на ClickUp Gantt, ще откриете колко страхотни могат да бъдат всъщност!

Това е чудесен начин да дадете на екипа си визуален преглед на предстоящите задачи. Вашата диаграма на Гант ще съдържа всяка задача, отговорното лице и крайния срок. Екипът ви ще разбере какво предстои само с един поглед.

Диаграмите на Гант са особено полезни за отбелязване на важни етапи, които могат да служат като контролни точки за вашия екип. Те са и чудесен инструмент за преценяване на зависимостите между задачите и управление на приоритетите им. В случай че времето ви е ограничено, винаги можете да изчислите критичния път на проекта, за да определите най-бързия начин за изпълнение на задачите.

За повече информация относно това какво е критичен път и как се изчислява в ClickUp, кликнете тук.

Стъпка 7: Приемете, че нещата не винаги вървят по план

Макар че не можете да се подготвите за неочакваното, можете да сведете до минимум щетите, които то може да нанесе на напредъка на проекта ви.

Винаги оставяйте малко резервно време в графика на проекта, за да се справите с възникналите проблеми. Нито един проект не протича точно според плана, но това не е непременно лошо. Докато приемате тези обрати като процес на учене и се адаптирате, всичко ще бъде наред.

Стъпка 8: Поддържайте комуникацията с екипа си

Важно е винаги да поддържате пряка връзка с екипа си по време на проекта. Това им дава възможност да съобщават за всякакви актуализации или пречки по проекта. Можете лесно да направите преглед на състоянието на проекта и да препоръчате по-нататъшни действия.

Каналите за комуникация също помагат на екипа ви да си сътрудничи. Често задачите по проекта включват няколко души и те трябва да работят заедно, за да свършат работата. Наличието на стабилен канал за комуникация, който може да обработва изображения, видеоклипове и файлове, като коментарите в ClickUp, е чудесен начин да поддържате екипа си да работи добре заедно.

Стъпка 9: Провеждане на преглед и анализ след проекта

За проектните мениджъри е важно да провеждат преглед след приключване на проекта. Това ще ви помогне да оцените колко ефективен е бил проектният план и да отстраните всички възникнали проблеми.

Включете екипа си и им позволете да изразят какво им харесва и какво не им харесва в структурата на проекта. Това е ценна обратна връзка, която ще ви помогне да изготвите по-екипно ориентиран план в бъдеще.

Как ClickUp може да ви помогне при планирането на проекти

Макар планирането на проекти да е сложен процес, ClickUp може да ви помогне да го оптимизирате. Той разполага с всичко, което бихте могли да поискате от софтуер за управление на проекти:

И това е само началото!

Ето по-подробен поглед върху това как ClickUp може да ви помогне да изпълните плана си за управление на проекти с лекота:

Изискване № 1 за планиране на проекта: Създаване на подредено пространство за проекта

Един от ключовите елементи на планирането на проекти е създаването на подредено и организирано пространство за проекта. Вашият екип се нуждае от ясно определено пространство, за да се организира и да работи заедно по дейностите по проекта. Всеки проект се нуждае от пространство, което включва:

Решение на ClickUp: Организирана йерархия на проекта

ClickUp предоставя на вашия екип структурирано пространство за организиране на всички дейности, свързани с проекта. Структурата на ClickUp е както следва: Работно място > Пространство > Папки > Списъци > Задачи > Подзадачи.

Ето по-подробен поглед върху всяко от тези нива:

Работно място: Това е най-високото ниво в йерархията, на което разделяте компанията си на отделни екипи.

Пространства: Това са места, предназначени за конкретни подгрупи във вашия екип, като „управление на продукти “ или „тестване“.

Папки: Тук съхранявате списъци, свързани с проекта.

Списъци: Тук са изброени всички ваши индивидуални проекти.

Задачи: Тук се извършва по-голямата част от работата. Всяка задача има свои подзадачи, подробни описания на проекта, коментари и много други.

Подзадачи: Всяка задача може да бъде разделена на отделни подзадачи.

Контролни списъци: Можете да вмъкнете контролен списък или списък със задачи в работните задачи или подзадачи. Например, можете да имате контролен списък за качеството за тестване на софтуер.

Изискване № 2 за планиране на проекта: Събиране на подробна информация за проекта

Моделният план за проекта дава на екипа ви достъп до цялата информация, свързана с проекта. Това е от жизненоважно значение, защото така те могат да преценят с какво работят и да ви помогнат да изработите стратегия за изпълнение на проекта.

Решение на ClickUp: ClickUp Docs

ClickUp Docs е вграден уики инструмент за вашия бизнес. Можете да го използвате като база от знания, в която да съхранявате важна информация за компанията и документи, свързани с проектите. Тъй като тези документи се съхраняват заедно с съответните проекти, вашият екип няма да има проблеми с достъпа до тях.

Ето някои полезни функции на Docs:

С ClickUp Docs няма да имате проблем да създадете подробна информация, която екипът ви да може да използва за справка.

Изискване № 3 за планиране на проекти: съвместно генериране на идеи

Важно е да включите екипа си в етапа на планиране на проекта. Като включите техните предложения в стратегиите си за планиране, ще можете да изготвите план за управление на проекта, който съответства на техните възможности.

Решение на ClickUp: Интегрирани мисловни карти

Мисловните карти на ClickUp ви позволяват да включите екипа си в етапа на планиране на проекта. Те ще могат лесно да изложат своите идеи и да изготвят план, който е най-подходящ за тях и за проекта.

Тъй като мисловните карти на ClickUp са вградени, лесно е да прехвърлите тези идеи в проектното си пространство и да започнете да работите по тях!

Изискване № 4 за планиране на проекти: Приоритети и зависимости

Вашият инструмент за управление на проекти трябва да поддържа приоритетите на задачите. Това помага на екипа ви да се заеме първо с най-важните задачи и да ги изпълни.

Друга важна задача е да се уверите, че екипът ви изпълнява задачите в правилния ред. Добър начин да постигнете това е да блокирате изпълнението на задачите, докато не бъдат завършени определени предишни задачи.

Решение на ClickUp: Мощни приоритети и зависимости

ClickUp е снабден с приоритети и зависимости на задачите, за да гарантира, че проектът ви винаги напредва гладко. Ето по-подробен поглед върху всяка функция:

Приоритети

ClickUp ви позволява да добавяте приоритети към всяка задача, за да уведомите екипа си какво трябва да се направи първо. Тези приоритети са снабдени и с удобна система с цветни кодове за лесно разпознаване:

Тъй като това цветово кодиране е стандартно в ClickUp, вашият екип няма да има проблем да идентифицира приоритетните задачи, независимо от проекта, по който работи. Те също така имат възможност да филтрират и сортират задачите по приоритет, за да ги улеснят.

Зависимости

ClickUp ви предлага множество различни зависимости, за да гарантира, че вашият екип изпълнява дейностите в правилната последователност. Ето какво получавате в ClickUp:

Изчакване на зависимост: Това уведомява екипа ви, че не трябва да започват тази задача, докато предишната не бъде завършена.

Блокиране на зависимостта: Това предотвратява започването на дадена задача, докато предходната не бъде завършена.

Предупреждение за зависимост: ClickUp ще предупреждава потребителите да не затварят задача, когато тя чака друга задача да бъде завършена.

Отблокиране на уведомления: Вашият проектен екип ще получава уведомления, когато дадена задача бъде отблокирана, за да може да започне работа по нея.

С зависимостите на ClickUp няма да се налага да се притеснявате да информирате ръчно екипа си за правилния ред на задачите. ClickUp го прави автоматично за вас!

Изискване № 5 за планиране на проекти: Делегиране

Ще трябва да делегирате задачи на различни членове на екипа, за да се уверите, че натоварването е равномерно разпределено. Софтуерът ви за управление на проекти трябва да ви предоставя ефективен начин за разпределяне на задачите и уведомяване на членовете на екипа за това, което трябва да направят.

Ако нямате такъв, ще трябва да извършите този процес ръчно, което може да е непрактично – особено когато работите с комплексни проекти.

Решение на ClickUp: Присвоени коментари

Функцията за присвояване на коментари на ClickUp прави изключително лесно присвояването на задача на член на екипа. Всичко, което трябва да направите, е да присвоите коментар на дадено лице и той ще бъде превърнат в задача.

ClickUp ще им изпрати и уведомление за това, за да не бъде пропуснато. Те имат и възможност да маркират коментара като решен, когато са готови. Това елиминира необходимостта от последваща проверка дали са го изпълнили или не.

Изискване № 6 за планиране на проекти: График с диаграма на Гант

Планирането на проекта ви в диаграма на Гант е изключително важна част от процеса на планиране. Тя дава на екипа ви визуален преглед на това, което се случва, и ви позволява да правите бързи промени в графика. Без диаграма на Гант ще ви е трудно да видите „голямата картина“ и няма да можете да планирате задачите си толкова ефективно.

Решение на ClickUp: Вградени диаграми на Гант

ClickUp разполага с мощни вградени диаграми на Гант, с които лесно можете да проследявате напредъка на екипа си по даден проект. Диаграмите на Гант в ClickUp могат:

Изискване № 7 за планиране на проекти: комуникация

Комуникацията е съществен компонент на всеки план за управление на проекти. Трябва да комуникирате с екипа си, за да сте в крак с напредъка на проекта. Ефективният канал за комуникация може също да облекчи евентуалните притеснения на екипа ви по отношение на проекта. Ако имат някакви съмнения, те могат лесно да ги изразят.

Решение на ClickUp: Мощни коментари

Задачите в ClickUp имат вградени секции за коментари, които позволяват на екипа ви лесно да общува по време на проекта. Ето какво можете да правите с коментарите в ClickUp:

Шаблони за планиране на проекти

Шаблонът за план на проекта е чудесен начин да започнете незабавно процеса на планиране. Просто копирайте информацията за проекта си в шаблона за план на проекта и сте готови!

След като започнете да използвате ClickUp, ще имате достъп до всички тези шаблони, за да планирате проекта си веднага.

Шаблон за управление на проекти

Използвайте шаблон

RoadMap – шаблон за изглед на Гант

Шаблон за пътна карта на проекта

Използвайте шаблон

RoadMap – Шаблон за изглед на табло

Управление на проекти – шаблон за изглед на Гант

Заключение

Опитът да планирате проект не е най-лесната задача на света. Но не е и толкова сложно.

С добър инструмент за управление на проекти като ClickUp ще имате всичко необходимо, за да изпълните ефективен план за проекта!

Защо не се регистрирате в ClickUp и не го изпробвате сами?