12 основни принципа на управлението на проекти (основно ръководство)

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какви са принципите на управлението на проекти?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Трябва да е проект" } }, { "@type": "Question", "name": "Какви са основните принципи на управлението на проекти?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Въпреки че има различни мнения по отношение на по-фините моменти, основните принципи на управлението на проекти включват следното: ясно дефиниран проект чрез структура, резултати и стратегия; ясно определени роли в екипа, включително проектния мениджър, и установяване на ценности като организационна съгласуваност, комуникация, прозрачност, отчетност, управление на риска и измерване на ефективността. " } }, { "@type": "Question", "name": "Колко принципа на управление на проекти има?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Има 12 принципа, които могат да бъдат групирани в 3 категории – дефиниране на проекта, дефиниране на роли и отговорности и установяване на ценности. " } } ] }

Управлението на проекти е свързано с много неща.

Изготвяне на бюджет, получаване на одобрение от заинтересованите страни по проекта, създаване на екип, наблюдение на напредъка, изготвяне на доклади...

И това е само върхът на айсберга!

Ако вътрешно крещите, не се притеснявайте!

Ето нещо, което може да ви помогне:

Принципите на управлението на проекти действат като надежден компас, докато навигирате през целия процес на управление на проекти.

В тази статия ще обясним какви са тези основни принципи на управлението на проекти, какви са техните предимства и как можете да ги използвате, за да управлявате успешни проекти.

Да започнем.

Какви са принципите на управлението на проекти?

Принципите на управлението на проекти са основни концепции, които можете да използвате за успешно управление на проекти.

Доста просто, нали?

И така, кои са основните принципи на управлението на проекти, които всеки проектен мениджър трябва да спазва?

Ние сме групирали тези 12 принципа в 3 категории.

Нека да разгледаме:

Определяне на проект

Принцип 1: Трябва да е проект

Най-основният принцип е, че трябва да има проект.

Нека вземем определението за проект на Института за управление на проекти: за да се квалифицира като проект, работата трябва да бъде временно начинание, а целта й е да създаде стойност.

Тъй като управлението на проекти е инструмент, използван за ефективно управление на проект, принципите на управлението на проекти трябва да се прилагат към тази дефиниция.

Дейности като отговаряне на билети или редактиране на съдържание, следователно, не се считат за проект.

Принцип 2: Ясна структура на проекта

Ключов принцип в плана за управление на проекти по време на фазата на дефиниране е структурата на проекта.

Без тях проектът ви ще се разпадне по-бързо от кула от Jenga!

Ето три компонента, които трябва да бъдат дефинирани:

А. Цели на проекта

Как да започнете нещо, ако от самото начало не знаете какво искате да направите?

Определянето на цел ще даде тласък на нещата и ще ви помогне да създадете структурата на проекта. Започнете, като си зададете въпроса какви са изискванията на проекта, какво трябва да се направи и защо.

Като проектен мениджър, трябва да изясните целта на проекта и да я направите разбираема за всички, които са ангажирани в него.

Но как да определите целите на проекта? И каква е разликата между цели и задачи?

Безплатните инструменти за управление на проекти като ClickUp правят поставянето на цели и задачи изключително лесно.

Б. График на проекта

Никой не разполага с неограничено време за завършване на проект.

(освен ако не можете да върнете времето назад като д-р Стрейндж)

За бързото завършване на проекта е необходимо да имате ясен график.

Тя съдържа задачите, които трябва да бъдат изпълнени, както и датите на тяхното начало и край.

В нея също така е посочен редът, в който трябва да се изпълняват задачите.

C. Важни етапи

Първо трябва да определите важните етапи, а след това да разделите времевата си рамка на тези важни етапи.

Какво е това?

Важните етапи са индикатори, които ви помагат да разберете кога проектът е навлезе в нова фаза.

Например, ако вашият екип преминава от етап на етап само за няколко дни, знаете, че те работят по-бързо от Флаш на кофеин!

А ако има голяма разлика между два етапа, ще трябва да се уверите, че те преминават в по-висока предавка.

С този подход ще можете да спазвате графика на проекта. Винаги.

Уф!

И още нещо: важните етапи повишават морала на екипа.

Защото не забравяйте, че всички харесват видимия напредък.

Принцип 3: Идентифициране на резултатите от проекта

Следващият принцип на управлението на проекти е определянето на резултатите от проекта.

Резултатите се отнасят до всеки уникален резултат или продукт, свързан с конкретен процес или фаза на проекта.

Как определяте резултатите от проекта?

Започнете, като си зададете правилните въпроси, като например:

Този тип въпроси ще ви помогнат да определите резултатите и изискванията на проекта.

Ето няколко примера за резултати, върху които екипът ви може да трябва да работи:

Изглежда, че нещата най-накрая се оправят за Джим от „Stranger Things“!

Има и друга полза от предварителното определяне на ясно дефинирани резултати.

Няма да се налага да се мъчите да добавяте нови задачи в средата на проекта.

Това не само ще ви спести прекалено много време, но и няма да се налага да работите извънредно, за да спазите сроковете.

По този начин няма да се налага да ограничавате гледането на сериали за истински престъпления в Netflix.

Принцип 4: Разпределение на бюджетите за проекти

Няма ли да бъде чудесно, ако имате неограничен бюджет?

За съжаление, освен ако нямате джин, който да ви изпълни тези желания, ще трябва да работите с ограничен бюджет за проекта.

При ограничени ресурси трябва да бъдете много внимателни с разходите си.

Не забравяйте, че не искате да бъдете шокирани, когато откриете, че разходите ви са извън контрол!

Ето какво можете да направите:

Съставянето на бюджети и счетоводството могат да отнемат много работа и да изискват различни инструменти.

Но защо да си купувате няколко инструмента, когато софтуер за управление на проекти като ClickUp може да ви помогне да балансирате сметките?

С готовия шаблон за счетоводство на ClickUp можете да управлявате вашите продажби, разходи по проекти, фактури и други, всичко това в рамките на вашата работна среда.

Принцип 5: Ясна стратегия за изпълнение

Преди фазата на изпълнение е необходимо да имате проектна харта и проектен план. Те играят важна роля за успеха на големите проекти.

Какво трябва да се включи?

Фазата на планиране трябва да включва ясно определение на ключовите показатели за ефективност (KPI), използвания софтуер за управление на проекти и рисковите фактори, които могат да повлияят на резултата.

Трябва също да идентифицирате потенциалните проблеми, които могат да доведат до отклонение от обхвата или да попречат на напредъка ви.

Определяне на ролите и отговорностите на екипа

Принцип 6: Отговорност на проектния мениджър или спонсора на проекта

Следващият основен принцип е, че едно лице, проектният мениджър, трябва да поеме отговорността за успеха на проекта. Това лице трябва да действа като говорител и да се съгласува с изпълнителния екип.

Като такива, проектните мениджъри насочват заинтересованите страни в процеса на вземане на решения, определят отговорностите на екипа, инициират плана на проекта и измерват успеха.

Поради мултифункционалния характер на тази роля, проектните мениджъри трябва да притежават отлични междуличностни умения, познания в областта на бизнеса и технологиите, както и опит в структурирането на работата.

Принцип 7: Разпределени роли и отговорности в екипа

Не е достатъчно само да знаете целта на проекта си и да си поставите цели.

Трябва също така да определите какво трябва да прави всеки член.

Ако не го направите, можете да започнете да се подготвяте за погребение: защото проектът ви е мъртъв, още преди да сте започнали работа по него!

Когато дефинирате роли и отговорности, всеки член на екипа става отговорен за своите задачи.

И тъй като членовете на вашия екип знаят точно какво да правят, те няма да губят време в опити да изяснят проекта.

Установяване на ценности

Принцип 8: Ясна комуникация между членовете на екипа

Лоша комуникация в екипа = лоши резултати.

При управлението на проекти основната ви цел трябва да бъде добрата комуникация от самото начало.

Не искате комуникацията по проекта ви да се превърне в игра на „той каза – тя каза“.

Защото това би означавало катастрофа.

Но защо?

Ясната комуникация с екипа ви е ключът към избягване на инциденти. Всеки член знае върху какво работи и върху какво работят другите, което създава рационализиран работен процес.

Освен това, ясната комуникация ви позволява да идентифицирате и да отпразнувате постиженията на членовете на екипа.

Принцип 9: Съгласуваност в цялата организация

Това е важен принцип, който ви помага да избегнете проблеми по-късно, когато проектът напредва.

Заинтересованите страни и проектният мениджър работят заедно, така че всички компоненти на организацията да се подкрепят взаимно. Това включва мисията, структурата и системите на компанията.

Създаването на базова линия за управление на ефективността с три основни компонента – разходи, график и обхват на проекта – е важно при съгласуването с ценностите на компанията и определянето на обхвата на по-голям проект.

След като са определени ясни очаквания с ръководството и е назначен проектен мениджър, който да отговаря за дейностите по проекта, на този човек трябва да се даде свобода да взема решения по проекта.

Принцип 10: Прозрачност и отчетност

Преминаваме към следващия принцип на управление на проекти.

Прозрачност на проекта.

Освен ако не сте издирван шпионин, криенето е лоша идея.

Когато скривате данни или статуси на проекти от заинтересованите страни и спонсорите, това ще ви преследва в бъдеще.

А това може да намали доверието между вашия екип и заинтересованите страни.

Това обаче няма да се случи, ако вие и вашият екип винаги поддържате прозрачност.

Ако всеки има достъп до съответната информация относно проекта, включително статуси, етапи и график, нещата ще протичат много по-гладко.

Резултатът?

Нивото на ангажираност на вашия екип ще достигне върхови стойности, а членовете му ще бъдат много по-щастливи и удовлетворени от работата си.

С функцията „Гости“ на ClickUp можете да си сътрудничите с хора извън екипа си, като заинтересовани страни или клиенти.

Принцип 11: Управление и откриване на рискове

Всеки проект е свързан с определени рискове. Това е особено вярно, когато се занимавате с множество сложни елементи в управлението на корпоративни проекти.

Опитайте тези софтуерни инструменти за управление на корпоративни проекти!

Когато оцените тези рискове преди началото на проекта, ще бъдете подготвени да се справите с всички потенциални проблеми, които могат да възникнат.

И това не е единствената полза:

С този подход можете също така да определите цял екип, който да се фокусира върху рисковете, които възникват по време на жизнения цикъл на проекта.

Разгледайте тези шаблони за управление на риска!

(Смятаме, че „Riskbusters“ би било подходящо име за този екип. 😉 )

Принцип 12: Измерване на напредъка на проекта

Наблюдението и измерването на напредъка е основен принцип, който е от решаващо значение за целия процес на управление на проекти.

Представете си, че няма мониторинг.

Работата от дома би изглеждала нещо като това...

С диаграмите на Гант в ClickUp можете да видите всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, техните крайни срокове и членовете на екипа, които са им възложени.

И ето го.

Всички принципи за управление на успешни проекти са групирани в 3 категории.

Често задавани въпроси

Какви са основните принципи на управлението на проекти?

Въпреки че има различни мнения по някои по-фини въпроси, основните принципи на управлението на проекти включват следното: ясно дефиниран проект чрез структура, резултати и стратегия; ясно определени роли в екипа, включително проектния мениджър, и установяване на ценности като организационна съгласуваност, комуникация, прозрачност, отчетност, управление на риска и измерване на ефективността.

Колко принципа на управлението на проекти има?

Има 12 принципа, които могат да бъдат групирани в 3 категории – дефиниране на проекта, дефиниране на роли и отговорности и установяване на ценности.

Заключение

Принципите на управлението на проекти са основата на всеки бизнес, независимо от неговия мащаб.

Използвайте ги разумно и всичките ви проекти ще бъдат голям успех!

Въпреки това, тези принципи няма да ви помогнат да управлявате цял проект самостоятелно.

За щастие, инструменти като ClickUp са специално проектирани да поемат цялата тежка работа, като ви помагат с всички ваши задачи, графици и членове на екипа.

Независимо дали следвате методологии като Waterfall, Agile или Lean, ClickUp разполага с всички функции, от които се нуждаете, за да организирате работата си.

Затова изтеглете ClickUp безплатно още днес и управлението на вашите проекти ще стане лесно като детска игра!