20-те най-добри софтуерни инструмента за управление на задачи, които ще подобрят вашите работни процеси [издание 2025]

Преди няколко години осъзнах, че проблемът не е в натовареността на екипа ми, а в начина, по който я управляваме. Когато задачите се натрупваха, сроковете се пропускаха и мотивацията спадаше, това се дължеше единствено на липсата на ясна система.

Намирането на подходящия инструмент за управление на задачите напълно промени работата ни. Той ми даде видимост и структура, за да определя реалистични срокове, да балансирам натоварването и да помогна на всички да избегнат преумората.

Ето защо екипът ми в ClickUp и аз съставихме този наръчник с 20-те най-добри инструмента за управление на задачи. Подчертахме ключовите функции, ограниченията и цените, за да можете да намерите най-подходящия за вас инструмент за разпределяне на задачи, ефективно приоритизиране и гладко протичане на работните процеси. 🌟

Какво трябва да търсите в един мениджър на задачи?

За екипи, които работят в тясно сътрудничество, като моя, софтуерът за управление на задачи не само помага да се идентифицират, наблюдават и управляват задачите. Той надхвърля подкрепата на обикновен списък със задачи и предлага функции за ефективно сътрудничество по сложни работни процеси за ефективно постигане на целите.

Най-добрият софтуер за управление на задачи позволява на екипа ми да определя крайни срокове, да приоритизира задачите, да проследява напредъка и да коригира графиците с лекота, което води до по-гладко вземане на решения. Други полезни функции, които приоритизираме, включват:

20-те най-добри софтуера за управление на задачи на един поглед

Не всички инструменти за управление на задачи са еднакви. Някои са многофункционални, докато други се фокусират върху конкретни функции, като зависимости между задачите.

В крайна сметка се спряхме на 20-те най-добри софтуера за управление на задачи, които просто трябваше да бъдат в нашия списък. Избрахме ги внимателно, след като взехме предвид различни критерии, като набор от функции и достъпност, така че със сигурност ще намерите нещо, което отговаря на вашите непосредствени нужди. 🧐

Ето кратък преглед на нашия списък, следван от подробни и честни отзиви за всеки софтуер:

20-те най-добри мениджъри на задачи

1. ClickUp — най-добрият софтуер за управление на задачи

Управлявайте задачите си в ClickUp

Може би сме малко пристрастни, но ClickUp многократно е доказал, че е най-доброто решение за управление на задачи за индивидуални потребители, професионалисти и екипи. G2 го счита за най-добре оценения софтуер за управление на задачи и екипни задачи, като го класира на първо място в над 15 конкурентни категории!

Това, което прави ClickUp толкова успешен, е неговата AI-базирана, цялостна поддръжка за управление на задачи и приоритети, проследяване на напредъка и поддържане на продуктивността.

Как използваме ClickUp за практическо управление на задачите

Използването на ClickUp от моя екип е доста просто. За начало, ние използваме ClickUp Tasks за всичко, от централизирано планиране и график на задачите до проследяване на индивидуални задачи.

Можем да категоризираме задачите на екипа по тип и да зададем персонализиран статус на задачата от „Завърши“ до „Изпълнено“, за да улесним проследяването. Можем да използваме толкова персонализирани полета, колкото искаме, за да зададем крайни срокове, да добавим отговорни лица и да дефинираме допълнителни подробности, които искаме да проследяваме или филтрираме. За всяка задача екипът ни може също така:

Нашият Task View по подразбиране е изскачащ прозорец, но можем да го сведем до странична лента или Task Tray, ако искаме да запазим достъп до индивидуалните си списъци със задачи или да следим времето, докато работим.

А ако се сблъскваме с прекалено голям обем работа, определяме какво да приоритизираме и какво да деприоритизираме, като използваме ClickUp Task Priorities и неговите цветни етикети.

ClickUp Calendar ви помага да планирате графиците на проектите, да приоритизирате задачите, да споделяте календари с колегите си, да планирате и да се присъединявате към събития, както и да коригирате продължителността на събитията чрез плъзгане и пускане на задачите в календара. Можете да визуализирате работата си в различни изгледи, включително дневен, седмичен или месечен изглед, и да задавате сигнали и напомняния, за да спазвате винаги крайните срокове.

Ние също така облекчаваме натоварването на екипа с ClickUp Automatons, което ни позволява да автоматизираме отнемащи време задачи като проверка на имейли или организиране на документи.

Истинската магия на ClickUp се крие в способността му да премахне традиционните бариери между комуникацията и изпълнението на задачите.

Традиционните инструменти за управление на работата принуждават екипите да жонглират с множество приложения, постоянно превключвайки между чат платформи, инструменти за проследяване на проекти и канали за комуникация.

ClickUp Chat премахва тази фрагментация, създавайки обединено работно пространство, където разговорите и задачите съществуват едновременно. Свържете се с екипа си чрез частни директни съобщения или групови разговори и продължете да развивате проектите си, като обменяте идеи, споделяте актуална информация за напредъка и провеждате бързи аудио или видео разговори – всичко това от ClickUp. Ето как:

Бонус! Нашата тайна за продуктивност без стрес? ClickUp Brain и готови шаблони.

Освен проследяване и приоритизиране на задачите, ClickUp ни помага и с управлението на проекти. Например, ние използваме ClickUp Brain, AI асистента на платформата, за да автоматизираме обобщенията на проекти, планирането на задачите, както и актуализациите и обновленията на задачите.

Започнете да използвате ClickUp Brain – той е безплатен

ClickUp Brain е невронна мрежа, която свързва задачите, документите и дискусиите на екипа на платформата. Тя ни помага да извличаме и обобщаваме информация и действия чрез прости подсказки и въпроси.

Персонализираните шаблони на ClickUp ни помагат да стандартизираме задачите незабавно! Ако сте нови в платформата, шаблонът за управление на задачи на ClickUp може да бъде чудесна отправна точка. Като изтеглите този безплатен шаблон, можете да организирате задачите си в списъци като Действия, Идеи и Неизпълнени задачи за по-лесно навигиране. Отворете отделни изгледи, за да проследявате задачите по отдел или етикет за приоритет. 🚩

Изтеглете този шаблон

Най-добрите функции на ClickUp

Ограничения на ClickUp

Цени на ClickUp

Повечето от функциите за управление на задачите на ClickUp са достъпни в безплатния план. Съотношението цена-функции при платените опции е едно от най-добрите в тази област.

Оценки и отзиви за ClickUp

Платформата е получила предимно положителни отзиви като решение за управление на задачи. Ето как един потребител описва своя опит:

Любимата ми функция е „добави към“ за задачи, която ми позволява да имам централизирано място за всички основни проекти. В рамките на проекта/Epic, подзадачите могат да бъдат присвоени на правилното място/списък, за да бъдат изпълнени от този, който се нуждае от тях. Да имаш обща представа за местоположението и статуса на всяка подзадача е безценно, за да следиш какво е завършено и какво не е. Добавянето на персонализирани полета, където ми е необходимо, също е фантастично.

2. Asana – най-добрият за отдалечени екипи

Няма по-мек начин да го кажем – просто обожаваме Asana като софтуер за онлайн управление на задачи за отдалечени екипи! За начало можем да използваме предварително създадени шаблони, за да организираме нашите отдалечени проекти и да координираме задачите и актуализациите, използвайки централизираната функция Inbox .

Докато тествахме инструмента, забелязахме, че е изключително лесно да се добавят и проследяват задачи между екипите в различни проекти. По същество, мога да гарантирам, че една и съща задача никога няма да се дублира в друг отдел, което е често срещан проблем за отдалечените екипи!

Обхватът на функциите му е доста подобен на този на ClickUp (можете да видите подробно сравнение между ClickUp и Asana тук ). Например, с няколко кликвания мога да добавям описания на задачите под формата на списъци с точки, да вграждам файлове, за да добавя контекст, да задавам крайни срокове и да добавям отговорни лица. Също така е лесно да се създават подзадачи, да се идентифицират пречки и да се оптимизират одобренията при промени в задачите.

Това, което отличава Asana от алтернативите за мен, е функцията Workflow Builder — тя ни предоставя удобен интерфейс за създаване на работни процеси без кодиране, което ни помага да автоматизираме рутинните задачи и да ускорим проектите. Този висококачествен софтуер за управление на задачите разполага и с списък „Моите задачи“, който помага да се приоритизират задачите чрез автоматично известяване въз основа на крайните срокове.

Като цяло, Asana е инструмент за съвместно управление на задачи за всеки, който работи дистанционно – моят разпределен екип можеше да комуникира директно в приложението, което насърчаваше междуфункционалното сътрудничество с минимални конфликти. За по-голяма прозрачност препоръчваме да добавите съответните сътрудници към задачите на екипа си, за да ги държите в течение с напредъка.

Най-добрите функции на Asana

Ограничения на Asana

Цени на Asana

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Asana

Много потребители са дали положителни отзиви за функцията за автоматични напомняния на Asana, като този:

Харесва ми как Asana ни помага да създаваме и разпределяме задачи на служителите в екипа ни, а също така им изпраща автоматични напомняния да изпълнят задачите навреме. Имейлите с напомняния са много полезни, така колегите ни имат списък с задачи, без да се налага да проверяват различни платформи за съобщения и имейли.

3. Jira – най-подходящ за опитни ИТ специалисти

Когато за първи път започнах да проучвам Jira, ми стана ясно, че той не е толкова подходящ за начинаещи, колкото другите алтернативи, поради донякъде сложния набор от функции. Но от друга страна, Jira е популярен софтуер за управление на задачи сред опитни професионалисти в области като ИТ, финанси, маркетинг и човешки ресурси, така че си струваше да го пробвам.

За да ви дадем малко контекст, Jira беше пуснат за първи път от Atlassian като инструмент за проследяване на проблеми за софтуерни разработчици, но сега се е разширил и е станал полезен инструмент както за проектни мениджъри, така и за мениджъри на задачи. По моя опит, аз го намерих за невероятно полезен инструмент за Agile управление на проекти.

Екипът ми се опита да създаде примерна работна процедура за сложен Agile проект и успяхме да разделим всичко на управляеми спринтове. Имахме възможност да създадем задачи в следните категории:

Множеството изгледи на Jira, като табла и времеви линии, улесняват проследяването на спринт задачите и идентифицирането на препятствия, за да се гарантира непрекъснато подобрение. Инструментът поддържа и екипната работа, като позволява на членовете да обменят идеи и информация за задачите между отделите чрез споделени работни процеси.

Що се отнася до производителността, заслужава да се отбележи, че Jira, подобно на ClickUp, ни позволява да актуализираме статуса на задачите в реално време, а функцията автомат позволява да се изпълняват ръчни действия на заден план. Освен това проектните мениджъри могат да автоматизират работата си, използвайки многобройните шаблони за управление на задачи. 😀

Съвет: Разгледайте интеграцията между Jira и ClickUp, за да управлявате по-добре своя Agile работен процес!

Най-добрите функции на Jira

Ограничения на Jira

Цени на Jira

Бизнес поддръжката на Jira е достъпна само за платени планове. Въпреки това, потребителите на безплатния план могат да потърсят поддръжка от общността.

Оценки и отзиви за Jira

Допълнителна информация: Разгледайте тези алтернативи на Jira!

4. Monday.com – най-подходящ за маркетингови и PMO екипи

Може ли използването на Monday.com за управление на задачите да направи понеделниците по-малко ужасни? Ние смятаме, че да! Този прост софтуер за управление на задачите предлага всички ключови функции, от множество изгледи на задачите до шаблони за задачи, които ще намерите в повечето алтернативи на Monday.

Това, което обаче най-много харесва на нашия изследователски екип, са специфичните функции на софтуера за управление на задачите за маркетинг и PMO екипи. Например, маркетинг екипите могат да се възползват от ключови функции като управление на бранд активи, надеждни диаграми на Гант (за създаване на графици за задачите) и проследяване на кампании. Междувременно PMO екипите разчитат на функции за мониторинг на OKR, идентифициране на зависимости и проследяване на времето за бъдещо планиране на задачите.

Мисля, че Monday.com също се отличава с гладкия си интерфейс. Функцията му за управление на работата ви позволява да създавате маркетингови работни потоци без код за конкретни функции като създаване на съдържание, социални медии и планиране на събития.

Консултирах се с няколко проектни мениджъри, които използват инструмента, и те дори оцениха интуитивния му дизайн. Например, платформата им позволява да вземат информирани решения, като им предоставя бърз преглед на напредъка по задачите на таблото. 📈

Освен това, Monday.com ви позволява да организирате работните пространства в проекти с индивидуални задачи и подзадачи, допълнени с опции за цветово кодиране, които ви помагат лесно да проследявате приоритетите и статуса на задачите.

Като цяло, това е мощен инструмент за управление на задачи – доста подобен на ClickUp и Asana по отношение на дизайна и набора от функции. Освен това платформата се интегрира с най-добрите маркетингови инструменти, както и с други платформи за сътрудничество ( включително ClickUp ).

Monday.com – най-добри функции

Ограничения на Monday.com

Цени на Monday.com

Можете да получите достъп до следните планове, като първо се регистрирате за 14-дневен безплатен пробен период:

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Monday.com

5. Trello – най-подходящ за малки екипи

Аз съм голям фен на Kanban таблата, което е една от причините, поради които винаги се забавлявам, когато използвам Trello. Една от основните причини, поради които го поставям на високо място в нашия списък, е простотата – повечето софтуери за управление на проекти не са толкова лесни за научаване като Trello, което го прави идеален за управление на линейни задачи в по-малък мащаб.

Този добър софтуер за управление на задачите ви позволява да премествате задачите като лепящи се бележки на табло Kanban с функция „плъзгане и пускане” за по-лесно проследяване на статуса. Индивидуалните потребители могат да го използват за създаване на персонализирани списъци със задачи, а членовете на екипа могат да разчитат на разширени списъци за проверка, за да добавят контекст към задачите, като добавят крайни срокове и отговорни лица.

Що се отнася до основното управление на задачите, този софтуер поддържа приоритизиране на задачите чрез етикети като висока, средна или ниска приоритетност. Да речем, че искам да достъпя конкретна група задачи и да подготвя бърз отчет за състоянието – всичко, което трябва да направя, е да филтрирам чрез тези етикети.

Безкодовият (и симпатичен!) инструмент за автоматизация на Trello, наречен Butler, също е изключително удобен за използване. Дори по-малко технически подготвените членове на екипа ми могат да автоматизират повтарящи се задачи, като създават прости правила, бутони и команди.

Trello ни позволява да виждаме задачите в календари, времеви линии и добре организирани таблици, което често е повече от достатъчно за управление на работната натовареност в по-малки екипи. Ако обаче ръководите по-голям екип или по-сложен проект, който изисква гъвкавост и по-голямо разнообразие от изгледи на проекта, алтернативите на Trello с корпоративни функции може да са по-добър вариант.

Най-добрите функции на Trello

Ограничения на Trello

Цени на Trello

Безплатният план на Trello е доста щедър и поддържа до 10 табла. Трябва да си закупите Premium план, за да имате достъп до повече изгледи и AI-базирани функции, които са необходими за ефективно управление на задачите в съвременните работни пространства.

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Trello

Ето какво казва един потребител за изпълнението на задачи и проекти с Trello:

Trello предоставя на софтуерните проекти гладка платформа за управление на Agile и Kanban работни потоци. Задачите могат лесно да се създават и организират благодарение на лесния за употреба интерфейс и персонализираните табла, списъци и карти. Въпреки че лесната употреба на Trello е едно от основните му предимства, той може да не разполага с всички сложни функции за управление на проекти, които предлагат по-всеобхватните приложения.

6. Hive — най-добрият софтуер за управление на задачи за многопластово сътрудничество в екип

Когато за първи път започнах да тествам Hive, нямах представа какво представлява. Платформата се рекламира като всеобхватен софтуер за управление на проекти с приложения, вариращи от управление на проекти и ресурси до ангажиране на клиенти. Макар че проучих предимно функциите за управление на задачи, мога с увереност да кажа, че този инструмент е най-добрият, когато става въпрос за улесняване на сътрудничеството в екипа.

Hive предоставя на всеки хибриден екип платформа за управление на задачите, с която да:

Подобно на ClickUp, Hive поддържа сътрудничеството по проекти, като позволява на членовете на екипа да комуникират между проектите, като оставят коментари на карти за действие или маркират членове на екипа.

Сътрудничеството тук е по-гладко, защото можете да наблюдавате задачите си от уникални ъгли. Например, можем да използваме изгледа „Портфолио“, за да получим подробен преглед на задачите в различните проекти, или изгледа „Етикети“, за да категоризираме подзадачите. Мислех, че ще мога да се концентрирам по-добре, като активирам изгледа „Моите действия“, за да видя задачите си по концентриран начин.

Можем да разчитаме и на ключови функции като статус на задачите, за да проследяваме лесно напредъка, шаблони, за да персонализираме оформлението на проектите и бизнес процесите, и уведомления, за да не пропускаме нищо. Освен това Hive предлага Workflows App – инструмент за автоматизация на задачите без кодиране, който ви помага да намалите ръчния труд и да проектирате персонализирани автоматизирани работни процеси.

Най-добрите функции на Hive

Ограничения на Hive

Цени на Hive

Безплатният план на Hive поддържа основното управление на задачите за всички ваши проекти, но ще трябва да преминете към платен план, за да ползвате функции като персонализирани полета, етикети за задачи и календар в приложението.

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Hive

Бонус: Разгледайте тези алтернативи на Hive!

7. MeisterTask – най-добрият за управление на задачи по метода Kanban

Повечето алтернативи на MeisterTask включват Kanban табла като една от основните си функции. Бих подчертал обаче, че MeisterTask се отличава като софтуер за управление на задачи, базиран на Kanban, благодарение на това, че е лесен за използване и интуитивен. 😻

Инструментът е красиво изработен и предлага персонализирани табла в стил Kanban, които ни позволяват да организираме и наблюдаваме картите със задачи. Можем да маркираме дали задачите са В процес, Изпълнени или в списъка Завършени (или да създадем персонализирани секции). Хубавото е, че можем да превключим и към изглед на времевата линия, подобен на Gantt, за да имаме достъп до по-линейно планиране.

Тези табла централизират цялата работа и ни позволяват да комуникираме ефективно чрез коментари към задачите. Можем да споменаваме колеги в коментарите, да ги добавяме като наблюдатели на проекта и да им възлагаме задачи директно от таблото. Когато управлявате проекти, които са податливи на промени, просто активирайте известията в реално време, за да държите всички в течение с най-новите актуализации.

Освен табла за съвместна работа, софтуерът предлага лични Kanban табла , наречени Agendas, където можем да организираме всички задачи, които са ни възложени, както и да имаме по-бърз достъп до крайни срокове и важни файлове.

Много потребителски отзиви за MeisterTask хвалят приятния интерфейс на инструмента — ето какво споделя един проверен потребител:

Цветният интерфейс от типа Kanban, множество списъци с проекти, които можете да имате, етикети, интеграция от MindMeister, лесна интеграция от други уебсайтове за създаване на задачи. Аз го използвам на телефона, таблета и iPad-а си.

Най-добрите функции на MeisterTask

Ограничения на MeisterTask

Цени на MeisterTask

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за MeisterTask

Бонус: приложения за списъци със задачи с изкуствен интелект!

8. nTask — най-добрият софтуер за управление на задачи за планиране

nTask служи като център, фокусиран върху малките и средни предприятия, за проследяване и планиране на задачи в три раздела: Задачи, Работен процес и Проекти. Идеята е да се създадат лични и професионални списъци със задачи, както и да се дефинират работни процеси за конкретни функции като проектиране, управление на фондове и работа на свободна практика.

По мое мнение, разделът „Проекти“ има доста изчистен интерфейс, който позволява да създавате подробни графици и да възлагате задачи или цели списъци със задачи на вашите колеги. Ако сте нови в платформата, можете да започнете с седмичен график, за да създадете базова линия от задачи, заедно с описания и отговорни лица. След това можете да използвате Task Builder, за да добавяте задачи според нуждите си.

Като визуален инструмент за управление на задачите, моят екип успя да използва nTask за планиране и приоритизиране на задачите в Kanban формат, управление на взаимосвързани срокове за доставка и визуализиране на проекти с цветни диаграми на Гант.

Например, ние планирахме задачите, като зададохме планирани и действителни крайни срокове и създадохме зависимости между задачите и етапи, за да гарантираме навременното им изпълнение. След това зададохме приоритети, персонализирани статуси и известия в реално време, за да се уверим, че нито едно действие няма да бъде пропуснато.

Мощните функции за проследяване на времето на nTask ни помагат да се придържаме към реалистични срокове. Мога да следя времето, прекарано в задачите, и да преценя колко време ще е необходимо на екипа ми за бъдещи задачи, което с времето улеснява планирането (и фактурирането).

Най-добрите функции на nTask

Ограничения на nTask

Цени на nTask

Можете да се възползвате от 7-дневен пробен период за всички планове. НПО могат да получат до 50% отстъпка, като се свържат с отдела по продажбите.

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за nTask

9. ZenHub – най-добрият за софтуерни екипи

ZenHub е решение за управление на проекти, което е предназначено предимно за екипи за разработка на софтуер. То осигурява нативна GitHub интеграция чрез разширение за браузъра Google Chrome или Mozilla Firefox. Това помага да се намали превключването между контексти, като задачите по проекта остават свързани с кода на GitHub.

Освен това ZenHub предлага автоматични актуализации на задачите, когато потребителите завършат задачите в GitHub, което улеснява изпълнението на задачите, като елиминира ръчното проверяване на статуса от списъка със задачи на вашия екип. Има и автоматизирани прехвърляния за актуализиране на всички свързани работни пространства.

Този онлайн софтуер за управление на задачи и инструмент за разработка на софтуер обединява задачите в интуитивни Kanban табла с функция „плъзгане и пускане”, което позволява на екипите да виждат всички текущи задачи и техния статус.

Използвайте тези табла, за да приоритизирате задачите, да проследявате проектите и да прикачвате заявки за изтегляне към съответните проблеми. Групирайте свързаните проблеми в Epics или свържете различни частни и публични GitHub репозитории в едно табло. 👨‍🏫

Освен това ZenHub предлага функции за планиране на спринтове, което го прави удобен инструмент за агилни екипи. Той ни позволява да задаваме автоматизирани спринт цикли, да генерираме автоматично нови спринтове с приоритетни и незавършени задачи и да получаваме периодични отчети за напредъка.

Чувал съм и доста вълнуващи неща за ZenHub AI (автоматична категоризация на проблеми, прегледи на спринтове и др.). Въпреки това, не успях да премина през списъка с чакащи, за да изпробвам бета програмата му.

Най-добрите функции на ZenHub

Ограничения на ZenHub

Цени на ZenHub

Оценки и отзиви за ZenHub

10. Zoho Projects – най-добър за управление на сложни проекти

Zoho Projects е надежден софтуер за управление на проекти с функции като проследяване на проблеми, мониторинг на екипа, времеви график на проекта и диаграми за използване на ресурсите. От редицата примери за употреба, които проучихме, тази платформа може да бъде отлична за управление на сложни проекти в индустрии като маркетинг, строителство, ИТ и консултантски услуги.

Zoho Projects предлага изчерпателен набор от инструменти за управление на задачите, който ни помага да разделим проектите на етапи, списъци със задачи и подзадачи за по-лесно проследяване. Тази платформа за управление на задачите се фокусира върху детайлите – всяка задача може да има атрибути като отговорни лица, работно време, приоритети и напомняния. Освен това можем да използваме табели за отчитане на работното време и таймери, за да записваме времето, прекарано за всяка задача.

Успяхме да планираме задачите в календар и да получим едновременно обща представа за капацитета на членовете на екипа. Мисля, че това е от решаващо значение за балансираното планиране на задачите и избягването на риска от преумора на екипа.

Подобно на много алтернативи на Zoho, този инструмент опростява организацията на задачите, като предоставя табла в стил Kanban с карти за задачи с функция „плъзгане и пускане” и гъвкави статуси. Що се отнася до планирането и проследяването на сложни работни процеси, можем да използваме диаграми на Гант, за да идентифицираме подробни задачи на екипа, да зададем зависимости и да следим крайните срокове, за да се уверим, че всичко е направено навреме. ⌛

Смятам, че използването на Zoho Projects е чудесно за консолидиране на вашата екосистема от задачи, когато използвате други приложения на Zoho, като Zoho Mail или Zoho CRM, тъй като инструментът ви предоставя единна визия за вашите задачи на всички свързани платформи.

Най-добрите функции на Zoho Projects

Ограничения на Zoho Projects

Цени на Zoho Projects

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Zoho Projects

В отзивите се споменава, че продуктът е полезен, макар и понякога да е объркващ. Ето един откъс:

Zoho Projects е полезен, когато се използва за възлагане на задачи, изпълнение на множество проекти и необходимост да се знае кой ще ги изпълни и до кога. Той позволява на хората да влязат и да отмерват времето, за да проследят колко време им е отнело да ги изпълнят. Понякога създаването на задачи става наистина объркващо поради многото досадни изисквания, които могат да бъдат неправилно комуникирани при опит за възлагане (на задачи).

11. ActiveCollab – най-добър за персонализирано управление на задачите за работни процеси, базирани на клиенти

ActiveCollab е насочен към повишаване на производителността и лесно спазване на сроковете в работните процеси, базирани на клиенти. Независимо дали сте стартиращ бизнес или малък творчески екип, този инструмент ви позволява да каните неограничен брой клиенти на платформата за по-добро сътрудничество и обратна връзка. Според мен само това може да ви помогне да елиминирате трудно проследимите срещи с клиенти и вериги от имейли за последващи действия.

Моят опит? Освен добавянето на задачи за моя екип, успях да разбия сложни действия на подзадачи за моите клиенти, като по този начин гарантирах, че всички възложени задачи ще бъдат изпълнени според плана. Освен това видяхме функции за:

Този онлайн софтуер за управление на задачи предлага само три вида изгледи на проекти, от които да избирате, което е по-малко от това, което обикновено предлагат алтернативите на ActiveCollab. Все пак, той включва често използвани изгледи – табло Kanban, диаграма Gantt и изглед Списък. 📝

Знам, че автоматизацията е често повтаряща се тема в този момент, но все пак си заслужава да се спомене – ActiveCollab може да намали ръчния труд чрез автоматизиране на повтарящи се задачи като изготвяне на седмични отчети. А ако трябва да се уверите, че действията се изпълняват в определен ред, просто създайте зависимости между няколко задачи.

ActiveCollab подчертава важността на личния мениджър на задачи, който може да се окаже полезен за фрийлансърите. Той предоставя страница Моята работа, където можете да намирате и организирате задачите си по проект, клиент или краен срок.

Времевите таблици на ActiveCollab също ме впечатляват доста. Освен че получавам обща представа за всичките си записи за отработеното време, мога да получа достъп до проследяване на времето на ниво проект, което улеснява фактурирането. Мога дори да прегледам отново производителността си по отношение на публикуваните коментари, създадените или приключените задачи или променените крайни срокове.

Най-добрите функции на ActiveCollab

Ограничения на ActiveCollab

Цени на ActiveCollab

Всички планове включват 14-дневен безплатен пробен период. Въпреки това, за да ползвате функции като управление на натоварването и планиране на почивните дни, трябва да се абонирате за най-скъпия план.

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за ActiveCollab

12. Wrike – най-добър за мащабируемо управление на работния процес

Wrike е добре известен със своите надеждни функции за управление на задачи и работни процеси. Но това, което много потребители пропускат, е колко добре се мащабира! Например, платформата ми позволява да създам библиотека с персонализирани задачи, която имитира основните ни процеси – можем да я използваме като основа за всички наши бъдещи работни процеси. А най-хубавото е, че можем да разширим тази библиотека, за да създадем работно пространство, пригодено за дадена роля, отдел или дори индустрия.

По време на тестването на този инструмент създадохме многостепенни списъци със задачи на различни нива, като папки, етапи, фази и проекти. Някои от нас дори създадоха персонализирани табла, като закачиха важни задачи от списъка си със задачи, всички автоматично сортирани по приоритет и краен срок.

Както повечето конкуренти на Wrike, платформата поддържа силна екипна работа – можем да сътрудничим в реално време по проектни планове, задачи и вземане на решения в рамките на платформата. Освен това софтуерът включва вградени инструменти за проверка за бърза, но подробна обратна връзка по задачите и автоматизация на задачите, за да спести време и да повиши ефективността на работата.

Освен това Wrike позволява на проектните мениджъри да създават персонализирани отчети за изпълнението на задачите и работата на екипа. Аз, например, успях да оптимизирам още повече работните процеси, като анализирах съответните ключови показатели за ефективност (KPI) на таблото за управление.

Най-добрите функции на Wrike

Ограничения на Wrike

Цени на Wrike

Wrike предлага интеграции и допълнителни функции за облачна сигурност срещу допълнителна такса, но всички следни планове съдържат функции за управление на задачите:

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Wrike

13. Todoist – най-добрият за екипи с ограничен бюджет

Докато много от алтернативите на Todoist в нашия списък предлагат допълнителни функции за управление на проекти, това ветеранско приложение е изцяло фокусирано върху управлението на задачи. Мисля, че Todoist е едно от малкото приложения, което постоянно се обновява в своята ниша. Например, сега можем да създаваме подробни ежедневни списъци със задачи и да задаваме повтарящи се задачи, използвайки естествен език.

Инструментът отговаря на всички изисквания за основно планиране и управление на задачи – можем да създаваме задачи и подзадачи, да определяме приоритети, да добавяме крайни срокове и да задаваме напомняния, за да сме сигурни, че нищо няма да бъде пропуснато. 👀

Въпреки че Todoist е предимно приложение за управление на задачи, то може да ви помогне да управлявате малки проекти, тъй като включва функции за определяне на цели, етикети за категоризиране на задачи и описания на задачи, за да поддържате информацията централизирана.

Лично на мен много ми хареса изгледът на предстоящия календар – той показва кои задачи са спешни и ако нещо е прекалено натоварващо, мога да използвам функцията „плъзгане и пускане“, за да пренасроча задачите. А ако трябва да се съсредоточа върху задачите на екипа, които са с краен срок, просто преминавам към изгледа „Днес“.

Простата навигация и ниската цена на Todoist го правят удобен инструмент за лично управление на задачите, но той е и добро приложение за списъци със задачи за екипи с ограничен бюджет. Функциите му за управление на проекти не са особено обширни, но все пак можете да възлагате задачи и да използвате коментари за по-добра работа в екип и прозрачност. Ето какво сподели собственик на малък бизнес след като използва инструмента:

Изключително лесен за използване за всички нива на технологични познания. Използвам Todoist няколко пъти на ден и сме го интегрирали в целия ни екип. Вероятността задачите да бъдат изгубени или забравени е значително по-малка, а хората остават отговорни благодарение на известията, които получават при завършване.

Съвет: ClickUp разполага с удобна функция „Импортиране от Todoist“, ако в бъдеще се наложи да преминете към по-разширен инструмент за управление на проекти.

Най-добрите функции на Todoist

Ограничения на Todoist

Цени на Todoist

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Todoist

14. ProofHub – най-добър за детайлно проследяване на задачите

Освен че е добър инструмент за управление на задачите, ProofHub е софтуер за проследяване на задачите, който ви позволява лесно да създавате списъци със задачи и индивидуални задачи, да ги възлагате на повече от един член на екипа и да следите отблизо крайните срокове и приоритетите в различните категории задачи. Особено съм впечатлен от табличния изглед на платформата за проследяване на задачите – мога да следя процента на напредъка за действията в различни категории (без да бъда досаден микромениджър). 😁

Подобно на алтернативите на ProofHub, софтуерът е напълно персонализируем – можем да създаваме персонализирани работни процеси и да използваме персонализирани полета, за да записваме всички данни, свързани със задачите, които екипът ми счита за важни. Персонализираните полета подобряват проследяването на задачите, защото ги персонализираме, за да проследяваме практически всякакви подробности, било то крайни срокове или резултати.

Говорейки за проследяване, ProofHub има интуитивен интерфейс за създаване на зависимости между задачите, за да се гарантира, че те се изпълняват в предварително определена последователност. Ако искате да предоставите повече яснота на изпълнителите, оставете коментари към задачите или използвайте споменавания, за да ги насочите.

Освен това ProofHub предлага различни опции за отчитане , които помагат да се получи представа за напредъка на даден проект. Можете да подобрите разпределението на ресурсите, като анализирате отчетите за използването на ресурсите, или да проследявате напредъка по конкретни проекти с отчети за изпълнението на задачите.

Най-добрите функции на ProofHub

Ограничения на ProofHub

Цени на ProofHub

Имайте предвид, че ProofHub понастоящем избягва формата на таксуване на потребител, което може да го направи привлекателен за някои екипи.

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за ProofHub

15. SmartTask – най-добър за управление на множество проекти

SmartTask включва всички ключови функции, които обикновено се срещат в инструментите за управление на задачи. Можете да задавате крайни срокове, да добавяте зависимости и да управлявате задачите в изгледи като календар, списък и табло. Бих подчертал, че тук можете да създадете реалистичен работен процес, като оптимизирате зависимите, припокриващите се и игнорираните задачи – това е видът видимост, от която се нуждаете, когато екипът ви се занимава с 5+ проекта едновременно.

Този софтуер ми прави особено впечатление заради инструментите си за управление на множество проекти едновременно в мултифункционална среда. Функцията Project Portfolios ви позволява да създавате множество табла, за да проследявате отделни цели, като координирате екипите си по маркетинг, продажби и дизайн. За да сте по-сигурни, можете дори да споделяте списъци със задачи между екипите, за да предотвратите изолирани действия.

SmartTask поддържа екипната работа, като ни позволява да коментираме задачите и да генерираме известия в реално време за актуализации. Можем също да каним клиенти, доставчици и външни заинтересовани страни да сътрудничат по всяка задача или проект, като им изпратим покана.

Освен това, той предоставя отчети на таблото както за задачите по проектите, така и за продажбите, които можете лесно да намерите чрез усъвършенстваната лента за търсене. 🔎

Най-добрите функции на SmartTask

Ограничения на SmartTask

Цени на SmartTask

SmartTask може да предложи отстъпки за НПО при контакт. Стартиращите компании, които отговарят на условията, могат да кандидатстват за кредит на стойност 1000 долара.

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за SmartTask

16. HubSpot (HubSpot Task Management) – най-добър за CRM задачи

Признавам, че HubSpot Task Management е далеч от традиционния мениджър на задачи – по-скоро е пакет, създаден да помогне на маркетолозите да оптимизират процесите по управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM). Знаем, че ефективното CRM зависи от правилното съхранение, проследяване и управление на дейностите, свързани с потенциални и настоящи клиенти. HubSpot ви помага да оптимизирате тези разпръснати задачи, за да увеличите приходите си.

Ние проучихме този софтуер подробно и можем да потвърдим, че той намалява необходимостта от превключване между няколко раздела при разговори с потенциални клиенти, благодарение на таблата, които централизират цялата CRM работа. По отношение на приложенията, използвайте таблата, за да проследявате задачите си, да преглеждате подробности за потенциалните клиенти и да бъдете в крак с насрочените срещи.

Имате нужда да създадете нови задачи? Направете го директно от вашите работни потоци, пощенската си кутия или списъка с задачи. А ако имате нужда от информация за изпълнени задачи в миналото, като сключени сделки и завършени дейности, използвайте инструментите за отчитане на HubSpot. Тази платформа опростява комуникацията с шаблони за имейли (за изпращане на съобщения на едро) и чат на екипа в реално време.

Докато екипите по продажби и маркетинг може да харесват стила на управление на задачите на HubSpot, някои от алтернативите на HubSpot могат да бъдат по-добър избор за компании в областта на ИТ или финансите. Можете дори да обмислите интеграцията на HubSpot-ClickUp, ако искате да организирате по-стриктно процесите, свързани с обслужването на клиенти.

Най-добрите функции на HubSpot

Ограничения на HubSpot

Цени на HubSpot

За индивидуални потребители и малки екипи:

Оценки и отзиви за HubSpot (CRM)

17. Paymo – най-добър за задачи и резервации на клиенти

Paymo е прост софтуер за управление на задачи и приложение за фактуриране в едно, така че мога да разбера защо е толкова привлекателен за професионалисти и свободни професионалисти, които искат да управляват работата с клиенти, данните за отчитане на времето и ресурсите в една платформа. Той ви позволява автоматично да създавате фантомни резервации въз основа на задачите, които сте въвели в миналото, както и да получавате визуален преглед на всички резервации за непосредствения екип на един екран. 🖥️

Paymo също така опростява управлението на ресурсите, като позволява на няколко мениджъри да работят по графика, за да се избегне презапълване или недозапълване. Ние можем:

Платформата позволява на служителите ми да виждат задачите си в един екран, докато нашите мениджъри на задачи наблюдават както личните си задачи, така и работата на екипа в отделни екрани. Както при повечето алтернативи на Paymo, получаваме изгледи на проекти като диаграми на Гант, таблици и календари, за да визуализираме задачите.

Paymo също така насърчава сътрудничеството в екипа, като предлага подробен изглед на задачите, за да можете да обсъждате в реално време последните актуализации на задачите. Накрая, Paymo предоставя нива на приоритет на задачите като критични, високи, нормални или ниски за всички екипи, които можем да коригираме въз основа на нашите ангажименти към клиентите.

Най-добрите функции на Paymo

Ограничения на Paymo

Цени на Paymo

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Paymo

18. TimeCamp – най-добър за проследяване на времето и фактуриране на задачи

Разговарял съм с много фрийлансъри за техните рутинни задачи по управлението на задачите и мисля, че една от основните им проблеми е свързването на задачите с отчетените часове и в крайна сметка с фактурите. Именно затова се погрижих този удобен инструмент „всичко в едно” да бъде включен в нашия списък.

Докато повечето алтернативи на TimeCamp в този списък включват типични функции за управление на задачи и проекти, TimeCamp вместо това се фокусира върху бюджетирането на времето за задачите.

С неговите възможности за проследяване на времето с едно кликване можете без усилие да проследявате работното време на себе си или на екипа си. Можете да използвате тези данни, за да стандартизирате времето за конкретни задачи, да планирате и създавате задачи и да изготвяте фактури, както и да следите производителността на всеки член на екипа.

TimeCamp предлага и функции за измерване на рентабилността на вашите проекти и проследяване на фактурираните часове, като улеснява фактурирането и управлението на ресурсите. По принцип задачите, които преди трябваше да изпълнявате ръчно, като създаване на фактури и одобряване на работни времена, са автоматизирани на тази платформа.

Въпреки че този софтуер акцентира върху проследяването на времето, той все пак е инструмент за управление на задачи. Продуктът TimeCamp Planner ви помага да организирате задачите и да следите напредъка им на табла в стил Kanban.

Ако се занимавате с повтарящи се задачи, автоматизирайте ги, като зададете информация като крайни срокове, отговорни лица и статус на напредъка. Освен това можете да превключвате от обзор на задачите на екипа към вашите собствени задачи, като използвате функцията Моите задачи, която показва възложените ви задачи в списък, календар или времева линия.

Имайте предвид, че функциите за проследяване на времето и управление на задачите на TimeCamp са налични в отделни ценови планове.

Най-добрите функции на TimeCamp

Ограничения на TimeCamp

Цени на TimeCamp (за TimeCamp Planner)

Оценки и отзиви за TimeCamp

19. Any. do – най-добър за създаване на списъци със задачи

Any. do е специализиран в предоставянето на лесни за използване списъци със задачи, които ви помагат да постигнете ефективно както личните, така и професионалните си цели. Той е подходящ за индивидуални потребители, семейства и екипи и е достъпен чрез над 10 платформи, включително Mac, Safari и iPad.

Докато използвах този инструмент, успях да организирам задачите си в отделни списъци и проекти, всички с цветни кодове, за да определя ясни приоритети и категории задачи. Можем да подобрим списъците си със задачи с:

Споделянето на отговорности също е лесно – просто споделете списък със задачи с колегите си или семейството си, за да сътрудничите за изпълнението на задачите. Например, можете да разпределите различни елементи от списъка с покупки на членовете на семейството и да проследявате списъка, за да се уверите, че те изпълняват задачите успешно. Ако има спешен въпрос, който искате да обсъдите, използвайте функцията за чат, за да комуникирате в реално време.

За компании, които търсят инструмент за управление на задачи с възможности за управление на проекти, Any.do е солиден избор, тъй като предлага и функции като персонализирани работни процеси, изгледи, готови шаблони и мощни интеграции с други работни инструменти.

Ако обаче искате по-изчерпателни функции за работния процес, разгледайте някои по-усъвършенствани алтернативи на Any.do.

Any. do най-добри характеристики

Any. do ограничения

Цени на Any. do

Не забравяйте да си закупите план Family или Teams , за да имате достъп до споделени списъци.

Всички посочени цени са приблизителни стойности, фактурирани на годишна база*

Any. do оценки и отзиви

По време на прегледа на този инструмент забелязахме няколко не толкова положителни отзива от потребители на Android и iOS, най-вече относно някои елементи на потребителския интерфейс. Въпреки това, отзивите за цялостните функционалности са доста положителни. Ето какво споделя един търговски мениджър, който използва продукта:

С Any. do организирането на задачите ми е лесно и бързо. Приложението работи добре и изпълнява задачите, за които е предназначено, като задава ежедневни напомняния и графици, за да ме държи в течение с всичко, което се случва. Обичам приложенията, които предлагат прост, минималистичен и професионален дизайн.

20. Smartsheet – най-добър за управление на задачи в стил електронна таблица

Smartsheet е инструмент за управление на задачи, подобен на електронна таблица. Той е идеален за тези, които се чувстват комфортно да следят задачите си в Excel, но са отворени към преминаване към инструмент с по-малко сложни изчисления. Инструментът е популярен в строителния, здравния и образователния сектор, където управлението на задачи се състои основно в работа с разпръснати данни.

Подобно на ClickUp, Smartsheet предлага цялостни инструменти за управление на проекти и задачи за обработка на различни работни процеси. Например, той ви позволява да планирате задачи, да създавате подзадачи, да разпределяте ресурси и да проследявате задачите ефективно от една платформа. ✅

Тук задачите са представени в таблици за отделни проекти. Както при повечето алтернативи на Smartsheet, можем да добавяме основна информация за задачите, като крайни срокове и отговорни лица, в ясни полета и колони. Можем също да обединяваме няколко таблици, за да имаме консолидиран поглед върху задачите си в различните категории.

Те обаче не са традиционни електронни таблици – те предлагат и разширени функции на съвременен инструмент за управление на задачи. Например, можем да използваме отметки, падащи списъци и коментари, за да взаимодействаме със задачите в Smartsheet.

Това е чудесен софтуер за управление на задачи за екипи, работещи по мащабни проекти, тъй като включва шаблони за гъвкаво управление на проекти, проследяване на OKR, бюджетиране и управление на ресурси.

Той поддържа и автоматизация на задачите, сътрудничество в реално време и разширени анализи. Освен това се интегрира с услуги, които вероятно вече използваме, като Google Workspace и Microsoft Teams.

Допълнителна информация: Разгледайте ClickUp и Smartsheet!

Най-добрите функции на Smartsheet

Ограничения на Smartsheet

Цени на Smartsheet

Всички посочени цени се отнасят за годишен модел на фактуриране*

Оценки и отзиви за Smartsheet

Използвайте най-добрите приложения за управление на задачи

Нашият пряк опит с тези инструменти беше както приключенски, така и поучителен. Смятаме, че всяка от тези опции разбира своите целеви потребители и се стреми да отговори на техните нужди. Ако обаче все още се мъчите да намерите „идеалния“ софтуер, направете списък с това, което наистина е приоритетно за вас в една платформа за управление на задачи.

Обикновено добрият софтуер за управление на задачи предлага функции, които ви помагат да планирате, организирате, проследявате и разпределяте задачи, но не е необходимо да плащате цяло състояние за тези функции. Някои функции, като напомняния, автоматизация и изглед на задачите, са абсолютно необходими и ги виждаме в почти всеки инструмент, който обсъждаме.

Можете да разгледате общите функционалности, които получавате за дадена цена. Да речем, че инструмент А ви предлага 30 разширени функции, а по-популярният инструмент Б ви предлага 25 разширени функции на същата цена – знаете какво да изберете!

Накрая, най-добрите инструменти за управление на задачите трябва да ви улесняват живота, а не обратното, затова се уверете, че избраният от вас инструмент е лесен за използване и е приятно да се работи с него! 🥳

Ако наистина не можете да направите избор, ще бъдем дързъки и ще ви убедим да опитате ClickUp! Той разполага с всички функции, от които се нуждаете, за да оптимизирате управлението на задачите с минимални усилия. Независимо дали искате да поставяте цели, да проследявате и разпределяте задачи, да управлявате времето, да намалите ръчния труд или да комуникирате с екипа си, възможностите са безкрайни.

Регистрирайте се в ClickUp още днес и се насладете на най-добрия набор от инструменти, който безплатният софтуер за управление на задачи може да предложи! 💖