Когато дойде време да платите на служителите си за упорития им труд, е от ключово значение да имате организиран процес. Искате да сте сигурни, че им плащате за правилния брой часове и че следите историята на плащанията в организацията.
Макар че със сигурност можете да направите това на ръка с помощта на калкулатор, има по-бързи и по-добри начини да свършите тази работа. Изчисляването на часовете за всеки служител в по-голяма фирма просто не е добро използване на времето ви. Тук на помощ идват шаблоните за изчисляване на заплатите.
Използването на шаблон за изчисляване на заплатите гарантира точност, предоставя ценна история на данните за плащанията и улеснява управлението на бюджета ви. Най-доброто от всичко е, че времето, което спестявате от ръчното изчисляване на заплатите, можете да използвате по-добре за постигане на целите си и разрастване на бизнеса си.
В тази статия ще научите повече за това какво е шаблон за изчисляване на заплатите и как да изберете такъв, който е подходящ за вашия бизнес. Ще ви представим 10 безплатни шаблона за изчисляване на заплатите от ClickUp и Excel, които можете да изпробвате още днес, за да управлявате заплатите по-ефективно.
Какво е шаблон за изчисляване на заплатите?
Шаблонът за изчисляване на заплатите е инструмент, който проследява и документира почасовите ставки и данъчните ставки в щата и страната на всеки служител. Той отчита и удръжките, за да можете да изплащате правилно заплатите на служителите си. Има опции за седмични, месечни и годишни шаблони за изчисляване на заплатите, което улеснява изпращането на плащания за различни видове договори.
Шаблоните за изчисляване на заплатите обикновено включват основна информация за служителите, като име, отработени часове, дължими възнаграждения и данъчни данни. Тази важна информация се дублира автоматично от седмица на седмица или от месец на месец, така че можете да създадете непрекъснат график за плащания.
Повечето шаблони включват и раздели за платен отпуск (PTO), болнични и извънреден труд. Тези допълнителни категории помагат за проследяването на служителите ви и поддържането на организиран процес на изплащане на заплатите.
По същество, шаблоните за изчисляване на заплатите са чудесна опция за собствениците на фирми, които не искат да харчат големи суми за аутсорсинг на задачи, свързани с управлението на проекти или счетоводството. Шаблоните за управление на заплатите ви позволяват да контролирате бюджетите, да избягвате грешки в изчисленията и да гарантирате, че плащанията се изпращат навреме, като същевременно спестявате пари.
Какво прави един добър шаблон за изчисляване на заплатите?
Готови ли сте да намерите идеалния шаблон за изчисляване на заплатите за вашата компания? Преди да се запознаем с някои от шаблоните, които използваме редовно, е добре да знаете какво да търсите, когато избирате такъв.
Един добър шаблон за изчисляване на заплатите трябва да включва:
- Отчитане на модели и тенденции: Добрият шаблон ще предлага проследяване на отчети за присъствие, възстановявания и регистри за изплащане на заплати. Можете да ги използвате, за да идентифицирате моделите и поведението на служителите в цялата компания.
- Нетна заплата и брутна заплата: Всеки добър шаблон за изчисляване на заплатите ще съдържа подробности за брутната и нетната заплата, включително обезщетения от здравно осигуряване, бонуси и всички надбавки за жилище и транспорт.
- Автоматизация: Шаблоните за изчисляване на заплатите са предназначени да улеснят живота ви. Изберете такъв, който автоматизира повтарящите се задачи по изчисляване на заплатите и ги възлага на подходящите членове на екипа.
- Функции за сътрудничество: Управлявайте заплатите безпроблемно между отделите по счетоводство и човешки ресурси (HR) с шаблон, който ви позволява да сътрудничите в реално време.
- Опции за персонализиране: Всички фирми имат уникални нужди, а някои може да трябва да спазват законови изисквания. Изберете персонализируем шаблон, за да създадете документацията и системите, от които се нуждаете, за да плащате правилно на служителите си.
Сега, когато вече знаете какво да търсите в един шаблон за изчисляване на заплатите, е време да обмислите възможностите си и да изберете най-подходящия за вашия бизнес.
10 безплатни шаблона за изчисляване на заплатите
Тук сме съставили списък с 10 безплатни шаблона за изчисляване на заплатите, които ще улеснят процеса. Независимо дали управлявате малък бизнес с няколко служители или голяма фирма с много отдели, има възможност да улесните процеса на изчисляване на заплатите. ✨
1. Шаблон за отчет за заплатите на ClickUp
Избягвайте грешки в изчисленията и оптимизирайте работните процеси по изплащане на заплатите с шаблона за отчет за заплатите на ClickUp. Инструментът улеснява събирането и съхранението на информация за служителите, включително име, идентификационен номер, длъжност и основна контактна информация.
Шаблонът за изчисляване на заплатите включва и раздели за отдела на служителя, отпуските и удръжките за данъци.
Персонализирайте шаблона, за да включите желания период на изплащане, независимо дали плащате седмично, двуседмично, месечно или годишно. Избройте почасовите, месечните или годишните заплати заедно с тарифите за извънреден труд.
Една от най-добрите функции на този шаблон на ClickUp е вграденото проследяване на времето. Накарайте служителите си да проследяват времето, прекарано в изпълнение на задачи по време на работното си време. Тази информация се попълва автоматично в отчета за заплатите, за да се ускорят плащанията.
2. Шаблон за отчет за отработено време на ClickUp Services
Проследяването на заплатите и разработването на процеси за плащане може да бъде сложно, особено ако трябва да плащате на хората въз основа на услугите, които предоставят. Тук на помощ идва шаблонът за отчитане на работното време на ClickUp.
Използвайте този работен график, за да следите отработените часове и услугите на служителите. Това улеснява създаването на график за изплащане на заплатите и съхранява цялата важна информация за плащанията на едно място.
📮ClickUp Insight: 92% от специалистите, работещи с информация, използват персонализирани стратегии за управление на времето. Но повечето инструменти за управление на работния процес все още не предлагат надеждни вградени функции за управление на времето или приоритизиране, което може да попречи на ефективното приоритизиране. Функциите за планиране и отчитане на времето на ClickUp, базирани на изкуствен интелект, могат да ви помогнат да превърнете тези предположения в решения, основани на данни. Те могат дори да предложат оптимални периоди за концентрация върху задачите. Създайте персонализирана система за управление на времето, която се адаптира към начина, по който действително работите!
Започнете с създаването на електронна таблица, като се уверите, че сте включили колони за датите, началните и крайните часове, видовете извършени услуги, името на служителя и броя на отработените часове. Въвеждайте данните, докато служителят предоставя услугите, и изчислете общия брой часове, за да определите заплатата на седмична или месечна база.
Шаблонът също така предоставя информация за това колко харчите за различните проекти. Използвайте го, за да вземете информирано решение за разпределението на ресурсите и да управлявате бюджетните очаквания. Преминете към изгледа „Табло“, за да получите обща представа за всички предоставени услуги и извършени плащания, филтрирани по тип проект или служител.
3. Шаблон за план на проекта за изчисляване на заплатите в ClickUp
Елиминирайте грешките, намалете времето, което прекарвате в административни задачи, и ускорете обработката на заплатите с шаблона за план на проекта за заплати от ClickUp. Този шаблон е особено полезен за по-големи компании или малки предприятия, които имат по-сложни нужди по отношение на заплатите.
Шаблонът функционира като проектен план за всички ваши процедури по изчисляване на заплатите. Първо, използвайте шаблона за бюджет за заплати, за да създадете проектна харта и да документирате резултатите и ресурсите, които ще са ви необходими за обработката на заплатите на служителите.
След това определете членовете на екипа, които играят активна роля в процеса на изчисляване на заплатите, и автоматично създайте задачи за тях. Това могат да бъдат еднократни задачи, като създаване на процедури за изчисляване на заплатите и документация за свободно наетите лица.
Има и опции за повтарящи се задачи и напомняния за стандартни процедури за плащане, като месечно изчисляване на заплатите.
4. Шаблон за план за внедряване на ClickUp Payroll
Ако нямате система за изчисляване на заплатите, имате нужда от такава. Шаблонът за план за внедряване на система за изчисляване на заплатите от ClickUp превръща една сложна и отнемаща време задача в по-лесна за изпълнение от всякога. Той създава пътна карта за всички ваши процеси по изчисляване на заплатите, като гарантира точност, съответствие и сигурност.
Използвайте шаблона, за да настроите системата си за изчисляване на заплатите, да оптимизирате процеса на назначаване на нови служители и да следите въвеждането на данни за всички задачи, свързани с плащанията. Започнете с проучване на типа система за изчисляване на заплатите или софтуер за управление на човешките ресурси, от който се нуждаете, за да обработвате заплатите на служителите.
След това използвайте шаблона, за да определите заинтересованите страни във вашите счетоводни, HR и IT отдели, които ще играят роля в процеса на изплащане на заплатите. След това изберете услуга или софтуер за изчисляване на заплатите. Определете график и бюджетни прогнози за пускането в експлоатация на системата.
Накрая, подгответе документацията за всеки етап, включително работните графици на служителите, фишовете за заплати и шаблоните за регистър на заплатите. Използвайте ClickUp Docs, за да съхранявате тези документи, и създайте задачи за служителите да попълват работните си карти и за членовете на счетоводния екип да обработват плащанията.
5. Шаблон за обобщен отчет за заплатите в ClickUp
Шаблонът за обобщен отчет за заплатите на ClickUp ви позволява да записвате всички данни за заплатите и разходите за заплати на едно удобно място. Бързо преглеждайте плащанията от началото на годината, проверявайте кредитите за платен отпуск и добавяйте бележки за специални обстоятелства или за отбелязване на предишни проблеми с плащанията.
Използвайте шаблона за човешки ресурси, за да документирате информация за заплатите, включително контактната информация на служителите и техните заплати. Запишете колко често ще плащате на служителите, дали ежемесечно за почасово заплатените работници или на две седмици за служителите на заплата. Попълнете информацията за удръжките от заплатите, включително социално осигуряване и удръжки за данък върху доходите.
Всяка тази информация е от ключово значение за спазването на бюджета за заплати. Този шаблон предлага подробна информация за това кой колко получава и проследява плащанията за неща като отпуск и болнични, за да имате пълен контрол върху управлението на заплатите.
Освен това, това е жизненоважна информация, ако някога възникне правен проблем, свързан с работното време или заплатите.
6. Шаблон за история на плащанията в ClickUp
Ако управлявате малък бизнес или трябва да следите разходите в по-голяма фирма, шаблонът за история на плащанията на ClickUp опростява управлението на заплатите. Използвайте го, за да следите всички плащания, направени от вашата компания, независимо дали се фокусирате върху изплащането на заплати на служители или плащането на фрийлансъри за работа по конкретни проекти.
Използвайте изгледа „Таблица с клиенти“, за да изброите всички служители и общата сума на плащанията. Можете също да попълните метода на плащане и да качите копие от фактурата за плащане.
Преминете към изгледа „Всички елементи“, за да видите списък с всички плащания, които сте направили. Филтрирайте по служител, за да видите незабавно историята на плащанията им, или стеснете търсенето по отдел, за да получите информация за бюджетирането.
Създайте формули за бързо изчисляване на данъците върху заплатите или ставките на заплащане въз основа на седмични, месечни или почасови параметри. Използвайте формуляра за разписка за плащане, за да добавите незабавно нови записи за плащания към списъка. Споделете формуляра с подизпълнители и свободни професионалисти, за да могат автоматично да добавят своите заявки за плащане към опашката.
7. Шаблон за просто споразумение за плащане на ClickUp
Шаблонът за просто споразумение за плащане от ClickUp е лесен начин да определите условията и очакванията за изплащането на заплатите в компанията. Той е полезен и за фирми, които трябва да записват условията по договорите, когато работят с фрийлансъри като част от системите за управление на подизпълнителите.
Този шаблон има прост дизайн със стандартен текст за споразумение за плащане. Попълнете основната информация, включително дати, имена и суми за плащане. Въведете графика за плащане и избройте всички условия за неплащане.
8. Шаблон за формуляр за плащане на ClickUp
Шаблонът за формуляр за плащане на ClickUp улеснява проследяването на фактури и плащания към служители или клиенти. За да го използвате като част от процеса на изчисляване на заплатите, започнете с създаването на формуляр за плащане, като използвате шаблона. Попълнете информацията за името на служителя, контактната информация и метода на плащане.
Настройте автоматизации, така че попълнен формуляр да задейства нова задача за обработка на плащането. Персонализирайте автоматизациите, за да отговарят на нуждите на вашия бизнес, и разпределяйте задачите на правилните отдели.
След това преминайте към изгледа „Проследяване на плащанията“, за да видите списък с всички текущи и минали форми за плащане. Използвайте филтри, за да стесните изгледа по метод на плащане, служител или цена. Качете разписки, за да проследявате лесно цялата необходима информация в един прост табло.
Използвайте изгледа „Табло“, за да получите обща представа за всички текущи плащания, нови поръчки и завършени плащания. Отворете картата на задачата, за да получите по-подробна информация за конкретното плащане.
Знаете ли, че ClickUp ви позволява да следите времето, като създавате персонализирани времеви разписания за вашия екип? Разберете как да се възползвате максимално от тази функция в това кратко видео!
9. Excel шаблон за отчитане на работното време за изчисляване на заплатите
Шаблоните за отчети за отработено време са чудесен начин да следите колко време служителите ви отделят за изпълнение на служебните си задължения. Шаблонът за отчети за отработено време в Excel от Microsoft 365 е лесен за използване работен лист, предназначен за работа в Microsoft Excel.
Присвойте на всеки служител работен график и ги помолете да попълват времето на пристигане и напускане всеки ден. Уверете се, че документират почивките си за обяд. Въведете формули в мини калкулатора за заплати, за да генерира автоматично общия брой часове, отработени за седмицата.
Включете раздели за ценообразуване и удръжки в шаблона за изчисляване на заплатите в Excel. Използвайте шаблона за изчисляване на заплатите, за да генерирате седмични, двуседмични или месечни плащания за всеки служител.
Този шаблон е най-подходящ за малки предприятия или фирми, които работят с подизпълнители и свободни професионалисти. Тъй като това е просто табел за отчитане на работното време и не е част от по-голям инструмент за управление на проекти, той може да се окаже прекалено опростен за организации с много отдели и голям брой служители на заплата.
10. Шаблон за месечно изчисляване на заплатите на служителите в Excel от Vertex42
Ако имате счетоводител или онлайн услуга за изчисляване на заплатите, но все пак искате да имате вътрешна документация, като например регистър на заплатите на служителите, използвайте шаблона за заплати на служителите в Excel от Vertex42. Шаблонът за месечни заплати в Excel е предназначен за собственици на малки предприятия, които просто трябва да следят информацията за заплатите и не е необходимо да извършват плащанията.
Използвайте раздела „Информация за служителя“, за да запишете името на служителя, контактната му информация, датата на наемане, информация за заплатата и надбавките. В раздела „Регистър на заплатите“ документирайте броя часове, през които служителят е работил, датите на плащане и данъчната информация.
Попълнете шаблона за бюджета за заплатите, за да получите по-лесно сортируема разбивка на бюджета си.
Бонус: шаблони за бюджетиране в Google Docs!
Опростете изчисляването на заплатите и създайте ефективни процеси
Независимо дали управлявате голяма фирма с десетки служители или малък бизнес с комбинация от подизпълнители, свободни професионалисти и служители на заплата, ви е необходим рационализиран процес на изчисляване на заплатите. Използвайте тези шаблони за изчисляване на заплатите, за да създадете система за изчисляване на заплатите, която е подходяща за вашия бизнес.
Изтеглете ClickUp още днес, за да започнете с по-гладки и по-ефективни процеси. От прости формуляри за плащане за свободни професионалисти до по-сложни системи, предназначени за записване на всички плащания по заплатите, има нещо, което ще помогне на вашия бизнес да се развива.