{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво представляват проектните изисквания?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Изискванията към проекта са конкретните стандарти, фактори или условия, които проектът трябва да изпълни, за да бъде успешен. Изискванията помагат на екипа по проекта да разбере какви са целите му, какви са ограниченията му и какво иска да постигне. " } } ] }
Проектният мениджър носи отговорността за валидиране, документиране и приоритизиране на проектните изисквания. Тези задачи са от основно значение за успеха на проекта, но са свързани с редица предизвикателства.
Много от съвременните проекти са част от по-големи екосистеми или програми, където успехът им зависи от координацията на множество взаимозависими проекти. Определянето на изискванията става сложно, защото включва съгласуване на целите между различни инициативи, управление на зависимостите и поддържане на добре координирана архитектура на проекта.
В този наръчник ще разгледаме стратегии, инструменти и техники за разкриване на истинската цел зад искания проект и как да я предадете на проектния екип. 🌐
Изтеглете шаблона за изисквания за управление на проекти на ClickUp, за да го следвате и да започнете да организирате задачите си!
Какво представляват проектните изисквания?
Проектните изисквания са конкретните стандарти, фактори или условия, които един проект трябва да изпълни, за да бъде успешен. Изискванията помагат на проектния екип да разбере какви са целите му, какви са ограниченията му и какво иска да постигне.
Те също така гарантират, че всички, участващи в проекта, знаят какво се очаква от тях и че проектът върви по план. Изискванията обхващат неща като какво трябва да се направи, кога трябва да се направи и колко ще струва.
Като следят изискванията и редовно проверяват дали етапите се изпълняват, проектните мениджъри могат да намалят рисковете, да правят добри избори и да останат фокусирани върху спазването на крайните срокове!
Научете повече за планирането на управлението на изискванията !
Защо е важно да се събират изискванията към проекта?
Разбирането и събирането на изискванията към проекта е жизненоважен процес в управлението на проекти. То гарантира съгласуваност и разбиране между всички страни, участващи в проекта, от членовете на екипа до заинтересованите страни и крайните потребители.
Тази обща визия, постигната чрез прозрачен процес, определя ясни очаквания и формира фундаментален аспект на ефективното планиране, изпълнение и контрол на проекта. Събирането на изисквания помага за създаването на реалистични планове, графици и бюджети за проекта и дава информация за вземането на решения относно разпределението на ресурсите, възлагането на задачи и планирането на проекта.
Той служи като еталон за измерване на напредъка на проекта и установява конкретни, определими цели, към които екипът да се стреми. Той е и проактивна мярка, която помага да се идентифицират потенциални проблеми и рискове и да се смекчат още в ранния етап на планирането. Този предвиждащ подход намалява вероятността от неприятни изненади по-късно, като ограничава забавянията на проекта или потенциалните надхвърляния на разходите.
Различните видове документи за изисквания към проекта
Всеки успешен проект зависи от доброто разбиране на неговите изисквания. Изискванията на проекта поставят основите за планирането, изпълнението и крайния успех на проекта. Ще се запознаем с четирите различни вида изисквания на проекта, по които проектните мениджъри и заинтересованите страни трябва да се съгласят, преди да започне работата.
Функционални изисквания
Функционалните изисквания описват конкретни функционалности, действия и поведения, които крайният продукт или услуга на проекта трябва да проявява. Функционалните изисквания често се изразяват в ясни и измерими термини. Няма място за двусмислие! Тези изисквания са от жизненоважно значение, тъй като формират основата за проектиране, разработване и тестване на основните функции на проекта.
Примери за функционални изисквания включват:
- Удостоверяване на потребителя: Системата трябва да позволява на потребителите да влизат безопасно с потребителско име и парола
- Обработка на плащания: Приложението трябва да обработва транзакции с кредитни карти и да генерира разписки за плащания
- Валидиране на въвежданите данни: Системата трябва да прилага правила за валидиране на данните, за да се гарантира точността и последователността на информацията
Нефункционални изисквания
Нефункционалните изисквания се фокусират върху качествените характеристики и свойства на крайния продукт или услуга на проекта. За разлика от функционалните изисквания, те не описват конкретни действия или функционалности. Вместо това, нефункционалните изисквания установяват критерии за оценка на цялостното представяне, сигурността, използваемостта и мащабируемостта на проекта.
Те са от съществено значение за удовлетворяване на очакванията на заинтересованите страни по проекта и гарантиране на успеха на проекта отвъд основните му функционалности. Примери за нефункционални изисквания включват:
- Производителност: Приложението трябва да отговаря на заявките на потребителите в рамките на две секунди за 90% от взаимодействията
- Сигурност: Системата трябва да отговаря на индустриалните стандарти за защита и криптиране на данни
- Удобство на използване: Потребителският интерфейс трябва да бъде интуитивен и достъпен за хора с увреждания
Технически изисквания
Техническите изисквания обхващат техническите аспекти на проекта, включително хардуер, софтуер, платформи и технологии, необходими за успешното изпълнение на проекта. Тези изисквания предоставят насоки за екипа за разработка, а избраният технологичен стек е съобразен с целите на проекта.
Разбирането на техническите изисквания е от решаващо значение за осигуряването на добре интегрирано и съвместимо решение. Примери за технически изисквания включват:
- Съвместимост с операционни системи: Приложението трябва да е съвместимо с операционните системи Windows, macOS и Linux.
- Система за управление на бази данни: Проектът ще използва Oracle като основна система за управление на бази данни.
- Езици за програмиране: Системата ще бъде разработена с Python и JavaScript
Бизнес изисквания
Бизнес изискванията определят високопоставените цели и резултати, които проектът се стреми да постигне от бизнес гледна точка. Те предоставят по-широк контекст за проекта и го привеждат в съответствие с целите на организацията. Разбирането на бизнес изискванията е от ключово значение за проектните мениджъри, за да докажат, че проектът носи осезаема стойност и отговаря на нуждите на ръководството.
Примери за бизнес изисквания включват:
- Увеличаване на пазарния дял: Проектът трябва да допринесе за 10% увеличение на пазарния дял в рамките на шест месеца от стартирането му
- Намаляване на разходите: Приложението трябва да намали оперативните разходи чрез автоматизиране на ръчните процеси
- Удовлетвореност на клиентите: Крайният продукт на проекта трябва да повиши удовлетвореността на клиентите чрез оптимизиране на услугите за поддръжка
Как да напишете и документирате изискванията към проекта
Стъпка 1: Определете обхвата и целите на проекта
Първата стъпка при дефинирането на изискванията е да създадете проектен документ, който очертава обхвата и целите на вашия проект. Това ще ви помогне да определите границите на това, което проектът трябва да постигне, както и да предоставите пътна карта за това как да стигнете дотам. Не забравяйте да включите имената на съответните заинтересовани страни по проекта за всяка функция или екип, така че всички да са на една и съща страница по отношение на собствеността.
Разгледайте още важни проектни документи !
Стъпка 2: Съберете изискванията на бизнеса и заинтересованите страни
След като обхватът и целите са определени, е време да преминете към извличане на изискванията. Този процес включва ангажиране на ключови заинтересовани страни за събиране на изисквания, контекст и експертен опит относно това, което трябва да бъде включено в резултатите от проекта.
По време на тези сесии задавайте въпроси, които ви помагат да определите функционалните и нефункционалните изисквания за вашия проект. Не забравяйте да документирате заключенията си, тъй като това ще ви помогне да създадете изчерпателен набор от ясни изисквания!
Бонус: Инструменти за управление на изискванията!
Стъпка 3: Документиране на изискванията
След като всички изисквания са събрани, е важно да се създаде единен документ, който очертава всички изисквания. Този документ трябва да включва не само функционални, нефункционални и потребителски изисквания, но и всички ограничения или предположения, направени по време на процеса.
Бонус: Добавете приблизителен график и бюджет за проекта въз основа на събраните изисквания. Това ще ви помогне да създадете реалистичен план за изпълнение!
Стъпка 4: Прегледайте и потвърдете изискванията
След като изискванията на проекта са документирани, е важно да ги прегледате с ключовите заинтересовани страни и да потвърдите, че са точни. Този процес трябва да включва преглед на всички предположения, направени по време на семинарите за извличане на изисквания, както и потвърждаване на всички ограничения, които може да са били идентифицирани.
Това е и възможност да обсъдите как промените в изискванията могат да повлияят на други аспекти на проекта. След като всички заинтересовани страни се съгласят с изискванията, документът може да бъде финализиран и споделен с цялата група!
Стъпка 5: Наблюдавайте и контролирайте изискванията
Мониторингът и контролът на проектните изисквания ще бъдат част от ежедневната ви работа в подкрепа на проектния екип. Чрез внимателно наблюдение на изискванията, проектните мениджъри могат да оценят промените в обхвата и да направят корекции, за да поддържат фокуса на проекта. Това минимизира въздействието върху графика, разходите и цялостната стабилност на проекта.
За да контролирате ефективно изискванията на проекта, внедряването на формален процес за контрол на промените ще ви спести време. Този процес оценява и одобрява промените в изискванията, за да ги съобрази с целите на проекта.
Използването на матрица за проследяемост на изискванията (RTM) свързва резултатите от проекта с конкретни изисквания, като осигурява ясна видимост на напредъка. (Повече за това по-късно!)
5 стратегии за управление на проектните изисквания
Подробен и добре структуриран план ще бъде източникът на истина за управление на изискванията на един проект и постигане на желаните цели. Ето пет стратегии, които ще ви помогнат да управлявате ефективно изискванията на вашия проект!
1. Получете информация от ръководителите на проекти
Приоритизирането на събраните изисквания е задача, която не подлежи на обсъждане за проектния екип. Този процес осигурява съгласуваност между всички заинтересовани страни по отношение на целите и задачите на проекта и поддържа проекта в правилната посока.
Разбирането на взаимоотношенията между изискванията и идентифицирането на най-важните за успеха на проекта са ключови елементи за ефективно приоритизиране. Чрез установяване на ясни приоритети екипът може да се съсредоточи върху внедряването на най-важните характеристики и функционалности, максимизиране на въздействието на проекта и предоставяне на стойност на заинтересованите страни.
По-важното е, че обхваща всички зависимости, които трябва да имате предвид. Ще можете да създадете логична последователност от дейности, така че една задача да бъде завършена, преди да започне друга. Това предотвратява неефективността и избягва забавянията, причинени от задачи, които се изпълняват в неправилен ред!
2. Провеждане на семинари за извличане на изисквания
Семинарите за извличане на изисквания са по същество сесии за мозъчна атака, на които се обсъждат изискванията на даден проект. В тези семинари участват заинтересовани страни от съответните отдели, като разработка, маркетинг, продажби и ИТ, които се събират, за да обменят идеи и да ги превърнат в конкретни изисквания към проекта. По време на тези сесии могат да се използват инструменти като мисловни карти или цифрови бели дъски за сътрудничество в реално време или асинхронно.
След като всички изисквания са оценени и приоритизирани, проектният екип може да премине към разработването на подробен план за проекта. Той ще включва график, бюджет, разпределение на ресурсите и всички други ресурси, необходими за успешното завършване на проекта.
Позовавайте се на мисловната карта или бялата дъска от семинара и продължавайте да извличате информация според нуждите!
3. Следвайте процес на гъвкаво управление на проекти
В днешния динамичен и бързо развиващ се бизнес свят, гъвкавото управление на проекти се е превърнало в критичен подход за успешното изпълнение на проекти. Гъвкавите методологии са проектирани да се адаптират към промените, да насърчават сътрудничеството и да приоритизират нуждите на клиентите, което ги прави подходящи за справяне със сложността на съвременните проекти.
Агилното управление на проекти се отличава с адаптиране към промените, приоритизиране на нуждите на клиентите, насърчаване на сътрудничеството, ускоряване на времето за пускане на пазара и насърчаване на непрекъснатото усъвършенстване.
При създаването на гъвкава система за управление на изискванията е важно да се имат предвид следните аспекти:
- Определете ролите и отговорностите на всеки заинтересован участник
- Създайте набор от критерии за определяне кога трябва или не трябва да се правят промени в изискванията.
- Определете ясен процес за управление на промените в изискванията към проекта.
- Създайте механизми за отчитане, които позволяват на заинтересованите страни да проследяват напредъка и да разрешават потенциални проблеми.
- Създайте канали за комуникация между заинтересованите страни, така че всички да бъдат уведомявани за всякакви промени или актуализации.
4. Прилагане на процес за контрол на промените
Изграждането на стабилен процес за контрол на промените е от съществено значение за управлението на промените в изискванията към проекта и за гарантиране, че те са правилно оценени, одобрени и изпълнени.
Ето кратко стъпка по стъпка ръководство за създаване на ефективен процес за контрол на промените!
Определете категориите промени: Идентифицирайте различните видове промени, които могат да настъпят по време на проекта, като промени в обхвата, модификации на изискванията, корекции в графика или преразпределение на ресурсите. Категоризирането на промените помага за разбирането на тяхното въздействие и определянето на подходящи нива на одобрение.
Формулирайте процедури за заявки за промени: Установете ясни процедури за подаване на заявки за промени. Определете необходимия формат, документация и информация, които заинтересованите страни трябва да включат в заявките си за промени. Това гарантира, че заявките за промени са добре структурирани и включват всички необходими подробности за оценка.
Провеждане на оценка на промените и анализ на въздействието: Разработете критерии за оценка на исканията за промени. Определете кой ще отговаря за оценката на предложените промени и провеждането на анализ на въздействието. Този анализ трябва да вземе предвид фактори като график на проекта, бюджет, наличност на ресурси и потенциални рискове.
Проектирайте процес на одобрение и преглед: Определете орган за одобрение или комисия за контрол на промените, отговаряща за преглеждане и одобрение или отхвърляне на заявки за промени. Създайте график за редовни прегледи, за да оценявате заявките за промени своевременно и да предотвратявате забавяния в изпълнението на проекта.
Приложете план за комуникация: Информирайте всички заинтересовани страни за исканията за промени, оценките и решенията. Поддържайте подробна документация за всяко искане за промяна, процеса на оценяване и окончателното решение, за да осигурите пълна прозрачност и отчетност.
Добавете одобрените промени: След като заявката за промяна бъде одобрена, включете промените в плана на проекта и съобщите актуализациите на екипа на проекта и другите заинтересовани страни. Проследявайте напредъка на изпълнението, за да видите дали промените се изпълняват по подходящ начин.
Наблюдавайте и измервайте въздействието: Непрекъснато наблюдавайте въздействието на одобрените промени върху напредъка, бюджета и обхвата на проекта. Редовно преглеждайте ефективността на самия процес на контрол на промените, за да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
5. Използвайте матрица за проследяемост на изискванията (RTM)
Матрицата за проследяемост на изискванията (RTM) обединява всички стратегии, които сме разгледали, под един цифров покрив. Нейната цел е да установи и поддържа ясна връзка между изискванията на проекта и резултатите от проекта. Ето как да използвате RTM:
- Идентифициране на изискванията: Започнете, като изброите всички изисквания на проекта в първата колона на матрицата.
- Картографиране на резултатите: В следните колони картографирайте всяка изискване към съответните резултати от проекта, като например проектни документи, модули за кодиране, тестови случаи и ръководства за потребители. Това установява пряка връзка между това, което трябва да бъде доставено, и изискванията, които определят тези резултати.
- Проверка и валидиране: По време на изпълнението на проекта RTM помага да се гарантира, че всяка изискване е изпълнено. След като всеки резултат е завършен, проверете и валидирайте, че отговаря на свързаните изисквания, изброени в RTM.
- Анализ на въздействието: Когато има промени в изискванията или обхвата на проекта, използвайте RTM, за да проведете анализ на въздействието. Определете кои резултати са засегнати от промените и оценете тяхното влияние върху графика и ресурсите на проекта.
- Контрол на обхвата: RTM помага за контрола на обхвата, като предоставя ясно разбиране за обхвата на изискванията. Всяко ново изискване трябва да се добави към матрицата, а екипът трябва да провери дали всички съответни резултати са идентифицирани и разгледани.
- Канал за комуникация: RTM насърчава прозрачността сред заинтересованите страни по проекта. Той предоставя цялостен поглед върху това как всяка изискване допринася за резултатите от проекта, което улеснява комуникирането на напредъка и състоянието на проекта към заинтересованите страни.
- Проектна документация: RTM служи като важна част от проектната документация. Той помага при одити за съответствие и регулаторни одити, като демонстрира съответствието между изискванията и доставения продукт.
Започнете с шаблона за матрица за проследяемост на ClickUp!
Управлявайте изискванията на вашия проект в дигиталната ера
Написването на изискванията към проекта е основен стълб при създаването на цялостната структура за управление на проекта, необходима за успеха на всеки проект. Добре дефинираните и структурирани изисквания служат като план, който направлява целия жизнен цикъл на проекта, от планирането и изпълнението до мониторинга и контрола.
Като инвестират време и усилия в процеса на събиране на изисквания, проектните мениджъри и заинтересованите страни могат да определят ясни очаквания, да намалят рисковете и да съгласуват всички членове на екипа към обща цел!