Когато става въпрос за производителност, екипите винаги търсят предимство. Начинът, по който работим, постоянно се развива, а с него и инструментите, които използваме, за да свършим работата си.
Целта на софтуера за съвместно управление на работата е да помогне на екипите да работят заедно по-ефективно, което е логично.
На кого не му харесва да свърши повече работа за по-малко време? Когато се използват правилно, тези инструменти помагат на екипите да извлекат максимума от ресурсите, с които работят, за да довършат успешно проектите си.
Това ръководство разглежда по-подробно как всъщност се случва всичко това.
Какво е съвместно управление на работата?
Управлението на съвместната работа е процесът на планиране, проследяване и изпълнение на задачи от екип от хора за постигане на обща цел.
За щастие, съществуват инструменти за съвместно управление на работата, които улесняват планирането на задачите, макар че не всички от тях предлагат комбинация от функции, подходящи за всякакви нужди на съвместната работа.
Всяко сътрудническо средство, което си заслужава, предлага общ набор от функции, които позволяват координирана работа в екип, като например:
- Разпределяне на задачи
- Проследяване и поддържане на напредъка
- Споделяне на файлове
- Съобщения
- Планиране
- Създаване на списъци със задачи
В крайна сметка, най-добрият софтуер за съвместно управление на работата помага на проектните мениджъри да опростят процесите и да интегрират цялостен набор от интуитивни инструменти.
Предимства на използването на инструменти за съвместно управление на работата
Нека поговорим за предимствата на работата с подходящите инструменти за съвместно управление на работата.
Подобрява управлението на проекти
Помислете за проект, който изисква екипът да работи по няколко задачи едновременно. Без софтуер за съвместно управление на работата е лесно нещата да се изгубят в комуникацията или членовете на екипа да не са наясно с това, върху което работят другите.
Подходящите инструменти информират всички и им позволяват да актуализират напредъка си според нуждите, което улеснява мениджърите да следят статуса на проекта и да правят необходимите корекции.
Позволява независимост от местоположението
Инструментите и софтуерът за съвместна работа дават на членовете на екипа възможност да работят отвсякъде и по всяко време. Възможността за асинхронна или жива съвместна работа води до по-гъвкав работен график за членовете на екипа.
Напредъкът се следи и проблемите се идентифицират бързо. Промените се правят в реално време, за да се поддържат всички в крак с един източник на информация.
Подобрява комуникацията и сътрудничеството
Инструменти като ClickUp Whiteboard позволяват бърза и лесна комуникация между членовете на екипа чрез функции за чат на живо. Те позволяват на екипите да споделят актуална информация в реално време и да централизират историята на чата си около важни решения по проекта.
Намалени разходи по проекта
Спестяването на пари е много важно!
Когато екипите работят заедно по-ефективно, това води до намаляване на разходите по проекта, защото ресурсите се управляват по-добре. Колкото повече стойност извлича екипът от своите ресурси, толкова повече печелят всички.
Повишава производителността чрез спазване на сроковете
Когато членовете на екипа си сътрудничат ефективно, те свършват повече работа за по-кратко време. Това води до повишена продуктивност на екипа като цяло. Крайните срокове също са по-лесни за спазване, защото централизираният инструмент за управление на работата елиминира недоразуменията или инцидентите като загубени документи, които само забавят работата на екипа.
По-добро вземане на решения
Възможността за по-добро вземане на решения е задължителна в един динамичен свят. Когато членовете на екипа работят заедно с голяма прозрачност в своите обичайни инструменти за управление, те освобождават време, за да вземат по-добри решения.
И, както всички знаем, по-добрите решения водят до по-добри резултати... което от своя страна води до по-добри финансови резултати.
Сътрудничество в реално време
С платформа за производителност екипите използват функцията за откриване на сътрудничество в реално време на ClickUp, която надхвърля възможностите на отделен Google Doc. Например, можете да редактирате и добавяте коментари към работата на другите в реално време и да виждате какво добавя всеки член на екипа в момента.
ClickUp улеснява това в рамките на вашата работна среда. Не са необходими външни инструменти за работа с документи!
Примери за съвместно управление на работата
Сега, когато вече знаете предимствата на ефективното управление на съвместната работа, нека разгледаме няколко реални примера за това как екипите използват инструменти за съвместна работа, за да управляват своята работа.
Екипи за създаване на съдържание
За екипите, занимаващи се със създаване на съдържание, е от решаващо значение да имат централен център, където всички членове на екипа могат да сътрудничат ефективно по проектите. Използвайки инструменти за съвместно управление на работата като ClickUp, екипите могат да планират, разпределят задачи и проследяват напредъка в реално време.
Отдалечени или разпределени екипи
Отдалечените или разпръснати екипи се нуждаят от начин да поддържат връзка и да управляват ефективно работата си, без да се намират на едно и също физическо място. Инструментите за съвместно управление на работата предлагат функции за комуникация в реално време, проследяване на задачи и споделяне на файлове, които улесняват отдалечените екипи да поддържат връзка и да бъдат продуктивни.
Екипи за планиране на събития
Планирането на събития изисква координация и сътрудничество от страна на много членове на екипа. С инструменти за съвместно управление на работата организаторите на събития могат да създават задачи, да ги възлагат на членове на екипа и да проследяват напредъка, за да се уверят, че всичко върви по план за събитието.
Маркетинг екипи
Маркетинг екипите трябва да работят безпроблемно заедно, за да създават и изпълняват кампании. Инструментите за съвместно управление на работата предлагат функции като споделени календари, графици на проекти и задачи, които помагат на маркетинг екипите да бъдат организирани и да следват плана си за кампаниите.
Как да изберете инструменти за съвместна работа за управление на съвместната работа
Изборът на инструмент за съвместна работа е трудна задача, когато има много варианти, от които да избирате.
Но една трудна задача не означава непременно, че е невъзможна. Полезно е да започнете с очертаване на спецификите на вашия екип. Използването както на нуждите на екипа, така и на целите на проекта като критерии за сравнение е начин да се уверите, че получавате всичко необходимо в едно решение за управление на съвместната работа. Помислете за следното:
- Размерът и работните процеси на вашия екип : По същия начин, по който не искате да плащате за инструмент с функции, които вашият екип от двама души може би никога няма да използва, вие също не искате да внедрите инструмент, който ограничава възможностите на един растящ екип.
- Вашият бюджет : Колкото по-сложни са вашите нужди в областта на управлението на проекти, толкова повече ще трябва да платите за премиум функции.
- Вашите бъдещи нужди: Важно е да изберете инструмент, който отговаря на нуждите на вашия екип в момента. Но накъде се насочва вашият екип и какви инструменти ще са му необходими, когато стигне там?
Докато се задълбочавате в самия процес на проверка, ето няколко общи въпроса, които да обмислите:
Имате ли нужда от интеграция с други софтуерни инструменти?
Ако не сте сигурни, погледнете как вашият екип извършва работата си в момента. Има ли съществуващи инструменти за сътрудничество, които поемат голяма част от тежестта при управлението на проекти и които не искате да замествате? Трябва ли вашите решения за управление на съвместната работа да интегрират специален софтуер за видеоконферентна връзка?
Разгледайте най-добрите интеграции на ClickUp!
Има ли крива на обучение?
Някои инструменти за сътрудничество са създадени за по-малки екипи и са по-лесни за използване, докато други са по-сложни и отнемат известно време, за да се научи екипът ви да ги използва. Обмислете кривата на обучение и времето, което ще е необходимо, за да започнете работа с екипите си по най-добрия начин.
Каква е поддръжката на клиенти?
Поддръжката на клиенти е лесно да се пренебрегне, но е критична част от процеса на проверка. Искате да можете лесно да се свържете с някого, ако имате въпроси, срещнете проблеми или се нуждаете от техническа помощ. Някои софтуерни инструменти дори предлагат персонализирани обучения за големи екипи.
Кой е най-добрият инструмент за управление на съвместната работа?
ClickUp е най-добрият инструмент за съвместно управление на работата за стартиращи компании, предприятия и всичко между тях по много причини. Ето кратък преглед на мощните инструменти и функции за съвместно управление на работата в ClickUp:
Вижте работата по свой начин с над 10 изгледа на проектите
Индивидуалните сътрудници, които работят по задачи като част от по-голям екип, могат да създават изгледи, за да се запознаят подробно с възложената им работа. Най-популярните изгледи включват:
- Изглед на списък: Организирайте задачите си в списък чрез сортиране, филтриране, групиране и персонализиране на колоните.
- Изглед на таблото: Лесно премествайте задачите между различните колони (подобно на таблото Kanban ).
- Календар: Планирайте, график и управлявайте задачите и ресурсите си в календарен формат.
Работете междуфункционално с задачи и взаимоотношения
Задачите са основните градивни елементи на ClickUp. Можете да възлагате задачи на няколко членове на екипа, да следите файлове, да задавате статуси и да добавяте коментари, за да информирате всички за напредъка. В рамките на дадена задача можете да изпълнявате следните действия за безпроблемно сътрудничество на работното място:
- Прегледайте историята на дейностите, включително промени в крайните срокове, актуализации на потребителски полета и всички разговори.
- Комуникирайте ефективно с /Slash Commands и клавишни комбинации
- Споменавайте задачи и документи, към които да се позовавате в работното си пространство (не е налично в много обичайни инструменти за управление).
- Стартирайте Zoom среща от задача в ClickUp
Софтуерът за сътрудничество на ClickUp използва функция за зависимости между задачите, за да улесни визуализирането на задачите, които зависят от други, и съответното планиране. Това е полезно при създаването на график за проекта или при идентифицирането на потенциални пречки.
Разпределяйте ресурсите ефективно с ежедневна визуализация.
В процеса на създаване на работни потоци за съвместна работа не трябва да се пренебрегват функциите за управление на ресурсите. Те позволяват на проектните мениджъри да следят използването на ресурсите – независимо дали става дума за хора, пари или време – и дават на екипите практична представа за това, което е необходимо, за да се доведе проектът до край.
Обединяване на екипите чрез съвместно управление на работата
С навлизането на дистанционната работа и всички бързи промени, които настъпват на работното място, екипите се нуждаят от надежден начин да поддържат връзка, да бъдат съгласувани и продуктивни.
Инструментите за сътрудничество или забавят, или повишават производителността на екипа, така че ако търсите единна платформа за координиране на екипите си, опитайте ClickUp безплатно и спрете да превключвате между множество приложения и инструменти, за да свършите работата си.