За някои екипи проблемът не е в етапа на изпълнение, а в етапа на планиране, който може да бъде истинско главоблъскане. Мисленето за задачите и вземането на решение кои от тях да бъдат изпълнени често е най-досадната стъпка във всяко начинание, лично или професионално.
За щастие, има точното решение за вашите проблеми с планирането: шаблони Getting Things Done (GTD)! Използвайте ги, за да улесните управлението на задачите и да се съсредоточите върху това, което е важно в края на деня – действието.
За да ви помогнем да намерите най-подходящия инструмент за планиране на задачи, създадохме списък с 10-те най-добри безплатни GTD шаблона. Ще разгледаме техните възможности и ще ви покажем как да извлечете максимална полза от всеки един от тях.
Какво е GTD шаблон?
Getting Things Done (GTD) е методология за управление на задачите, разработена от Дейвид Алън, известен експерт по продуктивност. Целта на GTD е да помогне на хората да преодолеят тревожността, свързана със задачите, и да постигнат целите си чрез пет прости стъпки:
- Събиране на задачите на едно място
- Изясняване и вземане на решение дали дадена задача е изпълнима или може да бъде отложена
- Организиране в категории
- Размисъл, преглед и актуализиране
- Ангажираност и завършеност
Неразделна част от системата GTD е „инструментът за събиране“, т.е. шаблон, който обединява всичко. Шаблоните GTD са предварително създадени рамки, които ви позволяват да събирате, организирате и приоритизирате задачите, като същевременно проследявате напредъка на всяка стъпка.
С GTD шаблоните можете да планирате и работите по-ефективно. С ясен план пред вас е по-трудно да пропуснете важни задачи или срокове. Знаейки какво трябва да направите, можете да се съсредоточите върху постигането на най-добри резултати, било то за лично или професионално развитие. ?
Какво прави един добър GTD шаблон?
Един подходящ шаблон за изпълнение на задачи има следните качества:
- Функционалност: Поддържа целия GTD процес – от записване на задачите до проследяване на напредъка.
- Простота: Има изчистен, подреден дизайн и е лесен за използване за седмичен преглед.
- Гъвкавост: Позволява ви да мащабирате и адаптирате шаблона към различни сценарии.
- Достъпност: Осигурява достъп от различни устройства, което ви позволява да редактирате документите си, докато сте в движение.
- Интеграция: Съвместим с други инструменти за продуктивност, които използвате
10 най-добри GTD шаблона за лична продуктивност
Не губете повече време в обмисляне на задачите, отколкото в тяхното изпълнение. Използвайте един от тези 10 страхотни GTD шаблона и си спестете усилията!
Независимо дали сте опитен практикуващ GTD или сте нов в метода, тези шаблони придават яснота и контрол на ежедневния ви работен процес. Освен това са безплатни!
1. Шаблон „Getting Things Done“ на ClickUp
Ако шаблоните бяха сгради, този шаблон на ClickUp Getting Things Done би бил небостъргач! Той разполага с много нива на функции и персонализирани елементи, които ви позволяват да управлявате всички проекти и задачи, които животът ви поставя. ?
В началото може да ви се стори сложно, но шаблонът съдържа инструкции за по-лесно ориентиране. Същото важи и за повечето други шаблони в този списък!
Като шаблон на ниво папка, той съдържа множество списъци и изгледи. Започнете с въвеждането и описанието на всичките си задачи в списъка „Входящи“. След това можете да оцените тяхната продължителност, да ги класифицирате от едно до пет въз основа на необходимото ниво на усилие и да решите дали са изпълними, както съветва Алън, създателят на метода GTD.
Следващата стъпка е да организирате задачите в подходящи категории. Можете да им дадете контекст, като използвате етикети като работа, дом или персонализирана категория. Можете също да ги сортирате в други списъци, които включват:
- Планирани: Съдържа календар за задачите ви с определено времетраене.
- Списък с проекти: Помага ви да разделите и приоритизирате проектите, т.е. сложни задачи.
- Референция: Отнася се до материали, които могат да бъдат полезни за бъдещи задачи.
Шаблонът има четири опции за автоматизация, които ще ви спестят време, като например прехвърляне на задачи от „Входящи“ към „Планирани“ списъци, след като се променят крайните им срокове. А най-хубавото е, че винаги можете да ги персонализирате, за да отговарят на предпочитания от вас GTD работен процес!
2. Шаблон за табло „Getting Things Done“ на ClickUp
Шаблонът „Getting Things Done Board“ на ClickUp прави ежедневните ви задължения по-малко плашещи, като ги представя по прост и увлекателен начин.
Това е подходящ за начинаещи шаблон на ниво списък с два режима на преглед, т.е. изгледи. Първият е Kanban табло, което показва задачите като карти. С изображения и цветни етикети, той добавя освежаващ обрат към иначе рутинния процес. ?
Другият изглед съдържа същата информация, но е подреден в традиционен формат на списък със задачи.
Използването на шаблона е безстресова продуктивна дейност. Независимо дали е в изглед „Списък“ или „Табло“, добавете нови задачи и предоставете съответната информация за тях, като например:
- Оценки за времето
- Категорийни етикети за различни аспекти от живота, като бизнес, дом и фитнес
- Контекстни етикети, като лични, компютър, обаждания и документи
- Енергийни рейтинги
- Етикети за приоритети
По подразбиране задачите са групирани по статус. За да актуализирате статуса на дадена задача, я плъзнете и пуснете в определеното поле за група. Можете също да персонализирате критериите за групиране и сортиране, както и всеки друг елемент от шаблона.
3. Шаблон за рамка „Getting Things Done“ на ClickUp
Независимо дали сте ветеран в GTD или начинаещ, този шаблон на ClickUp Getting Things Done Framework е вашият билет за първа класа за Продуктивността! ?
Той предлага множество функции, но все пак е лесен и интуитивен за използване. Това е шаблон на ниво папка с четири списъка:
- Идеи: място, където можете да съхранявате потенциални и изоставени задачи и да оставяте препратки за по-късно.
- Завърши: Списък със задачи с определени нива на спешност и зависимости
- Календар: Списък с планирани задачи и интерактивен календар с дейностите
- Проекти: Списък с предстоящи задачи, състоящи се от няколко стъпки
На ниво папка можете да намерите главния изглед на списъка със задачи, който съдържа всички задачи от предходната седмица и други, независимо от списъка, към който принадлежат.
Шаблонът включва и GTD диаграма в режим „Бяла дъска“. Тази удобна диаграма ви помага да разберете целия GTD процес, както се случва в ClickUp. Тя се състои от поредица от действия и въпроси, които можете да си зададете, за да решите какво да направите с всяка задача, която ви се появи. Чувствайте се свободни да я персонализирате, за да отговаря на вашия конкретен работен процес.
4. Шаблон за просто управление на задачи в ClickUp
Понякога най-простото решение е най-ефективното. Шаблонът за просто управление на задачи на ClickUp въплъщава тази философия с минималистичния си дизайн и мощните си възможности.
Можете да избирате между два вида изглед, съдържащи една и съща информация – Списък или Табло. Ако сте свикнали с електронните таблици, може да намерите изгледа Списък за по-практичен, докато визуалните типове обикновено предпочитат изгледа Табло.
Каквито и да сте, използвайте шаблона, за да съберете всичките си задачи и съпътстващата информация. Разпределяйте задачи, определяйте срокове и приоритизирайте, като поставяте етикети за спешност.
Простотата на този шаблон ви дава свободата да го персонализирате. Добавете нови списъци или изгледи и адаптирайте шаблона към различни контексти. Например, можете да правите мозъчна атака, като използвате Mind Map или Whiteboard View, или дори да вградите файлове от Google Docs и да ги редактирате в платформата.
5. Шаблон за задачи в ClickUp
Въпреки че не се придържа изцяло към методологията GTD, този шаблон за задачи на ClickUp все пак може да повиши вашата продуктивност. Той предлага динамична и персонализирана система за управление на задачите, подходяща за всеки екип или бизнес.
Този шаблон на ниво списък включва три изгледа:
- Списък със задачи
- Седмичен календар
- Месечен календар
В изглед „Списък“ ще намерите изчерпателен списък на всички дейности. Те са организирани в групи „Ежедневно“, „Ежеседмично“ и „Ежемесечно“, което обозначава определения срок за изпълнение. Можете да предоставите повече информация в полетата отдясно, като статус, краен срок и приоритет. В полето „Тип задача“ посочете отдела, отговорен за задачата, например „Маркетинг“ или „ИТ“.
В календарните изгледи можете да плъзгате задачите, за да ги планирате или препланирате. Ако вече имате предпочитано календарно приложение, можете да го синхронизирате за по-ефективен работен процес. ?️
Въпреки че е ориентиран към бизнеса, този шаблон може лесно да се адаптира за лична употреба. Трябва само да замените категориите типове задачи с вашите собствени и сте готови!
6. Шаблон за списък със задачи в календара на ClickUp
Шаблонът за списък със задачи в календара на ClickUp съчетава безпроблемно организирането на задачите и управлението на времето. Това е незаменим GTD инструмент за всеки, който се бори с кратките срокове и се стреми да оптимизира планирането си. ⏰
Както можете да видите от изгледа „Списък с графици“, шаблонът е създаден с мисъл за мениджърите, като им позволява да организират работата на своите служители. Все пак можете да адаптирате шаблона за лична употреба, като замените имената с дейности и направите няколко други промени.
Освен традиционните изгледи „Списък“ и „Календар“, шаблонът включва и изглед „Формуляр за заявка за среща“. Персонализирайте го и го изпратете на други хора, било то колеги или приятели. ClickUp автоматично ще създаде задача, използвайки предоставената информация, което ще ви спести време и усилия.
Ако планирате да използвате шаблона за работа, ще се радвате, че той разполага с вградена функция за проследяване на времето. Можете да намерите тази опция, като кликнете върху задача и отворите панела с задачи. В панела можете също да добавяте зависимости, подзадачи и коментари.
7. Шаблон за ежедневни задачи на ClickUp
Друг инструмент, който можете да използвате за проследяване на ежедневните си задължения, е шаблона ClickUp Daily Things To Do. Той може да е прост, но си върши работата изключително добре. Помага ви да сте в крак с ежедневните задачи, като гарантира, че нищо няма да ви убягне.
Ако досега не сте използвали инструмент за управление на задачи, този шаблон е отлично място да започнете.
Това е шаблон на ниво задача, който разкрива всичките си функционалности, след като отворите панела с задачи. Той включва три категории списъци за проверка – Лични, Работа и Училище. Както обикновено, можете да ги персонализирате, както и почти всички други елементи.
Използвайте шаблона, като изброите всички задачи в съответните категории от списъка за проверка. Оценете работната натовареност за деня, като изберете нивото на трудност от падащото меню, или добавете файлове и коментари, за да въведете допълнителна информация. Можете също да проследявате времето, за да получите представа колко усилия изискват определени задачи. Имате мнение по дадена тема? Запишете го в коментарите. ?
Като завършвате задачите, отбелязвайте съответните им квадратчета. Индикаторът за напредъка ще се актуализира автоматично въз основа на броя на завършените задачи за деня. Можете да прегледате всички промени в дневника в дясната част на списъка за проверка.
8. Шаблон за ежедневен план за действие на ClickUp
Имате важно събитие? Използвайте шаблона за ежедневен план за действие на ClickUp, за да организирате и управлявате всички задачи, свързани с него. Това е универсален инструмент за управление на проекти, който ви помага да видите всичките си начинания.
Този шаблон на ниво списък се предлага с три персонализирани изгледа:
- Стъпки за действие: Изглед на списък, съдържащ всички стъпки на даден проект и съпътстваща информация, като назначен отдел, крайни срокове, приоритет и сложност.
- Цели: Табло с задачи и подзадачи, организирани по отдели
- Времева линия: Хоризонтален изглед на времевата линия, който показва последователността от действия за всеки отдел, определена от крайни срокове, зависимости и друга информация от изгледа „Списък“.
Благодарение на гъвкавостта на ClickUp, можете да адаптирате шаблона, за да отговаря на всички видове събития и проекти.
9. Шаблон за списък със задачи в Excel от Vertex42
Ако Excel е вашето предпочитано оръжие, ще харесате този шаблон за списък със задачи в Excel от Vertex42. Той ви позволява да събирате, оценявате и проследявате напредъка на ежедневните задачи в стил електронна таблица!
Започнете, като изброите всичките си задачи или проекти в първата колона. В следващите колони можете да зададете крайни срокове, да актуализирате статуса, да посочите приоритета и да добавите бележки. Можете също да оцените задачите въз основа на модела PICK:
- Възможно: Лесно, ниска стойност
- Прилагане: Лесно, с висока стойност
- Предизвикателство: Трудно, с висока стойност
- Премахване: Трудно, с ниска стойност
В раздела „Списък“ можете да персонализирате падащите категории за колоните „ИЗБОР“, „Статус“ и „Приоритет“.
Това, което прави този шаблон толкова популярен, са неговите предварително зададени правила за условно форматиране. Например, след като статуса на задачата се промени на „завършена“, цялата информация ще стане сива, което я прави по-малко забележима сред активните задачи.
10. Google Sheets Basic Getting Things Done Template от Template. net
Въпреки името си, този шаблон за Google Sheets Basic Getting Things Done Template от Template.net е далеч от базов! Той съдържа всичко, от което се нуждаете, за да приложите стратегията си GTD и да планирате проектите си до съвършенство.
Шаблонът има много раздели. Основният е „Обобщение“, който ви дава преглед на най-важната информация и общия напредък. Можете да използвате другите раздели за различни категории задачи GTD, като например:
- Входяща поща
- Списък с чакащи задачи
- Списък с проекти
- Списък „Някога/Може би“
Всеки раздел има уникален дизайн, адаптиран към категорията задачи. Например, разделът „Входящи“ има различни колони, предназначени за оценка на задачите, което е от решаващо значение за ранния етап на сортиране.
Като документ в Google Sheets, този шаблон автоматично запазва напредъка ви в облака и позволява сътрудничество в реално време с колеги или приятели. ??
Топ 10 GTD шаблони: общ преглед
В таблицата по-долу ще разгледаме накратко предимствата на всеки шаблон:
| Шаблон | За какво служи |
| ClickUp Шаблон „Getting Things Done“ | Класически GTD шаблон, пълен с функции и опции за автоматизация |
| ClickUp Шаблон за табло „Getting Things Done“ | По-опростен GTD шаблон с визуално привлекателен изглед на задачите под формата на табло |
| ClickUp Шаблон за рамка „Getting Things Done“ | Шаблон с всички GTD елементи, от които се нуждаете, включително диаграма, обясняваща процеса. |
| ClickUp Шаблон за просто управление на задачи | Основен инструмент за планиране, който ви дава голяма свобода за персонализиране |
| Шаблон за задачи в ClickUp | Бизнес ориентиран шаблон за планиране с два календарни изгледа |
| Шаблон за списък със задачи в календара на ClickUp | Шаблон, идеален за управление на времето, допълнен с формуляр за заявка за среща |
| ClickUp Шаблон за ежедневни задачи | Шаблон на базата на списък за ежедневно планиране и проследяване на напредъка |
| Шаблон за ежедневен план за действие на ClickUp | Универсален GTD шаблон за планиране на проекти, който ви помага да проследявате и управлявате всички етапи |
| Шаблон за списък със задачи в Excel от Vertex42 | Шаблон за планиране, който ви позволява да дефинирате и оценявате задачите въз основа на модела PICK. |
| Google Sheets Basic Getting Things Done Template от Template. net | Изчерпателен GTD шаблон с различни раздели, включително обобщение на напредъка |
Повишете производителността си с GTD шаблони и ClickUp
Да бъдеш продуктивен не е лесно, особено в днешния свят, изпълнен с разсейващи фактори. ??️
С помощта на GTD шаблоните можете да организирате по-добре задачите си и да се фокусирате по-силно върху целите си. Те ви дават възможност да останете ангажирани с целите си, да поддържате самодисциплина и да постигнете по-голям успех както в личния, така и в професионалния си живот.