Може да изглежда, че януари получава цялата слава за поставянето на цели сред вълнението от новата година. Въпреки това, много от нас в работния свят имаме късмета да преживеем това вълнение още три пъти в началото на всяко фискално тримесечие. 🎉
Трябва да признаем, че на хартия това изглежда малко тревожно, но има ли някой, който тайно обича да планира новите си цели?
Ако сте отговорили с „да“ на този въпрос, тогава сме от един и същи тип странни хора. 🥲💜
Поставянето на нови цели може да бъде много удовлетворяващо преживяване. Има нещо в поставянето и постигането на цели, което се усеща като нещо естествено и просто хубаво.
Освен това, комбинацията от лични и професионални цели е необходима, за да просперирате в кариери, като управлението на проекти, които се развиват постоянно.
Тук сме събрали инструментите и съветите, от които се нуждаете, за да определите и да се придържате към целите си за управление на проекти. Освен това, подробни цели, специфични за проектните мениджъри, за да започнете тримесечието си с силен старт, и няколко полезни шаблона!
⏰ 60-секундно резюме
- Целите за управление на проектите дават насока, поддържат екипите съгласувани и водят до успеха на проекта.
- Поставянето на SMART цели гарантира, че те са конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с времеви рамки за по-голяма яснота и изпълнение.
- Видовете цели за управление на проекти включват обхват, време, разходи, качество, риск и управление на заинтересованите страни, за да се обхванат всички ключови области.
- Поставянето на ясни цели помага на екипите да останат фокусирани, да подобрят сътрудничеството си и да следят ефективно напредъка си.
- Съгласуването на целите с целите на компанията гарантира, че проектите допринасят за цялостния успех на бизнеса.
- Често срещаните предизвикателства включват неясни цели, нереалистични очаквания и липса на проследяване, но могат да бъдат преодолени с подходящи стратегии.
- ClickUp помага на екипите да поставят, проследяват и постигат целите на проектите с функции като „Цели“, „Табла“ и персонализирани шаблони.
- Използването на инструментите за определяне на цели на ClickUp гарантира, че екипите остават организирани и продуктивни през целия жизнен цикъл на проекта.
Защо трябва да си поставите цели и задачи за управление на проекти?
Имате пътна карта за проекта си. Това би трябвало да е достатъчно, нали? Не съвсем.
Вашият план може да очертае пътя към успешното стартиране на проекта, но истинската магия се случва по време на процеса, особено когато става въпрос за вашите цели за професионално развитие.
Преди да се впуснем в темата, имаме едно малко уточнение. В тази публикация ще използваме думите „цели“ и „задачи“ като взаимозаменяеми. Може би досега сте имали различни определения за тези думи, но в контекста на тази статия те са синоними.
Уф, добре, че се справихме с това. Сега да преминем към интересните неща. 🤓
Управлението на проекти е вълнуващо, защото е разнообразно и позволява на проектните мениджъри да научават нещо ново почти всеки ден. Поставянето на цели ви помага да се справите с променящите се тенденции и в крайна сметка да доставите продукт, който ще донесе (щастливи) сълзи на вашите заинтересовани страни.
Тъй като поставянето на цели в управлението на проекти е чудесен начин да подобрите качеството на вашите проекти, то по същия начин е и отличен начин да подобрите себе си! Като съгласувате вашите цели в управлението на проекти с общата посока на вашата компания, вие се ангажирате с успеха на бъдещото си „аз“.
Освен че ви помага да се усъвършенствате, планирането на ключовите цели, които искате да постигнете във всеки предстоящ проект, е чудесен начин да поддържате мотивацията си, да се отличите, да измерите растежа си и да се подготвите за бъдещето. Но това не е всичко!
Има и друга (доста сериозна!) причина, поради която трябва да инвестирате малко повече време в целите за управление на проекти. 😳
Проектните мениджъри също се сблъскват с нови предизвикателства с възхода на дистанционната работа и фрийлансинга. Ясните и SMART цели са още по-важни, за да сте в крак с потенциалните промени, които може да ви очакват.
Екипите, които са най-способни да се справят с промените, са тези, които са най-склонни да променят курса и да определят ключовите цели на проекта си от самото начало.
За щастие, ClickUp ви помага. 🙂
Как се създава една чудесна цел за управление на проекти
В ClickUp сме големи почитатели на SMART целите, а най-влиятелните цели за управление на проекти споделят тази характеристика!
Кратко резюме: SMART целите трябва да бъдат вашият пътеводител в процеса на поставяне на цели. Те се определят като конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето.
- По-конкретно, вашата цел ще отговори на въпросите какво, кой, кога, къде, защо и кои са включени в подробен план за действие.
- Ще разполагате с определен набор от показатели за измерване на напредъка и ще знаете какви умения или инструменти са необходими за постигането му.
- Вашата цел също ще бъде подходяща за вас! Това означава, че тя е в съответствие с вашата кариерна реализация или дългосрочните ви лични цели.
- И накрая, но не на последно място, то е обвързано с краен срок, за да се премахнат навиците за протакане.
SMART целите за управление на проекти могат да бъдат краткосрочни или дългосрочни, а много от дългосрочните цели могат да бъдат разделени на по-лесно управляеми етапи по пътя.
Ще споделим примери и за двете, както и всичко между тях! Включително няколко допълнителни здравословни работни навици, които могат да окажат голямо влияние върху пътя ви към постигането на нови висоти.
8 препоръчителни цели за проектни мениджъри
Този списък съчетава краткосрочни и дългосрочни цели, но това са цели, които можете да си поставяте многократно. При всеки нов проект използвайте същата SMART логика, за да измервате напредъка си за по-дълъг период от време, като използвате тези цели като отправна точка.
Освен това, можете да работите по всички тези цели едновременно! Редът на списъка е подбран така, че всяка цел да надгражда предходната, но ако сте опитен проектен мениджър, можете да прескачате по свое усмотрение. 🚀
1. Подобряване на комуникацията и сътрудничеството
Това може да е краткосрочна цел, но е важна в дългосрочен план. Дори да не бяхме предложили подобряването на комуникацията и сътрудничеството като основен приоритет, тази цел вероятно пак щеше да има място във вашата група, защото добрата комуникация изисква постоянни усилия!
Сега, ако в момента си задавате въпроса: ако трябва постоянно да работя върху комуникацията, тогава целта не е ли неограничена във времето и следователно не е SMART?
Не. Все още е SMART.
Бъдете ясни и обмислени в определението си за „подобрение“ в тази област, като погледнете назад към минали проекти или скорошни предизвикателства. Можете ли сега да проследите причините за недоразуменията до техните основни причини?
Може би това се дължи на прекалено много канали за комуникация. Например, Сюзан обича имейлите, но Джими предпочита Slack, а вие предпочитате да отложите решението, докато всички могат да го обсъдят в Zoom в понеделник.
Искрено се надявам, че това не е вашата настояща ситуация. 👀
Съвет от професионалист: Идентифицирайте проблемните точки и започнете да изготвяте писмено решение, което проектният екип да следва и да използва за справка.
Шаблонът за доклад за комуникационна матрица на ClickUp помага на вас и вашия екип:
- Елиминирайте излишните усилия и оптимизирайте процесите за максимална ефективност.
- Визуално начертайте кой с кого говори и колко често
- Идентифицирайте потенциални пропуски в комуникацията, за да сте сигурни, че всички са в течение.
Сега вашият екип знае кога, къде и как да общува помежду си.
Докато управлявате екипа, насочвайте разговора, като насърчавате отворената комуникация и сътрудничеството в екипа. Особено за отдалечени проектни екипи, уверете се, че никой не се чувства като че ли работи в изолация. Въведете политика на „отворени врати“, когато става въпрос за отговори на въпроси, нужди и обратна връзка.
Съвет от професионален проектен мениджър: ако искате да насърчите екипа да общува и да споделя нови идеи, бъдете готови и вие да ги изслушвате.
📮ClickUp Insight: 83% от специалистите, работещи с информация, разчитат предимно на имейл и чат за комуникация в екипа.
Според проучване на ClickUp, фрагментираната комуникация, включваща разпръснати съобщения в множество канали, пречи на продуктивността. За да избегнете ненужното преминаване от една платформа на друга и изолираната комуникация, опитайте ClickUp , приложението за всичко, свързано с работата*.
2. Повишете производителността и ефективността
Тази цел за управление на проекти е едновременно краткосрочна и дългосрочна!
Начинът, по който ще реализирате тази цел, ще зависи от текущите практики във вашата компания, но в крайна сметка всичко се свежда до това как измервате производителността и ефективността.
Погледнете назад към минали проекти, задачи, етапи и графици – спазвате ли последователно сроковете си? А ако не, можете ли да откриете причината за потенциалните области с ниска производителност?
Пречките и блокиращите фактори понякога са извън вашия контрол, но провеждането на пълен одит на натоварването на екипа ви и темпото на вашите проекти никога не е лоша идея. Това може да отвори пътя към нови области за подобрение, които не сте забелязали преди.
Съвет от професионалист: Инвестирайте в инструмент за продуктивност, който може да се справи с проследяване на времето, отчитане в реално време, срокове и работни процеси на екипа!
Използвайте тези шаблони за оценка на представянето!
Например… 👀
Гъвкавите функции за проследяване на времето в ClickUp ви помагат да се съсредоточите върху работата си с глобален таймер, приблизителни оценки за времето и отчети, разбиващи времето ви по задачи. Освен това, с разширението за Chrome на ClickUp можете дори да проследявате времето, което прекарвате извън ClickUp, и да получите пълна картина на работната си натовареност от всяка точка в интернет.
След това можете да направите още една стъпка напред в управлението на времето с уникалния изглед „Работна натовареност“ на ClickUp, за да видите как времето, необходимо за изпълнение на задачите ви, се съотнася с времето, с което разполагате през седмицата.
Това е отличен начин да структурирате деня си и да се уверите, че всички знаят върху какво да работят.
3. Постигнете целите на проекта в рамките на дадените ограничения
Макар че поставянето на нови цели може да бъде вълнуващо, не забравяйте да не губите от поглед цялостната картина! Целта, обхватът, времето, качеството и бюджетът на проекта трябва да бъдат спазени.
Изпълнението на проектите в рамките на определеното време и бюджет са двете най-важни изисквания за един проектен мениджър. Неспазването на сроковете, забавянето и надхвърлянето на бюджета не само засяга репутацията ви като проектен мениджър, но и потенциално влияе на рентабилността на продукта ви и в крайна сметка на вашата компания.
Съвет от професионалист: Софтуер като ClickUp ви предоставя инструментите, от които се нуждаете, за да останете на път към целите си. Таблото за управление на ClickUp предоставя актуализации в реално време, за да сте сигурни, че никога няма да изгубите представа за това, което се случва.
Помислете за таблата на ClickUp като вашата основна база за разработване на спринтове, изравняване на ресурсите и наблюдение на напредъка. Но най-хубавото на таблата е, че можете да създадете такава за практически всеки сценарий. Незабавно извлечете напредъка въз основа на цели, етапи, задачи, време, дейност и др.
С над 50 карти, с които можете да персонализирате представянето на вашите успехи, таблата на ClickUp са отличен инструмент за представяне пред заинтересованите страни.
Бонус: Ключови показатели за ефективност в управлението на проекти!
4. Бъдете проактивни, за да намалите рисковете предварително
Или, с други думи, винаги имайте план за извънредни ситуации.
Забавянето в изпълнението на даден проект понякога може да е извън вашия контрол и в крайна сметка се случва на всеки. Поддържайте конкурентно предимство и се утвърдете като проактивен лидер, като имате процес, който да ви помогне да продължите напред, когато нещата не вървят по вашия начин.
Съвет от професионалист: Диаграмите на Гант в ClickUp могат да разкрият препятствия и зависимости, за да можете да се справите с тях предварително!
Простият шаблон на Gantt от ClickUp ви помага да се подготвите бързо за проследяване на проекта и крайните срокове.
Наличието на планове за действие в извънредни ситуации може да ви помогне да останете на правилния път, дори и при някои препятствия.
Обсъдете с екипа рисковете, препятствията и резултатите, с които може да се сблъскате по време на реализацията на проекта. Направете необходимите корекции на етапа на планиране, за да запазите преднината си и да избегнете потенциални препятствия.
За планиране на дългосрочни цели по проекти, поддържайте документ, шаблон или задача за оценка на риска, за да можете да прегледате как са били управлявани рисковете в последните проекти и да се поучите от тях за в бъдеще.
Съвет от професионалист: Запознайте се с инструментите за управление на риска и шаблоните за регистър на рисковете.
5. Придобийте стратегическо разбиране за целите на компанията и реализирайте подобни инициативи
Реализирането на тази дългосрочна цел може да ви помогне да изпълните проекти с голямо въздействие и да играете по-голяма роля в успехите на компанията в бъдеще. Приемете това като знак да излезете от обичайната си среда и да създадете инициативи, които допринасят за по-голямата цел на компанията!
Знаейки какви са по-големите цели на вашата компания и защо те са важни, можете да насочите собствените си цели за управление на проекти и да вземете по-стратегически решения за вашите проекти.
Установено е, че 30% от прогнозираните ползи за бизнеса се постигат от реализацията на нов проект, а около 70% от тези ползи идват от въвеждането на процес за поемане на отговорност от страна на хората и наличието на система за популяризиране на дългосрочните ползи от проекта.
По принцип това ще ви помогне да разберете как успехът на вашия проект се отразява на компанията като цяло.
6. Управление на очакванията на заинтересованите страни
Заинтересованите страни са системата за подкрепа на вашата организация; можете дори да ги разглеждате като спонсори на вашия проект.
Като проектен мениджър ще ви бъде поискано да ги информирате за проекта на всеки етап и да включите тяхното мнение, защото, вярвате или не, те също имат свои лични цели! За да успеете с тази цел, ще искате да увеличите прозрачността на напредъка на проекта, видимостта на усилията на екипа и да синхронизирате всички възможно най-бързо.
Препоръчваме да започнете с шаблон за преглед! Включете обобщение на общата картина, актуализации от последния преглед, въпроси, допълнителни нужди и т.н. Изключително полезен ще ви бъде и инструмент за управление на проекти (като Clickup!), който ви дава възможност да създавате табла и да извличате актуална информация за проекта си в един миг.
Освен прозрачност, ще искате да създадете и стандартизиран процес за получаване на одобрение, обратна връзка и комуникация от заинтересованите страни. 🙂
Съвет от професионалист: Шаблонът за анализ на заинтересованите страни на ClickUp опростява управлението на заинтересованите страни и гарантира успеха на проекта. Той помага на екипите да оценят силата, влиянието и интереса на заинтересованите страни, като проправя пътя за ефективна комуникация и сътрудничество.
7. Подобрете уменията и сертификатите си, разширете знанията си в областта на управлението на проекти
Чудесен начин да останете в челните редици на вашата индустрия е да не забравяте, че никога не спираме да се учим!
Около 51% от организациите вече изискват проектните мениджъри да притежават сертификат.
Поставете си за цел да подобрявате непрекъснато уменията си чрез сертификати, обучения и следене на тенденциите в бранша и инструментите за управление на проекти. Това може да повиши ефективността ви като проектен мениджър. Ученето от минали проекти и прилагането на тези познания в бъдещи инициативи е ключът към дългосрочния успех.
Има много курсове, които ви позволяват да учите в свое собствено темпо и в рамките на личното си време. Освен това, това е чудесен начин да покажете, че поемате инициативата да иноватирате и да поемате отговорност, като искате да се усъвършенствате.
Разгледайте тези шаблони за поставяне на цели!
8. Максимизирайте приноса си
Това е дългосрочна цел, главно защото отнема време, опити и грешки, както и умения, за да научите как да дадете най-доброто от себе си в ролята, която заемате в момента, без да се изчерпвате напълно.
Разширете влиянието си стъпка по стъпка и мислете извън рамките на настоящите си отговорности. Може би ще започнете да проявявате по-голям интерес към обучението на нови членове на екипа и към тяхното задържане! Или може би ще работите с ръководството, за да създадете нови цели за екипа, да проучите конкурентите си или да разгледате стари отчети за резултатите, за да създадете нови стратегии за подобрение.
Съвет от професионалист: Шаблонът за кариерно развитие на ClickUp е създаден, за да ви помогне да визуализирате и проследявате кариерното си развитие.
Цели за управление на проекти, които може да не са SMART, но са умни
Въпреки че тези три цели за управление на проекти може да не са SMART, както е дефинирано по-рано в тази публикация, те са чудесни навици, които трябва да имате предвид и които ще ви помогнат да стигнете далеч в лидерството!
1. Работете върху вашите меки умения
Важно е да бъдете всестранно развит специалист. Притежавайте здравословна комбинация от технически познания, бизнес познания и практически умения за общуване с екипа, клиентите, заинтересованите страни и т.н. Това се отнася и до уменията за водене на преговори и знанието как да постигате целите си, без да разрушавате отношенията си с другите.
Това може да ви помогне да избегнете конфликти и да насърчите култура на сътрудничество и функционална работа!
2. Балансирайте стратегическите цели с нуждите на служителите
Не забравяйте: бъдете преди всичко човек.
Споменахме, че една от основните задачи на един добър проектен мениджър е да се придържа към бюджета на проекта, което включва и гарантиране, че компанията ви няма да се налага да наема постоянно нови служители. 👀
Без екипа няма да имате проект или продукт. Удовлетвореността на служителите е важна, за да се поддържа ангажираността на екипа в проекта, защото отчитането на техните нужди е не само в интерес на служителите, но и в интерес на продукта.
Комуникирайте прозрачност с екипа си и провеждайте редовни индивидуални срещи, за да нормализирате даването на обратна връзка и да създадете връзка между вас и членовете на екипа. Проявявайте интерес към техните цели и провеждайте прегледи, за да им помогнете да отпразнуват постигнатите резултати, като същевременно идентифицирате областите, в които могат да се развиват.
Разгледайте тези шаблони за бюджетни предложения!
3. Водете с личен пример
Ако ще държите екипа си отговорен за действията му, трябва да държите и себе си отговорен!
В трудни моменти се опитайте да си зададете въпроса какъв лидер бихте искали да имате, ако ролите бяха разменени. Опитайте се да не позволявате на личните чувства или външни влияния да променят възприятието ви за веригата от събития и не забравяйте да разглеждате всяка ситуация от всички страни, за да прецените какъв тип лидер е необходим в този момент.
Знайте кога да делегирате, кога да се намесите и кога е най-добре просто да слушате.
Готови сте!
Магията на тези цели за управление на проекти е, че можете да продължавате да ги прилагате при всеки нов проект или в началото на всяко фискално тримесечие.
Не забравяйте: инвестирането в подобряване на качеството на вашите проекти означава, че инвестирате и в себе си.
Възможностите са безгранични, но когато имате съмнения, мислете SMART. А когато сте готови да направите следващата стъпка в управлението на проекти, създайте си безплатен акаунт в ClickUp. 🥳