С развитието на различни видове работни условия в съвременната ера, разнообразието на работното място е по-голямо от всякога. Компаниите вече работят в физически офиси, изцяло дистанционно или по хибридни модели, които съчетават и двете. С екипи, разпръснати на различни места, в различни часови зони или дори на различни етажи в една офис сграда, едно предизвикателство остава универсално: ефективната комуникация в екипа.
За разлика от традиционните условия, при които кратък разговор по време на почивката за кафе или кратка среща до машината за вода може да реши проблеми или да вдъхнови нови идеи, разнообразните модели на работното място днес изискват по-структурирани механизми за комуникация. Личното взаимодействие, колкото и да е желателно, не винаги е възможен вариант.
Предизвикателството за ясна и ефективна комуникация се усилва в тези разнообразни работни среди. Но решението не е толкова просто, колкото просто да се съгласим да комуникираме по-добре. Вместо това, то изисква целенасочени практики и използването на специфични инструменти, предназначени да преодолеят разстоянието на физическата раздяла.
В този блог ще разгледаме защо комуникацията в екипа е от съществено значение за различни работни среди и ще проучим десет стратегии за нейното оптимизиране, независимо дали вашият екип работи в офис, е разпръснат по целия свят или използва комбинация от двете. Да започнем!
Какво е комуникацията в екипа на работното място?
Комуникацията в екипа е обмен на информация между две или повече лица, които работят за постигането на общи цели. Сътрудничеството и комуникацията в екипа могат да приемат различни форми, като чат приложения, електронна поща, софтуер за управление на проекти, видеоразговори, лични срещи, бюлетини или обикновени разговори лице в лице.
Стилът на комуникация в екипа ви може да варира. Но в крайна сметка той включва споделяне на идеи, подобряване на обратната връзка и актуализиране на проектите, като същевременно се насърчава сътрудничеството и прозрачността. Ефективната комуникация в екипа е от решаващо значение за повишаване на производителността, подобряване на морала на екипа и успешното завършване на проектите.
Защо е важна комуникацията в екипа?
Комуникацията в екипа е жизненоважна за всяка професионална среда, независимо дали става дума за изцяло дистанционна работа, работа на място или хибридна работна среда. Тя е ключът към превръщането на отделните сътрудници в сплотен екип, като насърчава здравословна работна култура, която цени сътрудничеството и диалога.
Още преди съвременния преход към дистанционна работа проучвания показаха, че служителите прекарват значителна част от времето си в сътрудничество – ясен показател за ключовата роля, която комуникацията играе във всяка работна среда. В разнообразни екипи, разпръснати на различни места и часови зони, или дори в една офис среда, комуникацията остава постоянна фундаментална необходимост.
Неадекватната или неефективна комуникация често води до понижаване на нивата на производителност, тъй като служителите се мъчат да разберат своите роли, цели и задачи без ясни указания или обратна връзка. Проучванията показват, че много работници смятат, че тяхната производителност намалява поради лошите комуникационни стратегии на работното им място.
Липсата на комуникация може да повлияе и на възприемането на лидерството в компанията. Без прозрачност и отворени канали за комуникация служителите могат да загубят вярата и доверието си в своите лидери, което да доведе до спад в морала и мотивацията.
Накратко, подобряването на комуникацията в екипа позволява на всеки да има своето парче от тортата и да го изяде. 🎂
Видове комуникация в екипа
Начинът, по който вашият екип комуникира, може да окаже значително влияние върху ефективността на сътрудничеството в екипа. Чудесен начин да групирате различните форми на комуникация е чрез начина, по който представяте информацията.
Ето списък с четирите вида комуникация и как екипите ги използват:
- Вербална комуникация: Когато членовете на екипа ви разговарят помежду си и използват думи, за да предадат идеите си, те комуникират вербално. Тъй като всички са на разстояние, това би било телефонно обаждане или видеоразговор 📣
- Невербална комуникация: Най-мощната форма на човешка комуникация, невербалната, често се пропуска в работните места, където цифровите технологии са на първо място. Действия като език на тялото, тон на гласа, жестове, контакт с очите и особено изражения на лицето могат да бъдат мощни улики за това, което някой има предвид. Едно проучване показа, че до 93% от комуникацията може да бъде невербална, като 38% се предава чрез тон на гласа и 55% чрез комбинация от изражения на лицето и език на тялото. Ето защо е толкова важно да се виждаме един друг за комуникацията на работното място 👍
- Писмена комуникация: Когато думите са написани, вие се ангажирате с писмена комуникация. За дистанционна работа използваме онлайн инструменти за комуникация като имейли, документи, бележки и чат приложения, за да осъществяваме писмена групова комуникация. Едно от предимствата на писмената комуникация е, че можете да се позовавате на нея, когато пожелаете, и не е необходимо да разчитате на паметта си ✒️
- Визуална комуникация: Думите са чудесни, но както се казва, една картина може да струва колкото хиляда думи. В бизнеса е много по-ефективно да се предава сложна информация визуално. Ние използваме графики, видеоклипове, инфографики, диаграми, картини или комбинация от тях, за да предадем не само фактите, но и как тези факти са свързани помежду си 🖼️
Как да подобрите комуникацията в екипа с 10 стратегии
Сега, след като разгледахме какво, защо и как, нека започнем да разбиваме тези бариери и да обсъдим няколко доказани начини за повишаване на продуктивността на вашия екип.
Когато четете този списък, погледнете го от гледна точка на това, в какво се затруднява вашият екип и в какво се справя добре. Трябва ли да подобрите скоростта на комуникацията или точността? Или може би трябва да възвърнете творческата искра?
Тези 10 ефективни стратегии за комуникация би трябвало да помогнат в почти всяка ситуация.
1. Определете насоки за това какъв тип комуникация да се използва
Всеки има различен стил на комуникация. Един човек може да използва винаги чат, а друг да комуникира само чрез телефонни разговори. Въпреки че известна гъвкавост е важна, последователността в екипа може да създаде много по-ефективна работна среда.
Първо, оценете настоящите норми за комуникация, като използвате шаблона на ClickUp за вътрешна комуникационна стратегия и план за действие. Той предоставя рамка за картографиране на вашата организация, заснемане на съществуващите начини за комуникация, събиране на нуждите на заинтересованите страни, документиране на предизвикателствата и определяне на новата ви пътна карта.
След като имате своя план за действие, определете ясни насоки и ги документирайте. Стандартизирайте кои видове информация да се използват в кои комуникационни канали, като например ClickUp Whiteboards за мозъчна атака, чат за неотложни въпроси и коментари към задачите за неспешни съобщения.
И тъй като знаем, че понякога имейлът ще бъде предпочитаният от вас метод за комуникация, можете да изпращате и получавате имейли навсякъде в ClickUp.
2. Събирайте се често за кратки срещи
Съществуват много различни видове екипни срещи, които свързват отдалечени екипи, и всяка от тях има своето място. Много проектно ориентирани групи предпочитат да провеждат ежедневни срещи на крак. Обикновено те се провеждат веднъж дневно, а името им идва от практиката да се стои на крак, за да се съкратят срещите.
По време на кратка среща, вие обсъждате с всеки член на екипа поотделно, като всеки разказва върху какво е работил от последната среща, какво има в графика си за деня и с какви предизвикателства се сблъсква. Това е стандартен инструмент в метода за гъвкаво разработване на софтуер.
Срещите на крак могат да бъдат от решаващо значение за мултифункционалните екипи, които нямат общ речник, като дават на всеки по-добра възможност да разбере какво правят колегите им в други роли. Срещите на крак помагат на екипите да комуникират ефективно, като насърчават връзките, организацията и съгласуваността по отношение на комуникационните цели.
Планирането им обаче може да бъде трудна задача с остарели инструменти. Шаблонът за ежедневни събрания на ClickUp опростява този процес, като предоставя централизирана платформа за планиране, водене на бележки и проследяване на напредъка, индивидуални списъци за проверка, за да се гарантира изчерпателност, и едно място за актуализации в реално време, за да бъдат всички информирани.
3. Уважавайте различните комуникационни нужди
Независимо дали става дума за разговор в Zoom или в Slack, за някои членове на екипа е лесно да доминират в разговора, а гласът на другите да остане незабелязан. Често се случва някои участници да се разсейват или да не се явяват на разговора.
Вероятно обаче това не се дължи на липса на интерес от тяхна страна!
Макар че е задача на ръководството да насърчава ангажираността на служителите и сътрудничеството в екипа, някои работници просто са интроверти или се чувстват претоварени в групи, и в това няма нищо лошо. Уверете се, че те знаят, че могат да споделят идеите си във всякакъв формат: след среща в писмен вид, в съвместни документи, чрез коментари или чат, или директно с вас.
За хора, които са нови или изведнъж са станали по-сдържани, може да е добре да насрочите среща, за да определите дали има нещо, което ги възпира. Добрите мениджъри знаят, че понякога има по-голям проблем, като например други членове на екипа, които отхвърлят идеите им по време на мозъчни бури, или чувството, че гласът им никога не се чува.
В едно проучване 50% от работниците са отговорили, че мълчат на работното място за своите притеснения. Истината е, че може би зависи от вас да промените нещата или да поговорите с други служители, за да създадете по-приобщаваща среда, в която хората знаят, че могат да изразяват мнението си без притеснения.
Също така е полезно да определите очакванията си по отношение на стила на комуникация и да ги документирате, за да повишите продуктивността на екипа. Това може да включва неща като винаги да включвате камерата си за виртуални срещи и да отговаряте на всички имейли или чатове на екипа в рамките на определено време.
Ще накарате членовете на екипа да се чувстват чути, като същевременно намалите тревожността на тези, които обичат правилата и указанията. Независимо от това как подхождате към груповите срещи, важното е всеки да чувства, че мнението му е важно, и да се премахнат пречките пред отворената комуникация.
Бонус: Общувайте със служителите чрез срещи на различни нива!
4. Развийте важната комуникационна умение да слушате
Комуникацията в екипа се състои в обмен на информация между членовете, а не само в изпращане на имейли. Ето защо всеки член на екипа трябва да е отворен да слуша, както и да говори. Това включва обръщане на внимание на невербалните знаци и внимателно четене на писменото съдържание.
Задайте тон, като слушате активно – това означава, че вместо да мислите какво да кажете, докато някой говори, вие изчиствате ума си и наистина чувате това, което той казва. Задавайте последващи въпроси, за да продължат да говорят, вместо да насочвате вниманието към собствената си идея.
Ако вашият екип има затруднения с активното слушане, организирайте по-структурирана среща, на която един служител споделя идея и трябва да бъдат зададени три последващи въпроса, преди да се премине към следващата идея. Дори ако идеята е наистина ужасна, този член на екипа ще знае, че гласът му ще бъде чут. 📣
Слушането е трудно умение дори за висшето ръководство, затова може да обмислите планирането на обучение по активно слушане.
Ако провеждате виртуални срещи или обсъждате идеи в реално време, използвайте коментарите в ClickUp в проектите си, за да насърчите взаимното изслушване. Можете да задавате теми и да споменавате хора в коментарите, за да привлечете екипа си да прочете и обмисли това, което другите казват в коментарите.
Това е особено полезно за екипи, които са разпръснати в различни часови зони.
5. Имайте видим график с ясни резултати
Всички членове на екипа трябва да знаят какво трябва да бъде постигнато по проекта и кога трябва да бъде постигнато. Трудно е да се спазят тези срокове, ако има недоразумения относно това какво трябва да бъде направено и кога.
Чудесен начин да предоставите тази информация на целия екип е да работите с инструмент за сътрудничество, който лесно се справя с планирането на проекти, като например платформата за управление на проекти „всичко в едно“ на ClickUp. Всеки член на екипа може да визуализира задачите си по начин, който му е най-удобен, а изгледите в ClickUp могат да бъдат настроени като публични или частни, за да се подобри прозрачността.
ClickUp разполага и с множество шаблони за проектни резултати с предварително създадени персонализирани полета, за да започнете работа по-бързо.
6. Разпределяйте задачи и следете напредъка
За да изпълните задачите си навреме, е необходимо да споделяте какво трябва да се направи, кой го прави и какви са текущите резултати. При отдалечен екип се нуждаете от цифров инструмент, който поддържа задаването на задачи и позволява на екипа да вижда статуса и да взаимодейства съвместно по всяка задача.
Използвайте Workload View на ClickUp, за да видите кой е напред или изостава, и лесно премествайте задачите с плъзгане и пускане, за да преразпределите ресурсите.
Започнете, като разделите проекта си на задачи и подзадачи с ClickUp. Докато създавате задачи в ClickUp, можете да добавяте данни в персонализирани полета, да задавате членове на екипа и да създавате зависимости между задачите.
След това можете да проследявате напредъка от над 15 персонализирани изгледа. Изгледът „Активност“ на ClickUp ви показва кой какво е направил по проекта, а изгледът „Натоварване“ ви показва колко време ще отнеме всяка задача.
С ClickUp като ваше съвместно работно пространство никой никога няма да се налага да пита екипа кой върху какво работи.
7. Водете бележки, за да записвате дискусиите
Обсъждането на нещата е чудесен начин да се изгради разбиране и да се вземат решения. Виртуален инструмент за комуникация в екипа като Zoom, Microsoft Teams или Google Workspace определено опростява вербалната комуникация. Но човешката памет е несъвършена и понякога задачите, които трябва да се изпълнят, влизат от едното ухо и излизат от другото.
Най-добрият начин да се уверите, че записвате дискусиите на екипа си, е да си водите бележки и да ги съхранявате в общото работно пространство. Всяка задача, бяла дъска, мисловна карта и документ в ClickUp включва възможност за добавяне на коментари.
Лесно е да добавяте бележки към проекта си и да включите целия екип в процеса. А тъй като коментарите в ClickUp са мултимедийни, можете да добавяте изображения, файлове, гласови клипове и дори записи на екрана.
ClickUp включва и инструмент „Бележник“, където можете да си водите бележки по свой начин, докато работите. Можете да свържете хора, задачи и документи, за да всичко да остане свързано. Превърнете го в задача или документ, за да го споделите с екипа си, когато сте готови.
Какъвто и инструмент да използвате, потърсете такъв, който подпомага сътрудничеството и е достъпен навсякъде, за да се постигне максимално ефективна комуникация.
8. Бюджет за лични срещи
Днес е обичайно екипът да провежда интервюта, да наема и да работи с нов член, без никога да се среща с него лично. Но проучванията показват, че личните срещи създават по-тесни връзки и могат да подобрят производителността на екипа с 35%.
Заделете част от бюджета, за да съберете всички на едно място един или два пъти годишно.
Освен като възможност да работят заедно на едно място, личните срещи трябва да се фокусират върху социализирането и създаването на връзки по други начини. Назначете някого, който да улеснява взаимодействието, планирайте дейности за изграждане на екип и винаги се уверявайте, че имате свободно време, в което хората могат да общуват на лично ниво.
Дори и да е само веднъж в годината, събирането на всички заедно ще изгради по-силен екип, чиито членове се доверяват един на друг и следователно комуникират по-ефективно.
Опитайте тези приложения за изграждане на екип!
9. Използвайте система с конфигурируеми известия
Ако някой създаде важен документ и го постави в директория, без да уведоми никого, съществува вероятност от срив в комуникацията. Не можете да разчитате на членовете на екипа да проверяват задачите си през целия ден, всеки ден, и да забелязват малки (но важни) промени.
Платформа за сътрудничество с конфигурируеми настройки за известия решава този проблем. Тъй като знаем колко е важно да контролирате известията си, ClickUp предлага възможност за пълно персонализиране на известията.
Можете да започнете, като изберете кои действия ще генерират съобщения и след това да определите къде да получавате известия, включително на мобилен телефон, по имейл, на настолен компютър или в браузъра. Ако предпочитате да контролирате кога получавате съобщения, можете да активирате дневните обобщения или да деактивирате известията, докато сте активни в уеб приложението.
10. Работете в рамките на една единствена платформа за сътрудничество
Когато се работи на място, най-добрият начин за постигане на добро сътрудничество е да се съберат всички в една стая. Можете да направите същото и с отдалечен екип, като се уверите, че всички в екипа ви използват един и същ набор от инструменти. Ако една група работници използва различна платформа, това е като да са в друга стая – останалите членове на екипа не могат да видят какво правят.
Ако е възможно, изберете едно решение за сътрудничество, което поддържа всички необходими функции на едно място. ClickUp е универсален инструмент, който замества всички тези отделни решения. Всяка функция е напълно съобразена със сътрудничеството за ефективна комуникация.
Вместо да изпращате имейли на всички, за да съберете обратна връзка, и да възлагате на един човек да я обобщи в документ, можете да си водите бележки в един ClickUp Doc и да добавяте коментари към идеите на другите, превръщайки най-важните задачи в ClickUp Tasks.
Разбира се, понякога е необходимо да работите с други инструменти. Ние се интегрираме с над 1000 други инструмента, за да улесним работния ви ден. С ClickUp можете да съберете всички в една и съща виртуална стая, където да работят като екип с една и съща информация и цели.
Умения за комуникация в екипа
Усвояването на екипната комуникация е нещо повече от просто умението да съставяте изречения или да изпращате седмични групови имейли. То включва определени умения, които могат значително да повишат колективната ви продуктивност, да подобрят морала и да гарантират гладкото изпълнение на проектите.
Ето някои основни умения за комуникация в екипа, които могат да подобрят начина, по който вашият екип работи заедно:
Активно слушане: Това включва разбиране и усвояване на мислите на вашите колеги, което води до творческо сътрудничество и разрешаване на конфликти.
Яснота и краткост: Яснотата и краткостта правят вашите съобщения лесноразбираеми и предотвратяват недоразуменията.
Невербална комуникация: Разпознаването на промените в тона или езика на тялото помага да се разберат емоциите и нагласите за по-емпатични взаимодействия.
Емоционална интелигентност: Разчитането и реагирането на емоциите на вашите колеги спомага за по-здравословни и по-чувствителни разговори.
Решаване на проблеми: Улесняването на намирането на решения на проблемите чрез диалог допринася пряко за по-гладкото функциониране на екипа и хармоничната динамика.
Предоставяне на обратна връзка с уважение: Конструктивната обратна връзка, дадена с уважение, може да мотивира членовете на екипа и да подобри общата производителност.
Насърчаване на уважението и отвореността: Насърчаването на изразяването на всяко мнение спомага за изграждането на доверие и укрепва взаимоотношенията в екипа.
Ефективна писмена комуникация: Ясната, прецизна и безгрешна писмена комуникация намалява до минимум недоразуменията.
Гъвкавост и адаптивност: Адаптирането към различни стилове на комуникация спомага за изграждането на по-силни връзки и взаимно разбирателство.
Умело използване на комуникационни инструменти: Умелото използване на комуникационни инструменти като ClickUp оптимизира процесите, подобрява сътрудничеството и намалява недоразуменията.
Търпение: Проявяването на търпение в комуникацията спомага за учтив диалог, разбиране и спокойствие в напрегнати ситуации.
Управление на времето: За екипи, разпръснати в различни часови зони, управлението на комуникацията с оглед на работното време на всеки гарантира навременни и уважителни взаимодействия.
Овладяването на тези умения за комуникация в екипа може да допринесе за по-хармонична, ефективна и продуктивна работна среда. Насърчаването на тези умения в екипа ви може да помогне за изграждането на по-силни връзки, взаимно разбиране и доверие – неразделни компоненти за успешна работа в екип. Не забравяйте, че ефективната комуникация в екипа не се постига за една нощ; тя се развива и подобрява с времето, непрекъснатите усилия и практиката. Но с тези инструменти на ваше разположение, вие вече сте на прав път.
Обединете екипа си с екипна комуникация
Надяваме се, че тези стратегии ще ви бъдат полезни за ефективната комуникация в екипа при следващия ви проект. Имате отличен старт с инструменти за комуникация, платформа за сътрудничество и корпоративна култура, фокусирана върху екипната работа.
Независимо дали вашият екип работи дистанционно или в офиса, ClickUp е проектиран от самото начало, за да поддържа екипите на една и съща страница и да работят за постигането на едни и същи цели. Той събира и предава информация и насърчава работата в екип в една единствена платформа, която се интегрира с най-често използваните канали за комуникация за видеоконферентни разговори, чат или създаване на документи.
Най-добрият начин да разберете как ClickUp може да ви помогне да премахнете лошата комуникация от вашия екип е да го изпробвате безплатно още днес.