За някои хора да бъдат силни комуникатори е нещо естествено, докато за други това е възможност за развитие. Някои членове на екипа доминират в разговорите, докато други може да не се чувстват комфортно да споделят своите идеи.
Това, от което се нуждаете, е начин да създадете баланс и да изградите среда, в която всеки може да комуникира уверено и ефективно. Тук на помощ идват комуникационните цели.
Нека разгледаме по-отблизо комуникационните цели, защо те трябва винаги да бъдат SMART и как тези цели биха изглеждали на практика. Ще разгледаме реални примери за цели и ще предложим съвети как да ги поставяте и проследявате по най-добрия възможен начин.
⏰ 60-секундно резюме
- Ефективната комуникация варира между членовете на екипа, което създава необходимост от баланс.
- Целите за комуникация помагат за изграждането на ефективна среда за споделяне на идеи.
- Определянето на SMART критерии за целите гарантира, че те са конкретни, измерими, постижими, уместни и обвързани с времеви рамки.
- SMART комуникационните цели включват яснота и краткост, приоритизиране на ключовите послания и използване на данни в подкрепа на посланията.
- Включващата комуникация помага на всички членове на екипа да се чувстват ценени и разбрани.
- Насърчаването на активното участие и споделянето на успехите спомага за създаването на положителна атмосфера в екипа.
- ClickUp поддържа проследяване на целите, което улеснява задаването и наблюдението на комуникационните цели.
- Шаблоните и ресурсите в ClickUp могат да помогнат на екипите да разработят ефективни комуникационни стратегии.
Какво е комуникационна цел?
Целта за комуникация е задача, към която членовете на екипа ви могат да се стремят, за да им помогне да изградят силни и ефективни комуникационни умения на работното място. Много хора намират за трудно да адаптират начина, по който комуникират. Ясните цели им помагат да премахнат комуникационните бариери, за да могат да се подобряват и развиват.
Повечето комуникационни цели са насочени към подпомагане на екипите да работят по-добре заедно. Когато членовете на екипа се затрудняват да комуникират своите предизвикателства, графиците могат да пострадат. Даването на възможност на екипа ви да подобри комуникационните си умения създава по-приятна среда за всички, в която всеки се чувства уважаван, изслушван и способен да комуникира ясно.
Мениджърите могат да решат да поставят общи комуникационни цели за целия екип или конкретни цели за всеки член на екипа. Дори ако решите да създадете стратегически цели за отделни лица, все пак е полезно да имате някои насоки за целия екип или компания.
Използвайте шаблона за комуникационен план на ClickUp, за да създадете вътрешен наръчник за комуникация. По този начин всички ще знаят какви са най-добрите практики в комуникацията!
Предимства на поставянето на SMART комуникационни цели
За да направите целите си постижими, използвайте подхода SMART за определяне на комуникационни цели:
- Конкретно: Какво точно се опитвам да постигна?
- Измерими: Как мога да разбера дали съм бил успешен и колко успешен съм бил?
- Постижимост: Реалистична ли е тази цел?
- Релевантност: Помага ли ми тази цел да постигна по-широките си бизнес цели?
- Срок: Мога ли да определя срок за постигане на тази цел?
Нека разгледаме един пример за SMART цел в областта на комуникацията:
Мениджърът осъзнава, че срещите на проектния екип често се доминират от неговия глас. Той иска да увеличи участието на другите членове на екипа и поставя цел да постигне това.
Новата комуникационна цел за екипа е двустранна: да се балансира времето за говорене между членовете, така че да е по-равномерно, и да се постигне това в рамките на следващите пет срещи. За да измерят това, те ще използват приложение, което показва времето за говорене в реално време и дава оценка след срещата.
Тази постижима цел има ясен обект и е изключително уместна – по-голямото участие на екипа е ключов елемент от комуникацията в екипа и трансфера на знания. Целта на мениджъра отчита, че тази промяна няма да бъде мигновена, и дава реалистичен и конкретен срок. Той също така е предоставил лесен начин за измерване на успеха чрез използването на приложението. 🎯
Прилагането на този SMART подход носи много ползи за цялостната корпоративна комуникация. Те включват:
- По-ясно разбиране на желаната цел или предназначение
- Реалистичен срок за постигане на целта
- Поглед върху най-важния елемент от целта
- Насоки за това как ще се измерва успехът
- Контекст защо се поставя тази цел и защо е важно да бъде постигната
Запознайте се по-подробно с ниво 10 на срещите и поставянето на цели с това информативно видео!
Докато работите по комуникационните си цели, обмислете как можете да ги съобразите с философията SMART. Ясните и конкретни цели са по-лесни за разбиране, изпълнение и постигане от членовете на екипа ви. За по-добра комуникация, определянето на SMART цели дава на екипа ви по-голям шанс за успех.
Шаблонът за план за действие SMART Goal на ClickUp е създаден, за да ви помогне да създадете ясен план за успех.
10 примера за комуникационни цели за вашия екип
Изграждането на подходяща комуникационна стратегия от нулата може да бъде прекалено трудно. За щастие, ние проучихме най-добрите комуникационни цели, които могат да се поставят на работното място. Ето някои често срещани комуникационни цели, които мениджърите могат да въведат за своите екипи, заедно с примери за SMART цели, които могат да ви помогнат да постигнете всяка една от тях.
📮ClickUp Insight: 42% от членовете на екипа все още разчитат в голяма степен на електронната поща за комуникация, въпреки нейния изолиран характер.
Според проучване на ClickUp, комуникацията често е изолирана и отделена от реалните работни процеси. За да предотвратите нарушената комуникация, интегрирайте съобщенията в работните си процеси с централизирана платформа, която обединява управлението на проекти, сътрудничеството и комуникацията.
📥 Изтеглете Доклада за състоянието на комуникацията на работното място от ClickUp, за да откриете повече информация и да разберете какво можете да направите, за да запълните пропуските.
1. Бъдете ясни и кратки
Трудно е да предадете посланието си, без да комуникирате точно. Много хора се затрудняват да бъдат кратки, добавяйки излишни думи, паузи и ненужни подробности. Резултатът е, че основното ви послание може да се изгуби, а аудиторията ви може да загуби интерес по пътя. Вместо това, упражнявайте се да бъдете ясни и кратки.
Предайте посланието си с възможно най-малко думи, като премахнете всички подробности, които не ви се струват релевантни. Приложете това към уменията си за говорене пред публика, писмената си комуникация и невербалната си комуникация, за да постигнете най-голям ефект.
Пример за SMART цел: Намалете броя на излишните думи в актуализациите на екипа си с 20% до същия период на следващия месец. 💬
2. Дайте приоритет на най-важното послание
Независимо дали предоставяте актуална информация за проект или ръководите среща на цялото дружество, е нормално да имате повече от едно нещо за обсъждане. Дори когато имате само едно съобщение, което да споделите, лесно е да се фокусирате върху грешния елемент от него и да предизвикате объркване. Опитайте се да дадете приоритет на ключовото съобщение и да го подчертаете.
Помислете върху целите си в областта на комуникацията и върху това, което се опитвате да съобщите. Обмислете целевата си аудитория и най-добрия начин за предаване на съобщението. Подгответе предварително актуализацията, разговора или презентацията си и се консултирайте с член на екипа, за да се уверите, че желаното съобщение е ясно.
Шаблонът за вътрешна комуникационна стратегия и план за действие на ClickUp ви улеснява да:
- Определете комуникационните цели и задачи
- Разработете план за действие с измерими показатели.
- Организирайте задачите и проследявайте напредъка на едно място
Пример за SMART цел: Преструктурирайте актуализацията на екипа си, така че на следващата обща среща да бъде подчертано едно ключово постижение, успешна история или предизвикателство. Всички други актуализации могат да бъдат споделени в бележките от срещата. 🎉
3. Използвайте данни и проучвания, за да подкрепите посланието си
Твърде често не използваме пълноценно наличните ресурси или знания. Ако разполагате с данни и показатели, използвайте ги. Данните могат да подкрепят вашите аргументи, да илюстрират стойността на даден проект и да демонстрират вашия успех. Това е полезно не само за вътрешната бизнес комуникация, но и за разговори с външни заинтересовани страни.
Подкрепете вашите изявления, презентации, цели и резултати с данните и информацията, с които разполагате. Използвайте ги, за да укрепите позицията си, да предложите алтернативен път напред или да отпразнувате колко впечатляваща е била работата на вашия екип.
Пример за SMART цел: Записвайте оценките за клиентското преживяване, за да можете в бъдеще да ги подчертаете, когато говорите за успеха на екипа си за успех на клиентите. 💚
4. Премахнете акронимите и високотехническия език
В света на бизнеса винаги се появяват нови абревиатури или изрази. За някои от членовете на екипа ви те може да са нещо обичайно и лесно за разбиране. За други обаче те са объркващи и отвличат вниманието от съобщението, което се опитвате да предадете.
Избягвайте акроними и технически език, колкото е възможно, за да подпомогнете ясната комуникация.
Помолете членовете на екипа си да поддържат актуализациите си за по-широкия екип възможно най-лесни за ползване. Използвайте технически език за ежедневните срещи на екипа, но преминавайте към по-ежедневни формулировки, когато общувате с по-широка аудитория. Ако някои фрази са необходими и се появяват често, създайте речник или ръководство за цялата компания и го направете лесно достъпен.
Пример за SMART цел: Намалете използването на високотехнически език и възприемете по-лесен за ползване стил на изразяване за актуализациите на компанията до следващата среща. ⚒️
5. Направете комуникацията си по-включваща
В много работни места най-важните новини за компанията се съобщават по време на срещи на живо. Това създава проблеми за членовете на екипа, които не могат да присъстват, и за тези, които имат затруднения да следят устните новини. Постарайте се комуникацията ви да бъде възможно най-включваща и премахнете бариерите, ако има такива.
Обмислете как можете да използвате различни видове комуникация, включително писмена, визуална и устна комуникация. Записвайте важните си срещи и предоставяйте тези записи, като използвате AI инструмент за водене на бележки, за да получите незабавно резюме. Обмислете и езика, който използвате, и изберете по подразбиране инклузивен и неутрален по отношение на пола език.
Пример за SMART цел: Записвайте на видео всяка среща на цялата компания и я публикувайте в рамките на 24 часа, заедно с надеждно писмено резюме, като започнете от следващата среща. 💻
6. Общувайте с увереност
Независимо дали заемате ръководна позиция или не, способността да комуникирате с увереност е изключително ценно умение. Използвайте думите, темпото, езика на тялото и стила си на писане, за да изразите увереност, което може да вдъхнови членовете на екипа ви да изразят силно мнение, да зададат въпрос или да сключат сделка.
Някои хора са естествено уверени лидери, докато други може да се нуждаят от насоки за постигането на това. Научете членовете на екипа си как да установяват зрителен контакт, как да комуникират ясно и как да отговарят на предизвикателни въпроси от аудиторията.
Пример за SMART цел: До края на годината да завършите кратък курс за по-уверена комуникация. 📚
7. Използвайте разказването на истории за добро
Много хора пренебрегват значението на разказването на истории в комуникацията на работното място, но то е също толкова валидно тук, колкото и в творческия свят. Добавянето на разказване на истории към вашия стил на комуникация прави вашите актуализации по-забавни, ангажиращи и въздействащи.
Потърсете начини да използвате реални доказателства и примери, за да подсилите посланието, което искате да споделите. Проактивно събирайте клиентски отзиви, казуси и изображения, които могат да ви бъдат полезни в даден момент, за да имате винаги на разположение база от идеи за истории.
Пример за SMART цел: Намерете истинска история или пример, който да споделите заедно с следващата актуализация за въздействието на проекта за фирмения бюлетин. 🌍
8. Дръжте всички в течение
Лесно е да пропуснете информация, ако не можете да присъствате на среща или не влезете в интранет мрежата на компанията си през деня. Компаниите с силна култура на вътрешна комуникация използват множество канали за комуникация, за да гарантират, че всички получават съобщението.
Прегледайте каналите и софтуерните приложения за вътрешна комуникация, които използвате в момента, и преценете дали работят. Препоръчайте алтернативи на екипа си за комуникации, като подкасти, блогове и ежедневни актуализации в Slack. Помислете как можете да направите гласа на екипа си чут чрез тези канали и работете проактивно с екипа си за комуникации, за да повишите осведомеността, да споделите успехите и да поискате подкрепа.
Пример за SMART цел: Договорете се с екипа по комуникации за процес, който да включва редовно място за вашия екип в бюлетина на компанията до края на годината. 📝
Шаблонът за комуникация с служителите на ClickUp съдържа всичко необходимо, за да поддържате всички на една и съща страница.
9. Станете активен участник
В повечето компании и екипи има хора, които говорят много и доминират в разговорите, докато други говорят колкото се може по-малко, дори когато бъдат подканени. Нито един от двата стила на комуникация не е погрешен по принцип, но трябва да търсите начини да насърчите по-тихите членове на екипа да се включват повече, ако желаят.
Говорете с членовете на екипа си и разберете дали има пречки, които ги възпрепятстват да изразяват мнението си, за да можете да добавите някои ресурси за обучение или идеи към плана им за личностно развитие, заедно с подходящи цели, които да ги насърчават и мотивират.
Въведете софтуер за видеоразговори, който подчертава времето за разговори, създайте специално място в дневния ред на екипните срещи за всеки член и подкрепете предпочитаните от тях стилове на комуникация. Всички тези стратегии ви дават възможност да насърчите членовете на екипа си да станат по-активни участници в срещи, събития и разговори с клиенти.
Пример за SMART цел: Създайте нова програма за екипни срещи, в която всеки член на екипа да има възможност да сподели актуална информация за работата си и забавни или лични новини до следващия месец. 🙌
10. Споделяйте успехите си
Голяма част от времето на мениджъра се прекарва в балансиране на приоритети и справяне с проблеми, така че не е изненадващо, че често забравяме да отпразнуваме упоритата си работа и да дадем ценна обратна връзка. Започнете да подчертавате успехите си и да раздавате похвали, за да увеличите ангажираността на служителите и да създадете положителна работна среда.
Търсете възможности да разкажете за страхотната работа, която вашият екип върши, на общите събрания, в фирмените бюлетини и в каналите на Slack за цялата компания. Създайте пространство, в което членовете на вашия екип да споделят своите успехи, и не пропускайте да ги похвалите, когато е възможно. Позитивното настроение е заразително, а тази приятна атмосфера може да насърчи членовете на екипа да участват и да комуникират по-ефективно.
Пример за SMART цел: Запазете време в началото или края на всяка среща на екипа, за да споделите успехите си, и насърчавайте всеки член на екипа да участва поне веднъж месечно. 🤩
Как да постигнете целите си в областта на комуникацията
Поставянето на цели е първата стъпка към успеха, но как всъщност да следите напредъка си?
Установихме, че най-добрият начин да останете мотивирани и да отбелязвате напредъка по целите си е да използвате ClickUp Goals. Нашият подход не само ви предоставя удобно място за съхранение на целите ви, но и ви позволява да проследявате напредъка си и да празнувате, когато постигнете целите си.
Създайте ясни цели в ClickUp въз основа на вашите задачи, след което решете как ще ги измервате. Добавете числови, парични или верни/неверни стойности, за да проследявате напредъка си, докато отбелязвате задачите и етапите. Включете задачи и подзадачи от различни екипи и проекти, за да ги обедините под една цел.
Групирайте всичките си комуникационни цели в една папка, за да можете да виждате напредъка както по отношение на индивидуалните цели, така и като категория. Използвайте обобщението на напредъка, за да видите напредъка по отношение на целите си, а след това се запознайте с подробни изгледи на индивидуалните цели, придружени с описания. Създайте лични, професионални цели за работата си или ги споделете с по-широкия си екип или компания, като промените разрешенията.
ClickUp не е просто приложение за проследяване на цели, а и място, където можете да създавате и споделяте вътрешни планове и политики, указания за бранда и ръководства за обучение. Разполагаме дори с библиотека от шаблони, които са идеална основа за персонализиране, включително шаблони за комуникационни планове за проекти и шаблони за комуникационни планове.
Ето няколко начина да използвате нашите шаблони:
- Подчертайте комуникационните цели на вашата компания в шаблона за наръчник за служители на ClickUp.
- Насърчавайте мениджърите да използват шаблона за анализ на пропуските в уменията на ClickUp, за да идентифицират нуждите, свързани с комуникацията.
- Мениджърите могат да използват шаблона за план за развитие на служителите на ClickUp, за да създават и следят комуникационните цели.
Ако приемете ClickUp като вашия център за продуктивност и управление на проекти „всичко в едно“, той ще се превърне и в идеалното място за усъвършенстване на вашите комуникационни умения. Маркирайте членовете на екипа, оставяйте коментари, добавяйте бележки и използвайте чата, за да поддържате връзка с членовете на екипа по вашите проекти.
От нашата специална функция „Цели“ до по-широката ни колекция от шаблони, функции за управление на задачи и инструменти за управление на ресурси, ClickUp разполага с всичко необходимо, за да зададете, следите и постигнете целите на вашата компания. 📈
Поставете и овладейте целите си в областта на комуникацията
Никой не комуникира перфектно всеки път, но поставянето на ясни комуникационни цели на екипа ви създава очаквания и им дава полезна рамка, която да ги води. Използвайте тези комуникационни цели и примери за SMART цели, за да създадете свои персонализирани цели.
Ако искате да се ангажирате с постигането на вашите комуникационни цели, направете ClickUp вашия център за проследяване на целите. ClickUp Goals улеснява задаването, проследяването и отбелязването на успехите ви – и всичко това в рамките на центъра за продуктивност и управление на проекти на ClickUp. Започнете да правите напредък към вашите цели и се регистрирайте в ClickUp още днес. ✨