Как да се подготвите за срещи на по-високо ниво и индивидуални срещи

Срещата на служител с мениджъра на неговия мениджър, известна още като среща на по-високо ниво, обикновено се разглежда като механизъм за ескалация. Общоприетото разбиране е, че когато има проблем, се включва лидер. Това обаче не би трябвало да е така.

Срещите на по-високо ниво, когато се провеждат редовно, помагат на служителите и лидерите да споделят знания. Те им позволяват да споделят идеи, които са придобили благодарение на своята уникална позиция и перспектива.

Например, служител в обслужването на клиенти, който е в близки отношения с клиентите, може да има по-добра представа за техните проблеми. Оперативният директор, който е в близки отношения с главния изпълнителен директор, може да знае повече за стратегията и плана за бъдещето. Когато тези двама се срещнат, това помага за обмена на бизнес контекст.

В тази публикация в блога разглеждаме как можете да използвате срещите на по-високо ниво в полза на организацията като мениджър на мениджъри.

Какво е среща на по-високо ниво?

Срещата на по-високо ниво е разговор между служител и неговия пряк ръководител, без присъствието на мениджъра на средно ниво. Тя прескача едно ниво в организационната йерархия, откъдето идва и името й.

Да приемем например, че сте ръководител на продажбите в града, чиито преки подчинени са мениджъри на клъстери. Всеки мениджър по обслужване на клиенти може да има представители по развитие на продажбите (SDR), които се отчитат пред него.

Срещата на по-високо ниво се провежда между вас и SDR без присъствието на мениджъра на клъстера.

Предимства на срещите на по-високо ниво

Всяка седмица мениджърите могат да се срещат често с екипите си – на събрания, прегледи, срещи с клиенти и т.н. Когато даден служител се сблъска с предизвикателство, той се обръща към своя пряк мениджър, поддържайки отношения на сътрудничество.

За мениджърите от по-високо ниво обаче това не е така. Те често са отдалечени от екипите на своите подчинени и от тяхната работа. Срещите на по-високо ниво преодоляват тази разлика.

Предимства на срещите на по-високо ниво за служителите

Да бъдат чути: Често служителите могат да се сблъскат с предизвикателства, които техните непосредствени ръководители не могат да решат. Пример за това е закупуването на скъп нов инструмент, за което непосредственият ръководител може да няма правомощията да одобри.

В такива случаи срещите на по-високо ниво им позволяват да изразят своите опасения пред някой с по-голяма власт.

Усещане за признание: Служителите, особено тези, които работят на терен или извън офиса, се чувстват като че ли работят в изолация. Дори ако си сътрудничат с колегите си или непосредствените си ръководители, те може да не се чувстват част от по-голямата цел на работата си.

Срещите на по-високо ниво – точно като общите събрания или извънградските събития на компанията – помагат на служителите да се чувстват забелязани, което повишава морала им.

Споделяйте идеи: Служителите на място са в пряк контакт с клиентите, което е от огромна стойност за организацията. SDR, който продава инструмент за отчитане на работното време, може да установи, че клиентите искат да имат възможност да преобразуват тези записи автоматично в табел за отчитане на работното време.

Такива прозрения може да не достигнат до продуктовия екип в суматохата на ежедневните дейности. Срещата на по-високо ниво предлага място и време за споделяне на прозрения, които могат да бъдат приложени незабавно.

Разберете организационната стратегия: Не всеки служител има ясна представа за корпоративната стратегия. Софтуерен инженер може да знае всичко за функцията, която разработва, но да не знае защо тя е добавена към продуктовия план.

Срещите на по-високо ниво помагат на лидерите да представят своята визия и стратегия пред цялата организация.

Предимства на срещите на по-високо ниво за лидерите

Идентифициране на невидими възможности: Лидерите могат да получат пряка и конкретна обратна връзка от хората на терен. Финансовият сътрудник, който плаща сметките, може да забележи, че организацията харчи прекалено много за дублиращи се инструменти.

В обикновен ден те може би биха пренебрегнали това. По време на среща на по-високо ниво обаче, те може би биха сигнализирали за това на финансовия директор, което може да доведе до спестявания в размер на хиляди долари.

Ефективно решаване на проблеми: Когато комуникацията в екипа се филтрира от няколко нива мениджъри, основната причина може да се изгуби. Срещите на по-високо ниво могат да отведат ръководството до същността на критичните проблеми. Това може да помогне за оптимизиране на работния процес от гледна точка на крайния потребител.

Достъп до информация за клиентите: Ръководителите рядко говорят директно с клиентите, освен ако не става въпрос за голям/важен клиент. Срещата на по-високо ниво е възможност да съберете честна обратна връзка за всички клиенти, без да се срещате с всеки от тях поотделно. Това е чудесен начин да съберете информация за организацията.

Повишаване на морала на служителите: Срещите на по-високо ниво гарантират, че служителите са забелязани и чути от лидерите на организацията. Това кара служителите да се чувстват по-ангажирани и ценени. Служителите, които чувстват, че тяхната работа е важна, ще бъдат мотивирани да правят повече.

Справяйте се с кадровите проблеми: Хората търпят лошите мениджъри, защото не искат да изглеждат като създатели на проблеми. Срещите на по-високо ниво улесняват 360-градусовата оценка на мениджърите от средно ниво. По този начин лидерите могат да отговорят на притесненията на служителите и да обучат супервайзорите да работят по-добре.

По същество, срещите на по-високо ниво позволяват на лидерите да променят нещата. Те им дават по-ясна видимост. Помагат им да правят подобрения бързо и ефективно. В резултат на това служителите виждат, че тяхното мнение се цени и уважава.

С течение на времето това създава лоялност у служителите, което води до по-добро задържане на персонала и по-добри финансови резултати на организацията.

Как да се подготвите и да планирате срещи на по-високо ниво

Като мениджър на мениджъри, отговорността за планирането на редовни срещи на по-високо ниво е ваша. Ето как да се подготвите и да планирате срещи на по-високо ниво във ваша полза.

1. Информирайте отчетния мениджър

Когато член на вашия екип види покана за среща от мениджъра на своя мениджър, той ще се запита: „Дали ще ме уволнят?“ Когато вашите подчинени чуят, че сте говорили с техния екип, със сигурност ще се почувстват несигурни.

Срещите на по-високо ниво могат да бъдат емоционално изтощителни за вашите екипи. За да избегнете излишния стрес за вашите екипи, обмислете как искате да подходите към срещите на по-високо ниво.

Използвайте инструмент за картографиране на процесите, за да идентифицирате всички задачи, които трябва да изпълните, преди да се включите в среща на по-високо ниво. Ето няколко стъпки, които да имате предвид.

2. Знайте с кого се срещате

Да предположим, че имате пет подчинени, всеки от които ръководи екип от 5 члена. Тогава ще трябва да се срещнете с 25 души с различни личности, стилове на работа, приоритети и умения. Преди да се срещнете с тях, се опитайте да ги разберете.

Съберете предварително подробна информация за тях. Ще можете да научите за тяхната роля, отговорности, цели и постигнати до момента резултати от вашата система за управление на човешките ресурси [HRMS].

За да ги разберете като личности, можете да използвате нещо като шаблона „За мен“ на Clickup. Поканете ги да отговорят на въпроси за своите ценности, силни страни, опит и др.

Използвайте тези данни, за да предвидите техните проблеми и да обмислите отговорите си предварително.

3. Планирайте внимателно срещите на по-високо ниво

Най-добрият ритъм за срещите на по-високо ниво е веднъж на три месеца. Ако ги отлагате за по-дълго, може да изглеждате неискрен, като просто отмятате задача. По-честите срещи могат да се окажат тежест за графика ви.

Да се срещате с 25 души на тримесечие не е лесно. Затова е от решаващо значение да планирате правилно срещите си на по-високо ниво. Препоръчваме един от следните два метода.

Групово планиране: Пет 20-минутни срещи на ден в продължение на една седмица всеки тримесечие. Макар че това ще ви отнеме цяла седмица, ще ви помогне да съберете цялата информация по цялостен и контекстуален начин. Освен това ще ви остане останалата част от тримесечието, за да предприемете действия въз основа на събраната обратна връзка.

Непрекъснато планиране: Като алтернатива, можете да се срещате с двама души седмично през целия тримесечен период. Това ви помага да разпределите срещите във времето и да следите по-отблизо напредъка.

В зависимост от обхвата на контрола си, планирайте срещите по начин, който ви е удобен. Не събирайте 2-3 души в една сесия и не провеждайте групови срещи. Добрата среща на по-високо ниво винаги е индивидуална.

4. Имайте предвид капацитета при планирането на срещите на по-високо ниво

Не забравяйте, че не сте единственият зает човек в организацията. Затова, преди да насрочите среща, имайте предвид натовареността на екипа на по-високо ниво. Вашият инструмент за управление на проекти трябва да може да ви покаже колко заети са членовете на екипа.

Изгледът на натовареността в Clickup предоставя консолидиран изглед в реално време на това, което прави всеки член на екипа, и дали той може да отдели 20 минути, за да поговори с вас.

От друга страна, трябва да обърнете внимание и на капацитета си. Календарният изглед на ClickUp ви помага да видите всичките си срещи на едно място, за да сте сигурни, че няма да се претоварите с прекалено много срещи.

5. Създайте дневен ред за срещата на по-високо ниво

Няма нищо по-безсмислено от среща без дневен ред. Като се има предвид, че срещата на по-високо ниво трае едва двадесет минути, ви е необходим ясен план. Шаблонът за дневен ред на срещата на по-високо ниво на Clickup е чудесна отправна точка.

Докато планирате дневния ред, помислете и за въпросите, които бихте могли да зададете по време на срещата на по-високо ниво. Ето няколко примера.

Ако сте финансов директор, който се среща с служител от отдела за вземания, може да попитате:

Ако сте градски търговски директор, който разговаря с SDR, може да попитате:

На всяка среща обмислете да зададете следните въпроси:

Споделете тази програма за срещи на по-високо ниво с вашите служители няколко седмици предварително, за да могат да я обмислят и да се подготвят.

6. Подгответе се да отговаряте на трудни въпроси

Срещите на по-високо ниво могат да бъдат трудни и за вас. Членовете на вашия екип ще използват тази възможност, за да обсъдят своите притеснения (което е и вашата цел!). Бъдете подготвени да се справите с тях. Съберете всички факти и цифри. Решете каква информация сте готови да споделите с тях.

Независимо колко добре се подготвите, ефективността на срещата с ръководители от по-високо ниво зависи до голяма степен от това как участвате в разговора. Ето как можете да подобрите това.

Как да проведете успешна среща на по-високо ниво

Започнете доста преди срещата

Когато изпратите дневния ред на срещата на по-високо ниво на екипа си, насърчете ги да го прегледат и да добавят свои точки. Когато го направят, бъдете проактивни в признаването на техния принос.

Това е един от най-простите начини да изградите доверие. Вашият отговор им показва, че наистина се интересувате от срещата на по-високо ниво и от тях като личности.

Съберете инструментите, от които се нуждаете, за да проведете успешни срещи на по-високо ниво. Това може да бъде AI инструмент за протоколи или резюмета от срещи, приложение за проследяване на цели, софтуер за записване на разговори или любимите ви хартия и химикал.

Пристигнете с ясни цели

Влезте в срещата, знаейки какво вие и членът на екипа на по-високо ниво искате да постигнете от този разговор. Инструмент като ClickUp помага да проследите целите и да определите структурата на срещата.

Продължете от предишните срещи на по-високо ниво

Ако сте имали срещи на по-високо ниво с този човек и преди, продължете оттам. Потвърдете вашите действия и напредъка оттогава. Ако не сте успели да разрешите даден проблем, обяснете защо.

Когато един служител смята, че от предишната среща не е излязло нищо, той е по-малко склонен да участва с ентусиазъм този път. Уверете го в важността и влиянието на срещата на по-високо ниво.

Бъдете отворени към нови идеи

Макар да сте се подготвили за тази среща и да сте научили повече за човека, не забравяйте, че тази среща е повече за него, а не за вас. Затова задавайте въпроси и слушайте търпеливо, без да прекъсвате.

Бъдете отворени. Не се влияйте от предразсъдъци или идеи, които сте чули от други хора. По време на срещата не съдете.

Давайте обратна връзка

Служителите искат да чуят от вас мнението ви за тяхното представяне и какво биха могли да направят по-добре. Дайте им обратна връзка за тяхната работа и приноса им към тази среща. Документирайте и споделете това с тях, за да можете да надградите върху него по време на следващата си сесия.

Създаването на документ с обратна връзка ви се струва досадно? Проверете AI-базирания асистент на Clickup, който обобщава бележките ви от срещите, идентифицира задачите за действие и предлага графици.

Излезте с ясни действия, които да предприемете

Срещата на по-високо ниво е толкова добра, колкото и вашите действия по обсъжданите въпроси. За да сте сигурни, че сте ангажирани и заинтересовани, не забравяйте да документирате протокола от срещата. Направете подходящи бележки. Ако не сте сигурни, опитайте един от шаблоните за бележки от срещи на ClickUp. Направете копие и ги персонализирайте според целта и структурата на вашите срещи на по-високо ниво.

ClickUp Meetings ви позволява да направите срещите си на по-високо ниво още по-ефективни, като ви дава възможност да си водите бележки, да управлявате дневния ред и да задавате задачи за изпълнение. Поемете отговорност за задачите за изпълнение и ги добавете към системата си за управление на задачите. Задайте срокове и други проверки, ако е необходимо.

Поддържайте отворена комуникация след срещата

Не чакайте следващата среща на по-високо ниво. Поддържайте отворен канал за комуникация с вашите служители, за да обсъждате и изпълнявате задачите. Използвайте чат прозореца на Clickup, за да сътрудничите по задачите си в реално време.

Можете също да създадете отделен прозорец за чатове, свързани с срещите на по-високо ниво, за да не прекъсват вашите проекти.

Успейте на следващата си среща на по-високо ниво с ClickUp

Срещите на по-високо ниво предлагат видимост за това, което остава незабелязано в ежедневието. Те помагат на лидерите да разберат проблемите по-задълбочено. Помагат на служителите да участват по-добре. Когато се провеждат правилно, срещите на по-високо ниво имат потенциал да повишат морала на служителите, да увеличат производителността и да създадат култура на откритост и прозрачност.

Въпреки огромните си предимства, срещите на по-високо ниво не са лесни за планиране, график, подготовка и провеждане. ClickUp е тук, за да ви помогне.

Софтуерът за управление на проекти Clickup разполага с функции, които ви помагат да провеждате ефективни срещи на различни нива. Независимо дали проверявате натовареността на хората, създавате дневен ред за срещи, водите бележки по време на срещите или ги обобщавате автоматично, ClickUp може да направи всичко това.

Провеждайте срещи на по-високо ниво като професионалист с ClickUp. Регистрирайте се безплатно още днес!