Ефективната комуникация и сътрудничество са от първостепенно значение за продуктивността на екипа. В този контекст протоколите от срещи са се превърнали в незаменим инструмент, който може да оптимизира дискусиите и да подпомогне колективния напредък.
Независимо дали сте опитен професионалист, проектен мениджър или ръководител на екип, протоколите от срещи предоставят структуриран начин за провеждане на значими разговори и постигане на практически резултати. Инструменти като ClickUp AI Note Taker могат да подобрят още повече този процес, като автоматично транскрибират срещите и обобщават ключовите точки, което позволява на вашия екип да остане фокусиран върху постигането на резултати.
Това ръководство ще обхване 15-те най-добри софтуера за протоколи от срещи, с които можете да създавате съвместни дневен ред за срещи, да консолидирате обратна връзка от срещите в реално време и много други!
Какво трябва да търсите в софтуера за протоколи от срещи?
Най-добрият софтуер за управление на срещи улеснява създаването и споделянето на бележки. Въпреки че различните софтуери за протоколи от срещи, представени в тази статия, имат уникални предимства, всички те споделят следните ключови характеристики, които ги отличават от другите налични инструменти:
- Гъвкавост: Няма две еднакви срещи. С подходящия инструмент можете да адаптирате документа с бележките си и шаблона за протоколи според нуждите си и типа на срещата, която провеждате.
- Леснота на употреба: Не всеки, който води протоколи от срещи, ще бъде експерт в използването на инструмента. Колкото по-лесно е да се изготвят бележки, да се възлагат задачи и да се създават последващи действия, толкова по-добре.
- Стандартизация: Софтуерът за протоколи от срещи трябва да ви помогне да създадете стандартен протокол за водене на бележки по време на срещи, особено когато управлявате мултифункционални екипи.
- Редактиране в реално време: Съвременните инструменти за сътрудничество ви позволяват да си водите бележки по време на срещата и да имате няколко редактора в документа едновременно, без да се създава объркване.
- Възможност за споделяне: Вероятно ще искате да споделите минали срещи със заинтересованите страни, за да осигурите прозрачност на проекта.
- Интеграции: Разбира се, можете да използвате софтуера си за водене на бележки. Но е още по-добре, когато тези бележки могат да се интегрират директно в други инструменти, като изисквания за проекти и комуникационни планове.
15 Софтуер за протоколи от срещи
1. ClickUp – Най-добър за протоколи от срещи, базирани на изкуствен интелект
ClickUp е приложение за работа, което помага на екипи и индустрии от всякакъв мащаб да поддържат връзка, да работят заедно и да комуникират ефективно.
Една от отличителните характеристики на ClickUp е AI Note Taker , която значително улеснява процеса на записване и организиране на дискусиите по време на срещите. ClickUp AI Note Taker автоматично транскрибира срещите в реално време, създавайки ясни и кратки обобщения на ключовите моменти.
Той дори идентифицира действията, които трябва да бъдат предприети, и ги разпределя към съответните задачи, като по този начин гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато. Това означава, че можете да се съсредоточите върху дискусията и да оставите воденето на бележки на изкуствения интелект, което прави срещите по-ефективни, а последващите действия – по-гладки.
Изберете от хиляди готови шаблони, за да организирате протоколи от минали срещи и комуникация, свързана със срещите, в един документ с няколко подстраници. Шаблонът за протоколи от срещи на ClickUp е чудесно място, от което да започнете да си водите бележки и да вграждате уеб страници, таблици, видеоклипове и други медии за споделяне на контекст.
Използвайте други инструменти за управление на проекти в платформата, като ClickUp AI, за да създавате чернови на съдържание, да генерирате обобщения и да създавате задачи за действие, за да ускорите работния си процес!
Най-добрите функции на ClickUp:
- ClickUp AI Note Taker автоматично транскрибира срещите, обобщава ключовите точки и създава задачи за изпълнение, което улеснява проследяването на последващите действия и решения.
- Функцията ClickUp Notepad ви помага да организирате бележки от минали срещи, списъци с задачи и задачи и да имате достъп до тях от едно място на всяко устройство.
- Функцията ClickUp Docs е идеална за по-подробни бележки и документи, като например дневен ред на среща, който изисква няколко редактора и лесно споделяне.
- Използвайте ClickUp Brain, за да обобщите бележките си от срещите в протоколи и да извлечете идеи и действия, използвайки изкуствен интелект.
- Можете да интегрирате протоколите от срещите си в проектите си, като ги свържете със задачи, така че да са достъпни за всички заинтересовани страни.
- Богатата библиотека от шаблони и обширната база от знания правят създаването на протоколи от срещи лесно и просто.
- Интеграция с Google Calendar, Google Docs, Zoom, Slack и хиляди други приложения за работа
Ограничения на ClickUp:
- Не всички изгледи са достъпни в мобилното приложение все още.
- Богатият набор от функции може да създаде крива на обучение за някои потребители.
Цени на ClickUp:
Оценки и рецензии за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 8500 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3700 отзива)
📮ClickUp Insight: Според нашето проучване за ефективността на срещите, 12% от анкетираните смятат, че срещите са пренаселени, 17% казват, че те продължават прекалено дълго, а 10% смятат, че в повечето случаи са ненужни. В друго проучване на ClickUp 70% от анкетираните признават, че с удоволствие биха изпратили заместник или представител на срещите, ако имаха възможност.
Интегрираният AI Notetaker на ClickUp може да бъде вашият идеален помощник при срещи! Позволете на AI да записва всеки ключов момент, решение и действие, докато вие се концентрирате върху по-важната работа. С автоматичните обобщения на срещите и създаването на задачи с помощта на ClickUp Brain, никога няма да пропуснете важна информация, дори когато не можете да присъствате на среща.
💫 Реални резултати: Екипите, които използват функциите за управление на срещи на ClickUp, отчитат значително намаление от 50% на ненужните разговори и срещи!
2. Fellow – Най-добър за интеграция с други приложения
Fellow е проектиран като цялостен софтуер за управление на срещи, който позволява на потребителите да организират групови и индивидуални срещи, да създават и управляват дневен ред, както и да правят и споделят бележки.
Голяма част от софтуера използва шаблони, което улеснява управлението на повтарящи се срещи. Създателите на инструмента са го проектирали така, че да стимулира ангажираността по време на и след срещите, за да повиши производителността на целия ви екип.
Най-добри характеристики на Fellow:
- Цялостна календарна система, която улеснява управлението както на индивидуални срещи, така и на цели набори и серии
- Система за съвместно изготвяне на дневен ред, която позволява на всички участници в срещата да добавят точки към дневния ред, като по този начин се увеличава ангажираността и участието в срещата.
- Управление на повтарящи се срещи, което пренася дневния ред и незавършените задачи за бъдещи последващи действия
- Бързо усвояване, което позволява на потребителите да започнат да използват функциите му само няколко минути след регистрацията.
Ограничения на колегите:
- Малко функции за споделяне на файлове, което затруднява излизането извън рамките на простите бележки и записи от срещите след тяхното провеждане.
- Няма интеграция в по-голям пакет за управление на проекти или производителност, което означава, че задачите, свързани със срещите, остават изолирани от тези срещи.
Цени за колеги:
- Безплатни
- Предимства: 6 долара на месец на потребител
- Бизнес: 8 $/месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии на колеги:
- G2: 4,7/5 (над 1700 отзива)
- Capterra: 4,9/5 (над 30 отзива)
3. FreJun – Най-добър за автоматизация
В основата си FreJun е софтуер за автоматизация на разговорите за организации, които искат да оптимизират изходящите си разговори. Но неговите функции се използват и за водене на протоколи, благодарение на автоматизираните транскрипции на разговорите и AI анализите.
Най-добрите функции на FreJun:
- Автоматизираните транскрипции на разговори улесняват воденето на протоколи и изготвянето на списъци със задачи след срещата.
- Функционалността за срещи с изкуствен интелект дава на вашата организация по-задълбочени познания за вашите разговори и срещи.
- Разширението за Chrome ви позволява да използвате FreJun, без да се налага да влизате в специалния му интерфейс.
- Получил висока оценка в потребителските рецензии за лекотата си на използване, което означава, че новите членове на екипа могат да се включат и да започнат бързо.
Ограничения на FreJun:
- Не е традиционен софтуер за протоколи от срещи, което ограничава използваемостта му за организации, които искат да го използват предимно за вътрешни обобщения на разговори и задачи за действие.
- Някои периодични проблеми с мрежата могат да причинят малки забавяния, които затрудняват воденето на протоколи в реално време.
Цени на FreJun:
- Стандартен: 16 $/месец на потребител
- Професионален: 21 $/месец на потребител
- Допълнение „Call Transcript“: 3 долара на час разговор
Оценки и рецензии на FreJun:
- G2: 4,9/5 (над 50 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 70 отзива)
4. Magic Minutes – Най-добър за самостоятелни протоколи от срещи
Търсите още по-специализиран софтуер за протоколи от срещи? Ако да, Magic Minutes (почти) оправдава обещанието, което дава името му. Не е съвсем магически, но се доближава до това. Това е чудесен инструмент, ако искате да организирате участниците в срещите, протоколите от срещите и следващите стъпки на едно място.
Най-добрите функции на Magic Minutes:
- Оптимизираният екран с обзор на срещите ви позволява да видите всички насрочени и предишни срещи, заедно с участниците и дневния ред.
- Обикновен текстов редактор с възможности за редактиране в реално време за водене на бележки и записване на протоколи
- Функционалността за задачи позволява възлагане на задачи на участниците в срещите и включва напомняния по имейл за незавършени задачи.
- Функциите за заявка на информация помагат на организатора на срещата да събере документи и информация от всеки участник преди срещата.
Ограничения на Magic Minutes:
- Възможност за качване само на PDF файлове
- Ограничени интеграции, които могат да затруднят включването на Magic Minutes във вашия по-голям работен план
Цени на Magic Minutes:
- Безплатни
- Премиум: 12 $/месец на потребител
- 10+ Teams: 6 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Magic Minutes:
- G2: Н/Д
- Capterra: 4,8/5 (над 50 отзива)
5. Evernote – Най-добър за водене на бележки за всякакви цели
Evernote е инструмент за продуктивност, който ви помага да записвате бележки от срещи и проекти. Простата структура ви позволява да превърнете купчина отделни бележки в по-продуктивна и организирана виртуална система за архивиране на вашите бележки и протоколи от срещи.
С Evernote можете да записвате и управлявате идеи, проекти, спомени и списъци със задачи, за да не пропуснете нищо. Пишете бележки, прикачвайте документи, сканирайте изображения, записвайте гласови бележки или изрязвайте от интернет. Организирайте всичко – от големи проекти до лични моменти – на едно място, достъпно на вашия компютър, таблет или телефон, дори когато сте офлайн.
Най-добрите функции на Evernote:
- Комбинирайте писмени бележки с гласови бележки, сканирани изображения и уеб клипове.
- Интегрирайте го на различни устройства, включително компютър, таблет и телефон – можете дори да включите ръчно написани бележки.
- Бързо намиране на стари бележки, задачи и протоколи с мощната търсачка с изкуствен интелект
- Търсете в обширната библиотека с шаблони за различни видове бележки и срещи.
Ограничения на Evernote:
- Сравнително скъп в сравнение с други софтуери от този списък, особено при избора на опцията за съвместна работа Teams.
- Не е подходящ за решения за управление на срещи в предприятия поради ограничения достъп до бележки и файлове при работа офлайн.
Цени на Evernote:
- Безплатни
- Личен: 10,83 $/месец на потребител
- Професионален: 14,17 $/месец на потребител
- Teams: 24,99 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Evernote:
- G2: 4. 4/5 (над 1900 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (8000+ отзива)
Разгледайте тези алтернативи на Evernote!
6. Beenote – Най-добър за планиране на бележки от срещи
Beenote се гордее с това, че помага на своите потребители да провеждат по-структурирани и ефективни срещи чрез лесна програма, създаване на протоколи и обширни интеграции, които включват инструмента в по-големия ви работен процес.
Най-добрите функции на Beenote:
- Функциите за съвместна работа по дневния ред на срещите помагат на участниците да се съгласят и да вземат решения по темите преди срещите.
- Бележките, решенията и задачите за последващи действия автоматично се събират в изчерпателни протоколи, които можете да споделяте с други заинтересовани страни.
- Широка интеграция с Microsoft Teams, Office 365 и Google Workspace за по-широко сътрудничество
- Усъвършенствани решения за управителни съвети и комисии за подобряване на управлението в по-формални приложения
Ограничения на Beenote:
- Сложен интерфейс, който може да се окаже труден за навигация за новите потребители
- Основополагащи анализи, които затрудняват получаването на по-широка представа за срещите
Цени на Beenote:
- Beenote 1: 8,67 долара на месец за един потребител
- Beenote 10: 4,60 долара на месец на потребител за до 10 потребители
- Beenote 30: 3 долара на месец на потребител за до 30 потребители
- Beeboard: 15 долара на месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Beenote:
- G2: 4. 2/5 (10+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (2+ отзива)
7. MeetingBooster – Най-добър за криптирано съхранение
Повечето професионалисти знаят, че времето, необходимо за срещите, е много по-голямо от времето, прекарано в дискусии. MeetingBooster си е поставил за задача да намали това допълнително време, спестявайки повече от 100 минути за всяка среща, която провеждате.
Най-добрите функции на MeetingBooster:
- Разширен редактор на дневен ред за срещи с шаблони и задачи преди срещата, за да подготвите всички предварително
- Картички за бележки по време на срещата, с които участниците да следят дискусията и да записват важните моменти
- Автоматизиран редактор на протоколи, който форматира бележките в стандартизиран формат, за да ги изпрати по имейл на участниците.
- Подобрени анализи на срещите и механизми за обратна връзка, за да подобрите срещите с течение на времето
Ограничения на MeetingBooster:
- Първоначалната настройка може да бъде малко трудна.
- Няма функционалност за споделяне на собствеността върху срещите между няколко участници
Цени на MeetingBooster:
- Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за MeetingBooster:
- G2: 4,5/5 (2+ отзива)
- Capterra: 4,8/5 (5+ отзива)
8. Tactiq – Най-добър за записване и транскрибиране
С Tactiq можете автоматично да записвате и транскрибирате всичките си срещи и разговори. Функционалността му, базирана на изкуствен интелект, превръща тези транскрипции в кратки бележки, протоколи и програми за последващи действия.
Най-добрите функции на Tactiq:
- Интеграция с повечето основни софтуери за срещи, включително Zoom, MS Teams и Google Meet.
- Автоматичното разпознаване на говорителите опростява действията след срещата
- 92% точност при транскрибирането на срещи
- Един от най-достъпните варианти в този списък, благодарение на фиксираната цена и безплатната опция.
Ограничения на Tactiq:
- Тясното фокусиране върху транскрипцията означава, че други функции, като задачи за последващи действия и изчерпателни точки от дневния ред на срещите, не са налични.
- Ограничена поддръжка на клиенти в определени моменти
Цени на Tactiq:
- Безплатни
- Предимства: 8 $/месец
- Бизнес: 16 $/месец
Оценки и рецензии за Tacatiq:
- G2: 4. 2/5 (5+ отзива)
- Capterra: 4. 2/5 (4+ отзива)
9. MeetingKing – Най-добър за дневен ред на срещи
MeetingKing се отличава с простотата си като софтуерно решение за протоколи от срещи. Неговата ценностна предложеност се фокусира върху постепенното рационализиране на дневния ред, бележките и протоколите от срещите. Това включва интеграции от Outlook Calendar и Google Calendar, както и прости функции за сътрудничество, за да може всички участници в срещата да са на една и съща страница.
Най-добрите функции на MeetingKing:
- Проста функция за експортиране ви позволява да добавяте задачи след срещата към вашите инструменти за управление на проекти.
- Автоматизираният инструмент за управление на срещи превръща импровизираните бележки от срещи в официални, професионални протоколи от срещи.
- Функцията за коментиране позволява на всички участници да си сътрудничат безпроблемно.
- Участниците в срещите могат да създават безплатни акаунти, за да добавят коментари и да изпълняват задачи, така че вие трябва да плащате само за организаторите на срещите.
Ограничения на MeetingKing:
- Документите са прикачени към дневния ред на срещите, но няма централизирана секция с ресурси.
- Груповите цени са по-малко гъвкави от цените на потребител
Цени на MeetingKing:
- Pro Single: 9,95 $/месец
- Pro Small: 39,95 $/месец за до пет потребители
- Pro Medium: 64,95 $/месец за до 10 потребители
- Pro Large: 124,95 $/месец за до 25 потребители
Оценки и рецензии за MeetingKing:
- G2: 4,5/5 (5+ отзива)
- Capterra: 4,7/5 (3+ отзива)
10. Tadum – Най-добър за повтарящи се срещи
Създаден специално за повтарящи се срещи, Tadum се стреми да въведе ред в хаоса, който обгражда обикновения работен ден. Чрез автоматизираното създаване на дневен ред и протоколи от срещите, членовете на екипа остават в течение, а простото управление на задачите увеличава отговорността на всички участници.
Най-добрите функции на Tadum:
- Лесно създаване на дневен ред, с недовършени точки от предишната среща, които автоматично се пренасят
- Динамично създаване на протоколи само за четене, което комбинира бележки, коментари и точки от дневния ред в професионален пакет.
- Интеграция в реално време на различни устройства, включително компютри, лаптопи и телефони
- Умишлена простота, която позволява на членовете да започнат в рамките на минути
Ограничения на Tadum:
- Няма текущи интеграции с друг софтуер за управление на работата
- По-подходящ за неформални срещи, отколкото за изпълнителни или бордови срещи
Цени на Tadum:
- Член: 9 $/месец
- Collaborator: 0 $/месец
Оценки и рецензии за Tadum:
- G2: 5/5 (1+ отзива)
- Capterra: 5/5 (3+ отзива)
11. minutes. io – Най-добър за бързи кратки бележки
minutes. io е лек, базиран на браузър инструмент, създаден за записване на протоколи от срещи в реално време – без да е необходимо да се влиза в профил. Минималистичният му дизайн помага на потребителите да записват бързо задачи, решения и бележки, а след това да ги споделят незабавно чрез имейл или линк.
Най-добрите функции на minutes.io:
- Интуитивен интерфейс, специално проектиран за бързо водене на бележки
- Офлайн поддръжка, за да можете да водите протоколи без интернет връзка
- Категоризираните типове бележки (например „Завърши“, „Информация“, „Решение“) поддържат всичко организирано.
- Не е необходима регистрация – просто започнете да пишете
Ограничения на minutes.io:
- Липсва сътрудничество в реално време или интеграция с инструменти за управление на проекти
- Ограничени възможности за експортиране и форматиране на професионални доклади
Цени на minutes.io:
- Безплатен за използване
Оценки и рецензии за minutes.io:
- G2: 4. 2/5 (10+ отзива)
- Capterra: 4,3/5 (5+ отзива)
12. otter. ai – Най-добър за транскрипция на живо с изкуствен интелект
Otter. ai използва силата на AI транскрипцията, за да предоставя бележки от срещи в реално време, които могат да се търсят. Особено популярен за виртуални и хибридни срещи, той се интегрира безпроблемно с платформи като Zoom, Google Meet и Microsoft Teams.
Най-добрите функции на Otter. ai:
- Автоматично транскрибиране с идентификация на говорителя
- Обобщения на живо и подчертаване на ключови думи по време на срещите
- Синхронизира се с календарните събития и записва автоматично
- Съвместно редактиране и коментиране в споделени бележки
Ограничения на Otter. ai:
- Точността на транскрипцията може да варира в зависимост от акцентите или фоновия шум.
- По-скоро фокусиран върху транскрибирането, отколкото върху структурираните протоколи или проследяването на дневния ред
Цени на Otter. ai:
- Основен: Безплатен
- Pro: 16,99 $/месец
- Бизнес: 30 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Otter. ai:
- G2: 4,5/5 (над 2000 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 400 отзива)
13. Diligent Boards AI — Най-добър за заседания на управителни съвети
Diligent Boards AI придава изтънченост на ниво борд на директорите на протоколите от срещи чрез интелигентна автоматизация и сигурно споделяне на документи. Създаден специално за мениджъри, той гарантира спазване на изискванията, отчетност и високи стандарти на управление.
Най-добрите функции на Diligent Boards AI:
- Протоколи, генерирани от изкуствен интелект, от записани заседания на борда
- Безпроблемна интеграция с документи и дневен ред на борда
- Сигурност на корпоративно ниво с детайлен контрол на достъпа
- Проектиран да отговаря на изискванията за съответствие и нормативните изисквания
Ограничения на Diligent Boards AI:
- Цените и функциите са най-подходящи за големи предприятия и управителни съвети.
- Не е идеален за неформални срещи на екипа или ежедневни събрания
Цени на Diligent Boards AI:
Налични при поискване
Оценки и рецензии на Diligent Boards AI:
- G2: 4. 6/5 (над 100 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 120 отзива)
14. Smartnotation – Най-подходящ за структурирани протоколи
Smartnotation е структуриран софтуер за протоколи от срещи, фокусиран върху професионални резултати, който комбинира планиране на дневен ред, възлагане на задачи и проследяване на последващи действия в една платформа. Неговият интуитивен интерфейс е идеален за консултанти и корпоративни екипи.
Най-добрите функции на Smartnotation:
- Структурирани шаблони за създаване на дневен ред и протоколи
- Разпределяйте задачи и крайни срокове по време на или след срещите
- Автоматично генерира ясни, споделяеми отчети
- Достъп от всяко място чрез облак, с криптиране
Ограничения на Smartnotation:
- Интерфейсът изглежда малко остарял в сравнение с модерните алтернативи.
- Ограничена интеграция с инструменти на трети страни
Цени на Smartnotation:
- Безплатен план
- Предимства: 4 евро/месец
- Бизнес: 8 евро/месец
Оценки и рецензии за Smartnotation:
- G2: 4. 2/5 (5+ отзива)
- Capterra: 4,3/5 (10+ отзива)
15. Grain – Най-добър за важни моменти от видеоконференции
Grain дава възможност на екипите да записват, изрязват и споделят ключови моменти от видеоконференции – идеално за екипи, които разчитат на Zoom. С транскрипция в реално време и обобщения, базирани на изкуствен интелект, Grain превръща вашите разговори в знания, които могат да се споделят.
Най-добрите функции на Grain:
- Маркирайте и записвайте важни моменти от срещите с времеви отметки
- Генерирани от изкуствен интелект обобщения и задачи за изпълнение след срещите
- Транскрипция в реално време с интеграция на Zoom
- Персонализирани шаблони и работни процеси за повтарящи се срещи
Ограничения на зърното:
- Понастоящем поддържа само Zoom, с ограничени интеграции за други платформи.
- Фокусиран върху видеоконференции, а не върху традиционната структура на протоколите
Цени на зърното:
- Безплатен план
- Pro: 19 $/месец на потребител
- Бизнес: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за зърнени култури:
- G2: 4. 6/5 (над 200 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 50 отзива)
Водете по-добри бележки от срещите с софтуер за протоколи от срещи
Въпреки името, не е необходимо да записвате всяка минута от срещата в протокола. Вместо това, терминът идва от латинското minuta scriptura, което означава малки бележки.
Целта му е да обобщи бързо най-важните точки от срещата, използвайки възможно най-малко думи.
Това само по себе си е изкуство. Но е много по-лесно, когато имате подходящия софтуер на ваша страна.
Представете си колко по-лесно би било да си водите бележки с инструмент, който опростява процеса и ви позволява да превърнете заключенията в задачи, да споделяте протоколите си и да ги прикачвате към по-голям проект.
Тук на помощ идва ClickUp. Интуитивните шаблони за срещи и функцията Docs са част от по-голям софтуер за управление на работата, което ги прави идеални за вас, за да започнете да записвате важните си бележки.
Най-хубавото е, че можете да използвате платформата безплатно завинаги. Регистрирайте се за акаунт в ClickUp още днес, за да започнете да я проучвате!