Вътрешната комуникация е неразделна част от дейността на работното място. От висшето ръководство до обикновените служители, разпространяването на подходяща информация спомага за изграждането на здравословна работна среда и поддържането на ангажираността на служителите.
Въпреки че все още съществуват неизбежни пречки, като например свързани с околната среда и лични пречки, които водят до лоша комуникация, преодоляването на тези пречки е ключът към подобряване на вътрешната комуникация и сътрудничеството в екипа.
И в светлината на пандемията, на разположение са повече инструменти за комуникация от всякога, за да се смекчат предизвикателствата на дистанционната и хибридната работна среда и да се оптимизира комуникацията на работното място, а ние сме тук, за да ви помогнем да научите повече за най-добрите инструменти за комуникация на работното място, така че да можете да направите правилния избор за вашия екип.
Анализирахме различни инструменти и софтуер за комуникация, които могат да повишат производителността, да оптимизират сътрудничеството и да свържат вашите разпръснати екипи. Прочетете нататък, за да разберете нашите 10 най-добри препоръки за най-добрите инструменти за комуникация на работното място, които са налични днес!
По-скоро визуален тип ли сте? Представихме нашите най-добри предложения и в това кратко видео:
Предимства на използването на инструменти и софтуер за комуникация на работното място
„По-голямата част от разходите на големите компании отиват за разходи за имоти, като наем и данъци. Тъй като пандемията направи възможно работата от дома, това доведе до намаляване и пренасочване на бюджетите към инвестиции с по-голяма добавена стойност, като инструменти за вътрешна комуникация.“ — Картър Сеут, Credit Summit
Така че, ако и вие обмисляте да инвестирате в инструменти за комуникация и ангажираност на служителите, тогава сте на прав път! Освен че предоставят на хибридните и дистанционните екипи начин да поддържат връзка, инструментите за бизнес комуникация носят полза и за цялата организация. Ето няколко ключови предимства от внедряването на тези модерни инструменти:
Оптимизирайте комуникацията под един покрив
Мениджърите и ръководителите на екипи могат да следят по-лесно напредъка в работата, целите за комуникация на служителите и задачите по проектите, като внедрят един инструмент или платформа за център за знания.
Лесно е да се изгуби информация в потока от данни, информация и задачи, затова инструментите за комуникация в екипа предоставят едно място, където можете да проследите всичко, което трябва да знаете за дадена задача.
Сигурна бизнес комуникация
„Все повече компании разчитат на технологиите – и това е напълно оправдано. Въпреки това, тези компании трябва да следят внимателно тези приложения, за да избегнат загуба или изтичане на данни. Сигурността на данните трябва да бъде една от най-важните инвестиции на всяка организация, за да се избегнат правни последствия и/или усложнения.“ —Марк Пиърс, главен изпълнителен директор на Colorado LLC Attorney
Като се има предвид това, за бизнеса е от решаващо значение да избере подходящи инструменти за комуникация в екипа. Организациите могат да защитят по-добре бизнес комуникацията и чувствителните данни с подходящи инструменти за вътрешна комуникация, осигуряващи цялостна сигурност.
Подобрено сътрудничество, производителност и ангажираност на служителите
„Лидерите често считат ангажираността на служителите за една от най-трудните задачи при управлението на организацията. Производителността на служителите се влияе значително от това как те се чувстват ценени и ангажирани, затова високо ефективните мениджъри трябва да се фокусират върху това да гарантират, че те са ангажирани и информирани.“ — Том Голубович, ръководител „Маркетинг и връзки с медиите“, Ninja Transfers
Поставянето на комуникацията между служителите в центъра на всяка организация е от съществено значение за поддържането на ангажираността и производителността на служителите на най-високо ниво. Когато използвате инструменти за вътрешна комуникация, вие създавате възможност служителите да бъдат постоянно в синхрон и да бъдат продуктивни, ефективни и ефикасни, дори когато работят от дома.
10-те най-добри инструмента за комуникация на работното място за екипи
Когато става въпрос за инструменти за комуникация, тези платформи вече разполагат с функции за управление на задачи, незабавни съобщения, съвместна работа по документи, виртуални срещи, групов чат и видеоразговори.
Как да разберете кой от тях е подходящ за вас? Ето обобщение на 10-те най-добри инструмента за вътрешна комуникация, заедно с техните най-добри функции, ограничения, цени и отзиви, за да ви дадем необходимата информация, за да изберете подходящите за вашия екип и организация!
1. ClickUp
ClickUp е универсален инструмент за управление на проекти и продуктивност, чиято цел е да оптимизира работния процес и комуникацията в екипа, като обединява цялата ви работа на едно централизирано място.
С стотици функции в своя арсенал и напълно персонализирана платформа, екипи от всякакъв размер и от различни индустрии могат да планират, управляват и проследяват своите проекти и комуникация – всичко това в рамките на една и съща платформа.
И тъй като ClickUp е създаден с функции за комуникация в екип с откриване на сътрудничество, екипите могат безпроблемно да си сътрудничат в реално време или асинхронно, което позволява отдалечените екипи да бъдат синхронизирани и свързани по всяко време. Използвайте цифровите бели дъски на ClickUp за сесии за мозъчна атака и планиране на стратегии, както и ClickUp Docs за съхранение на идеи, стандартни оперативни процедури и много други.
Той дори разполага с вградена функция за съобщения, Chat view, за незабавни съобщения, за да поддържате разговорите си успоредно с работата си. А ако ви е необходим друг начин за комуникация с екипа ви, можете да използвате вградения в приложението записващ екран, Clip by ClickUp, който ви позволява да създавате и изпращате видеосъобщения в рамките на ClickUp.
А ако търсите по-ефективен начин да управлявате имейлите си, ClickUp предлага функцията „Имейл в ClickUp“, която ви позволява да изпращате и получавате имейли, без да напускате платформата. Просто интегрирайте най-често използваните си имейл приложения в ClickUp, като Gmail, Outlook или Front, и започнете да отговаряте на имейлите си директно от задачите си в ClickUp. ?
Функциите и възможностите на ClickUp улесняват работата и комуникацията с вашите екипи, без да се налага да преминавате от една платформа към друга, което го превръща в един от най-добрите инструменти за комуникация и управление на проекти днес.
Най-добри функции
- Напълно персонализирана платформа: Персонализирайте всяка част от ClickUp, за да отговаря на нуждите на вашия екип и бизнес
- Над 15 персонализирани изгледа: Изберете от над 15 начина за преглед на работата си, включително изглед „Чат“
- Изглед на чата: Изпращайте незабавни съобщения на екипа си и следете разговорите, докато работите
- Имейл в ClickUp: Управлявайте цялата си имейл комуникация на едно място, без да се налага да използвате допълнителни програми и софтуер. Изпращайте новини за компанията, задачи, информация и важни съобщения в ClickUp, без да се налага да сменяте разделите
- Бели дъски: Създавайте визуални помощни средства за виртуални срещи и начертавайте проекти и идеи, за да обсъждате плановете с екипите си
- Наблюдатели: Когато някой бъде назначен за наблюдател, той автоматично ще получава известия при актуализации по дадена задача — което елиминира необходимостта от ръчно проследяване
- Възложени коментари и споменавания: Създавайте задачи в рамките на дадена задача и ги възлагайте на други хора или дори на себе си, и използвайте функцията за споменаване, за да привлечете вниманието им към елементи в задачите или в изгледа „Чат“
Ограничения
- Софтуерът не разполага с вградена функция за видеоразговори за виртуални срещи. Той обаче предлага няколко интеграции с приложения за видеоразговори, като например интеграция със Zoom, която ви позволява да стартирате среща в рамките на задача в ClickUp, използвайки бутона за среща в Zoom или командата /zoom.
Цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,7 от 5 (5732 отзива) Топ 50 продукти за управление на продукти
- Топ 50 продукти за управление на продукти
- Capterra: 4,7 от 5 (3 553 отзива) Най-добър изпълнител в софтуера за управление на проекти и задачи
- Най-добър изпълнител в софтуера за управление на проекти и задачи
- Топ 50 продукти за управление на продукти
- Най-добър изпълнител в софтуера за управление на проекти и задачи
2. Slack
Slack е платформа за комуникация и незабавни съобщения, където екипите могат да се съберат, за да осъществят гъвкава и безпроблемна комуникация и сътрудничество.
Настройката на Slack е проектирана по начин, който позволява лесен достъп и идентифициране на екипите в рамките на екипа, като „каналите“ са в сърцевината на потребителския интерфейс. Подобно на Discord, Slack използва канали, за да могат екипите ефективно да разделят разговорите и дискусиите по проекти или теми, което осигурява по-организиран начин за съхранение и проследяване на разговорите.
Най-добри функции
- Канали: Организира разговорите в специални пространства
- Huddle: В рамките на каналите Slack ви позволява да разговаряте в Slack Huddle, което ви дава възможност да общувате чрез аудио или видео разговори
- Интеграции на приложения: Интегрирайте Slack с различни инструменти и софтуер като ClickUp, Google Drive, Zoom, Loom, Google Calendar, Microsoft Teams и много други
➡️ Опитайте интеграцията на ClickUp със Slack
Ограничения
- Съобщенията, файловете и разговорите, по-стари от 90 дни, са скрити в безплатния план
Цени
- Безплатно
- Pro: 7,25 $ на месец
- Бизнес: 12,50 $ на месец
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (30 942 отзива) Топ 50 продукти за дистанционна работа
- Топ 50 продукти за дистанционна работа
- Capterra 4,7 от 5 (22 843 отзива)
- 4. 7 от 5 (22 843 отзива)
- Топ 50 продукти за дистанционна работа
- 4. 7 от 5 (22 843 отзива)
3. Microsoft Teams
Когато става въпрос за хибридна работа за съвременните служители, Microsoft Teams се превърна във важен инструмент за видеоразговори, групови чатове и вътрешни комуникации.
Microsoft Teams ви позволява да организирате срещи по всяко време и навсякъде, а функциите му за срещи, включително Together Mode и Dynamic View, правят дистанционните срещи и уебинарите възможно най-близки и интерактивни.
Като инструмент за комуникация, Microsoft Teams помага за свързването на дистанционните работници чрез лесни за навигация функции за чат и сътрудничество, включително канали и споделени канали, както и за създаване на отделни стаи за екипи и за провеждане и приемане на телефонни разговори чрез програмата.
Най-добри функции
- Интеграция с Microsoft Office 365: Безпроблемно се интегрира с най-широко използваните програми Microsoft PowerPoint и Excel, за да направи екипните срещи и дискусии по-удобни
- Стаи за малки групи: Стаите за малки групи ви позволяват да провеждате мини-срещи като част от по-голяма среща
- Режим „Заедно“: Обединява отдалечените екипи, като събира видеопотоците на всички на един споделен виртуален фон
- Режим на презентатора: Този режим позволява на презентаторите да виждат бележките към слайдовете и следващите слайдове, докато участниците в срещата не могат
Ограничения
- Microsoft Teams е предназначен единствено за комуникация в екипа и не включва функции за управление на проекти и задачи за наблюдение на сътрудничеството при работа
Цени
Цени за дома и за индивидуални потребители:
- Безплатно
- Microsoft 365 Personal: 6,99 $ на месец за един човек
- Microsoft 365 Family: 9,99 $ на месец за шест души
Цени за бизнеса:
- Microsoft Teams Essentials: 4 долара на потребител на месец
- Microsoft 365 Business Basic: 6 долара на потребител на месец
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 долара на потребител на месец
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,3 от 5 (13 423 отзива)
- Capterra: 4,5 от 5 (8 927 отзива)
Сравнете Slack с Microsoft Teams!
4. Zoom
Zoom се превърна в безценен инструмент за комуникация, който помогна на членовете на екипа да останат свързани, и през последните няколко години се превърна в един от най-ефективните инструменти за комуникация на работното място.
Като инструмент за комуникация, слоганът на Zoom „една платформа“ за свързване, създаване и иновации е истинско доказателство за това, на което е способен, когато става въпрос за свързване на членовете на екипа.
Особеното при Zoom е, че предлага редица функции за сътрудничество и свързване за всички служители, включително Zoom One за всички ваши нужди, свързани със срещи и чат, Zoom Spaces за иновативни видео решения и Zoom Events за виртуални събития.
Най-добри функции
- Виртуални срещи: Като едно от най-популярните приложения за видеоразговори и групова виртуална комуникация, Zoom предлага видео- и аудиоконференции с HD качество за до 1000 участници
- Запис на срещи: Zoom ви позволява да записвате аудио и видео срещи
- Zoom Chat: Функциите за екипен чат на Zoom помагат на членовете на екипа да общуват безпроблемно и да преглеждат разговорите чрез история с възможност за търсене и 10-годишен архив
- Zoom Whiteboard: Тази функция за бяла дъска помага на говорителите да предоставят виртуални визуални помощни средства, за да предадат информация и послания на аудиторията и членовете на екипа
Ограничения
- Потребителите трябва да изтеглят приложението, за да организират или да присъстват на среща
Цени
Ценови планове за Zoom One:
- Basic: Безплатно
- Pro: 14,99 $ на месец на потребител
- Бизнес: 19,99 $ на месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (52 537 отзива)
- Capterra: 4,6 от 5 (13 457 отзива) Най-добър изпълнител в категорията „Софтуер за срещи“
- Най-добър изпълнител в софтуера за срещи
- Най-добър изпълнител в софтуера за срещи
Разгледайте тези инструменти за интранет!
5. Google Workspace
Google Workspace е бизнес приложение и инструмент за сътрудничество, който ви помага да се свържете не само с членовете на екипа в организацията, но и с клиенти и външни лица. Приложенията на Google са едни от най-широко използваните бизнес приложения в целия свят, а едно единствено работно пространство от същите разработчици помага за безпроблемната организация на вътрешната комуникация.
Най-добри функции
- Google Meet: Организирайте и участвайте във видеоконференции; видеоконференциите са криптирани, което означава, че вашите срещи и разговори остават конфиденциални
- Интеграция: Присъединявайте се безпроблемно към видеоконференции в Google Meet чрез интеграция с Google Calendar или Gmail
- Приложения за продуктивност на едно място: Интеграцията на Google Workspace с цялата екосистема на Google Workspace позволява на членовете на екипа да преминават от видеоразговори към чат, да си сътрудничат и да отговарят на имейли на една платформа
Ограничения
- Макар Google Workspace да е отличен инструмент, позволяващ на потребителите да работят съвместно върху файлове от Google Office, той изисква да имате акаунт в Google. Файловете от Microsoft Office, например, могат да се отварят чрез Google Workspace, но това налага преобразуването им във файлове от Google Docs или Sheets.
Цени
- Business Starter: 5,40 $ на потребител на месец
- Business Standard: 10,80 долара на потребител на месец
- Business Plus: 18 долара на потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,6 от 5 (40 276 отзива)
- Capterra: 4,7 от 5 (134 531 отзива)
6. Flock
Flock е един от многото онлайн инструменти за сътрудничество на пазара, който през годините революционизира комуникацията между служителите. Тъй като съвременните инструменти за работа са заменили традиционните методи за комуникация, Flock използва мощни инструменти за продуктивност, за да подобри вътрешната комуникация в организацията.
По-конкретно, Flock помага за подобряване на стратегията за вътрешна комуникация чрез своите функции за съобщения в канали, видеоразговори, споделяне на файлове, интегрирано търсене и инструменти за бизнес продуктивност в една система.
Най-добри функции
- Функцията за съобщения в каналите позволява ефективна комуникация между отделните екипи, както чрез индивидуални разговори, така и чрез екипни канали
- Flock разполага с вградена система за видео- и гласови разговори или позволява интегриране на други приложения за видеоразговори като Zoom
- С интегрираната функция за търсене няма нужда да претърсвате хиляди съобщения или файлове, за да намерите нужната ви информация
Ограничения
- Безплатната версия не включва функцията за видеоразговори, а капацитетът за съхранение на файлове е ограничен до 5 GB.
Цени
- Starter: Безплатно за малки екипи
- Pro: 4,50 $ на потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,4 от 5 (227 отзива)
- Capterra: 4,5 от 5 (310 отзива)
7. Pumble
Pumble е инструмент за комуникация в екип, който помага да се ускори и улесни бизнес комуникацията. Той позволява на членовете на екипа да общуват в реално време чрез канали, теми, функции за директни съобщения един на един, гласови съобщения, споделяне на файлове и видеоконференции.
Най-добри функции
- Частните и публичните канали на Pumble позволяват на ръководителите на екипи да създадат план за комуникация, който да поддържа връзка между членовете според техните нужди и задачи, без да претоварва нито една чат група
- Pumble ви позволява да записвате гласови съобщения, така че всеки може да оставя гласови записи в каналите или като директни съобщения, а членовете на екипа да ги възпроизвеждат по всяко време
- Чрез функцията за история на търсенето членовете на екипа могат лесно да навигират в приложението и да търсят информация, връзки или файлове, като въведат всякаква ключова дума
- Pumble също така предоставя на своите потребители възможност за провеждане на срещи – чрез глас, видео или споделяне на екран
Ограничения
- Макар Pumble да е безплатна платформа за комуникация, някои функции са ограничени до платения план, включително достъп за гости, видеоконферентна връзка, споделяне на екран, 10 GB място за съхранение на потребител, разрешения, потребителски групи и персонализирани секции
Цени
- Безплатно завинаги
- Pro: 1,99 $ на потребител на месец
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (14 отзива)
- Capterra: 4,7 от 5 (127 отзива)
8. Discord
Макар че много хора свързват Discord с платформата за комуникация в гейминг индустрията, това не означава, че той няма да изпълни ролята си като отличен инструмент за бизнес и екипна комуникация. Discord е добре позната услуга за гласова, видео и текстова комуникация, която обслужва всички видове групи, които можете да си представите – от фен клубове, гейминг екипи, групи приятели, бизнес екипи или училищни организации.
Най-добри функции
- Една от най-известните функции на Discord е тази за достъп само с покана. Както подсказва името, потребителите могат да създават частни Discord сървъри за комуникация, които са достъпни само за тези, които са получили линк с покана от администраторите на екипа — като по този начин комуникацията в екипа остава възможно най-конфиденциална
- Сървърът Discord ви позволява да създавате канали по теми, където екипът може да обсъжда различни теми чрез отделни канали, което осигурява максимална продуктивност в разговорите.
- Чрез гласовите канали членовете на екипа могат да се включат в публичен гласов разговор, в който други членове на екипа могат просто да се присъединят, без да се налага да се обаждат
Ограничения
- Натовареният Discord сървър ще направи невъзможно за всеки да прегледа историята на разговорите, особено когато са създадени десетки и стотици теми (Вижте тези алтернативи на Discord )
Цени
- Безплатно
- Nitro: 9,85 долара на месец
- Nitro Classic: 4,92 долара на месец
- Server Boost: 4,99 $ на месец
- Nitro Basic: 2,95 долара на месец
Оценки и отзиви на клиенти
- Capterra: 4,7 от 5 (240 отзива)
9. ProofHub
ProofHub е софтуер за планиране на проекти „всичко в едно“, който позволява на членовете на екипа да планират, сътрудничат, организират и реализират проекти.
Сред множеството инструменти за комуникация в екип, които заливат пазара, ProofHub ви предлага функции за планиране на проекти и комуникация в екип в едно, с лесен за разбиране потребителски интерфейс за провеждане на екипни дискусии, публикуване на съобщения и споделяне на новини от компанията.
Най-добри функции
- Интеграция на приложения с DropBox, Microsoft Outlook, Google Calendar и Drive
- Канбан табла и диаграми на Гант за ефективно управление и организация на проекти
- ProofHub предоставя централен център за известия за съобщения в цялата компания, което улеснява комуникацията със служителите
Ограничения
- Поради липсата на инструменти за бюджетиране, този софтуер не се препоръчва за мениджъри, които искат да управляват ефективно бюджета си в рамките на едно приложение
Цени
- Ultimate Control: 99 $ на месец, фактурирани ежемесечно, за неограничен брой проекти, неограничен брой потребители и 100 GB пространство за съхранение
- Essential: 50 $ на месец, фактурирани ежемесечно, за 40 проекта, неограничен брой потребители и 15 GB пространство за съхранение
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (74 отзива)
- Capterra: 4,5 от 5 (76 отзива)
10. Troop Messenger
Troop Messenger е комуникационно решение, което позволява незабавни съобщения, аудио и видео разговори, групов чат, споделяне на файлове и споделяне на екрана от разстояние.
Най-добри функции
- Криптиране от край до край, за да бъдат разговорите по работа безопасни и сигурни
- Функцията „прозорец за изтощение“ позволява чат в режим „инкогнито“ за по-лични разговори
- Освен гласови обаждания, можете също да изпращате аудиосъобщения, както бихте направили в обичайните си телефонни съобщения или във Facebook Messenger.
Ограничения
- Разликата между Troop Messenger и някои от останалите в този списък е, че той е насочен предимно към комуникацията между членовете на екипа, а не към управлението на проекти.
Цени
- Премиум: 25 $ на потребител на месец
- Enterprise: 5 долара на потребител на месец
- Superior: 9 долара на потребител на месец
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,6 от 5 (71 отзива)
- Capterra: 4,8 от 5 (15 отзива)
Какво прави един софтуер за комуникация на работното място добър?
Когато търсите инструменти за комуникация, вашата цел трябва да бъде да намерите такива, които отговарят на вашите нарастващи нужди, предлагат гъвкавост и сигурност и са рентабилни.
„Технологичните иновации имат висока цена. Мениджърите трябва да намерят баланса между разходите и ползите и внимателно да оценят възвръщаемостта на значителните инвестиции, които засягат голяма част от дейността на компанията.“ —Шон Пламър, главен изпълнителен директор, The Annuity Expert
Ето няколко ключови характеристики, които трябва да имате предвид, когато търсите инструменти за вътрешна комуникация:
- Функции за сътрудничество
- Интеграции на приложения
- Управление на проекти и задачи
- Гласови и видеоконференции
- Директни и групови съобщения
- Споделяне на файлове
- Пощенски списък на екипа
- Функции за криптиране и сигурност
„Нарушенията на данните и кибер инцидентите са едни от най-разпространените съдебни дела през последните години. Организациите трябва да отдават най-висок приоритет на използването на приложения и програми, които поставят киберсигурността над всичко останало, за да не се компрометират чувствителни данни и информация.“ —Ейми Де Ла Фуенте, директор по обществени въпроси, Bosco Legal Services
Поддържайте продуктивността и връзката на вашите отдалечени екипи с ClickUp
Независимо от функциите, предимствата или бюджета, които имате предвид при избора на най-добрия софтуер за комуникация на работното място, трябва да можете да оцените внимателно нуждите на вашата организация и, особено, на вашите служители.
Най-добрият софтуер за вътрешна комуникация трябва да поддържа дистанционна работа и да прави асинхронната комуникация, споделянето на знания и сътрудничеството възможно най-лесни и безпроблемни от нивото на висшето ръководство до нивото на персонала.
Инструментите за продуктивност „всичко в едно“ като ClickUp са отлично средство за управление на проекти и комуникация за цялата ви организация. Те разполагат с хиляди функции за сътрудничество и комуникация, за да предоставят на вашите екипи всичко необходимо за провеждане на групови дискусии, наблюдение на работния процес по проектите и сътрудничество по планове и проекти в реално време, където и да се намират.
ClickUp може да се изпробва безплатно — свържете разпръснатите си екипи, подобрете междуфункционалната си комуникация и съберете цялата си работа на едно място още днес!
Гост-автор:
Роман Швидун е писател на свободна практика. Той пише информативни статии за маркетинг, бизнес, продуктивност, култура на работното място и др. По време на повече от 10-годишния си опит в създаването на съдържание, статиите му са помогнали на много предприемачи да разширят бизнеса си.