Вътрешната комуникация е неразделна част от дейността на работното място. От висшето ръководство до редовите служители, разпространението на подходяща информация спомага за изграждането на здравословна работна среда и поддържането на ангажираността на служителите.
Въпреки че остават неизбежни бариери като екологични и лични пречки, които водят до лоша комуникация, преодоляването на тези бариери е ключът към подобряване на вътрешната комуникация и сътрудничеството в екипа.
И в светлината на пандемията, има повече инструменти за комуникация от всякога, които да облекчат предизвикателствата на отдалечените и хибридни работни среди и да оптимизират комуникацията на работното място. Ние сме тук, за да ви помогнем да научите повече за най-добрите инструменти за комуникация на работното място, така че да можете да направите правилния избор за вашия екип.
Анализирахме различни инструменти и софтуер за комуникация, които могат да повишат производителността, да оптимизират сътрудничеството и да свържат вашите разпределени екипи. Прочетете, за да научите нашите 10 най-добри препоръки за най-добрите инструменти за комуникация на работното място, които са налични днес!
Предимства на използването на инструменти и софтуер за комуникация на работното място
„По-голямата част от разходите на бизнеса са свързани с имоти, като наем и данъци. Пандемията направи възможно работата от дома, което доведе до намаляване и преразпределяне на бюджетите към инвестиции с по-голяма добавена стойност, като инструменти за вътрешна комуникация.“ —Картър Сьоут, Credit Summit
Така че, ако и вие обмисляте да инвестирате в инструменти за комуникация и ангажираност на служителите, тогава сте на прав път! Освен че предоставят на хибридните и отдалечените екипи начин да останат свързани, инструментите за бизнес комуникация са от полза и за цялата организация. Ето няколко основни предимства от внедряването на тези модерни инструменти:
Оптимизирайте комуникацията под един покрив
Мениджърите и ръководителите на екипи могат да следят по-лесно напредъка в работата, целите за комуникация на служителите и задачите по проектите, като внедрят един инструмент или платформа за център за знания.
Лесно е да се загуби информация в потока от данни, информация и задачи, затова инструментите за комуникация в екипа предоставят едно място, където можете да проследите всичко, което трябва да знаете за дадена задача.
Сигурна бизнес комуникация
„Все повече компании разчитат на технологиите – и то с много добра причина. Тези компании обаче трябва да проверяват внимателно тези приложения, за да избегнат загуба или нарушаване на данните. Сигурността на данните трябва да бъде една от най-важните инвестиции на всяка организация, за да се избегнат правни последствия и/или последици.“ —Марк Пиърс, главен изпълнителен директор на Colorado LLC Attorney
С оглед на това, за бизнеса е от решаващо значение да избере инструменти за комуникация в екипа. Организациите могат да защитят по-добре бизнес комуникацията и чувствителните данни с подходящи инструменти за вътрешна комуникация с цялостна сигурност.
Подобрено сътрудничество, производителност и ангажираност на служителите
„Ръководителите често считат ангажираността на служителите за една от най-трудните задачи при поддържането на организацията. Производителността на служителите се влияе значително от това колко се чувстват ценени и ангажирани, затова високо ефективните мениджъри трябва да се фокусират върху това да ги ангажират и да ги държат в течение.“ —Том Голубович, ръководител „Маркетинг и връзки с медиите“, Ninja Transfers
Поставянето на комуникацията между служителите в центъра на всяка организация е от съществено значение за поддържането на ангажираността и производителността на служителите на най-високо ниво. Когато използвате инструменти за вътрешна комуникация, вие създавате възможност служителите да бъдат постоянно на една вълна и да бъдат продуктивни, ефективни и ефикасни, дори когато работят от дома си.
10-те най-добри инструмента за комуникация на работното място за екипи
Когато става въпрос за инструменти за комуникация, тези платформи вече се захранват от функции за управление на задачи, незабавни съобщения, инструменти за съвместна работа с документи, виртуални срещи, групов чат и видеоразговори.
Как да разберете кой от тях е подходящ за вас? Ето обобщение на 10-те най-добри инструмента за вътрешна комуникация, заедно с най-добрите им характеристики, ограничения, цени и рецензии, за да ви дадем необходимата информация, за да изберете подходящите за вашия екип и организация!
1. ClickUp
ClickUp е всеобхватно средство за управление на проекти и производителност, което има за цел да оптимизира работния процес и комуникацията в екипа, като обединява цялата ви работа на едно централизирано място.
С стотици функции в списъка си и напълно персонализирана платформа, екипи от всякакъв размер от различни индустрии могат да планират, управляват и проследяват своите проекти и комуникация в рамките на една и съща платформа.
И тъй като ClickUp е създаден с функции за комуникация в екипа с откриване на сътрудничество, екипите могат безпроблемно да си сътрудничат в реално време или асинхронно, което позволява отдалечените екипи да бъдат постоянно синхронизирани и свързани. Използвайте цифровите бели дъски на ClickUp за сесии за мозъчна атака и планиране на стратегии, а ClickUp Docs – за съхранение на идеи, SOP и много други.
Той дори разполага с вградена функция за съобщения, Chat view, за незабавни съобщения, за да поддържате разговорите си успоредно с работата си. А ако се нуждаете от друг начин за комуникация с екипа си, можете да използвате вградения в приложението екранен рекордер, Clip by ClickUp, който ви позволява да създавате и изпращате видеосъобщения в ClickUp.
А ако търсите по-ефективен начин да управлявате вашите имейли, ClickUp предлага функцията „Имейл в ClickUp“, която ви позволява да изпращате и получавате имейли, без да напускате платформата. Просто интегрирайте най-често използваните от вас имейл приложения в ClickUp, като Gmail, Outlook или Front, и започнете да отговаряте на вашите имейли в рамките на вашите задачи в ClickUp. ?
Функциите и възможностите на ClickUp улесняват работата и комуникацията с вашите екипи, без да се налага да преминавате от една платформа към друга, което го прави един от най-добрите инструменти за комуникация и управление на проекти днес.
Най-добри функции
- Напълно персонализирана платформа: Персонализирайте всяка част от ClickUp, за да отговаря на нуждите на вашия екип и бизнес.
- 15+ персонализирани изгледа : Изберете от над 15 начина за преглед на работата си, включително изглед „Чат“
- Чат изглед: Изпращайте незабавни съобщения на екипа си и поддържайте разговорите успоредно с работата си.
- Имейл в ClickUp: Управлявайте цялата си имейл комуникация на едно място, без да се налага да използвате допълнителни програми и софтуер. Изпращайте новини за компанията, задачи, информация и важни съобщения в ClickUp, без да се налага да сменяте разделите.
- Бели дъски: Създавайте визуални помощни средства за виртуални срещи и изготвяйте проекти и идеи, за да комуникирате плановете си с екипите си.
- Наблюдатели: Когато някой бъде назначен за наблюдател, той автоматично ще получава известия при актуализации на задачата, което елиминира необходимостта от ръчно проследяване.
- Присвоени коментари и споменавания: Създавайте задачи в рамките на дадена задача и ги присвоявайте на други хора или дори на себе си, и използвайте функцията за споменавания, за да привлечете вниманието им към елементи в рамките на задачите или в чат изгледа.
Ограничения
- Софтуерът не разполага с вградена функция за видеоразговори за виртуални срещи. Въпреки това, той има няколко интеграции с приложения за видеоразговори, като например интеграция с Zoom, която ви позволява да започнете среща в рамките на задача в ClickUp, като използвате бутона за среща в Zoom или командата /zoom slash.
Цени
- Безплатно завинаги
- Без ограничения: 7 долара на член на месец
- Бизнес: 12 долара на член на месец
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,7 от 5 (5732 отзива) Топ 50 продукти за управление на продукти
- Топ 50 продукти за управление на продукти
- Capterra: 4,7 от 5 (3553 рецензии) Най-добър изпълнител в софтуера за управление на проекти и задачи
- Най-добър изпълнител в софтуера за управление на проекти и задачи
- Топ 50 продукти за управление на продукти
- Най-добър изпълнител в софтуера за управление на проекти и задачи
2. Slack
Slack е платформа за комуникация и незабавни съобщения, където екипите могат да се съберат, за да формират гъвкава и безпроблемна комуникация и сътрудничество.
Настройките на Slack са проектирани по начин, който позволява лесен достъп и разпознаване на екипите в рамките на екипите, като в центъра на потребителския интерфейс са поставени „каналите” . Подобно на Discord, Slack използва канали, така че екипите да могат ефективно да разделят разговорите и дискусиите по проекти или теми, за да съхраняват и проследяват разговорите по по-организиран начин.
Най-добри функции
- Канали: Организира разговорите в специални пространства
- Huddle: В рамките на каналите Slack ви позволява да разговаряте в Slack Huddle, което ви дава възможност да комуникирате чрез аудио или видео разговори.
- Интеграция на приложения: Интегрирайте Slack с различни инструменти и софтуер като ClickUp, Google Drive, Zoom, Loom, Google Calendar, Microsoft Teams и много други.
➡️ Опитайте интеграцията на ClickUp Slack
Ограничения
- Съобщенията, файловете и разговорите, по-стари от 90 дни, са скрити в безплатния план.
Цени
- Безплатно
- Pro: 7,25 долара на месец
- Бизнес: 12,50 долара на месец
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (30 942 рецензии) Топ 50 продукти за дистанционна работа
- Топ 50 продукти за дистанционна работа
- Capterra 4,7 от 5 (22 843 рецензии)
- 4. 7 от 5 (22 843 отзива)
- Топ 50 продукти за дистанционна работа
- 4. 7 от 5 (22 843 отзива)
3. Microsoft Teams
Когато става въпрос за хибридна работа за съвременните служители, Microsoft Teams се превърна в важно средство за комуникация за видеоразговори, групови чатове и нужди от инструменти за вътрешна комуникация.
Microsoft Teams ви позволява да провеждате срещи по всяко време и навсякъде, а с функциите си за срещи, включително Together Mode и Dynamic View, прави дистанционните срещи и уебинарите възможно най-близки и интерактивни.
Като инструмент за комуникация, Microsoft Teams помага за свързването на отдалечени работници чрез лесни за навигация функции за чат и сътрудничество, включително канали и споделени канали, както и за създаване на отделни стаи за екипи и за отговаряне и приемане на телефонни обаждания чрез програмата.
Най-добри функции
- Microsoft Office 365 интеграция: безпроблемно се интегрира с най-широко използваните програми Microsoft PowerPoint и Excel, за да направи екипните срещи и дискусии по-удобни.
- Стаи за почивка: Стаите за почивка ви позволяват да организирате мини-срещи като част от по-голяма среща.
- Режим „Заедно“: Обединява отдалечените екипи, като събира видео потоците на всички на един споделен виртуален фон.
- Режим на презентатора: Този режим позволява на презентаторите да виждат бележките към слайдовете и следващите слайдове, докато участниците в срещата не могат.
Ограничения
- Microsoft Teams е предназначен единствено за комуникация в екип и не включва функции за управление на проекти и задачи за наблюдение на сътрудничеството в работата.
Цени
Цени за дома и индивидуални потребители:
- Безплатно
- Microsoft 365 Personal: 6,99 $ на месец за един човек
- Microsoft 365 Family: 9,99 $ на месец за шест души
Цени за бизнеса:
- Microsoft Teams Essentials: 4 долара на потребител на месец
- Microsoft 365 Business Basic: 6 долара на потребител на месец
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 долара на потребител на месец
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,3 от 5 (13 423 рецензии)
- Capterra: 4,5 от 5 (8927 отзива)
Сравнете Slack с Microsoft Teams!
4. Zoom
Zoom се превърна в безценен инструмент за комуникация, който помогна на членовете на екипа да останат свързани и се превърна в един от най-ефективните инструменти за комуникация на работното място през последните няколко години.
Като инструмент за комуникация, слоганът на Zoom „една платформа“ за свързване, създаване и иновации е истинско доказателство за това, което може да направи, когато става въпрос за свързване на членовете на екипа.
Особеното при Zoom е, че той предлага редица функции за сътрудничество и свързване за всички служители, включително Zoom One за всички ваши нужди, свързани с срещи и чат, Zoom Spaces за иновативни видео решения и Zoom Events за виртуални събития.
Най-добри функции
- Виртуални срещи: Като едно от най-популярните приложения за видеоразговори и групова виртуална комуникация, Zoom предлага HD видео и аудио срещи за до 1000 участници.
- Запис на срещи: Zoom ви позволява да записвате аудио и видео срещи.
- Zoom Chat: Функциите за екипен чат на Zoom помагат на членовете на екипа да комуникират безпроблемно и да преглеждат разговорите чрез история с възможност за търсене и 10-годишен архив.
- Zoom Whiteboard: Тази функция на бялата дъска помага на говорителите да предоставят виртуални визуални помощни средства, за да изпращат информация и съобщения на аудиторията и членовете на екипа.
Ограничения
- Потребителите трябва да изтеглят приложението, за да бъдат домакини или да участват в среща.
Цени
Ценови планове за Zoom One:
- Основно: Безплатно
- Pro: 14,99 $ на месец на потребител
- Бизнес: 19,99 $ на месец на потребител
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (52 537 отзива)
- Capterra: 4,6 от 5 (13 457 рецензии) Най-добър изпълнител в софтуера за срещи
- Най-добър изпълнител в софтуера за срещи
- Най-добър изпълнител в софтуера за срещи
Разгледайте тези инструменти за интранет!
5. Google Workspace
Google Workspace е бизнес приложение и инструмент за сътрудничество, който ви помага да се свържете не само с членовете на екипа на организацията, но и с клиенти и външни лица. Приложенията на Google са едни от най-широко използваните бизнес приложения в света, а едно работно пространство от същите разработчици помага за безпроблемното организиране на вътрешната комуникация.
Най-добри функции
- Google Meet: Организирайте и участвайте във видеоконференции; видеоконференциите са криптирани, което означава, че вашите срещи и разговори остават конфиденциални.
- Интеграция: Присъединете се безпроблемно към видеоконференциите в Google Meet чрез интеграция с Google Calendar или Gmail.
- Приложения за продуктивност на едно място: Интеграцията на Google Workspace с цялата вселена на Google Workspace позволява на членовете на екипа да преминават от видеоразговори, да отговарят на чатове, да си сътрудничат и да отговарят на имейли в една платформа.
Ограничения
- Google Workspace е отличен инструмент, който позволява на потребителите да си сътрудничат по файлове на Google Office, но изисква да имате акаунт в Google. Файловете на Microsoft Office, например, могат да се отварят чрез Google Workspace, но се налага да бъдат конвертирани в файл на Google Docs или Sheet.
Цени
- Business Starter: 5,40 долара на потребител на месец
- Business Standard: 10,80 долара на потребител на месец
- Business Plus: 18 долара на месец за потребител
- Предприятие: Обадете се за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,6 от 5 (40 276 рецензии)
- Capterra: 4,7 от 5 (134 531 рецензии)
6. Flock
Flock е един от многото онлайн инструменти за сътрудничество на пазара, който през годините революционизира комуникацията между служителите. Тъй като съвременните инструменти за работното място замениха традиционните методи за комуникация, Flock използва мощни инструменти за производителност, за да подобри вътрешната комуникация в организацията.
По-специално, Flock помага за подобряване на стратегията за вътрешна комуникация чрез канали за съобщения, видеоразговори, споделяне на файлове, интегрирано търсене и инструменти за бизнес продуктивност в една система.
Най-добри функции
- Функцията за съобщения в каналите позволява ефективна кръстосана комуникация, чрез разговори 1:1 или канали за екипи.
- Flock има вградена система за видеоразговори и гласови разговори или позволява интегрирането на други приложения за видеоразговори като Zoom.
- С интегрираната функция за търсене няма нужда да претърсвате хиляди съобщения или файлове, за да намерите нужната ви информация.
Ограничения
- Безплатната версия не включва функцията за видеоразговори, а капацитетът за съхранение на файлове е ограничен до 5 GB.
Цени
- Starter: Безплатен за малки екипи
- Pro: 4,50 долара на потребител на месец
- Предприятие: Свържете се с нас за цени
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,4 от 5 (227 отзива)
- Capterra: 4,5 от 5 (310 рецензии)
7. Pumble
Pumble е инструмент за комуникация в екип, който помага да се ускори и улесни бизнес комуникацията. Той позволява на членовете на екипа да комуникират в реално време чрез канали, теми, функции за директни съобщения един на един, гласови съобщения, споделяне на файлове и видео срещи.
Най-добри функции
- Частните и публичните канали на Pumble позволяват на ръководителите на екипи да създадат план за комуникация, за да поддържат връзка между членовете според техните нужди и задачи, без да претоварват една чат група.
- Pumble ви позволява да записвате гласови съобщения, така че всеки може да оставя гласови записи в каналите или като директни съобщения, а членовете на екипа да ги възпроизвеждат по всяко време.
- Чрез функцията за история на търсенията членовете на екипа могат лесно да навигират в приложението и да търсят информация, връзки или файлове, като въведат ключова дума.
- Pumble също така предоставя на своите потребители възможност за провеждане на срещи – които можете да провеждате чрез глас, видео или споделяне на екран.
Ограничения
- Макар Pumble да е безплатна платформа за комуникация, някои функции са ограничени до платен план, включително достъп за гости, видеоконферентна връзка, споделяне на екран, 10 GB пространство за съхранение на данни на потребител, разрешения, групи потребители и персонализирани секции.
Цени
- Безплатни завинаги
- Pro: 1,99 $ на потребител/месец
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (14 рецензии)
- Capterra: 4,7 от 5 (127 рецензии)
8. Discord
Макар че много хора свързват Discord с платформата за комуникация в гейминг индустрията, това не означава, че тя не може да бъде чудесен инструмент за бизнес и екипна комуникация. Discord е добре позната услуга за гласова, видео и текстова комуникация, която обслужва всички видове групи, които можете да си представите – от фен клубове, гейминг екипи, групи от приятели, бизнес екипи или училищни организации.
Най-добри функции
- Една от най-известните функции на Discord е функцията „само с покана“. Както подсказва името, потребителите могат да създават частни комуникационни Discord сървъри, които са достъпни само за тези, които са получили линк за покана от администраторите на екипа, като по този начин комуникацията в екипа остава възможно най-частна.
- Discord сървърът ви позволява да създавате канали по теми, където екипът може да обсъжда различни теми чрез отделни канали, което позволява максимална продуктивност в разговорите.
- Чрез гласови канали членовете на екипа могат да се включат в публично гласово обаждане, в което други членове на екипа могат просто да се включат, без да се налага да се обаждат.
Ограничения
- Натовареният Discord сървър ще направи невъзможно за всеки да разгледа историята на разговорите, особено когато са създадени десетки и стотици теми (Вижте тези алтернативи на Discord )
Цени
- Безплатно
- Nitro: 9,85 долара на месец
- Nitro Classic: 4,92 долара на месец
- Server Boost: 4,99 $ на месец
- Nitro Basic: 2,95 долара на месец
Оценки и отзиви на клиенти
- Capterra: 4,7 от 5 (240 рецензии)
9. ProofHub
ProofHub е софтуер за планиране на проекти „всичко в едно“, който позволява на членовете на екипа да планират, сътрудничат, организират и реализират проекти.
С инструментите за комуникация в екипа, които заливат пазара, ProofHub ви предоставя функции за планиране на проекти и комуникация в екипа в едно, с лесен за разбиране потребителски интерфейс за провеждане на дискусии в екипа, правене на съобщения и споделяне на новини от компанията.
Най-добри функции
- Интеграция на приложения с DropBox, Microsoft Outlook, Google Calendar и Drive
- Kanban табла и диаграми на Гант за ефективно управление и организация на проекти
- ProofHub предоставя централизирано уведомително център за обяви в цялата компания за по-лесна комуникация със служителите.
Ограничения
- Поради липсата на инструменти за бюджетиране, този софтуер не се препоръчва за мениджъри, които искат да управляват ефективно бюджета си в рамките на едно приложение.
Цени
- Ultimate Control: 99 долара на месец, фактурирани ежемесечно, за неограничен брой проекти, неограничен брой потребители и 100 GB пространство за съхранение.
- Essential: 50 долара на месец, фактурирани месечно за 40 проекта, неограничен брой потребители и 15 GB пространство за съхранение
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,5 от 5 (74 рецензии)
- Capterra: 4,5 от 5 (76 рецензии)
10. Troop Messenger
Troop Messenger е комуникационно решение, което позволява незабавни съобщения, аудио и видео разговори, групов чат, споделяне на файлове и отдалечено споделяне на екрана.
Най-добри функции
- Криптиране от край до край, за да бъдат разговорите по работа безопасни и сигурни
- Функцията „Burnout Window“ позволява инкогнито чат за по-лични разговори.
- Освен гласови повиквания, можете да изпращате и аудио съобщения, както бихте направили в обичайните си телефонни съобщения или Facebook Messenger.
Ограничения
- Разликата между Troop Messenger и някои от останалите в този списък е, че той е фокусиран основно върху комуникацията между членовете на екипа, а не върху управлението на проекти.
Цени
- Премиум: 25 долара на потребител/месец
- Enterprise: 5 долара на потребител/месец
- Superior: 9 долара на потребител/месец
Оценки и отзиви на клиенти
- G2: 4,6 от 5 (71 отзива)
- Capterra: 4,8 от 5 (15 рецензии)
Какво прави един софтуер за комуникация на работното място добър?
Когато търсите инструменти за комуникация, вашата цел трябва да бъде да намерите такива, които отговарят на вашите нарастващи нужди, предлагат гъвкавост и сигурност и са рентабилни.
„Технологичните иновации са свързани с големи разходи. Мениджърите трябва да намерят баланса между разходите и ползите и внимателно да оценят възвръщаемостта на значителните инвестиции, които засягат голяма част от дейността на компанията.“ —Шон Пламър, главен изпълнителен директор, The Annuity Expert
Ето няколко ключови характеристики, които трябва да имате предвид, когато търсите инструменти за вътрешна комуникация:
- Функции за сътрудничество
- Интеграции на приложения
- Управление на проекти и задачи
- Гласови и видеоконференции
- Директни и групови съобщения
- Споделяне на файлове
- Списък с имейли на екипа
- Функции за криптиране и сигурност
„Нарушенията на данните и кибер инцидентите са едни от най-разпространените съдебни дела през последните години. Организациите трябва да отдават най-висок приоритет на използването на приложения и програми, които поставят киберсигурността над всичко друго, за да не се компрометират чувствителни данни и информация.“ —Ейми Де Ла Фуенте, директор по обществени въпроси, Bosco Legal Services
Поддържайте продуктивността и свързаността на вашите отдалечени екипи с ClickUp
Независимо от функциите, предимствата или бюджета, които имате предвид при избора на най-добрия софтуер за комуникация на работното място, трябва да можете да оцените внимателно нуждите на вашата организация и, особено, на вашите служители.
Най-добрият софтуер за вътрешна комуникация трябва да поддържа дистанционна и асинхронна комуникация, споделяне на знания и сътрудничество, като ги прави възможно най-лесни и безпроблемни от най-високото ръководство до нивото на персонала.
Инструментите за продуктивност „всичко в едно“ като ClickUp са отлично средство за управление на проекти и комуникация за цялата ви организация. Те предлагат хиляди функции за сътрудничество и комуникация, за да предоставят на вашите екипи всичко необходимо за провеждане на групови дискусии, наблюдение на работния процес по проектите и сътрудничество по планове и проекти в реално време, където и да се намират.
ClickUp е безплатен за изпробване – свържете разпределените си екипи, подобрете междуфункционалната си комуникация и съберете цялата си работа на едно място още днес!
Гост автор:
Роман Швидун е независим писател. Той пише информативни статии за маркетинг, бизнес, продуктивност, култура на работното място и др. По време на повече от 10 години опит в създаването на съдържание, неговите статии са помогнали на много предприемачи да разширят бизнеса си.