Работни потоци в управлението на проекти: определение и примери

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е работна поточна линия в управлението на проекти?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Работният поток е инструмент за разбиване на големи части от работата, за да се придвижи проектът напред. \n\nТова е поредица от свързани задачи или дейности, които трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне конкретна цел. Работните потоци могат да бъдат синоним на или да съдържат етапите на проекта, в зависимост от проекта. Когато се използва правилно, работният поток помага на екипите да работят междуфункционално, за да организират, планират и проследяват напредъка си в реално време. " } } ] }

Работили ли сте някога по проект, в който някой не получава информацията, от която се нуждае, за да изпълни задача или да постигне важен етап? Или по-лошо, не знае, че му е възложено нещо?

Може би дори сте били такъв човек понякога. Дори като проектен мениджър.

Лесно е да се каже, че тези ситуации възникват поради неясни цели, ограничени ресурси или дори лоша комуникация. Но тези причини са симптоми на по-голям проблем.

Почти 40% от проектите се провалят поради лошо планиране.

Сложните проекти, в които участват няколко екипа, могат да бъдат още по-трудни.

Работните потоци са динамично решение на този проблем. Този наръчник ще ви помогне да научите всичко, което трябва да знаете за работните потоци. Ще разгледаме какво представлява работният поток в управлението на проекти, неговите предимства и пет примера, които ще ви помогнат да създадете свой собствен.

Да започнем!

Какво е работна група в управлението на проекти?

Работният поток е инструмент за разбиване на големи части от работата, за да се придвижи проектът напред.

Това е поредица от свързани задачи или дейности, които трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне конкретна цел. Работните потоци могат да бъдат синоним на или да съдържат етапите на вашия проект, в зависимост от проекта. Когато се използват правилно, работните потоци помагат на екипите да работят междуфункционално, за да организират, планират и проследяват напредъка си в реално време.

Основната идея зад работните потоци е, че всеки екип, участващ в даден проект, трябва да се занимава само със своята част, което улеснява проектните мениджъри при надзора на напредъка.

В резултат на това проектът се движи по-бързо и по-гладко, с минимална объркване или забавяне. Работните потоци са предназначени да разделят работата на сегменти, което позволява на екипите да се съсредоточат върху областите, в които са специализирани, като по този начин се повишава ефективността.

Диаграмата на Гант ще ви помогне да визуализирате какво е работна поточна линия. Строителните проекти, например, имат много зависимости – етапи, които трябва да бъдат завършени, преди да се премине към следващия.

Екипът, отговорен за получаването на разрешение, трябва да изпълни задачата си, преди проектът да може да „премине по веригата“ към екипа за разрушаване.

Работните потоци лесно се бъркат с работните процеси. Работният процес представлява карта на процеса на проекта (или част от процеса), която съдържа конкретната последователност от задачи, които трябва да бъдат изпълнени.

Работният поток не е поредица от задачи, а резултатът от съвместната работа на различни екипи по обща цел.

Предимствата от използването на работни потоци за управление на проекти

Като проектен мениджър можете да се възползвате от използването на работни потоци в противовес на традиционните подходи, базирани на задачи. Работните потоци могат да ускорят напредъка на проектите и да подобрят видимостта на постигнатото.

Ето четири предимства на работните потоци.

1. Организиран план

Чрез разделянето на проекта на по-малки работни потоци, проектните мениджъри могат да изготвят ясен и организиран план за проекта. Това улеснява разпределянето на задачите и проследяването на напредъка и гарантира, че всеки аспект на проекта е обхванат.

В идеалния случай ще създадете работния поток преди началото на проекта. Ако направите това, ще знаете с какви ограничения на проекта ще се сблъскате.

Подходът с работни потоци гарантира, че проектът ще бъде завършен навреме и в рамките на бюджета на всеки етап от процеса, така че изпълнението на проекта никога да не бъде застрашено.

2. Елиминира организационните силози

Когато в един проект участват няколко екипа, лесно е всеки екип да работи изолирано. Ако сте имали подобен опит, не сте сами.

Така наречените „силози“ на работното място са често срещани. Почти 55% от предприятията посочват, че имат силозирани екипи.

Работните потоци се борят срещу изолираността. Те имат за цел да позволят на членовете на проекта да споделят информация бързо и лесно между отделите или организациите. Това означава, че всички са в течение с най-новите развития в проекта, което елиминира изолираността.

Работните потоци подобряват сътрудничеството в екипа, като осигуряват ясна рамка. Членовете на екипа знаят за кои задачи са отговорни, могат да ги визуализират чрез подходящи комуникационни инструменти и могат да работят заедно, за да изпълнят задачите, свързани с конкретния им работен поток.

3. Позволява ви лесно да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение

Проследяването на конкретни показатели, свързани с всеки компонент на проекта, е от жизненоважно значение за успеха на проекта. Работните потоци помагат и в този случай. Чрез анализиране на тези показатели във всеки работен поток, проектните мениджъри могат да идентифицират областите, в които производителността е ниска, и да предприемат мерки за тяхното подобряване.

Да предположим, че даден работен поток постоянно изостава от графика или има проблем с качеството. Това е възможност за вас като проектен мениджър да извършите анализ на основните причини, за да откриете основния проблем и да намерите целенасочени решения сега, а не когато вече е твърде късно.

4. Оптимизира работните потоци и процеси

След като бъдат идентифицирани областите за непрекъснато подобрение, работните потоци могат да оптимизират работните процеси и процедури, като ги стандартизират в рамките на проекта, създавайки още по-голяма ефективност. Това предпазва членовете на екипа от дублиране на усилията им или загуба на време в проучване как трябва да бъде изпълнена дадена задача.

Работните потоци могат да бъдат настроени така, че да се внедри автоматизация, където е възможно, като се намали необходимостта от ръчна намеса. Автоматизацията може да помогне за намаляване на грешките, подобряване на ефективността и освобождаване на членовете на екипа, за да се съсредоточат върху по-стратегически задачи.

5 примера за работни потоци в управлението на проекти

Когато мислите за управление на проекти, вероятно ви идват на ум строителството на небостъргачи и проектирането на софтуер. Но всичко, което има начало, среда и край, е проект.

Независимо от проекта, по който работите, работните потоци могат да ви бъдат от полза.

Ще споделим пет примера за работни потоци в управлението на проекти. Докато четете, е важно да имате предвид, че повечето проекти рядко, ако изобщо някога, са напълно линейни.

Във всеки проект ще се сблъскате с промени, които са извън вашия контрол, като заболяване на ключов член на екипа, промяна в обхвата на проекта или намаляване на бюджета. Графиците и процесите могат да излязат извън контрол. Поради това е необходимо да създадете работни потоци. Тези пет примера ще ви помогнат да се задействате.

1. Планиране на събитие

Планирането на събития може би е една от най-простите форми на управление на проекти. Но простото не означава незначително. Планирането на събития е индустрия с обем от 5,6 милиарда долара.

Ето основните работни потоци, които ще ви бъдат необходими за планирането на почти всеки тип събитие.

Това може да не е всичко, което правите. Но тези работни потоци са големите блокове от резултати, които трябва да бъдат постигнати за успешния проект.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТСъздайте солидна и гладка система за планиране на събития с шаблона за управление на събития на ClickUp и управлявайте всичките си уникални операции на едно място с предварително създадени изгледи, персонализирани статуси, персонализирани полета, документи и др. Използвайте този шаблон, за да планирате и визуализирате всичко – от проучване на местоположението до осигуряване на оферти, да координирате екипа и ресурсите си за гладко сътрудничество, за да свършите работата, и да проследявате напредъка и целите, за да се уверите, че събитията ви се провеждат навреме и в рамките на бюджета.

2. Създаване на мобилно приложение

Процесът на разработване на приложения изисква няколко сложни стъпки. Ето работните потоци, които обикновено можете да имате в проект за мобилно приложение:

ClickUp е чудесен за гъвкаво управление на проекти, а неговите цифрови бели дъски са мощен инструмент за планиране на сложни проекти като създаване на приложение или уебсайт. Можете да го използвате за създаване на всякакъв вид платно. Като лепящи се бележки:

Или диаграма на зависимостите:

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТКогато разработвате нов продукт, дизайнът и потребителското преживяване (UX) трябва да бъдат на първо място. Но как можете да съберете множество подробни конструкции и работни потоци на едно място? Белите дъски на ClickUp са идеални за изчертаване на потребителски потоци, създаване на wireframes и конструиране на визуални представяния на сложни инженерни диаграми. Добавете задачи, документи, списъци и дори хора на вашата бяла дъска, за да визуализирате почти всичко. Започнете с шаблона „Въведение в белите дъски“ от ClickUp! Той включва ръководство, което ще ви помогне да извлечете максимума от функцията „Бели дъски“ в ClickUp.

3. Въвеждане на брандинг

Процесът на ребрандиране изисква внимателно планиране, изпълнение и комуникация между екипите по маркетинг, човешки ресурси и изпълнителното ръководство. Някои от основните работни потоци включват:

В малките предприятия маркетинговият отдел може да има само един или двама служители, които работят в много от тези потоци. По-големите компании могат да имат екип за научноизследователска и развойна дейност, екип за графичен дизайн, екип за маркетинг, екип за социални медии и т.н., които работят заедно по този проект.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИзползвайте софтуер за управление на марката, който да ви помогне да планирате, проследявате и управлявате всичко необходимо за разгръщането и поддържането на успешна марка. Можете също да се възползвате от персонализирани шаблони за управление на марката, за да получите достъп до солидна рамка, която ще ви помогне да поддържате последователност и гладко протичане на процесите.

4. Кампания за задържане на служители

Отделът по човешки ресурси обикновено се счита за „оперативен“ и се разглежда като нещо напълно отделено от управлението на проекти. Обикновено това е вярно.

Освен ако HR кампанията има начало, среда и край. Тогава тя е проект.

Ето важни работни потоци за кампания за задържане на персонала.

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТОпростете управлението на персонала и създайте най-доброто преживяване за служителите, като използвате платформа за управление на човешките ресурси за наемане, въвеждане в работата, управление на талантите и управление на служителите.

5. Дългосрочно стратегическо планиране

Последният ни пример е друг нестандартен проект. Дългосрочното стратегическо планиране не е проект в смисъла, че създава осезаем продукт.

Това е проект за управлението на цялата организация, така че всеки друг проект има смисъл в организационния контекст.

Работните потоци за стратегическо планиране могат да включват:

ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТРазгледайте 10 безплатни шаблона за стратегическо планиране, които ще ви помогнат да започнете.

Как да създадете свой собствен работен поток

В тази секция са изброени основните стъпки, които трябва да обмислите, за да създадете функциониращ работен поток. В пример 2 е поставен акцент върху функциите на ClickUp, които могат да се използват за създаване на работни потоци.

1. Идентифицирайте екипите и хората, които участват

Създаването на работни потоци в проектите изисква съвместни усилия от страна на няколко екипа и лица, като всеки от тях има свои специфични роли и отговорности. Първата стъпка е да знаете точно кои екипи и по-конкретно кои лица ще участват във всеки работен поток.

Ето четири широки групи екипи, които трябва да имате предвид, въпреки че те варират в зависимост от отрасъла.

След като стигнете до етапа на визуализация, ще искате да се уверите, че тези екипи и лица са идентифицирани във всеки поток.

2. Изберете си средство за комуникация

Работните потоци са предназначени да подобрят междуфункционалните усилия. Но управлението на няколко екипа и дистанционни или хибридни работници може да затрудни това. Вашата комуникация ще бъде толкова добра, колкото и инструментът, който използвате.

За да се справите с този проблем, най-добре е да използвате инструменти за управление на проекти с функции за асинхронна комуникация, които ви позволяват да сътрудничите едновременно и да се уверите, че всички работят с най-актуалната версия на проекта.

В крайна сметка, подходящият инструмент за вашите проекти ще зависи от конкретните нужди на проекта и екипа. Важно е да вземете предвид характеристиките, функционалността и лекотата на използване на всеки инструмент, преди да вземете решение.

3. Визуализирайте времевата си линия

Преди да се заемете с изготвянето на диаграма, започнете да изброявате важните етапи, представени или съдържащи се във всеки работен поток. Не е необходимо да бъдете много подробни – не забравяйте, че за това служи вашият работен поток.

Всеки работен поток трябва да има своя собствена линия във вашето време, като продължителността на всеки зависи от това колко време ще отнеме.

Времевата рамка на този проект също трябва да бъде представена с хоризонтална линия в горната част на графиката.

Някои работни потоци могат да имат зависимости. Идентифицирайте ги и се уверете, че са представени във вашата визуализация. Сега сте готови да създадете график за работния поток. Трябва само да изберете подходящия инструмент. ClickUp има всичко необходимо на едно място, за да ви помогне да визуализирате графика си.

4. Определете роли и правила за проектния екип

Всички, които участват в проекта, трябва да разберат целта на всеки поток и да направят своя принос за постигането на този етап. Започнете с разпределяне на конкретни роли и отговорности на всеки член на екипа в зависимост от неговия конкретен работен поток.

Това ще помогне да се гарантира, че всеки знае за какво е отговорен и какво се очаква от него. След това се съсредоточете върху следните три въпроса:

Разгледайте тези RACI шаблони!

5. Автоматизирайте, където можете

Посочихме, че работните потоци могат да включват автоматизация, когато е необходимо. Запитайте се какво може да бъде автоматизирано и какво трябва да бъде направено от човек. Автоматизираните процеси също ви помагат да увеличавате или намалявате мащаба в зависимост от промените в бизнес нуждите, като разходите са много по-ниски от тези за един служител.

6. Оценявайте и усъвършенствайте

Това е частта, в която се изисква упорита работа. Редовно следете работния си поток, за да се уверите, че напредвате към постигането на ключовите си показатели за ефективност. Фокусирайте се върху графика, бюджета, качеството и удовлетвореността на заинтересованите страни.

След това вашата задача като проектен мениджър е да направите необходимите корекции, за да поддържате работния поток в правилната посока.

Използвайте инструменти за управление на проекти, за да се справите с големи проекти

Проектите могат да станат сложни. Няма значение в какъв бранш работите или върху какъв проект работите. Ако имате срокове или участват няколко екипа, планирайте добре, за да не се превърнете в статистика на проекта.

Тук на помощ идват работните потоци. Този наръчник ви приближи до подобряването на комуникацията и производителността, усъвършенстването на работните процеси и засилването на сътрудничеството. Сега е време да приложите наученото на практика.

Променете начина, по който планирате проектите си, и започнете да изграждате работния си поток още днес. ClickUp разполага с всички инструменти, от които се нуждаете, за да изградите работния си поток и да поддържате връзка с екипа си, така че нищо да не ви убягва. Започнете безплатно още днес!

Гост авторr:

Фрея Ласковски е SEO консултант, който помага на брандовете да увеличат органичния си трафик чрез създаване и разпространение на съдържание. Тя е цитирана в няколко онлайн публикации, включително Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance и Huffington Post.

Тя е и собственик на CollectingCents – блог за лични финанси, който е създала от нулата. Можете да се свържете с нея на freya@collectingcents. com