„Знанието е сила.“
Всички сме чували някой да го казва или сме чели цитата в интернет. Това е клише, но с основателна причина.
Тъй като организациите генерират огромно количество данни – обучителни видеоклипове, фирмени документи, информация за клиенти, статии в онлайн центъра за помощ – на дневна база, е от решаващо значение тази информация да бъде организирана и лесно достъпна.
В днешната икономика, базирана на знанието, разбирането как да рационализирате и да използвате ефективно информацията, с която разполагате, е истинската сила.
Въпреки това, организациите често пропускат възможности за печалба, като не разполагат с подходящите инструменти или процеси за създаване, управление и споделяне на организационни знания с клиентите и служителите си.
Въведете софтуер за база от знания!
Какво е софтуер за база от знания?
Софтуерът за база от знания е инструмент, който обединява всички знания на вашата компания и информация, свързана с проектите, в централизиран център за лесно съхранение и управление.
По този начин всички заинтересовани страни могат лесно и удобно да имат достъп до и да споделят всякаква необходима информация.
Както вашите служители, така и вашите клиенти могат да използват системата за управление на знания. Новите служители могат да използват хранилището, за да научат повече за вашата организация и нейните продукти (вътрешна база от знания), докато новите клиенти могат да го използват, за да намерят бързи решения на своите въпроси, без да се налага да се обаждат на обслужване на клиенти (външна база от знания).
Ето едно проучване, което със сигурност ще ви впечатли:
Според Ernst & Young 44% от служителите са слаби или много слаби в прехвърлянето на знания.
И това не е най-лошото. Служителите прекарват 7-20% от работното си време в копиране на съществуващи решения за другите.
Ако тези статистики са верни, то е кристално ясно, че организациите се нуждаят от инструменти, които да им помогнат да управляват по-добре времето си и постоянно нарастващите данни, както и да елиминират излишните процеси.
Бързо търсене в Google за най-добрия софтуер за база от знания ще ви даде десетки, а може би и стотици резултати. Как да определите кой е подходящият софтуер за база от знания за вашия екип?
Ние сме тук, за да ви помогнем. Претърсихме интернет, обърнахме го с главата надолу (буквално!) и избрахме 10 от най-добрите инструменти за база от знания, които можете да използвате през 2024 г.
10-те най-добри софтуерни инструмента за база от знания
1. ClickUp
Е, бихте се изненадали, ако не се класирахме като софтуер № 1 за база от знания, нали?
ClickUp е всеобхватна платформа за продуктивност, която съдържа всичко необходимо на вътрешния или отдалечения екип за съхранение, визуализация и организиране на работата.
Това е центърът, където екипите се събират, за да планират, организират и сътрудничат по работата, използвайки задачи, ClickUp Docs, чат, цели, бели дъски и др.
Така че, да, ClickUp не е само водещ инструмент за управление на проекти, но и инструмент за база от знания, който струва злато.
Най-хубавото е, че можете да го използвате като вътрешна и външна база от знания с възможност за търсене или да го използвате, за да замените всички инструменти за продуктивност на вашия екип!
Основни функции на ClickUp
- Съхранявайте документите на едно и също място с работата си. Тъй като всеки от тези документи се съхранява заедно с съответните проекти, те са лесно достъпни за всички.
- Използвайте ClickUp AI за оптимизирано управление на знанията. С ClickUp Brain можете лесно да оптимизирате базата си от знания чрез автоматично категоризиране, маркиране и организиране на информацията.
- Свържете всичко с функцията „Връзки“. Свържете документи и задачи от друг документ, за да можете да препращате към ресурси, където и да ви потрябват.
- Добавете вложени страници в Docs, за да организирате съдържанието. Вместо да събирате всичко в един документ, просто го разделите на по-малки подстраници, вложени в основния документ.
- Архивирайте документи, вместо да ги изтривате. Архивираните документи се скриват автоматично, но все пак се запазват, така че можете да ги намерите по-късно.
- Използвайте форматиране на богат текст: организирайте големи блокове текст с форматиране като превключващи се списъци, цветни фонове и колони.
- Персонализирайте правата за достъп до документ. Повишете мерките за сигурност, като защитите документите си от нежелани редакции. Просто активирайте опцията „Защити тази страница“ и добавете контекст за вашата аудитория.
- Готови шаблони за база от знания. Използвайте шаблона за база от знания на ClickUp, за да започнете.
Предимства на ClickUp
- Гъвкав и персонализируем
- Удобен за ползване интерфейс с онлайн и офлайн режим
- Добавяйте коментари в Docs, за да сте сигурни, че членовете на екипа не пропускат важни задачи.
- Управлявайте вашата база от знания с помощта на нашите мобилни приложения за iOS и Android.
- Прилагайте етикети, за да филтрирате и намирате документите, които търсите, още по-бързо.
- Интегрира се с няколко софтуера на трети страни, като Microsoft Teams, Jira, Slack, Zoho и други.
Недостатъци на ClickUp
- Крива на обучение поради броя на наличните функции и нивото на персонализиране
- Не всички изгледи са достъпни в мобилното приложение (все още!).
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Неограничен: 7 долара на потребител на месец
- Бизнес: 12 долара на потребител на месец
- Enterprise: Свържете се с ClickUp за персонализирана цена
- ClickUp Brain е достъпен за всички платени планове на цена от 5 долара на месец за всеки член на работната среда.
Оценки на клиенти на ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 4800 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 3100 отзива)
2. Document360
Document360 е мощен софтуер за база от знания, подходящ за стартиращи компании, разрастващи се екипи и корпоративни предприятия.
Докато е лесен и интуитивен за започване, Document360 предлага широка гама от функции, които ви позволяват да създадете база от знания с прости стъпки.
Като цяло, ако можете да се примирите с цената и не се нуждаете от решение за обслужване на клиенти, то това би било чудесен вариант за вашия екип.
Основни функции на Document360
- Изберете между Markdown и WYSIWYG редактор.
- Мощна функция за търсене, която съпоставя термини с предишни инциденти за по-добри резултати.
- Многоезична поддръжка за предоставяне на подходяща информация на вашите глобални клиенти
- Конфигурирайте вашата база от знания в публичен, частен или смесен режим.
- Персонализирайте началните страници, за да отразяват насоките на вашата марка.
Предимства на Document360
- Интуитивен, лесен за използване интерфейс
- Интегрира се с мощни инструменти за екипна работа като Slack, Microsoft Teams и Intercom.
- Работи както за вътрешни, така и за външни бази от знания.
- Отлични отчети и анализи
- Прегледайте историята между няколко версии на статии или се върнете към предишна версия без никакви проблеми.
Document360 минуси
- Доста скъп
- Функциите за търсене могат да бъдат подобрени.
Цени на Document360
- Стартиране: 119 $/месец (при месечно фактуриране)
- Бизнес: 299 $/месец (при месечно фактуриране)
- Enterprise: 599 $/месец (при месечно фактуриране)
Оценки на клиенти на Document360
- G2: 4,7/5 (над 200 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (11+ отзива)
Разгледайте тези алтернативи на Document360!
3. Helpjuice
Helpjuice е безплатен софтуер за управление на знания, използван от хиляди компании за създаване и организиране на статии за поддръжка. Той поддържа многоезични бизнес нужди и предлага разнообразни опции за отчитане и анализи. Той е и малко по-скъп от другите инструменти в този списък, така че може да не получите изгодна сделка с Helpjuice.
Основни функции на Helpjuice
- Получете разширени анализи за всеки екип във вашата вътрешна база от знания.
- Маркирайте статиите в базата си от знания по всякакъв начин, по който желаете.
- Интерактивно съдържание за отстраняване на проблеми, базирано на множество въпроси
- Разширено сътрудничество в реално време, включително възможност за копиране и поставяне от MS Word.
- Интеграции като Slack, Olark и Zapier за неограничени връзки с други инструменти.
Предимства на Helpjuice
- Мощна функция за търсене, подобна на тази на Google
- Лесен за използване редактор с WYSIWYG и опции за маркиране
- Интегрира се с редица инструменти като Slack, Zapier и Teams.
- Функции за сътрудничество, включително функция за коментиране на живо
- Локализация/многоезичност
Helpjuice минуси
- Няма опция за импортиране на Word документи, PDF, XLS или PPT файлове.
- Не предлага мултибрандинг
- Няма система от папки или файлов мениджър за изображения и други медийни файлове
Цени на Helpjuice
- Стартово ниво: 120 $ (до 4 потребители)
- Run-Up: 200 долара (до 16 потребители)
- Premium Limited: 289 $ (до 60 потребители)
- Premium Unlimited: 499 $ (неограничен брой потребители)
Оценки на клиенти на Helpjuice
- G2: 4. 2/5 (9 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 80 рецензии)
Разгледайте тези алтернативи на Helpjuice!
4. ProProfs Knowledge Base
Един от най-добрите софтуери за база от знания, до които можете да се доберете в момента, е ProProfs Knowledge Base.
Освен че е безплатен, той е и доста богат на функционалности. Освен това, не се изискват умения за програмиране, за да използвате инструмента. И да, той прави това, което правят истинските професори: оценява!
А, споменах ли, че ProProfs Knowledge Base предлага над 40 различни шаблона, които можете да използвате по ваше усмотрение?
Основни характеристики на ProProfs Knowledge Base
- Персонализирани права за достъп
- Контрол на паролите и поверителността за защита на съдържанието ви
- Има множество интеграции за допълнителна функционалност.
- Подробна информация, включително оценки за четимост на вашето съдържание
- Поддържа над 90 езика
Предимства на ProProfs Knowledge Base
- Редактор, подобен на MS Word, който ви помага да пишете и редактирате съдържанието, докато сте в движение.
- Персонализиране на базата от знания или уики според вашите специфични нужди
- Стабилна система за отчитане, която споделя полезна информация за ефективността на статиите и дейността на авторите.
- Работи на различни устройства и браузъри
- Може да се използва както от начинаещи, така и от експерти.
Недостатъци на ProProfs Knowledge Base
- Не е най-добрият избор за екипи, които търсят опции за съвместно редактиране.
- Повечето полезни функции не са достъпни в безплатния план.
- Пълният набор от функции изисква повече време за усвояване.
Цени на ProProfs Knowledge Base
- Безплатно
- Essentials: 30 $/автор на месец (фактурира се ежегодно)
- Премиум: 40 $/автор на месец (фактурира се ежегодно)
- Предприятия: Свържете се с ProProfs за персонализирани цени
Оценки на клиентите на ProProfs Knowledge Base
- G2: 4,6/5 (над 20 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 20 рецензии)
5. Freshdesk
Freshdesk е водещ инструмент за поддръжка на клиенти с мощна функционалност за управление на знания.
Ако имате голям екип, можете да използвате работните процеси за одобрение на инструмента, за да създадете висококачествено съдържание без грешки.
Въпреки това, тъй като Freshdesk е насочен към обслужване на клиенти, неговите вътрешни функции за база от знания може да не са толкова полезни.
Така че, може ли този инструмент наистина да вдъхне свеж въздух във вашата база от знания?
Време е да разберете...
Основни функции на Freshdesk
- Удобен за ползване интерфейс
- Вградени SEO възможности
- Неограничено пространство за съхранение, дори и в безплатната версия
- Създавайте и управлявайте няколко версии на един и същ документ във вашата база от знания.
- Публикувайте съдържание под формата на изображения, видеоклипове или всеки друг формат.
Предимства на Freshdesk
- Ботове, задвижвани от изкуствен интелект, препоръчват подходящи статии за бърза помощ.
- Форум на общността, където клиентите могат да обсъждат проблеми и да получават незабавни решения.
- Многоезични възможности, за да можете да обслужвате глобална аудитория
- Проактивен помощник, който автоматично показва често задавани въпроси и формуляри за контакт
Freshdesk минуси
- Разширени функции като работни потоци и версии са достъпни само в премиум плановете.
- Предлага се като част от пакета за обслужване на клиенти, което означава, че трябва да платите повече, дори ако всичко, което искате, е решение за управление на знания.
Цени на Freshdesk
- Безплатно (до 10 агенти)
- Растеж: 15 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Pro: 49 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Enterprise: 79 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
Оценки на клиентите на Freshdesk
- G2: 4. 4/5 (над 2600 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 2500 отзива)
Свързано: 10 най-добри алтернативи и конкуренти на Freshdesk
6. Zendesk
Zendesk? Freshdesk?
Някой друг усеща ли тази атмосфера на „Спайдърмен се гледа в огледалото“, или само аз?
Освен това, Zendesk е популярен софтуер за управление на знания, който съществува от 2007 г. С този инструмент клиентите могат удобно да решават своите запитвания, като имат достъп до базата данни с често задавани въпроси, когато пожелаят.
Подобно на Freshdesk, Zendesk предлага своята система за управление на знания като част от пакета си за поддръжка на клиенти.
Тъй като е отдавна на пазара, той може да не е толкова „шик“ като другите нови инструменти за база от знания.
Ето обаче няколко класически функции, които го правят един от най-добрите софтуери за база от знания днес.
Основни функции на Zendesk
- Персонализирани теми
- Изчистен, лесен за използване интерфейс
- Превеждайте вашата база от знания на над 40 различни езика.
- Управлявайте съдържание, което може да се използва повторно, и го актуализирайте във всички статии.
- Позволете на агентите да поддържат вашия център за помощ актуален с опции за публикуване от екипа.
- Пълна интеграция с набора от инструменти на Zendesk, като чат на живо и помощна служба (вижте алтернативите на ServiceNow ).
Предимствата на Zendesk
- Предложения, базирани на изкуствен интелект, за да проверите какво работи добре и какво не.
- Можете да видите предварително персонализираните настройки преди окончателното публикуване.
- Той разполага с вграден чатбот, наречен Answer Bot, който помага за намирането на правилните отговори в чат на живо.
Недостатъци на Zendesk
- В основния план можете да създадете само един център за помощ.
- Те не предлагат самостоятелно решение за управление на знания.
Цени на Zendesk
- Екип: 49 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Растеж: 79 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Професионална версия: 99 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Enterprise: 150 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
Оценки на клиенти на Zendesk
- G2: 4,3/5 (над 5000 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (3100+ отзива)
7. Hubspot
Hubspot е друг отличен инструмент за система за база от знания. Предимството на този инструмент е, че ви позволява да създадете солидна библиотека с информация и статии в центъра за помощ, базирани на най-често задаваните въпроси от вашите клиенти.
Тъй като е оптимизиран за разширено търсене, Hubspot помага на вас и вашите агенти по поддръжката да стигнете до правилния отговор бързо и ефективно.
Основни функции на Hubspot
- Вграден табло за отчети за измерване на въздействието на вашите страници
- Множество опции за брандиране и персонализиране
- CRM инструмент, който автоматично отбелязва кои статии за поддръжка са били прегледани или отворени от клиентите.
Предимства на Hubspot
- Мощни интеграции с Hubspot
- Мащабируем за растящи бизнеси
- Интуитивен, лесен за използване интерфейс
Недостатъци на Hubspot
- Възможностите за персонализиране не са толкова гъвкави, колкото при другите опции в този списък.
- Потребителите наскоро съобщиха за случаи на бъгове и/или сривове.
- Доста скъп, като се има предвид, че е с ограничени функции.
Цени на Hubspot
- Стартово ниво: 45 долара на месец (включва 2 платени потребители)
- Професионална версия: 450 долара на месец (включва 5 платени потребители)
- Enterprise: 1200 долара на месец (включени са 10 платени потребители)
Оценки на клиентите на Hubspot
- G2: 4. 4/5 (над 1400 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 3000 отзива)
Разгледайте тези алтернативи на Hubspot!
8. Zoho Desk
Zoho Desk е по същество решение за помощна служба, което предлага и възможности за самообслужване. Като един от най-добрите софтуери за база от знания, този инструмент ви позволява да персонализирате всеки елемент от вашия център за помощ според вашите предпочитания, използвайки HTML и CSS.
А най-хубавото?
Zoho Desk поддържа форуми и общности, предоставяйки на вашата аудитория централизирана платформа за споделяне на идеи и задаване на въпроси.
Основни функции на Zoho Desk
- Увеличаване на производителността за агентите по поддръжка
- Сътрудничество в цялата компания
- Използвайте мета заглавия и ключови думи за оптимизиране на търсачките.
- Позволете на потребителите да подават заявки от системата за база от знания.
- Контролирайте достъпа на потребителите до вашия център за помощ и осигурете най-високо ниво на сигурност.
- Настройте персонализиран домейн за вашия център за помощ
- Предлагайте автоматично подходящи статии и помагайте на агентите да разрешават билетите по-бързо.
Предимства на Zoho Desk
- Интегрира се добре с Jira, Slack, G-Suite и много други
- Готовите шаблони и оформления ви позволяват лесно да персонализирате вашия център за помощ.
- Неговият AI-задвижван асистент е способен да разпознава настроенията, за да помогне на агентите с лесно и подходящо управление на билетите.
Zoho Desk минуси
- Ограничено пространство за съхранение на данни на потребител дори в премиум плана
- Не е идеален за големи екипи
Цени на Zoho Desk
- Безплатно (за до 3 агенти)
- Стандартен: 14 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Професионален: 23 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
- Enterprise: 40 $/агент на месец (фактурира се ежегодно)
Оценки на клиентите на Zoho Desk
- G2: 4,4/5 (над 4000 рецензии)
- Capterra: 4,5/5 (над 1700 отзива)
9. Confluence
Като част от Atlassian Suite of SaaS (Software as a Service), Confluence е много популярна платформа за управление на знания с възможност за търсене.
Той предлага удобно за дистанционна работа пространство за екип, където вашите служители могат да управляват информация, да сътрудничат по проекти и да поддържат връзка с колегите си. Екипите могат да избират от многото налични шаблони и да започнат веднага да създават вътрешни бази от знания!
За да извлечете максимална полза от Confluence обаче, ще трябва да използвате и други инструменти от пакета, а това може да се окаже прекалено голямо изискване.
Основни функции на Confluence
- Разширена система за търсене
- Разширени роли и разрешения
- Изпращайте известия в реално време, за да държите екипите в течение
- Категоризация на документи, за да ви помогне да групирате свързани документи заедно за лесен достъп
- Шаблони с най-добри практики, които ще ви помогнат да стартирате лесно процесите по управление на знанията
Предимства на Confluence
- Интегрира се добре с останалите инструменти от пакета Atlassian, като Jira и Trello.
- Безплатен план за до 10 потребители
Недостатъци на Confluence
- Някои потребители съобщават за проблеми с миграцията на данни и архивирането.
- Въпреки че навигацията е гъвкава, тя не винаги е интуитивна.
- Големият брой опции може да бъде прекалено много за новите потребители.
Цени на Confluence
- Безплатно (за до 10 потребители)
- Стандартен: 5,5 $/потребител на месец
- Премиум: 10,50 $/потребител на месец
Оценки на клиентите на Confluence
- G2: 4. 1/5 (3400+ отзива)
- Capterra: 4,4/5 (над 2300 рецензии)
Разгледайте тези алтернативи на Confluence!
10. HappyFox
HappyFox е лесен за използване софтуер за база от знания, който действа като единна платформа за всички ваши многоканални клиентски запитвания. Можете лесно да преобразувате запитвания по имейл, телефон, чат, социални медии и уеб в билети и да ги подреждате на едно място.
HappyFox е известен със своите многоезични възможности, които ви позволяват да поддържате вашите клиенти от цял свят. Потребителите могат лесно да създават статии в базата за поддръжка на различни езици и да предлагат денонощна помощ.
Основни функции на HappyFox
- Създавайте и управлявайте всякакъв тип съдържание с помощта на вградената система за управление на съдържанието.
- Дръжте всеки член на екипа в течение с автоматизирани известия
- Използвайте чатботове, задвижвани от изкуствен интелект, за да отклонявате заявки за поддръжка.
- Организирайте по-добре билетите с предварително дефинирани категории билети
- Създавайте готови отговори, за да отговаряте на клиентите с едно кликване.
Предимства на HappyFox
- Автоматично генерирани предложения за търсене
- Той е напълно оптимизиран за мобилни устройства (iOS и Android).
HappyFox минуси
- Телефонната поддръжка е достъпна само с плана Enterprise Plus.
- Основните планове не включват дори поддръжка по имейл.
Цени на HappyFox
- Mighty: 26 $/агент на месец
- Фантастично: 39 $/агент на месец
- Enterprise: 52 $/агент на месец
- Enterprise Plus: 64 $/агент на месец
Оценки на клиенти на HappyFox
- G2: 4,5/5 (3 рецензии)
- Capterra: Н/Д
Как да изберете подходящите софтуерни решения за база от знания
Изборът на най-добрия софтуер за база от знания означава да не правите компромиси с функциите, които искате.
Един солиден инструмент включва всички функции на стандартен инструмент за база от знания. Но за да попадне в топ 3 на вашия списък, той трябва да направи нещо повече.
Избягването на архаичния дизайн, добавянето на нови функции от време на време и придържането към нашите ценности позволиха на ClickUp да се отличи на силно конкурентен пазар.
Например, всеки реален претендент за първото място във вашия списък трябва да разполага с:
- Лесен онлайн редактор за безпроблемно писане, редактиране и оформяне
- Система за контрол на достъпа и възможности за управление на роли
- Вътрешни и външни бази от знания с възможност за търсене
- Прост, интуитивен дизайн
- Надеждна система за отчитане
- Удобно мобилно приложение
- Интеграции с трети страни
- Разумни цени
- Сигурност на данните
Изискваме ли твърде много от един инструмент за база от знания?
Доверете се на интуицията си и изберете инструмента № 1 в този списък. Благодарете ни по-късно!
Видове софтуер за управление на знания
Вътрешни бази от знания
Вътрешните бази от знания са хранилища на фирмена информация, до които имат достъп само служителите. Те се използват за въвеждане на нови служители, обучение и като справочен инструмент.
Външни бази от знания
Външните бази от знания се отнасят до базата данни с информация за компанията, която е достъпна за клиентите. Чрез предоставянето на външна база от знания компаниите могат да намалят разходите за обслужване на клиентите и да подобрят тяхното удовлетворение, като им позволят сами да решават своите проблеми.
Публични бази от знания
Публичните бази от знания са системи за бази от знания с безплатен достъп, които не изискват данни за вход. Те са отличен ресурс за хора, които търсят информация по дадена тема, но не са непременно клиенти или служители на компанията.
Пренесете вашата база от знания на следващото ниво
Вашата база от знания трябва да намали времето за обучение, да допълни вашия сервизен център и да съхранява безопасно информацията на компанията за бъдеща употреба.
И макар софтуерът за база от знания да може да ви помогне да изградите хранилището на вашите мечти, няма смисъл да си набавяте инструмент, който ще усложни още повече процеса.
Ето защо се нуждаете от ClickUp.
С подробни организационни възможности, функции за форматиране на документи от ново поколение и разширени опции за споделяне на знания, ClickUp разполага с всичко необходимо за решение за база от знания.
Изтеглете ClickUp безплатно още днес, за да постигнете всичките си цели в управлението на базата от знания!