Е, случи се. Завършихте работата за клиент, изпратихте искане за плащане и... мълчание. Може би са ви дали различни обяснения, като например, че в момента не могат да платят, че има проблеми с платежния им процесор, с метода на плащане или че счетоводителят им отсъства.
Независимо от причините, резултатът остава същият: Вие сте завършили работата, но плащането не е постъпило, оставяйки Ви с купчина неплатени фактури.
Независимо дали управлявате малък бизнес, работите като фрийлансър или ръководите проекти за голямо предприятие, поддържането на здрав паричен поток е от съществено значение. Постигането на тази цел зависи от способността ви да събирате плащанията своевременно, като същевременно поддържате професионализъм.
Този наръчник ще ви научи как да искате плащане от клиентите си учтиво и професионално, за да избегнете неудобни ситуации. В края на краищата, вие сте положили усилия и заслужавате да бъдете възнаградени за работата си! 🌻
Защо е трудно да се изискват плащания от клиенти?
Това е деликатна и трудна ситуация: имате нужда клиентът да плати дължимата сума, но не искате да влошите бъдещите си професионални отношения.
Много от нас се чувстват неудобно да изпращат искания за плащане, защото не искат да изглеждат груби или натрапчиви. Много професионалисти се страхуват да изпратят имейл от типа „Просто проверявам дали сте видели тази фактура“. Но не бива да се страхувате.
Страхът от искане на плащане от клиенти обикновено се свежда до:
- Страх от загуба на клиенти: Ако разчитате в голяма степен на един клиент за значителна част от приходите си, е разбираемо да се притеснявате, че може да го разгневите и да загубите бъдеща работа. Но стига да се справите с ситуацията професионално, можете да запазите клиента и да получите плащането си. Освен това, наистина ли искате да работите с клиент, който постоянно забавя плащанията? Дори и да решат да се разделят с вас, в крайна сметка тази ситуация може да се окаже изгодна.
- Предизвикателства в комуникацията: Знаете, че трябва да поискате плащане, но е трудно да намерите подходящите думи. Управлението на клиенти често се свежда до обмислена комуникация, но ако нямате сценарий за тази ситуация, лесно е да се объркате и да сгрешите.
- Личен дискомфорт: Ако сте склонни да избягвате конфликти, може да ви е по-приятно да изпълните неприятна задача, отколкото да поискате пълното плащане на фактура от клиент. Избягването на конфликти превръща проблема в нещо още по-лошо. Личностното развитие е част от успешната професионална кариера, затова разгледайте това като възможност да укрепите уменията си.
- Неясни условия за плащане: Ако не сте определили ясно сроковете за плащане, таксите за закъснение и опциите за плащане предварително, това създава неяснота, а вие не искате неяснота, когато става въпрос за получаване на плащания. Не можете да получите навременни плащания, ако не определите условия, затова всяко клиентско взаимоотношение трябва да започва с писмен договор.
- Правни последствия: Някои клиенти могат да отправят неясни правни заплахи или да кажат неща като: „Ще трябва да се консултирам с адвоката си по този въпрос“. Не позволявайте перспективата за правни действия да ви откаже. В този случай се запознайте с правните аспекти на процеса на плащане във вашата държава, за да знаете правата си по отношение на плащането.
Колкото и трудно да е, трябва да преодолеем страха да не бъдем възприети като „трудни“ или „агресивни“. Да поискате дължимото ви е справедливо и абсолютно правилно.
Това обаче ви дава възможност да се справите с ситуацията професионално, което води до по-уважителни и продуктивни отношения с клиента!
Закъснелите плащания значително затрудняват паричния поток – особено за собствениците на малки предприятия – и водят до оперативни проблеми, които биха могли да бъдат избегнати, ако хората ви плащаха навреме.
Какво да правите и какво да не правите, за да поискате плащане професионално и учтиво
Всяка ситуация е различна, но като цяло е разумно да се придържате към тези съвети, за да отправите възможно най-вежливото искане за плащане.
Какво да правите: Определете очакванията си от самото начало
Колкото по-прозрачни сте от самото начало, толкова по-малка е вероятността клиентите да забавят плащанията си. От момента, в който привлечете клиент, го информирайте за цените и условията за плащане.
Бъдете проактивни и посочете условията за плащане в договорите си. Всеки платежен лист трябва да включва:
- Правни данни на клиента
- Вашата контактна информация, включително телефонен номер и адрес за доставка
- Срок за плащане или падежни дати
- Начин на плащане и валута
- Политики за възстановяване на разходи
- Такси за закъснение и техните условия
- Често задавани въпроси, обясняващи как да се справяте със закъснелите плащания
За допълнителен ефект, помолете клиентите да поставят инициалите си до условията за плащане.
За да избегнете хроничните закъснения в плащанията, добавете клауза в договора си, която гласи, че си запазвате правото да прекратите отношенията с клиенти, които закъсняват с плащанията си определен брой пъти.
Не правете: Не казвайте нещо, за което ще съжалявате
Агресивният тон ще навреди на отношенията с клиента, а вие не искате да прекъсвате връзките си.
Вместо да реагирате в разгара на момента, създайте план за комуникация за справяне с просрочените плащания. Включете наръчник за това как да ескалирате просрочените плащания – със сценарии – за да не кажете нещо негативно, което да ви коства клиента.
Какво да правите: Предлагайте различни начини на плащане
Може би клиентите закъсняват с плащанията, защото приемате само плащания с хартиени чекове. Има толкова много методи за плащане и системи за обработка на плащания, че е най-добре да приемате колкото се може повече от тях. 💸
Като минимум, приемете:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Кредитна карта или дебитна карта
- ACH преводи от банкова сметка
Не забравяйте да добавите кратко ръководство в документа за регистрация на клиента относно начина на използване на платежния инструмент, за да може той да се запознае с процеса предварително.
Не правете: Изненадвайте клиентите
Позициите във фактурата наистина не бива да са изненада. Ако искате клиентите да ви плащат навреме, изпратете им приятелско напомняне преди датата на падежа.
Бързо напомняне за плащане по имейл, телефонно обаждане или SMS – с копие от фактурата – е учтиво напомняне за хора, които искрено са забравили и не са имали намерение да не платят.
Какво да правите: Изпращайте напомняния за получаване на плащане
Някои хора ще забравят да платят фактура дори след крайния срок. Животът е натоварен, а пощенските кутии са препълнени, така че не е необичайно клиентите да пропуснат напомнително съобщение.
Създайте вътрешен работен процес във вашия софтуер за управление на задачи, за да изпращате периодични напомняния за фактури на различни етапи:
- Преди крайния срок
- Относно крайния срок за плащане
- Когато плащането е просрочено
Не правете: Не забравяйте неплатените фактури
Единственото нещо, което е по-лошо от клиент, който забравя фактура, е вие да забравите неизплатено плащане! Следете всички неизплатени фактури, като използвате интелигентен инструмент за управление на клиенти, който проследява фактури, плащания, известия за неуспешни плащания и др.
Какво да правите: Създайте формуляр за искане за плащане, като се възползвате от API за искане за плащане.
Улеснете максимално хората да ви плащат. Създайте онлайн формуляр за искане за плащане, за да оптимизирате процеса на плащане.
Може да се наложи да работите с вашите ИТ специалисти, за да интегрирате API за искане за плащане – или може да използвате и прост формуляр, който да създадете сами. Вградете го в уеб страница с малко HTML и воала! Вашите клиенти просто посещават портала и плащат неизплатения си баланс, всичко благодарение на тази проста интеграция с API за искане за плащане.
Как да избегнете необходимостта да искате плащане
Преследването на фактури не е най-доброто използване на времето ви, а ние можем да ви гарантираме, че и вашите клиенти не обичат да бъдат преследвани. 👀
Намалете неудобствата и избегнете исканията за плащане с тези малки промени:
- Поискайте авансово плащане: Ако вече знаете обхвата на работата, помолете клиента да плати, преди да започнете работа. Ако това не е възможно, поискайте депозит или авансово плащане.
- Предлагайте абонаментни услуги: Ако предоставяте едно и също ниво на обслужване всеки месец, начислявайте на клиента периодична абонаментна такса чрез карта, регистрирана в системата.
- Изпращайте фактурите своевременно: Не отлагайте изпращането на фактурите. Винаги ги изпращайте бързо, докато проектът все още е свеж в съзнанието на клиента.
- Предложете планове за плащане: Някои клиенти може да имат затруднения с плащането, особено при по-големи фактури. В този случай предложете планове за плащане, които им позволяват да плащат на вноски. Вноските показват на клиентите, че сте готови да работите с тях.
Шаблони за искания за плащане за събиране на плащания от клиенти
В този момент вече знаете как да преодолеете неудобството от искането на плащания. Разбираме, че е трудно да се намерят подходящите думи за имейли с искания за плащане, затова е важно да се използва шаблон за искане за плащане.
Шаблони за искания за плащане в ClickUp
Защо да прекарвате часове в форматиране на формуляри за плащане и споразумения? Разчитайте на шаблоните на ClickUp, за да използвате подходящия език за искания за плащане – с красиви цветове и ясно форматиране. ✨
За начало, помолете клиентите си да подпишат шаблона за просто споразумение за плащане на ClickUp. Използвайте този шаблон, за да проследявате плащанията, да следите статуса на клиентите и да създавате персонализирани полета за вашите записи.
Шаблонът за платежен формуляр на ClickUp улеснява сигурно събиране на платежната информация на клиента онлайн. Той дори изпраща автоматични известия, за да държи всички в течение с плащанията.
Любопитни ли сте за данните си за плащания? Проследявайте ги с шаблона за история на плащанията на ClickUp. Записвайте всички данни за плащанията на клиентите, както и плащанията, които правите на доставчиците. Шаблонът следи данните за плащанията във времето, за да идентифицира потенциални проблеми и да ви даде бърза представа за финансовото ви състояние.
Напишете искания за плащане с ClickUp AI, включително съответните данни за плащането.
Макар че солидните шаблони осигуряват стабилна основа, съставянето на учтив имейл с запитване за плащане може да бъде предизвикателство.
За щастие, изобщо не е необходимо да пишете съобщение с искане за плащане. Използвайте ClickUp AI, за да напишете учтиво, но твърдо съобщение – и всичко това, без да напускате платформата си за управление на проекти. Използвайте го, за да напишете поредици от имейли, телефонни сценарии и текстове, които обясняват вашите нужди, без да разваляте отношенията си.
Ако имате съществуващо искане за плащане и искате да го коригирате, за да има по-приятелски тон, помолете ClickUp AI да го анализира за вас. Ако текстът звучи прекалено агресивно, AI ще предложи промени, за да направи съобщението по-меко.
Събирайте плащания чрез формулярите на ClickUp
Търсите елегантен интерфейс за плащания? Опитайте ClickUp Forms! Това е най-бързият начин да насърчите бързи плащания, а вашите клиенти също ще оценят удобството.
Формулярите на ClickUp събират отговори, които се свързват със задачите на вашия екип. Създайте персонализиран формуляр, за да насочите клиентите през процеса на плащане в удобен онлайн портал. Получаването на плащания е толкова лесно, колкото натискането на бутона за плащане от вашите клиенти.
Последното средство: наемете адвокат
До този момент сте направили всичко възможно, за да създадете добра воля и да комуникирате с клиента си. В случай че той продължава да избягва плащането или направо отказва да изпълни финансовите си задължения, следващата стъпка може да бъде да предприемете правни действия.
Вашият адвокат вероятно ще изпрати строго формулирано писмо до клиента, в което ще посочи възможността за правни действия, ако плащането не бъде извършено своевременно. В много случаи споменаването на правни действия може да подтикне клиентите да уредят дълговете си. Но имайте предвид: това почти сигурно ще доведе до загуба на клиента, така че не вземайте това решение леко.
Ако наемането на адвокат не е финансово осъществимо, може да се опитате да получите плащането чрез съд за малки искове, но това зависи от вашия щат, условията на договора и сумата на плащането.
Сбогом, просрочени плащания
Някои професионалисти се чувстват неудобно да поискат плащането, което заслужават, и ние разбираме, че това може да е неприятно. Следвайте съветите в това ръководство, за да преодолеете страха си от искане на плащане. Докато изпращате учтиви и професионални имейли, ще можете да запазите отношенията си, докато разраствате бизнеса си.
Можете да създадете сами искания за плащане, но ако искате да спестите време и да избегнете проблеми в комуникацията, изберете ClickUp. Шаблони, AI инструменти, формуляри и други улесняват исканията за плащане, така че можете да се съсредоточите върху задачите, които наистина имат значение. Регистрирайте се в ClickUp!