Любопитни ли сте да научите повече за управлението на задачите чрез имейл?
Представете си следното:
Търсите стар имейл, който колега ви е изпратил преди няколко месеца. Минават 10 минути, после 20, после 30...
Сега това ви се струва като вечност, така че се носите в безкрайния океан от изгубени имейли.
Последния път, когато проверихме, това не беше начин да се свършат задачите!
Но не се притеснявайте, ние намерихме решение на този проблем.
В тази статия ще разгледаме какво представлява управлението на задачите чрез имейл, основните му характеристики, предимствата му и най-добрия инструмент, който можете да използвате за управление на задачите от пощенската си кутия.
Готови ли сте да се отървете от безкрайните вериги от имейли?
Чудесно, да започваме!
Какво е управление на задачи чрез имейл?
Управлението на задачите чрез имейл включва използването на пощенската ви кутия за сортиране, организиране и създаване на задачи. Това включва възлагане на задачи на хора, определяне на крайни срокове и управление на проекти чрез имейл.
Но, разбира се, имейлите са систематично организирани по изпращач, тема и дата, а не по задача, приоритет и краен срок. Имейлите също така са пълни с разговори, които не са релевантни за делегирането на задачи.
Защо изобщо да ги използвате?
Не ни разбирайте погрешно, имейлът не е мъртъв, особено защото пълноценните служители прекарват до 2,5 часа в обработката на имейлите за един ден.
Изведнъж тези 30 минути, които сте загубили, не изглеждат толкова лоши, нали? 😉
Но има начин имейлите да се превърнат в ефективни инструменти за управление на задачите; всичко, от което се нуждаете, е софтуер за управление на проекти, базиран на имейл.
С инструмент за управление на задачите чрез имейл можете да планирате и организирате множество проекти, да разпределяте задачи и да проследявате напредъка.
Кликнете тук за още съвети за планиране на задачите!
Функции, които трябва да има вашият инструмент за управление на задачите чрез имейл
Знаем, че искате вашият екип да бъде по-силен от Титаник, за да не се разпадне по този начин:
За да ви помогнем, ето списък с основните функции, които трябва да има вашият инструмент за управление на задачите чрез имейл:
1. Интеграция с имейл
Интеграцията с имейли е задължителна функция, особено защото буквално не можете да имате инструмент за управление на задачи по имейл без имейли.
С интеграцията на имейли вашият екип може да управлява документи в и извън пощенската си кутия. Те могат също да съхраняват и споделят имейли и да създават задачи с автоматични известия.
Няма повече да се налага да преминавате от едно приложение в друго по този начин:
2. Създаване и делегиране на задачи
Създаването на задачи е ключова функция, която ви позволява да планирате и изпращате задачи на екипа си по проекта чрез електронната си поща. Задачите се изпращат с краен срок, описание на задачата и прикачени файлове.
Ефективното делегиране на задачи също ще ви помогне при планирането на капацитета. По този начин можете да извлечете максимална полза от наличните ресурси.
В края на краищата, всички знаем, че Джак и Роуз не са използвали тази плаваща врата до максималния й капацитет! 🙄
3. Планиране на задачи
Едно е да разпределяте задачи, друго е да управлявате екип.
Вашият инструмент за управление на проекти трябва да разполага с функции за управление на екипа, които гарантират, че всеки член на екипа има ежедневни задачи.
Ако дадена задача се забави, тогава вашият мениджър на задачи трябва да може автоматично да препланира зависимите задачи. Освен това трябва да има вграден календар, оценки за времето и инструменти за проследяване на задачите.
4. Споменавания на задачи
Използвайте всемогъщия символ @, за да споменете потребител, екип, задача или документ, за да маркирате членове в работното си пространство. Споменаванията на задачи са винаги видими и се изпращат и по имейл.
Това означава, че членовете на вашия екип никога няма да пропуснат задача, но това, което ще пропуснат, е извинението „Не видях задачата“!
5. Оптимизирана комуникация
Избраният от вас мениджър на задачи трябва да разполага с централна платформа за незабавни съобщения, където членовете на екипа могат да комуникират.
По този начин вашият екип ще може да продължи да се възползва от всички предимства на имейлите, но вече няма да трябва да разчита на тях за (бавна) комуникация.
Свързано: Кампании с капкови имейли
Най-добрият инструмент за управление на задачи по имейл: ClickUp
Имейлите заемат 23% от работния ден на средностатистическия служител, а средностатистическият служител проверява имейлите си 36 пъти на ден. Всички сме били в тази ситуация... обновяваме имейлите си... 36 пъти. ⌚
Не е изненада, че проектните мениджъри търсят инструменти за управление на задачите, за да повишат производителността на работа. Не е изненада и че спазването на най-добрите практики в имейл маркетинга и студените имейли води до реални резултати.
За щастие, точно за това е създаден ClickUp.
Какво е ClickUp?
ClickUp е водещият инструмент за управление на проекти в света.
От помощ при управлението на вашия отдалечен екип до подобряване на сътрудничеството в екипа, ClickUp предоставя на екипите всичко необходимо, за да работят продуктивно.
Като говорим за това, ето една статия с няколко съвета как да останете продуктивни на работа!
Сега, обратно към управлението на задачите чрез имейл...
Ето как управлението на задачите чрез имейл в ClickUp може да ви помогне:
Системата за управление на задачи чрез имейл на ClickUp насърчава екипите да подходят по-цялостно към задачите си, за да могат да планират съответно.
Не бихме искали да се повтори ситуацията с Титаник, където не бяха предвидени достатъчно спасителни лодки!
Объркани ли сте?
Нека разгледаме как ClickUp може да гарантира гладкото функциониране на вашия екип:
1. Изпращайте и получавайте имейли директно от задачите
Колко време бихте спестили, ако можехте да изпращате или отговаряте на имейли веднага, докато работите, без да се налага да сменяте разделите?
С Email в ClickUp можете да направите точно това!
- Изпращайте и получавайте имейл съобщения директно от задачите в ClickUp
- Добавяйте прикачени файлове, формуляри, шаблони за отговори и др.
- Организирайте разговорите си по имейл като коментари или коментари в низове
- Настройте автоматизиране на имейли въз основа на събития в ClickUp
Например, можете да разпределяте имейли на членовете на екипа, да сътрудничите при изпращането и отговарянето на имейли и да задействате автоматизации въз основа на персонализирани полета, събития на клиенти и дори проследяване на грешки. Възможностите са почти неограничени!
Интегрирането на вашите имейли с ClickUp ви помага да:
- Спестете време (няма повече превключване между раздели)
- Поддържайте комуникациите организирани
- Поддържайте видимост в имейл кореспонденцията
За тази функция ClickUp понастоящем поддържа Outlook, IMAP, Office 365 и Gmail. Всички имейли, които изпращате от ClickUp, ще изглеждат така, сякаш са изпратени директно от вашата електронна поща – без странни адреси за препращане!
2. Създаване на задачи чрез имейл
Инструментът за управление на задачи чрез имейл на ClickUp разполага с функция „Assign Task“ (Присвояване на задача ), която ви позволява да създавате задачи чрез изпращане или препращане на имейли до ClickUp.
Ето какви подробности за задачите можете да включите:
- Име на задачата: темата на имейла ще бъде името на задачата ви.
- Описание на задачите: тялото на имейла съдържа описанието на задачата.
- Присвояване на задачи: използвайте
, в полето за тема, за да добавите няколко изпълнители към задачата си., - Краен срок: използвайте
в полето за тема, за да добавите краен срок. - Прикачени файлове: добавете изображения, връзки и файлове към имейла си и те веднага ще се появят като прикачени файлове към задачата.
3. Добавете коментари
Можете да изпращате имейли към задачите в ClickUp и те ще се появяват като нови коментари към съответната задача, включително всички прикачени файлове.
Чудите се за оформлението?
Не се притеснявайте, ClickUp записва HTML имейла в неговата цялост, така че вашите изображения и дизайни ще изглеждат толкова впечатляващи, колкото рисунката на Роуз, направена от Джак.
4. Отговаряне на известия
Можете да отговаряте на известия по имейл от ClickUp, като изпратите обратно имейл, който ще бъде добавен като нов коментар към задачата. Няма нужда да превключвате между приложенията!
5. Автоматизирайте задачите
Използвайте правилата за препращане на имейли на ClickUp, за да създавате автоматично задачи. А ако запазите адресите на задачите и списъците в адресната си книга, можете да добавяте задачи към списъка си с задачи, докато сте в движение!
Алтернативно, можете да автоматизирате задачите си, като използвате функцията „Повтарящи се задачи“ на ClickUp. Можете да персонализирате повтарящите се задачи, като използвате график за повторение или тригер за повторение.
6. Планиране на задачи
Използвайте подробностите за задачите в ClickUp, за да добавите краен срок в полето за тема, което автоматично ще насрочи краен срок за конкретната задача.
Можете също да използвате функцията „Планиране на времето“ с плъзгане и пускане, за да управлявате графика на екипа си на дневна, седмична или месечна база.
Ако член на екипа закъснее (всички знаем как може да се развие понякога животът), ClickUp автоматично променя крайните срокове за всички зависими задачи.
Бонус: Алтернативи на имейла
7. Интеграция на Gmail и Microsoft Outlook
ClickUp ви позволява да свържете Gmail и Outlook с вашите задачи в ClickUp. По този начин всяка задача, която добавите в ClickUp, ще се синхронизира с вашите задачи в Gmail или Outlook.
Искате да спестите време?
Превърнете важните имейли в пощенската си кутия в Gmail в задачи в ClickUp, като им добавите звездички. ⭐
Можете също да синхронизирате задачите си в ClickUp с Google Calendar.
Сега, ако актуализирате задача в ClickUp, ще видите промяната в приложението на Google.
Говорим за удобство!
Но това не е всичко, което ClickUp ви предлага! 🎁
Този страхотен софтуер за управление на проекти предлага и други функции, като:
- 50+ автоматизации на задачи : автоматизирайте повтарящи се задачи и оптимизирайте работния си процес
- Персонализирани изгледи : изберете как искате да видите даден проект, като използвате изгледи като диаграма на Гант, натоварване, табло Канбан и много други.
- Статуси на задачите: добавяйте актуализации към статуса на проекта си
- Списъци със задачи: използвайте прости списъци със задачи, за да видите ежедневните си постижения.
- Зависимости между задачите: помагат на екипа ви да изпълнява задачите в правилния ред
- Приоритети на задачите: използвайте флагове, за да посочите кои задачи трябва да бъдат изпълнени спешно.
- Интеграции с трети страни: ClickUp се интегрира с Evernote, Time Doctor и други
- Agile Dashboards: използвайте Sprint Widgets в Dashboards, за да получите обща представа за всеки Agile проект
- Горещи клавиши и клавишни комбинации : използвайте клавишни комбинации, за да подобрите и оптимизирате работата си.
Защо се нуждаете от инструменти за управление на задачите чрез електронна поща
Инструментите за управление на задачите по имейл помагат на проектните мениджъри и екипите да увеличат производителността си при работа с имейли.
С приложение за управление на задачи вашият екип може лесно да достигне нулево ниво на пощенската си кутия и да има повече време да се съсредоточи върху индивидуалните задачи.
Ето как софтуерът за управление на задачи прави това:
1. Превръща имейлите в задачи за изпълнение
С помощта на инструмент, който се интегрира с вашия имейл клиент, можете да превърнете пощенската си кутия в огромен списък със задачи.
Затова забравете за изтеглянето на отделно приложение за водене на бележки или приложение за задачи!
С управлението на задачи чрез имейл можете да създавате задачи и да добавяте подробности за тях директно от имейла си.
Кажете сбогом на дублирането на задачи и превключването между приложения и страници!
2. Да изпращате по-малко имейли и да спестявате време
С помощта на мениджър на задачи членовете на вашия екип, документите, свързани с проекта, и разговорите се съхраняват на едно централно място.
Това означава, че вече не е необходимо да изпращате въпроси по имейл на член на екипа, за да получите неясен отговор, който ви налага да изпратите още един имейл.
Продължавайте така достатъчно дълго и изведнъж...
Когато използвате приложение за задачи, вашите имейли съдържат всички подробности за задачата, заедно с крайния срок. А ако някой има въпрос, може просто да изпрати съобщение във вградения чат.
Voilà!
Отговори в рамките на секунди.
3. Повишава ефективността на екипа
Инструментите за управление на задачи чрез имейл предоставят на проектните екипи подробни описания на задачите, така че екипите да не се объркват относно своите отговорности. Освен това можете просто да споделите задача с член на екипа, като го споменете.
Приложенията за управление на проекти също помагат на екипите да работят съвместно. Чрез използването на функции за проследяване на задачи и незабавни съобщения, екипите и проектните мениджъри имат по-добра представа за напредъка на всеки в проекта.
4. Централизира работния ви процес
Какво е по-лошо от управлението на няколко задачи едновременно?
Управление на множество задачи на различни платформи!
Всички ние обичаме да се смятаме за страхотни мултитаскъри, но истината е, че сме много по-подходящи за работа на централизирани, унифицирани платформи.
Той поддържа реда и организираността и ви помага да разберете нещата с един поглед.
И точно с това ще ви помогне платформата за управление на задачи чрез имейл. Тъй като можете да управлявате разпределението на работната натовареност, комуникацията в екипа и планирането на задачите от един и същ интерфейс, няма да се налага да преминавате от платформа на платформа, опитвайки се да разберете какво става!
Заключение
Управлението на задачите чрез имейл позволява на екипите да използват пощенската си кутия като основна платформа за управление на проекти. Макар че можете да продължите да използвате обичайната си пощенска кутия, тя не ви предоставя работно пространство с възможности за сътрудничество, вградени чат стаи и автоматизация на задачите.
ClickUp предлага на екипите широка гама от ефективни функции за управление на задачите и работния процес по електронна поща, за да им помогне да бъдат възможно най-продуктивни.
С функции, вариращи от планиране на задачи до делегиране на задачи по имейл, ClickUp има всичко необходимо, за да управлявате задачите си от пощенската си кутия.
Вземете ClickUp още днес и вижте как пощенската ви кутия се превръща в ефективен инструмент за управление на задачите, защото не забравяйте, че животът е прекалено кратък, за да го губите в безкрайни и досадни вериги от имейли.
Просто попитайте Джак:
