Бюджетът на проекта трябва да покаже на екипа ви коя работа е одобрена, каква ще бъде очакваната стойност на доставката и колко ще струва завършването, ако се спази настоящият план. Една единствена обща сума сама по себе си не може да отговори на тези въпроси.
Ако работите на базата на фиксирана такса или авансово заплащане, отделете сумата, която таксувате на клиента, от разходите за изпълнение на работата. След това актуализирайте прогнозата, когато екипът получи повече информация. По този начин ще откриете проблема, докато все още имате възможности за действие.
Ключови изводи
Ключови изводи
- Изгответе бюджета въз основа на определените задачи, прогнозните часове, разходите по проекта и конкретните предположения.
- Проследявайте действителните разходи и прогнозата за незавършената работа, а не само вече платените фактури.
- Сравнявайте прогнозата с одобрения бюджет за разходи всяка седмица.
- Разглеждайте заявката за промяна на обхвата като решение относно работата, хонорара и сроковете и получите одобрение, преди да започне променената работа.
На тази страница: Изготвяне на бюджета на проекта в 7 стъпки · Откриване на тенденции за превишаване на бюджета · Обсъждане на промени в бюджета · Често задавани въпроси за бюджета на проекта
Какво представлява бюджетът на проекта?
Бюджетът на проекта е одобрената оценка на разходите за изпълнението на определен набор от дейности. В него се отразяват включените дейности, ресурсите, които са им разпределени, очакваните разходи, графикът и предположенията, на които се основава оценката.
Отделяйте хонорара на клиента и бюджета за изпълнение като отделни суми. При проект с фиксиран хонорар прогнозата ви трябва да показва дали разходите за изпълнение изразходват по-голяма част от хонорара, отколкото е планирано. При договор за абонаментно възнаграждение проследявайте разходите за договорената работа през всеки отчетен период.
За практическо ръководство относно таксите, които се начисляват на клиента, вижте как се изчисляват таксите за управление на проекти. Тази статия се фокусира върху бюджета за изпълнение и начините за неговото контролиране.
Какво трябва да включва бюджетът на един проект?
Включете достатъчно подробности, така че човек, който не е изготвил прогнозата, да може да разбере какво обхваща бюджетът и как екипът ще го проследява:
- Обхват и изключения: крайните резултати, етапите на преглед, зависимостите и работата, която не е включена в споразумението.
- Трудови ресурси: планираните часове по роли или работни пакети, умножени по вътрешната ставка на разходите, която вашата агенция използва.
- Разходи по проекта: одобрени фрийлансъри, материали, лицензи, пътни разходи или други разходи, специфични за този ангажимент.
- График: кога се очаква да се извърши работата и какви ще бъдат разходите за нея.
- Предположения и рискове: това, което все още не знаете, и това, което би могло да промени прогнозата.
- Резерв: документирана сума, предвидена за конкретни непредвидени обстоятелства, ако проектът има такива. Не приемайте произволен процент като универсално правило.
- Отговорности и контрол: кой актуализира действителните разходи, кой одобрява промените и колко често се преразглежда прогнозата.
В „Насоките за оценка на разходите“ на Британската агенция за инфраструктура и проекти се посочва, че оценката се развива с напредването на проекта, остава свързана с обхвата и графика и трябва да бъде изразена като диапазон, отразяващ риска и несигурността. Насоките са предназначени за големи инфраструктурни проекти във Великобритания, така че в тази статия се заимства принципът на оценяване, а не подробните контролни механизми за публичния сектор. Вижте „Насоки за оценка на разходите“, публикувани на 17 март 2021 г.
Как да съставите бюджет за проект в 7 стъпки
1. Определете одобрения обхват
Започнете с подписаното предложение, техническото задание или друг одобрен обхват на работата. Избройте всеки резултат, критериите за приемане, етапите на преглед, крайните срокове и отговорностите на клиента. Отбележете и изключенията. „Текстът за уебсайта“ не е резултат, който може да се включи в бюджета, докато не разберете кои страници са включени, кой предоставя изходния материал и колко етапа на преглед са предвидени.
Записвайте предположенията, които оказват влияние върху разходите. Примери за това са кога клиентът ще даде обратна връзка, дали даден фрийлансър е на разположение или дали екипът може да използва отново предишни проучвания. Обозначете дадено предположение като такова, докато някой не го потвърди.
2. Разделете работата на крайни резултати и задачи
Разделете работата на достатъчно малки пакети, за да можете да ги оцените. За всеки резултат избройте стъпките и ролите, необходими за неговото изпълнение. Помолете хората, които извършват работата, да проверят разбивката. Кратък преглед сега е по-евтин, отколкото да се открие пропуснат етап на контрол на качеството, след като екипът вече е изразходвал бюджета.
Структурата на разбивката на работата (WBS) е един от начините за организиране на работата по проекта в по-малки компоненти. Наръчникът за оценка и изчисляване на разходите на Сметната палата на САЩ (GAO) отделя в прогнозите за правителствените програми отделни глави за WBS (глава 7, стр. 56–69) и за основните правила и предположения (глава 8, стр. 71–79). Тази статия заимства основната идея за организиране, а не федералните контролни механизми или управлението на спечелената стойност (Earned Value Management), описани в наръчника.
3. Оценка на разходите за труд и разходите по проекта
Оценете часовете по роли или работни пакети, след което ги умножете по вътрешната ставка, използвана за планиране. Използвайте одобрената от вашата агенция ставка, а не тази, която фактурирате на клиента. Добавете разходите за доставчици и други разходи, специфични за проекта, отделно, за да могат лесно да бъдат проверени по-късно.
Разходи за труд = планирани часове × вътрешна ставка на разходите
Когато обхватът все още е неясен, посочете диапазон или поне направете предположенията видими. Не представяйте ниската оценка като сигурна само защото предложението изисква една цифра. В предговора си ръководството на GAO дефинира оценката на разходите като сумата от отделните елементи на разходите, изчислени по установени методи и въз основа на валидни данни, и посочва, че актуализациите трябва да включват действителни данни и промени в програмата. Това са насоки за оценки на федерални програми; тук използвайте принципа на проследимата оценка, без да твърдите, че статията следва изцяло метода на GAO. Вижте GAO-20-195G, март 2020 г., Предговор, стр. 2.
4. Добавете резерв за конкретни непредвидени обстоятелства
Напишете рисковете, които биха могли да увеличат разходите, като например допълнителен цикъл на преглед, неизвестно изискване за интеграция или оферта от доставчик, която все още не е потвърдена. Решете дали в прогнозата е необходим резерв и в какъв размер, въз основа на тези рискове и политиката на вашата агенция. Посочете резерва ясно като отделен ред. Не го скривайте в работните часове и не твърдете, че един и същ процент важи за всеки проект.
Пример с решение: определете цената на работата, след което проверете прогнозата
Цифрите по-долу са само за илюстрация. Те не представляват действителни тарифи на агенции, пазарен еталон или резултати на клиенти. Заменете ги със собствените си разходни ставки, оферти на доставчици и договорни условия.
Да приемем, че става дума за проект с фиксирана цена, при който хонорарът на клиента е 24 000 долара. Планираният обем на работата е:
| Управление на проекти | 20 | 60 долара на час | 1 200 долара |
| Стратегия | 28 | 80 долара на час | 2 240 долара |
| Дизайн | 36 | 70 долара на час | 2 520 долара |
| Копирайте | 32 | 65 долара на час | 2 080 долара |
| Създаване | 64 | 85 долара на час | 5 440 долара |
| QA | 20 | 60 долара на час | 1 200 долара |
| Общо планиран труд | 14 680 долара |
Добавете 2 200 долара за разходи, свързани с доставчици и други разходи, специфични за проекта. Базовата оценка е 16 880 долара. Екипът идентифицира конкретни несигурности и заделя отделен резерв от 2 000 долара, като по този начин одобреният бюджет за разходи става 18 880 долара. Спрямо фиксираната такса от 24 000 долара планираната разлика е 5 120 долара преди общите разходи и данъците. Тази разлика не е нетна печалба.
Резервът от 2 000 долара е примерна стойност за планиране в този пример, а не препоръчителен процент.
5. Включете бюджета в графика и получите одобрение
Присвойте всеки разход към конкретен резултат и периода, в който се очаква да бъде извършена работата. Отбележете кой отговаря за всяка прогноза и кой ще актуализира действителните данни. Уверете се, че обхватът, датите, предположенията и планът за общите разходи съответстват на споразумението с клиента и на процеса на одобрение във вашата агенция.
След като планът бъде одобрен, запазете тази версия като базова линия. Ако планът се промени, запишете заявката и нейното въздействие, вместо тихо да замествате първоначалната оценка. Първоначалната базова линия ви помага да видите какво се е променило и защо.
6. Проверявайте действителните разходи и прогнозите всяка седмица
За всеки работен пакет записвайте действителните разходи за труд и разходите по проекта към днешна дата. След това изчислете разходите за оставащата работа. Включете ангажираните разходи за доставчици само веднъж, а не веднъж като фактура и отново като бъдеща работа.
Изразходваната сума е действителната стойност на разходите, направени до момента. Сравнете действителните разходи със сумата, планирана за този етап от графика. Ако проследявате изразходваната сума като дял от общия бюджет, използвайте действителните разходи до момента, разделени на одобрения бюджетен разход. Този дял сам по себе си не е показател за степента на завършеност.
Оценка при завършване = действителни разходи към момента + прогнозни разходи до завършване
Отклонение от прогнозата = прогнозна стойност при завършване – одобрен бюджетен разход
Положителното отклонение означава, че текущата прогноза надвишава одобрения бюджет. Отрицателното отклонение означава, че прогнозата е под него. Нито една от двете цифри сама по себе си не обяснява причината, затова я прегледайте заедно със състоянието на крайните резултати и графика.
Например, към третата седмица екипът е изразходвал 9 100 долара и прогнозира, че ще са необходими още 10 400 долара за завършване на проекта. Прогнозата е 19 500 долара. В сравнение с примерния бюджет от 18 880 долара, прогнозата надвишава бюджета с 620 долара. Прогнозата дава възможност на екипа да прецени оставащата работа, да потвърди оценката и да обсъди варианти, преди надхвърлянето на бюджета да стане окончателно.
Седмичният преглед е полезна отправна точка за този работен процес, а не универсален стандарт. Правете преглед по-често, когато разходите се променят бързо или предстои голямо плащане към доставчик. Сравнявайте действителните разходи с очакваните разходи за този етап от графика. Не приемайте, че разходите и напредъкът на работата се развиват с една и съща скорост, освен ако проектният план не подкрепя това сравнение.
7. Реагирайте на отклоненията, преди да се наложат промени в обхвата
Ако прогнозата надвишава одобрения бюджет, потвърдете оценката за оставащата работа и установите причината. Използвайте проверките по-долу, за да решите какво може да бъде коригирано в рамките на съществуващия обхват. Ако клиентът иска различна работа, документирайте нейното въздействие върху разходите и графика и получите необходимото одобрение, преди да промените плана.
Три модела на превишаване на бюджета, които трябва да се забележат навреме
- Допълнителната работа се промъква без да е взето решение. В списъка със задачи се появява нов резултат или кръг на преглед, но одобреният обхват и прогнозата остават същите. Сравнете новите заявки с подписания обхват и отбележете тяхното въздействие върху разходите и графика, преди да започне работата.
- Часовете изтичат, преди крайният резултат да е готов. Дадена задача отнема повече часове от планираното, докато все още има важна работа за вършене. Помолете отговорника за нова оценка за завършване, проверете дали има необходимост от преработка или пропуснати стъпки, след което актуализирайте прогнозата, вместо да приемате, че оставащата работа ще бъде безплатна.
- Забавянето води до допълнителни разходи. Закъснелите одобрения или блокираните зависимости принуждават екипа да работи в режим на спешност, карат хората да чакат или променят резервациите при доставчиците. Прегледайте заедно графика и потвърдените разходи. Ескалирайте решението, докато екипът все още може да промени работата или сроковете.
Прогнозата е полезна само когато може да промени следващите действия на екипа. Запишете причината, отговорното лице и датата на следващия преглед заедно с цифрата.
Как да обсъдите промяна в бюджета с клиент
Не превръщайте неофициална молба в неодобрена работа. Първо, преформулирайте поисканата промяна и я съпоставете с договорения обхват. След това оценете нейното въздействие върху разходите, сроковете и другите резултати. Предложете на клиента ясни варианти, като например замяна на съществуващ елемент, добавяне на такса и време или отлагане на молбата.
Можете да кажете: „Настоящият обхват включва одобрената начална страница и два кръга на преглед. Добавянето на втора страница променя обхвата на работата. Можем да заменим друг резултат, да определим цена за допълнителната страница и да актуализираме датата, или да го оставим за по-късен етап. Кой вариант трябва да документираме?“
Клиентът трябва да одобри договорената промяна в писмена форма, преди екипът да актуализира плана си и да започне допълнителната работа. Проверете договора и правилата за одобрение на вашата агенция, за да разберете точния процес. В „Teal Book“ на Government Project Delivery се посочва, че заявките за промени трябва да бъдат оценени по отношение на тяхното въздействие върху базовите показатели, преди да се вземе решение за одобрение, отхвърляне или отлагане. Това е принцип за контрол в публичния сектор, адаптиран тук като опростен регистър на промените от страна на клиента, а не като правен съвет или заместител на вашия договор. Вижте Глава 22: Контрол на промените, публикувана на 29 юли 2024 г. и последно променена на 1 юли 2026 г.
Съществуващи шаблони за бюджети на проекти
Използвайте шаблон само ако структурата му съответства на обхвата на вашия проект. Връзките по-долу представляват отделни отправни точки, а не заместител на оценката на работата.
Шаблон за обща схема на проекта
Шаблон за матрица на ресурсите на проекта
Шаблон за управление на бюджетирани проекти
Шаблон за заявка и одобрение на проект
Шаблон за управление на разходите по проекти
Шаблон за резултати от проекта
За повече формати вижте обобщението на шаблоните за бюджети на проекти.
Често задавани въпроси за бюджета на проекта
Какво трябва да включва бюджетът на един проект?
Включете одобрения обхват, работните пакети, планираните часове, вътрешните ставки за разходи за труд, разходите, специфични за проекта, графика, предположенията, рисковете, резерва, действителните разходи и прогнозата за собственика. Осигурете видимост и на изключенията, и на правилата за одобрение.
Как се изчислява бюджетът на един проект?
Направете оценка на всеки работен пакет, умножете планираните часове по вътрешната ставка на разходите, добавете разходите за доставчици и други разходи, специфични за проекта, след което документирайте всяка резерва за конкретни непредвидени обстоятелства. Сумирайте отделните позиции, за да получите одобрения бюджет за разходите. Отделете хонорара на клиента в отделен ред.
Колко често трябва да преразглеждате бюджета на проекта?
При ангажимент с агенция седмичната проверка е практична отправна точка. Преразгледайте по-рано, когато работата или разходите се променят бързо, или преди поемането на голям ангажимент. Подходящата честота зависи от графика, модела на разходите и нуждите от вземане на решения.
Колко средства за непредвидени разходи трябва да включва бюджетът на проекта?
Не приемайте, че един и същ процент е подходящ за всеки проект. Идентифицирайте несигурностите, решете кои от тях изискват резерв и документирайте как е определена сумата. Ако не можете да обясните резерва, той е само предположение.
Какво трябва да направите, когато прогнозата надхвърли бюджета?
Потвърдете прогнозата за оставащата работа и определете причината; не забравяйте, че всеки одобрен резерв вече е включен в одобрения бюджет за разходи, така че не може да покрие прогноза над тази обща сума за втори път. Ако обхватът или разходите трябва да се променят, обсъдете вариантите с клиента и получите необходимото одобрение, преди да пристъпите към допълнителната работа.
Започнете със структура на бюджета
Използвайте шаблона „Проектен бюджет с WBS“ като отправна точка за съпоставяне на работата с разходните прогнози. Адаптирайте структурата, така че да съответства на обхвата, политиката за разходите и процеса за одобрение на промени, преди да го използвате с клиент.