8 най-добри алтернативи на електронната поща за бизнес комуникация

Ах, електронната поща. Тя е проста. Тя е позната. Тя е... остаряла и болезнено бавна. 🐌

Разбира се, той е подходящ за официални дискусии или изпращане на важни документи. Но тъй като все повече разчитаме на цифровото сътрудничество, става ясно, че електронната поща просто не е проектирана да се справя с мащабна комуникация в сътрудничество.

За щастие, има много алтернативи на електронната поща, които са проектирани да поддържат глобално сътрудничество в реално време. И като възприемете една или няколко от тези алтернативи на електронната поща, можете да ускорите производителността на вашите задачи за сътрудничество.

Все още не сте сигурни дали сте готови да се откажете от имейла? Не се притеснявайте. Разбираме ви! За да ви помогнем да разберете откъде идваме, нека бързо разгледаме защо имейлът не е подходящ за вашите съвременни нужди в областта на бизнес комуникациите.

След това ще ви представим осем от най-добрите алтернативи на електронната поща и комуникационни инструменти, с които да оптимизирате комуникацията в екипа и бизнеса си. 🙌

3 причини, поради които се нуждаете от алтернатива на електронната поща

Имейлът е мястото, където сътрудничеството умира.

Не, сериозно, не преувеличаваме; 70% от служителите смятат, че имейлът е огромна пречка за продуктивността.

Защо?

Защото, за разлика от други хибридни решения за работното място, имейлът не разполага с функциите и гъвкавостта, които насърчават ефективното сътрудничество.

Нека разгледаме трите основни проблема с електронната поща. 👀

1. Имейлът не е подходящ за обратна връзка в реално време 🔁

Обратната връзка ни помага да се подобряваме непрекъснато и гъвкаво. Колкото по-бързо и по-редовно получавате обратна връзка, толкова по-скоро можете да я използвате, за да направите информирани промени.

Проблемът с електронната поща обаче е, че тя е известна с бавността и ненадеждността си.

Представете си, че сте изпратили документ по имейл на десет души за преглед. Колко време ще трябва да чакате, докато ви отговорят?

Няколко часа? Един ден? Седмица или две? Всъщност, откъде знаете, че изобщо са видели имейла ви? (Въведете пасивно-агресивния имейл за проследяване. )

Без възможността да улеснява обратната връзка в реално време, електронната поща забавя развитието и растежа до скоростта на охлюв.

2. Имейлите лесно могат да се изгубят в низовете 📨

Имейлът е информационна задънена улица.

След няколко разменени съобщения, намирането на конкретна информация в имейл кореспонденцията започва да става трудно – и това е само когато става въпрос за разговор между двама души. Добавете още няколко души към разговора и намирането на конкретна информация в кореспонденцията е като търсене на игла в купа сено.

Всъщност 73% от служителите казват, че прекарват твърде много време в търсене на имейли. 56% намират цялата задача по търсенето на документи в пощенската си кутия за изключително изнервяща.

3. Имейлът не е гъвкав 🐌

Ако искате да създадете шедьовър, трябва да можете да водите гъвкави разговори в сътрудничество. Идеите трябва да се променят, плановете трябва да стават все по-сложни, а елементите трябва да се изхвърлят и подобряват, докато проектът ви придобива форма.

Имейлът не само затруднява гъвкавите разговори.

Нито един от вашите разговори не се провежда в реално време. Големите вериги от имейли стават объркващи и трудни за навигиране. Служителите остават извън кръга на новите разработки, което води до изолиране на знанията и загуба на производителност. Всички тези проблеми могат да навредят на вътрешния ви работен процес и качеството на вашите проекти.

8 алтернативи на електронната поща за бизнес комуникация

Всичко не е загубено – има много алтернативи на електронната поща, които можете да използвате за вашите бизнес комуникации.

Първо, нека разгледаме софтуера за управление на проекти.

1. Софтуер за управление на проекти

Голяма част от бизнес комуникациите ви се въртят около софтуера за управление на проекти, нали? Но пробвали ли сте някога да управлявате проект чрез Gmail или Outlook?

Това е досадно. Това е объркващо. Няма централна система за съхранение на файлове, няма обратна връзка в реално време, нито видимост на проекта. И всичко това, защото платформите за електронна поща просто не са създадени за управление на проекти.

Решението? Софтуер за управление на проекти.

Решението за любителите на имейлите? Управление на проекти чрез имейл в ClickUp!

Най-добър инструмент: Софтуер за управление на проекти чрез имейл на ClickUp

Ако търсите безпроблемно управление на проекти, тогава ClickUp е точно за вас. Но какво точно прави ClickUp петзвезден инструмент за управление на проекти?

Софтуерът за управление на проекти като ClickUp е проектиран да оптимизира процеса на управление на проекти и помага на отделни лица и екипи от всякакъв размер да повишат производителността си, като обединяват цялата си работа на едно място.

Гъвкавите и усъвършенствани функции ви позволяват лесно да разпределяте и проследявате задачи, ефективно да управлявате множество задачи, да настройвате персонализирана автоматизация, да комуникирате в реално време с членовете на екипа и много други – всичко това в една централизирана платформа.

ClickUp също така предотвратява бизнес комуникациите ви да се превърнат в хаотична паяжина. Той централизира комуникациите и ви осигурява пълна прозрачност на всеки един разговор (разбира се, в комбинация с сигурна услуга за електронна поща).

С Email ClickApp, Outlook, IMAP, Office 365 и Gmail потребителите могат да свържат своите имейл акаунти с ClickUp, за да изпращат и получават имейли директно от задача в ClickUp, което улеснява оптимизирането на комуникацията, проследяването на разговорите и спестява време от преминаването към друг раздел за управление на имейлите. 📧

Не само можете да изпращате и получавате имейли директно от задачите, но и можете:

ClickUp предлага безплатна версия с богат набор от функции, която ви позволява да изпробвате безплатно инструмента за управление на проекти и имейли. Изтеглете приложението и го интегрирайте с най-често използваните от вас доставчици на имейл услуги, като Outlook и Gmail, за да оптимизирате комуникацията в екипа и с клиентите още днес. ⚡️

2. VoIP

Имате ли бизнес VoIP телефонна система?

Бизнесът се нуждае от VoIP за бърза и надеждна телефонна комуникация. VoIP означава „глас през интернет протокол“ и основно ви позволява да провеждате разговори чрез интернет връзка, а не чрез физическа стационарна линия.

VoIP гласовите повиквания са съществена алтернатива на имейла, защото, нека си признаем, някои разговори наистина не са подходящи за имейл.

Гласовите повиквания ви спестяват време, са по-лични и ви осигуряват по-голяма мобилност и производителност. Не се нуждаете от ръцете си, за да провеждате VoIP разговори чрез слушалки, което означава, че можете да приемате обаждания, докато работите по проект, сортирате файлове, приготвяте кафе или правите каквото и да е друго!

Най-добър инструмент: Dialpad

Dialpad не е обикновена VoIP телефонна система. Това е облачно решение за контакт център, което използва VoIP, изкуствен интелект и редица други технологии, за да предостави напълно унифицирани гласови услуги, имейл, SMS, социални медии и незабавни съобщения.

Тези функции могат да се използват на различни устройства, независимо от физическото ви местоположение. Когато става въпрос за гласови повиквания, Dialpad е снабден с мощни функции за подобряване на комуникацията, като например:

И не забравяйте, че това е платформа „всичко в едно“, създадена да оптимизира комуникациите. Така че, ако се опитвате да предадете сложна идея по имейл и не успявате, можете просто да се обадите на колегата, заинтересованата страна или клиента си с едно натискане на бутон, директно от същата платформа.

Сбогом на изолираните данни и неудобното превключване между приложения!

Бонус: Шаблони за дрип кампании по имейл за автоматизиране на работните процеси по имейл

3. Платформи за сътрудничество

Съвместните разговори по имейл често се превръщат в хаос. В крайна сметка се получават объркани имейл вериги, разпръснати знания и десет различни версии на споделения документ.

Инструментите за бизнес сътрудничество предоставят на фирмите възможност да се свързват и да си сътрудничат отвсякъде на една специална платформа без объркване, изолирани системи или досадни размени на информация.

Най-добър инструмент: Google Workspace

Google Workplace е набор от облачни инструменти за продуктивност и сътрудничество, включващ:

По-конкретно за комуникацията в екипа, Google Workspace предлага следните инструменти като алтернатива на електронната поща:

4. Интранет

Представете си, че имате собствена частна бизнес мрежа, достъпна само за служителите на вашата компания.

Това е интранетът. Той е често срещано решение за улесняване на трансформацията на предприятията, тъй като предоставя на големите компании сигурно, споделено и персонализирано работно пространство за комуникация и сътрудничество. Но той не е предназначен само за големи предприятия – малките фирми също могат да се възползват от интранет.

Интранетът ви позволява да създадете вътрешна база от знания, за да елиминирате информационните силози за новоназначените служители. Можете също да създадете частни канали, предназначени за конкретни членове на екипа.

Най-добър инструмент: ClickUp

ClickUp предоставя основните елементи на вашата интранет мрежа: централизиран онлайн портал, център за вътрешна комуникация, управление на проекти с максимална видимост и междуфункционално сътрудничество.

Ето някои от разширените функции, които получавате с ClickUp:

Чрез оптимизиране и обединяване на сътрудничеството в една сигурна, частна мрежа, ClickUp ви помага да държите екипите информирани и продуктивни на всеки етап от жизнения цикъл на проекта.

5. Видеоконферентна връзка

Видеоразговорите са най-близкото нещо до лична среща. Те ви позволяват да се включите в плавна и динамична дискусия, вместо в изкуствения разговор, който трябва да понасяте при използването на имейл.

Чрез приложенията за видеоконферентна връзка членовете на екипа могат да обменят идеи в реално време и да получават незабавна обратна връзка и решения. Видеоразговорите могат да помогнат на дистанционните работници да се чувстват по-свързани с колегите си в сравнение с имейлите, телефонните разговори и други „безлични“ методи за комуникация, което ги прави ефективна комуникационна стратегия и чудесна алтернатива на имейла.

Най-добър инструмент: Dialpad Meetings

Dialpad Meetings ви предлага неограничени видеоконференции, независимо от местоположението ви или устройството, което използвате. Можете да се насладите на продуктивни видеопреживявания от всяка точка на света.

Някои от функциите, които предлага, са:

О, и благодарение на удобното уеб приложение, вашите контакти дори не се нуждаят от приложението, за да се включат във видеоконференция.

6. SMS и незабавни съобщения

С толкова много съобщения в пощенската ви кутия, е много лесно да пропуснете важно имейл или да забравите да отговорите на въпрос.

Освен това, има и проблемите, които споменахме по-горе (липса на сътрудничество, видимост... сами разбирате).

SMS и чатът предлагат просто и безпроблемно решение за комуникацията в екипа.

Най-добър инструмент: ClickUp Chat view

Чатът на ClickUp съчетава перфектно простотата и функционалността.

Това намалява необходимостта от срещи и е една от най-добрите алтернативи на Gmail или всеки друг доставчик на електронна поща. Тя ви предоставя същата функционалност като електронната поща и ви позволява да комуникирате с екипа си по-бързо, без да напускате работната си платформа.

Започнете чат с един или повече хора, обменяйте съобщения незабавно, споделяйте бързо актуализации в реално време, свързвайте ресурси и консолидирайте комуникацията в екипа на едно място. Можете също така:

Чат изгледът е достъпен в плана Free Forever, безплатната версия на ClickUp. Опитайте го и ускорете комуникацията в екипа си още днес.

7. Социални медии за бизнес

Социалните медии могат да бъдат ценен метод за комуникация в екипа, особено когато ги използвате заедно с някои от другите алтернативи на електронната поща, които споменахме.

Само си представете колко по-лесно и ефективно е да публикувате актуализация на статуса на LinkedIn страницата на вашата компания, вместо да изпращате имейл. Всички ваши служители получават незабавно уведомление и можете да видите всички отговори на публикацията на едно място.

Най-добър инструмент: Workplace by Meta (по-рано Facebook)

Workplace by Meta е по същество Facebook за бизнеса. Той дори има същия интерфейс. Workplace ви позволява да:

Той предлага много възможности за комуникация, която повишава производителността. И, разбира се, има и известният новинарски поток на Facebook, където можете да публикувате актуализации и да разглеждате подходяща бизнес информация.

8. Запис на екрана

Представете си, че имате нови служители, които се затрудняват да изпълнят онлайн задача. Приложението за запис на екрана ще ви позволи да създадете видео с инструкции, което е много по-лесно, отколкото да пишете дълъг имейл, в който обяснявате как да се направи нещо.

По същия начин, може да забележите грешка на уебсайта си и да се наложи да я съобщите на ИТ екипа си. Разбира се, можете да напишете имейл, в който да опишете подробно какво се случва, или просто да им покажете проблема с екранна запис, за да докладвате и разрешите проблема по-бързо.

Най-добър инструмент за запис на екрана: Clip by ClickUp

Създаването и споделянето на екранни записи е лесно с Clip by ClickUp — инструмент за запис на екрана в приложението, който позволява на екипите да комуникират по-ефективно, особено когато работят дистанционно и асинхронно.

Не само можете да записвате без ограничения във времето, но дори можете да добавите глас към записа чрез микрофона си. Разбира се, това не е всичко.

ClickUp е инструмент за управление на проекти, помните ли? Всички функции на ClickUp са проектирани да улеснят процеса на управление на проекти. Ето защо в Clip можете:

Отидете отвъд имейла – подобрете комуникациите си с алтернативи на имейла

Да се откажем от електронната поща е трудно, особено когато тя ни е служила вярно в продължение на толкова години. Но не забравяйте, че електронната поща все още заема важно място в света на бизнес комуникациите, което вероятно няма да бъде заменено в близко бъдеще.

Не е необходимо да замените изцяло електронната поща – всъщност ClickUp се интегрира с Gmail и Outlook, за да подобри възможностите на обичайната ви електронна поща.

Но в бизнес света на дистанционната работа и цифровото сътрудничество е от съществено значение да подобрите комуникациите си с алтернативи на електронната поща, като инструменти за управление на проекти, софтуер за интранет и видеоконферентна връзка.

Искате да ускорите управлението на проектите си и възможностите за бизнес сътрудничество? Започнете безплатно и опитайте решението за управление на проекти чрез имейл на ClickUp!

Гост-автор:

Jenna Bunnell е старши мениджър „Маркетинг на съдържание“ в Dialpad. Тя е запалена по идеята да комуникира дизайн чувствителността на дадена марка и да визуализира как съдържанието може да бъде представено по креативен и изчерпателен начин. Jenna е писала и за други домейни, като FreshySites и BlockSurvey.