От управлението на задачите до оптимизирането на екипната работа, стандартните оперативни процедури (SOP) могат да намалят грешките, да обяснят текущите работни процеси и да осигурят основно ниво на контрол на качеството.
Комбинирайте всичко това и добавете малко инструменти за приоритизиране на работата, и SOP може да спести пари на цялата организация.
Но, разбира се, първо трябва да знаете как да създадете тези документи. Тук на помощ идва намирането на софтуерно решение за SOP.
В този наръчник ще разгледаме най-добрите SOP софтуери за документиране, организиране и оптимизиране на вашите бизнес процеси.
Какво трябва да търсите в софтуера за SOP?
Най-добрият SOP софтуер улеснява процеса на създаване. Той подпомага цялостното управление на процесите с няколко функции, които можете да използвате в процеса на оценяване:
- Готови за употреба шаблони: Набор от утвърдени SOP шаблони, които могат да се прилагат без много настройки.
- Полезни уроци: Ясна документация на проектите и процедурите, която позволява по-гладка работа на бизнеса
- Сътрудничество: Споделяне на знания в облака, което прави вашата база от знания и обзор на работните ви процеси достъпни за всички ваши служители.
- Интеграция: Директна връзка с вашия софтуер за управление на задачи, която позволява интеграции, като автоматизирани напомняния за задачи въз основа на вашите SOP.
- Лесно поддържане на SOP: Възможност за лесно създаване на оперативни политики за назначаване на служители и цялостно управление на знанията
- Цена: Безплатни функции на SOP софтуера, за да тествате функциите, преди да се ангажирате с платени планове.
Преди всичко, той трябва да улеснява внедряването и споделянето на SOP за вашата организация. Добрата новина: Повечето от най-добрите софтуерни решения за SOP, изброени по-долу, притежават тези задължителни функции.
10-те най-добри софтуера за стандартни оперативни процедури
1. ClickUp
ClickUp е софтуер за управление на проекти „всичко в едно“, предназначен за екипи от всякакъв размер и от различни индустрии. Това, което отличава ClickUp, е способността му да създава документи с контролирана версия за основни процеси, като същевременно служи като централизиран център за продуктивност и сътрудничество в цялата компания.
А с ClickUp AI е необходимо по-малко усилие, за да се поддържа последователност и качество, тъй като процесите се променят с времето. Създавайте SOP, получавайте предварително форматирано съдържание и подобрете писането на вашия екип само с няколко кликвания.
ClickUp се интегрира и с хиляди други работни приложения, консолидирайки вашите процеси и данни в една система!
Най-добрите функции на ClickUp
- ClickUp Docs позволява документиране на процедури с динамични и статични документи за ефективен контрол на версиите.
- Цялостна библиотека от шаблони за SOP софтуер, които включват SOP шаблон на ClickUp, работни задания и карти на процесите.
- Неговата директна интеграция с решението за управление на задачите на ClickUp превръща вашите SOP в лесно проследими и повтаряеми процеси.
- Лесният за използване интерфейс прави вашите SOP достъпни за всички членове на екипа.
- Определените и сегментирани роли на потребителите правят SOP софтуера подходящ за всеки, включително и за ръководителите на организации.
Ограничения на ClickUp
- Безплатната версия може да има ограничения по отношение на някои разширени функции на SOP софтуера и пространството за съхранение.
- Някои потребители не харесват интерфейса, особено избора на цветове и шрифтове на софтуера.
Цени на ClickUp
- Безплатен завинаги
- Неограничен: 5 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Business Plus: 19 $/месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
- ClickUp AI е достъпен за всички платени планове на цена от 5 долара на месец за всеки член на работната среда.
Оценки и рецензии за ClickUp:
- G2: 4,7/5 (над 8000 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3000 отзива)
Бонус: Разгледайте 10 безплатни шаблона за техническа документация
2. Coassemble
Въпреки че е предимно платформа за обучение, Coassemble може да се конкурира в областта на SOP софтуера.
Специално разработен за малки предприятия, този инструмент работи особено добре за основни документи, като например устав на екипа. Персонализираните и шаблонизирани модули позволяват на членовете на вашия екип да четат основни процедурни документи, прости списъци за съвместна работа и други документи.
Най-добрите функции на Coassemble
- Готовите модули за обучение позволяват на новите членове на организацията да се запознаят с вашите стандартни оперативни процедури и други установени знания на екипа, които ще бъдат от полза за тяхната работа.
- Сегментиране на потребителите на ниво кохорта за създаване на контролни списъци и модули, съобразени с наличните знания на потребителите на платформата.
- Гъвкавите структури на разрешенията гарантират, че правилните хора имат правилния достъп до правилните SOP.
- Интеграцията с вашите съществуващи технологии ви позволява да разпределяте задачи и да комуникирате вашите цифрови SOP по-лесно.
- Визуалният акцент прави внедряването на стандартни оперативни процедури привлекателно за потребителите.
Ограничения на Coassemble
- Това не е истински софтуер за стандартни оперативни процедури, което означава, че ще ви бъдат необходими тези интеграции в усилията ви да изградите и комуникирате вашите стандартизирани процеси.
- Качването на съдържание, особено визуално съдържание, като изображения, може да бъде сложно в рамките на софтуера.
- Масовото регистриране на нови потребители може да бъде сложно, което води до по-дълги и по-повторяеми задачи за администраторите.
- Платформата не оптимизира контрола на версиите в бекенда, което затруднява управлението на SOP в по-големи организации.
Цени на Coassemble
- Pro 10: 50 $/месец
- Pro 20: 120 $/месец
- Premium 20: 160 $/месец
- Pro Unlimited: Необходима е индивидуална оферта
Оценки и рецензии на Coassemble
- G2: 4,7/5 (166 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (34 отзива)
3. SweetProcess
Тук имаме първия ни специализиран SOP софтуер. SweetProcess ви помага да наблюдавате и подобрявате процесите си, да следите отговорностите и да управлявате задачите съответно.
Целта на софтуера е точно това, което трябва да постигне правилният SOP софтуер: създаване на онлайн оперативно ръководство, достъпно за всички, което ви позволява да създавате SOP, да оптимизирате ежедневните си задачи и да правите по-малко грешки в процеса на създаване на SOP и текущото им внедряване.
Най-добрите функции на SweetProcess
- Той лесно документира вашите процедури, политики и процеси в прост обзор на таблото.
- Софтуерът помага на вашия екип да внедри вашите SOP чрез прости работни процеси и автоматизирани задачи.
- Софтуерът създава публична или частна база от знания, за да комуникира всички SOP, които другите трябва да знаят.
- Той създава екипи в рамките на вашите потребителски роли, за да оптимизира комуникацията и разпределението на задачите.
- Софтуерът предоставя безплатни шаблони за всичко – от събития до пожарни учения, работни процеси за съответствие и др.
Ограничения на SweetProcess
- Този специализиран софтуер прави интегрирането му с по-широки инструменти за управление на бизнеса по-трудно.
- Тази платформа ограничава импортирането до Word документи и визуални елементи, като изключва други типове файлове.
- Добавянето на екипи към даден процес не е непременно интуитивно и изисква ръчна работа в рамките на софтуера.
Цени на SweetProcess
- 99 $/месец за екипи с до 20 активни членове
- 5 $/месец допълнително за всеки допълнителен член на екипа над този лимит
Рейтинги и отзиви за SweetProcess
- G2: 4. 3/5 (5 отзива)
- Capterra: Все още няма отзиви
4. Tallyfy
Tallyfy е полезен SOP софтуер, който ви помага да документирате и автоматизирате всякакви задачи във вашата организация. От формуляри до одобрения, въвеждане в работата и дори задачи, свързани с клиенти, той си е спечелил мястото като един от най-добрите SOP софтуери на пазара.
Концепцията зад софтуера е проста. Запишете най-важните и най-добрите си SOP в една система и създайте планове, така че всеки да знае какво да прави. След това създайте самоавтоматизирани процеси, за да вършите работата си правилно всеки път.
Най-добрите функции на Tallyfy
- Не е необходимо кодиране. Подходът на Tallyfy към SOP подобрява усилията за сътрудничество, отчасти защото е толкова прост.
- Повишената прозрачност позволява на всеки в организацията да вижда не само вашите SOP, но и как платформата ги изпълнява ежедневно.
- Бързата и ефективна поддръжка на клиенти ви помага да персонализирате вашата собствена SOP софтуерна платформа, използвайки платформата Tallyfy.
- Автоматизацията на задачите въз основа на вашите SOP превръща теоретичните най-добри практики в реални подобрения в работата.
Ограничения на Tallyfy
- Потребителският интерфейс може да бъде малко бавен понякога, особено при сложни документи, процеси и SOP.
- Управлението на задачите е относително повърхностно, тъй като Tallyfy не може да управлява по-сложни процеси в рамките на вашия екип.
- Предложенията на изкуствения интелект могат да помогнат за подобряване на работните процеси, но могат и да станат прекалено натрапчиви, ако вече знаете какви видове процеси искате да изградите.
Цени на Tallyfy
- Tallyfy Docs: 5 долара на месец на потребител
- Tallyfy Pro: 30 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Tallyfy
- G2: 5/5 (3 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (11 отзива)
5. Начинът, по който работим
Този софтуер е инструмент за големи организации, франчайзи и други бизнеси с много локации, където комуникацията на вашите SOP може да бъде предизвикателство. В резултат на това, неговите функции са по-скоро задълбочени, от интеграция за видео и презентации до сложни диаграми.
Най-добрите характеристики на Way We Do
- Готовите шаблони за SOP улесняват създаването на вашата библиотека от нулата.
- Работните процеси за одобрение позволяват на ръководителите на организациите да подписват нови SOP и ви помагат да проверите дали различните членове на вашия екип са прочели необходимото.
- Активирани списъци за нови и утвърдени членове на организацията, за да следят своите материали за обучение и четене.
- Персонализираният табло включва елементи от списъка за проверка, задачи с краен срок и нови SOP, с които да се запознаете.
Ограничения на Way We Do
- Той е относително скъп в сравнение с някои от другите варианти в този списък.
- Софтуерът е сложен и изисква дълъг период на обучение, отчасти поради оптимизацията му за по-големи и по-сложни организации.
- Потребителският интерфейс в работните процеси не винаги е интуитивен.
- Документацията за обучението понякога е остаряла и се отнася до по-стари процеси при изучаването на софтуера.
Ценообразуване на Way We Do
- Вход: 99 $/месец за 10 потребители от екипа
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
Рейтинги и рецензии на Way We Do
- G2: 4. 6/5 (8 отзива)
- Capterra: 4,9/5 (11 отзива)
6. Trainual
Trainual е софтуер за трансфер на знания, предназначен предимно за обучение на нови и настоящи служители.
В най-добрия случай това е виртуално и интерактивно ръководство за обучение, което можете да използвате за споделяне на организационни знания. Още по-добре е, ако го използвате и като SOP софтуер.
Най-добрите функции на Trainual
- Интуитивният му процес превръща съществуващите SOP в подробна документация за обучение на вашите екипи.
- Разпределението на роли управлява както собствеността върху индивидуалните SOP, така и отговорностите за обучението.
- Той може лесно да вгражда външно съдържание, като PDF файлове, GIF файлове и видеоклипове.
- Неговата обширна библиотека с инструменти за интеграция включва Loom, Slack и разнообразен софтуер за управление на проекти.
Ограничения на Trainual
- Фокусът върху обучението и въвеждането в работата донякъде ограничава възможността за използване на Trainual като специализиран SOP софтуер.
- Влизането в системата може да бъде сложно, като различните модули изискват различни входове, вместо по-централизирано решение.
- Тази платформа съдържа донякъде ограничени опции за тестове за проверка на знанията в сравнение с други софтуери за обучение.
Цени на Trainual
- Train: 8 долара на месец на потребител
- Мащаб: 12 USD/месец на потребител
Оценки и рецензии за Trainual
- G2: 4,7/5 (над 500 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 400 отзива)
7. ProcessKit
Проектиран за агенции, ProcessKit помага на всеки, който работи с външни клиенти, да улесни процеса на въвеждане. Този софтуер създава SOP специално за въвеждане на нови клиенти, което позволява на агенциите и подобни фирми да следват лесно тези стъпки.
Най-добрите функции на ProcessKit
- Опростените шаблони за процеса на регистрация на клиенти помагат на всяка агенция да започне бързо
- Условната логика при изграждането на работни процеси позволява по-персонализирани ситуации, без да се прави компромис с автоматизацията.
- Интуитивният му Kanban изглед проследява регистрацията на множество клиенти без объркване.
- Делегирането на задачи включва участието на няколко членове от вашия екип в изпълнението на SOP за въвеждане на нови служители.
Ограничения на ProcessKit
- Възможността за персонализиране на софтуера означава, че първоначалният процес на настройка ще отнеме значително време.
- Неговите функции са свързани изключително с привличането на клиенти, което ограничава използването му като по-широк SOP софтуер.
Цени на ProcessKit
- Един план: 49 $/месец за до трима членове, 19 $/месец за всеки допълнителен член и неограничен брой гост акаунти, като например контакти на агенции.
Оценки и рецензии за ProcessKit
- G2: 5/5 (1 рецензия)
- Capterra: 5/5 (2 отзива)
8. Dozuki
Организациите в производството оцеляват или фалират в зависимост от оптимизацията и спазването на индивидуалните SOP. Dozuki идва на помощ.
С SOP софтуер, проектиран специално за тази индустрия, Dozuki улеснява производството.
Най-добрите функции на Dozuki
- Мощният процес за създаване на ръководства може да се справи дори с най-техническите документи в производствената индустрия.
- Неговите мащабируеми програми за обучение пренасят вашите SOP в практиката.
- Интегрираните му функции за превод за мултинационални организации позволяват използването на техните SOP в чужбина.
Ограничения на Dozuki
- Той има сложна и донякъде ограничена способност да контролира достъпа до различни SOP в зависимост от ролите на потребителите.
- Тъй като софтуерът е сложен, запознаването с него не винаги е интуитивно за новите потребители.
- Той може да интегрира ограничения във видеоклипове и изображения в отделни документи.
Цени на Dozuki
- Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Dozuki
- G2: 4. 4/5 (над 150 рецензии)
- Capterra: 4. 3/5 (12 отзива)
9. JobRouter
JobRouter гради своята ценностна предложения върху три стълба: автоматизация на процесите, управление на документи и управление на данни. Тази платформа изглежда като идеалният инструмент, който може да се използва и като софтуер за стандартни оперативни процедури.
Най-добрите функции на JobRouter
- Бързото и интуитивно внедряване ви позволява да започнете да използвате инструмента в рамките на няколко дни.
- Той предлага първокласно обслужване на клиенти за нови и съществуващи потребители.
- Създаването на формуляри и процеси е гъвкаво, особено когато се излиза извън GUI, за да се променят шаблоните в ядрото.
Ограничения на JobRouter
- Технически това не е SOP софтуер, тъй като изисква известна персонализация, за да работи за тази цел.
- Времето за зареждане може да бъде бавно, особено при превключване между различни функции в платформата.
Цени на JobRouter
- Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за JobRouter
- G2: Няма отзиви към момента
- Capterra: 4,5/5 (11 отзива)
10. Lean Power
Lean Power ви позволява да преобразувате работните процеси и пакети на хартия и PDF в цифрови версии и компютърни процедури. Като такъв, той може да работи добре като SOP софтуерен инструмент за оптимизиране на вашите работни инструкции, спестявайки труд и време.
Най-добрите функции на Lean Power
- Неговото приложение за настолни компютри ви позволява да работите извън браузъра си и дори в офлайн режим.
- Оптимизираният процес на дигитализация работи особено добре в традиционни индустрии, които разчитат на инструкции на хартия, като например производството.
- Мониторингът и анализите в реално време ви помагат да разберете как вашият екип прилага SOP на практика.
Ограничения на Lean Power
- Целта му не е да създава нови цифрови SOP в софтуера, а да се фокусира върху дигитализирането на съществуващите SOP.
- Дигитализацията е само на английски език, което я прави по-малко използваема в мултинационални операции.
Цени на Lean Power
- Свържете се с нас за цени
Lean Power оценки и рецензии
- G2: 3. 3/5 (3 отзива)
- Capterra: Няма отзиви към момента
Създайте стандартна оперативна процедура в ClickUp
Създаването и документирането на стандартни оперативни процедури е чудесен начин да сте в крак с новостите и да сте информирани за работните процеси на отделните служители и екипи. С ClickUp можете лесно да съхранявате SOP на едно централно място, като по този начин всички са в течение.
Този метод позволява също така бърз достъп до важна информация и инструкции, когато е необходимо, което улеснява членовете на екипа да се справят с задачите си.
Готови ли сте да започнете? Създайте безплатен акаунт още днес!