Купили сте нов прахосмукач – той е красив, страхотен, има най-модерните характеристики и не можете да дочакате да го използвате.
Не толкова бързо!
Веднага след като го извадите от кутията, не можете да разберете как да го включите. Посягате към техническата документация, която е приложена към продукта, но не можете да я разберете. Вашето вълнение се превръща в отчаяние (и дори съжаление), докато се опитвате да накарате това нещо да работи. 🫣
Независимо дали произвеждате домакински уреди или разработвате софтуер, никога не бихте искали потребителите да се чувстват объркани и несигурни относно функционалността на вашия продукт.
Написването на ясна и кратка техническа документация за софтуера е абсолютно необходимо за поддръжката на клиентите и намаляването на броя на заявките за сервизно обслужване. Освен това, тя е полезна и вътрешно, особено за обучението на нови служители, поддържането на качеството на продуктите или услугите, отстраняването на проблеми и създаването на бази от знания.
В тази статия ще обсъдим най-добрите шаблони за техническа документация, с които да опишете подробно продуктите си и да задоволите и информирате екипите си и крайните потребители.
⏰ 60-секундно резюме
Ето 10 безплатни шаблона за техническа документация, с които можете ясно да споделите подробности за продукта – без да губите време в търсене:
- Шаблон за техническа документация на ClickUp
- Шаблон за кратко описание на продукта в ClickUp
- Шаблон за позициониране на продукта ClickUp
- Шаблон за ценообразуване на продуктите на ClickUp
- Шаблон за процеси и процедури на ClickUp
- Шаблон за картографиране на процеси в ClickUp
- ClickUp Източник Шаблон за стандартни оперативни процедури за документация
- Шаблон за статия в базата от знания от Hubspot
- Шаблон за наръчник за служители от Almanac. io
- Шаблон за техническа документация от Template.net
Какво е шаблон за техническа документация?
Техническата документация най-често се свързва с наръчници, които помагат на потребителите да разберат как да използват даден продукт и предлагат подробна информация за неговите характеристики. Но това е само една от нейните цели.
⭐ Избрани шаблони
Уморени сте от хаотични, остарели документи? Безплатният шаблон за техническа документация на ClickUp поддържа всичко организирано, ясно и лесно за актуализиране – без повече стрес. Опитайте го сега!
Техническата документация е основен вътрешен инструмент, тъй като служи на много екипи, от разработката на софтуер и маркетинга до продажбите, осигуряването на качеството и обслужването на клиенти. За да бъде документът ефективен, той трябва да бъде подробен, но и кратък, а постигането на този баланс може да бъде предизвикателство, затова е добре да обмислите използването на шаблон.
Един добър шаблон за техническа документация предоставя рамката за описание на характеристиките и употребата на вашия продукт. Той ви помага да се придържате към правилната посока и да се фокусирате върху релевантна, лесноразбираема информация, без да претоварвате читателя.
Качественият шаблон за техническа документация служи като биография на вашия продукт. Можете да очаквате определени раздели, в които да се представят подробностите и характеристиките на продукта. Писмената следа може да съхрани знанията за продукта за бъдещи служители И потенциално да осигури правна защита и защита от отговорност.
Какви са различните видове техническа документация?
Независимо от вашата аудитория и отрасъл, ето някои от най-често срещаните видове техническа документация:
- Ръководства за потребители (наръчници): Предназначени за крайни потребители и имат за цел да опишат ясно и методично характеристиките, частите и употребата на продукта.
- Ръководства за ремонт: Водете потребителите през процеса на отстраняване на проблеми, които могат да възникнат.
- API документация: Описва подробно приложния програмен интерфейс (API), главно за професионалисти, работещи по спецификации. Съдържа инструкции за използване и интегриране с API.
- Бележки към версията: Предоставяйте подробни описания на характеристиките на софтуерния продукт и обикновено съдържат корекции на грешки или актуализации.
- Документация за базата от знания: Онлайн библиотека, която съдържа ръководства, отговори на често задавани въпроси, инструкции за отстраняване на проблеми и друга информация, свързана с продукта, за да помогне на крайните потребители да намерят необходимите им данни.
- Наръчници с процедури: Описание на необходимите стъпки, които помагат на служителите да изпълнят даден процес или задача.
10 безплатни шаблона за техническа документация
Прегледахме десетки шаблони за създаване на техническа документация и избрахме 10-те най-добри, за да ви помогнем да опишете подробно вашия продукт, без да губите фокуса си. Разгледайте ги и намерете най-доброто решение за вас, независимо дали искате да създадете техническа документация за вътрешна употреба или да помогнете на крайните потребители да се запознаят с вашия продукт. 💪
1. Шаблон за техническа документация на ClickUp
За всеки, който иска да създаде ясна, ефективна и лесно разбираема техническа документация, шаблонът за техническа документация на ClickUp е отлично средство за начало. Този лесен за употреба шаблон ви позволява лесно да структурирате техническите си документи, като гарантирате, че те са изчерпателни и ефективни в предаването на необходимите подробности. Шаблонът е ClickUp Doc, функция, която ви дава възможност да създавате, редактирате и сътрудничите по документи с членовете на екипа си в реално време.
Този шаблон включва определени раздели за представяне на техническите подробности, характеристиките и стъпките за отстраняване на проблеми, ако е уместно. Форматът помага за намаляване на объркването, отговаряне на въпроси и насочване на крайните потребители, което в крайна сметка подобрява потребителското преживяване и удовлетворението.
2. Шаблон за кратко описание на продукта ClickUp
Ако искате да гарантирате гладкото протичане на процеса на разработване на продукта, трябва да предоставите на екипа си оръжията, с които да укроти вълните. 🌊
Шаблонът за продуктово описание на ClickUp ви помага да дефинирате цели, да очертаете характеристиките на вашия продукт и да осигурите последователност във всички аспекти. Това е предварително създаден документ на ClickUp с раздели, посветени на всеки аспект от вашия продукт.
Какво е ClickUp Doc?
Това е уникалната функция на платформата, която ви позволява да създавате, управлявате, сътрудничите и редактирате документи с вашите колеги и гости, така че да централизирате информацията – технически документи или не! Вие и другите потребители (включително вашите технически сътрудници) можете да редактирате документите в реално време, да оставяте коментари, да ги прикачвате към задачи и да организирате процеса на преглед за нула време.
Този конкретен шаблон за документация на процеси се състои от четири раздела:
- 2-страничен: Показва как вашият продукт решава проблемите на клиентите и очертава вашите цели.
- План за пускане на пазара: Разделя пускането на продукта на етапи, за да създаде перфектния план за пускане на пазара.
- Функционални спецификации: Определя потребителския профил и как вашият продукт им помага да преодолеят проблемите. Описва също така подробно характеристиките на продукта.
- Приложения: Включва допълнителна информация и полезни ресурси, които подобряват сътрудничеството.
Шаблонът може да служи и като документ с изисквания към продукта благодарение на възможността за персонализиране.
3. Шаблон за позициониране на продукта ClickUp
Познаването на всички подробности за вашия продукт е от жизненоважно значение, за да определите какво го отличава от конкуренцията и как да го позиционирате на пазара. Шаблонът за позициониране на продукти на ClickUp ви помага да определите силните страни на вашия продукт, да идентифицирате целевите клиенти и да разработите най-добрата стратегия за позициониране. ✨
Започнете да използвате шаблона, като попълните формуляра в изгледа „Оценка на позиционирането на продукта“. Съберете информация за уникалните предимства на вашия продукт и предизвикателствата, които той помага да се преодолеят. Формулярът може да се редактира, така че можете да го адаптирате в съответствие с целите и дейността на вашата компания.
Ако се нуждаете от помощ при създаването на формуляра, използвайте ClickUp AI — първокласния асистент за писане на платформата. Това ще ви помогне да получите всички технически документи, специфични за вашите нужди.
Информацията от формуляра се прехвърля автоматично в изгледа „Списък с продукти“. Този изглед ви предоставя централизирана платформа за управление на всички ваши продукти чрез създаване на отделни задачи за всеки от тях.
Задачите са групирани според статуса им – планиране, в процес, в процес на преглед и т.н. – но можете да промените този критерий, като натиснете „групирай по“ в горния десен ъгъл на екрана.
Изгледът „Карта за позициониране на продукта“ е ClickUp Whiteboard — цифрово платно, подходящо за сътрудничество и мозъчна атака. В този изглед ще визуализирате позицията на вашия продукт в сравнение с конкуренцията.
С малко персонализиране този шаблон може да послужи като основа за очертаване на изискванията на проекта преди пускането на продукта на пазара.
4. Шаблон за ценообразуване на продуктите на ClickUp
Определянето на цената на вашия продукт не е игра на познаване – не можете просто да изберете цена въз основа на това колко пари искате да спечелите (въпреки че това звучи страхотно). Трябва да разгледате добре конкуренцията си и да сте наясно с реалната стойност на вашия продукт, а шаблонът за ценообразуване на продукти на ClickUp може да ви помогне в това.
С този шаблон ще можете да разработвате точни ценови стратегии, да коригирате цените и да управлявате запасите в техническите си документи чрез тези два изгледа:
- Продукти по категория: Показва всички ваши продукти заедно с подробности за тях, като марка, SKU (единица за съхранение на запаси), типове техническа документация и размер. Редактирайте тези потребителски полета в зависимост от естеството на вашия продукт.
- Изглед „Продукти по марка“: Групира продуктите ви по марка и показва цените им. За да редактирате този изглед, променете реда на колоните и актуализирайте полетата „Потребителски полета“, за да се уверите, че желаната информация е лесно достъпна.
Когато промените информацията за даден продукт в един изглед, другият се актуализира автоматично, така че не е нужно да се притеснявате за несъответствия в техническите документи.
5. Шаблон за процеси и процедури на ClickUp
Добре установените процеси и процедури в компанията са като жокер карта за вашия екип – те повишават ефективността, намаляват риска от недоразумения и правят чудеса за сътрудничеството и комуникацията в екипа. 🃏
Шаблонът за процеси и процедури на ClickUp ви позволява да създавате стъпка по стъпка инструкции за повтарящи се задачи и да централизирате съответната информация. Като имате всичко подредено, можете да откриете пречките и да актуализирате процесите си.
Това е още един шаблон за бяла дъска в нашия списък – изгледът „Процесна диаграма“ ви позволява да плъзгате и пускате фигури, за да визуализирате всеки етап от вашите процеси. Оставете лепящи се бележки с допълнителна информация и дръжте всички в течение.
Ако не сте визуален тип, ще харесате изгледа „Списък с документация“, който ви позволява да очертаете всички процеси и процедури. По подразбиране те са групирани по отдели, но винаги можете да промените това според нуждите си. Този изглед предлага фантастична функция – полето „Процент на завършеност“, което ви показва процента на свършената работа по документите. ✔️
Друг наличен изглед е таблото „Етап на документа, което превръща задачите ви в карти и ги групира според етапа, в който се намират. Можете лесно да премествате картите от един етап в друг чрез плъзгане и пускане.
Последният изглед е Времева линия — използвайте го, за да разберете продължителността на процесите и процедурите по дни, седмици или месеци.
6. Шаблон за картографиране на процеси в ClickUp
С шаблона за картографиране на процеси на ClickUp няма да имате проблеми с разбирането на процесите, дефинирането на стъпките и идентифицирането на областите, които се нуждаят от подобрение.
Този шаблон е списък със задачи, който можете да прикачите към други шаблони и задачи, поради което ClickUp го нарича шаблон за задачи. Списъкът се състои от 22 подзадачи, които ви водят през визуализирането и дефинирането на процес за вашия екип.
Първата стъпка (подзадача) е да изберете процеса, който искате да картографирате, а последната е да го внедрите. Между тях ще намерите стъпки като идентифициране на членовете на екипа, изготвяне на график и идентифициране на проблеми с текущия процес. След като завършите подзадача, я отбележете в списъка си, за да поддържате организация.
Можете да добавяте списъци със задачи, да прикачвате файлове и да оставяте бележки във всяка подзадача.
ClickUp ви позволява също да създавате зависимости между задачите само с няколко кликвания – просто определете кои подзадачи трябва да бъдат изпълнени първи, за да оптимизирате работните процеси. Има и опция за проследяване на времето, прекарано за всяка подзадача, което е полезно за проектните мениджъри.
7. Шаблон за стандартни оперативни процедури за източни документи на ClickUp
Искате да организирате цифровите купчини изходни документи? Шаблонът за стандартни оперативни процедури за изходни документи на ClickUp ви помага да стандартизирате процеса на документиране на източниците.
Предварително подготвените секции на този шаблон ви помагат да очертаете стъпките за събиране и управление на изходната документация, като гарантирате, че всички членове на екипа следват стандартизиран подход. Това подобрява ефективността и не оставя място за грешки или недоразумения.
Шаблонът е изключително лесен за използване, тъй като трябва само да добавите съответната информация, като следвате предоставените инструкции. Започвате с общите неща – целта и обхвата на стандартната оперативна процедура.
Разделът „Процедура“ е този, който най-много интересува вас и вашия екип. В този раздел ще опишете стъпките за стандартизиране на процесите по създаване на изходната документация. Можете също да прикачите изображения, за да дадете на членовете на екипа ви визуален пример за това, което трябва да направят.
Разделът Свързани ресурси ви позволява да прикачите подходящи документи и връзки, които подпомагат процеса на стандартизация и помагат на вашите служители да го приложат без усилие.
8. Шаблон за статия от базата знания на Hubspot
Статиите в базата от знания облекчават работата на екипа ви за обслужване на клиенти и помагат на потребителите ви да решават проблемите си за нула време. Предвид тяхната важност, съставянето на качествени статии за базата от знания може да бъде предизвикателство. За щастие, това не е задължително да е така, благодарение на шаблона за статии в базата от знания на Hubspot.
Този шаблон на Google Doc помага на продуктовите мениджъри и техническите писатели да създават статии от най-високо ниво с релевантна и кратка информация.
Работата с шаблона е удоволствие – необходимите раздели вече са налице, заедно с инструкции за това какво да включите във всеки от тях.
Например, разделът „Чести причини/проблеми“ ви помага да обмислите защо някой би искал да прочете статията. Този подход ви помага да се поставите на мястото на клиентите си, да пишете от тяхна гледна точка и да отговорите по-добре на техните нужди.
Шаблонът включва всичко – от очертаване на проблеми до предоставяне на решения и тактически обобщения. Имате дори място, където да включите видео ръководства и свързани статии, както и да получите мненията на клиентите за това дали упражнението е било полезно.
Шаблонът е персонализируем, така че можете да редактирате или изтривате съществуващи раздели и да добавяте нови, за да ги съобразите с естеството на продукта или политиките на вашата компания.
9. Шаблон за наръчник за служители от Almanac. io
Наръчниците за служители може да не се считат за техническа документация в традиционния смисъл, но те предоставят важни указания за вашия персонал и са от съществено значение за поддържането на ясна комуникация и избягването на недоразумения.
Шаблонът за наръчник за служители на Almanac. io ви помага да създадете подробен наръчник, който изяснява неяснотите и гарантира, че вашите служители разбират политиките, стратегиите и целите на вашата компания.
Този онлайн шаблон предлага раздели, които обхващат всичко, което вашите служители трябва да знаят. Освен общата информация като ценностите на компанията, структурата и организационните диаграми, шаблонът се впуска и в подробности като дрескод и използването на служебни автомобили.
Всяка секция е придружена от инструкции за нейното структуриране. Ако някои секции не са подходящи за вашата компания, можете да ги изтриете и да добавите нови, които най-добре отговарят на вашия процес на техническа документация.
Този шаблон поддържа онлайн сътрудничество, така че можете да поканите съответните членове на екипа да работят заедно за създаването на перфектното ръководство за служители. 🤝
10. Шаблон за техническа документация от Template.net
Написването на техническа документация изисква внимание към детайлите – пропуснете едно на пръв поглед незначително нещо и целият документ може да загуби смисъла си. Процесът е много по-лесен, когато имате изчерпателен пример, който да ви насочва, и точно това предлага шаблонът за техническа документация на Template.net!
Шаблонът не е точно шаблон като такъв – той е пример за това как трябва да изглежда техническата документация. Той обхваща всичко, от обща информация като цел и обхват до подробности като системна документация и устойчивост.
Може би не разполага с усъвършенствани функции за сътрудничество, но създава условия за изготвяне на техническа документация и проектна документация, на които вашият екип ще разчита с увереност.
Шаблони за техническа документация: Документи или не се е случило!
Намирането на перфектния баланс между подробна и лесна за четене техническа документация може да бъде предизвикателство. Изброените шаблони ви помагат в това – те гарантират, че съдържанието ви е уместно и точно, като същевременно ви предоставят достатъчно място, за да очертаете силните страни на вашия продукт.
Харесват ли ви нашите шаблони и тези примери за техническа документация? Има още!
Разгледайте над 1000 шаблона в библиотеката на ClickUp и намерете тези, които отговарят идеално на предпочитанията на вашата компания и динамиката на екипа ви. 💗