Ако вашата фирма редовно получава или изпълнява поръчки, не губете енергия, създавайки нови формуляри за поръчки всеки път. Оптимизирайте процеса на създаване на поръчки с безплатни шаблони за формуляри за поръчки, съобразени с конкретните нужди на вашата фирма, независимо дали поръчвате офис консумативи или изпълнявате заявки на клиенти.
Най-добрите шаблони за формуляри за поръчки спестяват ценно време, което е по-добре да се използва за увеличаване на приходите и създаване на повече поръчки. Това е точно това, което правят тези шаблони!
⏰ 60-секундно резюме
Улеснете управлението на поръчките с тези 10 безплатни шаблона за ClickUp и Excel за проследяване и изпълнение:
- Шаблон за формуляр за поръчка на продукт на ClickUp
- ClickUp Шаблон за поръчка за покупка и инвентар
- ClickUp Шаблон за промяна на поръчка за ремонт
- Шаблон за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp
- Шаблон за формуляр за поръчка на бисквитки ClickUp
- Папка за изпълнение на поръчки в ClickUp
- Шаблон за поръчки на фирмени сувенири на ClickUp
- Шаблон за проследяване на продажбите в ClickUp
- Шаблон за формуляр за плащане на ClickUp
- Шаблон за формуляр за поръчка в Excel от ExcelTemplates
Какво е шаблон за формуляр за поръчка?
Шаблонът за поръчка е стандартен формуляр, който можете бързо да попълните, когато имате нужда да създадете нова поръчка. Има два основни типа:
- Шаблони за поръчки за покупка, които можете да използвате, за да създадете нова поръчка за доставчик, който да ви достави материалите, необходими за вашия бизнес.
- Шаблони за изпълнение, които можете да използвате, за да проследявате процеса от приемането и опаковането до доставката.
Приложението на шаблоните не се ограничава само до шаблони за поръчки. Можете да намерите шаблони за всичко – от поръчки за промени при ремонти до поръчки за рекламни материали. Можете дори да свържете шаблоните за формуляри за поръчки с инструменти за проследяване на продажбите, за да имате по-добра представа за цялостната картина.
Независимо от това кои формуляри за поръчки изберете, простотата е ключова. Създателят на формуляри помага за стандартизиране на управлението на поръчките, за да опрости бизнес и ежедневните операции.
Какво прави един добър шаблон за формуляр за поръчка?
Тъй като много фирми работят с поръчки, ще намерите множество шаблони за формуляри за поръчки, които обещават да оптимизират вашите процеси. Следните функции ще ви помогнат да изберете формуляр за поръчки, който да е от полза за вашите операции:
- Удобство за ползване: Колкото по-лесен за ползване е шаблонът за формуляр за поръчка, толкова по-лесно ще бъде да насърчите екипите си да го използват.
- Персонализиране: Вашият бизнес е уникален, затова проверете дали шаблоните могат да се персонализират, за да оптимизирате тяхната ефективност според нуждите на вашия бизнес.
- Опростеност: Вероятно ще се налага да обработвате редовно голям обем поръчки, което прави особено ценен един прост шаблон, който се попълва бързо.
- Цветово кодиране: Шаблоните за формуляри за поръчки, които включват визуални бележки с цветово кодиране, за да насочат погледа на читателя към важни подробности от поръчката, помагат за елиминиране на грешките или объркването на потребителите.
- Интеграция с управление на проекти: Това не е задължително, но интегрирането на формулярите за поръчки със софтуер за обработка на онлайн плащания и събиране на плащания онлайн може да оптимизира операциите и да повиши ефективността, като същевременно намали разходите.
Намирането на шаблони, които отговарят на вашата ситуация и среда, ще максимизира тяхната приложимост за вашия бизнес.
10 шаблона за формуляри за поръчки, които можете да използвате
1. Шаблон за формуляр за поръчка
С шаблона за формуляр за поръчка на продукти на ClickUp можете лесно да проследявате поръчките си от момента на подаването им до изпълнението им. Този основен шаблон за формуляр за поръчка ви дава обща представа за всеки етап от процеса на поръчка, включително:
- Поръчано
- Опакован
- В транзит
- Доставено
- Изпълнено
Но това е само началото. Можете да добавите персонализирани полета към всяка поръчка, като номер за проследяване, обща цена, име на продукта, тип и количество. Можете да използвате тези полета, за да генерирате отчети, които показват тенденциите.
Можете дори да използвате етикети за обслужване на клиенти, като проблеми с поръчки, и функция за персонализирани коментари за връщания и повторни поръчки – автоматизираният тракер „Дни от поръчката“ ви помага да поддържате всичко в ред.
И ето най-важното: в изгледа „Формуляр“ клиентите могат да подават своите поръчки с всички необходими подробности, които автоматично се попълват в изгледа „Проследяване“. Тази интеграция гарантира, че няма да пропуснете нова поръчка, като същевременно запазвате централно място за цялата необходима информация.
2. Шаблон за поръчка за покупка и инвентар
Ако искате да проследявате поръчките, които правите при доставчиците, шаблонът за поръчки за покупка и запаси на ClickUp е вашият онлайн формуляр за поръчки. С него можете да управлявате ресурсите на вашата компания, включително текущите запаси и поръчките за попълване на тези запаси.
Формулярът за поръчка на стоки включва два списъка, с които да проследявате наличностите за вашите клиенти. Можете да дадете на артикулите персонализирани етикети за известия, за да получавате сигнали, когато наличностите са ниски, или просто да сортирате по количество, за да имате обща представа за нивата на наличностите.
Но изгледът на процеса на поръчка прави този шаблон наистина изключителен. Той е предварително настроен с пет колони:
- За да поръчате
- Поръчано
- В транзит
- Доставено
- На склад
Можете да добавите категорията на продукта, индивидуалния идентификационен номер на продукта и основния доставчик за всеки артикул и да ги премествате по веригата на доставки, когато се променя статуса на поръчката. Този шаблон използва тези полета, за да актуализира списъка с наличностите, за да поддържа точното ниво на запасите.
3. Шаблон за промяна на формуляр за поръчка в електронна таблица
Много компании, особено по-големите строителни фирми, постоянно управляват разрастващи се проекти с постоянно променящи се поръчки. Шаблонът за промяна на поръчка на ClickUp ви помага да проследявате дори и най-сложните заявки.
Простата форма за промяна на поръчка позволява на изпълнителите и клиентите да заявят промени в проекта. Полета като причина за промяната, въздействие и местоположение на проекта добавят контекст, а вие можете да добавите полета за данни, като например оригиналния идентификационен номер на договора, новия срок на договора и новата цена.
Променената поръчка се прехвърля в списък с обзор на променените поръчки, автоматично сортиран по нови поръчки, поръчки в процес на преглед и отхвърлени поръчки, където можете да зададете срокове, собственици и други подробности. След това сортирайте по приоритет или статус, за да получите обзор на всички важни решения по проекта.
Този шаблон за формуляр за поръчка работи най-добре, когато използвате ClickUp като CRM за производство, защото можете да прикачвате задачи и да променяте поръчки към по-големите си строителни проекти в системата, създавайки единен източник на информация и обзор на проекта за вашия екип.
4. Шаблон за формуляр за поръчка на доставки
Нито един бизнес не може да функционира ефективно без постоянен поток от доставки, включително офис консумативи, мебели, инструменти или други стандартни артикули, които са в основата на ежедневните ви управленски процеси.
Шаблонът за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp е специално проектиран инструмент за създаване на формуляри, който улеснява поръчването и повторното поръчване на доставки за вашата организация.
Започнете с формуляра за поръчка на доставки, като попълните информация като:
- Тип доставка
- Заявител (с информация за контакт)
- Доставчик (с информация за контакт)
- Отдел
- Бележки
- Информация за плащанията (как приемате плащания онлайн)
След това прекарайте всяка поръчка през процес на одобрение, който също можете да отбележите в шаблона. Всяка нова заявка, подадена чрез формуляра за поръчка, автоматично се попълва в списъка с нови поръчки, но можете да сортирате по отдел и да проследявате поръчките си през целия процес до изпълнението им.
Не бихме ли искали всички поръчването на консумативи да бъде малко по-лесно? С този безплатен шаблон за формуляр за поръчка това е възможно.
5. Шаблон за формуляр за поръчка на бисквитки
Подготвили сме за вас един вкусен шаблон. Въпреки че сме го проектирали за бисквитки, това не означава, че шаблонът за поръчка на бисквитки на ClickUp е предназначен само за тази цел. Напротив, неговата опростена структура предлага различни предимства за множество бизнеси и индустрии, независимо дали изпращате персонализирани тениски с формуляр за поръчка на тениски или се занимавате с печатни поръчки с формуляр за поръчка на фотографии.
Както при много от шаблоните, споменати в това ръководство, започнете с формуляра за поръчка. Полетата за персонализирани формуляри, като вкус на бисквитките, адрес за доставка, дата на доставка и количество, ви дават основната информация, необходима за започване на изпълнението.
Оттам нататък ще станете най-добри приятели с таблото за обработка на поръчки, което ви помага да проследявате етапите, през които преминава всяка нова поръчка. И ще се влюбите в базата данни за поръчки на бисквитки, която изброява всички поръчки, които сте получили, по вкус на бисквитките в проста, визуална таблица.
Ако това е ефектът върху бисквитките, представете си какво може да направи този шаблон за други продукти. С няколко прости промени, като например промяна на вкуса на продукта на цвят на тениска за формуляр за поръчка на тениски, можете да го използвате за всеки бизнес с много продукти, за да оптимизирате процеса на поръчка.
6. Папка за изпълнение на поръчки
Оптимизиран за електронна търговия, шаблонът за изпълнение на поръчки на ClickUp ви гарантира, че всички нови поръчки се изпращат навреме благодарение на опростен работен процес, който намалява загубата на време.
Процесът започва с четири персонализирани статуса: Отворена, В процес, На склад и Изчерпана, за да преминават поръчките ви лесно през процеса. Персонализираните полета, като единична цена и количество на поръчката, улесняват категоризирането на отделните поръчки.
Добавете нови поръчки към общата картина чрез формуляра за поръчки, след което прегледайте общата картина с изгледи на табло и списък. Разширените изгледи, като „Търсене на продукти“, ви позволяват да анализирате тенденциите и да поддържате запасите си на управляемо ниво.
Електронната търговия не е единственото потенциално приложение на този шаблон. Той е полезен винаги, когато трябва да управлявате процеса на изпълнение на поръчки. И тъй като се намира в софтуера ClickUp, можете да интегрирате този безплатен шаблон с други процеси, като шаблоните за планиране на акаунти или защитените онлайн формуляри за поръчки на вашия уебсайт.
7. Шаблон за поръчки на фирмени сувенири
Независимо дали искате да раздадете подаръци за вътрешно морално подкрепление или като подаръци за клиенти, промоционалните артикули са ключова част от маркетинговата и HR стратегията на повечето организации. Шаблонът за поръчки на подаръци на ClickUp Company гарантира, че когато вашият бизнес се нуждае от повече подаръци, процесът на поръчка остава прост, независимо дали се нуждаете от формуляр за поръчка на тениски или формуляр за поръчка на фирмени канцеларски материали.
Тази проста таблица категоризира поръчките за рекламни материали в „Нови“, „В очакване на доставка“, „Готови за изпращане“ и „Изпратени“. За всеки ред можете да посочите името на клиента, размера на екипа и данните за контакт, както и променливи като краен срок, цена на артикул и количество.
Освен тези основни функции, можете да използвате полета във формуляра, обозначени с различни цветове, като например информация за плащане и партньор за доставка, за по-задълбочен анализ. След като сте въвели тези променливи, изгледът „Списък с необходими плащания“ ви помага да разберете къде е необходимо да предприемете последващи действия за текущи приходи.
8. Шаблон за проследяване на продажбите
За по-големи, по-ориентирани към процесите продажби, шаблонът ClickUp Sales Tracker е точно това, от което вашият бизнес се нуждае, за да остане организиран.
Този шаблон проследява и анализира вашия процес на продажби на ниво индивидуална поръчка чрез три изгледа:
- Изгледът „Проследяване на продажбите“ показва всеки от вашите продукти, организирани по месеци, включително променливи като тип продукт, единична цена, единична стойност, разходи за доставка, марж на печалба, брой връщания и целева печалба.
- Изгледът „Статус на продажбите по продукт“ се фокусира върху всеки продукт, за да ви даде по-добра представа за това къде вашият екип постига целите си и къде са необходими повече усилия за продажби.
- Изгледът „Обем на продажбите на месец“ се фокусира върху общите продажби и печалби за всички продукти, за да се получи обща представа за представянето на екипа по продажбите.
Чрез този многопластов преглед можете да получите ценна информация за процеса на продажбите , която ще ви помогне при вземането на решения. Фактът, че той служи и като шаблон за отчет за продажбите, е приятен бонус.
9. Шаблон за формуляр за плащане
Шаблонът за формуляр за плащане на ClickUp ви помага да прикачите важна информация към всяка поръчка, която получавате за плащания на място и онлайн, което улеснява разбирането кои поръчки вече сте обработили и кои все още се нуждаят от последващи действия, за да донесат приходи.
Стандартният случай на употреба на шаблона е фокусиран върху билети за събития, но с няколко бързи корекции той може да функционира еднакво добре във всяка индустрия.
По подразбиране изгледът се фокусира върху категориите продукти, след което изброява контактната информация, типа на плащане и статуса на постъпване на плащането за всяка поръчка. Оттам можете да назначите членове на екипа за проследяване и крайни срокове, а дори и да прикачите разписки, за да проследявате физическите и онлайн плащанията си.
Бонус: Шаблони за оценка на усилията на клиентите!
10. Шаблон за формуляр за поръчка в Excel от ExcelTemplates
Ако просто търсите Excel шаблон за проследяване и изпълнение на поръчките си, ExcelTemplates’s Excel Order Form Template може да ви помогне. Това е статична алтернатива на Google Forms и някои от споменатите по-горе шаблони на ClickUp, която ви помага да стандартизирате начина, по който подавате и поставяте поръчки за вашия бизнес.
Те включват основна информация за марката в горната част, следвана от информация като адрес за доставка и позиции за всеки артикул от поръчката. Колоните с разходите изчисляват общата цена, като ви дават обща представа и улесняват доставчика да изпълни поръчката.
Подгответе се да поръчате и оптимизирате процесите си с ClickUp
Да бъдем честни: трябва да изпълнявате и да изисквате поръчки с или без шаблон. Въпросът е колко ще бъде полезен избраният от вас шаблон за вашия бизнес?
Тези шаблони предлагат многобройни предимства, но най-голямото им предимство е, че могат да се интегрират директно във вашата платформа за управление на работата.
Помислете, например, за възможността да интегрирате шаблоните за поръчки с вашия софтуер за управление на потенциални клиенти. Сега вашият екип по продажбите може лесно да въведе първата поръчка на новопривлечен потенциален клиент. Или помислете за свързване на индивидуалните поръчки и проследяването на поръчките с вашия OKR софтуер. Сега можете да базирате вашите продажбени цели на конкретни резултати, за да ги направите по-ефективни и реалистични.
И тук влиза в игра ClickUp. Като инструмент, предназначен да управлява целия ви работен процес, ние не предлагаме само управление на потенциални клиенти или проекти. Ние не сме просто платформа за поставяне на цели. Ние сме всичко това и още повече – включително възможността да създавате шаблони за поръчки директно в платформата.
А най-хубавото е, че предлагаме шаблони на всички нива, включително и в нашия план Free Forever. Не ни вярвате? Създайте безплатен акаунт в ClickUp и след това инсталирайте някой от шаблоните в това ръководство, като кликнете върху съответния линк!