Ръководство за разчистване на цифровите устройства за създаване на продуктивно работно място

Подреждането на вашето цифрово работно място може да бъде преобразуващо преживяване... когато разполагате с подходящите инструменти и навици за целенасочено организиране. Ако сте отлагали подреждането на стотици или дори хиляди файлове – не сте сами!

Задачата да създам устойчива система за архивиране, достойна за Pinterest, ми се струваше като домашно задължение. Това се промени, след като изпълних няколко прости проекта за подреждане. Сега се чувствам вдъхновена от работното си място и искам същото и за вас!

Може би се чудите откъде да започнете и се питате: „Колко чисто е чисто?“ Ще ви разясня осем лесни проекта за подреждане на цифровите ви устройства и как ClickUp може да ви помогне да изградите навици за организиране. 🌱

Пътят към мислене за цифрово подреждане

Наша отговорност е редовно да се откъсваме от технологиите, за да преценим благосъстоянието си. Истината е, че нагласата „запази го или съжалявай“ насърчава склонността ни към дигитално събиране, което е врагът в пътуването ни към продуктивност на работното място.

За да овладеем препълнените си устройства, първо трябва да разберем какво допринася за натрупването на вещи.

Работен плот на компютъра

Приложения за работа

Мобилен телефон/таблет

Добрата новина е, че след като започнете да изграждате организационни навици, с времето количеството работа по подреждането ще намалее! ✨

И така, какво да очаквате да почувствате, когато започнете процеса на подреждане на устройствата си? В началото ще се почувствате претоварени:

Следват няколко усмивки, предизвикани от спомени от миналото:

Най-накрая ще се освободите от огромно бреме, когато проектът бъде завършен.

Преди да започнем, е важно да отбележим, че не е необходимо да следвате този наръчник до последната буква, за да постигнете перфектен работен процес по подреждане. Чувствайте се свободни да подреждате както обикновено, но ви насърчавам да експериментирате малко! 🧠💡

Ето осем проекта за подреждане на цифровите ви устройства, с които можете да започнете своето пътуване към цифровото подреждане.

8 проекта за подреждане на цифровите устройства

1️⃣ Изчистете папката „Изтеглени файлове“

Случайни PDF файлове и дублирани екранни снимки – те трябва да изчезнат! Започнете с подреждане на тази папка в списък и сортирайте файловете по тип, за да ги изтриете лесно на групи. Това ми помага бързо да намеря и изтрия всички PNG, Zip архиви, GIF и HTML папки от минали проекти, които вече не ми трябват. След като приключите с това първоначално почистване, преминете към останалото, което изисква допълнително внимание. 🔎

Съвет: Ако използвате Mac, изберете файл (или група файлове) и натиснете интервал, за да видите предварителна визуализация на файла. След това натиснете отново интервал, за да затворите файла. Така ще се справите по-бързо с разхвърлянето, вместо да отваряте и затваряте отделни файлове!

2️⃣ Организирайте Google Drive

Google Drive е подобен на папката „Изтеглени файлове“, защото може бързо да се запълни с копия на копия на копия на недовършени документи. Подредете файловете си в табличен или списъчен изглед и изтрийте всичко, което не ви е нужно. 🗑

Съвет № 1: Подобрете организацията на Google Drive, като промените началната си страница от Моето устройство на Приоритет. Това ще ви помогне да се чувствате по-спокойни, като виждате само важните неща, а не цялата си библиотека, когато отваряте Google Drive.

В горната част на страницата Приоритети има карусел за бърз достъп до отделни файлове, които са били отваряни често. В долната част на страницата се случва истинската магия! Можете да създадете Работни пространства, за да имате достъп до най-важните или активни файлове, без да ги премествате от първоначалното им местоположение. 📍

Съвет № 2: Ако почти не използвате панела Предложения в горната част на Google Drive, можете да изключите тази функция, като кликнете върху иконата с зъбното колело > Настройки > отмените отметката Предложения.

3️⃣ Обединете отметките и разширенията в браузъра

Залепките и разширенията трябва да ни помагат да извлечем максимума от онлайн преживяването си. Ако тази област във вашето дигитално пространство е препълнена, ето няколко предложения за опростяване:

Съвет: Без преувеличение, разширението ClickUp Chrome Extension променя правилата на играта. Когато правя проучвания за следващия си проект, добавям в отметките си между 8 и 12 уебсайта на всяка сесия. Това е компилация от текстови източници, YouTube видеоклипове и вдъхновение. Вместо да ги запазя и забравя в папка в Chrome, ги добавям в отметките си чрез разширението ClickUp Chrome Extension! То се синхронизира с моя ClickUp акаунт заедно с останалата част от работата ми, както и с кратка бележка, която съм оставил на бъдещото си „аз“ за целта му. Ако ще запомните само едно нещо от този наръчник, нека да е това: изтеглете разширението ClickUp Chrome! 🆓

4️⃣ Изпразнете пощенските си кутии

Може да се приеме, че всеки човек има между три и пет имейл акаунта:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com или Yahoo! Mail от младостта 2. Gmail (защото не беше AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com или Yahoo! Mail от младостта) 3. Работен акаунт 4 & 5. Акаунти с различни версии на името ни

Започнете с един имейл акаунт – личния си или служебния, като подреждате, изтривате или архивирате съобщенията. Ако не сте сигурни откъде да започнете, ето няколко варианта:

Съвет: Ако използвате Gmail, отидете в лентата за търсене и кликнете върху иконата Покажи опции за търсене. Намерете всички имейли, по-големи от 5 MB или 10 MB, и ги изтрийте или архивирайте.

След като сте премахнали разхвърлянето, е време да се организирате! С няколко техники можете да започнете да развивате умения за управление на имейли и време и да спестите повече време през деня. Ето как:

1. Избягвайте да използвате многостепенна структура на папки за архивиране на имейли. В крайна сметка ще започнете да добавяте все повече подпапки, което ще създаде още по-голям хаос. Ще губите време да променяте системата си на всеки два месеца, за да се приспособите към новите задачи, проекти и кореспонденция. Вместо това използвайте категории и етикети за имейлите и ги преместете от пощенската си кутия. Когато трябва да търсите конкретен имейл, просто го потърсете по етикета или името на категорията.

2. Създайте рутина за електронната поща. Преди ClickUp, „нормалният“ работен ден за мен беше да изчистя пощенската си кутия. На всеки няколко часа отивах на срещи, но след това се връщах към пощенската си кутия. Към края на деня, около 15:00 ч., започвах да се занимавам с действителните си задачи, но дотогава мозъкът ми вече беше изтощен от преглеждане на имейли през целия ден. Това не е възможно за всеки, но ако се научите да проверявате имейлите си няколко пъти на ден, можете да си създадете времеви блокове през деня, в които да свършите работата си.

3. Използвайте функциите на своя доставчик на електронна поща, за да оптимизирате производителността си. Пряк път, категории, етикети, правила, етикети, всичко! Тези функции си заслужават усилието да се научите да ги използвате, защото ви спестяват умствени усилия и време – два важни ресурса, от които се нуждаете всеки ден.

Ако се интересувате от съвети за продуктивност в Outlook или Gmail, споделете ни в коментарите по-долу!

5️⃣ Качете снимки и екранни снимки в облака

Спестете място на устройството си, като преместите снимките в облачно хранилище като iCloud или Google Photos. За снимките, които искате да запазите на телефона си, прегледайте библиотеката си и изтрийте дублиращите се снимки, забавните меми и случайно направените снимки на алармата.

Съвет: Google Photos има функция, която категоризира големи снимки и видеоклипове, размазани снимки, екранни снимки и други приложения, за да прегледате и изтриете бързо тези файлове. Ако имате устройство на Apple, можете да филтрирате по тип медия.

6️⃣ Почистете социалните си канали

Добавя ли социалната медия стойност към живота ви? Образова ли ви, вдъхновява ли ви или ви кара да се чувствате свързани с позитивни хора? Това може би е най-важният проект за подреждане в този списък, защото всеки може да го направи. Има цял свят без социални медии, който ви очаква, за да прекарате времето си, правейки неща за себе си или с други хора.

Ако за вас почистването означава деактивиране на акаунтите ви за няколко седмици или месеца, това е изцяло ваш избор! Но ако това ви се струва прекалено, едно просто разчистване на всеки месец или два ще започне да се отразява благоприятно на психическото ви здраве:

Ако управлявате социални медийни акаунти за вашия бизнес, обмислете използването на унифицирана социална пощенска кутия. С такъв инструмент ще спестите време, което обикновено отделяте за превключване между раздели, акаунти и устройства, и ще избегнете многобройните разсейващи фактори.

7️⃣ Подредете началните екрани

Изтрийте всички ненужни бележки и приложения, а след това организирайте останалото. В зависимост от това как предпочитате да организирате приложенията си, ето няколко предложения за структура:

1. Организирайте по тип папка. Групирайте приложенията според тяхното предназначение (продуктивност, социални медии, работа, фотография, пътувания).

2. Обмислете как държите телефона или таблета си. Поставете приложенията, до които се нуждаете от бърз достъп, по краищата на екрана.

3. Изтъкнете най-често използваните или най-важните приложения. Ограничете това, което се вижда на началните екрани, без да се налага да търсите.

8️⃣ Оптимизирайте инструмента си за управление на проекти

Ако използвате инструмент за управление на проекти за училище или работа, вероятно имате съкровищница от информация и бележки, разпръснати по всички ъгли на софтуера. Няма проблем! Всички ние изпитваме тази неорганизираност, защото постоянно преминаваме към нещо ново и следващо. Казваме си: „Е, ще го направя по-късно. ” 🤷‍♀️

Започнете процеса на подреждане, като изчистите домашния си табло и архивирате миналите си проекти:

1. Завършете останалите задачи

2. Архивирайте кореспонденцията

3. Архивирайте важни документи (фактури, резюмета на проекти)

4. Изтрийте остарелите доклади

Съвет: Ключът към успешните (и безстресови) проекти е да следвате надеждна и мащабируема система. Ако разполагате с добре разработен инструмент за управление на проекти или организация, използвайте наличните функции и организирайте работата си.

Ето го – осем проекта, с които да се освободите от разхвърлянето!

Готови ли сте за почистване и организиране на следващо ниво? Запознайте се с ClickUp, персонализирано, всеобхватно работно пространство, което опростява работата и ви помага да свършите повече. 👋

Как да използвате безплатен акаунт в ClickUp, за да изградите незабавни организационни навици

Никога не е твърде рано да започнете да подреждате файловете си за по-добра продуктивност! Вместо да чакате да се натрупат разхвърляни вещи, отделете си време всеки месец, за да подредите устройствата си. Ето къде ClickUp обединява всичко това:

1. Задайте месечна повтаряща се задача в ClickUp , за да почистите вашите цифрови работни пространства. Ангажирайте се с график за цифрово почистване веднъж месечно с контролни списъци, така че когато дойде времето, да знаете точно какво да правите.

2. Спестете място на устройствата си, като използвате напомнянията и задачите на ClickUp. Преместете скрийншотове, бележки и файлове, свързани с проекта, в работната среда на ClickUp, за да не пропуснете нищо.

3. Достъп до ключови функции на ClickUp извън платформата от всяко устройство. Премахнете тежестта от превключването между множество приложения, за да поддържате организация и да свършите работата си.

4. Използвайте разширението ClickUp Chrome, докато сърфирате в интернет. Наистина, това ще промени всичко!

Ако сте нови в ClickUp, разгледайте този лесен урок от ClickUp University, за да създадете с увереност вашата задача за подреждане на цифровите си файлове! ⬇️

Заключителна мисъл

Какво бихте могли да направите с допълнителното време в деня си? Да научите ново умение? Да прекарате време с хората, които обичате? Да поспите?

Независимо от отговора ви, всички можем да се съгласим с едно: създаването на положителни, устойчиви навици ни позволява да бъдем вдъхновени, продуктивни и уверени. Не се нуждаем от най-модерните системи или перфектната естетика, които временно ще ни мотивират да свършим нещата.

Можете да изпълните всеки проект за подреждане в тази статия без тях. Не бързайте и не забравяйте, че като свършите тази работа сега, с времето ще се чувствате по-малко претоварени. 😌 🖥 📱

Абонирайте се за нашия месечен бюлетин, за да получавате още повече съвети и тенденции за изграждането на най-добрите работни процеси директно в пощенската си кутия.