Цифрово ръководство за разчистване за създаване на продуктивно работно място

Разчистването на вашето дигитално работно място може да бъде преобразуващо преживяване… когато разполагате с подходящите инструменти и навици за целенасочено организиране. Ако сте отлагали организирането на стотици или дори хиляди файлове – не сте сами!

Задачата да създам устойчива система за подреждане, достойна за Pinterest, ми се струваше като досадна работа. Това се промени, след като реализирах няколко прости проекта за разчистване. Сега се чувствам вдъхновена от работното си място и точно това искам и за вас!

Може би се чудите откъде да започнете и си задавате въпроса: „Колко чисто е чисто?“ Ще ви разясня осем лесни проекта за подреждане на цифровите ви устройства и как ClickUp може да ви помогне да си създадете навици за организиране. 🌱

Пътят към нагласа за цифрово разчистване

Наша отговорност е редовно да се откъсваме от технологиите, за да проверим как се чувстваме. Истината е, че именно нагласата „запази го или ще съжаляваш“ насърчава склонността ни към дигитално събиране, което е пречка в пътя ни към продуктивност на работното място.

За да овладеем хаоса в устройствата си, първо трябва да разберем какво допринася за натрупването.

Работен плот на компютъра

Работни приложения

Мобилен телефон/таблет

Добрата новина е, че след като започнете да изграждате навици за организиране, с времето ще ви се налага да подреждате все по-рядко! ✨

И така, какво да очаквате да почувствате, когато започнете процеса на разчистване на устройствата си? В началото – претоварени:

Следват няколко усмивки, докато си припомняме минали времена:

И накрая, когато проектът приключи, ще се почувствате значително по-спокойни.

Преди да започнем, важно е да отбележим, че не е необходимо да следвате този наръчник до последната буква, за да постигнете перфектния работен процес за разчистване. Чувствайте се свободни да организирате както обикновено, но ви насърчавам да експериментирате малко! 🧠💡

Ето осем проекта за подреждане на цифровите ви устройства, с които можете да започнете своето пътуване към по-подредено цифрово пространство.

8 проекта за подреждане на цифровите устройства

1️⃣ Изчистете папката „Изтеглени файлове“

Произволни PDF файлове и дублирани екранни снимки – те трябва да си отидат! Започнете с подреждане на тази папка в списък и ги сортирайте по тип файл, за да ги изтриете лесно на групи. Това ми помага бързо да намеря и изтрия всички PNG, Zip архиви, GIF и HTML папки от миналите ми проекти, за които знам, че вече не ми трябват. След като приключите с това първоначално почистване, преминете към останалото, което изисква допълнително внимание. 🔎

Съвет: Ако използвате Mac, изберете файл (или група файлове) и натиснете пространствената клавиша, за да видите преглед на файла. След това натиснете отново пространствената клавиша, за да затворите файла. Така ще се справите с разхвърлянето по-бързо, вместо да отваряте и затваряте отделни файлове!

2️⃣ Организирайте Google Drive

Google Drive е подобен на папката „Изтеглени файлове“, защото бързо се пълни с копия на копия на копия на недовършени документи. Подредете файловете си в режим на таблица или списък и изтрийте всичко, което не ви е нужно. 🗑

Съвет № 1: Подобрете организацията на Google Drive, като промените началната си страница по подразбиране от Моят диск на Приоритети. Това ще ви помогне да се чувствате по-спокойни, като виждате само важните файлове, вместо цялата си библиотека, когато отваряте Google Drive.

В горната част на страницата Приоритети има карусел за бърз достъп до отделни файлове, които са били отваряни често. В долната част на страницата се случва истинската магия! Можете да създавате Работни пространства, за да имате достъп до най-важните или активни файлове, без да ги премествате от първоначалното им местоположение. 📍

Съвет № 2: Ако почти не използвате панела Предложения в горната част на Google Drive, можете да деактивирате тази функция, като кликнете върху иконата на зъбното колело > Настройки > отменете отметката от Предложения.

3️⃣ Обединете отметките и разширенията в браузъра

Маркерите и разширенията трябва да ни помагат да извлечем максимума от онлайн преживяването си. Ако тази част от вашето дигитално пространство е препълнена, ето няколко предложения за опростяване:

Съвет: Без преувеличение, разширението ClickUp за Chrome променя изцяло играта. Когато правя проучвания за следващия си проект, добавям в отметките си между 8 и 12 уебсайта на всяка сесия. Това е компилация от текстови източници, видеоклипове в YouTube и вдъхновение. Вместо да ги добавям и да ги забравям в папка в Chrome, ги добавям в отметките си чрез разширението ClickUp за Chrome! То се синхронизира с моя акаунт в ClickUp заедно с останалата част от работата ми, както и с кратка бележка, която съм оставил на бъдещото си „аз“ за целта му. Ако ще запомните само едно нещо от това ръководство, нека да е това: изтеглете разширението за Chrome на ClickUp! 🆓

4️⃣ Изпразнете пощенските си кутии

Може да се приеме, че всеки човек има между три и пет имейл акаунта:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com или Yahoo! Mail от младежките години 2. Gmail (защото не беше AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com или Yahoo! Mail от младежките години) 3. Работен акаунт 4 и 5. Акаунти с различни версии на името ни

Започнете с един имейл акаунт – личния или служебния си, като подредите, изтриете или архивирате съобщенията. Ако не сте сигурни откъде да започнете, ето няколко варианта:

Съвет: Ако използвате Gmail, отидете в лентата за търсене и кликнете върху иконата Покажи опции за търсене. Намерете всички имейли, по-големи от 5 MB или 10 MB, и ги изтрийте или архивирайте.

След като сте премахнали разхвърлянето, е време да се организирате! С няколко техники можете да започнете да развивате умения за управление на имейлите и времето и да спечелите повече време през деня. Ето как:

1. Избягвайте да използвате многостепенна структура на папки за архивиране на имейли. В крайна сметка ще започнете да добавяте все повече подпапки, което ще създаде още по-голям хаос. Ще губите време всеки месец, за да настройвате системата си, за да поберете новите задачи, проекти и кореспонденция. Вместо това използвайте категории и етикети за имейлите и ги преместете от входящата си поща. Когато трябва да търсите конкретен имейл, просто го потърсете по името на етикета или категорията.

2. Създайте си рутина за имейлите. Преди ClickUp „нормалният“ ми работен ден се състоеше в това да изчистя пощенската си кутия. На всеки няколко часа отивах на срещи, но след това се връщах към пощенската си кутия. Към края на деня, около 15:00 ч., започвах да работя по действителните си задачи, но дотогава мозъкът ми вече беше изтощен от пресяването на имейли през целия ден. Това не е възможно за всеки, но ако се научите да проверявате имейлите си няколко пъти на ден, можете да си осигурите времеви блокове през деня, за да свършите работата си.

3. Използвайте функциите на вашия доставчик на електронна поща, за да оптимизирате производителността си. Бързи команди, категории, етикети, правила, маркировки – всичко! Струва си да се научите да използвате тези функции, защото те ви спестяват умствени усилия и време – два важни ресурса, от които се нуждаете всеки ден.

Ако ви интересуват съвети за продуктивност в Outlook или Gmail, споделете ни в коментарите по-долу!

5️⃣ Качете снимки и екранни снимки в облака

Спестете място на устройството си, като преместите снимките в облачно хранилище като iCloud или Google Photos. За снимките, които искате да запазите на телефона си, прегледайте библиотеката си и изтрийте всички дубликати, изображения на забавни меми и случайно заснетите екрани на алармата.

Съвет: Google Photos разполага с функция, която категоризира големи снимки и видеоклипове, размазани снимки, екранни снимки и други приложения, за да можете бързо да прегледате и изтриете тези файлове. Ако имате устройство на Apple, можете да филтрирате по тип медия.

6️⃣ Почистете социалните си профили

Добавят ли социалните медии стойност към живота ви? Образоват ли ви, вдъхновяват ли ви или ви карат да се чувствате свързани с позитивни хора? Това може би е най-важният проект за разчистване в този списък, защото всеки може да го направи. Има цял свят без социални медии, който ви очаква, за да прекарвате времето си, правейки неща за себе си или с други хора.

Ако за вас разчистването означава да деактивирате акаунтите си за няколко седмици или месеца, това зависи изцяло от вас! Но ако това ви се струва прекалено, едно просто разчистване на всеки месец ще започне да се отразява благоприятно на психическото ви здраве:

Ако управлявате профили в социалните медии за вашия бизнес, обмислете използването на обединена социална пощенска кутия. С такъв инструмент ще спестите време, което обикновено отделяте за превключване между раздели, профили и устройства, и ще избегнете да се поддавате на многобройните разсейващи фактори.

7️⃣ Подредете началните екрани

Изтрийте всички ненужни бележки и приложения, а след това подредете останалото. В зависимост от това как предпочитате да бъдат подредени приложенията ви, ето няколко предложения за структура:

1. Организирайте по тип папка. Групирайте приложенията според тяхното предназначение (продуктивност, социални медии, работа, фотография, пътувания)

2. Обърнете внимание на това как държите телефона или таблета си. Поставете приложенията, до които се нуждаете от бърз достъп, по краищата на екрана

3. Откройте най-използваните или най-важните си приложения. Ограничете това, което се вижда на началния екран, без да се налага да търсите

8️⃣ Оптимизирайте инструмента си за управление на проекти

Ако използвате инструмент за управление на проекти за училище или работа, вероятно имате съкровищница от информация и бележки, разпръснати по всички ъгли на софтуера. Няма проблем! Всички изпитваме тази неорганизираност, защото постоянно се насочваме към новото и следващото. Казваме си: „Е, ще го направя по-късно. ” 🤷‍♀️

Започнете процеса на разчистване, като изчистите началния екран на дома си и архивирате миналите си проекти:

1. Приключете с недовършените задачи

2. Архивирайте кореспонденцията

3. Архивирайте важните документи (фактури, задания за проекти)

4. Изтрийте остарелите отчети

Съвет: Ключът към успешните (и безстресови) проекти е да следвате надеждна система, която може да се адаптира. Ако разполагате с добре разработен инструмент за управление на проекти или за организиране, използвайте наличните функции и организирайте работата си.

Ето ги – осем проекта, с които да се освободите от разхвърлянето!

Готови ли сте за по-високо ниво на подреждане и организация? Запознайте се с ClickUp – персонализирано, всеобхватно работно пространство, което опростява работата и ви помага да свършите повече. 👋

Как да използвате безплатен акаунт в ClickUp, за да си създадете навици за организиране

Никога не е твърде рано да започнете да организирате файловете си за по-добра продуктивност! Вместо да чакате хаосът да се натрупа, отделете си време всеки месец, за да подредите устройствата си. Ето къде ClickUp обединява всичко това:

1. Задайте месечна повторяща се задача в ClickUp за почистване на вашите дигитални работни пространства. Задължете се да спазвате график за дигитално почистване веднъж месечно с помощта на списъци, така че когато дойде времето, да знаете точно какво да правите

2. Спестете място на устройствата си, като използвате напомнянията и задачите в ClickUp. Преместете скрийншотове, бележки и файлове, свързани с проектите, в работното си пространство в ClickUp, за да не пропуснете нищо

3. Достъп до ключови функции на ClickUp извън платформата на всяко устройство. Премахнете тежестта от превключването между множество приложения, за да поддържате реда и да свършите работата си

4. Използвайте разширението ClickUp за Chrome, докато сърфирате в интернет. Наистина, това променя всичко!

Ако сте нови в ClickUp, разгледайте този лесен урок от ClickUp University, за да създадете уверено вашата задача за дигитално разчистване! ⬇️

Мисъл за сбогом

Какво бихте направили с допълнителното време през деня? Да научите нещо ново? Да прекарате време с хората, които обичате? Да си поспите?

Независимо от отговора ви, всички можем да се съгласим с едно: създаването на положителни, устойчиви навици ни позволява да бъдем вдъхновени, продуктивни и уверени. Не се нуждаем от най-модерните системи или перфектната естетика на работното място, които временно ще ни мотивират да свършим нещата.

Можете да изпълните всеки проект за разчистване в тази статия без тях. Не бързайте и не забравяйте, че като свършите тази работа сега, с времето ще се чувствате по-малко претоварени. 😌 🖥 📱

Абонирайте се за нашия месечен бюлетин , за да получавате още повече съвети и тенденции за изграждане на най-добрите работни процеси директно в пощенската си кутия.