Искате ли да знаете най-важното правило за спестяване на време в работния ден? Не изобретявайте колелото отново. Превод: Не изпълнявайте една и съща задача два пъти, дори ако вторият път се изпълнява от друго лице.
Когато проектите се предават между две или повече лица (да не говорим за два или повече отдела), винаги съществува риск от дублиране на задачите. А дублирането на работната натовареност не носи никакви ползи.
Вместо това, и двете страни се разочароват, защото времето, талантите и енергията им биха могли да бъдат използвани другаде. А екипът по проекта или проектният мениджър се губят в лудницата от дублиране на работата.
И така, как да го избегнете?
Просто: Вие създавате перфектното предаване на проекта между страните, като гарантирате, че тези, които ще работят по проекта в бъдеще, знаят точно какво е било завършено в миналото. За да направите всичко това, ви е необходим шаблон за предаване на проекти.
Какво е шаблон за предаване на проект?
Шаблонът за предаване на проект очертава всички подробности на проекта или ролята, така че той да може лесно (както подсказва името) да бъде предаден от една страна на друга.
Шаблонът за предаване на проект очертава обхвата на проекта, резултатите, крайните срокове, процесите и процедурите, както и други инструкции по лесно разбираем начин. Целта на контролния списък за предаване на проект е двойна:
- Те предотвратяват дублирането на работата и очертават всички детайли по проекта, които все още не са изпълнени или са изпълнени, за да се достигне до завършване на проекта.
- Това спестява на компанията (и на вашия проектен мениджър) време и ресурси с помощта на солиден документ за предаване на проекта. Вместо да се налага да планират безброй срещи, за да обсъдят процеса на предаване на проекта, ключовите заинтересовани страни могат просто да се позоват на бележките за предаване на проекта.
Най-добрите документи за предаване на проекти са кратки, точни и сътруднически, което позволява плавен преход. Всички бележки за предаване трябва да очертават всички подробности по проекта, като по този начин се предотвратява объркване между страните и дублиране на работната натовареност.
Според проучване на Zippia, сайт, който информира търсещите работа за корпоративната култура, 50% от служителите имат 1-3 часа срещи на седмица, а 20% смятат, че тези срещи са загуба на време. Като изберете подходящия шаблон за предаване на проекти, съдържащ цялата необходима информация, задачи и приоритети за даден проект, вие намалявате необходимостта от ненужни срещи.
Безплатни шаблони за предаване на проекти за лесен преход
Подходящият шаблон за предаване на проекти предотвратява пречките по време на проекта, очертава приоритетите и създава план за действие в извънредни ситуации за нови или съществуващи членове на екипа. По-долу ще намерите седем шаблона, които задължително трябва да опитате за предаване на проекти във вашата организация.
1. Шаблон за предаване на проекти на ClickUp
Предавате проект от един отдел на друг? Уверете се, че няма пропуснати възможности, като използвате шаблона за предаване на проекти на ClickUp.
Този шаблон за доклад за предаване на проект може да бъде персонализиран за вашата компания, като в горната част има място за името, логото, слогана и контактната информация на вашата компания. За да започнете, напишете името на проекта и автора (т.е. лицето, което попълва доклада), последвано от кратко описание на проекта.
Оттам нататък шаблонът се впуска в всички аспекти на проекта, като предотвратява объркване между отделните отдели. Разделът „Участници в предаването“ предлага място за снимка, име и описание на ролята на всеки сътрудник по проекта.
Разделът „Изисквания“ предлага особено удобна времева линия, в която можете да изброите всяка задача, отдела, отговорен за нея, и съответния краен срок за всички действия, необходими преди да може да се осъществи преходът. Накрая, разделът „Задачи по прехода“ позволява на членовете на екипа или на проектния мениджър да регистрират всички завършени дейности по проекта, като по този начин се предотвратява дублирането на работата.
2. Шаблон за SOP за предаване на проекти в ClickUp
Нека си признаем: хората, назначени по даден проект, не винаги остават същите. Флуктуацията на персонала е просто част от управлението на един бизнес. Когато наемате нови членове на екипа, искате да ги въведете в работата и да ги запознаете с нея възможно най-бързо.
Използването на шаблон за стандартна оперативна процедура (SOP) гарантира, че новите служители разбират какво да правят и как да го правят в рамките на дадена роля. Шаблонът за SOP за предаване на проекти на ClickUp предоставя ясни и последователни указания, така че всички служители да следват стандартизиран подход за изпълнение на задачите, като по този начин се намалява рискът от грешки.
За да помогнете на новите служители да разберат ролята и отговорностите си, попълнете раздела „Обхват“ с различни аспекти на възложените им задачи. След това очертайте стандартизираните процеси в раздела „Процедура“, като добавите номерирани стъпки и изображения (ако това е полезно за проектния екип).
Накрая, предоставете на колегите инструментите, от които се нуждаят, за да бъдат успешни, като им предоставите линкове към необходимите ресурси (като папки, задачи и/или файлове) и попълните раздел с често задавани въпроси (FAQ).
Бонус: Вижте как ClickUp може да ви помогне да управлявате важни документи и файлове по проектите с помощта на своите функции за управление на знанията.
3. Шаблон за доклад за смяна на смени в ClickUp
Ако управлявате група служители, които работят на смени, шаблонът за документ за предаване може да ви спести безброй часове на седмица. За да предотвратите спад в производителността при края на една смяна и началото на друга, възползвайте се от шаблона за доклад за смяна на смени на ClickUp.
Планът за предаване на проект при смяна на смяна предоставя подробен отчет за това, което се е случило по време на предишната смяна, и очертава приоритетите за предстоящата смяна. Този шаблон за предаване може да се окаже безценен за практически всеки бизнес, който работи на почасова база, от болници и домове за стари хора до кафенета и автомивки.
Докладът за смяна на смяната трябва да се използва ежедневно – извинете, няколко пъти дневно – като в горната част се попълват датата, началната и крайната час на смяната, местоположението и супервайзорът. При необходимост може да се попълни раздел „Информация за служителя“, така че всеки член на екипа да предостави свой собствен доклад.
Оттам, разделът „Смяна на задължения и отговорности“ предоставя подробен отчет за всички задачи, подзадачи, отговорности на служителите и статуса на всяка задача, така че всеки колега да знае своите основни приоритети, когато започне работа. Накрая, използвайте раздела „Предизвикателства и препоръки“, за да обсъдите всички препятствия пред задачите за деня.
4. Шаблон за план за управление на промените в ClickUp
Един добър мениджър прави цялата организация да работи по-ефективно – разпределя задачи, делегира отговорности и определя приоритети за останалата част от екипа. Ръководителите в компанията наблюдават всички аспекти на управлението на промените – адаптиране към променящите се приоритети, преходни проекти и дори текучеството на персонала.
Подгответе мениджърите за успех с шаблона за план за управление на промените на ClickUp. Готовият за употреба шаблон разделя прехода на проекта на три фази (въпреки че това може да бъде разширено, за да отговаря на вашата уникална организация или проектен екип).
Във фаза 1 мениджърите определят кои промени са необходими, за да се подготвят за прехода на проекта. Във фаза 2 мениджърите прехвърлят проекта от един отдел в друг, като определят план за комуникация, основни събития и план за управление на съпротивата. Накрая, във фаза 3 се събира обратна връзка от заинтересованите страни, отбелязват се успехите и се определят пропуските за бъдещи преходи.
С над 100 предварително създадени автоматизации, от които да избирате, този шаблон за управление на промени помага за автоматичното възлагане на задачи, публикуване на коментари и промяна на статуси, спестявайки ценно време през работната седмица.
Освен това, шаблонът дава възможност на мениджърите да следят изпълнението на всеки проект с лесна за разбиране система с цветни кодове, табличен изглед с колони за цялата необходима информация и индикатори за напредъка на различните етапи.
5. Шаблон за въвеждане на нови служители в ClickUp
Когато наемате нов служител, искате той да допринесе за проектите на компанията възможно най-скоро. За съжаление, липсата на планиране може да забави процеса на въвеждане с седмици (ако не и месеци).
За да съкратите процеса на въвеждане в работата и да увеличите производителността на новите служители, използвайте шаблона за въвеждане в работата на служителите на ClickUp. Този шаблон предоставя подробен работен процес, започващ от първия ден на служителя на работа. Подробният списък разбива процеса на въвеждане в работата на седмични приоритети, което позволява на новите членове на екипа да отбелязват всяка задача, докато я изпълняват.
Този нов доклад за напредъка на служителите може лесно да бъде персонализиран, за да отговаря на специфичните нужди на вашата компания или отдел. Помислете за разширяване на всяка задача чрез добавяне на подзадачи (например: задачата „Попълване на документи за човешки ресурси“ включва подзадачи за здравни осигуровки, вноски за пенсионен фонд 401(k) и данъчни облекчения). Или добавете приложения, подписи на супервайзори, крайни срокове или бележки, за да направите процеса на въвеждане в работата възможно най-гладък.
6. Шаблон на Гант за въвеждане на нови служители в ClickUp
Успешният процес на въвеждане в работата не зависи само от това да се запознае новият служител с работата. Той зависи и от това всички членове на екипа – дори тези, които работят в компанията от години – да работят заедно като едно цяло, продуктивна единица.
За да се подготви един нов служител за успех, е необходима истинска екипна работа, в която участват служители от отделите по човешки ресурси, правни въпроси и сигурност. Ето защо процесът на предаване и цялостното прехвърляне на знания към новия служител трябва да се контролира на ниво директор или изпълнителен директор – и точно тук влиза в игра шаблона на ClickUp за въвеждане на нови служители.
Този шаблон създава опростен план за преход за нови служители на организационно ниво. С диаграмата на Гант всеки отдел (т.е. човешки ресурси, правни въпроси, сигурност и обучение) получава своя собствена папка с задачи, делегирани на всеки служител. Всеки индивид получава своя собствена лента за напредък, която предлага обща представа за завършените резултати от проекта.
Например, мениджърът по човешки ресурси може да отговаря за извършването на проверки на миналото, попълването на формуляр I-9, проверката на личната карта на новите служители и попълването на необходимите формуляри за социални придобивки. Междувременно, някой от отдела за сигурност или техническия отдел ще отговаря за настройването на профила на новия служител, приложението за отчитане на работното време и достъпа с ключ-карта.
С такъв подробен шаблон на ваше разположение, вие предотвратявате дублирането на работата, като същевременно предлагате максимална подкрепа на новите членове на екипа.
Бонус: Шаблони за предаване на строителни проекти!
Как да изберете най-подходящия шаблон за предаване на проекти
Успешният шаблон за предаване на проекти намалява объркването, неудовлетвореността и загубата на ресурси, свързани с даден проект.
За да изберете най-подходящия шаблон за предаване на проекти за вашата организация, задайте си следните въпроси:
- Кой ще използва шаблона? Този шаблон ще се използва от едно лице, отдел или изпълнителния екип? Разбирането на заинтересованите страни е ключово за избора на подходящия формат за предаване на проекта.
- Какви инструменти ви трябват? Имате ли нужда от календар с резултати, начин за прикачване на важни документи или средство за визуално проследяване на напредъка? Разбирането на наличните инструменти за картографиране на процесите и начините за тяхното използване ще ви помогне да изберете подходящия шаблон.
- Кой формат е най-лесен за разбиране? Имате ли нужда от списък за проверка, таблица, календар или работен процес? Макар че много шаблони предлагат различни, персонализирани изгледи, знанието кои формат би бил най-полезен ще гарантира най-ефективното изпълнение на проекта.
Предотвратете спада в производителността с шаблони за предаване на проекти
За да се поддържа ефективното функциониране на един проект, са необходими многобройни дейности. Когато смени приключват, нови служители се присъединяват, други напускат или има промени в ръководството, вие искате нещата да продължат да функционират без прекъсвания.
Подходящият шаблон за предаване на проекти може да помогне за повишаване на производителността на екипа в различните отдели. Независимо дали започвате с един от многото шаблони за предаване на проекти на ClickUp или създавате свой собствен от нулата, можете да разпределяте задачи и подзадачи, да създавате календар с крайни срокове, да проследявате напредъка в реално време и да предавате важни документи безпроблемно.
С ClickUp можете лесно да персонализирате изгледи, полета, заглавия или текст, за да отговарят на уникалните нужди на вашата компания. А с над 1000 интеграции на ваше разположение, можете ефективно да управлявате всеки проект.
Готови ли сте да видите как ClickUp може да направи вашата организация по-ефективна? Опитайте го безплатно още днес.