Създаването на ясен и кратък план за проекта често е първата стъпка в управлението на проекти, независимо дали работите по седмичен или годишен проект.
Проектните мениджъри отговарят за важни задачи като определяне на обхвата на проекта, целите, бюджетите, графика, разпределението на ресурсите и цялостното управление на задачите.
В основата на всички тези важни задачи е изготвянето на план за проекта. Добрият план за проекта допринася значително за гарантиране, че проектът ви ще протече без ненужни затруднения и прекъсвания.
Независимо колко сте организирани, винаги има вероятност да пропуснете нещо от списъка си с покупки. Подобно е и при създаването на план за проект.
При толкова много променливи елементи, ще пропуснете някои компоненти, докато изготвяте плана за проекта от нулата. Ето тук шаблоните за обзор на проекта се оказват полезни.
Какво е шаблон за обзор на проект?
Шаблонът за обзор на проекта е предварително проектиран, персонализируем документ, съдържащ цялата необходима информация за вашия проект. Това включва обхват и цели, роли на заинтересованите страни, срокове, графици, бюджети, рискове, резултати и зависимости.
Разбира се, изискванията на всеки проект са уникални. Независимо дали строите мост или планирате пускането на пазара на вашето приложение, един внимателно изготвен план на проекта гарантира, че тези уникални фактори винаги са предвид.
- Тези шаблони ви помагат да комбинирате плана по систематичен и структуриран начин.
- Планът или обзорът на проекта в крайна сметка ще бъде референция за всички участници. По този начин можете да се уверите, че всички заинтересовани страни имат общо разбиране за обхвата, изпълнението и важните етапи на проекта.
- Ако проектът се отклони от курса, добър план за проекта помага да го върнете в правилната посока.
Какво прави един шаблон за обзор на проекта добър?
При избора на шаблон за обзор на проекта трябва да се имат предвид две основни характеристики – възможността за персонализиране и изчерпателността на шаблона. Шаблонът трябва да съдържа всички важни аспекти на плана на проекта. Освен това трябва да може да се персонализира, за да отговаря на вашите уникални изисквания.
Има много шаблони за проектни планове, но изберете добре проектиран и лесен за използване шаблон. Тези шаблони трябва да имат функции за интеграция, версиониране и сътрудничество, за да покрият всички ваши нужди.
Повечето шаблони ще имат версия на тези компоненти в зависимост от формата и предназначението им:
- Заглавие и цели на проекта
- Обхват и график на проекта
- Заинтересовани страни
- Ключови резултати
- График по фази
- Списък със задачи
- Подробни разходи и бюджет
- Разпределение на ресурсите
- Оценка на риска
- Подкрепяща документация
- Параметри за контрол на качеството
- План за комуникация
- Проследяване на напредъка и статуси
10 безплатни шаблона за обзор на проекти
Съставихме списък, който може да се използва за различни проекти. Ето най-популярните безплатни шаблони за обзор на проекти, които ще ви помогнат да започнете планирането на проекта си.
1. Шаблон за обзор на проект в ClickUp
Шаблонът за обзор на проекта ClickUp предлага ефективен начин за планиране и организиране на проекти с поредица от стъпки. Той ви помага да започнете бързо с планирането и да изброите всички необходими елементи. При реализирането на всеки проект видимостта е от ключово значение; този формат е създаден, за да отговори на тази нужда.
- Шаблонът ви позволява да създавате задачи, да ги възлагате на съответните заинтересовани страни и да създавате персонализирани статуси за тези задачи.
- Можете също да създадете персонализирани полета, за да категоризирате и добавите атрибути, с които да визуализирате напредъка на проекта на всеки етап.
- Заинтересованите страни могат да добавят етикети за приоритет, да оставят коментари и да задават ясни крайни срокове.
Това позволява на екипа да планира задачите си и да управлява проекта ефективно. Освен това ClickUp предлага множество изгледи, като списъци, диаграми на Гант, календари и натоварвания.
Препоръчваме да използвате този шаблон за проекти с няколко нива на задачи и подзадачи.
2. Шаблон за планиране на проекти ClickUp
Шаблонът за планиране на проекти ClickUp ви позволява да се ориентирате в сложността на планирането на проекти. Можете да следите всички планове за проекти на едно място, независимо от размера на проекта.
Например, изгледът Kanban в шаблона позволява на няколко потребители да персонализират задачите и да актуализират напредъка си. Този планиращ инструмент може да замести ежедневните ви събрания и да спести време на екипа ви, като предоставя ясна представа за състоянието на задачите и постигнатия напредък.
С персонализиран контрол на достъпа ключовите заинтересовани страни могат да следят напредъка, да бъдат информирани за промените и да си сътрудничат тясно.
Хубавото на този планиращ инструмент е, че разбива сложността на мащабните проекти на управляеми и постижими цели. Докато делегирате отговорности, това осигурява структура на вашия екип и прави проекта по-лесно управляем.
3. Шаблон за план на проект в ClickUp
Шаблонът за план на проект на ClickUp ви помага да изготвите достатъчно подробен план за сложни проекти. Той е идеален, ако управлявате няколко взаимосвързани проекта, които изискват подробно планиране и структуриране. Този шаблон ви позволява да създадете подробни графици за проекта, заедно с ясни етапи и цели.
Непланираните зависимости могат да провалят един проект. Но този шаблон очертава всички зависимости, за да се избегнат затрудненията. Можете също да зададете приоритети, да следите ежедневния напредък и да имате цялостен поглед върху всичките си задачи.
Всеки път, когато имате среща за стартиране на проект, използвайте този шаблон, за да очертаете обхвата, изискванията и зависимостите, така че да можете да включите тези подробности в графика на проекта си.
4. Шаблон за обзор на компанията ClickUp
Шаблонът за обзор на компанията ClickUp е отличен вариант за създаване на изчерпателен обзор на вашата организация, който може да се използва за вътрешни или външни екипи. Вашият бизнес често има множество текущи проекти, които в крайна сметка се сближават към една дългосрочна цел.
В бързо растяща организация е лесно екипите да изгубят представа за цялостната картина поради вътрешни бариери и липса на видимост в другите отдели.
Шаблонът за обзор на компанията предлага на екипите яснота за това как техните цели се свързват с целите на организацията. Освен това, на лидерите е по-лесно да получат цялостен обзор на всички пътни карти на проектите на едно място, за да гарантират тясно сътрудничество между екипите и да избегнат дублиране на усилията.
5. Шаблон за документация на проект в ClickUp
Документацията е от жизненоважно значение през целия проект. Тя помага на екипите да следят най-важната информация, независимо дали става дума за цели и задачи, решения, взети по време на срещи, или промени в стратегията по време на проекта. Много е важно всичко да бъде документирано.
В идеалния случай бихте искали документацията по проекта да е достъпна на едно място за целия период на проекта.
Шаблонът за документация на проекти на ClickUp предлага точно това.
Вашият екип може да има достъп, да разглежда и да вижда всички документи, необходими за проекта. С ясната си структура този шаблон намалява времето за документиране, като предоставя централизирана платформа за по-добро сътрудничество между заинтересованите страни и другите отдели.
Никога не губете важни файлове или разговори с този шаблон.
6. Шаблон за обобщение на програмата ClickUp
При толкова много променливи елементи в един проект, ви е необходим бърз начин да обобщите напредъка и да синхронизирате екипа си.
Шаблонът за обобщение на програмата ClickUp е добър инструмент за създаване на обща представа за програмата ви за заинтересованите страни. Той ви помага да визуализирате цялостната картина с интуитивни диаграми и графики. И да спазвате сроковете с напомняния и предупреждения.
Този шаблон ви позволява да оптимизирате операциите си с цветни етикети, тагове и категории. За вашите екипи, които работят по няколко проекта, този шаблон улеснява получаването на единен поглед върху всички текущи дейности по всички проекти.
В същото време можете да получите бърз преглед на всеки проект и неговия напредък на таблото си.
7. Шаблон за бяла дъска за обхвата на проекта ClickUp
Когато стартирате проект, идеята и планирането обикновено са първите две фази. Те формират основата на проекта.
Голяма част от планирането се отнася до определянето на обхвата на проекта. Обхватът на проекта определя посоката на планирането.
Ето защо е важно да имате шаблон, който определя ясен обхват на проекта ви.
Шаблонът за бяла дъска за обхвата на проекта ClickUp предоставя визуален и сътруднически начин за генериране на идеи и определяне на графика. Можете да генерирате идеи свободно, като същевременно се структурирате с помощта на този шаблон. Можете лесно да определите обхвата на проекта, разделен на по-малки цели и задачи.
Комбинирайте този шаблон с ClickUp Whiteboards, за да ускорите процеса на планиране и генериране на идеи.
Съгласувайте точния обхват и го споделете със заинтересованите страни и членовете на екипа, за да могат всички да се позовават на него по всяко време и да са на една и съща страница.
8. Шаблон за график на проекта в Excel от Vertex42
Въпреки че не са най-удобни за ползване или интуитивни, електронните таблици се използват де факто за планиране на проекти. Шаблонът за времева линия на проекта в Excel от Vertex42 е лесен начин да създадете времева линия на проекта в електронна таблица.
Шаблонът включва раздели за задачи, начални дати, крайни дати, продължителност и зависимости. Използва техниката на натрупани лентови диаграми, за да представи етапите и напредъка. Тъй като шаблонът е в електронна таблица, той е достъпен за всички членове на екипа и заинтересовани страни, което насърчава ефективното сътрудничество.
9. Шаблон за обзор на графика на проекта от OfficeTimeline
Шаблонът за обзор на графика на проекта предоставя визуален обзор на графика и целите на проекта. Той включва функции като цветово кодиране, групиране на задачи и зависимости. Помага ви да комуникирате ефективно стойността на проекта на ръководителите, заинтересованите страни и членовете на екипа.
Можете да използвате този шаблон като част от представянето си пред висшето ръководство. Той подчертава основните стълбове на проекта ви, като цели, задачи, зависимости и потенциални рискове.
С течение на времето това резюме на проекта ще послужи и като документация за ретроспективен анализ.
10. Шаблон за презентация на проект в PowerPoint от SlideEgg
Презентацията е визуално привлекателен начин да представите идеята си за проект. Презентационният пакет е перфектният пример за ефективността на презентациите. Милиардите долари, събрани като инвестиции, са доказателство за неговия успех.
Шаблонът за презентация на SlideEgg PowerPoint е добра отправна точка за създаване на PowerPoint презентация за вашия проект.
Този шаблон за план на проект включва слайдове, с които да представите проекта си и да обсъдите неговите цели, задачи, резултати и график. С добра презентация за обзор на проекта ще се чувствате уверени на срещата за представяне на проектното предложение, където ще покажете стойността на проекта си.
Преди да кажете „да“
Шаблоните за проектни планове са от жизненоважно значение за управлението на проекти. Добрият шаблон е ясен, кратък, адаптивен и редовно актуализиран, за да отразява промените.
Добра практика е да интегрирате шаблоните за обзор на проекта с вашия софтуер за управление на проекти. Това улеснява актуализирането и споделянето на информация и поддържа шаблона в синхрон с напредъка на вашия екип.
Обмислете най-важните си нужди, преди да изберете един, и дайте възможност на екипа си да започне работа по проекта с пълна яснота. 🎉