Мери е ентусиаст по отношение на съдържанието и отдадена книгоманка. Нейната любов към цветни визуализации и ярки илюстрации стимулира творчеството й да създава информативни и увлекателни статии. Когато не работи, можете да я намерите свита в леглото с книга.
Чувате ли това?
Мълчанието от скука по време на вашите Zoom конференции?
Чувате ли липсата на ангажираност у членовете на екипа си?
…🦗🦗🦗…
Ако е така, вероятно е време да преразгледате стратегията си за комуникация във виртуалния екип. 👀
С превръщането на дистанционната работа в новото нормално състояние, ръководителите на екипи трябва да измислят креативни и иновативни методи за създаване на по-кооперативна работна среда.
Работата от разстояние носи свои собствени предизвикателства както за служителите, така и за мениджърите, включително комуникационни бариери, умора от работата, технологични затруднения и др.
По време на COVID-19 бе проведено проучване на Harvard Business Review, за да се разберат предизвикателствата при управлението на виртуални екипи. То показва, че повечето ръководители на отдалечени екипи се борят да комуникират ефективно и да изградят мост на доверие с виртуалните си екипи.
Харесва ли ви или не, тези два фактора оказват огромно влияние върху производителността, мотивацията и резултатите на служителите, а последствията от пренебрегването им надхвърлят простото непродуктивност и грешки в работата.
И така, какво е необходимо, за да се изгради доверие и ефективно сътрудничество в рамките на виртуалните екипи и каква роля играят те в представянето на служителите? Нека разберем.
Готови ли сте да премахнете мълчанието? 🧨
Как добрата комуникация във виртуалния екип повишава производителността?
Някои от нас са работили в негативна среда, където колегите са ненадеждни, отчуждени и неотзивчиви.
В такива ситуации служителите са склонни да задържат енергията, уменията, ентусиазма и мотивацията си, защото чувстват липса на доверие, подкрепа и връзка с екипите си.
И така, как изграждането на доверие може да помогне?
1. Повече доверие = по-малко конфликти
Доверието е суперсила, която решава проблемите с недоразуменията във виртуалните екипи. 💪
Междуличностното доверие между служителите и мениджърите помага за намаляване и разрешаване на недоразуменията по по-гладък начин.
Споделете духа на доверие, за да ускорите процесите на преговори, както и да изградите по-близки лични отношения във виртуалните екипи. Макар че трябва да поддържате професионално отношение, помислете за изграждането на солидна основа на доверие с течение на времето, за да избегнете бъдещи конфликти, доколкото е възможно.
Как работи това? 🤔
Когато хората споделят взаимна увереност към колегите и мениджърите си, те се чувстват сигурни в работната си среда.
По този начин те стават по-отворени към преговори, дискусии и здравословен диалог с екипа.
2. Доверието създава аура на „Имаш приятел в мен!“
Един от основните елементи за отличното представяне на служителите е още по-доброто сътрудничество в екипите. Особено при дистанционната работа, където комуникацията лице в лице е на най-ниското си ниво, управлението на сътрудничещ дистанционен екип става още по-голямо предизвикателство.
Неясните работни отношения водят до лошо сътрудничество, докато доверителните връзки могат лесно да изградят по-силни партньорства между служителите и ръководителите. ✊
Проучване на Harvard Business Review показва, че хората, които работят в среда с високо ниво на доверие, са с 50% по-висока производителност. Това доказва, че доверието е основният фактор за изграждането на силни виртуални екипи. 🥗
Просто казано, комуникацията, основана на доверие в екипите, ще мотивира членовете да обединят усилията си и да измислят по-иновативни идеи.
Моля, барабанна дрънкалка...🥁 за сладките текстове на Ранди Ман. 🎶
Бонус: Шаблони за комуникационен план
3. Намалява стреса и изолацията
Днес повечето компании са преминали към хибридна работна среда и изцяло дистанционна работна култура – нещо, за което не всички служители и мениджъри бяха подготвени.
Новите предизвикателства и многобройните пречки, които възникват при работа от дома, могат да причинят високо ниво на стрес и тенденция към изолация или работа в изолация сред вашите служители.
От друга страна… 😍
Откритите, прозрачни и доверителни отношения с виртуалните екипи помагат на служителите да преодолеят напрежението в работата, да се чувстват по-мотивирани да се ангажират и да намалят напрежението, свързано с дистанционната работа.
Бонус 👉 Разгледайте този списък с вдъхновяващи цитати за работата в екип!
7 умни начина за подобряване на комуникацията във виртуалните екипи и укрепване на доверието
За щастие, има няколко начина, по които отлични мениджъри могат да изграждат доверие и прозрачна комуникация във виртуалните екипи. 🥳
Разгледайте тези практични съвети за изграждане на екипи, които работят в сътрудничество, са съгласувани и имат правомощия.
1. Бъдете гъвкави, когато става въпрос за комуникация във виртуалния екип
В днешно време все повече компании преминават към отворено мислене и по-гъвкава перспектива по отношение на работата в екип. Особено при виртуалните екипи, където ефективното общуване е малко по-сложно, внедряването на простота е станало от съществено значение.
Ръководителите на виртуални екипи трябва да бъдат достъпни и приятелски настроени, за да могат служителите да задават въпроси, обсъждат проблеми и изразяват мнението си свободно. 🗣️
Отвореното съзнание към промените ще помогне на ръководителите да поддържат гъвкавост и адаптивност към постоянните промени. Освен това, прозрачната корпоративна култура осигурява по-ефективна комуникация между членовете.
2. Поставете общи цели, които са прецизни
Методът на работа от дома определено промени баланса между личния и професионалния ни живот.
Което, от своя страна, затруднява определянето на приоритетите.
Ето защо ръководителите на виртуални екипи трябва ясно да определят целите на компанията за всеки служител.
Членовете на екипа понякога могат да се чувстват изолирани просто поради географската си отдалеченост. Независимо дали работите за SaaS компания или пекарна, като мениджър вашата задача е да определите обща цел с ясно дефинирани задачи.
Когато всеки знае задачите си за деня/седмицата/месеца, крайните срокове и други изисквания, комуникацията става по-лесна.
Освен това, очертайте общите цели, за да изградите солидна основа от общи ценности на компанията, към които всеки член може да допринесе. Постигнете това по по-опростен начин с помощта на специалната функция за управление на задачи на ClickUp.
3. Кажете „Благодаря!“ на вашия виртуален екип
Нека си признаем: като хора, всички ние искаме да се чувстваме забелязани и оценени. 😌
Когато става дума за работа с виртуални екипи, оценката и признанието често се губят в постоянния поток от видеоразговори, бързи дискусии и безкрайни проекти. Ето защо използването на силата на искреното признание и оценка ви дава предимство да подобрите комуникацията с вашия виртуален екип.
Според Glassdoor 53% от служителите признават, че биха останали по-дълго в компанията си, ако се чувстваха достатъчно ценени.
Ето някои креативни практики за признание на служителите:
- Въведете програма за оценяване на служителите. Например, можете да давате точки за изпълнението дори на най-малките задачи или за пунктуалност. Тези точки по-късно могат да бъдат разменени за бонуси като повече свободно време.
- Признавайте индивидуалните постижения, за да отличите продуктивните служители. Когато мениджърите подчертават малките успехи на членовете на екипа и им благодарят с лично телефонно обаждане, последните се чувстват ценени и се ангажират повече.
- Празнувайте дори неуспехите на служителите, като подкрепяте поемането на риск и решителността. Освен това, използвайте неуспехите, за да мотивирате другите членове да пробват нови неща.
- Споделяйте постиженията на екипа чрез социалните медии и други платформи. Използвайте специални хаштагове в Instagram (напр. #employeeofthemonth) и изразете благодарността си в прост пост във Facebook, за да накарате членовете на екипа да се почувстват специални.
Членовете на виртуалните екипи често могат да се чувстват откъснати от компанията, затова признанието ще ви помогне да ги ангажирате и мотивирате по-добре.
4. Срещите 1:1 формират отлична комуникация във виртуалния екип
Част от успешната комуникация е индивидуалният подход към членовете на вашия виртуален екип.
Провеждането на редовни срещи е един от начините да следите напредъка в работата и общата производителност на служителите, както и да се свържете с членовете на виртуалния екип.
Ако обаче искате да изградите солидна основа на доверие и среда за сътрудничество, отделете малко време и за индивидуални срещи. 🤝
Да станеш личен, докато работиш в офиса, е доста лесно. Простото „Здрасти“ или кратък разговор, докато си правиш кафе, са полезни начини да разчупиш леда.
Дори и да поддържате връзка чрез имейл маркетинг или масови SMS съобщения с вашите над 100 служители, физическото присъствие все пак има значение.
Въпреки че дистанционната работа носи със себе си предизвикателства в междуличностната комуникация, все още има възможност да се създават приятелства във виртуалния свят. 🧑💻
Ето няколко бързи съвета за провеждането на успешни индивидуални срещи с вашите дистанционни работници:
- Следвайте повтарящ се график
- Попитайте за предизвикателствата, пред които са изправени членовете
- Водете бележки, за да следите напредъка
- Уверете се, че сте намалили фоновия шум и сте елиминирали други технически проблеми.
- Подгответе няколко неформални въпроса
- Бъдете добър слушател
Ръководителите на екипи, които организират лични срещи с всеки член, имат по-голям шанс да спечелят доверието им и да подобрят приятелските отношения.
Честната и искрена емпатия показва колко уважавате и се грижите за вашия виртуален екип. Това, от своя страна, подобрява връзките отвътре.
Освен това, трябва да създадете подходяща среда, в която е приятно да се общува и да се обменят мнения. Независимо дали решите да използвате софтуер за срещи или мобилни приложения, уверете се, че сте избрали най-подходящото време, елиминирайте фоновия шум и създайте приятелска атмосфера.
ClickUp лесно ще се превърне във вашия любим инструмент за подобряване на всички видове комуникация в екипа. Особено когато става въпрос за виртуални екипи, които работят дистанционно, наличните инструменти и функции помагат да организирате всичко, което се случва във вашата компания. От визуализирани карти на проекти и мониторинг на работата в реално време до спринт диаграми и списъци с приоритети, можете да създавате, изпълнявате и управлявате задачи от едно място!
5. Позволете на вашия виртуален екип да споделя и да обменя идеи
Обменът на информация е свещеният Граал на комуникацията.
(Моля, включете звукови ефекти тук… 🙌)
Съвместни дейности като мозъчна атака ще помогнат на вашия виртуален екип да сподели своите идеи и предложения, мнения по дадена тема и решения на съществуващи проблеми.
Тъй като обменът на идеи е съвместно усилие, той спомага за изграждането на по-силни екипи и продуктивни връзки.
Особено за ръководителите на виртуални екипи е от съществено значение да организират сесии за мозъчна атака, в които участниците да се чувстват чути и оценени дори за „лошите“ си идеи. 🧠
6. Има живот извън работата!
Обсъждането на теми извън работата е най-лесният начин за изграждане на доверителни отношения с вашия виртуален екип.
Това отново засяга прозрачността и отвореността на вашата компания към дистанционните служители.
Проучване на Gallup показва, че 50% от служителите напускат работата си, защото са неудовлетворени и нямат връзка с мениджърите си.
Истинската причина за това е, че хората просто търсят истинско човешко общуване.
А когато времената станат трудни, те просто искат да избягат от изтощението от работата, крайните срокове на проектите и безкрайните доклади.
Да имаш лидер, с когото можеш да обсъждаш работни проекти по същия начин, по който обсъждаш любовта си към кучетата, е истинско благословение.
7. Не забравяйте за забавлението
И накрая, но не на последно място, всички обичат да се забавляват. 💃
Дори на работа. 🤫
Като се има предвид количеството стрес, на което са подложени дистанционните работници, мениджърите трябва да създадат свободно време за виртуалните екипи. Макар че дейностите за изграждане на екип често се разглеждат като практика за откъсване от работата, те помагат за изграждането на по-силни връзки.
Какви са някои от начините да се забавлявате от разстояние?
- Играйте виртуални видеоигри и викторини (със сигурност имате геймъри сред членовете си )
- Участвайте във виртуални викторини като Virtual Happy Hour Trivia
- Решете онлайн ескейп стая
- Създавайте и разрешавайте предизвикателни сценарии
- Играйте „Две истини и една лъжа“: абсолютна класика
И още!
Особено при виртуалните екипи, забавлението помага да се поддържат връзките и ангажираността им. Освен това, то помага на изолираните членове да се чувстват по-близки и по-зависими от мениджърите.
Завършваме!
Подобряването на доверието и сътрудничеството като лидер на виртуален екип не е лесно, но нашите прости и практични съвети са тук, за да ви помогнат да започнете и да пренесете работните си отношения на по-високо ниво. ↗️
Не забравяйте: в крайна сметка всичко се свежда до признателност, уважение и грижа към виртуалните екипи.
Разкажете ни за вашия опит от работата с или във виртуален екип.
Моята рецензия за ClickUp
Започнахме да използваме ClickUp, когато дистанционната работа се превърна в новото нормално състояние. С толкова много нови инструменти, с които трябваше да се справяме (Zoom, TeamViewer и др.), ClickUp ни предостави още едно ниво на простота. Използвахме го предимно за управление на задачи. Въпреки че екипът беше малък, все пак се нуждаехме от нещо, с което да се справяме лесно. С ClickUp не се налагаше да търсим задачата или крайния срок. Можехме да използваме и специалната система за цветово кодиране, която направи всичко още по-ясно.
Лично на мен много ми харесаха кутиите за задачи, в които можеш да преместваш всички задачи в съответните им етапи (В процес, Завършено, Да се определи и т.н.). Това ми помогна да разбера визуално къде се намирам в управлението на задачите си и къде се намира екипът ми. Така че, ако имаше нещо, с което можех да помогна, можех да го видя директно от таблото.