Ръчното планиране на бюджета може да отнеме много време и да е изпълнено с грешки. Представете си колко време отнема въвеждането на финансови данни, включително месечни разходи, в бюджетен планиращ инструмент или Google Sheets.
Вместо да губите време за поправяне на бюджетни таблици, можете да използвате шаблони за бюджет в Google Sheets, които автоматизират изчисленията и ви предоставят полезна информация за минути.
Те са снабдени с вградени формули, форматиране и функционалност, които могат да отговорят на изискванията на всяка индустрия или професия. Ще намерите шаблони за бюджети в Google Sheet за всичките си финансови нужди – независимо дали искате месечни, годишни или други шаблони за бюджети.
След като въведете транзакциите си в един от шаблоните, ще можете да видите как всеки изразходван долар се отразява на личните ви финанси или на растежа на вашия бизнес.
В този блог ще разгледаме някои популярни шаблони за бюджети в Google Sheets и техните ограничения. Ще споделим и някои алтернативи, които улесняват изготвянето на бюджети и сътрудничеството.
Какво прави един добър шаблон за бюджет в Google Sheets?
Предварително създаденият шаблон за бюджета на паричните потоци в Google Sheets предоставя ясна картина на финансовото ви състояние. Той визуализира целия ви бюджет на едно място, включително разходите, спестяванията и инвестициите ви.
Ето защо трябва да използвате шаблоните за бюджет в Google Sheets, за да следите финансите си – за лична или бизнес употреба:
- Ефективно проследяване на разходите: Шаблоните за планиране на бюджета съдържат диаграми, прогнозни седмични бюджети, както и месечни и годишни прогнози за спестявания. Имат полета за записване на данни за променливи разходи, парични потоци, разходи, приходи, печалби и загуби.
- Маркиране на важни данни: Позволява маркиране на данни за фокусиране. Тази функция е полезна особено ако вашият счетоводител или финансов консултант има достъп до шаблона на бизнес бюджета ви.
- Споделяне: Можете лесно да споделите тази бюджетна таблица със заинтересованите страни, да я съхраните в Google Docs и да зададете постижими цели за вашия малък бизнес.
- Повишена точност: Помага ви да избегнете скъпи грешки в месечните разходи и ви дава увереност в изчисленията на бюджета ви.
Нека разгледаме някои задължителни функции в безплатните шаблони за бюджет в Google Sheets:
Бързо и лесно персонализиране
Един добър шаблон за бюджет трябва да ви позволява да добавяте или премахвате категории разходи, да актуализирате транзакции и да променяте формули с минимални усилия.
Например, трябва да можете да персонализирате електронна таблица за конкретни роли, като продажби, маркетинг или финанси, и да я форматирате според нуждите си. Шаблоните в Google Sheets се отличават в тези аспекти, с бързи команди, които ви спестяват време и усилия.
Лесноразбираема информация чрез визуализация на данни
Изберете шаблон за бюджет, който структурира приходите и разходите по категории и конкретни периоди и може да обобщи основните тенденции. Визуализирането на редове с данни в диаграми и таблици представя ключови информации на един поглед.
Например, шаблоните за бюджета на вашия проект трябва да имат филтри и падащи менюта за групиране на приходите и разходите. По същия начин те трябва автоматично да подчертават разходите, които надвишават определен праг.
Бонус: шаблони за проследяване на разходите в Google Sheets!
Безпроблемно сътрудничество
За да могат членовете на екипа да работят ефективно заедно, шаблонът за бюджет в Google Sheets трябва да позволява споделяне между няколко потребители, без да забавя работата. Това помага на заинтересованите страни да вземат стратегически решения без забавяния или зависимост от други екипи за извличане на данни.
Достатъчно място за бележки и коментари
Всяка подробност е важна при изготвянето на предложение за бюджет. Например, ако сте направили определени прогнози, подкрепени с данни, за маржовете на печалбата за следващото тримесечие, тази информация в бюджета добавя нюанс към вашето предложение.
Добавянето на коментари или бележки към вашите Excel шаблони за бюджети може да помогне на различните заинтересовани страни да ги разберат по-добре и да вземат по-бързи решения.
Интеграции
Подходящият шаблон за бюджет трябва да позволява лесно импортиране и експортиране на данни към счетоводни инструменти, софтуер за бизнес планиране и анализ, CRM и софтуер за бюджетиране на проекти.
Три шаблона за бюджет в Google Sheets
Ето няколко шаблона за бюджети в Google Sheets, които са гъвкави и лесни за използване:
1. Шаблон за месечен бюджет в Google Sheets от Template.net
Имате ли нужда да следите покупките си спрямо бюджетираните разходи в реално време? Шаблонът за месечен бюджет на Template.net ви позволява да разбивате транзакциите си по позиции и автоматично изчислява общия разход.
Въведете месеца, подробностите за артикулите и действителната изразходвана сума. Ако зададете праг, той ще изчисли разликата и ще покаже всяка допълнителна сума, която сте изразходвали. Въз основа на тенденциите за месеца до момента можете бързо да си направите бележка как да се справите по-добре следващия месец. В долната част има място за добавяне на коментари.
Този шаблон е ценен инструмент за процеса на бюджетиране, защото:
- Позволява лесно сравнение на входящите и изходящите парични потоци с прост дизайн
- Проследява бюджета на домакинството ви и може да се използва като шаблон за личен месечен бюджет, за да проследявате приходите и разходите си.
2. Шаблон за стартиращ бюджет в Google Sheets от Template.net
Първите няколко месеца са от решаващо значение за всеки нов стартъп. В началото може да не разполагате с достатъчно данни, за да разберете моделите на паричните потоци, което може да затрудни финансовото планиране. Шаблонът за бюджет на стартъп от Template.net категоризира еднократните разходи, като лицензи, и текущите разходи, като заплати или наем, в различни рубрики.
Въведете очакваните разходи и действителните разходи за конкретни елементи, а шаблонът за отчет за разходите автоматично ще изчисли разликата между двете и ще я покаже. По този начин той ясно показва как всеки компонент влияе върху паричния поток и ви помага да направите първоначални бюджетни прогнози.
Този шаблон за бюджет работи, защото:
- Позволява ви да правите разграничение между незабавни разходи и повтарящи се разходи. Това означава, че можете да разпределяте средствата стратегически въз основа на миналите резултати и бъдещите бизнес нужди.
- Дава ви възможност да оцените реалистично бюджетните ограничения въз основа на бизнес приоритетите и наличните средства.
3. Шаблон за бизнес бюджет в Google Sheets от Template.net
Шаблонът за бизнес бюджет на Template.net автоматично изчислява общите разходи и приходи, за да ви даде ясна представа за наличните ви средства.
Удобна визуална диаграма показва процентното разпределение между различните разходни позиции, спестявания и дългове. Има специални раздели за проследяване и категоризиране на разходите и приходите.
Шаблонът за бюджет работи, защото:
- Разделя месечните разходи по категории, като осигурява яснота на лицата, вземащи решения
- Прогнозира бъдещия паричен поток въз основа на исторически данни
- Автоматично изчислява разликата между бюджетираните и действителните разходи
- Помага ви да определите реалистични месечни бюджетни цели и да ги постигнете
Макар че тези шаблони на Google Sheets за управление на проекти и бюджетиране обикновено са лесни за използване, те имат своите ограничения.
Нека разгледаме предизвикателствата при използването на шаблони за бюджети в Google Sheets.
Ограничения при използването на Google Sheets/Docs за бюджетиране
Ограничени функции за анализ на данни
Шаблоните за бюджет в Google Sheet не разполагат с функции, специфични за финансите, които са полезни при изготвянето на бюджет. Например, ако изчислявате лихвени проценти или плащания по кредити, ще трябва да се справите без функции като PPMT и IMPT.
Освен това, пивотните таблици и макросите в Google Sheets имат по-малко функции от Excel, което прави шаблоните в Google Sheets по-малко подходящи за сложни задачи по бюджетиране.
Лоша мащабируемост
Google Sheets може да започне да забавя работата си при големи количества данни, което се отразява на някои функции. Ще трябва да използвате шаблони за електронни таблици за сложни изчисления, което ще ви върне в изходна позиция – ръчно експортиране на данни, форматиране и споделяне като прикачени файлове с останалата част от екипа ви.
За растяща организация шаблоните за бюджети в Google Sheets не са достатъчно гъвкави и адаптивни.
Ограничени възможности за персонализиране
Google Sheets е по-малко адаптивен по отношение на форматирането и визуализацията на данни. Може да се наложи да се задоволите с основни диаграми и графики с по-малко цветове и стилове. Ако искате да използвате персонализирани числови формати, за да подчертаете разходите, които надвишават определен праг, Google Sheets предлага по-малко опции от Excel.
Лоша интеграция
Необходим ви е допълнителен модул от трета страна, за да интегрирате инструменти за заплати, счетоводство и други с шаблона си в Google Sheets, което създава проблеми с целостта на данните. Другата алтернатива при използването на шаблони за Google е ръчното копиране и поставяне на данни, което е непрактично при работа с големи масиви от данни.
Как ClickUp се сравнява с Google Sheets като алтернатива за бюджетиране
Макар и трите шаблона за бюджет в Google Sheets да са чудесни за начинаещи, техните ограничения пречат на продуктивността. За щастие, в ClickUp имаме пет безплатни шаблона за бюджет, които са чудесна алтернатива на Google Sheets.
От управлението на личния ви бюджет до бюджетите на проекти, ето нашият списък с безплатни шаблони на ClickUp за управление на парите.
1. Прост шаблон за бюджет в ClickUp
Представете си, че сте започнали странична дейност и искате да проследявате всичките си приходи и разходи в една електронна таблица. Може да звучи сложно, но не е задължително да е така. Простият шаблон за бюджет на ClickUp ви позволява да записвате приходите и разходите на едно място и да ги проследявате всеки месец.
Той сумира месечните суми, за да покаже колко сте спечелили и похарчили от началото на годината. Като собственик на бизнес, можете да използвате този шаблон, за да измервате паричния поток, да поставяте реалистични финансови цели и да опростите стратегическото планиране.
Шаблонът включва няколко изгледа на списъци и персонализирани полета, които ви предоставят необходимата информация:
- В изгледа „Бюджетен план“ се показват всички транзакции, извършени през годината, като той служи и като шаблон за годишен бюджет.
- В изгледа „Доходи“ се показват доходите от различни източници.
- В изгледа „Разходи“ се показват всички разходи
Можете да използвате падащите менюта, за да филтрирате по конкретни категории транзакции или приходи.
2. Шаблон за бизнес бюджет в ClickUp
Бизнес бюджетът предоставя обща картина на финансовото състояние на даден бизнес чрез прогнозиране на разходите и приходите. Ако сте предприятие с множество търговски обекти, шаблонът за бизнес бюджет на ClickUp ви дава обща представа за всички бизнес разходи и ви позволява да разгледате подробно отделните магазини.
Това ви помага да идентифицирате потенциални загуби на приходи и да разберете цялостното им въздействие върху бизнеса.
Използвайки различни персонализирани изгледи, можете също да анализирате продажбите спрямо оперативните разходи, за да разберете напълно паричния поток на вашия бизнес.
Този шаблон предоставя:
- Разбивка на приходите и разходите по магазини и обща разлика
- Възможност за проследяване на действителните резултати в сравнение с планираните
- Възможност за идентифициране на области за оптимизация и спестяване на разходи
- Яснота относно областите, които се нуждаят от повече разходи
Използвайте този шаблон като баланс, за да проследявате действителните резултати на вашия бизнес спрямо планираните цели. Този шаблон за бюджетно предложение може да се използва за прилагане на стратегии за спестяване на разходи и оптимизиране на разходите за дългосрочен растеж.
Бонус: Този изчерпателен шаблон организира вашите финансови данни и ви помага да сравните финансовите резултати с историческите записи.
3. Шаблон за управление на проекти с бюджет в ClickUp
Като проектен мениджър, шаблонът за управление на бюджетирани проекти на ClickUp ви помага да изчислите и проследите действителните разходи по проекта в различните фази и гарантира, че проектът остава в рамките на бюджета.
Разделът „Бюджет“ показва разбивка на бюджетираните и действителните разходи за всяка категория. За да разберете потенциалните пречки, използвайте раздела „График на проекта“, който показва отделните задачи и зависимости чрез диаграма на Гант. Можете да видите статуса на задачите, както и ключовите етапи.
Разделът „Статус на дейностите“ показва нивото на приоритет и отговорностите за всяка задача.
Използвайте този шаблон за годишен бюджет, за да получите:
- Цялостен преглед на резултатите от проекта и свързаните с тях разходи, което позволява по-добро прогнозиране и управление на бюджета
- Видимост на всички потенциални рискове или предизвикателства за оценка на общите разходи и забавяния
- Ясно разбиране на потенциала за спестяване на разходи и повишаване на ефективността
4. Шаблон за отчет за бюджета в ClickUp
Като собственик на бизнес, шаблонът за бюджетен отчет на ClickUp ви позволява да измервате резултатите за текущия месец в сравнение с цялата година (от началото на годината до момента) по ключови показатели и бизнес цели.
Той проследява резултатите спрямо целта и изчислява разликата. Получавате сравнение с данните от началото на годината и можете веднага да видите дали сте на път да постигнете целта си в края на годината. Той ви позволява да запишете наблюденията си и „извлечените поуки“, докато преглеждате данните.
На оперативно ниво този шаблон:
- Помага ви да вземате по-информирани решения и да разпределяте ресурсите по-ефективно
- Улеснява откриването на потенциални проблеми и преразходване на средства, преди те да възникнат
- Предоставя по-подробен преглед на финансовото ви състояние на заинтересованите страни
- Помага да се намерят начини за оптимизиране на ценообразуването, за да се постигнат бизнес целите
5. Шаблон за предложение за бюджет в ClickUp
Шаблонът за бюджетно предложение на ClickUp предоставя обща информация за разходите на всеки етап от проекта, така че всички заинтересовани страни да могат да оценят неговата жизнеспособност. Той също така ви помага да изясните прогнозните приходи спрямо разходите.
С помощта на този шаблон можете да:
- Изчислете точно фиксираните и повтарящите се разходи, като използвате вградените формули и функции.
- Въведете бизнес данни, за да разработите бързо добре обмислени предложения. Персонализираните статуси и изгледи на ClickUp улесняват сътрудничеството с екипа ви по ключови аспекти.
- Подобрете проследяването на предложенията за бюджет и управлението на проекти с коментари, връзки към задачи, автоматизация и вградени AI инструменти за автоматизация на задачите.
Бонус: Вграденият AI асистент на ClickUp, ClickUp Brain, като ваш AI проектен мениджър, ви помага да автоматизирате повтарящи се аспекти като създаване на проектни брифинги, попълване на зависимости, разпределяне на графици, възлагане на задачи и създаване на подзадачи, така че да прекарвате повече време в анализиране на резултатите.
Ето няколко AI подсказки, които ще ви помогнат да се подготвите за финансови прогнози и предвиждания:
- Разработете подробен финансов прогнозен и проекционен модел, който включва прогнози за приходите, разходите и паричните потоци за следващия [вмъкнете период]. Гарантирайте точност и надеждност, като включите исторически данни и тенденции в бранша: [вмъкнете конкретни бизнес подробности]
- Подгответе изчерпателен финансов прогнозен доклад, в който се очертават целите за приходите, разбивката на разходите и прогнозите за рентабилността за предстоящия [вмъкнете период]. Подчертайте ключовите показатели за ефективност и проведете анализ на сценарии, за да оцените различни бизнес резултати: [вмъкнете конкретни финансови данни]
- Анализирайте исторически финансови данни и пазарни тенденции, за да генерирате точни прогнози за приходите и разходите за [вмъкнете период]. Идентифицирайте ключовите фактори, които влияят върху финансовите резултати, и предоставете информация за потенциалните възможности за растеж и рискове: [вмъкнете конкретни подробности за проекта или бизнеса]
Финансовото планиране става лесно с шаблоните на ClickUp
За ефективно финансово планиране е необходимо да имате пълен контрол върху начина, по който се разбиват, отчитат и визуализират данните за вашите приходи и разходи.
Шаблоните за месечен бюджет на ClickUp се синхронизират безпроблемно с вашите финансови работни процеси и ви помагат да оцените точно дългосрочното въздействие на вашите решения. Те също така ви помагат да идентифицирате нови възможности за оптимизиране на приходите, контрол на разходите, месечно или седмично бюджетиране и бюджетиране на събития в бизнес среда.
Най-хубавото е, че са безплатни.
Разгледайте безплатните шаблони за финансово планиране на ClickUp, за да улесните изготвянето на бюджета си.