Скучните, повтарящи се задачи, като обобщаване на подробностите от разговорите след всяко взаимодействие с клиент или повтарящо се отговаряне на едни и същи въпроси, могат да понижат мотивацията на екипа ви и да навредят на производителността.
Но с изкуствения интелект (AI) най-накрая можем да се сбогуваме с тези рутинни задачи.
Интересно е, че проучване на Gartner установи, че до 80% от мениджърите смятат, че автоматизацията може да се приложи към всяко бизнес решение. Това показва невероятния потенциал за организациите, които интегрират изкуствен интелект в своите процеси.
В този блог ще разгледаме подробно какво представлява автоматизацията на задачи с изкуствен интелект и как може да се използва, за да промените начина, по който работи вашата организация. ⬇️
Какво е автоматизация на задачи с изкуствен интелект?
Автоматизацията с изкуствен интелект се отнася до използването на технологии за изкуствен интелект за рационализиране и изпълнение на (повторяеми) задачи, които обикновено и традиционно се извършват от хора.
⭐ Представен шаблон
Затрупани от задачи? Изтеглете безплатния шаблон „Getting Things Done“ на ClickUp, за да поддържате организация, да спестите време и да се фокусирате върху важните неща. 🚀
Този подход решава проблема с недостига на квалифицирани кадри и работна ръка, като същевременно повишава оперативната ефективност; освобождава служителите от повтарящи се задачи, което им позволява да се съсредоточат върху по-ценна, стратегическа работа.
Ролята и ползите от изкуствения интелект в автоматизацията на задачите
AI автоматизацията комбинира обработка на естествен език (NLP), роботизирана оптимизация на процесите (RPA), компютърно зрение и други алгоритми за машинно обучение, които ефективно автоматизират бизнес процесите.
Обучени на големи неструктурирани масиви от данни, тези технологии могат да изпълняват сложни задачи без човешка намеса, като следват предварително определени правила и се адаптират въз основа на входящи данни в реално време.
Моделите за машинно обучение, които се обучават на базата на данни, идентифицират модели и генерират прогнози.
Алгоритмите за естествен език (NLP) позволяват на системите да разбират и генерират човешки език, което е от решаващо значение за приложения като чатботове. RPA ботовете имитират човешките действия, за да изпълняват повтарящи се задачи, докато компютърното зрение обработва визуална информация , за да взема решения въз основа на изображения и видеоклипове.
Много организации използват тази AI автоматизация за бизнес цели, в различни функции, вариращи от маркетинг до обслужване на клиенти.
Например, Amazon използва изкуствен интелект в центровете за изпълнение на поръчки, за да открива повредени стоки, като по този начин утроява точността в сравнение с хората. Обучен на базата на милиони изображения, този изкуствен интелект маркира несъвършените артикули за по-нататъшна оценка, което води до препродажба, дарение или повторна употреба, вместо директна доставка до клиента.
Предимства на AI автоматизацията
Изкуственият интелект играе многоизмерна роля, когато става въпрос за автоматизация. Нека видим как той може да бъде от полза за вашия бизнес. 👀
- Повишете производителността: AI може да се справи с повтарящи се задачи, което позволява на вашите екипи да се съсредоточат върху по-важна работа, която изисква човешко внимание. Това намалява натоварването им и повишава производителността и качеството на работата им.
- Укрепете процеса на вземане на решения: Чрез предоставянето на данни на изкуствения интелект можете да получите помощ при прогнозирането, идентифицирането на бъдещи тенденции при продуктите и достъпа до информация за индустрията. Тази информация и модели, които човешкото око може да пропусне, помагат за подобряване на процеса на вземане на решения.
- Спестете разходи: AI автоматизацията помага да спестите разходи, като намалява разходите за труд, увеличава ефективността и минимизира грешките. Тя оптимизира използването на ресурсите, подобрява предсказуемата поддръжка и рационализира веригите за доставки, като по този начин намалява логистичните загуби и прекъсванията в работата.
Какви са различните задачи, които изкуственият интелект може да автоматизира?
Изкуственият интелект може да автоматизира много аспекти от бизнес операциите, вариращи от няколко прости задачи (например актуализиране на статуса) до сложни, многопластови процеси по инвентаризация.
По-долу са представени пет примера за употреба, които ще ви помогнат да разберете как работи.
1. Управление на операциите
В оперативната област изкуственият интелект може да помогне за автоматизиране на административни задачи като обработка на фактури, работа с документация и обработка на документи, управление на сметки, надзор на веригата за доставки и проследяване на запасите. Това помага за оптимизиране на операциите и намаляване на разходите по веригата за доставки, възникнали в резултат на неправилно управление на запасите.
Walmart използва изкуствен интелект, за да оптимизира веригата си за доставки по различни начини. Изкуственият интелект помага за управлението на запасите, като следи нивата на наличностите и прогнозира търсенето, така че да се избегнат изчерпването и излишъците на запаси, да се поддържат доволни клиентите и да се намалят разходите.
Той също така оптимизира движението на стоките, намалява разходите, повишава производителността и ускорява доставките до магазините. По отношение на ценообразуването, изкуственият интелект определя цените въз основа на търсенето, конкуренцията и разходите, помагайки на Walmart да остане конкурентоспособен и да максимизира печалбите си.
2. Обслужване на клиенти
Почти 90% от клиентите считат, че незабавният отговор е съществена част от обслужването на клиентите.
Ето защо секторът на обслужването на клиенти широко използва AI CRM инструменти и AI-задвижвани чатботове, за да отговаря на повтарящи се запитвания на клиенти, като „Кога отваря магазина?“ или „Може ли този продукт да бъде върнат?“
Автоматизацията на задачите с изкуствен интелект премахва тежестта от предоставянето на такива отговори от човешките работници, като ги ангажира само в сложни въпроси. Тя също така ви спестява усилията да наемате работници за нощна смяна или да инвестирате пари в повече служители като цяло.
Напредъците на Amazon в областта на изкуствения интелект, включително Q в Connect и Amazon Connect Contact Lens, демонстрират как изкуственият интелект се използва за автоматизация на обслужването на клиенти.
„С само няколко кликвания ръководителите на контактни центрове могат да се възползват от новите възможности, предоставени от генеративния изкуствен интелект в Amazon Connect, за да подобрят повече от 15 милиона взаимодействия с клиенти, обработвани ежедневно в Amazon Connect.“
„С само няколко кликвания ръководителите на контактни центрове могат да се възползват от новите възможности, предоставени от генеративния изкуствен интелект в Amazon Connect, за да подобрят повече от 15 милиона взаимодействия с клиенти, обработвани ежедневно в Amazon Connect.“
3. Анализ на данни и прогнозна аналитика
Много от решенията се основават на огромни масиви от данни, проучвания и доклади, които могат да бъдат прекалено обемни за вашите колеги, за да ги управляват. Тук изкуственият интелект става безценен с възможностите си за машинно обучение, NLP и компютърно зрение.
Автоматизацията на задачите с изкуствен интелект може да анализира точно големи масиви от данни и да предостави необходимата информация, което позволява на бизнес екипите да се фокусират по-ефективно върху работата, свързана с тяхната област. Разбира се, не можете напълно да пренебрегнете човешкия фактор в процеса на вземане на решения, особено по отношение на аспекти като анализ на настроенията. Ето как изглежда комбинацията на практика:
Добър пример за това са електронните търговски предприятия, които използват големи количества данни за клиентите, за да създават потребителски профили. Тези профили автоматично предлагат продукти на потребителите въз основа на тяхната активност и история на покупките.
AI инструменти като Klaviyo и Attentive разчитат на AI-базирана автоматизация за разширени функции за сегментиране на аудиторията в имейл маркетинга. Тези функции анализират поведението на клиентите, за да създадат имейл сегменти за персонализирано общуване.
С това можете да автоматизирате разделянето на клиентите въз основа на определени демографски данни, така че не е необходимо ръчно да преглеждате всеки профил на клиент и да ги сортирате в определена маркетингова група.
4. Маркетинг
AI може да автоматизира маркетингови задачи като имейл и текстови кампании, управление на публикации в социалните медии, генериране на персонализирани препоръки за продукти или създаване на текстове за социалните медии. Това ви помага да достигнете до повече клиенти на подходящите платформи в подходящото време, което в крайна сметка води до увеличаване на продажбите.
Освен това, според скорошно проучване на McKinsey, изкуственият интелект може да добави до 4,4 трилиона долара към световната икономика до 2030 г., като маркетингът ще бъде основният бенефициент.
На изображението по-горе виждате как Heinz използва версия на Dall-E, за да създаде наградени визуални кампании, използвайки AI за преобразуване на текст в изображение и автоматизирайки процеса на графичен дизайн, или как Coca-Cola използва AI инструменти за създаване на съдържание , за да създаде коледни картички за празнична кампания.
5. Продажби
Можете да използвате изкуствен интелект за автоматизиране на задачи, свързани с продажбите, като определяне на потенциални клиенти, планиране на срещи с потенциални клиенти и автоматично генериране на имейли за проследяване на фиксирани интервали. Това помага на вашия екип по продажбите да сключи повече сделки и да увеличи приходите.
Изкуственият интелект и машинно обучението трансформират системата за оценка на потенциалните клиенти чрез непрекъснато усъвършенстване на моделите за оценяване, за да се идентифицират потенциалните клиенти с висок потенциал. Това позволява на екипите по продажбите да се ангажират с най-добрите потенциални клиенти в подходящия момент, като по този начин увеличават процента на конверсия и приходите.
AI надхвърля традиционните набори от данни и включва разнообразни източници на данни, като социални медии, взаимодействия с уебсайтове и ангажираност с имейли, за да предостави цялостна картина на потенциалните клиенти.
Например, ML-базираната система за оценка на потенциални клиенти на Razorpay е пример за тази ефективност, като постига 50% увеличение на месечната брутна стойност на стоките (GMV), 70% намаление на усилията на екипа и с един месец по-кратък цикъл на конверсия.
Как да автоматизирате задачите с изкуствен интелект
Разгледахме подробно какво може да направи за вас автоматизацията на задачите с изкуствен интелект, но сега нека поговорим за това как можете да го приложите в своя бизнес.
За да започнете с AI автоматизацията, следвайте тези стъпки.
Стъпка 1: Идентифицирайте задачите, които могат да бъдат автоматизирани
Първата стъпка е да идентифицирате задачите във вашия бизнес, които могат да бъдат автоматизирани.
Съсредоточете се върху времеемките, податливи на грешки или повтарящи се задачи. Бъдете внимателни с това, което автоматизирате. Не автоматизирайте много неща наведнъж, тъй като това може да бъде трудно за управление.
Освен това, ако тепърва започвате с автоматизацията, запазете критичните области за по-късно, когато вашият бизнес и екипите ви свикнат с AI автоматизацията.
Стъпка 2: Изберете подходящите инструменти
Този етап е от решаващо значение за вашето пътуване към автоматизацията с изкуствен интелект. При толкова много инструменти за автоматизация с изкуствен интелект, изборът на подходящия е от ключово значение, в зависимост от вашите нужди и бюджета ви.
Например, ClickUp и Asana са надеждни опции за автоматизиране на задачи и управление на проекти. Но ако се фокусирате върху AI имейл маркетинг и управление, може да обмислите Mailbutler или EmailTree.
Стъпка 3: Настройте инструмента
След като изберете подходящ инструмент за автоматизация на процесите, следващата стъпка е да го настроите. Обикновено това включва предоставяне на инструмента с данни за обучение и конфигурирането му за автоматизиране на желаните задачи.
Можете също да се консултирате с доставчиците си на изкуствен интелект и да разработите индивидуални решения за вашите проблеми.
Стъпка 4: Постоянно тестване и мониторинг
След като настроите AI инструмента, е важно да тествате и наблюдавате как се изпълняват автоматизираните задачи. Това гарантира, че инструментът функционира правилно и ефективно автоматизира желаните задачи.
Провеждайте редовни одити, за да гарантирате сигурността, поверителността и прозрачността на данните.
Защо ClickUp е най-добрият инструмент за автоматизация с изкуствен интелект
Изборът на подходящия инструмент за вашата автоматизация е от съществено значение. Но ето какво: вече можете да си спестите главоболието да избирате различен AI инструмент за всяка задача.
Да, има софтуер, който обединява всички тези функционалности в един компактен пакет: ClickUp.
Нека разгледаме някои от най-интересните функции на изкуствения интелект и автоматизацията.
ClickUp Brain
ClickUp идва с революционния вграден AI асистент ClickUp Brain. Това е първата в света невронна мрежа, която интегрира задачи, документи и хора от базата знания на вашата компания с AI.
Трите основни функции включват:
- AI Knowledge Manager: Задавайте въпроси и автоматично извличайте отговори от всяко място в работната си среда ClickUp.
- AI Project Manager: Управлявайте и автоматизирайте множество задачи, като обобщаване на чат низове и актуализации за завършване на задачи, възлагане и др.
- AI Writer: Създавайте съдържание и чернови отговори за клиенти автоматично с помощта на AI Writer.
Освен това, ClickUp Brain се интегрира с други инструменти, улеснявайки безпроблемния трансфер на данни.
Можете да използвате ClickUp Integrations, за да интегрирате лесно популярни приложения като HubSpot, GitHub и Twilio или да създадете персонализирани уебхукове за всяка друга приложение, което позволява безпроблемна автоматизация на цялата ви цифрова платформа от централизирана платформа.
📮ClickUp Insight: Почти 88% от участниците в нашето проучване вече разчитат на AI инструменти, за да опростят и ускорят личните си задачи. Искате да постигнете същите ползи и на работното си място? ClickUp е тук, за да ви помогне! ClickUp Brain, вграденият AI асистент на ClickUp, може да ви помогне да подобрите производителността си с 30% чрез по-малко срещи, бързи AI-генерирани обобщения и автоматизирани задачи.
ClickUp AI Builder
Една уникална функция, която отличава възможностите за автоматизация на ClickUp от други приложения, е интуитивният AI Builder.
С помощта на ClickUp Brain, AI Builder улеснява автоматизацията на работния процес за всеки екип. Просто опишете автоматизацията, от която се нуждаете, на обикновен английски, и нашата интегрирана изкуствена интелигентност ще бързо конфигурира автоматизацията на задачите във всеки Space, папка или списък.
Повтарящи се задачи в ClickUp
А ако не искате да губите прекалено много време с ръчното автоматизиране на прости задачи, които се появяват ежедневно, ежеседмично, ежемесечно или на всеки фиксиран интервал, използвайте функцията „Повтарящи се задачи“ на ClickUp. Можете да избирате между ежедневни, ежеседмични, ежемесечни, ежегодни, повтарящи се след определен брой дни или персонализирани повторения.
Функцията „Повтарящи се задачи“ ви позволява също да създавате персонализирани спецификации за това кога задачата трябва да се повтаря, например след като е изпълнена или след определен период от време. Тази функция ви дава голяма свобода, тъй като можете да повтаряте задачите по всякакъв възможен начин.
Библиотека за автоматизация на ClickUp
ClickUp предлага редица функции за автоматизация в рамките на ClickUp Automation. Те включват шаблони, преки пътища, автоматизация на имейли, аудит логове и интеграции, които ще ви помогнат да се справите с ежедневните си задачи.
Говорейки за шаблони, ClickUp предлага над 100 предварително създадени шаблона в своята библиотека за автоматизация. Те ви помагат бързо да автоматизирате повтарящи се задачи като възлагане на задачи, публикуване на коментари, промяна на статуси, преместване на списъци и много други.
ClickUp не се занимава само с вътрешна автоматизация – той е и шампион в обслужването на клиенти. Подобрете ефективността на комуникацията си с автоматизацията на имейлите на ClickUp.
Отговаряйте автоматично на обратната връзка от клиенти, подадена чрез ClickUp Forms, гарантирайте, че партньорите и доставчиците са информирани с автоматични актуализации на проектите и др.
Аудиторски регистри на ClickUp
Ако се притеснявате, че може да се изгубите в това море от автоматизация, ClickUp има решение и за това.
С помощта на аудитните логове на ClickUp можете лесно да проследявате състоянието, действията и местоположението на автоматизацията. Можете също да проверявате подробностите и да правите необходимите корекции от единен табло, като по този начин осигурявате безпроблемно управление на автоматизираните процеси.
Мощното управление на проекти на ClickUp, комбинирано с автоматизация, донесе отлични резултати за нашите клиенти. Например, в STANLEY Security, глобална компания за решения за сигурност, ClickUp помогна да се обединят всички разпръснати екипи на една единствена платформа. Те успяха да спестят над 8 часа всяка седмица и да намалят времето за изготвяне на отчети с 50%.
„Можем да персонализираме и автоматизираме ClickUp, за да отговаря на всяка конкретна инициатива, и това ни позволи да рационализираме и опростим работните си процеси, което увеличи капацитета на екипа ни експоненциално.“
„Можем да персонализираме и автоматизираме ClickUp, за да отговаря на всяка конкретна инициатива, и това ни позволи да рационализираме и опростим работните си процеси, което увеличи капацитета на екипа ни експоненциално.“
Оперативни, етични и свързани с поверителността предизвикателства при внедряването на изкуствен интелект
Макар че автоматизацията чрез изкуствен интелект несъмнено е знак за настъпването на бъдещето, внедряването й в бизнеса все още е в начален стадий. Нека разгледаме някои от тези предизвикателства и проучим възможните решения.
Оперативни предизвикателства
На първо място в списъка ни са оперативните предизвикателства, които възпрепятстват възможностите на изкуствения интелект на работното място. Нека разгледаме по-отблизо:
- Цена на внедряването: Това зависи от целта, за която използвате изкуствения интелект. Цената ще бъде относително ниска за просто създаване на съдържание или помощ. Ако обаче имате нужда да анализирате големи масиви от данни, ще ви е необходима изчислителна мощност, която да ги поддържа. Като бизнес може да понесете огромни разходи за интегриране на бази данни и продължително обучение на данни. Най-доброто решение е SaaS услуга с вградена функционалност за изкуствен интелект и други инструменти за автоматизация на работния процес.
- Качество на данните: Резултатите от изкуствения интелект са толкова добри, колкото и данните, с които го захранвате. Но тук има един проблем: в много компании данните са разпръснати навсякъде – те са изолирани, неорганизирани или просто с ниско качество. А това е голяма пречка за извличането на ползите от изкуствения интелект. Тези така наречени „мръсни данни” могат да бъдат остарели, неточни, непълни или непоследователни. Преди да можете да направите нещо полезно с тях, трябва да ги почистите. Това означава да изтриете грешките, да попълните липсващите части и да се уверите, че всичко е последователно и актуално.
- Липса на технически умения: Въвеждането на изкуствен интелект изисква сериозни знания и умения, които липсват на много организации. Без тази експертиза, прилагането на изкуствен интелект може да бъде предизвикателство, което възпрепятства пълния му потенциал. Но има решение: то е просто, макар и да изисква някои ресурси – инвестирайте в обучението на вашите служители да се справят с тези промени.
- Интеграция с по-стари системи: По-старите системи често са несъвместими с изкуствения интелект. Модифицирането на такива системи, за да се приспособят към изкуствения интелект, често е сложно и отнема много време. Затруднената интеграция със съществуващите системи може да доведе до неефективност и повишени разходи. Модернизиране на тези системи с ефективна оперативна рамка и най-модерни технологии, за да се улесни внедряването на изкуствения интелект.
Етични предизвикателства
Проучване на PwC установи, че 85% от главните изпълнителни директори вярват, че изкуственият интелект ще промени значително бизнеса им през следващите пет години, като етичните съображения са ключов въпрос.
Изкуственият интелект е изправен пред много етични проблеми, като например:
- Поверителност и сигурност на данните: AI системите зависят в голяма степен от данните, а събирането, съхранението и анализирането на големи количества лична и чувствителна информация поражда опасения относно поверителността и сигурността. Защитата на тези данни съгласно местните закони и гарантирането на отговорното им използване е от решаващо значение за поддържането на доверието в AI технологиите.
- Липса на прозрачност при вземането на решения от изкуствения интелект: Алгоритмите на изкуствения интелект са сложни и начинът, по който стигат до определени решения, може да не е ясен за хора без технически познания. Тази липса на прозрачност може да породи опасения за пристрастност и предубеждения, особено в критични области като здравеопазването и наказателното правосъдие.
- Промени на пазара на труда: Автоматизацията, базирана на изкуствен интелект, има потенциал да преобрази пазара на труда. С автоматизирането на голяма част от задачите, свързани с работата с информация, работниците в крайна сметка ще трябва да повишат квалификацията си или дори да сменят напълно кариерата си.
„Аз го (изкуствения интелект) виждам като средство за повишаване на производителността. Той ще унищожи работни места в някои области; имам предвид, че ще има части от пазара на труда, където задачите могат да бъдат заменени до известна степен.
Но тогава ще откриете и други начини за иновации и създаване на повече работни места на друго място. Имам предвид, че това е историята на икономическия растеж и иновациите в продължение на стотици години – имате иновация, която по същество спестява труд и намалява заетостта в някои области, но след това я увеличава в други.
„Аз го (изкуствения интелект) виждам като средство за повишаване на производителността. Той ще унищожи заетостта в някои области; имам предвид, че ще има части от пазара на труда, където задачите могат да бъдат заменени до известна степен.
Но тогава ще откриете и други начини за иновации и създаване на повече работни места другаде. Имам предвид, че това е историята на икономическия растеж и иновациите в продължение на стотици години – имате иновация, която по същество спестява труд и намалява заетостта в някои области, но след това я увеличава в други.
Решението? Промяна в перспективата.
Компаниите трябва да насърчават прозрачността при вземането на решения, свързани с изкуствения интелект, да установят етични насоки за използването му и да провеждат чести одити, за да идентифицират пристрастия. Предприемете стъпки за повишаване на квалификацията на персонала си, за да няма пречки при внедряването на автоматизация с изкуствен интелект.
В интересен разговор Паскал Борне, автор на IRREPLACEABLE & Intelligent Automation, обсъжда среден път, при който изкуственият интелект и човешките умения играят еднаква роля в изпълнението на задачите. Той подчертава важността на развиването и укрепването на уникалните човешки способности, наречени „Humics“, които са трудни за възпроизвеждане от изкуствения интелект.
Те включват:
- Истинска креативност: Създаване на оригинални идеи и артистични изрази, базирани на човешките преживявания, емоции и интуиция.
- Критично мислене: Анализиране на информация, поставяне под въпрос на предположения и вземане на етични решения въз основа на човешките ценности и контекста.
- Социална автентичност: Изграждане на дълбоки, основани на доверие взаимоотношения, общуване с емпатия и ръководене на другите с емоционална интелигентност.
Като се фокусират върху тези хумични елементи и синергират с изкуствения интелект, хората могат да повишат своята стойност чрез автоматизиране на рутинните задачи и акцентиране върху човешката креативност и междуличностните умения.
Борнет също така съветва служителите да бъдат „готови за промяна“, ако наистина искат да се справят в този непредсказуем и бързо променящ се свят.
Накарайте изкуствения интелект да работи за вас с ClickUp
Изкуственият интелект е бъдещето, в това няма съмнение. А внедряването му в автоматизацията на вашия бизнес? Това със сигурност ще намали разходите и ще освободи времето на вашите служители.
Въпреки това, основният решаващ фактор е изборът ви на софтуер за автоматизация на задачи с изкуствен интелект. Можете да изберете специализирания подход и да потърсите помощ от различни приложения за изкуствен интелект за различни задачи.
Но когато става въпрос за централизирана автоматизация, няма по-комплексна платформа от ClickUp. Тя е лесна за използване, мощна, гъвкава и икономична. Не е необходимо да имате умения за програмиране, за да включите персонализирана или предварително създадена автоматизация във вашия работен процес.
И така, какво ви задържа тук? Опитайте ClickUp безплатно още днес!