Като проектен мениджър, срещали ли сте някога някоя от следните ситуации?
- Неточни прогнози за бюджета на проекта, с малки грешки, които се отразяват на общия бюджет.
- Наблюдавайте как разходите надхвърлят прогнозирания общ бюджет.
- Превишаване на разходите за определени ресурси и затруднения при намирането на допълнителни средства
Ако отговорът е „да“, е време да намерите софтуер за управление на бюджети на проекти, който отговаря на вашите нужди.
Софтуерът ви за управление на разходите по проекти трябва да ви помага да управлявате бюджетите както в добри, така и в трудни времена. Необходимо е да разполагате с решение, което ви помага да коригирате курса, когато се сблъскате с непредвидени разходи и надхвърляне на разходите, и да се адаптирате съответно.
Добрата новина е, че ние сме се погрижили за вас. Проучихме какво да търсите в софтуера за управление на бюджета, 12-те най-добри налични инструмента, както и техните функции, ограничения и цени.
Нека ви помогнем да изберете ясен победител.
Какво да търсите в софтуера за управление на разходите по проекти?
Някои от основните функции, които трябва да търсите в инструмент за управление на бюджета на проекти, включват:
- Интуитивен интерфейс: Нуждаете се от лесен за използване интерфейс и безпроблемна навигация, за да оптимизирате процеса на бюджетиране, като планиране и разпределяне на ресурси, както и управление на разходите за подобряване на ефективността.
- Сътрудничество между екипите: Нуждаете се от единен източник на информация, за да могат проектните екипи да си сътрудничат и да проследяват бюджетите.
- Автоматизация: Използвайте автоматизацията, за да оптимизирате работните си процеси по бюджетиране, да разпределяте задачи и да проследявате напредъка.
- Сигурност: Софтуерът, базиран на облак, с надеждно криптиране и съответствие със сертификатите за сигурност, ще защити чувствителните финансови данни.
- Интеграция с трети страни: Проверете дали инструментът се интегрира с вашите съществуващи финансови инструменти и счетоводна платформа. Интеграцията с вашите бекенд системи, включително счетоводни и HR системи, осигурява двупосочен поток от информация, за да имат сътрудниците по бюджета достъп до най-новите данни.
- Надеждно отчитане: Управлявайте бюджетите на проектите и създавайте подробни, персонализирани отчети за заинтересованите страни, за да се задълбочите и да помогнете в изчерпателния финансов анализ и информираното вземане на решения.
- Бюджетни шаблони: Бъдете една крачка напред с предварително създадените шаблони за бюджети на проекти.
12-те най-добри софтуера за управление на разходите по проекти
1. ClickUp
Софтуерът за управление на проекти ClickUp е начело в нашия списък с инструменти за бюджетиране, използвани от проектните мениджъри за лесно проследяване на финансирането на проекти. Софтуерът предлага много функции, които проектните мениджъри като вас търсят, включително шаблони за бюджети, надеждни функции за сътрудничество и адаптивност.
Най-добрите функции на ClickUp
- Проследявайте в реално време напредъка по разпределението и изразходването на бюджета с напълно персонализируемите финансови табла.
- Автоматизирайте повтарящи се действия на дневна или двуседмична база, като напомняния за предстоящи плащания или фактуриране на ресурси по проекти с задачи в ClickUp.
- Подробният шаблон на ClickUp за структура на разбивка на работата (WBS) ви позволява да разделите сложни проекти на по-лесно управляеми компоненти и подпомага планирането на дейностите под формата на Kanban табла и разчети на разходите.
- Асистентът на ClickUp AI за планиране на бюджета помага за изготвянето на подробни разбивки на обхвата на проекта и за бързото изготвяне на ежедневни работни планове.
- Извършвайте изчисления между числови, датни и времеви полета, като използвате прости или разширени формули.
- ClickUp Goals помага за точно проследяване на бюджетните цели за проектите и визуализира напредъка по отношение на множество цели в един изглед.
Ограничения на ClickUp
- Clickup AI е достъпен само за платени планове.
- Ограничена възможност за проследяване на времевата рамка на проекта
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Неограничен: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Предприятие: Персонализирани цени
ClickUp AI е достъпен за всички платени планове за 5 долара на член на месец.
Оценки и рецензии за ClickUp
2. Работа в екип
Ако търсите прост софтуер за управление на проекти, с който да следите разходите и бюджета на проектите, TeamWork е вашият избор.
TeamWork прави още една крачка напред с таблото си за отчети. Можете да създавате персонализирани табла, за да проследявате показатели, свързани с финансите на проекта, натоварването и много други.
Въпреки това, ще ви е необходим един от платените планове, за да имате достъп до по-важните функции на инструмента.
- Управлявайте ефективно ресурсите и натоварването
- Проследявайте времето с помощта на инструмент за отчитане на времето за фактуриране, обработка на разходи, управление на бюджета и изчисляване на фактурируемите суми.
- Организирайте задачи и подзадачи, използвайки полета, етикети и версии.
- Сътрудничество със заинтересованите страни чрез коментари, съобщения, документи и доказателства.
- Настройте автоматизацията на работния процес и създавайте проекти от шаблони.
- Администраторите може да имат затруднения при управлението на достъпа до множество проекти.
- Липсва поддръжка за чат в реално време.
- Безплатната версия на софтуера е по-ограничена в сравнение с други инструменти.
- Безплатно
- Доставка: 13,99 $/месец на потребител
- Grow: 25,99 $/месец на потребител
- Мащаб: Персонализирани цени
G2: 4. 4/5. 0 (1100+ отзива)Capterra: 4. 5/5. 0 (800+ отзива)
чрез Workstatus
Докато повечето инструменти за управление на работната сила предлагат функции за проследяване на времето и производителността, Workstatus се отличава с възможностите си за географско ограждане. Независимо дали управлявате отдалечен екип или контролирате персонал на терен, Workstatus ви предоставя информация в реално време за присъствието, нивата на активност и напредъка на проекта.
Интуитивният му табло предлага подробна информация за производителността на служителите, времето, прекарано в задачи, празното време и др. – всичко на едно място. Можете също да използвате Workstatus, за да генерирате отчети, да автоматизирате времевите разписания и да оптимизирате изплащането на заплатите с минимални усилия.
Въпреки това забелязахме, че достъпът до разширени функции като екранни снимки, GPS проследяване или класификация на производителността изисква платен абонамент.
- Автоматизирано проследяване на времето с опционални екранни снимки, мониторинг на приложения/URL адреси и откриване на неактивност.
- Интелигентно управление на проекти и задачи с проследяване на дейностите в реално време и наблюдение на крайните срокове.
- Персонализирани отчети и фактуриране въз основа на проследявано време и бюджети на проекти
- Ограничени интеграции с трети страни в сравнение с други инструменти
- Функциите могат да бъдат прекалено сложни за малки екипи, които търсят само основни възможности за проследяване.
- Безплатната версия предлага по-малко функции за управление на екипа.
- Безплатен план
- Премиум: 4,99 $/месец на потребител
- Предприятие: 9,99 $/месец на потребител
- Налични са персонализирани планове
- G2: 4,3/5,0 (над 200 отзива)
- Capterra: 4,6/5,0 (над 150 рецензии)
4. RodeoDrive
RodeoDrive е всеобхватен инструмент за управление на проекти, който подпомага бизнеса във всички етапи на проекта, от определяне на обхвата до ценообразуване. С функции като проследяване на целите на проекта, отчитане на проекта, управление на ресурсите, интерактивни табла и оптимизиране на фактурите, той помага на ръководителите на екипи и финансовите екипи да контролират цялостните разходи по проекта.
Най-добрите функции на RodeoDrive
- Възможност за сравняване на бюджетираните дейности и разходите по проекта с реалните в реално време, за да се намалят разходите.
- Позволява ви да сортирате проектите по фази и да ги фактурирате отделно въз основа на действителни разходи, аванси или процент на завършеност за по-добро планиране и контрол на проектите.
- Вградените шаблони за график на проекта и функции за проследяване на разходите помагат за правилното бюджетиране на проекта.
Ограничения на RodeoDrive
- Платформата има бъгове, тъй като е в ранна фаза на развитие.
- Подробните отчети за бюджета не могат да бъдат изтеглени.
Цени на RodeoDrive
- Безплатно: 0 $ на месец за един потребител
- Achiever: 14,99 $ на потребител/на месец
Оценки и рецензии за RodeoDrive
- G2: 4. 3/5 (6 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (3 отзива)
5. Adobe Workfront
Платформата за съвместно управление на проекти Adobe Workfront помага за управлението на бюджети, планове и действителни разходи. Вградените функции позволяват на всички, участващи в процеса на бюджетиране, от заинтересовани страни, вътрешни екипи, доставчици и мрежови екипи, да управляват и проследяват твърди и меки разходи, фиксирани разходи, разходи по проекти и разходи за ресурси.
Един от основните проблеми, с които се сблъскват маркетолозите, мениджърите и заинтересованите страни, е несъответствието между бюджета на проекта и неговото изпълнение.
Необходима ви е информация в реално време за бюджетираните, прогнозираните и действителните разходи и за тяхното изпълнение. Когато проектът надхвърли отпуснатия бюджет или действителните часове, е необходимо да се коригира курса. Ръчното управление на това в електронни таблици е податливо на грешки и отнема много време.
Най-добрите функции на Adobe Workfront
- Видимост в реално време на планирания, прогнозния и действителния бюджет, с изглед към текущото изпълнение в лесно достъпен табло.
- Управлявайте и проследявайте планираните разходи, нивата на задачите и разходите за ресурси.
- Интеграцията с продуктовата гама на Adobe помага за свързването на проектните екипи с други части от бизнеса, както и за ефективното отчитане на въздействието върху приходите.
Ограничения на Adobe Workfront
- Софтуерът изисква потребителите да бъдат обучени, преди да могат да го използват.
- Няма безплатна пробна версия
- Ограничени възможности за персонализиране в таблото на Workfront
Цени на Adobe Workfront
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Adobe Workfront
- G2: 4. 1/5 (920 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (1391 отзива)
6. Smartsheet
Smartsheet е централизирана платформа за управление на работата, която премахва несигурността при изготвянето на бюджети за проекти. Тя обединява ръководството и проектните екипи в едно цяло за планиране, проследяване, съхранение на данни, споделяне на файлове и отчитане на задачите по проекта.
За всеки нов проект ви е необходимо централно хранилище, което съхранява всички компоненти на бюджета, генерира фактури и позволява на заинтересованите страни, счетоводителите и проектните мениджъри да проследяват бюджетите внимателно и да предприемат коригиращи действия, когато е необходимо.
Най-добрите функции на Smartsheet
- Достъп до софтуер за управление на бюджети за създаване и проследяване на бюджети по валута, тип разход или валутна единица.
- Централизирайте подкрепящите документи, като оферти от доставчици, на едно място.
- Консолидирайте ключовите финансови показатели от множество таблици в единен изглед на табла в реално време.
Ограничения на Smartsheet
- Не предлага автоматично глобално проследяване на времето.
- Без вградена поддръжка за електронна поща
- Липсва списъчен изглед за цялостна визуализация на нивата на задачите.
Цени на Smartsheet
- Безплатно: 0 долара на потребител на месец
- Pro: 7 долара на потребител/на месец
- Бизнес: 25 долара на потребител/на месец
- Предприятие: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Smartsheet
- G2: 4. 4/5 (15065 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (3057 отзива)
7. Harvest
Определянето на бюджет за всеки проект е предизвикателство, но добре изготвеният бюджет за проект поставя основата за ефективно проследяване. Софтуерът за управление на проекти на Harvest за малки предприятия улеснява създаването на тракер както за часове, така и за такси.
Получете информация в реално време за използваните средства от бюджета на проекта и оставащите средства, за да избегнете отклонения от обхвата, преди те да се превърнат в проблем. Информацията за управлението на разходите е от решаващо значение за по-точното планиране на бюджета на бъдещите ви проекти.
Harvest предоставя персонализирани отчети, за да видите задачите, които отнемат времето на вашия екип, времето за проследяване на проблеми и как това се отразява на очакваните разходи за предприемане на коригиращи действия.
Използвайте най-добрите функции
- Превърнете данните от работните часове в визуални отчети в реално време, за да визуализирате ефективността на екипа, да намалите изтощението и да подобрите производителността.
- Проследявайте фактурираните работни часове, прехвърлянията и проверката на използването с един поглед и преобразувайте фактурираните часове във фактури.
- Интеграция с популярни инструменти като Trello, Slack, Quickbooks и Stitch, за да се предоставят актуални данни за екипите за управление на проекти и бюджети.
Ограничения на Harvest
- Софтуерът се нуждае от обширна поддръжка, за да се използва в началото.
- Няма функции за контрол на достъпа и разрешения.
Цени на Harvest
- Безплатно: 0 $ на потребител на месец
- Pro: 10,80 долара на потребител/на месец
Събирайте оценки и рецензии
- G2: 4. 3/5 (790 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (572 отзива)
8. Zoho Projects
Проектните мениджъри по целия свят знаят, че бюджетирането не е само за спестяване, но и за контрол. Интеграцията на Zoho expense ви позволява да създадете табло с обобщение на рентабилността със състоянието на приходите и разходите във вашия проект.
Проектните мениджъри участват в контролирането на финансите чрез създаване, проследяване и прогнозиране на бюджети, проследяване на разходи и анализиране на отчети. Управлението на всички тези задачи с различни инструменти, които не се синхронизират помежду си, затруднява процеса на мониторинг за всички, участващи в проекта. Получете пълен контрол над всеки етап от процеса на бюджетиране с Zoho Projects.
Този софтуер за управление на проекти предлага възможности за наблюдение в реално време на бюджети, предупреждения за достигане на прагове и превишаване на бюджета, както и отчети за планираното и действителното изпълнение.
Най-добрите функции на Zoho Projects
- Управлявайте финансите, като създавате, проследявате и прогнозирате бюджети, фактурирате клиенти, проследявате фиксирани и променливи разходи и анализирате отчети.
- Проследявайте бюджета на проекта си въз основа на отпуснатите средства или действително изразходваните часове за проекти, етапи и различни задачи чрез персонализирани табла за проекти.
- Персонализирани известия за заинтересованите страни, когато бюджетът надвиши планирания праг.
Ограничения на Zoho Projects
- Не позволява на потребителите да създават задачи, да ги възлагат на членове на екипа и да следят напредъка им.
- Няма мобилно приложение
Цени на Zoho Projects
- Безплатно: 0 долара за трима потребители за до два проекта
- Премиум: 4 долара за неограничен брой проекти, до 50 потребители
- Премиум: 9 долара за неограничен брой проекти, без ограничение на броя потребители
Оценки и рецензии за Zoho Projects
- G2: 4. 3/5 (382 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (412 отзива)
9. Hubstaff
В големи организации, където екипът обикновено работи по няколко проекта, трябва да зададете прагове на бюджета за различните проекти и да получавате предупреждения в случай на превишаване на разходите.
Приложението за управление на работната сила Hubstaff позволява на потребителите да задават бюджетни ограничения, да получават известия в реално време за промени в обхвата и надхвърляне на разходите, както и да автоматизират проследяването на времето за ресурсите. С информация в реално време за разходите можете да сте сигурни, че няма да изгубите контрол над бюджетите си.
Най-добрите функции на Hubstaff
- Оценявайте планираните разходи въз основа на управлението на ресурсите или броя часове, прекарани по проекта.
- С функцията за бюджети на ниво проект проследявайте рентабилността на вашите проекти и разберете разходите на проект и на потребител.
- Отчетът за бюджетите на проектите опростява проследяването на бюджета (по отношение на общия брой часове или общите действителни разходи за всеки проект) и използването му.
Ограничения на Hubstaff
- Ограничени възможности за управление на задачите
- Навигацията не е интуитивна.
Цени на Hubstaff
- Стартово ниво: 4,99 $ на потребител на месец
- Grow: 7,50 долара на потребител на месец
- Екип: 10 долара на потребител на месец
- Enterprise: 25 долара на потребител на месец
Оценки и рецензии за Hubstaff
- G2: 4. 3/5 (431 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (1432 отзива)
10. Wrike
Съставянето на бюджета на един проект изисква заинтересованите страни от различни екипи, като например продуктови, маркетингови и проектни мениджъри, често разпръснати по целия свят, да работят в тандем.
Когато вашите проектни екипи са разпръснати географски, ви е необходим софтуер за бюджетиране на проекти, който може да се персонализира според валутата. За да се избегнат закъснения в комуникацията, той трябва да съхранява всички relevante документи на едно място.
Мултифункционалните екипи имат достъп до тези документи и могат да проследяват напредъка, за да избегнат последващи действия по имейл и други асинхронни канали за комуникация.
Софтуерът за управление на проекти на Wrike помага на малките и средни предприятия, стартиращите компании и големите предприятия да управляват отклоненията в бюджета и да създават бюджетен план.
Когато действителните разходи се различават от планираните, това помага на заетите проектни мениджъри да разследват причините за разликата. Проектните мениджъри могат след това да идентифицират стратегии за ефективно управление на бюджета чрез преразпределяне на ресурсите или прилагане на мерки за икономия на разходи.
Най-добрите функции на Wrike
- Персонализирайте бюджета с предпочитани настройки за валута и задайте стандартни часови ставки за планиране на бюджета.
- Wrike автоматизира разпределянето на задачите и ресурсите, за да гарантира спазването на бюджетите.
- Интеграции с над 400 приложения, като Salesforce, Hubspot, Bynder, Zoom и Slack, за извършване на разширени анализи.
Ограничения на Wrike
- Wrike не разполага с чат в реално време за междуфункционално сътрудничество.
- Не можете да изпращате или получавате имейли директно от Wrike.
Цени на Wrike
- Безплатно: 0 $ на потребител на месец
- Екип: 9,80 долара на потребител на месец
- Бизнес: 24,80 долара на потребител на месец
- Предприятие: персонализирани цени
- Pinnacle: персонализирани цени
Оценки и рецензии за Wrike
- G2: 4. 2/5 (3499 отзива)
- Capterra: 4,3/5 (2523 отзива)
11. Birdview PSA
Birdview PSA е онлайн инструмент за управление на проекти с корпоративна сигурност. За мениджърите, цялостният поглед върху представянето на организацията позволява бърза реакция на промените на пазара. Проектните мениджъри могат да проследяват напредъка, да идентифицират пречките, да разпределят ресурсите и да приоритизират задачите, за да гарантират, че проектът върви по план.
Като проектен мениджър в организация за професионални услуги (PSO), измерването на успеха на проекта се основава на завършването и доставката до клиентите.
Какво бихте направили, ако сте доставили проекта на клиента преди предложената дата на доставка, но сте надвишили бюджета с 15%? Бихте ли го сметнали за успех? Според проучване на Harvard Business Review, всеки проект, независимо от размера му, има средно надвишение на разходите от 200% и надвишение на графика от 70%.
Когато споделите тази новина с клиентите си, се случват лоши неща, тъй като те трябва да поемат допълнителните разходи.
Най-добрите функции на Birdview
- Централизирано управление на документи за получаване на цифри, времеви разписания или данни за обхвата на проекта, за да създадете бюджета.
- Съберете цялата комуникация и сътрудничество по проекта на една платформа и поканете клиенти да сътрудничат чрез портал за гости.
- AI асистентът на Birdview помага за ускоряване на управлението на проекти, разпределянето на ресурси и прогнозирането за ефективно планиране на бюджета.
Ограничения на Birdview
- Управлението на екипа не е интуитивно
- Липсват диаграми на Гант и изгледи за планиране.
Цени на Birdview
- Lite: 9 долара на потребител на месец
- Екип: 24 долара на потребител на месец
- Предприятие: персонализирани цени
Оценки и рецензии на Birdview
- G2: 4. 2/5 (354 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (287 отзива)
12. Runrun
За средни предприятия, чиито клиенти се колебаят да използват по-усъвършенствани инструменти, Runrun.it е лесен за използване инструмент за сътрудничество по проекти. Разберете данните за вашия проект с интерактивни изгледи и диаграми на Гант и следете напредъка си с интуитивен тракер.
Комуникирайте успеха на проекта с клиентите, като използвате визуални диаграми вместо дълги доклади. С iOS, уеб-базирани и Android приложения, екипите и клиентите могат да си сътрудничат на тази платформа, независимо от местоположението си.
Най-добрите функции на Runrun
- Интелигентните табла помагат на членовете на екипа и клиентите да проследяват актуализациите по проекта и да управляват задачите.
- Създавайте формуляри за заявка за бюджет с предварително създадени шаблони.
- Запазете историята на решенията, прикачените файлове и разговорите с вътрешни или външни потребители на едно място за по-добро вземане на решения относно бюджета.
Runrun. it ограничения
- Ограничени функции за отчитане и анализи
- Интерфейсът на календара е труден за разбиране.
Runrun. ценообразуване
- Безплатно: 0 долара за до пет потребители
- Бизнес: 8 долара на потребител на месец
- Enterprise: 25 долара на потребител на месец
Runrun. it оценки и рецензии
- G2: 4,7/5 (1066 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (141 отзива)
Готови ли сте да създадете перфектния бюджет за проекта?
Като проектен мениджър, Вие знаете колко неефективно е ръчното управление на бюджета или управлението на базата на електронни таблици.
Ето един по-добър начин да идентифицирате възможности за спестяване на разходи и да комуникирате с вашите заинтересовани страни в лесен за разбиране формат.
Софтуерът за управление на разходите по проекти на ClickUp улеснява създаването на реалистичен бюджетен план, проследяването на рисковете и коригирането на разходите според нуждите на вашия бизнес, за да се избегнат преразходите. Съберете цялата си работа на един единствен табло, използвайки над 100 интеграции с други инструменти за бюджетиране на проекти.
Опитайте ClickUp безплатно, за да получите достъп до различни шаблони, изгледи и опции за персонализиране.