Къде започва и къде завършва един проект? С проектния спонсор.
Всичко, от изграждането на моста „Златната врата“ до организирането на рожден ден, може да се счита за проект. Независимо от естеството на проекта, той включва множество заинтересовани страни през целия си жизнен цикъл.
От всички тях, ние бихме казали, че най-важният е спонсорът на проекта. Нека видим как.
Какво е спонсор на проект?
Спонсорът на проекта инициира проекта и одобрява крайните резултати. Той е бизнес заинтересована страна, отговорна за планирането и реализацията на успешен проект. Често спонсорите принадлежат към висшия ръководен екип, с значително влияние и авторитет, въпреки че нямат пряка управленска отговорност за самия проект.
За организация, предоставяща услуги, спонсорът на проекта може да принадлежи към външна организация, обикновено клиентът. Спонсорът на проекта е вътрешен за продуктовата организация, понякога известен като собственик на проекта.
Спонсор на проекта срещу проектен мениджър
Тъй като и спонсорът на проекта, и проектният мениджър заемат лидерски позиции, те често се бъркат един с друг. Нека първо изясним разликите.
| Спонсор на проекта | Проектен мениджър |
| Висш ръководител в организацията | Ръководител на проекта, обикновено не толкова висш като спонсора на проекта |
| Може да бъде вътрешен или външен | Обикновено вътрешен за организацията, реализираща проекта |
| Отговорен за стратегическите дейности и резултатите | Отговорен за ежедневното управление на проекта |
| Инициира проекта | Изпълнява проекта |
| Одобрява проекта | Одобрява задачите в рамките на проекта |
Въпреки че спонсорът на проекта се различава от проектния мениджър по редица начини, тяхното сътрудничество е от основно значение за успеха на проекта.
Спонсорът определя целите и обхвата на проекта, докато проектният мениджър го изпълнява. Те проследяват показателите на проекта, като например времето за пускане на пазара или удовлетвореността на клиентите.
От друга страна, проектният мениджър проследява показателите на ниво проект, като производителността на разработчиците и качеството на кода, които допринасят за високите бизнес показатели.
Спонсорът одобрява бюджета, графиците и т.н., но проектният мениджър решава дали са необходими допълнителни ресурси и отправя съответните искания.
Спонсорът и мениджърът са съвместно отговорни за управлението на проекта. Успехът на проекта изисква те да работят заедно, за да разберат приоритетите един на друг.
Спонсор на проекта срещу заинтересована страна по проекта
„Заинтересовани страни“ е общ термин, използван за всеки, който участва в проекта. Това може да бъде член на екипа, супервайзор, мениджър, партньор, доставчик, клиент, държавен орган или всеки посредник.
В този смисъл спонсорът на проекта е и заинтересована страна в проекта. Не всички заинтересовани страни обаче са спонсори.
Роли на спонсора на проекта
Бизнес лидерство
Спонсорирането на проекти е нещо повече от просто плащане за тях. Спонсорът на проекта действа като връзка между бизнеса и технологиите. Той предлага идеи и насоки от бизнес гледна точка. Той ще насочва екипа по изпълнението относно клиента, организацията, бизнес стратегията и плановете за пускане на пазара.
Да предположим, че една търговска компания се обръща към технологична компания с цел разработване на решение за точка на продажба (POS). Спонсорът на проекта, висш ръководител в търговската компания, ще запознае технологичната компания с потребителите на продукта, работния процес, изискванията за интеграция и т.н.
Въпреки че те може да не определят техническите изисквания, те са отговорни за гарантиране, че продуктът отговаря на бизнес нуждите.
Осигуряване на информационния поток
През целия проект той осигурява безпроблемен обмен на информация между заинтересованите страни. Той свързва членовете на екипа с необходимите им ресурси и експерти.
Например, той може да свърже екипа за проучване на потребителите с подходящата целева аудитория, за да проведе проучвания или да наблюдава поведението.
Надзор на проекта
Спонсорът на проекта е отговорен за определянето на целите и идентифицирането на показателите за успех. След като екипът на проекта се върне с плана, той преглежда обхвата и одобрява стартирането.
От време на време те провеждат прегледи и ретроспективи с екипа на проекта, за да се уверят, че той върви по план. Те също така активно премахват препятствията по пътя. Те носят отговорност за изпълнението на проекта.
Вземане на решения на високо ниво
Те вземат решения на високо ниво относно бюджетите и посоката на проекта. Те също така отговарят за одобряването на големи искания от проектния екип за допълнителни ресурси, удължаване на сроковете и др.
Проектните мениджъри могат да изградят дървета на решения, за да помогнат на спонсорите да вземат важни решения, като очертаят последствията от тези решения.
Окончателно потвърждение
Спонсорът на проекта има правомощията да одобрява резултатите от проекта. Той проверява дали резултатите отговарят на техническите и бизнес изисквания. Проектът се нуждае от одобрението на спонсора за приключване на проекта и плащания.
Някои от тези роли и отговорности могат да се припокриват с тези на проектния мениджър или други заинтересовани страни. Затова нека първо изясним разликите.
Значението на наличието на спонсор на проекта
Ролята на спонсора на проекта не е толкова често срещана, колкото тази на проектния мениджър. Предвид стратегическия характер на ролята на спонсора на проекта, тя често се пренебрегва.
В някои случаи тя е и слабо дефинирана. Ролята на спонсора на проекта се възлага на висш ръководител, който вече има различни други отговорности. Това само пречи на успеха на проекта. Ето как.
Съгласуваност с бизнеса: Независимо дали разработвате технология или проектирате ново лого, спонсорите на проекти са важни, за да се гарантира, че проектът отговаря на бизнес нуждите.
Управление на взаимоотношенията: Спонсорът на проекта поддържа здрави взаимоотношения с ключови заинтересовани страни, като клиенти, доставчици и държавни органи. Те позволяват ефективно сътрудничество по проекта.
Одобрения и финансиране: Те отговарят за одобряването на бюджети, отпускането на средства и договарянето на допълнителни искания, ако има такива.
Решаване на конфликти: Когато има сериозни различия в мненията, спонсорът на проекта постига консенсус и взема трудни решения. Например, ако има неяснота в дефинирането на дадена функция, което води до объркване сред техническите екипи, спонсорът на проекта помага за изясняването й. Той играе ключова роля за гарантиране, че проектът няма да зацикли.
Защита на каузата: Те защитават проекта и неговата цел пред висшето ръководство и борда, като осигуряват видимост и ангажираност от страна на ключовите заинтересовани страни. Те гарантират, че проектът получава признанието, което заслужава.
Отговорности на спонсора на проекта по време на различните етапи на проекта
Сега, когато знаем общата роля и цел на спонсора на проекта, нека разгледаме неговите отговорности през различните етапи на проекта: започване, планиране, изпълнение и приключване на проекта.
Стартиране на проекта
Отговорностите на спонсора на проекта при стартирането на проекта включват:
- Определяне на целите и обхвата на проекта
- Подписване на хартата на проекта
- Обясняване на бизнес изискванията и очакваните резултати
- Предаване на информация на високо ниво на проектния екип за бизнеса и клиента
Понякога те назначават проектния мениджър и го насочват при наемането и въвеждането в работата на членовете на екипа.
Планиране на проекти
След като проектът бъде стартиран, спонсорът действа като негов защитник. Той вече не участва в конкретните дейности. Той ръководи фазата на планиране на проекта и го води до изпълнение.
- Предоставяйте необходимата информация за планиране на проекта
- Определете базови показатели
- Уверете се, че планът на проекта е в съответствие с бизнес плана.
- Преглеждайте заявки и давайте одобрения
Изпълнение на проекти
Тук ролята на спонсора на проекта е още по-ограничена. Въпреки това, той работи в тясно сътрудничество с проектния мениджър, за да гарантира гладкото изпълнение на проекта.
- Следете напредъка от време на време
- Проследявайте показателите на проекта и давайте обратна връзка
- Уверете се, че проектът се движи в правилната посока и с подходящо темпо.
- Оценявайте и одобрявайте исканията на проектния екип за допълнителни ресурси или бюджети.
- Решавайте конфликти между заинтересованите страни, ако има такива.
Приключване на проекта
Спонсорът на проекта приключва проекта. Той отговаря за:
- Оценяване на резултатите от проекта спрямо бизнес изискванията
- Измерване на резултатите от проекта
- Подписване на доставката
- Одобряване на официалното приключване на проекта и плащанията
Начини за ефективна работа с проектните спонсори
Всеки проектен мениджър работи редовно със спонсори, поне веднъж месечно, ако не и веднъж седмично. Въпреки това, отношенията им не са прости.
Проектният мениджър сътрудничи със спонсора на проекта по отношение на споделянето на информация, разбирането на бизнес изискванията и решаването на проблеми. Ролята на спонсорите на проекти е да подготвят проектния мениджър за успех.
Все пак, спонсорите на проекти са висши ръководители с повече власт от мениджъра. Проектният мениджър представя напредъка, резултатите и данните за преглед. Проектният мениджър се отчита пред спонсора в това си качество, дори ако това не е отношение между мениджър и подчинен.
Навигацията в тази връзка може да бъде сложна. Ето няколко начина, по които проектните мениджъри могат да работят ефективно със спонсорите на проекти.
Организирайте проекта
На първо място, спонсорът на проекта се нуждае от видимост. Той трябва да знае как ще бъде изпълнен проектът. Използвайте софтуер за цялостно управление на проекти като ClickUp, за да организирате проекта. С ClickUp можете:
- Разделете проекта на задачи и подзадачи
- Напишете описания за всяка задача, за да изясните изискванията към членовете на екипа си; спонсорът може да ги потвърди, ако е необходимо.
- Задайте начална и крайна дата за всяка задача
- Включете приоритети, зависимости и етикети
Ако сте независима агенция или фрийлансър, вероятно вашият клиент ще бъде спонсорът на проекта. В такива случаи опитайте софтуер за управление на проекти за малки предприятия, за да се организирате.
Представете плановете си
Използвайте ClickUp, за да прогнозирате изискванията на проекта. След това представете плановете си на спонсора на проекта и получите неговото одобрение. След като сте настроили проекта в ClickUp, използвайте изгледа на диаграмата на Гант, за да го визуализирате във времето.
Използвайте ClickUp Whiteboard, за да обясните сложни теми. Използвайте ClickUp Mind Maps, за да създадете логически пътеки и да демонстрирате работни процеси.
Консолидирайте ресурсите
Спонсорът на проекта очаква знанията, които е споделил с проектния мениджър и първоначалния екип, да бъдат внимателно предадени на всеки член на екипа/заинтересована страна. За да се гарантира това:
- Публикувайте хартата на проекта в ClickUp Docs.
- Задайте целите на проекта като цели в ClickUp и свържете задачите, така че всеки да има достъп до тях.
Улесняване на комуникацията
Никой спонсор на проект не иска информацията да се изгуби. Използвайте управлението на проекти в ClickUp, за да постигнете прозрачност и яснота в комуникацията.
- Предоставете на спонсора достъп до работната среда на ClickUp за пълна прозрачност.
- Използвайте коментарите под всяка задача, за да обсъдите въпросите в контекста.
- Възлагайте задачи на спонсора, когато имате нужда от разяснения по някакъв въпрос.
- Използвайте изгледа „Чат“ на ClickUp за сътрудничество в реално време.
Активирайте известията в приложението или по имейл, за да не пропускате нито една актуализация от спонсора на проекта.
Укрепете документацията за управление на проекти
Всеки спонсор на проект обича добрата документация. Използвайте ClickUp Docs, за да напишете добре форматирана документация за всяка функция. Свържете ги със задачите, за да не ги изгубите в купата със сено.
Автоматизирайте отчитането
Дръжте спонсора на проекта си в течение за напредъка ви, дори преди да ви попита. Използвайте таблата на ClickUp за отчитане в реално време с отчети за:
- Напредък на проекта спрямо целите
- Диаграми за изразходване и изчерпване
- Отчитане на времето срещу приблизителни оценки
- Идентифициране на пречки в работните процеси
- Работна натовареност и разпределение на ресурсите
Ако спонсорът на проекта ви изисква конкретни отчети, създайте персонализирани диаграми за всичко, от което се нуждаете, директно в инструмента си за управление на проекти.
В зависимост от това колко активно участва спонсорът на проекта, той ще се нуждае от редовни актуализации с различна степен на подробност. Персонализирайте степента на подробност и честотата на актуализациите с ClickUp. Дайте достъп на гост акаунта им, за да могат сами да коригират актуализациите си.
Сътрудничество безпроблемно с вашия спонсор на проекта с ClickUp
Спонсорът на проекта ще ви съпътства от началото до края. Използвайте ClickUp, за да стартирате проекта с увереност, да го изпълните ефективно и да го завършите с гордост.
Обикновено проектните мениджъри прекарват прекалено много време в изготвянето на месечни отчети за спонсорите на проекти. Елиминирайте дублирането на работата. Управлявайте ефективно проектите и сътрудничеството със спонсора на едно място – в ClickUp!