Как да използвате Excel за управление на проекти

Искате да научите повече за управлението на проекти с Excel?

Или търсите полезен шаблон за управление на проекти в Excel?

Дошли сте на правилното място!

Microsoft Excel е изключително гъвкав инструмент, който можете да използвате за редица различни задачи. Въпреки това, той има и някои недостатъци.

В тази статия ще разгледаме използването на Excel за управление на проекти и ще ви предоставим няколко полезни шаблона за управление на проекти в Excel, които можете да използвате веднага. А ако смятате, че възможностите на Excel са ограничени, ще ви запознаем и с една по-добра и по-мощна алтернатива – ClickUp!

Полезно ли е управлението на проекти в Excel?

Microsoft Excel е удобен инструмент, който може да ви помогне по много различни начини, както на вас, така и на вашия проектен екип. В добрите си дни Excel може да функционира като основен инструмент за управление на проекти.

Ето какво може да ви предложи:

1. Подробни електронни таблици

Това е най-очевидната причина да се обърнете към Excel.

Excel е чудесен за създаване на подробни електронни таблици с огромно количество данни за проекти. Лесно категоризирайте информацията, подчертавайте важни части и дори създавайте отделни листа в електронната таблица.

Например, Excel е идеален за дълъг списък с потенциални клиенти, за да следите подробностите за тях.

Можете също да създадете времева таблица в Excel, за да поддържате отчетността на екипа си или да управлявате разходите си с шаблон за бюджет.

Когато става въпрос за регистриране на данни, Excel все още е един от най-добрите инструменти в бранша!

2. Условно форматиране

Друга чудесна функция на Excel е условното форматиране.

Можете да превърнете прости данни за проекти в мощни аналитични данни.

Има множество формули в Excel, които можете да използвате, за да автоматизирате процеса на записване на данни и да създадете подробни изчисления. С подходящата формула можете да организирате големи количества данни за секунди.

Кажете сбогом на този сложен научен калкулатор!

Например, Excel може да управлява бюджета на вашия проект или времевата таблица с лекота благодарение на своите усъвършенствани математически формули.

Единственият проблем с условното форматиране е, че ще отнеме малко време, докато свикнете с него.

3. Съхранение и възстановяване на данни

Excel може да обработва всички данни, свързани с проектите.

От бюджета на проекта до графика му, можете да съхранявате всичко в Excel, без да се притеснявате, че ще го загубите.

Освен това, подобно на повечето други инструменти на Microsoft, Excel има вградена функция за архивиране на данни. Така че, ако например данните от времевата ви линия бъдат случайно изтрити, винаги можете да ги възстановите!

10 шаблона за управление на проекти в Excel и примери за употреба

Excel е нещо като „Суперменът” на основното управление на проекти, достатъчно мощен, за да се справи с повечето задачи, с които иначе бихте се борили ръчно.

Ето няколко примера за шаблони за управление на проекти в Excel и случаи на употреба:

1. Шаблон за диаграма на Гант в Excel

Вашият мозък реагира по-добре на визуални стимули, а диаграмата на Гант е точно това!

Тя ви дава пълен преглед на проекта, всичко наведнъж.

Шаблонът за проект Gantt Chart улеснява планирането на хода на проекта.

Използвайте я, за да следите всички важни етапи, зависимости и задачи по проекта, които остават до крайния срок.

2. Шаблон за времева линия на Excel проект

След като проектът започне, всички ще мислят само за крайните срокове.

Но как да ги проследите?

Шаблонът за времева линия на проекта е подобен на таблицата с етапите на проекта.

Използвайте я за проследяване на напредъка на проекта, докато се приближавате към завършването му. С точен график на проекта ще можете да знаете в какъв етап се намира проектният план по всяко време.

3. Шаблон за списък със задачи или проследяване на проекти в Excel

Няма да отидете на пазар без списък с покупки.

Защо да не носите със себе си и списък със задачи за вашия проект?

Списъкът със задачи ви предоставя списък с задачи за изпълнение, заедно с техните крайни срокове.

Използвайте този шаблон за проследяване на задачите, за да следите структурата на разпределение на работата (WBS) и фазите на проекта, за да следите графика на проекта си.

Но какво всъщност е WBS? Проверете тази подробна разбивка на документ за обхвата на проекта , за да научите повече за WBS.

4. Шаблон за проследяване на множество проекти в Excel

Този шаблон за проследяване на множество проекти в Excel ви позволява да получите обща представа за всички текущи проекти.

Изключително полезна за управление на портфолиото от проекти на дадена фирма или за внедряване на управлението на корпоративни проекти във вашата организация!

Можете да въведете всички данни за проекта в таблицата с данни и да видите общия напредък на плана за проекта в таблото. Освен това можете да филтрирате по отделни колони и да видите всички задачи в диаграма на Гант.

5. Шаблон за SWOT анализ в Excel

Прости списъци с плюсове и минуси могат да ви помогнат да вземете решение за следващата си ваканция.

Но когато става въпрос за управление на проекти, ви е необходимо нещо повече.

В управлението на проекти е необходимо да се прилага SWOT анализ!

Шаблонът за SWOT (силни страни, слаби страни, възможности и заплахи) се използва за проследяване на силните и слабите страни на проекта при оценяване на плана за проекта.

След като извършите този анализ, преформулирайте дейностите, фазите и резултатите от проекта, за да ги съгласувате с вашите заключения.

6. Шаблони за бюджетиране на проекти в Excel

Този шаблон за бюджета на проекта разбива вашата WBS. Можете да въведете прогнозираната стойност на всяка задача в зависимост от колоната, в която се вписва.

С този шаблон можете да следите разходите за труд, материали и фиксирани разходи, както и да следите реалните разходи.

Когато възникнат действителните разходи, удобните формули на този шаблон ще ви покажат дали сте надхвърлили или не сте достигнали бюджета.

7. Шаблон за управление на разходите и ползите в Excel

Шаблонът за управление на разходите и ползите ви позволява да прецените успеха на даден проект, преди да го започнете. Защото ако нещо струва повече, отколкото носи, то вече е загуба.

Не забравяйте, че не за всички проекти за разработка на софтуер е необходимо да се прави анализ на разходите и ползите.

Въпреки това, тя има приложения в някои индустрии, които използват Agile управление на проекти. Освен това, тази диаграма в Excel е важна за висшите ръководители, отговарящи за проектните сметки и бюджети.

Изчислете стойността на резултатите от проекта в сравнение с бюджета на проекта и използвайте тази информация, за да планирате рентабилна структура на разпределение на работата ( WBS ) с правилни фази на проекта.

8. Шаблон за гъвкаво планиране на проекти в Excel

Искате ли да се сбогувате с традиционните методи за управление на проекти като Waterfall и да навлезете в Agile сферата?

Браво! Скоро ще постигнете по-добри резултати по-бързо.

И не е ли това, което всеки планиращ проекти иска?

Това обаче е възможно само ако го направите с инструмент за управление на проекти, който поддържа и подобрява гъвкавостта на вашия екип през целия жизнен цикъл на проекта.

Макар че никога не бихме препоръчали да го правите в Excel, подходящият шаблон може би ще ви свърши работа.

Запознайте се с Agile управление на проекти и Agile разработка на софтуер .

9. Шаблон за диаграма на Excel Burnup

В един Agile проект burnup chart е съществена част от вашия арсенал.

Тя ви помага да следите всичко, което сте постигнали във всеки спринт, и ви държи в рамките на обхвата на проекта.

Но ето как стоят нещата.

Създаването на диаграма за изразходване изисква внимателни изчисления за всеки аспект от вашия спринт.

Така че можете да започнете да отделяте малко време всеки ден, за да се занимавате с числа.

Или можете да изтеглите прост шаблон за диаграма на изразходването за Excel.

10. Шаблон за работния процес в Excel

Шаблонът SmartArt Flow Chart на Microsoft Excel е полезен списък с графики, които можете лесно да манипулирате и персонализирате, за да създадете своя диаграма. Чрез избора на раздела Insert (Вмъкване) потребителите отключват набор от ярки визуализации с цветен код, към които могат да добавят текст, фигури и други елементи за форматиране, за да разработят бързо и ефективно желаните от тях последователности на работния процес.

Предизвикателства при използването на Excel шаблони за управление на проекти

Макар че шаблоните на Excel добавят някои функционалности към стандартния ви Excel файл, те не са идеалните решения за управление на проекти.

Ето три важни причини за това:

A. Не е специализиран софтуер за управление на проекти

Не забравяйте, че Excel не е създаден за управление на проекти.

Това е отличен инструмент за управление на данни, който може да допълни управлението на вашите проекти.

Но това е всичко.

Защо да използвате шаблон за отчет в Excel, когато имате достъп до много по-добри инструменти за управление на проекти безплатно?

От създаването на хартата на проекта до управлението на проекти и анализа на структурата на разбивката, инструментът за управление ClickUp може да се справи с всичко!

Б. Шаблонът за управление на проекти в Excel е труден за персонализиране

Работата с Excel шаблони е като пазаруване на обувки.

След като ги закупите, не можете да ги персонализирате.

Така че нямате голяма гъвкавост, когато става въпрос за персонализиране на шаблоните за Excel според нуждите на вашия проект.

Например, може да използвате шаблон за фактура за продажби или шаблон за отчет за бюджета, но не можете да го промените, за да отразява точно интерфейса за бюджетиране на проекта, който искате.

В. Няма автоматично въвеждане на данни

Всички шаблони в Excel изискват ръчно въвеждане на данни във всички точки.

Няма начин да планирате автоматични актуализации или да създавате известия за целия екип, както могат да правят инструментите за управление на проекти.

Например, ако използвате шаблон за график в Excel, няма да можете да пренастроите зависимостите между задачите и крайните срокове автоматично след промени в графика.

Не забравяйте, че шаблоните на Excel могат да ви помогнат, но не могат да решат всички проблеми, свързани с управлението на проекти в Excel.

Бонус: Софтуер за въвеждане на данни

Нека разгледаме тези ограничения и решенията с помощта на специален безплатен инструмент за управление на проекти: ClickUp

Алтернативи на шаблоните за управление на проекти в Excel

Excel не винаги е идеалният начин за управление на задачите по вашите проекти.

Разгледайте тези шаблони за управление на проекти от ClickUp:

1. Шаблон за управление на проекти ClickUp

Този шаблон за управление на проекти в ClickUp е чудесен начин да започнете бързо с вашите проекти и задачи. Като следвате предварително създадените шаблони, можете да оптимизирате процеса си и да се уверите, че всички ваши задачи са организирани и проследявани по ефективен начин. Шаблонът включва стъпки за създаване на план за проекта, възлагане на задачи, проследяване на напредъка, наблюдение на крайните срокове и др.

Шаблонът включва и полезни изгледи, като изглед на табло, диаграма на Гант и изглед на списък. Всички компоненти са лесни за персонализиране, така че можете да адаптирате системата за управление на проекти според вашите нужди.

2. Шаблон за гъвкаво управление на проекти ClickUp

Шаблонът за гъвкаво управление на проекти ClickUp е идеалният избор за всеки, който иска да управлява ефективно гъвкави проекти. Той обхваща всички аспекти на управлението на проекти, от планиране на спринтове и картографиране на истории до създаване на потребителски истории и проследяване на напредъка по задачите. Този шаблон не само оптимизира работния ви процес, но и ви помага да приоритизирате заявките с яснота, да организирате спринтове в различни изгледи, да сътрудничите безпроблемно с членовете на екипа, както и със заинтересованите страни!

Свързани ресурси за Excel:

Освободете се от управлението на проекти в Excel

Въпреки че Excel има много приложения, управлението на проекти не е нещо, в което се справя много добре.

Дори и с шаблоните на Excel, все пак ще ви е трудно да управлявате проектите си в Excel.

Въпреки че има много алтернативи на Excel, по-разумният избор би бил да използвате специализиран инструмент за управление на задачи като ClickUp.

Това е така, защото ClickUp е инструмент, създаден за управление на проекти. Неговите функции са проектирани, за да ви помогнат да управлявате проектите си по-ефективно на много изгодна цена!

Защо да не опитате ClickUp безплатно и да се убедите сами?