Предпоставка за успешното изпълнение на проектите е стратегическото планиране.
Това включва определяне на обхвата на проекта, очертаване на задачите, определяне на приоритетите, оценяване на сроковете на проекта, управление на заинтересованите страни и разпределяне на ресурсите. ?
Но това не е всичко. Трябва също така постоянно да проследявате проекта, да гарантирате качеството на резултатите, да елиминирате изолираните структури, както и да идентифицирате и предотвратявате потенциалните рискове.
Това изисква ръчен труд и оставя място за грешки, особено ако работите едновременно по няколко проекта.
Шаблоните за управление на проекти са отличен начин за автоматизиране и стандартизиране на процесите по управление на проекти. Това ви помага да спестите много време и ресурси.
В този блог ще споделим петте най-добри Excel шаблона за управление на проекти, които можете да използвате за ефективно планиране и проследяване на проекти.
Какво представляват шаблоните за управление на проекти в Excel?
Шаблоните за управление на проекти в Excel са предварително форматирани Excel таблици със структуриран дизайн за планиране и проследяване на проекти. Те са ефективни рамки за разпределяне на ресурси, създаване на бюджети за проекти, определяне на графици, изготвяне на доклади за проекти и оценяване на напредъка.
Можете да персонализирате тези шаблони за управление на проекти според вашите изисквания, цели и заинтересовани страни.
Но как да разберете кой шаблон е подходящ? Нека разберем.
Какво прави един Excel шаблон за управление на проекти добър?
Това е просто – един добър шаблон трябва да ви улеснява живота.
Някои от най-добрите Excel шаблони за управление на проекти са ясни, лесни за използване, лесно приспособими, мащабируеми и могат да бъдат безпроблемно интегрирани с популярния софтуер за управление на проекти.
Ето някои ключови елементи, които правят един шаблон добър.
Гъвкавост и персонализиране
- Адаптируеми към различни типове проекти: Шаблонът трябва да може да се адаптира към различни по размер, сложност и методология проекти (напр. Agile, Waterfall).
- Лесни за модифициране: Трябва да можете лесно да добавяте, премахвате или персонализирате секции.
Ключови функции
- Съвместно управление на задачи: Проследявайте задачи, зависимости, крайни срокове и напредък. Обърнете внимание на функции като функционалност за плъзгане и пускане и ленти за напредък.
- Бюджетиране и разпределение на ресурсите : Проследявайте разходите, разходите и отклоненията в бюджета на проекта. Позволява лесно въвеждане и визуализация на финансовите данни.
- Отчитане: Генерирайте отчети за напредъка на проекта, използването на ресурсите и изпълнението на бюджета.
Визуална привлекателност и използваемост
- Чист и професионален дизайн: Използвайте ясно форматиране, последователни шрифтове и цветове, за да подобрите четимостта и визуалната привлекателност.
- Интуитивно оформление: Организирайте информацията логично и използвайте ясни етикети, за да можете лесно да намирате това, от което се нуждаете.
Допълнителни съображения
- Сигурност: Ако се използват съвместно, обмислете защита с парола или други мерки за сигурност.
- Контрол на версиите: Въведете механизми за контрол на версиите, за да проследявате промените и да ги възстановявате, ако е необходимо.
С оглед на тези основни възможности, нека ви запознаем с някои от най-полезните Excel шаблони за управление на проекти.
5 шаблона за управление на проекти в Excel, които да използвате
Ето петте най-добри Excel шаблона, които можете да използвате през 2024 г. за оптимизиране на управлението на проекти.
1. Шаблон за проследяване на проекти в Excel ?
чрез Microsoft
Ако работите по няколко проекта едновременно, шаблонът за проследяване на проекти в Excel е точно за вас. Този тракер разделя различните задачи в рамките на един проект на различни категории, за да улесни мониторинга.
Следете датите на започване и приключване на проектите и коя категория проекти е била възложена на кой член на екипа с този шаблон. Той помага за управлението на крайните срокове и позволява ефективно разпределение на ресурсите.
След като проектите бъдат завършени, можете да анализирате времето, необходимо за различните проекти, и причините за забавянето, и да оптимизирате други проекти съответно.
А най-хубавото е, че можете да ги персонализирате и да добавите обобщаващи таблици и графики, за да разберете по-добре как напредват различните проекти.
2. Шаблон за списък със задачи по Excel?
чрез Microsoft
Ако искате ясен и подробен преглед на всяка задача в рамките на даден проект, изтеглете шаблона за списък със задачи в Excel. Той съдържа всички основни функции на списък със задачи. Можете да вземете най-големите проекти и да ги разделите на конкретни „дейности“, всяка с краен срок, бюджет и процент на напредък.
Можете също да добавите конкретни бележки или напомняния за всяка дейност, за да оптимизирате проекта и да държите всички заинтересовани страни в течение по всяко време.
Добавените към електронната таблица ленти с данни в Excel предоставят визуален поглед върху цялостния напредък. Това е отличен шаблон за планиране на седмични, месечни и тримесечни дейности за вашите BHAG (големи, амбициозни и смели цели).
3. Шаблон за график на проекта в Excel ?️
чрез Microsoft
Този Excel шаблон за график на проекта е отлично средство за проектни мениджъри, които предпочитат визуален и опростен изглед на данните пред информация, подредена в безкрайни редове или колони.
Шаблонът предоставя визуална карта на цялостния график на проекта. Добавете вашите етапи, крайни срокове и имената на членовете на екипа, работещи по конкретни задачи, към шаблона и ще получите диаграма с графика на всички етапи на проекта.
Кога бихте имали нужда от този шаблон? Всеки път, когато се паникьосвате, че проектът изостава от графика. Той ще мотивира вас и вашия екип да се подготвите и да работите два пъти по-усилено.
4. Шаблон за диаграма на Гант в Excel ?
чрез Microsoft
Шаблонът за диаграма на Гант в Excel е усъвършенстван инструмент за визуално проследяване на напредъка на проекта. Докато другите шаблони за управление на проекти в Excel предоставят общ преглед на проекта, този шаблон влиза в сложни подробности.
Добавете подробностите за задачите в колоната с описание на етапите. След това въведете съответните категории, включително целите и етапите на проекта, или персонализирайте шаблона на диаграмата на Гант, за да включите информация, която е от значение за вас, вашия екип и заинтересованите страни по проекта.
След това посочете началната дата на задачата, възложете я на член на екипа и задайте броя дни, необходими за нейното изпълнение.
Трябва да продължавате да добавяте процента на изпълнената задача. Резултатът? Знаете кои задачи са в график, кои задачи имат нисък/среден/висок риск от неизпълнение и кои задачи не са разпределени.
Макар че този шаблон изисква известно време, за да свикнете с него, забавното е, че се предлага в светли, тъмни и цветно кодирани теми, което го прави визуално приятен за работа.
5. Шаблон за изпълнение на проекти в Excel ✅
чрез Microsoft
Шаблонът за изпълнение на проекти в Excel е малко по-сложен от някои от другите шаблони за управление на проекти в Excel.
Но след като се запознаете с тях, можете да извлечете финансови данни на високо ниво за изпълнението на проектите, особено по отношение на реалните приходи. Можете да оцените финансовото състояние на всеки проект, като сравните бюджета за проекта, общата сума на разходите и сумата на надхвърления бюджет.
Това е един от най-добрите Excel шаблони за анализ на действителната стойност на проекта за даден бизнес. Можете да го използвате за проследяване на съотношенията между ефективността на разходите и ефективността на графика.
Ограничения при използването на Excel за управление и проследяване на проекти
Макар че Excel шаблоните предоставят стандартна, прозрачна и ефективна рамка за управление на проекти, те могат да бъдат трудни за използване. Те могат да се объркат поради прекомерната зависимост от ръчно въвеждане на данни.
Ето някои предизвикателства, с които може да се сблъскате при използването на Excel за управление на проекти:
1. Липса на автоматизация
Проследяването на задачите, управлението на риска и взаимодействието със заинтересованите страни отнема време и усилия. В хаоса, ръчното актуализиране на данните е последното нещо, което искате да правите.
Но с Excel нямате друга възможност. Трябва да въведете всичко, независимо дали става въпрос за генериране на анализи или актуализиране на статуса на проекта.
2. Трудности при проследяването на напредъка на проекта
Безпроблемното сътрудничество е в основата на ефективното управление на проекти.
Но в Excel не можете да проследявате напредъка в реално време или да идентифицирате пречките, особено при големи екипи, които работят по един проект.
3. Невъзможност за интегриране на Excel с други инструменти
Управлението на проекти изисква споделяне на данни чрез различни платформи. Необходими са инструменти, които могат безпроблемно да се интегрират с други приложения.
Например, можете да интегрирате платформа за управление на проекти като ClickUp със Slack и да създавате задачи въз основа на дискусии по проекта. Excel обаче не може да се интегрира толкова лесно с други платформи.
4. Ограничена визуализация на данни
Как предпочитате да виждате графиците на проектите – като проверявате няколко пъти една колона в Excel таблица или като достъпвате визуален график в интуитивен табло?
Вторият вариант е по-лесен, но не е осъществим в Excel. С инструменти за управление на проекти като ClickUp обаче можете да визуализирате графиците, ресурсите, разпределението на бюджета и ефективността на проектите въз основа на няколко показателя.
Запознайте се с ClickUp: най-добрата алтернатива на Excel шаблоните за управление на проекти
Дигитализацията променя индустриите към по-добро; управлението на проекти не е изключение. Шаблоните в Excel вече не служат на целта. Имате нужда от софтуер за управление на проекти като ClickUp за по-разширени функционалности. Шаблоните за управление на проекти в ClickUp помагат за по-добро планиране, оптимизация, проследяване и анализи. Ето 10 шаблона, които трябва да имате предвид като алтернатива на шаблоните за управление на проекти в Excel.
1. Шаблон за управление на проекти ClickUp
Подробното планиране и изпълнение са от жизненоважно значение за успеха на всеки проект. Шаблонът за управление на проекти ClickUp е отлично средство за ефективно планиране на различни задачи по проекта и идентифициране на пречките на ранен етап.
Те предоставят пътна карта, която ви позволява да навигирате през целия жизнен цикъл на проекта. Ето как.
Първо, добавете задачи и ги групирайте в четири категории – не започнати, в процес на преглед, в процес на изпълнение и изискващи актуализация. Можете да добавяте нови задачи във всяка категория или да премествате задачите между различните категории.
След това добавете отдела за всеки проект, изберете приоритет, добавете описание на проекта и определете ключови показатели за ефективност.
По този начин ще имате на разположение цялата необходима информация за проекта.
Този шаблон предлага различни раздели за дейности, които подобряват управлението на проекти. Той има раздел с обща информация, който описва различните фази на проекта, табло за напредъка на задачите в стил Kanban и раздел за спешни задачи, който ви помага да сте винаги в крак с изискванията на проекта.
2. Шаблон за проста диаграма на Гант от ClickUp
Шаблонът ClickUp Simple Gantt Chart е прост и ефективен инструмент за управление на проекти за всички видове проекти. Този шаблон ви помага да проследявате и визуализирате напредъка на различни задачи и да оценявате състоянието на напредъка им според времето, отредено за конкретната задача.
Получете изчерпателен преглед на всеки компонент на проекта с полета като описание на задачата, отговорно лице, текущ статус, приоритет, фаза на проекта, начална и крайна дата и напредък на проекта.
Можете да използвате този шаблон, за да предвидите и отстраните зависимости или пречки, преди те да провалят проекта. Този визуален тракер ще ви позволи да анализирате потенциални забавяния при изпълнението на конкретни задачи, като по този начин повишите общата ефективност.
3. Шаблон за резултати от проекти в ClickUp
Крайната цел на управлението на проекти е да се предоставят качествени резултати на клиента. Шаблонът за резултати от проекти на ClickUp ви помага да постигнете тази цел. Той предоставя обща информация за резултатите, задачите и етапите на вашия проект.
Този шаблон предоставя изглед на табло или Kanban на всички проекти за различни клиенти. Под описанието на проекта трябва да добавите подробен списък с резултатите. Можете също да добавите конкретни процеси за постигане на резултатите, графици, бюджети и етапи.
Използвайте този шаблон, за да проследявате напредъка на всеки проект. Или направете още една стъпка напред и проследявайте действителните резултати на проекта въз основа на няколко показателя. Това ще ви помогне да определите степента на успех на проектите и как те допринасят за растежа на организацията.
4. Шаблон за отчитане на проекти в ClickUp
Сред останалите отговорности на проектния мениджър, отчитането на проекти често остава на заден план. Шаблонът за отчитане на проекти на ClickUp ви улеснява при подготовката на подробни отчети за проекти за вътрешно проследяване и предоставяне на навременни актуализации на заинтересованите страни.
Този шаблон използва традиционния формат на отчета, за да опише подробностите и състоянието на проекта. Можете да използвате този шаблон и за да видите графика на дейностите по проекта, получените одобрения, направените коментари, препятствията, използваните ресурси и разходите по проекта.
Този шаблон за табло на проекта включва следните важни подробности за изготвяне на изчерпателни отчети.
- Показатели за проекти
- Статус на дейността
- Обобщение на приоритетите
- Статус на графика
- Състояние на бюджета
5. Шаблон за проследяване на проекти ClickUp
Проследяването на задачите е един от най-трудните аспекти на управлението на проекти, особено при мащабни проекти, в които участват много заинтересовани страни. Тук на помощ идва шаблона ClickUp Project Tracker.
Той автоматизира планирането и мониторинга на задачите, като ви позволява да добавяте задачи към конкретна категория проекти. Можете също да създадете няколко подзадачи и да ги възложите на различни членове на екипа.
Можете да актуализирате и проследявате състоянието на различните задачи, като кликнете върху падащото меню до всяка задача.
- Червеният цвят означава, че нещо е критично и се нуждае от незабавно внимание.
- Жълтото означава закъснение и може да се приеме като висок приоритет.
- Зеленият цвят означава, че задачата е в процес на изпълнение.
Можете също да добавите персонализирано поле за дата, за да проследявате очакваното и действителното време за завършване на задачите.
6. Шаблон за приключване на проект в ClickUp
Най-накрая сте подали проект в срок. Но дали той е успешен? Клиентът приел ли е резултатите? Шаблонът за приключване на проект на ClickUp ви помага да получите отговорите на тези въпроси.
Всичко, което трябва да направите, е да създадете списък със задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да завършите проекта, включително финализиране на разходите по проекта, получаване на одобрение от заинтересованите страни и потвърждение от клиента.
Добавете отговорници, приоритет, краен срок и след това изберете статуса на задачата. Можете също да персонализирате допълнителни полета, за да добавите показатели за проекта.
Този шаблон за приключване на проект ви е необходим в края на проекта, след като сте го доставили на клиента. Той може да бъде разпратен на всички заинтересовани страни за окончателно обсъждане, след което можете да обявите проекта за приключен.
Можете да видите този шаблон в пет формата – Списък, Табло, Гант, Документ и Времева линия.
7. Шаблон за пътна карта на проекта ClickUp
В управлението на проекти пътната карта често е огромна. Разпределянето на ресурсите, проследяването на напредъка, наблюдението на рисковете и управлението на заинтересованите страни са само върхът на айсберга.
Може да се почувствате претоварени, да загубите представа за ситуацията и да се отклоните от крайната цел. Шаблонът за пътна карта на проекта ClickUp поставя нещата в перспектива за всеки проект.
Този шаблон ви помага да поддържате контрол, като съгласува всички задачи с целта на проекта. Той е проектиран от гледна точка на екип за разработка на продукти. Следователно можете да го използвате, за да сътрудничите безпроблемно с екипа си, да проследявате предстоящи задачи и да приоритизирате задачите.
Този лесен за използване шаблон предоставя пет изгледа за визуализиране на подробностите по проекта – списък, натоварване, календар, Гант и табло или Канбан. Можете също да персонализирате различните полета и статуси, за да отразите дали изпълнението на проекта е в синхрон с пътната карта.
8. Шаблон за портфолио за управление на проекти ClickUp
Шаблонът за управление на проекти ClickUp Portfolio служи като план за всички проекти в цялата компания. Той е подобен на табло за инвестиционен портфейл, където можете да проследявате печалбите и загубите от всичките си инвестиции на едно място. Този шаблон дава обща представа за всички проекти във всички отдели в организацията.
Можете да добавите персонализирани етикети, като „в очакване на преглед“, „в процес“ или „незапочнат“, за да проследявате статуса на проекта. Шаблонът предоставя и няколко полета, като описание на проекта, коментари, свързани с проекта, приблизителен график на проекта и статус на приоритет.
Този шаблон е изключително полезен, когато искате да подготвите отчети за състоянието на проекта или да предоставите на заинтересованите страни бърза актуализация.
9. Шаблон за попълване на времева линия ClickUp
Проектните мениджъри са под постоянен натиск да реализират проекти в строги срокове. Шаблонът за попълване на времева линия на ClickUp намалява стреса, като ви помага лесно да планирате проекти и да зададете времеви линии за събития с последователни дейности. Можете също да визуализирате сложни времеви линии и да ги споделяте с съответните заинтересовани страни.
Имате и възможност да добавяте/премахвате/редактирате задачи от графиците, което ви позволява да се съсредоточите върху спешните задачи. Но това не е всичко. Можете да получите бърз преглед на напредъка, да споделите графиците с екипа си и да проследявате разходите по проекта. Най-интересната функция на този шаблон е, че можете да персонализирате начина, по който искате да видите графика си – изберете между изглед „Списък“, диаграми на Гант, изглед „Работна натовареност“ или изглед „Календар“.
Персонализирайте шаблона, като добавите етикети за приоритет, коментари и няколко изпълнители. Този шаблон за управление на проекти в ClickUp е отличен за проекти, които изискват гъвкавост, или за проекти с нисък приоритет.
10. Шаблон за рамка за управление на проекти ClickUp
Ако ви се струва, че къщата гори и се мъчите да гасите пожара, имате нужда от по-добро планиране и разпределение на ресурсите.
Намалете хаоса в планирането на проекти с шаблона ClickUp Project Management Framework. Това е универсален шаблон, който улеснява подробното планиране на всеки елемент от проекта, помага ви да настроите стандартни оперативни процедури (SOP) за различни задачи и ви помага да проследявате актуализациите в реално време за намаляване на риска.
Този шаблон предоставя структуриран контролен панел за възлагане на задачи, определяне на етапи, проследяване на напредъка и коригиране на крайните срокове.
Бонус: AI инструменти за Excel!
Подобрете управлението на проекти с шаблони за Excel и ClickUp
Като проектен мениджър, вие се справяте с всички препятствия и насочвате екипа си по правилния път. Въпреки това, за да напредвате уверено, се нуждаете от стратегическа пътна карта и солидно изпълнение. Шаблоните за управление на проекти в ClickUp ви предлагат точно това.
Те автоматизират планирането и проследяването на проекти, за да ви помогнат да идентифицирате и преодолеете препятствията. Освен това, подробните анализи, предлагани от софтуера за управление на проекти на ClickUp, гарантират, че ще се поучите от текущите си проекти, за да подобрите резултатите от бъдещите проекти.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да оптимизирате рамката си за управление на проекти!