Управление на проекти с електронна таблица (шаблони, предимства, ограничения)

Като проектен мениджър имате едно просто желание:

Нека този проект да бъде успешен, моля. 🤞

Но пътят към осъществяването на това желание изисква не толкова прости неща като създаване на план за проекта, определяне на график, очертаване на обхвата на проекта, планиране на ресурсите, управление на клиенти и т.н.

За щастие, сега можете да използвате софтуер за електронни таблици, за да се справите с всичко това и да не се затрупвате с тези задачи.

В тази статия ще разберем какво представлява електронната таблица за управление на проекти, какви са нейните предимства и ще ви предложим няколко шаблона за електронни таблици. Ще ви предложим и алтернатива, която може да бъде вашето решение за всички недостатъци на електронните таблици за управление на проекти.

Нека задоволим любопитството ви към електронните таблици.

Какво представлява електронната таблица за управление на проекти?

Ако създадете график на проекта, диаграма на Гант, табло, отчет или списък с вашите задачи в електронна таблица, това се превръща в електронна таблица за управление на проекти.

С прости думи, управлението на проекти в електронна таблица е всичко, което правите в електронна таблица, за да улесните управлението на проекти.

Много хора ги използват за управление на проекти, защото са им познати.

Повечето от нас са виждали или използвали електронна таблица на Microsoft Excel или Google Sheet поне веднъж в живота си, нали?

Те са гъвкави и можете ръчно да управлявате проектите, като използвате формули и диаграми.

Най-хубавото е, че можете да си спестите ръчния труд, защото някой е измислил гениална иновация, наречена шаблони.

Но какво прави управлението на проекти с електронни таблици наистина толкова специално?

Да разберем!

5 предимства на управлението на проекти с електронна таблица

Независимо дали изберете управление на проекти с Excel или управление на проекти с Google Spreadsheet, ще се възползвате от няколко предимства.

Нека разгледаме някои от тях:

1. Организация

Електронната таблица често се използва за събиране и организиране на данни: две от най-простите й приложения.

А ако обичате всичко да е супер организирано, електронната таблица е точно за вас.

Можете да въведете всички данни за проекта в прости, подредени колони и редове, а след това да сортирате информацията с формули, за да намерите бързо това, което търсите.

2. Бюджетиране

Ако Microsoft Excel ходеше на училище, всички знаем по какъв предмет щеше да вземе отличен – математика!

Това е така, защото изчисленията в Excel са впечатляващи и точни.

Когато седнете да създадете бюджет за проект, електронната таблица в Excel може да ви помогне да го направите бързо благодарение на бързите си изчисления. Повечето от тези изчисления можете да направите и в електронна таблица за управление на проекти в Google.

3. Може да бъде евтина

Можете да управлявате проекти с електронни таблици без никакви разходи.

Как?

Можете да използвате Google Sheets...

Всичко, от което се нуждаете, е акаунт в Google, за да започнете да използвате Sheets за управление на проекти.

За разлика от Google Sheets, Excel не е безплатен. Въпреки това, можете да си закупите пакета Microsoft 365 Personal на достъпна цена от 6,99 $ на месец.

Искате да научите как да управлявате проекти в Google Sheets?

Разгледайте нашето ръководство за управление на проекти в Google Sheets .

4. Чудесно за изброяване на задачи

Клетките в електронните таблици са много полезни, когато трябва да създавате списъци.

Това означава, че можете да създавате колкото задачи по проекта или списъци със задачи искате.

Вече знаем колко организирани могат да бъдат електронните таблици, така че ще бъде удобно и лесно да управлявате ежедневните си дейности.

Не, вашият екип не трябва да бъде изключен.

Можете да създавате ежедневни списъци със задачи за вашия екип, за да сте сигурни, че проектите ви вървят по план.

Очевидният начин да направите това е:

Искате да направите нещо повече от просто създаване на списъци със задачи в електронна таблица?

Разгледайте нашето ръководство за управление на проекти в Excel .

5. Шаблони

Шаблоните ви улесняват живота, като ви спестяват много време.

За щастие, ще намерите безброй опции за шаблони в Excel и Google Sheets.

Има шаблон за всичко и за всеки.

Google Sheets дори се предлага с предварително заредени безплатни полезни шаблони, които ще ви помогнат да поддържате проекта си в правилната посока, да спазвате бюджета и да бъдете организирани.

Excel също предлага много шаблони за календари, проследяване на задачи, проследяване на продажби и др.

Нека разгледаме някои от тях:

4 шаблона за управление на проекти в електронна таблица

Шаблонът за управление на проекти е ефективен инструмент както за прости, така и за сложни проекти.

В края на краищата, кой не би искал да има преднина? 🏃

Въпреки това, намирането на подходящия шаблон може да отнеме ВЕЧНОСТ!

За ваша радост, сме подбрали три безплатни шаблона, за да можете да започнете веднага!

1. Шаблон за проследяване на проблеми по проекта

Вместо да създавате Excel таблица за управление на проекти от нулата, използвайте този Excel шаблон, за да управлявате рисковете по проектите, като регистрирате проблемите.

Изтеглете този шаблон за проследяване на проблеми по проекти в Excel.

2. Шаблон за баланс

Този шаблон за баланс може да ви помогне да следите активите, пасивите и собствения капитал. Използвайте го, за да разберете по-добре финансовото състояние на вашата компания, така че да можете да планирате съответно бъдещите си проекти.

Изтеглете този шаблон за балансова ведомост от Google Sheets.

3. Шаблон за диаграма на Гант

Това е шаблон на диаграма на Гант за Google Sheet, който ще ви помогне да проследявате напредъка на проекта и графика. Това е лесен начин да визуализирате плана на проекта си и да проверите дали резултатите ще бъдат представени навреме.

Изтеглете този шаблон за диаграма на Гант в Google Sheets .

4. Шаблон за бюджетиране на проекти

Използвайте този Excel шаблон за бюджета на проекта, за да проследявате резултатите, доставчиците, очакваните и действителните разходи и др.

Изтеглете този прост Excel шаблон за бюджет на проект.

Това са само няколко от възможностите.

Можете да потърсите онлайн други шаблони, като например:

Имате нужда от повече опции?

Разгледайте този списък с шаблони за управление на проекти. *

За съжаление, таблиците не са най-лесният инструмент за управление на проекти.

Нека разберем защо.

7 недостатъка на електронната таблица за управление на проекти

Всички познаваме група хора, които ще се борят с вас, за да докажат, че таблиците могат да правят всичко.

И ако сте един от тях, това е супер.

Всички имаме любими неща.

Въпреки това, има редица недостатъци, които не можем да пренебрегнем.

Проблем № 1: Заклещен в един и същ изглед

Ако обичате таблици, вероятно сънувате редове и колони. 💭

Но знаете ли какво?

Вашата мечта скоро ще се превърне в кошмар, тъй като няма да имате други опции за интерфейс.

Ще се сблъскате с таблици, пълни с клетки, които няма да ви позволят да използвате методологии за управление на проекти като agile или kanban.

Ето тук идва на помощ ClickUp!

Това е едно от най-високо оценените инструменти за продуктивност, използвани от множество организации и свободни професионалисти по целия свят.

Решение на ClickUp: множество изгледи

За разлика от таблиците, ClickUp предлага няколко изгледа, защото ние се съобразяваме с избора на всеки.

Вижте, ние не искаме да ви лишим от щастливите ви сънища, пълни с редове и колони.

Именно затова ви представяме нашия изглед „Таблица“.

Използване на функцията „плъзгане и пускане” за преместване на задачи в табличния изглед на ClickUp

Използвайте я, за да видите задачите си в формат на таблица, да ги организирате чрез плъзгане и пускане и дори да споделите таблицата с други, за да поддържате комуникацията.

Тя е чудесна за съхранение на големи бази данни, инвентари и бюджетиране.

Имате нужда от още математика?

Използвайте изчисления в колони, за да изчислите сума, средна стойност или диапазон.

А ако все още ви липсва електронната таблица, използвайте Embed view, за да пренесете любимия си файл в ClickUp с прост URL адрес.

По този начин няма да се налага да напускате инструмента си за управление на проекти, за да получите достъп до електронната си таблица.

Но обещахме, че няма да ви оставим да се затрупвате с клетки.

Това означава, че можете да го променяте, когато пожелаете.

Превключете към изглед „Диаграма на Гант“, за да създадете плана на проекта, да зададете графика на проекта според времевата си рамка и да проследявате напредъка.

Можете дори да управлявате всяка зависимост между задачите с лекота благодарение на нашата функция „плъзгане и пускане”.

Планиране на графика и проследяване на задачите в изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp

Като проектен мениджър вероятно сте работили ден и нощ, за да намерите методологията за управление на проекти, която най-добре подхожда на вашия екип.

Не можем да позволим тези усилия да отидат на вятъра!

Ето защо ClickUp има изглед „Табло“, за да можете да прилагате методологията канбан. Персонализирайте го според нуждите на вашия екип с помощта на персонализирани статуси.

Тя може да бъде „в очакване“, „в процес“, „в одобрение“... каквото пожелаете.

Преглед на задачите в изгледа „Табло“ на ClickUp

Или опитайте изгледа Box.

Тя е чудесна за проследяване на вашите спринтове, като същевременно ви предоставя обща представа за дейностите по проекта.

Проблем № 2: Създаването на табла може да бъде изморително

Таблото за управление е най-добрият приятел на проектния мениджър.

Поне така трябва да бъде.

Но таблото на електронната таблица е по-скоро като фалшив приятел или дори тормоз.

Опитайте да създадете такава и ще разберете за какво говорим.

Трябва да потърсите в Google ръководство и да го прочетете цялото.

След това следвайте безкрайни стъпки и променяйте клетките през целия ден.

Мислите за шаблон за табло, за да си спестите труда?

Ха!

Успех в търсенето на шаблон, който:

Някои от тях дори не ви позволяват да ги персонализирате или редактирате. Аргх!

Решение на ClickUp: Табла

Не се притеснявайте. Таблата на ClickUp ще ви помогнат.

Без ръководства. Без стъпки. Без ненадеждни шаблони.

Само с три клика. 🖱

Л-Е-Н-Т-О!

Персонализиране на нов табло в ClickUp

Добавете всички видове данни в таблото си с:

Създаване на табло с персонализирани джаджи, достъпни в ClickUp

Искате да имате пълен контрол над вашите табла?

Използвайте вместо това персонализирани джаджи и визуализирайте данните си под формата на стълбовидни диаграми, кръгови диаграми, изчисления и др.

Проблем № 3: Липса на възможности за работния процес

Реално казано? Спредовските таблици са спредовски таблици.

Ето, казахме го.

Точно както не можете да накарате тостера да прави вафли 🧇, не можете да използвате таблици за управление на вашите нужди, свързани с работния процес.

Тя не ви позволява да създавате или задавате задачи.

Или актуализирайте автоматично статуса на задачите.

Или ви позволява да автоматизирате повтарящи се задачи.

Решение ClickUp #1: задачи

Ако работните процеси са като вкусни вафли, ClickUp е вафломашината, от която се нуждаете.

Това е безплатен софтуер за управление на проекти, предназначен да поддържа всички видове работни процеси.

Можете да създавате задачи с подзадачи и списъци за проверка.

И дори ги възложете.

Добавете няколко изпълнители към една задача или дори цял екип.

Подготвили сме за вас богата закуска на шведска маса!

Добавяне на един или няколко изпълнители за нова задача в ClickUp

Решение на ClickUp № 2: Статуси

Ако искате да визуализирате пътя на задачата си от „завърши“ до „изпълнена“, Statuses е правилният избор.

Можете да използвате прости статуси, когато задачите трябва да бъдат изпълнени или не.

В други случаи персонализирайте статуса на задачите в зависимост от вашите изисквания в списъци, папки и пространства.

Какво? Мислихте ли, че ще ограничим персонализираните статуси само до изгледа на таблото?

Няма начин!

Създаване на персонализирани статуси в ClickUp

Проблем № 4: Ръчен труд

Спредовските таблици са У-М-О-Р-А-Т-И-В-И!

Почти всичко, което правите, трябва да се въвежда ръчно, независимо дали искате да създадете табло за управление на проекти, да изготвите отчет, да следите времето, да направите списък със задачи...

Като проектен мениджър, вие балансирате между множество проекти, задачи и срещи.

След цялата тази работа, имате ли време да пишете усилено в електронна таблица?

Това е загуба на време и всички знаем, че може да струва пари. 💰

Решение ClickUp #1: Автоматизация

Забравете таблиците и опитайте автоматизациите на ClickUp, за да не се налага да повтаряте еднотипни задачи.

Всичко, което трябва да направите, е да зададете комбинация от:

И после?

Седнете и се отпуснете, докато ClickUp върши работата за вас. 🥂

Настройка на персонализирана автоматизация в ClickUp

Решение ClickUp #2: Шаблони

Шаблоните в ClickUp са чудесен начин да работите умно.

Можете да използвате и създавате шаблони за:

Вижте!

Можете да създадете шаблон за буквално всичко.

И за разлика от шаблоните за таблици, можете лесно да персонализирате или дори да създадете свои собствени шаблони за ClickUp без ръководство.

Проблем № 5. Мобилният изглед не е удобен

Някои неща просто не са подходящи за мобилни екрани.

Като онази неудобна снимка, на която най-добрият ви приятел ще ви тагне или таблици в мобилно приложение.

Животът ви ще бъде изпълнен с много мръщене и превъртане, защото малките екрани не са подходящи за таблици.

Пазете зрението си с...

Решение на ClickUp: добре оптимизирани мобилни приложения

За щастие, ClickUp е решение за управление на проекти, което не изисква усилие. С добре оптимизираните си мобилни приложения за Android и iOS, можете да:

Преглед на задачите и календара в мобилното приложение на ClickUp

Проблем № 6: Липса на отчитане на времето

Проследяването на времето в електронна таблица е толкова старо, колкото и сгъваемите телефони.

С навлизането на автоматизацията, кой изобщо прави ръчни записи на времето през 2021 г.?

И дори ако използвате електронна таблица за отчитане на времето, съжалявам да го кажа, но губите време в процеса на отчитане на времето.

Защо да не го автоматизирате?

Решение на ClickUp: Проследяване на времето за проекти

ClickUp обединява управлението на задачите по проекта и проследяването на времето в една и съща платформа.

Натиснете иконата play, за да проследявате автоматично продължителността на задачите, докато работите, и не се колебайте да преминавате от една задача към друга, когато пожелаете.

Проследяване на времето с инструмента за проследяване на времето в ClickUp

Нашият вграден инструмент за проследяване на времето е и глобален таймер.

Какво е това?

Това означава, че можете да стартирате таймера от едно устройство и да го спрете от друго. 🤯

Проблем № 7: Ограничени интеграции

За ефективно управление на проекти ви е необходим инструмент, който може:

Първата точка е далеч от истината за таблиците.

А какво да кажем за интеграциите?

Съжаляваме, че ви разочароваме, но електронните таблици също не поддържат интеграции.

Например, Excel не се интегрира с инструменти, които не са на Microsoft. Поне не директно.

Съгласни ли сте, че за електронна таблица за управление на проекти Excel не е идеален?

След това разгледайте този списък с най-добрите алтернативи на Excel .

Решение на ClickUp: множество интеграции

ClickUp е чудесна платформа за интеграция. Можете да я интегрирате директно с няколко популярни инструмента, включително Github, Toggl, Box и други!

Ако не намерите желания инструмент, нашата интеграция с Zapier е готова да ви помогне да свържете ClickUp с над 1000 инструмента.

Но чакайте! Все още не сме приключили.

ClickUp ви предлага още повече функции:

Освободете се от клетките на електронните таблици

Спредовските таблици просто не са създадени за управление на проекти.

Защо бихте искали да губите ценното си време, опитвайки се да накарате инструмент да прави нещо, за което никога не е бил предназначен?

Вместо това използвайте мощен софтуер за управление на проекти, който може да намали натоварването ви и да ви позволи да проследявате проектите по организиран начин.

В общи линии, използвайте ClickUp.

Тя поддържа управление на проекти, задачи, време, документи и ресурси с безкрайни възможности за персонализиране.

Ако това всеобхватно решение не е най-доброто* за управление на проекти, не знаем какво друго би могло да бъде.

Какво ще кажете?

Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес, за да сбъднете всичките си желания в областта на управлението на проекти!